HƯỚNG DẪN PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ KIẾN TRÚC MỚI (Tháng 9/2019)

HƯỚNG DẪN PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ KIẾN TRÚC MỚI (Tháng 9/2019) I Thao tác Truy cập phần mềm: - Nên sử dụng trình duyệt Google Chrome để sử dụng phần mềm - Nhập địa motcua.hanhchinhcong.khanhhoa.gov.vn địa trình duyệt để truy cập phần mềm Một cửa điện tử kiến trúc Truy cập từ Trang thông tin điện tử thành phố: - Mở Trang TTĐT thành phố địa nhatrang.khanhhoa.gov.vn - Chọn mục “Phần mềm ứng dụng” - Sau đó, nhấn chọn “Một cửa điện tử” Làm cửa sổ trình duyệt (refresh): - Giữ phím Ctrl nhấn phím F5 - Giữ phím Ctrl nhấn biểu tượng Reload điều hướng Xóa nhớ đệm trình duyệt (cache): Cách 1: - Tại cửa sổ trình duyệt, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Delete để mở hộp thoại Xóa liệu duyệt web - Tại hộp thoại Xóa liệu duyệt web, chọn tab “Cơ bản” - Mục Phạm vi thời gian, chọn “Từ trước đến nay” - Check chọn mục cần xóa: - Sau đó, nhấn nút “Xóa liệu” để hồn tất xóa cache Cách 2: Sử dụng tiện ích “Clear Cache”, tiện ích đơn giản với thao tác xóa cache, thay dùng tổ hợp phím cách Mở Google Chrome truy https://chrome.google.com/webstore/detail/clearcache/cppjkneekbjaeellbfkmgnhonkkjfpdn cập vào địa - Nhấn chọn nút màu xanh “Add to Chrome/ Thêm vào Chrome” - Chọn “Thêm tiện ích” - Biểu tượng tiện ích Clear Cache xuất bên cạnh địa trình duyệt Chrome, nhấn chuột phải vào biểu tượng, chọn “Tùy chọn” để mở cửa sổ cài đặt - Check chọn mục hình bên để hoàn tất cài đặt , - Sau hồn tất cài đặt, để sử dụng tiện ích, cần bấm vào biểu tượng sau đợi vài giây để việc xóa cache hồn tất tiếp tục làm việc Sử dụng cửa sổ duyệt web ẩn danh: - Để mở cửa sổ ẩn danh trình duyệt Chrome, thực cách sau: + Mở trình duyệt Chrome, nhấn vào biểu tượng Menu phải, chọn “Cửa sổ ẩn danh mới” bên Một cửa sổ xuất có biểu tượng Ẩn danh + Cũng sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + N trình duyệt Chrome để mở cửa sổ ẩn danh Tìm kiếm thủ tục, tra cứu thông tin hồ sơ: - Truy cập vào trang chủ Hành cơng tỉnh Khánh Hịa địa hanhchinhcong.khanhhoa.gov.vn Tìm kiếm thủ tục hành chính: - Tại hình trang chủ, chọn mục “Thủ tục hành chính” - Tìm kiếm thủ tục hành cách nhập tên thủ tục vào tìm kiếm, tìm kiếm thủ tục theo đơn vị lĩnh vực Tra cứu thông tin hồ sơ: - Tại hình trang chủ, chọn mục “Tra cứu hồ sơ cửa” - Nhập số biên nhận vào ô tìm kiếm để tra cứu tình trạng giải hồ sơ Bước bôi đỏ bước mà hồ sơ giải II Xem/ nhận biết thông tin hồ sơ Đăng nhập vào hệ thống phần mềm Một cửa điện tử: Nhận biết menu: a) Danh sách công việc: + Đang xử lý: Danh sách hồ xử lý thuộc trạng thái: chờ tiếp nhận, chờ tiếp nhận liên thông, chờ nhận trả lời liên thông/xin ý kiến, chờ chuyển bước tiếp theo, chờ giao trả… (hồ sơ nằm tài khoản đăng nhập) Danh sách bao gồm hồ sơ lĩnh vực khác (vd: cán cửa đất đai nhìn thấy hồ sơ lĩnh vực đăng ký kinh doanh, lao động, xây dựng…chưa tiếp nhận, chưa nhận liên thông, chưa nhận trả lời liên thông/xin ý kiến) + Đã chuyển: Danh sách hồ sơ mà tài khoản đăng nhập chuyển xử lý đến tài khoản khác b) Danh sách hồ sơ: Danh sách