UBND TỈNH KHÁNH HÒA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ E OFFICE (Ban hành[.]
UBND TỈNH KHÁNH HÒA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ E-OFFICE (Ban hành kèm theo Quyết định số: 106/QĐ-BQL ngày 19 tháng 10 năm 2020 Ban Quản lý dự án Phát triển tỉnh Khánh Hòa) CHƢƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tƣợng áp dụng Quy định cụ thể việc quản lý sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-Office Ban Quản lý dự án Phát triển tỉnh Khánh Hòa (Ban QLDA) Áp dụng cán bộ, công chức, viên chức người lao động Ban QLDA Điều Mục đích, yêu cầu E-Office phương thức trao đổi thông tin bắt buộc chế độ làm việc hàng ngày quan Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ CBCCVC người lao động làm việc Ban thực E-Office E-Office bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, khai thác sử dụng thông tin nội quan thông qua dịch vụ mạng LAN Internet Hệ thống E-Office phải sử dụng mục đích có hiệu thiết thực, quản lý tập trung, thống nhất, bảo đảm an ninh, an toàn mạng liệu Điều Nguyên tắc sử dụng E-Office Đối với văn bản, thông tin điện tử trao đổi E-Office phải sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Không sử dụng E-Office để trao đổi thông tin mật quan, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ quan nội dung khác trái với phong mỹ tục dân tộc Thông điệp liệu E-Office: Văn scan (quét) từ giấy ký đóng dấu đỏ có giá trị tương đương với giấy ký, đóng dấu gửi theo đường công văn Văn ký chữ ký số tạo chứng thư số Ban yếu Chính phủ cấp theo quy định; Văn phép đưa lên E-Office thực nguyên tắc văn cung cấp mạng theo quy định Điều Các văn bản, công việc không đƣợc phép sử dụng EOffice máy tính có nối mạng Các văn mật, tối mật, tuyệt mật thuộc văn đến không chuyển, trao đổi hệ thống E-Office Các đơn thư tố cáo Các văn giải đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo chưa có ý kiến người có thẩm quyền để cơng bố cơng khai Các văn gửi đích danh Điều 5: Giải thích từ ngữ - Văn phịng điện tử E-Office: giải pháp phần mềm dùng chung để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, hồ sơ cơng việc mạng máy tính - Thông điệp liệu: thông tin tạo ra, chuyển, nhận, lưu trữ xử lý E-Office Điều Cung cấp, quản lý sử dụng tài khoản E-Office Đối với người dùng sử dụng trình duyệt website để đăng nhập vào hệ thống sử dụng tên miền là: http://qlvb.kdpm.khanhhoa.gov.vn Đối với CBCCVC người lao động Ban username có dạng: chữ đầu họ + chữ đầu tên đệm + tên người sử dụng Tên viết đầy đủ theo kiểu chữ viết liền, khơng có ký tự trống, khơng dấu Trường hợp bị trùng tài khoản sau chữ tên người sử dụng thêm chữ A, B, C … Tất thông tin trao đổi E-Office thể dạng Văn điện tử Điều Sử dụng số tính khác E-Office Thông báo Lịch làm việc, Chương trình cơng tác … cá nhân có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống hàng ngày để nắm bắt thơng tin kịp thời Tính thư điện tử hệ thống sử dụng để gửi nhận thư điện tử cá nhân với Điều Bảo vệ thông tin E-Office Việc bảo vệ thông tin hệ thống E-Office Ban QLDA trách nhiệm tất CBCCVC người lao động Thông tin E-Office phải thực theo quy định pháp luật bảo vệ thông tin nhà nước Các CBCCVC người lao động tham gia vào hệ thống E-Office phải thực đầy đủ quy định an toàn mạng Bảo đảm yêu cầu kỹ thuật an toàn sử dụng điện; phòng, chống sét; phòng, chống cháy nổ, hỏa hoạn, thiên tai Quản lý chặt chẽ người tham gia sử dụng hệ thống mật truy nhập tài khoản cá nhân hệ thống CHƢƠNG II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Quyền nghĩa vụ ngƣời sử dụng Mỗi CBCCVC người lao động Ban cung cấp sử dụng 01 tài khoản riêng Khi người cấp tài khoản E-Office chuyển cơng tác sang vị trí việc phải bàn giao lại tài khoản cấp cho lãnh đạo Ban Mỗi cá nhân tự quản lý tài khoản mình, có trách nhiệm thay đổi lưu giữ mật riêng Không tự ý sử dụng tài khoản người khác để đăng nhập phần mềm Chịu trách nhiệm sai sót, chậm trễ, an tồn cố ý không tuân thủ quy định chủ quan gây Hàng ngày, vào đầu làm việc cá nhân phải đăng nhập vào phần mềm E-Office tài khoản để nhận thơng báo, email,… xử lý văn bản, công việc theo chức năng, nhiệm vụ Khi kết thúc ngày làm việc, phải thoát khỏi hệ thống E-Office trước tắt máy Thời hạn để xử lý công việc quan kể từ nhận đạo lãnh đạo Ban: a Đối với nội dung công việc áp dụng theo quy trình cấp có thẩm quyền quy định thời gian cụ thể văn quy định ngày xử lý thời gian thực theo theo văn hướng dẫn b Đối với cơng việc cần xử lý gấp lãnh đạo Ban phải bố trí, xếp ưu tiên xử lý trước theo yêu cầu công việc c Đối với cơng việc khó khăn, phức tạp, xử lý cần phải có kết hợp, thống nhiều quan, đơn vị cá nhân giao việc phải báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo để gia hạn thời gian xử lý d Nếu thời hạn giao, văn chưa xử lý mà lý đáng vào thời gian chậm xử lý để đánh giá mức độ hoàn thành cơng việc quan cá nhân Điều 10 Quy trình tiếp nhận, chuyển giao xử lý văn đến Ban Văn thư quan tiếp nhận văn đến (bản điện tử tài khoản văn thư hệ thống E-Office, điện tử hộp thư điện tử công vụ quan giấy thơng thường Scan thành điện tử), sau chuyển trình xin ý kiến lãnh đạo quan Đồng thời lưu văn gốc vào hồ sơ đến quan Trường hợp văn Báo cáo, Tờ trình, dự thảo đề án… có tài liệu, phụ lục kèm theo có số trang từ 15 trang trở lên Scan nội dung văn bản, khơng Scan tài liệu, phụ lục kèm theo Văn thư ý kiến đạo lãnh đạo Ban để tiến hành gửi văn giấy đến phận chuyên môn thực yêu cầu ký nhận vào sổ Trong trường hợp này, phận chuyên môn giao nhiệm vụ xử lý cơng việc có trách nhiệm lưu giữ văn giấy tài liệu, phụ lục kèm theo xuất trình có u cầu lãnh đạo Ban Lãnh đạo quan xem xét, phân loại văn chuyển cho phận chuyên môn Tham mưu văn quan 4 a Bộ phận chuyên môn nghiên cứu nội dung yêu cầu văn đến đạo lãnh đạo quan để tham mưu văn phúc đáp Hoặc phận chuyên môn nhiệm vụ phụ trách để tham mưu khởi tạo văn quan Bộ phận chuyên môn tiến hành chuyển văn tham mưu đến lãnh đạo quan để xem xét, phê duyệt b Sau xem xét văn tham mưu, lãnh đạo quan đạo phận tham mưu thực sửa đổi, bổ sung thêm cần thiết chuyển văn thư phát hành văn văn đạt yêu cầu Điều 11 Xử lý, giải văn Ban Các cá nhân giao nhiệm vụ dự thảo văn thuộc thẩm quyền định lãnh đạo Ban: Sau hoàn thành dự thảo trình lãnh đạo Ban phê duyệt theo quy định, văn phải nhập đầy đủ thông tin: trích yếu nội dung, loại văn bản… xử lý theo quy trình xử lý văn hệ thống E-Office Văn thư có trách nhiệm theo dõi thường xuyên văn chờ phát hành E-Office, có văn phê duyệt Văn thư có trách nhiệm vào sổ cơng văn theo quy định hành Đối với văn mật không đăng ký sổ văn E-Office, phải lập sổ riêng theo quy định Điều 12 Phát hành văn quan Bộ phận Văn thư vào số văn lãnh đạo Ban ký phê duyệt Thực đóng dấu thiết bị chứng thư số điện tử văn ký phê duyệt tiến hành đóng dấu văn giấy ký phê duyệt Sử dụng phần mềm E-Office để phát hành văn điện tử đến nơi nhận lưu văn giấy hồ sơ gốc… thực quy định hành công tác văn thư lưu trữ Các văn có nơi nhận quan khơng sử dụng hệ thống EOffice Văn thư chuyển điện tử thông qua hộp thư điện tử công vụ gửi giấy cho phù hợp Điều 13 Xử lý văn đi, đến quan hệ thống E-Office hoạt động đƣợc Trong trường hợp có cố hệ thống mạng, hệ thống máy chủ điện mà vận hành E-Office việc xử lý văn đi, đến thực theo phương thức truyền thống (xử lý văn giấy) Khi hệ thống EOffice vận hành trở lại CBCCVC người lao động xử lý theo quy trình văn đi, đến E-Office Điều 14 Trao đổi thông tin phục vụ công tác Căn nội dung, tính chất thơng tin cần trao đổi sử dụng hình thức trao đổi thơng tin sau: Hội thoại trực tuyến (Hội thoại nhóm) E-Office: Để trao đổi