HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LAVA CÔNG TY TNHH DIGITA

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LAVA CÔNG TY TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM| WWW.DIGITA.VN | 028 7303 2017 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU STT Viết Tắt Diễn Giải Tiếng Việt Dashboard Màn hình chưa tile để vào tính phần mềm PM Phần mềm HĐ Hóa đơn TT Thơng tin KH Khách hàng STT Ký Hiệu Tên Nút Lệnh & Ký Hiệu Ý Nghĩa New Tạo record Edit Chỉnh sửa record chọn View Xem chi tiết record chọn Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Delete Xóa record chọn Copy Copy record chọn Đóng cửa sổ làm việc, Close Khi làm việc xong hình bất kỳ, người dùng click nút close để thoát khỏi hình Trường liệu bắt buộc phải nhập, record không lưu người dùng không nhập vào ô Select from list Chọn từ danh mục, người dùng không phép gõ thông tin vào Print In 10 Preview Xem dạng bảng in 11 Pivot Thực chức thống kê số liệu dạng pivot table 12 Mail Merge Thực chức gửi mail Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 13 Transfer in Tải nhập liệu vào hệ thống 14 Transfer out Xuất liệu khỏi hệ thống 15 Help Nút chức hiển thị hướng dẫn sử dụng cho người dùng 16 Register Nút chức nộp thông tin công ty lên hệ thống 17 Activate Nút chức mở khóa phần mềm sau NCC cấp phép sử dụng 18 Submit Nút chức nộp yêu cầu mua hóa đơn 19 Get Authorization Code Nút chức nhận giấy phép sử dụng hóa đơn từ nhà cung cấp 20 Excel Nút xuất báo cáo/ hóa đơn thành file Excel Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 21 Word Nút xuất báo cáo File Word 22 Pdf Nút xuất báo cáo File Pdf 23 Period Nút chọn kỳ dể nhập hóa đơn 24 Get Invoice No Nút lệnh lấy số hóa đơn trước ký 25 Sign Invoice Nút lệnh ký phát hành hóa đơn 26 Convert Invoice Nút lênh để tạo hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy 27 Cancel Invoice 28 Replace Invoice Nút lệnh để hủy hóa đơn trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn phát hành sai thơng tin Nút lệnh để hủy hóa đơn cũ đồng thời lập hóa đơn để điều chỉnh thơng tin tin hóa đơn phát hành sai Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 29 Tạo hóa đơn Tạo hóa đơn 30 Danh sách hóa đơn Mở danh sách hóa đơn nhập liệu, tải nhập vào hệ thống 31 Chuyển liệu hóa đơn 32 Cập nhật thơng tin hóa đơn 33 Tải nhập EXCEL Mở chức chuyển liệu Hóa đơn (chỉ áp dụng cho khách hàng có làm tùy chỉnh tích hợp) Mở chức Cập nhật thơng tin hóa đơn (chỉ áp dụng cho khách hàng có làm tùy chỉnh tích hợp) Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 34 Gửi email Mở danh mục email tạo để gửi cho khách hàng 35 Khách hàng Mở Danh mục khách hàng 36 Hàng hóa Mở Danh mục hàng hóa dịch vụ 37 Chuyển liệu khách hàng 38 Mẫu tải nhập Mở chức chuyển liệu Danh mục Khách hàng (chỉ áp dụng cho khách hàng có làm tùy chỉnh tích hợp) Lấy mẫu tải nhập hóa đơn, file excel Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Địa Địa doanh nghiệp/ người mua Hình thức tốn Email Hình thức tốn khách hàng Nhập Email nhận hóa đơn khách hàng Thơng tin hóa đơn Chọn mã HHDV từ doanh mục (hoặc để trống) Nội dung Hàng hóa Dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Tiền hàng Thuế suất Mã HHDV Diễn giải Đơn vị Số lượng Đơn giá Cộng tiền hàng Thuế suất Tiền thuế GTGT x Tiền thuế *Phần mềm tự cập nhật người dùng kích hoạt hóa đơn để sử dụng nút “Get Authorization Code) Tự động lấy theo thuế suất mục Thơng tin thuế GTGT Tự động tính theo thuế suất, chọn để chỉnh lại cần thiết Nếu người dùng khơng có sẵn danh sách khách hàng để chọn, thơng tin khách hàng hóa đơn truy vấn từ liệu mây bao gồm danh mục tất tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam lưu trữ cập nhật định kỳ Tên công ty, địa điền tự động dựa vào mã số thuế Nếu người dùng khơng có sẵn danh sách hàng hóa/ dịch vụ mà bạn cung cấp cho khách hàng, bạn nhập trực tiếp vào hóa đơn thơng tin cần thiết theo hàng hóa, dịch vụ, giá trị mà bạn cung cấp cho khách hàng Bấm “Lưu” để lưu lại Hóa đơn tạo bạn chuyển sang tính quản lý hóa đơn để xử lý hóa đơn 31 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 32 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn QUY TRÌNH XỬ LÝ HĨA ĐƠN 9.1 Cài đặt ký chữ ký số - Một hóa đơn điện tử hồn thành có xác nhận chữ ký số - Trước phát hành hóa đơn điện tử người dùng cần thực cài đặt chữ ký số vào máy tính Chữ ký số dùng chung chữ ký mà doanh nghiệp dùng để nộp kê khai thuế điện tử 9.2 Phát hành hóa đơn - Bước 1: Truy cập vào “Danh sách hóa đơn” hình chính, liệt kê tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn tháng Bạn sử dụng nút lệnh Period (nút lệnh số 23) để di chuyển từ kỳ sang kỳ khác để xem liệu hóa đơn bạn Các thơng tin thể hình gồm: Tên Trường Dữ Liệu Cách sử dụng Số hóa đơn từ Thể số hóa đơn xuất kỳ Số hóa đơn tới Thể số hóa đơn lớn kỳ Đợi gửi Số lượng hoá đơn lập đợi ký phát hành Xuất Số lượng hóa đơn phát hành Hủy Số hượng hóa đơn hủy hủy để lập hóa đơn thay Tổng cộng Tổng tiền lập hóa đơn Tổng thuế VAT Tổng tiền thuế lập hóa đơn 33 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn - Bước 2: Double click chọn tháng có hóa đơn muốn phát hành để mở danh mục tất hóa đơn tạo - Hóa đơn có trạng thái sau: Trạng thái Proforma Issued Adjusted Mô tả Chưa phát hành Đã phát hành Điều chỉnh 34 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Cancelled Replaced NoInvoice Sign Đã hủy Thay Khơng có hóa đơn Hóa đơn lập chờ ký Thao tác thực hiện: - Bước 1: Tick chọn hóa đơn có tình trạng “PROFORMA”, người dùng chọn nhiều hóa đơn để ký lúc - Bước 2: Nhấn nút “Phát hành” - Bước 3: Chọn chữ ký số * Chữ ký số màu đen chữ ký số hợp lệ sử dụng * Chữ ký số màu cam chữ ký số không hợp lệ, người dùng không chọn chữ ký số để phát hành hóa đơn * Phần mềm ký hóa đơn yêu cầu nhập mật chữ ký số lần phát hành - Bước 4: Kết nhận sau ký hóa đơn  Phần mềm cập nhật thơng tin Ký hiệu mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn  Phần mềm chuyển sang trạng thái hóa đơn Issued- Đã phát hành  Phần mềm mở hóa đơn dạng file pdf sau ký (trường hợp ký hóa đơn)  Phần mềm mở Folder lưu hóa đơn C:\User\[Username]\Document\Lava\backup để bạn xem file hóa đơn pdf (trường hợp ký nhiều hóa đơn)  Phần mềm tự động đồng liệu xuất hóa đơn lên hệ thống Data lưu trữ nhà cung cấp Lưu ý: Trên nguyên tắc, nhà cung cấp bảo mật toàn liệu hóa đơn lưu trữ đảm bảo liệu hóa đơn an tồn, bạn truy xuất hóa đơn qua hệ thống website nhà cung cấp Bạn tùy chọn lưu lại hóa đơn dạng pdf thêm máy trính để phục vụ cho mục đích đối chiếu kế tốn 35 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 36 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 9.3 Chuyển đổi hóa đơn Trong trường hợp cần hóa đơn giấy với mục đích xuất trình q trình vận chuyển hàng hóa, bạn thực chuyển đổi hóa đơn cách: - Tick chọn dịng hóa đơn muốn chuyển đổi Nhấn nút “Chuyển đổi HĐ” In in xuất hình -> thực ký tên đóng dấu hóa đơn giấy thơng thường *Lưu ý: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hình thức thể hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý hóa đơn điện tử lưu hệ thống máy tính người bán, người mua nhà cung cấp hóa đơn điện tử Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nội dung hình thức tương tự hóa đơn điện tử phân biệt dịng chữ: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy” 37 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Sau