Giáo trình tin học quản lý phần 5 pps

Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý BÀI TẬP TỔNG HỢP SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO Bài 1: Tạo một tệp mẫu cho bảng chấm công như sau: Trong tệp mẫu này, hãy đưa vào tên các nhân viên trong cơ quan bạn, mỗi người 1 dòng. Thực hiện các thao tác định dạng theo ý muốn, sau đó ghi lại dưới dạng tệp mẫu với tên bangchamcong.xlt. Khi đó, mỗi khi cần chấm công cho tháng mới, bạn mở tệp mẫu này, thực hiện các thao tác chấm công và tính toán, sau đó ghi lại với 1 tên mới, ví dụ bangchamcongthang01.xls Bài 2: Tạo một Macro để in 1 trang đầu tiên trong bảng chấm công của bạn. Macro sẽ được thực hiện bởi phím nóng Ctrl + i. Ngoài ra, tạo thêm 1 nút lệnh và gán nút lệnh đó cho Macro vừa tạo. Khi người dùng bấm Ctrl + i hoặc bấm vào nút lệnh trên, Excel sẽ thực hiện Macro trên và in ra trang đầu tiên của bảng chấm công. Hướng dẫn: Thực hiện các bước tạo Macro như hướng dẫn trong tài liệu. Trong phần thực hiện các lệnh khi đang ghi Macro, thực hiện thao tác in bằng cách chọn File > Print. Chọn trang in (Pages) từ (From) 1 đến (To) 1 rồi nhấn OK. Ghi lại Macro này và gán cho nút lệnh. 75 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Bài 3: Tạo một bảng danh sách kết quả học tập của lớp. Danh sách gồm có Họ tên, điểm trung bình. Tạo một Macro thực hiện sắp xếp theo điểm trung bình từ cao đến thấp. Gán Macro này cho 1 nút lệnh có tên Sắp xếp theo điểm và phím nóng Ctrl + d. Tiếp theo tạo 1 Macro nữa dùng để thực hiện việc sắp xếp theo Họ tên (alphabe). Cũng gán Macro này cho 1 nút lệnh khác có tên Sắp xếp theo họ tên và gán phím nóng Ctrl + t. Hướng dẫn: Thực hiện các bước tạo Macro như hướng dẫn trong tài liệu. Trong phần thực hiện các lệnh khi đang ghi Macro, thực hiện thao tác sắp xếp bằng cách sử dụng công cụ sắp xếp dữ liệu của Excel (chọn menu Data > Sort). Thực hiện xong, ghi lại Macro này và gán cho nút lệnh tương ứng. Bài 4: Với bảng chấm công như Bài 1, 2, thực hiện các thao tác sau: (1) Thêm chú thích dữ liệu cho ô Tổng số ngày công như sau: Tổng số ngày làm việc đủ 8 tiếng trong tháng. (2) Thiết giới hạn dữ liệu nhập cho mỗi ô ngày công là ký tự “x”. Hiện thông báo nhắc “Gõ x nếu ngày công được chấm, để trống nếu ngược lại”. Hiện thông báo lỗi “Bạn phải nhập x hoặc để trống”. (3) Thiết lập các bảo mật cho bảng chấm công: Đặt mật khẩu mở bảng, sửa bảng. Đặt mật khẩu bảo vệ các sheet và các ô chấm công. 76 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Hướng dẫn: Xem phần hướng dẫn tạo chú thích trong tài liệu để thực hiện việc thêm chú thích. Để tạo giới hạn dữ liệu nhập cho các ô chấm công là “x”, xem phần Thẩm định dữ liệu nhập trong tài liệu. Thực hiện thẩm định giá trị cho các ô chấm công theo giới hạn giá trị kiểu danh sách (List). Trong danh sách giá trị, gõ x. SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO Bài 1: Bài toán tính điểm thi đại học và đưa ra kết quả Giả sử ta có bảng Excel như sau: Yêu cầu - Tính