thơng tin với người nhóm người quan với 5 Gửi file E-Office: Sử dụng tính để gửi trực tiếp file (tệp) đến người nhiều người thay sử dụng USB, chia sẻ ổ đĩa tránh lây lan virus Gửi, nhận email hệ thống E-Office: E-Office cho phép người dùng hệ thống gửi, nhận email cá nhân với Việc gửi nhận email thực trực tiếp giao diện phần mềm E-Office CHƢƠNG III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƢỜI LAO ĐỘNG Điều 15 Trách nhiệm lãnh đạo quan Chỉ đạo, điều hành công việc hàng ngày quan thông qua phần mềm E-Office Chỉ đạo giao công việc trực tiếp thông qua hệ thống E-Office Các đạo cơng việc thơng qua E-Office mệnh lệnh hành Xử lý, giải kịp thời thông điệp điện tử gửi vào tài khoản E-Office Điều 16 Trách nhiệm trƣởng phịng chun mơn Sử dụng chức nhắc việc phần mềm E-Office, trích xuất liệu định kỳ hàng tuần để phục vụ công tác đạo điều hành Đề xuất, tham mưu lãnh đạo Ban việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ CBVC phòng Điều 17 Trách nhiệm CBCCVC ngƣời lao động Thực việc nhận nhiệm vụ, báo cáo công việc trao đổi thông tin hàng ngày hệ thống E-Office quan theo quy định Chấp hành phân công nhiệm vụ lãnh đạo quan; kịp thời xử lý văn bản, đạo, điều hành lãnh đạo gửi vào tài khoản EOffice Đổi mật mặc định phận chuyên môn phụ trách CNTT cung cấp bảo vệ mật sử dụng tài khoản E-Office Trường hợp quên mật phải báo cho phận chuyên môn phụ trách CNTT để cấp lại Quản lý lưu trữ hồ sơ cá nhân Chịu trách nhiệm nội dung thơng điệp điện tử gửi qua hệ thống Khi gặp cố hệ thống, phải báo cáo lãnh đạo quan để báo cho phận chuyên môn phụ trách Công nghệ thông tin xử lý, giải Điều 18 Trách nhiệm Bộ phận chuyên môn phụ trách Công nghệ thông tin (Administrator) Thiết lập, cung cấp, quản lý tài khoản E-Office CBCCVC người lao động quan 6 Chủ trì tổ chức thực cơng tác bảo đảm an tồn, an ninh mạng, bảo mật thơng tin hệ thống E-Office theo quy định hành nhà nước Tạo lập chế độ, tổ chức thực chép, lưu trữ thông tin điện tử theo quy định Điều 19 Những hành vi không đƣợc thực E-Office Tự ý truy nhập vào tài khoản người khác Cung cấp mật để lộ mật vào tài khoản cho người khác Sử dụng hệ thống E-Office quan nhằm hỗ trợ chuẩn bị tiến hành hành vi vi phạm pháp luật Cản trở ngăn chặn trái phép q trình truyền, gửi nhận thơng điệp liệu Kết thúc, thay đổi, xóa, chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép phần tồn thơng điệp liệu nhằm né tránh trách nhiệm CHƢƠNG IV KHEN THƢỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 20 Khen thƣởng Tập thể, cá nhân thực tốt Quy định này, có nhiều cải tiến, sáng kiến đóng góp cho hoạt động hệ thống E-Office, tùy theo thành tích đạt khen thưởng theo quy định Nhà nước Điều 21 Xử lý vi phạm Các hành vi vi phạm Quy định này, tùy theo tính chất mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định pháp luật CHƢƠNG V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 22 Phổ biến thực Quy định phổ biến đến toàn thể CBCCVC người lao động quan để thực Trong trình thực hiện, thấy có điều khoản cần bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế CBCCVC có ý kiến gửi Phòng TCHC để tổng hợp báo cáo lãnh đạo quan xem xét sửa đổi, bổ sung./ GIÁM ĐỐC Châu Ngô Anh Nhân ... giao xử lý văn đến Ban Văn thư quan tiếp nhận văn đến (bản điện tử tài khoản văn thư hệ thống E-Office, điện tử hộp thư điện tử công vụ quan giấy thơng thường Scan thành điện tử) , sau chuyển trình... định Điều 12 Phát hành văn quan Bộ phận Văn thư vào số văn lãnh đạo Ban ký phê duyệt Thực đóng dấu thiết bị chứng thư số điện tử văn ký phê duyệt tiến hành đóng dấu văn giấy ký phê duyệt Sử dụng. .. dụng phần mềm E-Office để phát hành văn điện tử đến nơi nhận lưu văn giấy hồ sơ gốc… thực quy định hành công tác văn thư lưu trữ Các văn có nơi nhận quan khơng sử dụng hệ thống EOffice Văn thư