hồ sơ mà tài khoản đăng nhập tham gia vào trình xử lý Số lượng hồ sơ hiển thị mục tùy thuộc vào tài khoản đăng nhập Tải khoản cửa thấy toàn hồ sơ tiếp nhận, tài khoản thụ lý tài khoản lãnh đạo thấy hồ sơ tham gia xử lý + Hồ sơ đến hạn: Danh sách hồ sơ gần đến hạn trả kết (khi hồ sơ 1/5 tổng thời gian giải hiển thị mục này) Khi cần theo dõi danh sách hồ sơ đến hạn lĩnh vực phải dùng tài khoản cửa thấy tồn hồ sơ thuộc lĩnh vực phụ trách + Hồ sơ hạn: Danh sách hồ sơ giải trễ hạn Khi cần theo dõi danh sách hồ sơ hạn lĩnh vực phải dùng tài khoản cửa thấy tồn hồ sơ thuộc lĩnh vực phụ trách, dùng chức thống kê hồ sơ theo lĩnh vực để xuất danh sách hồ sơ hạn + Đã nộp - chờ tiếp nhận: Danh sách hồ sơ nộp lên hệ thống, chưa cán cửa tiếp nhận (hồ sơ trực tuyến) (chỉ tài khoản cửa thấy mục này, số lượng hồ sơ hiển thị mục giống tất tài khoản cửa) + Đã tiếp nhận - chờ chuyển: Danh sách hồ sơ cán cửa tiếp nhận, chưa chuyển xử lý (chỉ tài khoản cửa thấy mục này) + Đang xử lý: Danh sách hồ sơ mà tài khoản tham gia xử lý chưa có kết cuối (hồ sơ không nằm bước “Chờ trả kết quả” “Đã giao trả”) + Dừng tính: Danh sách hồ sơ trạng thái dừng tính thời gian + Chờ giao trả: Danh sách hồ sơ trạng thái chờ giao trả + Đã giao trả: Danh sách hồ sơ kết thúc giải giao trả cho khách hàng + Từ chối giải quyết: Danh sách hồ sơ bị từ chối giải (đã giao trả cho khách hàng) + Hủy hồ sơ: Danh sách hồ sơ bị hủy + Đang chờ kết phối hợp: Danh sách hồ sơ gửi liên thông/xin ý kiến chờ kết giải từ quan, đơn vị phối hợp (hồ sơ chưa nhận kết trả lời liên thông/xin ý kiến) + Tất trạng thái nhận: Hiển thị toàn danh sách hồ sơ có liên quan đến tài khoản đăng nhập (tính từ bắt đầu áp dụng phần mềm) Tài khoản cửa thấy toàn hồ sơ thuộc tất trạng thái (hiển thị số lượng danh sách hồ sơ tất tài khoản cửa thuộc quan, đơn vị) Tài khoản thụ lý tài khoản lãnh đạo thấy hồ sơ tham gia xử lý Nhận biết tình trạng hồ sơ: Tình trạng hồ sơ hiển thị cột Trạng thái HS Nhận biết hồ sơ nộp trực tuyến online hồ sơ thông thường nộp trực tiếp quầy: + Hồ sơ nộp trực tuyến mức độ 3,4 có biểu tượng + Hồ sơ thơng thường hiển thị biểu tượng Các trạng thái hồ sơ: - Chờ tiếp nhận: Hồ sơ nộp chưa tiếp nhận (hồ sơ trực tuyến) - Tiếp nhận, chờ chuyển: Hồ sơ tiếp nhận chờ chuyển xử lý - Đang xử lý: Hồ sơ q trình xử lý (chưa có kết cuối cùng) - Chờ kết phối hợp: Hồ sơ gửi liên thông/xin ý kiến chờ kết giải từ quan, đơn vị phối hợp - Dừng tính nghĩa vụ tài chính: Hồ sơ dừng tính thời gian chờ thực nghĩa vụ tài - Dừng tính bổ sung: Hồ sơ dừng tính thời gian chờ khách hàng bổ sung giấy tờ, tài liệu theo yêu cầu - Chờ định cấp thẩm quyền: Hồ sơ dừng tính thời gian chờ định cấp có thẩm quyền - Lý khác: Hồ sơ dừng tính thời gian lý cụ thể khơng thuộc 03 trường hợp dừng tính nêu - Chờ giao trả: Hồ sơ có kết chờ giao trả cho khách hàng - Đã giao trả: Hồ sơ trả kết cho khách hàng - Hồ sơ hủy: Hồ sơ bị hủy sau tiếp nhận Nhận biết người chuyển/ người nhận hồ sơ: Tại trang Thông tin hồ sơ, người chuyển hồ sơ hiển thị cột “Đơn vị/ Cá nhân gửi”, người nhận hồ sơ hiển thị cột “Đơn vị/ Cá nhân tiếp nhận” Nhận biết hồ sơ bước nào: - Chọn nút “Xử lý/Xem chi tiết” để mở chi tiết hồ sơ - Chọn “Toàn trình xử lý” để xem trình xử lý hồ sơ 10 V Xử lý hồ sơ Chuyển bước trước, chuyển bước giao việc a) Chuyển bước trước: Sử dụng nhận thấy kết bước xử lý trước chưa đúng, chưa đầy đủ, cần bổ sung nội dung VD: Hồ sơ X B thẩm định xong chuyển cho C ký duyệt Tuy nhiên C kiểm tra thấy kết thẩm định chưa rõ, cần bổ sung dùng chức chuyển bước trước để chuyển lại cho B điều chỉnh, bổ sung b) Chuyển bước tiếp theo: sử dụng hồ sơ cá nhân tham gia xử lý theo quy trình định sẵn Thời gian xử lý người tự động hiển thị theo bước công việc chọn VD: Hồ sơ X A tiếp nhận, chuyển bước cho B thẩm định, B thẩm định xong chuyển bước cho C để ký duyệt… Trường hợp bước công việc cá nhân tham gia xử lý sử dụng chức chuyển bước tiếp theo, nhiên cần lưu ý chọn công việc cho người để khơng sai quy trình thiết lập ảnh hưởng đến bước phía sau VD: Hồ sơ X gửi liên thông đến quan Y với công việc xác minh, niêm yết A tiếp nhận liên thông, chuyển cho B với công việc xác minh, niêm yết B xác minh xong, chuyển cho C duyệt kết xác minh, nội dung công việc chuyển qua C xác minh, niêm yết C duyệt kết xác minh trả lời liên thông lại cho quan gửi hồ sơ ban đầu Kết thúc bước công việc quan Y c) Giao việc: Sử dụng nhiều cá nhân tham gia xử lý bước công việc để kết trước chuyển sang bước quy trình Thời gian xử lý người phụ thuộc vào thời hạn giao việc Sử dụng chức này, cá nhân giao việc phải trả lời lại cho người giao việc hồ sơ chuyển sang bước VD: Hồ sơ X bước thẩm định, nằm tài khoản A, việc thẩm định cần tham gia B C, A dùng chức giao việc chuyển hồ sơ 20 cho B C thẩm định (có thời hạn cụ thể), hết thời hạn B C trả lời lại cho A A chuyển bước cho D với công việc ký duyệt Dừng tính a) Bổ sung hồ sơ: Sử dụng trường hợp cần dừng tính thời gian chờ khách hàng bổ sung hồ sơ đầy đủ (sau tiếp nhận, thẩm định thấy cần bổ sung) Cách thực hiện: - CB thụ lý soạn thông báo bổ sung hồ sơ, bấm yêu cầu dừng tính -> chọn lý dừng tính bổ sung hồ sơ, ghi thơng điệp, chọn loại giấy tờ cần bổ sung đính kèm thông báo vào phần mềm -> chọn tên người nhận lãnh đạo ký thông báo bổ sung hồ sơ -> bấm gửi để chuyển hồ sơ cho lãnh đạo - Trường hợp hồ sơ cần bổ sung bước yêu cầu bổ sung CB thụ lý không chuyển cho lãnh đạo mà chuyển nhầm cho cá nhân khác, xử lý theo cách: CB thụ lý thu hồi hồ sơ, xử lý lại để chuyển yêu cầu bổ sung cho lãnh đạo duyệt, CB thụ lý (bị chuyển nhầm hồ sơ yêu cầu bổ sung qua tài khoản mình) bấm nút chuyển duyệt yêu cầu bổ sung để chuyển qua tài khoản lãnh đạo - Lãnh đạo bấm duyệt yêu cầu bổ sung-> đồng ý -> hồ sơ tài khoản CB cửa để chờ khách hàng bổ sung, thời gian xử lý dừng tính Trường hợp lãnh đạo khơng đồng ý bổ sung hồ sơ bấm khơng đồng ý -> hồ sơ lại CB thụ lý yêu cầu bổ sung thời gian tiếp tục tính - Sau khách hàng bổ sung, CB cửa bấm xác nhận bổ sung, in lại biên nhận cho khách hàng, hồ sơ tự động chuyển tài khoản CB thụ lý yêu cầu bổ sung - Thời gian lại để giải hồ sơ tổng thời gian theo quy định trừ thời gian dùng để xử lý hồ sơ trước yêu cầu bổ sung Tính xác đến đơn vị phút VD: Hồ sơ X A tiếp