Thủ tục pháp lý triển khai hóa đơn điện tử
MITEK hỗ trợ
1.1 Khách hàng cung cấp cho MITEK
- Thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế….) muốn thể hiện trên hóa đơn,
- Mẫu hóa đơn theo yêu cầu (mẫu hóa đơn đang sử dụng),
- MITEK cung cấp sẵn 05 mẫu hóa đơn thông dụng để khách hàng lựa chọn Số lượng hóa đơn khách hàng cần sử dụng
1.2 Đăng ký với cơ quan Thuế Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khách hàng chỉ cần thực hiện trình tự theo các bước hướng dẫn cụ thể sau đây:
Khách hàng truy cập vào website www.mitax.vn Thủ tục đăng ký với cơ quan Thuế
Chọn một trong năm mẫu hóa đơn thông dụng và điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại và fax, vào mẫu hóa đơn đã chọn.
Khách hàng cần hoàn thiện thông tin trong mẫu 01 “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử” theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính và gửi đến Chi Cục quản lý kèm theo file đính kèm.
Chuẩn bị nội dung theo form mẫu 02 “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” và gửi lên Chi cục quản lý (file đính kèm)
Nếu khách hàng đã sử dụng hóa đơn giấy phải làm công văn giải trình sử dụng hóa đơn điện tử
Để tiết kiệm thời gian và tạo sự thuận tiện, ba mẫu này có thể được lập và gửi đồng thời đến chi cục Thuế quản lý qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra để gửi.
Tùy thuộc vào từng chi cục Thuế, cách thức phản hồi đến doanh nghiệp có thể khác nhau, bao gồm việc gửi email hoặc gọi điện Nội dung phản hồi có thể là chấp nhận, từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa các mẫu Doanh nghiệp cần thực hiện chỉnh sửa cho đến khi nhận được sự chấp thuận.
Sau khi nhận Quyết định từ cơ quan Thuế, khách hàng cần thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn qua phần mềm HTKK phiên bản 3.4.6 Việc nộp thông báo này được thực hiện trên trang Tổng cục Thuế tại địa chỉ www.nhantokhai.gdt.gov.vn, kèm theo file hóa đơn mẫu đúng định dạng gửi tới Bên mua.
Khi truy cập vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html, bạn cần xác nhận thông tin khách hàng đã được tải lên và có ngày sử dụng trước khi tiến hành cài đặt phần mềm Ngày sử dụng sẽ được xác định là ngày cài đặt phần mềm.
Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử MiTAX T M
Khởi tạo Database
- Bạn gắn thiết bị chữ ký số (PKI token) vào máy tính và đăng nhập
- Bạn chạy file Mitax EInvoice hiện bảng khởi tạo database, nhập đầy đủ thông tin vào bảng
Mã số thuế: Nhập mã số thuế
Mã bảo mật: sẽ phát sinh khi bấm xác thực mã số thuế
Chứng thư số: Chọn chứng thư số của công ty trong danh sách phía dưới
Tài khoản quản trị trang Upload cho phép khách hàng quản lý hóa đơn một cách dễ dàng, bao gồm việc tra cứu và lập hóa đơn Để đăng nhập, khách hàng cần nhập email đã đăng ký và mật khẩu tự đặt Nếu quên mật khẩu, khách hàng có thể nhấn vào liên kết để nhận mật khẩu mới qua email Ngoài ra, khách hàng cũng có thể tạo tài khoản mới thông qua chức năng đăng ký trên trang quản trị.
Kích hoạt phần mềm
- Bảng kích hoạt phần mềm chỉ hiện lên khi sử dụng hết hóa đơn
- Bạn gửi các thông tin sau về MITEK:
Mã số thuế của doanh nghiệp
Số lượng hóa đơn muốn mua
MITEK sẽ gửi lại mã kích hoạt cho khách hàng.
Đăng nhập phần mềm
- Đăng nhập vào phần mềm
Tên đăng nhập: Mã số thuế của doanh nghiệp
Mật khẩu: lần đầu đăng nhập không cần mật khẩu
- Để cập nhật hoặc thay đổi mật khẩu bạn vào menu Hệ thống Thay đổi mật khẩu
Tên đăng nhâp: Mã số thuế của doanh nghiệp
Mật khẩu: Bạn nhập mật khẩu mới
Xác nhận lại mật khẩu: Bạn nhập lại mật khẩu mới 1 lần nữa
Nhấn Đồng ý và đóng cửa sổ đổi mật khẩu
Cập nhật thông tin khách hàng
- Bạn vào menu Hệ Thống Cài đặt Bạn nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp của mình (thông tin này sẽ hiện thị tờ hóa đơn)
- Bạn nhấn nút Lưu sau khi hoàn tất để lưu thông tin doanh nghiệp.
