Giáo trình tin học quản lý phần 1 ppsx

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG - - BÀI GIẢNG TIN HỌC QUẢN LÝ Biên soạn : Ths DƯƠNG TRẦN ĐỨC Ks PHẠM HÙNG THẾ Lưu hành nội HÀ NỘI - 2006 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, tin học ứng dụng vào hầu hết lĩnh vực sống, cơng tác quản lý lĩnh vực thừa hưởng thành phát triển CNTT nhiều Hầu hết công việc trước thực tay, thực giấy, tính tốn thủ cơng, thực dễ dàng, tiện lợi xác nhờ ứng dụng tin học Đối với hệ thống quản lý phức tạp cần phải có chương trình ứng dụng riêng biệt, xây dựng dành riêng cho hệ thống này, ví dụ chương trình kế tốn, hệ thống quản lý đào tạo trường đại học, quản lý ngân hàng, kho bạc v.v Đối với hệ thống không q phức tạp (ví dụ bảng lương, chấm cơng v.v), người ta thường sử dụng chương trình ứng dụng xây dựng sẵn để quản lý, Word, Excel, Foxpro, Access, v.v Cuốn giáo trình “Tin học quản lý” giới thiệu với bạn đọc chức nâng cao hai ứng dụng tin học dùng phổ biến hiệu cho công tác quản lý, ứng dụng bảng tính Microsoft Excel hệ quản trị sở liệu Microsoft Access Đây hai ứng dụng cốt lõi ưu chuộng chương trình ứng dụng tin học văn phịng (Office) Microsoft phát triển Trải quan nhiều phiên (hiện phiên chạy Windows XP), Excel Access có nhiều cải tiến, tăng cường thêm chức năng, ngày tiện lợi, hiệu quả, cài đặt hầu hết máy sử dụng hệ điều hành Windows Phần trình bày Excel nâng cao, bao gồm việc sử dụng chức nâng cao, hàm nâng cao, công cụ phân tích liệu v.v Excel tương đối dễ sử dụng, ứng dụng Excel rộng rãi, từ đơn giản đến phức tạp, nhiên không đáp ứng toán cần phải quản lý nhiều liệu cần tính tốn linh hoạt Trong lớp ứng dụng Excel rộng khơng quản lý nhiều liệu Access có tầm ứng dụng hẹp hơn, đáp ứng cho ứng dụng phức tạp hơn, quản lý liệu nhiều tính tốn linh hoạt Thực chất, Access hệ quản trị CSDL quy mơ vừa, việc sử dụng Access thiên lập trình u cầu người sử dụng phải có số kỹ khái niệm lập trình CSDL Phần nhắc lại khái niệm Access trình bày phương pháp xây dựng số ứng điển hình Access Cuối phần tập gợi ý hướng dẫn giải Mặc dù cố gắng q trình biên soạn, song khơng tránh khỏi thiểu sót, nhóm tác giả mong nhận ý kiến đóng góp bạn đọc để tài liệu hoàn thiện Cuối xin gửi lời cảm ơn tới đồng nghiệp giúp đỡ nhóm biên soạn hồn thành tài liệu Nhóm tác giả Phần 1: Sử dụng Excel quản lý PHẦN SỬ DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ GIỚI THIỆU Như biết, Excel ứng dụng bảng tính thơng dụng chạy môi trường Windows Rất nhiều người sử dụng Excel, hầu hết sử dụng tính tạo bảng tính đơn giản có trình bày theo hàng, cột, với phép tính sở cộng tổng, tính trừ, nhân, chia, trung bình v.v Tuy nhiên, Excel ứng dụng đa năng, dễ dàng cho phép người dùng thể toán đơn giản cách nhanh chóng mà cịn cho phép người dùng sử dụng chức tính tốn phân tích mạnh nhằm quản lý hệ thống tính tốn tương đối phức tạp Phần giới thiệu cho bạn đọc chức nâng cao Excel tạo tệp mẫu, macro, bảo mật v.v., hàm nâng cao dùng toán phức tạp hàm if, hàm countif, lookup v.v., hàm lồng nhau, cách sử dụng cơng cụ phân tích liệu Excel Goal seek, Solver v.v Việc sử dụng hàm nâng cao cho phép thực phép tính phức tạp, tạo lệnh điều kiện, rẽ nhánh, tham chiếu liệu v.v., tạo kết định dạng mong muốn Đặc biệt, việc cho phép sử dụng hàm lồng (kết hàm tham số cho hàm kia) tạo cho Excel khả lập trình mạnh tiện lợi Tuy nhiên, dù hỗ trợ khả lập trình hàm mạnh, Excel chương trình ứng dụng, khả quản lý liệu hạn chế, không quản lý hệ thống có lượng liệu lớn cần đến khả lập trình mạnh Phần giới thiệu với bạn đọc công cụ quản trị liệu mạnh nhiều, chuyên sử dụng cho ứng dụng quản lý liệu, Microsoft Access Mục tiêu Kết thúc phần này, sinh viên cần: - Nắm cách sử dụng chức nâng cao Excel tạo tệp mẫu, tạo sử dụng macro, tạo thích, bảo mật v.v Áp dụng chức cơng việc thích hợp - Hiểu sử dụng hàm nâng cao Excel, sử dụng hàm thao tác kiểu liệu đặc biệt, có nhiều tham số, kiểu tham số đặc biệt, hàm lồng v.v để giải tốn quản lý phức tạp - Có thể sử dụng cơng cụ phân tích liệu Data tables, Solver, Pivot tables v.v để phục vụ cho cơng việc lựa chọn phương án, rút trích liệu có ích từ liệu ban đầu v.v Cách trình bày Phần trình bày theo dạng phân tích cú pháp, cách sử dụng chức năng, hàm, cơng cụ, kèm theo ví dụ đặc trưng diễn giải cụ thể Cách trình bày giúp cho Phần 1: Sử dụng Excel quản lý bạn đọc nhanh chóng nắm bắt kiến thức phần áp dụng cho tập tương tự Cuối phần có tập tổng hợp hướng dẫn giải, nhằm hệ thống lại kiến thức phần, tạo ví dụ minh họa cho phần trình bày Các tập chọn lọc sát với nội dung kiến thức phần, đồng thời giúp sinh viên mở rộng thêm kiến thức Phần cuối tóm tắt nội dung tập ơn tập dạng câu hỏi trắc nghiệm tập tự giải Phương pháp học Để học phần cách hiệu quả, sinh viên nên học theo cách sau: - Đọc kỹ hiểu cách giải thích phần lý thuyết hướng dẫn Tìm hiểu ý nghĩa phần giải thích lý thuyết Cố gắng nắm ví dụ minh họa - Suy nghĩ, tìm cách mở rộng ví dụ minh họa Nghĩ ví dụ tương tự để thực - Đối với tập tổng hợp, đọc kỹ yêu cầu tốn, hiểu u cầu, cố gắng tự tìm cách giải tốt Đọc hướng dẫn giải, so sánh với cách làm (nếu tự nghĩ ra) - Đọc phần tóm tắt để tổng hợp kiến thức Làm tập ôn tập, đọc lại, nghiên cứu lại phần kiến thức chưa nắm vững Yêu cầu kiến thức trước học phần Để hiểu kiến thức phần này, bạn đọc cần có kiến thức sở tin học, nắm cách sử dụng Excel hàm Excel Ngồi ra, cần có kiến thức sở lập trình quản lý liệu, có kỹ phân tích tốn Phần 1: Sử dụng Excel quản lý CHƯƠNG 1: SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG NÂNG CAO 1.1 TẠO VÀ SỬ DỤNG CÁC TỆP MẪU (TEMPLATE) Trong công việc hàng ngày, nhiều người dùng có nhu cầu sử dụng định dạng file Excel theo “mẫu” có định dạng cách trình bày liệu biết trước, ví dụ hóa đơn gửi khách hàng, báo cáo tài v.v Nếu lần người dùng tạo bảng tính mới, họ lại phải làm lại thao tác định dạng trình bày lại liệu nhiều thời gian chưa định dạng giống định dạng mà họ mong muốn định dạng file làm lần trước Chính vậy, để tiết kiệm thời gian cơng sức cho người sử dụng, Microsoft cung cấp cho người dùng Excel công cụ gọi “tệp mẫu” Tệp mẫu Excel file có phần mở rộng “.xlt” Đây file chứa thông tin định dạng, cách trình bày, bố trí liệu bảng tính theo khn dạng mà người sử dụng mong muốn Các thông tin thường bao gồm, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, header, footer, công thức v.v tham số định dạng khác 1.1.1 Tạo tệp mẫu Để tạo tệp mẫu, thực bước sau: - Tạo file Excel Thực thao tác định dạng trình bày liệu mà ta mong muốn tệp mẫu lưu giữ - Sau thực xong toàn thao tác định dạng, ghi lại tệp mẫu cách chọn Menu File > Save As - Trong hộp thoại Save As, đặt tên cho tệp mẫu vào ô “File Name” Trong ô “Save as type”, click chuột vào hộp chọn chọn kiểu file muốn ghi “Template” Ví dụ: Tạo tệp mẫu đơn giản với định dạng mong muốn sau: - Kiểu chữ: Font chữ Arial, cỡ chữ 13 - Kiểu số: Có chữ số phần thập phân, ngăn cách hàng nghìn dấu phẩy “,” Số âm có dạng dấu trừ “– “ đứng trước số Các bước tạo tệp mẫu sau: - Khởi động Excel Khi Excel tự động tạo cho ta bảng tính ngầm định Book1 - Từ menu chương trình, chọn Format > Style - Khi Excel mở cửa sổ, cho phép định nghĩa lại định dạng cho kiểu liệu mà Excel hỗ trợ: Phần 1: Sử dụng Excel quản lý - Click chuột vào nút lệnh Modify để sửa đổi định dạng cho kiểu liệu mong muốn: - Ở ví dụ này, mong muốn thiết lập định dạng cho Font chữ kiểu số Vì hộp chọn “Category”, lựa chọn mục General Number để thiết lập định dạng mong muốn cho mục Sau thực xong thao tác, bấm nút lệnh OK để ghi lại thiết lập thoát khỏi hộp thoại - Ở cửa sổ style, bấm OK để kết thúc việc thiết lập định dạng cho tệp mẫu Như vậy, đến tạo định dạng mong muốn Việc cuối quan trọng phải “nhờ” Excel ghi lại định dạng thành tệp mẫu để lần sau sử dụng lại chúng Để làm việc này, từ menu File, chọn Save As Khi đó, Excel mở cửa sổ “Save as” để đặt tên ghi lại tệp mẫu vừa tạo - Trong mục “File name”, đặt tên tùy ý cho tệp mẫu Trong mục “Save as type”, click chuột vào hộp chọn để chọn kiểu file muốn ghi lại Template Sau đó, click chuột vào nút lệnh “Save” để ghi lại tệp mẫu Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Lưu ý: Một cách ngầm định, Excel ghi tệp mẫu vào thư mục “Templates” thư mục mà Excel khởi động Ta tùy ý lựa chọn thư mục mong muốn lưu cách click chuột vào mục “Save in” phía cửa sổ “Save as” Sau chọn thư mục mong muốn thay thư mục ngầm định Excel Như ta có tệp mẫu chứa tất định dạng cách trình bày, bố trí liệu v.v., sử dụng tệp cho lần sau 1.1.2 Sử dụng tệp mẫu Bây tìm hiểu cách tạo file Excel áp dụng mẫu định nghĩa trước Để làm điều này, sau khởi động Excel, từ menu chương trình, chọn File > New bấm vào biểu tượng “New” phía menu “File” Khi đó, Excel mở cửa sổ có tên “New workbook” sau: Cửa sổ “New workbook” có hai vùng cho ta lựa chọn Vùng thứ “New” Vùng cho phép ta tạo trang tính hồn tồn với lựa chọn “Blank workbook” lựa chọn “From existing workbook” để tạo bảng tính từ file Excel có trước Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Vùng lựa chọn thứ vùng mà muốn sử dụng, “Templates” Như nói trên, có sẵn mẫu định nghĩa lưu trữ máy tính muốn áp dụng làm tệp mẫu vào tệp mà muốn tạo Do đó, chọn lựa chọn “On my computer” để Excel giúp ta tìm đến tệp mẫu có sẵn Nếu ta sử dụng lựa chọn này, Excel mở cửa sổ “Templates” để ta tìm đến tệp mẫu tạo: Như trình bày trên, lưu trữ tệp mẫu Excel ngầm định lưu trữ thư mục “Templates” mà MS Office cài đặt Do đó, cửa sổ “Templates” ra, ta dễ dàng chọn mẫu muốn áp dụng cho bảng tính Sau chọn xong tệp mẫu cách click chuột lên tên tệp (giả sử có tệp mẫu tên “My Template”), bấm OK để Excel mở trang làm việc Khi trang làm việc áp dụng định nghĩa liệu, cách trình bày liệu khuôn dạng liệu thực tệp mẫu “My Template” Khi hoàn thành việc xây dựng tệp ghi lại tệp lên ổ đĩa máy tính, Excel tự động bật chế độ “Save as” cho phép ghi file để thay đổi không ảnh hưởng tới tệp mẫu ban đầu Lựa chọn tên mong muốn cho tệp vừa tạo chọn Save để ghi lại 1.2 MACRO 1.2.1 Khái niệm macro Một Macro Excel tập hợp lệnh cho phép người dùng yêu cầu Excel thực số lệnh hay số hành động theo nhu cầu Macro thực cơng cụ hữu ích cho 10 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý người dùng phải thực lặp lặp lại vài thao tác phức tạp nhờ khả ghi lại thao tác lần sau, cần làm lại thao tác cần gọi đến Macro Xây dựng Macro có nhiều mức, từ đơn giản đến phức tạp Các Macro phức tạp cho phép thực tác vụ khó, u cầu người dùng phải có kiến thức lập trình định (Visual Basic Macro) Các Macro đơn giản thiết lập dễ dàng nhờ công cụ Excel cung cấp, không cần đến kiến thức lập trình Với Macro loại này, có cách đơn giản để tạo Macro yêu cầu Excel ghi lại hành động mà người dùng thực lưu trữ dạng Macro Những hành động mà người dùng cần ghi lại nhiều lệnh kết hợp lệnh mà Excel thực thi Ngồi tính tái sử dụng, Macro tỏ mềm dẻo sử dụng hồn tồn sửa đổi cần sử dụng vài thao tác mà lần sử dụng trước chưa có 1.2.2 Tạo macro Có nhiều cách để tạo Macro MS Excel, nhiên mục tiêu môn học giới thiệu cách tạo sử dụng Macro cách Do vậy, phần giới thiệu cách đơn giản để người dùng trình độ làm việc với Macro Như nói trên, cách đơn giản để tạo Macro MS Excel yêu cầu Excel ghi lại thao tác mà người dùng có nhu cầu sử dụng nhiều lần dạng Macro Các bước để thực công việc sau: - Chọn menu Tools > Macro > Record New Macro để hiển thị hộp thoại tạo Macro sau: - Trên vùng “Macro name”, đặt tên cho Macro mong muốn tạo - Trong vùng “Description”, Excel cung cấp mô tả ngầm định cho Macro Nếu muốn thay đổi, ta thay đổi mơ tả cho Macro - Để bắt đầu ghi, click chuột vào nút lệnh OK bắt đầu thực lệnh mong muốn (Ví dụ thực thay đổi định dạng liệu, ghi file, mở file v.v.) Excel tự động ghi lại lệnh kết thúc ghi cách chọn menu Tools > Macro > Stop Recording click chuột vào “Stop Recording” công cụ “Stop Recording” 11 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý 1.2.3 Sử dụng macro Như vậy, Macro tạo lưu giữ toàn thao tác vừa thực Mỗi cần lặp lại thao tác này, thay phải thực lại tồn thao tác đó, ta việc gọi Macro Để gọi Macro, chọn menu Tools > Macro > Macros để mở hộp chọn Macro lưu trữ Excel Lựa chọn Macro mong muốn sử dụng click chuột vào nút lệnh “Run” để thực thi Macro Ngồi cách thực thi Macro từ menu, Excel cịn hỗ trợ phương pháp gọi Macro “nhanh” cách gán cho Macro “phím nóng” (shortcut key) hay tạo nút lệnh để cần thực thi Macro, người dùng việc bấm vào nút lệnh 1.2.3.1 Thực thi Macro với phím nóng Các bước để gán phím nóng cho Macro thực sau: - Chọn menu Tools > Macro > Macros - Trên hộp thoại Macro, lựa chọn Macro mong muốn gán phím nóng click chuột vào nút lệnh “Options” Khi cửa sổ tùy chọn Macro xuất - Lựa chọn phím muốn sử dụng để gọi nhanh Macro Giả sử ta chọn phím “m” Khi bảng tính Excel sử dụng, ta cần gọi Macro thay chọn từ Menu, ta cần bấm tổ hợp phím “Ctrl + m” - Click OK để xác nhận thay đổi đóng cửa sổ tùy chọn Macro 12 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý 1.2.3.2 Thực thi Macro với nút lệnh Để thực thi Macro cách bấm nút lệnh, trước hết cần phải tạo nút lệnh gắn