HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HỒ SƠ TRÊN PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HỒ SƠ TRÊN PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ Mục lục Mục lục I Tiếp nhận hồ sơ .3 Các loại hồ sơ .3 Tiếp nhận hồ sơ offline 3 Tiếp nhận hồ sơ online Tiếp nhận hồ sơ bổ sung .8 II Xử lý hồ sơ 10 Chọn hồ sơ xử lý 10 Xử lý hồ sơ .11 Xử lý hồ sơ có yêu cầu bổ sung 12 III Trả kết giải hồ sơ .16 IV Một số biểu mẫu theo Quyết định 14/2015/QĐ-UBND 16 Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document I Tiếp nhận hồ sơ Các loại hồ sơ Có hai hình thức hồ sơ: - Hồ sơ offline: khách hàng nộp hồ sơ trực tiếp Bộ phận cửa qua đường bưu điện - Hồ sơ online: khách hàng nộp trực tuyến qua mạng Internet (đối với thủ tục cho phép tiếp nhận trực tuyến qua mạng Internet mức độ 3) Biểu tượng hồ sơ online offline phần mềm: Tiếp nhận hồ sơ offline Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Sau kiểm tra tính hợp lệ đầy đủ hồ sơ cán tiếp nhận nhấn vào nút “Tiếp nhận” (chỉ có cán phân quyền tiếp nhận giao trả hồ sơ xuất nút này, khơng có liên hệ với quản trị để phân quyền) hiển thị khung nhập thông tin hồ sơ Trường hợp hồ sơ thuộc trách nhiệm tiếp nhận xử lý quan khác hướng dẫn để cá nhân, tổ chức liên hệ nơi có trách nhiệm tiếp nhận Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ hướng dẫn cụ thể Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu Quyết định 14), gửi Phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức gửi qua đường bưu (nếu hồ sơ nộp qua đường bưu chính), gửi vào tài khoản mà người nộp hồ sơ đăng ký (đối với hồ sơ online) Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp vào phần mềm Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Khi hiển thị khung nhập thơng tin cán tiếp nhận nhập thông tin cần thiết cho hồ sơ khung “Thông tin người nộp” như: - Họ Tên - Số điện thoại - Địa liên lạc - Địa nhận qua bưu điện (nếu có) - Email (nếu có) - Chọn Lĩnh vực mà đối tượng nộp hồ sơ nộp - Chọn thủ tục mà đối tượng nộp hồ sơ nộp - Trích yếu (là yêu cầu giải hồ sơ, ví dụ: Đăng ký khai sinh cho Nguyễn Hoàng Anh Dũng) - Còn lại (Ngày tiếp nhận, ngày hẹn trả, người tiếp nhận, số tiếp nhận phần mềm tự động tính theo quy định trừ ngày nghĩ lễ thứ 7, chủ nhật) Sau nhập thông tin xong cán tiếp nhận nhấn nút “Lưu hồ sơ” Bước 3: Cập nhật thành phần hồ sơ Hệ thống hiển thị danh sách giấy từ yêu cầu nộp tương ứng với thủ tục hành chính, cán tiếp nhận đối chiếu đánh dấu vào “Đã nộp” phía sau giấy tờ Trong trường hợp cần bổ sung thêm thơng tin cho giấy tờ nhập thơng tin vào “Các giấy tờ khác” Cán đính kèm biểu mẫu số hóa (scan, chụp…) cách chọn vào hình kẹp giấy phía sau thành phần đính kèm vào Bươc 4: In phiêu biên nhân Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Sau đa câp nhât xong phân hô sơ, xuất nút “In biên nhân” (Lưu ý: không chọn “đã nộp” khơng hiển thị nút “In biên nhận”), thông se hiên thi giao diên phiêu biên nhân, luc chi cân nhân tô hơp “Ctrl + P” hoăc chuôt phai chon “Print” đê in biên nhân Điều chỉnh khổ ngang in mặt để in biên nhận hai mặt nằm ngang (mặt sau thông tin đường dây nóng) Khi in xong cán tiếp nhận đóng dấu treo ký vào phiếu biên nhận, người nộp ký vào biên nhận, cán tiếp nhận cắt đôi giữ liên kẹp vào hồ sơ, liên giao cho người nộp hồ sơ đóng lại Bước 5: Chuyển hồ sơ cho phận thụ lý Sau in phiêu biên nhân, nhấn vào mục “Công việc” hiển thị khung chọn chuyển việc cán tiếp nhận chọn “Người thực hiện” Nếu có văn đính kèm thơng điệp gửi cho cán tác nghiệp thụ lý chọn vào “Thêm văn đính kèm”, nhập thơng điệp nhấn nút “Chuyển” để hoàn tất chuyển yêu cầu xử lý hồ sơ Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Hủy hồ sơ tiếp nhận: Trong trường hợp cán tiếp nhận lưu hồ sơ mà phát sinh trường hợp muốn xóa hồ sơ số lý cán tiếp nhận nhấn nút “Xóa hồ sơ”, hồ sơ xóa nằm mục “Thống kê hồ sơ hủy” Tiếp nhận hồ sơ online Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Chon hô sơ online đê tiêp nhân (hô sơ online co biêu tương mau xanh côt cuôi cung va côt nhân hiên thi “Chưa tiêp nhân”) Cán tiếp nhận click đôi chuột để xem thông tin hồ sơ Thông tin người nộp khai tài khoản tự động chuyển vào giao diện “Thông tin hồ sơ”.Trường hợp thơng tin hồ sơ, file đính kèm đầy đủ hợp lệ, cán nhấn nút “Lưu hồ sơ” Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Trường hợp thông tin, thành phần hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ cán tiếp nhận nhấn nút “Gửi tin nhắn” Nhập thơng tin lời nhắn đính kèm phiếu hướng dẫn hồn thiện hồ sơ (nếu có), nhấn nút “Gửi thông báo” để gửi nội dung đến tài khoản khách hàng Gõ thông báo vào khung Nhấn vào dấu cộng màu xanh để đính kèm tệp hướng dẫn Bươc 2: Sau nhấn nút [In biên nhận] để in phiếu biên nhận Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Bươc 3: Sau tiếp nhận thành công, cán tiếp nhận chuyển qua tab [Công việc] để chuyển hồ sơ đến bước tương tự hồ sơ offline Tiếp nhận hồ sơ bổ sung Khi công dân nôp giây tơ bổ sung, can bô tiêp nhân se tiêp nhân hô sơ va thực thao tac sau : Bươc 1: Chon hô sơ bô sung Bươc 2: Kiêm tra đôi chiêu phân giây tơ bô sung Bươc 3: Nhấn nút “In phiếu BS” để in phiếu hẹn cho công dân Nội dung phiếu hẹn hình bên dưới: Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Bươc 4: Nhân nut “ Đa nhân BS ” va “ OK ” thi hô sơ se đươc tra vê cán đa check chon vao muc “Hô sơ yêu câu bô sung” II Xử lý hồ sơ Chọn hồ sơ xử lý Sau đăng nhập hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ cần xử lý (nếu có) Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document Lưu ý: Ưu tiên hồ sơ có độ ưu tiên cao thời gian cịn lại thấp, chuyên viên cần ý để chọn xử lý trước hồ sơ có độ ưu tiên cao tránh gặp phải trường hợp xử lý trê hạn công việc giao Trên bảng danh sách hồ sơ chờ xử lý chọn hồ sơ có độ ưu tiên cao để xử lý cách nhấn đúp vào hồ sơ Sau chọn hồ sơ xuất hình sau: Xử lý hồ sơ Bước 1: Xử lý hồ sơ Chuyên viên chọn mục “Thông tin hồ sơ” để xem lại thông tin hồ sơ Và thực nghiệp vụ chuyên môn A Thông tin hồ sơ: thông tin hồ sơ bao gồm thông tin người nộp, yêu cầu xử lý trạng thái hồ sơ, người nhận, ngày nhận, số tiếp nhận hồ sơ Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document 10 B Thành phần hồ sơ: gồm giấy tờ có hồ sơ mà chuyên viên vừa tiếp nhận (gồm file đính kèm có) Bước 2: Chuyển hồ sơ xử lý Sau xử lý xong, chuyên viên chọn “Việc kế tiếp” → chọn “Người thực hiện”, nhập thông điệp cần gửi cho người nhận→ nhấn nút “Chuyển” để chuyển hồ sơ sang công việc cho chuyên viên khác, đồng thời kết thúc cơng việc xử lý Nếu có thơng tin kèm theo người xử lý chọn nút “Thêm văn đính kèm” đính kèm văn kèm theo Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document 11 Xử lý hồ sơ có yêu cầu bổ sung Bươc 1: Mở hồ sơ lên click vào tab “Thông tin bô sung” Bươc 2: Điền thông tin giấy tờ cần bổ sung vào khung “Thông điệp bổ sung”, đồng thời nhập đầy đủ thông tin lý do, đề nghị bổ sung, đính kèm dự thảo thơng báo đề nghị bổ sung hồ sơ Đối với hồ sơ online, cán xử lý hồ sơ cần chọn giấy tờ cần bổ sung đính kèm Thơng báo đề nghị bổ sung hồ sơ (theo mẫu Quyết định 14) Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document 12 Nhấn vào dấu cộng màu xanh để đính kèm tệp hướng dẫn Sau check chon vao muc “Hô sơ yêu câu bô sung” để lưu thông tin bổ sung Bươc 3: Nhân “OK” đê lưu thông tin bô sung Bươc 4: Chon tab “Công viêc” chuyển hồ sơ đến bước Bươc 5: Khi hô sơ đên cấp co thẩm quyền đồng ý bổ sung thì: Gỡ dấu check “Hồ sơ yêu cầu bổ sung” trường hợp không đồng ý cho bổ sung hồ sơ, trường hợp trí với đề nghị bổ sung chun viên tải dự thảo thơng Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document 13 báo, ký, đóng dấu, đính kèm vào mục đính kèm quay tab “Cơng việc” để chuyển hồ sơ đến bước Sau nhấn nút “Đồng ý bổ sung”, hồ sơ điện tử hồ sơ giấy trả cán cửa, cán liên hệ cá nhân, tổ chức u cầu bổ sung hồ sơ (có văn thơng báo), hồ sơ online, hệ thống thông báo qua tài khoản cho công dân, công dân bổ sung đầy đủ, hồ sơ chuyển cán thụ lý trước III Trả kết giải hồ sơ Khi hồ sơ xử lý xong đến bước cuối chờ giao trả chuyển phận “Tiếp nhận & giao trả hồ sơ” Cán chọn (click đôi) vào hồ sơ muốn trả cho công dân, mục “Thông tin hồ sơ”, nhấn vào nút “Giao trả” để kết thúc trình giải hồ sơ phần mềm Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document 14 IV Một số biểu mẫu theo Quyết định 14/2015/QĐ-UBND Mẫu số A Mẫu phiếu hướng dẫn hồn thiện hồ sơ Mẫu số B Thơng báo đề nghị bổ sung hồ sơ Mẫu số C Thông báo từ chối giải hồ sơ Mẫu số D Thông báo hẹn lại thời gian trả kết Pyramid Software & Consulting Ltd | Error! No text of specified style in document 15 Mẫu số A TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số:…… /HDHS …………, ngày …… tháng …… năm…… PHIẾU HƯỚNG DẪN HOÀN THIỆN HỒ SƠ Bộ phận tiếp nhận trả kết nhận hồ sơ của: Nội dung yêu cầu giải quyết: Địa chỉ: Số điện thoại…………………………Email: Qua kiểm tra, Bộ phận tiếp nhận trả kết đề nghị ông/bà bổ sung nội dung, tài liệu sau đẩy để hoàn thiện hồ sơ: Nếu gặp vướng mắc việc thực hiện, ông/bà liên hệ với (tên công chức tiếp nhận trả kết quả), số điện thoại………………… để hướng dẫn./ NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký ghi rõ họ tên) Mẫu số B UBND HUYỆN… BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ Số: /TB- ……, ngày…….tháng……năm…… THÔNG BÁO ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG HỒ SƠ Kính gửi:…………………………………………… Ngày……tháng… năm…… , Bộ phận tiếp nhận trả kết (tên quan) tiếp nhận quý ông, bà (hoặc tổ chức) hồ sơ đề nghị giải (tên thủ tục hành chính) Do sơ suất khâu tiếp nhận nên hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định (Cơ quan) chân thành xin lỗi quý ông, bà (tổ chức) Để hoàn chỉnh hồ sơ, tạo điều kiện cho quan giải thủ tục hành quy định đảm bảo thời hạn, đề nghị q ơng, bà (tổ chức) vui lịng bổ sung giấy tờ (hoặc điều chỉnh số nội dung) hồ sơ sau: 1……………………………………………… 2……………………………………………… Căn đề nghị bổ sung:…………………………………….