nhận, chuyển qua B, sau B thẩm định nhận thấy cần bổ sung, B soạn thơng báo bổ sung, chọn dừng tính bổ sung hồ sơ, gửi qua lãnh đạo C, C bấm duyệt yêu cầu bổ sung, hồ sơ lại tài khoản A 21 dừng tính Sau khách hàng bổ sung, A bấm xác nhận bổ sung, in lại biên nhận mới, hồ sơ lại tài khoản B B tiếp tục xử lý theo quy trình b) Thực nghĩa vụ tài chính: Sử dụng cần dừng tính thời gian chờ khách hàng thực NVTC (thường gặp lĩnh vực đất đai) Cách thực hiện: - CB thụ lý bấm yêu cầu dừng tính -> chọn lý dừng tính thực NVTC -> phần nơi nhận tên CB cửa tiếp nhận hồ sơ, CB thụ lý đính kèm thơng báo NVTC bấm dừng tính -> hồ sơ chuyển tài khoản CB cửa dừng tính thời gian - Khi khách hàng hồn thành xong NVTC, CB cửa bấm xác nhận bổ sung, in lại biên nhận mới, hồ sơ tự động chuyển bước bước yêu cầu dừng tính c) Chờ định cấp thẩm quyền: Sử dụng trường hợp cần dừng tính thời gian để chờ định cấp có thẩm quyền trước kết giải hồ sơ khách hàng (cấp có thẩm quyền khơng sử dụng phần mềm cửa) Cách thực hiện: - CB thụ lý bấm yêu cầu dừng tính -> chọn lý dừng tính chờ định cấp thẩm quyền, ghi thơng điệp, đính kèm văn liên quan -> bấm dừng tính -> hồ sơ dừng tính thời gian nằm tài khoản CB thụ lý - Sau có định cấp có thẩm quyền, CB thụ lý bấm tiếp tục xử lý để kích hoạt lại hồ sơ tiếp tục xử lý theo quy trình - Hệ thống gửi thông báo đến cho CB cửa để in biên nhận lại cho khách hàng 22 d) Lý khác: Sử dụng cần dừng tính thời gian nguyên nhân khác với trường hợp nêu bên (vd: gửi hồ sơ xác minh tỉnh, gửi hồ sơ đến quan phối hợp không sử dụng phần mềm cửa, thực bước cơng việc khơng có quy trình thiết lập…) - CB thụ lý bấm yêu cầu dừng tính -> chọn lý dừng tính lý khác, ghi thơng điệp, đính kèm văn liên quan -> bấm dừng tính -> hồ sơ dừng tính thời gian nằm tài khoản CB thụ lý - Sau có kết liên quan hồ sơ tiếp tục giải quyết, CB thụ lý bấm tiếp tục xử lý để kích hoạt lại hồ sơ tiếp tục xử lý theo quy trình - Hệ thống gửi thơng báo đến cho CB cửa để in biên nhận lại cho khách hàng Lưu ý: trường hợp dừng tính bổ sung hồ sơ dừng tính thực NVTC, hồ sơ dừng tính tài khoản CB cửa; trường hợp dừng tính chờ định cấp thẩm quyền dừng tính lý khác, hồ sơ dừng tính tài khoản CB thụ lý Tất trường hợp dừng tính cần đính kèm 23 văn bản, hồ sơ liên quan, ghi lý dừng tính vào mục thông điệp (nếu cần làm rõ thêm), hồ sơ tiếp tục xử lý, CB cửa phải in lại biên nhận cho khách hàng KHÔNG ĐƯỢC LẠM DỤNG CHỨC NĂNG DỪNG TÍNH LÝ DO KHÁC ĐỂ ĐỐI PHÓ TRƯỜNG HỢP HỒ SƠ SẮP ĐẾN HẠN Duyệt hồ sơ chuyển duyệt hồ sơ a) Duyệt hồ sơ: Sử dụng lãnh đạo ký hồ sơ thuộc thẩm quyền quan, đơn vị (ký văn kết giải thủ tục hành cho khách hàng) Thường gặp thủ tục hành theo quy định lãnh đạo quan, đơn vị trực tiếp ký kết giải (trưởng, phó quan, đơn vị, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã) thủ tục UBND thành phố ủy quyền cho phịng chun mơn giải Cách thực hiện: - Lãnh đạo quan, đơn vị bấm vào duyệt hồ sơ -> đồng ý bấm đồng ý, khơng đồng ý bấm khơng giải (trước CB thụ lý phải đính kèm kết giải thông báo từ chối giải hồ sơ chuyển qua cho lãnh đạo) Hồ sơ lại tài khoản CB cửa chờ giao trả b) Chuyển duyệt hồ sơ: Sử dụng lãnh đạo quan, đơn vị ký tờ trình chuyển hồ sơ đến quan cấp trực tiếp để ký văn kết giải thủ tục hành cho khách hàng (hồ sơ quan chun mơn trình UBND thành phố ký) Cách thực hiện: - Lãnh đạo quan, đơn vị bấm vào chuyển duyệt hồ sơ -> chọn bước công việc người xử lý -> bấm chuyển tiếp duyệt/ký hồ sơ để chuyển cho lãnh đạo có thẩm quyền ký kết giải hồ sơ 24 Gửi liên thông/xin ý kiến a) Gửi liên thông: Sử dụng hồ sơ giải theo chế cửa liên thơng, q trình giải có tham gia nhiều quan, đơn vị phối hợp; quan, đơn vị giải một vài bước công việc, bước khơng thể thiếu thực quy trình; kết bước liên thông sở, để giải bước quy trình kết giải quan, đơn vị phối hợp phần kết thủ tục hành cần trả cho khách hàng Đối với hồ sơ gửi liên thông phần mềm, yêu cầu tất quan, đơn vị nhận hồ sơ liên thông (trong bước công việc) phải trả lời lại quan chủ trì tiếp tục xử lý hồ sơ Thời hạn trả lời hồ sơ liên thông quan, đơn vị phối hợp mặc định theo bước công việc quan, đơn vị thiết lập quy trình (do quan chủ trì chọn gửi hồ sơ liên thông) Cách thực hiện: - CB thụ lý (hoặc CB cửa) chọn mục Liên thông/Xin ý kiến -> chọn đơn vị nhận liên thông -> chọn công việc cho đơn vị nhận liên thông -> ghi thơng điệp, đính kèm văn bản, tài liệu liên quan, chọn mức độ ưu tiên (nếu có) -> bấm gửi 25 - Tùy theo quy trình giải thủ tục hành chính, quan chủ trì gửi liên thông đồng thời đến nhiều quan, đơn vị để giải chung bước công việc Trường hợp chọn đồng thời nhiều quan, đơn vị mục thiết lập đơn vị nhận liên thơng/xin ý kiến, sau bấm gửi để hồ sơ liên thơng đồng thời, chọn riêng quan, đơn vị bấm gửi Tuy nhiên đóng giao diện Liên thơng/Xin ý kiến khơng thể gửi liên thơng nữa, phát quan, đơn vị cần gửi liên thơng chưa gửi phải thu hồi lại hồ sơ thao tác gửi liên thông lại từ đầu 26 b) Gửi xin ý kiến: Sử dụng hồ sơ q trình giải có phát sinh nội dung cần xin ý kiến quan, đơn vị liên quan theo chế tham vấn - tham khảo ý kiến, thực khơng thực tùy theo tính chất hồ sơ; hết thời hạn xin ý kiến, quan chủ trì giải tiếp hồ sơ mà không cần đợi nhận đầy đủ ý kiến trả lời quan, đơn vị phối hợp Khi đó, quan, đơn vị không trả lời xem thống nội dung xin ý kiến chịu trách nhiệm với việc thống Đối với hồ sơ gửi xin ý kiến phần mềm, hết hạn xin ý kiến quan, đơn vị nhận hồ sơ xin ý kiến (trong bước công việc) chưa trả lời lại quan chủ trì tiếp tục xử lý hồ sơ Thời hạn trả lời hồ sơ xin ý kiến quan, đơn vị phối hợp xác định sau: - Nếu bước xin ý kiến thiết lập quy trình thời hạn trả lời hồ sơ xin ý kiến mặc định thời hạn bước công việc thuộc trách nhiệm quan, đơn vị phối hợp (được quan chủ trì chọn gửi xin ý kiến phần mềm) - Nếu bước xin ý kiến khơng thiết lập sẵn quy trình, quan chủ trì quy định thủ tục hành chính, ghi rõ thời hạn vào văn xin ý kiến tự gõ vào ô thời hạn xử lý trước bấm gửi hồ sơ xin ý kiến Cơ quan, đơn vị phối hợp vào thời hạn để xử lý hồ sơ Cách thực hiện: - CB thụ lý (hoặc CB cửa) chọn mục Liên thông/Xin ý kiến -> chọn đơn vị nhận xin ý kiến -> chọn xin ý kiến ô thiết lập liên thông/xin ý kiến -> chọn công việc cho đơn vị nhận xin ý kiến -> ghi thơng điệp, đính kèm văn bản, tài liệu liên quan, chọn mức độ ưu tiên (nếu có) -> bấm gửi 27 - Tùy theo yêu cầu phát sinh giải thủ tục hành chính, quan chủ trì gửi xin ý kiến đồng thời đến nhiều quan, đơn vị Trường hợp chọn đồng thời nhiều quan, đơn vị mục thiết lập đơn vị nhận liên thơng/xin ý kiến, sau bấm gửi để hồ sơ gửi xin ý kiến đồng thời, chọn riêng quan, đơn vị bấm gửi Tuy nhiên đóng giao diện Liên thơng/Xin ý kiến khơng thể gửi xin ý kiến nữa, phát quan, đơn vị cần gửi xin ý kiến chưa gửi phải thu hồi lại hồ sơ thao tác gửi xin ý kiến lại từ đầu Thu hồi hồ sơ liên thông/xin ý kiến Sử dụng trường hợp: gửi liên thông sai quan, thao tác sai (hồ sơ cần trả lời liên thông lại gửi liên thông cần gửi liên thông lại trả lời liên thông; hồ sơ cần gửi liên thông lại gửi xin ý kiến ngược lại) Cách thực hiện: - CB thụ lý chọn mục xử lý hồ sơ -> bấm thu hồi -> bấm vào dấu “x” để xóa luồng cơng việc (liên thơng xin ý kiến) gửi - Trường hợp gửi liên thông xin ý kiến lúc cho nhiều quan, đơn vị có số bị gửi nhầm thực thao tác trên, nhiên bấm dấu “x” để xóa luồng liên thơng/xin ý kiến chọn quan, đơn vị bị nhầm - Sau hồ sơ thu hồi xem trình xử lý thấy thao tác gửi liên thông/xin ý kiến trước có dấu gạch ngang (tức bị xóa) 28 - Lưu ý: thu hồi hồ sơ gửi lại quan, đơn vị nhận hồ sơ chưa thực thao tác “tiếp nhận liên thông” Nếu hồ sơ quan, đơn vị nhận liên thông/xin ý kiến thực “tiếp nhận liên thơng” xử lý quan gửi liên thơng/xin ý kiến thu hồi hồ sơ Trả lại hồ sơ liên thông (Không áp dụng cho hồ sơ xin ý kiến) Gọi A quan chủ trì, B C quan phối hợp Trong q trình xử lý hồ sơ, có trường hợp quan A gửi liên thông không gắn kèm file, gửi thiếu hồ sơ, thơng tin khơng xác chí gửi nhầm địa chỉ… dẫn tới quan B, C không giải Lúc này, cán quan B, C (người phân quyền) sử dụng chức “Trả lại hồ sơ liên thông” để trả lại hồ sơ cho quan A Thao tác hình đây: 29 Chọn chức “Trả lại hồ sơ liên thông” Check chọn hồ sơ muốn trả lại cho bên A Tiếp theo, cán quan B, C nhập thông điệp, nêu rõ lý trả lại hồ sơ đính kèm file văn trả hồ sơ lãnh đạo quan Sau đó, bấm “Đồng ý” “Xác nhận” lần để hoàn tất thao tác Lưu ý: Trong trường hợp có nhiều quan, đơn vị đồng thời nhận hồ sơ liên thông từ quan A, quan, đơn vị phối hợp trả lại hồ sơ quan, đơn vị phối hợp cịn lại nhận thông báo hồ sơ trả lại cho quan A, hồ sơ quay lại bước quan A gửi liên thơng Thời gian xử lý tính cho quan A Vì vậy, quan A cần cẩn thận, kiểm tra kỹ trước gửi hồ sơ liên thông Thông điệp trả hồ sơ liên thông + file đính kèm lưu lại q trình xử lý hồ sơ Công dân rút hồ sơ Sau nộp hồ sơ cho Bộ phận cửa, lý khách quan, cơng dân/tổ chức tự nguyện rút lại hồ sơ Lúc CB quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ bấm nút “Công dân rút hồ sơ” cơng cụ Thao tác hình đây: Chọn vào biểu tượng “Công dân rút hồ sơ” 30 Check chọn hơ sơ khách hàng muốn rút Sau đó, CB cửa nhập thông điệp (lý xin rút hồ sơ), đính kèm file đơn phiếu xin rút hồ sơ khách hàng bấm “Đồng ý”, “Xác nhận” để hồn tất thao tác (hình dưới) - Lúc hồ sơ tới tài khoản cửa trạng thái “chờ giao trả” CB cửa đợi công dân/tổ chức tới nhận lại hồ sơ sau bấm giao trả hồ sơ - Trong trường hợp hồ sơ gửi liên thông cho nhiều quan, đơn vị khác, cơng dân/tổ chức có đơn rút hồ sơ CB cửa quan chủ trì tìm lại hồ sơ danh mục hồ sơ Đang chờ kết phối hợp thực thao tác rút hồ sơ Hồ sơ rút khỏi tất quan, đơn vị phối hợp nhận hồ sơ liên thơng trước - Thơng điệp rút hồ sơ + file đính kèm lưu lại trình xử lý hồ sơ để phục vụ kiểm tra cần thiết Một số lỗi thường gặp xử lý hồ sơ phần mềm Một cửa điện tử giải pháp kiến trúc 31 a) Xử lý sai thao tác (gửi xin ý kiến gửi liên thông, gửi liên thông trả lời liên thông) Vd: Hồ sơ bước chuyển phịng TNMT kiểm tra, trình UBND thành phố ký GCN Theo quy trình VPĐK phải gửi liên thơng qua phịng TNMT, nhiên lại gửi Xin ý kiến (hồ sơ phòng TNMT tiếp nhận liên thơng VPĐK xử lý tiếp), sau VPĐK lại tiếp tục xử lý hồ sơ cách gửi liên thông (1 lần nữa), phịng TNMT lại tiếp nhận liên thơng -> hồ sơ sau chuyển UBND TP xử lý bị lỗi kết thúc hồ sơ (1071807857) b) thao tác xử lý lần Vd: thu hồi hồ sơ lần, xin ý kiến lần, gửi liên thông lần liên tiếp đến quan -> hồ sơ lỗi (1071801313) c) Sử dụng chức dừng tính lý khác chưa Vd: trường hợp cần người dân bổ sung hồ sơ sử dụng chức dừng tính bổ sung, nhiên VPĐK bấm dừng tính lý khác Lưu ý chức dừng tính lý khác dùng hồ sơ giấy gửi liên thơng đến quan ngồi tỉnh quan tỉnh không tham gia phần mềm Một cửa điện tử d) Xử lý hồ sơ không thuộc lĩnh vực phụ trách Hiện tài khoản cửa nhìn thấy xử lý hồ sơ tất lĩnh vực (đối với hồ sơ chờ tiếp nhận, chờ tiếp nhận liên thông, chờ nhận trả lời liên thơng/xin ý kiến) nên có trường hợp CB cửa lĩnh vực lại tiếp nhận, xử lý nhầm hồ sơ lĩnh vực khác Trong trường hợp không phát phát không tiếp tục xử lý, hồ sơ treo hệ thống dẫn đến trễ hạn Do đó, trường hợp tiếp nhận, xử lý nhầm hồ sơ không thuộc lĩnh vực phụ trách, CB cửa tiếp nhận, xử lý nhầm hồ sơ cần dùng chức chuyển bước để chuyển hồ sơ đến tài khoản cửa phụ trách lĩnh vực (lưu ý chọn bước cơng việc chuyển bước cơng việc mà xử lý nhầm) Vd: VPĐKĐĐ trả lời liên thông hồ sơ đến UBND thành phố với bước công việc chọn nhận trả lời liên thông “cập nhật sở liệu địa chính”, bước quy trình “trả kết quả” Tuy nhiên tài khoản cửa lĩnh vực lao động bấm nhận trả lời liên thông nhầm vào hồ sơ Khi đó, CB cửa lĩnh vực lao động cần xử lý sau: bấm vào xử lý/xem chi tiết -> bấm xử lý hồ sơ -> chọn chuyển bước -> chọn tên CB cửa lĩnh vực đất đai chọn bước công việc “cập nhật sở liệu địa chính”, khơng 32 chọn bước “trả kết quả” Sau nhận hồ sơ chuyển đến, CB cửa đất đai tiếp tục chuyển hồ sơ cho tài khoản xử lý theo quy trình e) Xử lý hồ sơ không bước công việc Vd: Thủ tục “Chuyển mục đích sử dụng đất phải phép quan nhà nước có thẩm quyền hộ gia đình, cá nhân trường hợp chuyển mục đích nguyên - Cấp Giấy chứng nhận”, quy trình sau: Tại bước quy trình, nội dung cơng việc thẩm định hồ sơ, đủ điều kiện trình UBND cấp huyện ký định cho phép chuyển mục đích Bước thực tế có tài khoản tham gia xử lý chuyên viên lãnh đạo phòng TNMT Thao tác sau chuyên viên nhận hồ sơ thẩm định xong, chuyển cho lãnh đạo phòng ký tờ trình sử dụng chức chuyển bước tiếp theo, công việc lãnh đạo bước Tuy nhiên có trường hợp nhầm lẫn không ý, chuyên viên chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phịng khơng chọn lại bước cơng việc (phần mềm mặc định bước bước UBND thành phố), hồ sơ qua tài khoản lãnh đạo bấm chuyển bước cho UBND thành phố, bước công việc mặc định bước Dẫn đến trình xử lý hồ sơ sai bước công việc, sai thời gian giải quan, cá nhân quy trình Để xử lý trường hợp này, thực sau: + Trong trường hợp tài khoản lãnh đạo UBND thành phố chưa xử lý hồ sơ (chưa chuyển bước tiếp theo): lãnh đạo phòng TNMT thu hồi hồ sơ chọn lại bước công việc trước chuyển cho UBND thành phố 33 + Trong trường hợp tài khoản lãnh đạo UBND thành phố chuyển hồ sơ cho bước tài khoản thu hồi lại hồ sơ chọn lại bước công việc trước chuyển để đảm bảo bước phía sau quy trình f) Chuyển hồ sơ để giao trả nhầm tài khoản Có trường hợp thường gặp: - Chuyển hồ sơ bước trả kết tài khoản nhận hồ sơ lại tài khoản thụ lý, khơng có quyền giao trả kết Trong trường hợp này, tài khoản thụ lý nhận hồ sơ xuất nút “Chuyển hồ sơ Bộ phận cửa để giao trả” CB thụ lý cần bấm nút này, chọn tên CB cửa bấm “Gửi” để chuyển hồ sơ bước trả kết - Chuyển hồ sơ bước trả kết quả, chọn tài khoản cửa lại không lĩnh vực/thủ tục phụ trách (thường gặp lĩnh vực đất đai cán cửa có hai tài khoản để tiếp nhận hồ sơ, tùy vào thủ tục thuộc thẩm quyền giải Văn phòng Đăng ký đất đai hay UBND thành phố) Vd: Thủ tục tách thửa/hợp đất thuộc thẩm quyền giải Văn phòng Đăng ký đất đai chi nhánh Nha Trang Tuy nhiên tháng đầu năm tiếp nhận tài khoản cửa lĩnh vực đất đai thuộc UBND thành phố (tạm gọi A/UBND TP), hồ sơ sau tiếp nhận có mã bắt đầu “107” Khi giải xong hồ sơ, CB thụ lý lại chuyển cho tài khoản cửa lĩnh vực đất đai thuộc VPĐKĐĐ (tạm gọi A/VPĐK) để giao trả Tuy chuyển đến người lại sai tài khoản, hồ sơ bị lỗi khơng thể giao trả (tài khoản giao trả hồ sơ phải trùng thuộc quan, đơn vị với tài khoản tiếp nhận hồ sơ) Trong trường hợp này, xử lý sau: CB thụ lý VPĐK thu hồi lại hồ sơ này, thực trả lời liên thông đến UBND thành phố; tài khoản cửa lĩnh vực đất đai thuộc UBND thành phố (A/UBND TP) nhận trả lời liên thông chuyển hồ sơ bước giao trả Lưu ý: - Các hồ sơ đất đai có mã bắt đầu “014.12” dùng tài khồn cửa thuộc VPĐK để giao trả; hồ sơ đất đai có mã bắt đầu “107” dùng tài khoản cửa thuộc UBND thành phố để giao trả - Nhiều trường hợp hồ sơ đất đai VPĐK trả lời liên thông cho UBND thành phố với bước công việc “trả kết quả”, CB cửa chưa bấm “nhận trả lời liên thơng” hồ sơ chưa chuyển bước trả kết quả, dẫn đến trễ hạn 34 ... web ẩn danh: - Để mở cửa sổ ẩn danh trình duyệt Chrome, thực cách sau: + Mở trình duyệt Chrome, nhấn vào biểu tượng Menu phải, chọn “Cửa sổ ẩn danh mới” bên Một cửa sổ xuất có biểu tượng Ẩn danh... xuất: Truy xuất danh sách hồ sơ giải quyết, giải quyết, hồ sơ hạn trễ hạn…: Nhấn vào số tương ứng file excel để xem danh sách hồ sơ theo trường hợp cụ thể (danh sách mở trình duyệt) Danh sách hồ... hạn: Danh sách hồ sơ giải trễ hạn Khi cần theo dõi danh sách hồ sơ hạn lĩnh vực phải dùng tài khoản cửa thấy tồn hồ sơ thuộc lĩnh vực phụ trách, dùng chức thống kê hồ sơ theo lĩnh vực để xuất danh