cho với Macro Các bước để thực công việc sau: - Từ menu Excel, chọn menu View > Toolbars > Forms để hiển thị công cụ Forms - Click chuột vào biểu tượng nút lệnh “Button” sau click tiếp chuột vào nơi muốn đặt nút lệnh trang Excel - Khi nhả chuột ra, hộp thoại “Assign Macro” xuất cho phép gắn nút lệnh vừa tạo với Macro tạo từ trước - Click chuột để chọn Macro muốn gọi (ví dụ Macro1) nút lệnh bấm chọn “OK” để kết thúc Lưu ý: Ta tạo Macro gắn cho nút lệnh thay chọn Macro có sẵn cách chọn nút “Record” để Excel ghi tạo Macro Việc thực tạo Macro trình bày Như vậy, cần gọi Macro, ta việc click chuột vào nút lệnh vừa tạo Macro gọi thực thi Để giúp người dùng tạo nút lệnh thân thiện, Excel cho phép người dùng thay đổi tên nút lệnh Điều đặc biệt hữu ích nhìn vào tên nút lệnh biết nội dung mà thực Các bước tiến hành thay đổi tên nút lệnh sau: - Click chuột phải lên nút lệnh muốn đổi tên, chọn “Text Edit” từ menu đẩy xuống 13 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý - Thay đổi tên nút lệnh thành tên mong muốn - Click chuột khỏi phạm vi nút lệnh để thoát khỏi chế độ thay đổi tên cho nút lệnh Ngồi ra, Excel cịn cho phép thiết lập định dạng cho nút lệnh Để thiết lập định dạng cho nút lệnh, tiến hành bước sau: - Click chuột phải lên nút lệnh muốn thiết lập định dạng, chọn menu “Format Control” từ menu đẩy xuống để mở hộp thoại “Format Control”: - Lựa chọn tab tương ứng với mong muốn thiết lập định dạng thiết lập giá trị mong muốn bấm OK để ghi lại thay đổi (ví dụ thiết lập phơng chữ, kích thước, màu, v.v cho nút lệnh) 1.3 CÁC CHỨC NĂNG BẢO MẬT VÀ KIỂM SỐT 1.3.1 Sử dụng thích cho liệu Excel Chức tạo thích (comments) Excel cho phép người dùng đưa vào thích cho liệu bảng tính Các thích sử dụng người dùng muốn đưa vào giải thích thêm cho ô liệu mà không muốn đưa trực tiếp vào bảng tính dạng liệu Việc sử dụng thích làm cho bảng liệu “gọn ghẽ” hơn, thơng thường thích ẩn người dùng chọn thích Các thích hữu ích trường hợp bảng tính có nhiều người sử dụng Khi đó, người tạo liệu thêm thích để giải thích thêm cho người đọc khác Chú thích cần thiết người dùng muốn tự lưu lại giải thích cho liệu tránh trường hợp bị quên làm việc với nhiều liệu 1.3.1.1 Tạo thích Để tạo thích cho ô liệu, thực bước sau: - Chọn cần thêm thích sau click chuột phải để menu đẩy xuống Chọn Insert Comment từ menu đẩy xuống (hoặc chọn menu Insert > Comments) 14 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý - Cửa sổ thêm thích ra, cho phép người dùng đưa vào thích cách gõ trực tiếp từ bàn phím - Sau gõ xong thích, click chuột vào chỗ bên ngồi vùng thích, cửa sổ thích ẩn đi, dấu hiệu tam giác màu đỏ góc phải ơ, cho biết liệu có thích 1.3.1.2 Xem thích Để xem thích, di chuột vào vùng tam giác màu đỏ góc phải Dừng chuột vài giây, thích 1.3.1.3 Xóa sửa thích Để xóa sửa thích liệu, chọn liệu click chuột phải để menu đẩy xuống chọn Edit Comments Delete Comments 1.3.2 Thẩm định liệu nhập Chức thẩm định liệu nhập (data validation) Excel cho phép người dùng đưa vào phép kiểm tra liệu nhập xem có thỏa mãn ràng buộc mong muốn khơng, ví dụ kiểm tra xem liệu có thuộc loại liệu định trước khơng, kiểm tra xem liệu số có nằm khoảng quy định không, độ dài liệu xâu ký tự có vượt độ dài cho phép không v.v Chức thẩm định liệu