(ghi rõ quy định pháp luật có liên quan đến nội dung, tài liệu đề nghị bổ sung) Rất mong ông, bà (hoặc tổ chức) quan tâm phối hợp, hoàn thành việc bổ sung Bộ phận tiếp nhận trả kết trước ngày … Trân trọng./ THỦ TRƯỞNG (ký tên, đóng dấu) Ghi chú: - Mẫu thông báo áp dụng cho trường hợp đề nghị bổ sung hồ sơ sai sót cơng chức tiếp nhận hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng ký thông báo - Trường hợp bổ sung nội dung tài liệu, giấy tờ, biểu mẫu chưa xác, chưa u cầu Thơng báo khơng thể nội dung xin lỗi Lãnh đạo quan (đối với sở, ngành, quan ngành dọc, UBND cấp xã) lãnh đạo 17 phịng chun mơn (đối với cấp huyện) ký thông báo (điều chỉnh thành phần thể thức văn phù hợp) Mẫu số C UBND TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ…… Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ Số: /TB- ……, ngày…….tháng……năm…… THÔNG BÁO TỪ CHỐI GIẢI QUYẾT HỒ SƠ Kính gửi:…………………………………………… Ngày…tháng… năm…… , Bộ phận tiếp nhận trả kết (tên quan) tiếp nhận quý ông, bà (tổ chức) hồ sơ đề nghị giải (tên thủ tục hành chính); mã số:…… Thời gian hẹn trả kết giải hồ sơ: … giờ…, ngày….tháng…năm… Sau thẩm định/thẩm tra/xác minh đối chiếu với quy định (nêu rõ điều, khoản quy định văn pháp lý viện dẫn), (cơ quan) không giải hồ sơ ông/bà không đủ điều kiện/không theo quy định hành (*) Cơ quan trả lại toàn hồ sơ mà ông/bà nộp, kèm theo Thông báo Trân trọng./ THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (ký tên, đóng dấu) Ghi chú: - (*) Nêu cụ thể, đầy đủ pháp lý việc không giải hồ sơ - Lãnh đạo quan (đối với sở, ngành, quan ngành dọc, UBND cấp xã) lãnh đạo phịng chun mơn (đối với cấp huyện) ký thơng báo 18 Mẫu số D UBND TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ…… Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ Số: /TB- ……, ngày…….tháng……năm…… THÔNG BÁO HẸN LẠI THỜI GIAN TRẢ KẾT QUẢ Kính gửi:…………………………………………… Ngày…tháng… năm…… , Bộ phận tiếp nhận trả kết (tên quan) tiếp nhận quý ông, bà (tổ chức) hồ sơ đề nghị giải (tên thủ tục hành chính); mã số:…… Thời gian hẹn trả kết giải hồ sơ: … giờ…, ngày….tháng…năm… Tuy nhiên, ……… (trình bày rõ lý khách quan, chủ quan), quan chưa thể giải hồ sơ thời hạn cam kết (Cơ quan) chân thành xin lỗi chậm trễ nói Thời gian trả kết ngày….tháng….năm… (*) giải hồ sơ hẹn lại:… giờ.…., Trân trọng./ THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (ký tên, đóng dấu) Ghi chú: - (*) Khoảng thời gian hẹn lại kéo dài thêm không 1/3 tổng thời gian giải thủ tục theo quy định - Lãnh đạo quan (đối với sở, ngành, quan ngành dọc, UBND cấp xã) lãnh đạo phịng chun mơn (đối với cấp huyện) ký thông báo 19 - Các quan phối hợp giải hồ sơ áp dụng mẫu có điều chỉnh số thơng tin cho phù hợp với thực tế 20 ... xử lý chọn hồ sơ có độ ưu tiên cao để xử lý cách nhấn đúp vào hồ sơ Sau chọn hồ sơ xuất hình sau: Xử lý hồ sơ Bước 1: Xử lý hồ sơ Chuyên viên chọn mục “Thông tin hồ sơ? ?? để xem lại thông tin hồ. .. 10 Chọn hồ sơ xử lý 10 Xử lý hồ sơ .11 Xử lý hồ sơ có yêu cầu bổ sung 12 III Trả kết giải hồ sơ .16 IV Một số biểu mẫu theo Quyết... specified style in document I Tiếp nhận hồ sơ Các loại hồ sơ Có hai hình thức hồ sơ: - Hồ sơ offline: khách hàng nộp hồ sơ trực tiếp Bộ phận cửa qua đường bưu điện - Hồ sơ online: khách hàng nộp trực