Điểm tổng theo công thức: Điểm tổng bằng điểm toán + điểm lý + điểm hóa. - Tính kết quả theo công thức: Nếu điểm tổng >= điểm chuẩn: Đỗ. Ngược lại: Không đỗ Hướng dẫn giải - Tính điểm tổng: Áp dụng công thức sau cho ô E6: SUM(B6:D6) Áp dụng tương tự cho các ô còn lại - Tính kết quả: Để tính kểt quả xếp loại, ta áp dụng công thức sử dụng hàm IF: Công thức cho ô F6 như sau: IF(E6>=18,"Đỗ",”Không đỗ”) Áp dụng công thức tương tự cho các ô còn lại trong cột 77 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Bài 2: Bài toán tính điểm trung bình học kỳ và xếp loại học tập Giả sử ta có bảng Excel như sau: Yêu cầu - Tính Điểm TB theo công thức: Điểm TB bằng tổng điểm từng môn nhân với số đơn vị học trình môn đó, chia cho tổng số đơn vị học trình. Điểm từng môn và số đơn vị học trình của môn đã được cho trong bảng Excel trên. - Tính kết quả xếp loại theo công thức: o Nếu điểm TB >=9.0: Xuất sắc o Nếu điểm TB >=8.0: Giỏi o Nếu điểm TB >=6.5: Khá o Nếu điểm TB >=5.0: Trung bình o Nếu điểm TB <5.0: Yếu Hướng dẫn giải - Tính điểm TB: Áp dụng công thức sau cho ô F5: SUM(B5*2+C5*5+D5*4+E5*4)/15 Áp dụng công thức tương tự cho các ô còn lại trong cột. - Tính kết quả xếp loại: Để tính kểt quả xếp loại, ta áp dụng công thức sử dụng hàm IF lồng nhau. Nếu Điểm TB>=9.0: Thì xếp loại xuất sắc, Nếu không: Nếu Điểm TB >=8.0: Thì xếp loại Giỏi, Nếu không: …. Công thức như sau: IF(F5>=9,"Xuất sắc", IF(F5>=8,"Giỏi", IF(F5>=6.5,"Khá", IF(F5>=5, "Trung bình","Yếu")))) Áp dụng công thức tương tự cho các ô còn lại trong cột. 78 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Bài 3: Bài toán tính bảng chấm công Quay trở lại bảng chấm công trong Bài 1, 2 phần 1. Yêu cầu của bài toán là lập công thức tính tổng số ngày công 1 cách tự động từ các ô ngày công. Hướng dẫn giải: Cách đơn giản và thủ công nhất là đếm số x của mỗi nhân viên và điền số lượng vào ô tổng số ngày công. Tuy nhiên, có thể dùng cách hiệu quả, chính xác, và nhanh chóng đó là sử dụng hàm COUNTIF. Công thức cho ô AG5 là như sau: COUNTIF (A5:AF5,”x”) (Đếm số ô x từ A5 đến AF5) Áp dụng công thức tương tự cho các ô còn lại. Bài 4: Bài toán xếp loại học tập có xét tới giới hạn điểm thấp nhất Quay trở lại bài toán tính điểm trung bình học kỳ và xếp loại học tập ở bài 2. Trong bài toán mới, ta thêm yêu cầu về cách tính kết quả xếp loại học tập, trong đó có giới hạn về điểm thấp nhất như sau: o Nếu điểm TB >=9.0 và không có điểm dưới 7.5: Xuất sắc o Nếu điểm TB >=8.0 và không có điểm dưới 6.5: Giỏi 79 o Nếu điểm TB >=6.5 và không có điểm dưới 5: Khá Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý o Nếu điểm TB >=5.0: Trung bình o Nếu điểm TB <5.0: Yếu Hướng dẫn giải: Để xác định yêu cầu về việc có điểm dưới 1 giới hạn nào đó hay không, ta có thể dùng hàm MIN. Ví dụ để xác định xem Nguyễn Văn An có điểm dưới 7.5 không, ta có thể sử dụng phép so sánh MIN(B5:E5) và 7.5 Theo yêu cầu của bài toán, giá trị của ô Kết quả không chỉ phụ thuộc vào Điểm trung bình mà còn phụ thuộc vào giới hạn của điểm thấp nhất. Do vậy, điều kiện trong câu lệnh IF là điều kiện kết hợp. Ta dùng toán tử AND để kết hợp các điều kiện. Công thức cho ô kết quả như sau: =IF(AND(F5>=9,MIN(B5:E5)>=7.5),"Xuất sắc", IF(AND(F5>=8,MIN(B5:E5) >=6.5),"Giỏi",IF(AND(F5>=6.5,MIN(B5:E5)>=5),"Khá", IF(F5>=5, "Trung bình","Yếu")))) Bài 5: Bài toán tính bảng lương Giả sử ta có bảng lương như sau: Yêu cầu: - Tính Hệ số trách nhiệm theo quy tắc: o Nếu là TP (trưởng phòng): Hệ số 1.5 o Nếu là PP (phó phòng): Hệ số 1.3 o Nếu là NV (nhân viên) có chữ cái đầu Mã NV là A: Hệ số 1.1 o Còn lại: Hệ số 1.0 - Tính lương cơ bản theo quy tắc: Hệ số * 350,000 - Tính Bảo hiểm theo quy tắc: LCB * 10% - Tiền lĩnh tính theo quy tắc: (LCB – Bảo hiểm) * HS Trách nhiệm 80 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Hướng dẫn giải: Để tính Hệ số trách nhiệm, sử dụng hàm IF lồng nhau. Trong điều kiện của hàm IF, chủ yếu so sánh giá trị ô Hệ số trách nhiệm. Để lấy chữ cái đầu của Mã NV, sử dụng hàm LEFT. Các yêu cầu khác, sử dụng các hàm cơ bản của Excel. Bài 6: Bài toán tính tiền điện thoại Cho bảng thanh toán cước điện thoại như sau: Trong bảng tính tiền điện thoại có các thông tin về Thời gian gọi (phút) và nơi gọi đến (Tên tỉnh/TP). Bảng cước điện thoại cho biết giá cước gọi về các tỉnh/TP là bao nhiêu VNĐ/phút. Yêu cầu: Từ bảng tính tiền điện thoại, tham chiếu sang bảng giá cước để lấy đơn giá cước/phút dựa vào Nơi gọi đến. Thành tiền tính bằng giá cước nhân với thời gian gọi. Hướng dẫn giải: Để giải quyết bài toán này, ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tham chiếu dữ liệu. Ví dụ, để tính giá trị ô D5, ta cần tham chiếu giá trị ô C5 ở bên Bảng giá cước. Khoảng tìm kiếm của ta là vùng chứa bảng giá cước F5:G19, cột tìm kiếm là cột 2. Áp dụng công thức tương tự cho các ô còn lại của cột Thành tiền. 81 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO Bài 1: Lọc dữ liệu Với bài toán tính tổng con đã xem xét ở trên, hãy thực hiện lọc dữ liệu theo Bộ phận. Mỗi khi chọn 1 Bộ phận, chỉ hiện ra các dữ liệu của Bộ phận đó (Doanh số bán của các nhân viên thuộc bộ phận). Bài 2: Sắp xếp và tính tổng con Giả sử danh sách thí sinh đăng ký xét tuyển vào hệ đại học từ xa của Học viện BCVT được lưu trong 1 bảng Excel như hình vẽ dưới. Hãy sử dụng chức năng sắp xếp và tính tổng con để nhóm và tính xem mỗi tỉnh/TP có bao nhiêu thí sinh tham dự xét tuyển. Bài 3: Sử dụng data tables Một công ty sản xuất xe đạp có doanh số bán mỗi tháng là khoản 10.000 chiếc xe. Giá sản xuất 1 chiếc xe là 250.000 VNĐ. Giá bán 1 chiếc xe là 400.000 VNĐ. Công ty muốn lập phương án kinh doanh mới. Theo phương án này, sẽ giảm giá bán xe, và qua đó tăng số lượng người mua xe. Giá xe có thể giảm từ 400.000 VNĐ xuống còn 380.000 VNĐ, 360.000 VNĐ, 350.000 VNĐ, 330.000 VNĐ, 300.000VNĐ. Dự kiến số lượng người mua xe sẽ tăng từ 10.000 chiếc/ tháng lên 11.000, 12.000, 13.000, 14.000 chiếc/tháng. 