Thay đổi chứng thư số (khi cần thiết)
- Thay đổi chứng thư số dùng trong trường hợp khách hàng gia hạn chứng thư số hoặc là thay đổi chứng thư số mới
- Bạn vào menu Hệ Thống Cài đặt chứng thư số
- Bạn chọn Chứng thư số mới sao đó nhấn đồng ý.
Thi ết lập email g ửi hóa đơn điện tử
Thiết lập địa chỉ email dùng để gửi HĐ cho khách hàng (Bên mua)
- Bạn vào menu Hệ thống Thiết lập email
- Mặc định của hệ thống sẽ KHÔNG gửi email tự động sau khi hóa đơn được ký
- Khách hàng nếu muốn gửi mail tự động thì click vào dấu “Sử dụng email hệ thống” sau đó nhập thông tin email của khách hàng
- Nếu sử dụng mail công ty của bạn (VD: mitax@mitek.vn)
SMTP Server: điền mail server của công ty bạn “mail.mitek.vn”(trường hợp này là sử dụng mail công ty MITEK để gửi hóa đơn cho Khách Hàng)
Port: 25 (tùy mail công ty bạn)
SSL: click chọn (tùy mail công ty bạn)
SMTP Server: smtp.gmail.com
Tinh chỉnh tài khoản Google gửi mail:
B1: nếu đã đăng nhập tài khoản Google trên trình duyệt Google Chrome thì bỏ qua bước nàyhttps://accounts.google.com
B2: https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1
B3: Chọn Continue https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha
- Sau đó bạn nhấn nút Lưu để hệ thông lưu lại thông tin cấu hình của bạn.
Tạo mới mẫu hóa đơn điện tử
- Bạn click vào menu Mẫu/ Ký hiệu hóa đơn Mẫu hóa đơn
- Bạn click vào nút Tạo mẫu mới và chọn cho đủ thông tin
Logo: Bạn chọn logo cho hóa đơn (2)
Hình nền: Bạn chọn hình nền cho hóa đơn (logo chìm dưới hóa đơn) (3)
File mẫu hóa đơn: Bạn chọn file mẫu hóa đơn (file này do công ty MITEK cung cấp) (4)
Nếu không chỉnh sửa gì thêm nữa thì bạn check vào ô Đang sử dụng (5)
Lưu ý rằng khi bạn đã chọn ô "Đang sử dụng", việc thay đổi, chỉnh sửa hoặc xóa mẫu hóa đơn sẽ không còn khả thi Do đó, hãy kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên mẫu hóa đơn trước khi xác nhận bằng cách tick vào ô "Đang sử dụng".
Sau đó bạn nhấn nút Lưu Hệ thống sẽ hiện thị hình ảnh hóa đơn thực tế khi bạn xuất cho khách hàng (Xem mẫu)
Tạo mới ký hiệu hóa đơn
- Bạn vào menu Mẫu / Ký hiệu hóa đơn Ký hiệu hóa đơn Thêm ký hiệu
Mẫu hóa đơn mặc định là mẫu số 001 Nếu bạn có nhiều mẫu hóa đơn khác, hãy nhấn vào mũi tên xuống để chọn mẫu hóa đơn mà bạn muốn tạo ký hiệu.
Để tạo hóa đơn, bạn cần điền vào ô đầu tiên ký hiệu của công ty, ô thứ hai là năm phát hành hóa đơn, và ký hiệu E đại diện cho hóa đơn điện tử.
- MT: ký hiệu hóa đơn công ty MITEK (bạn được chọn 02 trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N,
Số lượng: Bạn điền vào số lượng hóa đơn bạn dùng cho ký hiệu này
Ngày đặt in: Ngày cài phần mềm
Ngày bắt đầu sử dụng: Dựa trên ngày trên trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Sau đó bạn nhấn nút Lưu để lưu lại
Tạo mới hóa đơn
- Bạn click vào menu Hóa đơn Hóa đơn chưa phát hành Tạo hóa đơn
- Số hóa đơn khả dụng: Số hóa đơn còn lại của bạn
- Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn: Hệ thống sẽ tự phát sinh theo thứ tự
- Bạn điền đây đủ thông tin người mua
Nút Lưu cho phép hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng Khi khách hàng thực hiện mua hàng lần đầu, thông tin sẽ được ghi nhận, và nếu khách hàng đã có thông tin lưu trữ trước đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật lại dữ liệu của họ.
Nếu khách hàng đã được lưu trữ, bạn chỉ cần nhập mã số thuế và hệ thống sẽ tự động hoàn tất các thông tin cần thiết còn lại.