chuyển đổi, chương trình dịng hóa đơn tương ứng đánh dấu tick  cho biết hóa đơn chuyển đổi khơng thể chuyển đổi 9.4 Hủy hóa đơn - Tick chọn hóa đơn muốn hủy - Nhấn nút “Hủy” - Hóa đơn sau hủy chuyển trạng thái sang Cancelled- Đã hủy - Chú ý: Khơng thể hủy hóa đơn chưa phát hành; khơng thể hủy hóa đơn hủy trước - Hóa đơn hủy hệ thống phần mềm cần phải lập biên hủy hóa đơn với khách hàng 38 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Ở hình danh sách hóa đơn, click chuột phải vào file hóa đơn hủy để chạy mẫu Biên hủy hóa đơn: 9.5 Hóa đơn thay - Trong trường hợp hóa đơn phát hành bị sai, cần hủy hóa đơn cũ thay hóa đơn với thơng tin hóa đơn điều chỉnh lại; đó, người dùng chọn tính hóa đơn thay - Chú ý: Khơng thể hủy hóa đơn chưa phát hành; khơng thể hủy hóa đơn hủy trước - Hóa đơn thay hệ thống phần mềm cần phải lập biên thu hồi hóa đơn cũ với khách hàng - Sử dụng tính lúc thực thao tác: + Tạo hóa đơn để điều chỉnh thông tin thay hóa đơn chọn + Đánh dấu hóa đơn hóa đơn thay cho hóa đơn cũ hủy hóa đơn cũ + Đánh dấu liên kết hai số hóa đơn hóa đơn cần thay với hóa đơn 39 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Trình tự thao tác thực danh sách hóa đơn: - Bước 1: Chọn hóa đơn  click biểu tượng thay hóa đơn -Bước 2: Thay đổi thơng tin tạo thành hóa đơn thay hóa đơn cũ, thao tác tương tự lập hóa đơn cần thay chỗ thông tin bị sai  Lưu lại 40 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn - Bước 3: Sau thực hiên xong, danh sách hóa đơn xuất thêm hóa đơn thay (Tình trạng: Proforma Chưa phát hành) hóa đơn cũ phần mềm tự động cập nhật (trạng thái Cancel Đã hủy) *Lưu ý: Hóa đơn vừa tạo thay hóa đơn chưa phát hành, người dùng phải ký phát hành lại hóa đơn 41 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn - Bước 4: Xuất biên thu hồi hóa đơn Tại hình danh sách hóa đơn, click chuột phải vào file hóa đơn hủy để chạy mẫu Biên thu hồi hóa đơn, chỉnh sửa bổ sung thông tin cần thiết tiến hành gửi cho khách hàng 42 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 10 GỬI EMAIL Hóa đơn sau phát hành tạo email gửi cho khách hàng Bước 1: Vào Danh mục hóa đơn, Click chuột phải vào hóa đơn phát hành chọn “Tạo email” Chương trình tạo email đến hộp thư Outbox thể thơng báo góc bên trái hình 43 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn Bước 2: Sau chương trình tạo email đến Outbox, sang chức “Gửi email” để hộp thư Outbox để xem lại gửi cho khách hàng Bước 3: Ở hình Danh sách email, click đúp vào email để xem lại nội dung, Tick chọn email nhấn “Send selected” để gửi email Email gửi thành công có tình trạng Sent thể thời gian gửi 44 Công ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG SƠN, PHƯỜNG 4, QUẬN TÂN BÌNH, TP.HCM 028 7303 2017 www.digita.vn 11 CÁC BÁO CÁO  Báo cáo Bảng kê hàng hóa dịch vụ Bán (Mẫu 01-1/GTGT)  Báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC)  Báo cáo Chi tiết tình trạng hóa đơn  Báo cáo Bảng kê hóa đơn  Báo cáo Doanh thu theo tháng  Báo cáo Doanh thu theo khách hàng  Chức Pivot phân tích doanh thu 45 ... đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hình thức thể hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý hóa đơn điện tử lưu hệ thống máy tính người bán, người mua nhà cung cấp hóa đơn điện tử Hóa đơn chuyển... chỉnh thơng tin thay hóa đơn chọn + Đánh dấu hóa đơn hóa đơn thay cho hóa đơn cũ hủy hóa đơn cũ + Đánh dấu liên kết hai số hóa đơn hóa đơn cần thay với hóa đơn 39 Cơng ty TNHH DIGITA 39B TRƯỜNG... Trong trường hợp sử dụng PM thơng báo số hóa đơn phát hành Nhân viên cấp phép sử dụng hóa đơn *Phần mềm tự cập nhật người dùng Ngày cấp phép sử dụng hóa đơn kích hoạt hóa đơn để sử dụng nút “Get