HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VISNAM 33 HẢI HỒ,P THANH BÌNH, Q HẢI CHÂU, TP.ĐÀ NẴNG

HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VISNAM 33 HẢI HỒ,P THANH BÌNH, Q HẢI CHÂU, TP.ĐÀ NẴNG MỤC LỤC Đăng ký kích hoạt tài khoản 1.1 Khai báo thông tin công ty 1.2 Đăng ký tài khoản 1.3 Kích hoạt tài khoản 10 Mua hóa đơn Error! Bookmark not defined 2.1 Tạo yêu cầu 11 2.2 Nộp yêu cầu 13 2.3 Nhập mã giao dịch 13 Danh mục Hàng hóa- Dịch vụ 18 Danh mục Khách hàng 14 Nhập hóa đơn 18 Quy trình xử lý hóa đơn 21 6.1 Cài đặt ký chữ ký số 21 6.2 Phát hành hóa đơn 22 6.3 Chuyển đổi hóa đơn 26 6.4 Hủy hóa đơn 28 Các báo cáo 32 Kích hoạt tài khoản (dành cho quản trị viên nhà cung cấp dịch vụ) 32 Phê duyệt yêu cầu mua hóa đơn (dành cho quản trị viên nhà cung cấp dịch vụ) 33 1 STT Viết Tắt Diễn Giải Tiếng Việt Dashboard Màn hình chưa tile để vào tính phần mềm PM Phần mềm HĐ Hóa đơn TT Thơng tin KH Khách hàng 10 11 12 13 14 STT Ký Hiệu Tên Nút Lệnh & Ký Hiệu Ý Nghĩa New Tạo record Edit Chỉnh sửa record chọn View Xem chi tiết record chọn Delete Xóa record chọn Copy Copy record chọn Đóng cửa sổ làm việc, Close Trường liệu bắt buộc phải nhập, record không lưu người dùng không nhập vào ô Khi làm việc xong hình bất kz, người dùng click nút close để khỏi hình Select from list Chọn từ danh mục, người dùng không phép gõ thông tin vào Print In 10 Preview Xem dạng bảng in 11 Pivot Thực chức thống kê số liệu dạng pivot table 12 Mail Merge Thực chức gửi mail 13 Transfer in Tải nhập liệu vào hệ thống 14 Transfer out Xuất liệu khỏi hệ thống 15 Help Nút chức hiển thị hướng dẫn sử dụng cho người dùng 16 Register Nút chức nộp thông tin công ty lên hệ thống 17 Activate Nút chức mở khóa phần mềm sau NCC cấp phép sử dụng 18 Submit Nút chức nộp yêu cầu mua hóa đơn 19 Get Authorization Code Nút chức nhận giấy phép sử dụng hóa đơn từ nhà cung cấp 20 Excel Nút xuất báo cáo/ hóa đơn thành file Excel 21 Word Nút xuất báo cáo File Word 22 Pdf Nút xuất báo cáo File Pdf 23 Period Nút chọn kz dể nhập hóa đơn 24 Get Invoice No Nút lệnh lấy số hóa đơn trước ký 25 Sign Invoice Nút lệnh k{ phát hành hóa đơn 26 Convert Invoice Nút lênh để tạo hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy 27 Cancel Invoice Nút lệnh để hủy hóa đơn trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn phát hành sai thơng tin 28 Replace Invoice Nút lệnh để hủy hóa đơn cũ đồng thời lập hóa đơn để điều chỉnh thơng tin tin hóa đơn phát hành sai Cài đặt phần mềm Tải file cài đặt địa chỉ: Tải file cài đặt đường link SPC cung cấp Đăng ký kích hoạt tài khoản 3.1 Khai báo thông tin công ty Mỗi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử Lava phải cung cấp đầy đủ xác thơng tin doanh nghiệp Các thông tin công ty sử dụng để đăng ký tài khoản, phục vụ vào nhu cầu quản lý cấp phát hóa đơn theo yêu cầu sử dụng khách hàng Khai báo thông tin doanh nghiệp giúp Đơn vị cung cấp quản lý hệ thống khách hàng nhằm báo cáo lên quan thuế kịp thời xác Các thơng tin công ty cần khai báo: Tên Trường Dữ Liệu Tên công ty Ý Nghĩa – Cách nhập Tên doanh nghiệp viết đầy Bắt buộc x Cách sử dụng Dữ liệu dùng để in hóa đơn văn khác trình phát Địa Thành phố Mã số thuế Số điện thoại Email Website đủ Địa doanh nghiệp theo GPKD Thành phố/ Tỉnh hoạt động theo GPKD Mã số thuế doanh nghiệp Số điện thoại doanh nghiệp Email sử dụng doanh nghiệp Giám đốc Kế toán trưởng Máy trạm Địa trang web doanh nghiệp Họ tên giám đốc Họ tên kế toán trưởng Số máy trạm sử dụng Registrated Tax Id Mã số thuế đăng k{ x x x hành hóa đơn Vì cần phải