- Email: là email của người mua hàng để nhận hóa đơn điện tử
Nếu bạn để là CK nghĩa là Chiết Khấu thì hệ thống sẽ tự động trừ số tiền của sản phẩm đó ra
Nếu bạn để là NO thì hệ thống sẽ tự động không tính thuế của sản phẩm đó
- Nút Lưu: Lưu lại hóa đơn nếu bạn chưa muốn xuất
- Xem hóa đơn: Xem và kiểm tra nội dung hóa đơn trước khi phát hành cho khách hàng
- Ký, phát hành HĐ: Khi bạn click nút đó hóa đơn sẽ được ký và gửi email cho khách hàng:
+ Xuất hiện thông báo xác nhận “Bạn có chắc KÝ PHÁT HÀNH hóa đơn này không?” Chọn Yes
+ Xuất hiện thông báo Yêu cầu nhập mã PIN Nhập PIN của token
Hóa đơn khách hang nhận được có chữ ký số
Import danh sách hóa đơn chưa xuất
- Chức năng: Hỗ trợ kế toán lập nhanh danh sách hóa đơn, hoặc tổng hợp hóa đơn cuối ngày xuất
- Bước 1: Bạn điền danh sách hóa đơn theo file Excel mà MiTAX cung cấp cho bạn
- Bước 2: Bạn click vào biểu tượng mà mình tô đỏ ở hình phía dưới
Step 3: Click on the "Import Excel File" button and select the Excel file you wish to import, then click "Open." The system will load the list of invoices from the Excel file.
Bước 4: Nhấn vào nút Lưu vào DB để lưu danh sách hóa đơn vào phần mềm Danh sách này sẽ được chuyển vào mục hóa đơn chưa phát hành Tiếp theo, bạn có thể vào đó để xem và ký hóa đơn như thường lệ.
Danh sách hóa đơn đã ký và Export
- Bạn vào menu Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành
- Bạn sẽ thấy được danh sách hóa đơn đã ký
- Trong danh sách này chúng ta có thể tìm kiếm lại các hóa đơn đã ký dựa theo ngày ký, tên khách hàng, mã số thuế ………
- Nút Tạo Hóa Đơn: Mở nhanh giao diện lập hóa đơn
- Nút Xuất sang Excel: Xuất toàn bộ danh sách hóa đơn đã xuất ra file Excel, xuất theo tìm kiếm mà mình đã lọc
Để xem lại chi tiết hóa đơn hoặc gửi lại hóa đơn đã xuất, bạn chỉ cần nhấp đúp vào hóa đơn mong muốn và chọn nút "Xem hóa đơn (HTML)" hoặc "Gửi Email".
Hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông Lưu ý rằng việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải có chữ ký người đại diện theo phát luật của người bán và dấu của người bán
- Thay thế: Dùng để thay thế hóa đơn điện tử đã lập bị sai và đã gửi cho người mua nhưng người mua chưa khai báo thuế
- Điều chỉnh: Dùng để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bi sai và đã gửi cho người mua, và người mua đã khai báo thuế
- Xóa/ Hủy: Dùng để hủy những số hóa đơn chưa dùng đến khi doanh nghiệp có nhu cầu muốn thay đổi mẫu, ký hiệu hóa đơn.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Bạn vào menu Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành
- Bạn double click vào hóa đơn muốn chuyển đổi
- Trong ví dụ dưới đây là mình chuyển đổi tờ hóa đơn số 0000001
Khi bạn nhấn nút Chuyển đổi, phần mềm sẽ hiển thị thông báo xác nhận "Bạn có chắc muốn chuyển đổi hóa đơn này không?" Nếu bạn chọn YES, quá trình chuyển đổi sẽ được thực hiện, còn nếu chọn NO, hóa đơn sẽ không được chuyển đổi.
- Sau khi chuyển đổi, để xem lại danh sách hóa đơn đã chuyển đổi bạn vào menu Hóa đơn Danh sách hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất, và sau khi chuyển đổi, hóa đơn sẽ được ký tên và đóng mộc như hóa đơn giấy Khi thực hiện chuyển đổi, hóa đơn điện tử sẽ hiển thị dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
13 Lập hóa đơn Điều chỉnh
Nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh trên hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự như hóa đơn giấy, yêu cầu lập biên bản giấy để ghi nhận việc điều chỉnh Biên bản này cần có chữ ký của cả bên mua và bên bán, cùng với con dấu xác nhận Sau khi hoàn tất, biên bản sẽ được quét thành file và lưu trữ trên máy tính.
- Bạn vào menu Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành
- Bạn nhấp đôi chuột vào hóa đơn muốn lập hóa đơn Điều chỉnh
- File scan: Dùng để đính kèm lại biên bản xác nhận lý do Điều chỉnh giữa người bán và người mua (bắt buộc)
- Lý do: Bạn điền lý do Điều chỉnh hóa đơn này, hệ thống sẽ lưu lại giúp bạn kiểm tra
- Biên bản số: là số biên bản xác nhận đã lập giữa người bán và người mua (bắt buộc)
- Bạn click vào nút Điều chỉnh Hệ thống sẽ tự động trả về danh sách hóa đơn chưa phát hành
- Hóa đơn Danh sách hóa đơn chưa phát hành
- Bạn nhấp đôi chuột vào tờ này sẽ hiện thông tin người mua, nội dung sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền
Bạn cần điều chỉnh nội dung theo biên bản đã thỏa thuận giữa hai bên Sau khi hoàn tất, hãy ký và gửi lại hóa đơn mới cho khách hàng, ví dụ: điều chỉnh cho hóa đơn số 000001.
Hóa đơn ký và phát hành có kèm theo số hóa đơn cũ
- Bạn vào Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành, bạn sẽ thấy hóa đơn đó kèm theo số hóa đơn cũ
- Bạn sẽ thấy tờ 0000006, tình trạng ADJUSTED và bên cạnh có số hóa đơn cũ
0000001, có nghĩa là hóa đơn 0000001 này đã được điều chỉnh và hóa đơn đã điều chỉnh cho nó là 0000006
14 Lập hóa đơn Thay thế
Nghiệp vụ lập hóa đơn thay thế trên hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự như hóa đơn giấy, bao gồm việc lập biên bản giấy có chữ ký của người mua và người bán, cùng với việc đóng mộc Sau đó, biên bản này sẽ được quét thành file và lưu trữ trên máy tính.
- Bạn vào menu Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành
- Bạn nhấp đôi chuột vào hóa đơn muốn lập hóa đơn Thay thế
- File scan: Dùng để đính kèm lại biên bản xác nhận lý do Thay thế giữa người bán và người mua (bắt buộc)
- Lý do: Bạn điền lý do Thay thế hóa đơn này, hệ thống sẽ lưu lại giúp bạn kiểm tra
- Biên bản số: là số biên bản xác nhận đã lập giữa người bán và người mua (bắt buộc)
Khi bạn nhấn nút Thay thế, hệ thống sẽ tự động tạo một hóa đơn mới và đưa vào danh sách hóa đơn chưa phát hành, có thể xem tại mục Hóa đơn và Danh sách hóa đơn chưa phát hành.
- Trong hình dưới đây mình thay thế tờ hóa đơn số 000004
Bạn nhấp đôi chuột vào tờ này sẽ hiện thông tin người mua, nội dung sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền
Bạn cần thay thế nội dung theo biên bản đã được lập giữa hai bên Sau khi thực hiện xong, hãy ký và gửi lại hóa đơn mới cho khách hàng Ví dụ, hóa đơn số 0000004 sẽ được thay thế bằng hóa đơn số mới.
Hóa đơn sau khi thay thế
- Bạn vào Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành, bạn sẽ thấy hóa đơn đó kèm theo số hóa đơn cũ
Nghiệp vụ lập hóa đơn xóa hoặc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự như hóa đơn giấy Cụ thể, cần lập biên bản giấy có chữ ký của cả người mua và người bán, cùng với dấu mộc Sau đó, biên bản này sẽ được quét thành file và lưu trữ trên máy tính để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quá trình quản lý hóa đơn.
- Bạn vào menu Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành
- Bạn double click vào hóa đơn muốn Xóa/ Hủy hóa đơn
- Dưới đây mình hủy tờ số 000002
- File scan: Dùng để đính kèmbiên bản xác nhận lý do Xóa/Hủy hóa đơn giữa người bán và người mua
- Lý do: Bạn điền lý do Xóa/Hủy hóa đơn hóa đơn này, hệ thống sẽ lưu lại giúp bạn kiểm tra
- Biên bản số: là số biên bản xác nhận đã lập giữa người bán và người mua
Để hủy hóa đơn, bạn nhấn nút Xóa/Hủy, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận "Bạn có chắc hủy hóa đơn này" Nếu bạn chọn YES, hóa đơn sẽ được hủy và tự động chuyển vào Danh sách hóa đơn hủy/xóa.
- Nếu muốn xem lại hóa đơn đã hủy, bạn vào Menu Danh sách hóa đơn hủy/ xóa
Bạn double click vào tờ hóa đơn mà bạn vừa hủy Xem hóa đơn (HTML)