nhập hữu ích trường hợp người dùng phải làm việc với số lượng nhiều liệu, khó kiểm tra liệu cách thủ công mắt thường, với liệu quan trọng, cần có độ xác cao, mà nhầm lẫn gây hậu đáng tiếc, ví dụ bảng liệu bán hàng, bảng lương, bảng chấm công v.v 1.3.2.1 Thiết lập phép thẩm định liệu cho ô Để thiết lập quy tắc thẩm định liệu cho ơ, click chọn đó, sau chọn menu Data > Validation Cửa sổ Data Validation cho phép người dùng đưa vào quy tắc thẩm định liệu 15 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Trong cửa sổ này, tab Settings, hộp chọn thả xuống Allow cho phép ta thiết lập loại quy tắc thẩm định Có loại quy tắc sau: - Any value: Là giá trị mặc định ô, cho phép đưa vào giá trị - Whole number Decimal: Chỉ cho phép nhập giá trị số Khi chọn lựa chọn này, Excel thêm ràng buộc cho giá trị số sau: Hộp lựa chọn thả xuống Data cho phép ta lựa chọn ràng buộc cho liệu Ví dụ ta lựa chọn toán tử between (nằm giá trị max min), not between (không nằm giữa), equal to (bằng), not equal to (không bằng), greater than (lớn hơn), less than (nhỏ hơn), greater than or equal to (lớn bằng), less than or equal to (nhỏ bằng) Để đưa vào ràng buộc mong muốn, chọn toán tử tương ứng đưa tham số tương ứng vào ô cửa sổ - List: Dữ liệu nhập phải nằm danh sách liệu cho trước Khi chọn lựa chọn này, Excel thêm ô văn cho phép người dùng đưa vào danh sách liệu 16 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý - Date: Dữ liệu nhập phải kiểu ngày Khi chọn lựa chọn này, Excel thêm ràng buộc tương tự với giá trị số - Time: Dữ liệu nhập phải kiểu thời gian Khi chọn lựa chọn này, Excel thêm ràng buộc tương tự với giá trị số - Text length: Kiểm tra độ dài xâu ký tự nhập Khi chọn lựa chọn này, Excel thêm ràng buộc tương tự với giá trị số - Custom: Do người dùng tự định nghĩa Có thể định nghĩa ràng buộc cơng thức Sau thiết lập xong quy tắc thẩm định liệu, chọn OK để quay trang bảng tính Khi đó, người dùng nhập liệu sai với quy tắc thiết lập, Excel báo lỗi thông báo nhắc nhở 1.3.2.2 Thiết lập thông báo giới hạn liệu nhập Thông báo giới hạn nhập liệu thông báo hiển thị người dùng click chọn vào có thiết lập giới hạn nhập Mục đích việc thiết lập thông báo giúp cho người dùng biết quy tắc thẩm định liệu thiết lập cho Excel, giúp cho người dùng nhập liệu xác từ đầu Để thiết lập thông báo này, chọn tab Input Message cửa sổ Data Validation Trong ô Title đưa vào tiêu đề thông báo ô Input Message đưa vào nội dung thông báo 17 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Sau thiết lập xong, click OK Như vậy, người dùng click chọn ô, thông báo sau hiển thị: 1.3.2.3 Tự định nghĩa thông báo lỗi nhập sai liệu Thông thường, người dùng nhập liệu sai so với quy tắc thiết lập, Excel hiển thị thông báo lỗi mặc định Tuy nhiên, người dùng tự định nghĩa thơng báo lỗi nhằm hiển thị rõ thông tin lỗi cho người nhập liệu, thay thông báo lỗi tiếng Việt thay tiếng Anh mặc định Để làm việc này, cửa sổ Data Validation, chọn tab Error Alert Trong ô Title đưa vào tiêu đề thông báo ô Error Message đưa vào nội dung thơng báo lỗi Ngồi ra, Excel cịn cho phép thiết lập phương án xử lý tình xảy lỗi hộp chọn Style Có cách xử lý, Stop (dừng), Warning (cảnh báo), Information (thơng tin) Chọn cách xử lý thích hợp Sau thiết lập xong, click OK Như vậy, người dùng nhập sai liệu, thông báo lỗi có nội dung sau hiển thị: 1.3.3 Bảo mật Excel Chức bảo mật Excel cho phép bảo vệ liệu bảng tính, chống truy nhập trái phép, đồng thời cho phép người dùng truy cập liệu theo mức bảo mật khác 18 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý Ngoài chức bảo mật đa dạng Excel cho phép bảo vệ phần khác bảng tính với mức độ khác Ví dụ, vùng liệu quan trọng bảo vệ cẩn mật, vùng liệu khác khơng cần phải bảo vệ Các lưu ý bảo mật liệu Excel - Bảo vệ liệu công thức liệu quan trọng, không thay đổi - Bảo vệ ẩn liệu nhạy cảm bảng tính - Thêm vào thích cho liệu tổng hợp Các mức bảo mật Excel - Bảo vệ mật - Bảo vệ bảng tính - Bảo vệ sheet - Bảo vệ liệu đồ thị 1.3.3.1 Bảo vệ mật Để bảo vệ bảng tính khỏi truy cập trái phép, ta đặt mật cho bảng tính Excel Có mức bảo vệ mật cho bảng tính: Mật đọc bảng tính mật sửa bảng tính Mật đọc bảng tính mật yêu cầu người dùng mở bảng tính tham chiếu đến liệu bảng tính Nếu người dùng khơng có mật khơng mở bảng tính Mật sửa bảng tính mật yêu cầu người dùng sửa liệu bảng tính ghi lại bảng tính Khác với mật mở bảng tính, khơng có mật này, người dùng mở bảng tính, xem liệu, nhiên khơng chỉnh sửa ghi lại liệu (người dùng chỉnh sửa ghi lại với tên khác) Các bước thiết lập mật cho file Excel: - Chọn menu File > Save As Cửa sổ Save As cho phép ghi lại file với tên khác 19 Phần 1: Sử dụng Excel quản lý - Trên cửa sổ này, click vào biểu tượng Tools góc bên phải Trong menu thả xuống, chọn General Options Cửa sổ thiết lập mật - Trong ô Password to open, đưa vào mật đọc bảng tính Ơ Password to modify chứa mật sửa bảng tính - Click OK sau đưa vào mật Excel yêu cầu xác nhận mật thêm lần trước kết thúc 1.3.3.2 Bảo vệ bảng tính Chức bảo vệ bảng tính cho phép thiết lập bảo vệ cấu trúc (Structure) kích thước cửa sổ (Window) Bảo vệ cấu trúc ngăn cấm việc thay đổi cấu trúc bảng tính thêm, xóa, sửa sheet Bảo vệ cửa sổ ngăn cấm việc thay đổi kích thước, phóng to, thu nhỏ v.v cửa sổ Excel Để thiết lập chức này, chọn menu Tools > Protection > Protect Workbook Cửa sổ bảo vệ bảng tính Để bảo vệ cấu trúc cửa sổ, click chọn lựa chọn Structure Windows tương ứng Đưa vào mật Password, sau bấm OK Excel yêu cầu gõ xác nhận mật Để bỏ chức bảo vệ bảng tính, chọn menu Tools > Protection > Unprotect Workbook Excel yêu cầu cung cấp mật thiết lập trước Nếu mật cung cấp đúng, Excel mở khóa bảo mật bảng tính 1.3.3.3 Bảo vệ sheet Chức bảo vệ sheet cho phép thiết lập bảo vệ cho sheet bảng tính với nội dung tất ô sheet Để thiết lập chức này, chọn menu Tools > Protection > Protect Sheet Cửa sổ bảo vệ sheet 20 ... sở tin học, nắm cách sử dụng Excel hàm Excel Ngoài ra, cần có kiến thức sở lập trình quản lý liệu, có kỹ phân tích tốn Phần 1: Sử dụng Excel quản lý CHƯƠNG 1: SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG NÂNG CAO 1. 1... Access, v.v Cuốn giáo trình ? ?Tin học quản lý? ?? giới thiệu với bạn đọc chức nâng cao hai ứng dụng tin học dùng phổ biến hiệu cho công tác quản lý, ứng dụng bảng tính Microsoft Excel hệ quản trị sở liệu... lập trình mạnh tiện lợi Tuy nhiên, dù hỗ trợ khả lập trình hàm mạnh, Excel chương trình ứng dụng, khả quản lý liệu hạn chế, khơng quản lý hệ thống có lượng liệu lớn cần đến khả lập trình mạnh Phần