đảm bảo yêu cầu sau: 1/ Tính xác liệu khai báo phần mềm – mẫu hóa đơn – thơng tin đăng k{ doanh nghiệp 2/ Nhập thơng tin đầy đủ xác trường bắt buộc Người dùng nhập mã số thuế doanh nghiệp để đơn vị cung cấp cho phép sử dụng hóa đơn điện tử *Nếu KH nhập MST theo cú pháp: “TESTMST” phần mềm chuyển sang hệ thông dùng thử cho phép người dùng phát hành thử hóa đơn Nhập số điện thoại doanh nghiệp, Nhập Email sử dụng doanh nghiệp kế tốn *Nếu hệ thống dùng thử, hóa đơn phát hành gửi vào Email Nhập địa trang web doanh nghiệp Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn nhiều điểm xuất hóa đơn, ngườii dùng nhập thông tin máy trạm theo cú pháp: 001,002,003,… tương ứng với số máy trạm sử dụng Mã số thuế cập nhật lên hệ thống Thao tác thực hiện: - Bƣớc 1: Truy cập vào mục “Thơng tin chung” hình Bƣớc 2: Điền thơng tin vào form Các có dấu đỏ phía trước ô không để trống Bƣớc 3: Upload logo công ty cách nhấn vào biểu tượng tải logo 3.2 Đăng ký tài khoản Để sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, người dùng phải thực đăng ký tài khoản với nhà cung cấp Thao tác thực hiện: - Bƣớc 1: Nhấn vào nút “Register” tính thơng tin chung Bƣớc 2: Chương trình thị thơng báo hồn thành đăng ký góc trái cuối hình Bƣớc 3: Khi việc đăng ký nhà cung cấp dịch vụ phê duyệt, mã kích hoạt gửi đến email điền thông tin công ty Thuế suất Tiền thuế GTGT Nếu người dùng khơng có sẵn danh sách khách hàng để chọn, thông tin khách hàng hóa đơn truy vấn từ liệu mây bao gồm danh mục tất tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam lưu trữ cập nhật định kỳ Tên công ty, địa điền tự động dựa vào mã số thuế Nếu người dùng khơng có sẵn danh sách hàng hóa/ dịch vụ mà bạn cung cấp cho khách hàng, bạn nhập trực tiếp vào hóa đơn thơng tin cần thiết theo hàng hóa, dịch vụ, giá trị mà bạn cung cấp cho khách hàng Bấm “Lƣu” để lưu lại Hóa đơn tạo bạn chuyển sang tính quản lý hóa đơn để xử lý hóa đơn 20 Quy trình xử lý hóa đơn 8.1 Cài đặt ký chữ ký số - Một hóa đơn điện tử hồn thành có xác nhận chữ ký số - Trước phát hành hóa đơn điện tử người dùng cần thực cài đặt chữ ký số vào máy tính Chữ ký số dùng chung chữ ký mà doanh nghiệp dùng để nộp kê khai thuế điện tử 21 8.2 Phát hành hóa đơn - Bƣớc 1: Truy cập vào “Danh sách hóa đơn” hình chính, liệt kê tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn tháng Bạn sử dụng nút lệnh Period (nút lệnh số 23) để di chuyển từ kỳ sang kỳ khác để xem liệu hóa đơn bạn Các thơng tin thể hình gồm: Tên Trường Dữ Liệu - Cách sử dụng Số hóa đơn từ Thể số hóa đơn xuất kz Số hóa đơn tới Thể số hóa đơn lớn kz Đợi gửi Số lượng hoá đơn lập đợi ký phát hành Xuất Số lượng hóa đơn phát hành Hủy Số hượng hóa đơn hủy hủy để lập hóa đơn thay Tổng cộng Tổng tiền lập hóa đơn Tổng thuế VAT Tổng tiền thuế lập hóa đơn Bƣớc 2: Double click chọn tháng có hóa đơn muốn phát hành để mở danh mục tất hóa đơn tạo 22 - Hóa đơn có trạng thái sau: Trạng thái Proforma Issued Adjusted Cancelled Replaced NoInvoice Sign - Mô tả Chưa phát hành Đã phát hành Điều chỉnh Đã hủy Thay Khơng có hóa đơn Hóa đơn lập chờ ký Thao tác thực hiện: Bƣớc 1: Tick chọn hóa đơn có tình trạng “PROFORMA”, người dùng chọn nhiều hóa đơn để ký lúc 23 - - Bƣớc 2: Nhấn nút “Phát hành” Bƣớc 3: Chọn chữ ký số * Chữ ký số màu đen chữ ký số hợp lệ sử dụng * Chữ ký số màu cam chữ ký số không hợp lệ, người dùng không chọn chữ ký số để phát hành hóa đơn * Phần mềm ký hóa đơn yêu cầu nhập mật chữ ký số lần phát hành Bƣớc 4: Kết nhận sau ký hóa đơn  Phần mềm cập nhật thơng tin Ký hiệu mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn  Phần mềm chuyển sang trạng thái hóa đơn Issued- Đã phát hành  Phần mềm mở hóa đơn dạng file pdf sau ký (trường hợp ký hóa đơn)  Phần mềm mở Folder lưu hóa đơn :\\document\lava\backup để bạn xem file hóa đơn pdf (trường hợp ký nhiều hóa đơn)  Phần mềm tự động gửi Email đến khách hàng nhận hóa đơn email người phát hành hóa đơn  Phần mềm tự động đồng liệu xuất hóa đơn lên hệ thông Data lưu trữ nhà cung cấp Lƣu ý: Trên nguyên tắc, nhà cung cấp bảo mật tồn liệu hóa đơn lưu trữ đảm bảo liệu hóa đơn an tồn, bạn truy xuất hóa đơn qua hệ thống website nhà cung cấp Bạn tùy chọn lưu lại hóa đơn dứới dạng pdf thêm máy trính để phục vụ cho mục đích đối chiếu kế tốn 24 25 Bản thể hóa đơn điện tử 8.3 Chuyển đổi hóa đơn Trong trường hợp cần hóa đơn giấy với mục đích xuất trình q trình vận chuyển hàng hóa, bạn thực chuyển đổi hóa đơn cách: 26 - Tick chọn dịng hóa đơn muốn chuyển đổi Nhấn nút “Chuyển đổi HĐ” In in xuất hình -> thực ký tên đóng dấu hóa đơn giấy thơng thường *Lƣu ý: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hình thức thể hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý hóa đơn điện tử lưu hệ thống máy tính người bán, người mua nhà cung cấp hóa đơn điện tử Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nội dung hình thức tương tự hóa đơn điện tử phân biệt dịng chữ: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy” 27 Sau chuyển đổi, chương trình dịng hóa đơn tương ứng đánh dấu tick  cho biết hóa đơn chuyển đổi khơng thể chuyển đổi 8.4 Hủy hóa đơn - Tick chọn hóa đơn muốn hủy - Nhấn nút “Hủy” - Hóa đơn sau hủy chuyển trạng thái sang Cancelled- Đã hủy - Chú ý: Khơng thể hủy hóa đơn chưa phát hành; khơng thể hủy hóa đơn hủy trước - Hóa đơn hủy hệ thống phần mềm cần thiết phải lập biên thu hồi hóa đơn 28 - 7.5 Hóa đơn thay Trong trường hợp hóa đơn phát hành bị sai, cần hủy hóa đơn cũ thay hóa đơn với thơng tin hóa đơn điều chỉnh lại; đó, người dùng chọn tính hóa đơn thay - Chú ý: Khơng thể hủy hóa đơn chưa phát hành; khơng thể hủy hóa đơn hủy trước - Sử dụng tính lúc thực thao tác: 1/ Tạo hóa đơn để điều chỉnh thơng tin thay hóa đơn chọn 2/ Đánh dấu hóa đơn hóa đơn thay cho hóa đơn cũ hủy hóa đơn cũ 3/ Đánh dấu liên kết hai số hóa đơn hóa đơn cần thay với hóa đơn - Trình tự thao tác thực danh sách hóa đơn: - Bƣớc 1: Chọn hóa đơn  click biểu tượng thay hóa đơn 29 -Bƣớc 2: Thay đổi thơng tin tạo thành hóa đơn thay hóa đơn cũ, thao tác tương tự lập hóa đơn cần thay chỗ thông tin bị sai  Lƣu lại 30 - Bƣớc 3: Sau thực hiên xong, danh sách hóa đơn xuất thêm hóa đơn thay (Tình trạng: Proforma Chưa phát hành) hóa đơn cũ phần mềm tự động cập nhật (trạng thái Cancel Đã hủy) *Lưu ý: Hóa đơn vừa tạo thay hóa đơn chưa phát hành, người dùng phải ký phát hành lại hóa đơn 31 Các báo cáo - Báo cáo tổng hợp hóa đơn: liệt kê tồn hóa đơn tạo kỳ chọn - Báo cáo chi tiết doanh thu: liệt kê toàn hàng hóa- dịch vụ xuất hóa đơn thành cơng kỳ chọn (khơng bao gồm hóa đơn hủy, chưa phát hành) - Báo cáo doanh thu theo khách hàng - Báo cáo doanh thu theo tháng: tổng hợp doanh thu theo tháng giai đoạn chọn - Báo cáo động- Phân tích doanh thu: Kéo thả cột để phân tích báo cáo theo ý muốn: 10 Kích hoạt tài khoản (dành cho quản trị viên nhà cung cấp dịch vụ) - Tick chọn công ty cần kích hoạt -> Nhấn “Phê duyệt” -> Mã kích hoạt (Activation code) tự động tạo 32 - Gửi mã kích hoạt cho khách hàng cách nhấn vào nút “Gửi” 11 Phê duyệt yêu cầu mua hóa đơn (dành cho quản trị viên nhà cung cấp dịch vụ) Tick chọn yêu cầu -> Nhấn nút “phê duyệt” 33 THANK YOU 34