82 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Hãy sử dụng bảng dữ liệu 2 tham số để lập phương án kinh doanh theo các số liệu trên. Biết rằng mỗi tháng công ty phải trả chi phí (lương nhân công, máy móc, …) là khoảng 1 tỷ VNĐ. 83 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý BÀI TẬP TRẮC NGHIỆM Câu 1: Chức năng tạo tệp mẫu (template) của Excel dùng để: □ Tạo các tệp có hình thức đẹp □ Tạo các tệp có kích thước lớn □ Tạo các tệp chứa các định dạng, trình bày dữ liệu … dùng để tái sử dụng nhiều lần □ Tạo các tệp có thể chứa các ký tự đặc biệt Câu 2: Tệp mẫu trong Excel có phần mở rộng là: □ xlt □ xls □ xlm □ xla Câu 3: Thao tác nào phải làm khi tạo 1 tệp mẫu: □ Ghi lại file vừa tạo dưới dạng 1 tệp mẫu □ Mở 1 file bảng tính đã có □ Đặt đường dẫn đúng cho file vừa tạo □ Trình bày file thật đẹp Câu 4: Thao tác nào không phải làm khi tạo mới 1 tệp mẫu: □ Tạo mới 1 file Excel □ Ghi lại file vừa tạo dưới dạng 1 tệp mẫu □ Thay đổi các định dạng, trình bày dữ liệu, … như mong muốn □ Xem các tệp mẫu đã tạo Câu 5: Để ghi lại 1 file dưới dạng 1 tệp mẫu, thực hiện: □ Chọn Save As, trong hộp File name gõ template □ Chọn Save As, trong hộp Save as type chọn Normal □ Chọn Save As, trong hộp Save as type chọn Tenplate □ Chọn Save Câu 6: Mặc định, Excel sẽ ghi các tệp mẫu vào: □ Vào thư mục Templates 84 □ Vào thư mục Temp [...]... trước □ Tìm các quá trình xử lý dũ liệu đúng đắn Câu 50 Chức năng Data tables cho phép: □ Lập các bảng □ Tính toán và so sánh các kết quả đầu ra của các giá trị đầu vào khác nhau □ Tính toán và so sánh các kết quả đầu vào khác nhau □ Tính toán và so sánh quá trình xử lý dữ liệu Câu 51 Để sử dụng chức năng Data table, thực hiện: □ Tools > Data Table 91 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ Insert > Data... các giá trị Câu 25: Toán tử nào không được Excel hỗ trợ sẵn khi thiết lập thẩm định trên dữ liệu: □ Lớn hơn □ Bắt đầu bằng □ Nhỏ hơn □ Nhỏ hơn hoặc bằng 87 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 26: Khi người dùng nhập dữ liệu sai so với quy tắc thẩm định thì: □ Excel tự động thoát □ Excel hiện ra thông báo nhắc nhở và yêu cầu nhập lại □ Excel hiện ra thông báo nhắc nhở và tiếp tục quá trình □ Excel... kiếm>, ) 89 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ COUNTIF(, ) □ COUNTIF(, ) Câu 39 Hàm COUNTIF nào đúng cú pháp: □ COUNTIF(D2:D10) □ COUNTIF(D2:D10, D5=0) □ COUNTIF(D2:D10, D2=D10) □ COUNTIF(D2:D10, 10) Câu 40 Hàm MAX nào sai cú pháp: □ MAX (D2, D7) □ MAX (D2:D7) □ MAX (D2 - D7) □ MAX (D2:D7, D 15, 9) Câu 41 Hàm AVERAGE... ngữ lập trình □ Một lệnh duy nhất □ Là một công cụ trình bày dữ liệu Câu 11: Macro: □ Không thể tái sử dụng □ Chỉ dành cho những chuyên gia về lập trình □ Có thể tái sử dụng nhiều lần □ Không phải ghi lại Câu 12: Để thực hiện tạo 1 Macro đơn giản, chọn: □ Tools > Macro > Record New Macro □ File > Macro > Record New Macro □ Insert > Macro > Record New Macro □ View > Macro > Record New Macro 85 Phần 1:.. .Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ Cửa sổ Desktop □ Thư mục MS Office Câu 7: Để sử dụng các tệp mẫu, thực hiện: □ Chọn File >New, chọn Templates on My Computer, rồi chọn tệp mẫu mong muốn □ Chọn File > New, chọn Blank workbook □ Chọn File > New, chọn From existing workbook □ Chọn File > Save Câu 8: Sau khi sử dụng các tệp mẫu,... Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 13: Công việc cần thiết trong quá trình ghi Macro: □ Đợi 1 khoảng thời gian nhất định □ Thực hiện các thao tác cần thiết □ Thoát khỏi Excel □ Mở thêm ứng dụng Excel mới Câu 14: Để ghi lại Macro, chọn: □ Tools > Macro > Stop Recording □ File > Macro > Stop Recording □ Insert > Macro > Stop Recording □ View > Macro > Stop Recording Câu 15: Để sử dụng Macro, chọn:... Chức năng lọc dữ liệu cho phép □ Lọc những dữ liệu bị lỗi □ Lọc ra các hàng dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó □ Lọc ra các cột dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó □ Lọc các ô dữ liệu 90 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 45 Để lọc dữ liệu thực hiện: □ View > Data > Filter □ Data > Filter □ Insert > Filter □ Tools > Data Filter Câu 46 Trong các toán tử lọc dữ liệu, Excel không hỗ trợ sẵn toán tử: □ Lớn... Forms, tạo nút lệnh và gán cho Macro Câu 18: Chức năng tạo chú thích cho dữ liệu dùng để: □ Giúp trình bày dữ liệu đẹp hơn □ Bảo vệ dữ liệu □ Đưa vào các giải thích chi tiết hơn cho dữ liệu □ Ẩn đi các dữ liệu quan trọng Câu 19: Để tạo chú thích, chọn: □ View > Comments 86 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ Insert > Comments □ Format > Comments □ File > Comments Câu 20: Để xem chú thích, thực hiện:... Chọn File > Save As, trên cửa sổ hiện ra chọn Tools > Protect Sheet □ Chọn Tools > Protection > Protect Sheet □ Chọn File > Protection > Protect Sheet □ Chọn Protection > Protect Sheet 88 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 32: Hàm IF trong Excel dùng để: □ Thực hiện việc kiểm tra điều kiện logic, trả lại kết quả đúng sai □ Thực hiện việc kiểm tra dữ liệu nhập □ Thực hiện việc kiểm tra điều kiện logic,... điều chỉnh ở mức trung bình Câu 54 Khái niệm bảng Pivot: □ Là bảng được tạo ra từ các dữ liệu sẵn có, dùng để thống kê, tổng kết, phân tích số liệu □ Là bảng chứa các dữ liệu đầu ra của các bộ dữ liệu đầu vào khác nhau với mục đích so sánh □ Là bảng chứa các dữ liệu đầu ra của các bộ dữ liệu đầu vào khác nhau với mục đích lưu trữ □ Là bảng dữ liệu chứa các dữ liệu gốc Câu 55 Khi sử dụng bảng Pivot: □ Dữ . sau: =IF(AND(F5>=9,MIN(B5:E5)>=7 .5) ,"Xuất sắc", IF(AND(F5>=8,MIN(B5:E5) >=6 .5) ,"Giỏi",IF(AND(F5>=6 .5, MIN(B5:E5)> =5) ,"Khá", IF(F5> =5, "Trung. điểm TB >=6 .5: Khá o Nếu điểm TB > =5. 0: Trung bình o Nếu điểm TB < ;5. 0: Yếu Hướng dẫn giải - Tính điểm TB: Áp dụng công thức sau cho ô F5: SUM(B5*2+C5 *5+ D5*4+E5*4)/ 15 Áp dụng công. dưới 7 .5: Xuất sắc o Nếu điểm TB >=8.0 và không có điểm dưới 6 .5: Giỏi 79 o Nếu điểm TB >=6 .5 và không có điểm dưới 5: Khá Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý o Nếu điểm TB > =5. 0: