3.5 QUẢN LÝ TÌNH HUỐNG SCENARIO MANAGER Trong quá trình phân tích dữ liệu trong Excel, người dùng thường có nhiều lựa chọn cho 1 bộ dữ liệu, và muốn xem với các bộ dữ liệu khác nhau thì
Trang 1Tiếp theo chọn (bôi đen) vùng chứa công thức và các giá trị thay thế (D4:H8), sau đó chọn menu Data > Table
Trong cửa sổ hiện ra, trong mục Row input cell, chọn ô C4 (số lượng thuê bao) Mục Column input cell chọn ô C5 (tiền thuê bao hàng tháng)
Chọn OK để tạo bảng Kết quả như sau
Với bảng kết quả trên, ta có thể thấy với mỗi phương án giảm giá cước và số thuê bao dự tính sẽ tăng lên, thì khoản lãi/tháng của công ty sẽ thay đổi như thế nào
Lưu ý: Bài toán trên chỉ là 1 ví dụ minh họa cho việc sử dụng chức năng Data Table của
Excel Trong thực tế, bài toán quản lý kinh doanh của 1 công ty sẽ phức tạp hơn rất nhiều
3.5 QUẢN LÝ TÌNH HUỐNG (SCENARIO MANAGER)
Trong quá trình phân tích dữ liệu trong Excel, người dùng thường có nhiều lựa chọn cho 1
bộ dữ liệu, và muốn xem với các bộ dữ liệu khác nhau thì bảng tính của họ sẽ khác nhau ra sao Chức năng quản lý tình huống cho phép người dùng thay đổi gái trị các ô dữ liệu và xem kết quả của sự thay đổi, đồng thời cũng cho phép người dùng lưu các kết quả đó để có thể xem lại sau này Chức năng này rất hữu ích trong trường hợp muốn dự đoán kết quả của 1 mô hình dữ liệu
Để làm rõ hơn chức năng này, ta xét ví dụ sau:
Giả sử hiện tại hệ đào tạo đại học từ xa của Học viện Công nghệ BCVT có 2.500 sinh viên, phân bố trong các ngành như sau:
- Ngành CNTT: 800
- Ngành ĐTVT: 900
- Ngành QTKD: 800
Yêu cầu của bài toán là quản lý số liệu dự báo số lượng sinh viên sẽ tăng trong năm 2006 Với 1 dự báo, có thể lưu số liệu như sau:
Trang 2Tuy nhiên, với cách lưu thông thường này, chỉ có thể lưu được 1 dự báo, trong khi yêu cầu của bài toán muốn Excel quản lý nhiều dự báo về % tăng của số lượng sinh viên mỗi ngành Để làm được điều này, có thể sử dụng chức năng quản lý tình huống mà Excel cung cấp
- Đầu tiên, chọn menu Tools > Scenario Cửa sổ Scenario hiện ra:
- Thông báo trên cửa sổ cho biết chưa có tình huống nào được lưu lại Chọn Add để lưu 1 tình huống mới
Đưa vào tên tình huống trong ô Scenario name Trong ô Changing cells, chọn các ô từ D4 đến D6 là các ô dự báo về % sinh viên sẽ tăng (là các ô sẽ thay đổi trong từng tình huống) Tiếp
Trang 3theo, đưa vào các giải thích trong ô Comment nếu cần và chọn OK Cửa sổ yêu cầu đưa vào giá trị muốn thay đổi hiện ra Đưa vào bộ giá trị mới cho các ô Ví dụ thay đổi dự báo số sinh viên CNTT tăng 10%, số sinh viên ĐTVT tăng 5%, số sinh viên QTKD tăng 5%
Chọn OK để thêm 1 tình huống cho dự báo mới và quay về cửa sổ quản lý tình huống
Trên cửa sổ Scenarios, ta thấy hiện ra tên của tình huống vừa tạo Tiếp tục chọn Add nếu muốn thêm các tình huống mới Nếu muốn sửa hoặc xóa 1 tình huống, chọn Edit hoặc Delete Chọn Close để đóng cửa sổ quản lý tình huống
3.5.1 Xem 1 tình huống đã tạo
Để xem1 tình huống đã tạo, chọn menu Tools > Scenarios Cửa sổ Scenario Manager hiện
ra Trong ô Scenarios liệt kê danh sách các tình huống được tạo ra trước đó Chọn 1 tình huống muốn xem và bấm Show Các dữ liệu mới tương ứng với tình huống được chọn sẽ thay thế dữ liệu
cũ trên bảng tính
3.5.2 Bảng tổng hợp các tình huống
Ngoài việc lưu và cho người dùng xem lại các tình huống của 1 vấn đề, Excel còn cho phép người dùng lập bảng tổng hợp các tình huống dưới dạng tổng quát, dễ nhìn hơn Để làm việc này, trên cửa sổ Scenario Manager, chọn nút Summary Cửa sổ Summary hiện ra yêu cầu chọn loại báo cáo và xác nhận ô sẽ được dùng làm ô kết quả Thông thường, Excel đã chọn sẵn các ô kết quả cho ta (ta có thể tự chọn các ô này bằng cách dùng chuột để kéo và chọn các ô) Click OK
Trang 4Trên bảng tổng hợp, như ta thấy Excel tổng hợp các tình huống lại trong 1 vùng dữ liệu, chỉ ra các ô thay đổi và kết quả của sự thay đổi, giúp cho người dùng có thể phân tích được dễ dàng hơn
3.6 SỬ DỤNG CHỨC NĂNG SOLVER
Solver là một công cụ phân tích nâng cao đa năng rất mạnh của MS Excel Nó có khả năng
xử lý các bài toán có nhiều tham số và có thể cho một tính toán tối ưu
Có thể tóm lược tính năng của Solver qua ví dụ sau: Giả sử tôi có một khoản tiền A, cần mua n loại sản phẩm và đã biết giá của từng loại Ngoài ra, có thể có thêm một số ràng buộc về từng loại sản phẩm cần mua (ví dụ cần ít nhất x sản phẩm loại 1, y sản phẩm loại 2 v.v) Hãy cho
1 giải pháp về việc mua các sản phẩm để có thể mua được số lượng nhiều nhất các sản phẩm (đồng thời cũng đáp ứng các điều kiện ràng buộc trên), với số tiền ban đầu
Để sử dụng được chức năng Solver của MS Excel, chúng ta cần nắm được các khái niệm sau:
- Target Cell: Ô đích - đây là ô mà người dùng sẽ thiết lập giá trị ở các mức tối đa hay tối thiểu (Thường là giá trị tối đa của thương vụ bạn đang cần phân tích, tính toán tìm ra giải pháp)
- Adjustable Cell: Ô có thể thay đổi - là các ô mà Solver sẽ thay đổi giá trị để tìm ra giải pháp đáp ứng được yêu cầu mong muốn của người dùng
- Contraints: Các ràng buộc - Chứa các giới hạn mà Excel phải tham chiếu tới để xử lý
Để minh họa thêm về tính năng này của Excel, ta xem xét ví dụ cụ thể sau:
Giả sử một cửa hàng muốn nhập về 3 loại sách để bán với giá cả như sau: Toán - 5000Đ, Vật lý - 4500Đ, Hóa học - 4000Đ Số tiền mà cửa hàng có là 1 triệu đồng và mong muốn của cửa hàng là với số tiền trên có thể mua được nhiều nhất sách có thể, với ít nhất 80 quyển Toán, 60 quyển Vật lý, và 60 quyển Hóa học Như vậy bài toán của cửa hàng là:
- Tổng số tiền dùng để mua sách: 1 triệu đồng
- Số quyển Toán ít nhất cần mua: 80
- Số quyển Vật lý ít nhất cần mua: 60
- Số quyển Hóa học ít nhất cần mua: 60
Yêu cầu: Cần mua được số sách nhiều nhất, với các ràng buộc trên
Trang 5Để dùng chức năng Solver của Excel giải quyết bài toán này, chúng ta thực hiện các bước sau: Đầu tiên, lập một bảng tính trong Excel như sau:
- Trong bảng Excel này, đưa vào loại sách, đơn giá, và số lượng tạm thời (để đơn giản, ta
để số lượng tạm thời là 1) Tiếp theo, sử dụng hàm nhân để tính thành tiền (= đơn giá x số lượng) và dùng hàm SUM để tính tổng tiền (lưu trong ô D10)
- Bước tiếp theo, tiến hành sử dụng chức năng Solver bằng cách chọn ô tổng tiền (ở đây là
ô D10), sau đó chọn menu Tools > Solver Nếu ta không nhìn thấy menu này có nghĩa là Excel được cài đặt trên máy chưa có chức năng Solver và khi đó phải cài Solver (Xem Cài đặt chức năng Solver ở phần sau) Cửa sổ Solver sẽ hiện ra như sau:
- Như đã nói ở trên, chúng ta phải chọn Target Cell để thiết lập giá trị tối đa hay tối thiểu mà mình có Trong ví dụ này là số tiền tối đa mà chủ cửa hàng dự định sẽ dùng để mua sách
Trang 6(ở đây là ô D10, tổng tiền) Trên cửa sổ các tham số của Solver, ở vùng ràng buộc “Equal To”, chọn từng ràng buộc mà người dùng mong muốn là Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất) hay Value of (giá trị bằng) bằng cách click chuột vào từng ô lựa chọn tương ứng Trong ví dụ này chúng ta lựa chọn Value of và điền vào số tiền có là 1.000.000 Để ý rằng giá trị trong ô Set Target Cell phải là $D$10 (nếu click chọn ô này trước khi chọn chức năng Solver thì Excel sẽ tự động điền giá trị này vào, nếu không phải tự gõ, hoặc click chuột vào ô Set Target Cell, sau đó click chọn ô D10, giá trị sẽ được đưa vào)
- Trên vùng lựa chọn các ô sẽ được Excel thay đổi, “By Changing Cells”, lựa chọn các ô
mà mình mong muốn có sự thay đổi để đạt được kết quả mong đợi Trong ví dụ này, chọn các ô về số quyển sách - các ô từ C6 đến C8 Để làm việc này, có thể gõ trực tiếp giá trị
$C$6:$C$8 vào ô By Changing Cells, hoặc click chuột vào ô đó, sau đó dùng chuột để kéo chọn vùng các ô từ C6 đến C8
Lưu ý: Nếu không biết chắc những ô nào cần lựa chọn, click vào nút lệnh “Guest” (đoán),
khi đó Excel sẽ giúp chúng ta lựa chọn các ô này dựa trên bảng tính vừa tạo ra
- Trên vùng “Subject to the Contraints”, click chuột vào nút lệnh “Add” để mở hộp thoại
“Add Contraints”, cho phép đưa vào các ràng buộc
Trang 7- Trên hộp thoại Add Constraint, trong ô “Cell Reference”, lựa chọn ô mà các ràng buộc sẽ
áp dụng lên nó Hộp chọn đẩy xuống ở bên cạnh sẽ cho phép lựa chọn toán tử so sánh và
ô “Contraint” sẽ cho phép điền vào giá trị mong muốn Cụ thể ở ví dụ đang xét, ta mong muốn là tổng số tiền bỏ ra mua sách không vượt quá 1 triệu, do đó đưa vào các giá trị sau:
o Cell Reference: Ô tổng số tiền - D10
o Toán tử lựa chọn là: bằng (=)
o Contraint: 1.000.000 (số tiền sẽ đầu tư mua sách)
Lưu ý: Để đưa vào giá trị cho ô Cell Reference, ta cũng làm các cách như trên, tức là gõ
trực tiếp hoặc click chuột vào ô cần chọn
- Tiếp tục bấm “Add” để đưa thêm ràng buộc khác, như số sách Toán (ô C6) lớn hơn hoặc bằng (>=) 80, số sách Vật lý (ô C7) >=60, số sách Hóa học (ô C8) >=60
- Ngoài ra, cần có thêm 1 ràng buộc nữa, đó là số quyển sách mỗi loại phải là số nguyên Nếu không đưa vào ràng buộc này, theo lựa chọn mặc định, Excel sẽ có thể cho phép giá trị các ô đó là các số không phải số nguyên, và đó là điều chúng ta không muốn Với ví dụ đang xét, ta mong muốn Số quyển phải là số nguyên, tức là các ô từ C6 đến C8 phải là số nguyên Khi đó, chọn Add để thêm 1 ràng buộc và trong phần “Cell Reference” chọn các
ô từ C6 đến C8 Trong phần lựa chọn toán tử, lựa chọn “int” Khi đó bên ô “Constraints”
sẽ tự động xuất hiện giá trị “integer” Điều này có nghĩa là Excel sẽ tính toán để các ô từ C6 đến C8 sẽ phải có giá trị là các số nguyên
- Sau khi đưa vào hết các ràng buộc, đến ràng buộc cuối cùng, bấm “OK” để kết thúc và đóng lại cửa sổ này Cửa sổ Solver khi đó như sau:
Trang 8- Trong ô Subject to the Contraints, Excel liệt kê ra các ràng buộc cho bài toán như trong hình vẽ trên Để tiếp tục thêm ràng buộc, chọn Add Để thay đổi hoặc xóa 1 ràng buộc, chọn ràng buộc đó và chọn Change hoặc Delete
- Khi đã thiết lập xong các tham số, click chuột vào nút lệnh “Solve” Sau 1 khoảng thời gian ngắn đợi Excel xử lý số liệu, bạn sẽ nhận được một hộp thoại thông báo như sau:
- Hộp thoại trên có nghĩa là Excel đã phân tích dữ liệu, tính toán và tìm được 1 giải pháp cho bài toán Excel yêu cầu chọn một trong 2 lựa chọn là “Keep Solver Solution” để sử dụng giải pháp mà chức năng Solver của Excel cung cấp hay “Restore Original Values”
để quay lại các giá trị ban đầu trước khi sử dụng Solver Trong ví dụ của mình, chúng ta
sử dụng lựa chọn thứ nhất và bấm OK Khi đó Excel sẽ tính toán và cho kết quả như sau:
Như chúng ta thấy, trong giải pháp đưa ra, Excel tính ra rằng trong bài toán trên, chủ cửa hàng có thể mua 84 quyển sách Toán, 72 quyển sách Vật lý, và 64 quyển sách Hóa học
Cài đặt chức năng Solver
Để cài đặt chức năng Solver trong Excel, thực hiện các bước sau:
Trang 9- Chọn menu Tools > Add-Ins, cửa sổ sau sẽ hiện ra:
Trong hộp thoại hiện ra, nếu chức năng Solver chưa được cài đặt trong Excel thì lựa chọn Solver Add-in sẽ không được chọn (ngược lại chức năng Solver đã được cài đăt)
- Để cài đặt Solver, click chuột vào hộp chọn “Solver Add-in” và bấm OK Excel sẽ tiến hành cài đặt chức năng Solver
3.7 BẢNG PIVOT
3.7.1 Khái niệm bảng Pivot
Bảng Pivot - Pivot table - là một bảng làm việc có tương tác được sử dụng để tổng kết, thống kê và phân tích số liệu dựa trên một nguồn dữ liệu có sẵn nào đó Khi sử dụng bảng Pivot,
dữ liệu ban đầu vẫn được giữ nguyên không bị thay đổi gì
3.7.2 Tạo và sử dụng bảng Pivot
Bảng Pivot có thể được tạo từ các nguồn dữ liệu khác nhau như:
- Dữ liệu từ chính bảng tính Excel
- Dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu bên ngoài
- Các đoạn dữ liệu được hợp nhất trong Excel
- Một bảng Pivot khác trong cùng một trang làm việc
Để tiện cho bạn đọc tìm hiểu về bảng Pivot và các tính năng ưu việt của nó trong việc tổng kết, thống kê và phân tích số liệu, chúng ta xem xét một ví dụ cụ thể như sau:
Xét một bảng tính với dữ liệu là các cuộc gọi điện thoại từ nước ngoài về Việt Nam Dữ liệu cuộc gọi về Việt nam được chia ra theo ngày, theo tỉnh và các mạng di động trong nước Cụ thể như sau:
Trang 10Bây giờ chúng ta có 1 yêu cầu: Tôi muốn có 1 báo cáo, trong đó thống kê theo ngày, theo tỉnh xem mỗi ngày có bao nhiêu cuộc gọi, bao nhiêu phút gọi về các tỉnh Để làm được báo cáo này sử dụng chức năng Pivot table của Excel, ta thực hiện các bước như sau:
- Lựa chọn 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu bằng cách click chuột vào ô
- Từ menu hệ thống, chọn Data > Pivot Table and PivotChart Report
- Excel sẽ mở 1 hộp thoại cho phép chọn nguồn dữ liệu để lập bảng pivot như sau:
- Ở mục lựa chọn nguồn dữ liệu, chọn “Microsoft Office Excel list or Database” Ở mục loại báo cáo, lựa chọn “Pivot table” rồi bấm “Next” để tiếp tục
Trang 11- Excel sẽ mở hộp thoại cho phép đưa vào vùng dữ liệu mà ta muốn Excel tạo bảng Pivot Nếu ở bước 1 ta đã chọn 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu, khi đó Excel sẽ lựa chọn cả vùng
dữ liệu thay cho ta
- Nếu thấy vùng dữ liệu mà Excel lựa chọn đúng là vùng dữ liệu dự định làm thì bấm Next Ngược lại, có thể sửa đổi lại vùng dữ liệu bằng cách bấm chọn (bôi đen vùng dữ liệu) trên bảng tính Sau khi bấm Next, Excel sẽ mở một hộp thoại để lựa chọn bước tiếp theo sẽ làm:
- Đến đây, Excel ngầm định sẽ tạo ra một bảng tính mới để lưu trữ bảng pivot mà ta đang định tạo Nếu muốn bảng Pivot được ghi vào đúng nơi mà dữ liệu nguồn đang được lưu trữ thì có thể chọn “Existing worksheet” Tiếp theo, có thể chọn Finish để kết thúc quá trình tạo bảng Pivot Khi đó Excel sẽ tạo một bảng Pivot mà chưa có dữ liệu như sau:
- Nếu chọn theo cách này, Excel sẽ tạo một bảng Pivot trống và ta phải “kéo” và “thả” các trường dữ liệu trong “Pivot table field list” sang bảng Pivot trống ở bên để tạo ra bảng Pivot mình mong muốn Chúng ta sẽ nói kỹ hơn cách “kéo” và “thả” như thế nào để tạo ra bảng Pivot mong muốn
Trang 12- Nếu không chọn Finish ngay mà chọn “Layout”, Excel sẽ mở ra một hộp thoại cho phép lựa chọn cách thức trình bày dữ liệu trên bảng Pivot Hộp thoại này như sau:
- Hộp thoại này thực chất cũng giống như một bảng Pivot trống để chúng ta lựa chọn cách trình bày Bây giờ chúng ta sẽ xét chi tiết từng vùng trong bảng Pivot:
o Phía bên trái là vùng các dòng dữ liệu “Row” Đây là vùng chứa các “cột” mà chúng ta muốn báo cáo theo Ở ví dụ này, chúng ta muốn có báo cáo theo ngày và theo vùng gọi đến, do đó kéo cột dữ liệu “Ngày” và “Vùng gọi đến” rồi thả vào vùng “Row”
o Tiếp theo là vùng Data Đây chính là vùng cần tính toán Ở ví dụ này, chúng ta muốn biết có bao nhiêu cuộc gọi về từng tỉnh, theo từng ngày và có bao nhiêu phút gọi Với tổng số phút gọi, kéo cột Thời gian vào vùng “Data” Excel sẽ tự động tính toán và tạo ra một cột dữ liệu có tên là “Sum of Thời gian liên lạc” Để có được tổng số cuộc,
ta để ý: Mỗi dòng trên bảng dữ liệu ban đầu chính là 1 cuộc gọi, do đó có thể kéo bất
kỳ cột nào ở 3 cột trên vào vùng dữ liệu Ví dụ chọn cột “Ngày” Excel sẽ tự động tạo ra một cột có tên là “Count of Ngày”
Trang 13o Đến đây chúng ta có thể kết thúc và bấm OK để Excel thực hiện tính toán và cho kết quả mong đợi Tuy nhiên, để báo cáo được rõ ràng và đẹp hơn, chúng ta có thể đặt lại tên cho các cột ở vùng Data bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó Khi đó, Excel
sẽ mở ra hộp thoại cho phép thay đổi thuộc tính của cột dữ liệu như sau:
o Đổi tên của cột “Sum of Thời gian liên lạc” thành “Tổng số phút”, phép toán cần thực hiện là phép toán Sum (tính tổng) nên không cần thay đổi Nếu muốn sửa đổi định dạng của số, có thể bấm “Number” để sửa lại định dạng số theo mong muốn
o Tiếp theo, như đã nói ở trên, mỗi dòng trong vùng dữ liệu ban đầu chính là 1 cuộc gọi Do đó, “Count of Ngày” (đếm số ngày) thực chất có thể coi là số cuộc (đếm số
