TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MiTAX

Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MiTAX™ Website: http://mitax.vn/ Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Tp Hồ Chí Minh, tháng 01/2018 Mục lục Thủ tục pháp lý triển khai hóa đơn điện tử I MITEK hỗ trợ: 1.1 Khách hàng cung cấp cho MITEK 1.2 Đăng ký với quan Thuế Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử MiTAXT M II Khởi tạo Database Kích hoạt phần mềm Đăng nhập phần mềm Cập nhật thông tin khách hàng Thay đổi chứng thư số (khi cần thiết) Thiết lập email gửi hóa đơn điện tử 7 Tạo mẫu hóa đơn điện tử 11 Tạo ký hiệu hóa đơn 12 Tạo hóa đơn 13 10 Import danh sách hóa đơn chưa xuất 18 11 Danh sách hóa đơn ký Export 19 12 Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 21 13 Lập hóa đơn Thay / Điều chỉnh 22 14 Xóa /hủy hóa đơn 26 Trang 1/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Thủ tục pháp lý triển khai hóa đơn điện tử I MITEK hỗ trợ: 1.1 Khách hàng cung cấp cho MITEK - Thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế….) muốn thể hóa đơn, - Logo cơng ty, - Mẫu hóa đơn theo yêu cầu (mẫu hóa đơn sử dụng), - MITEK cung cấp sẵn 05 mẫu hóa đơn thơng dụng để khách hàng lựa chọn Số lượng hóa đơn khách hàng cần sử dụng 1.2 Đăng ký với quan Thuế Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khách hàng cần thực trình tự theo bước hướng dẫn cụ thể sau đây: Khách hàng truy cập vào website www.mitax.vn  Thủ tục đăng ký với quan Thuế Bước 1:  Chọn mẫu hóa đơn điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, fax….) vào mẫu hóa đơn chọn (05 mẫu hóa đơn thơng dụng)  Khách hàng điền đầy đủ thông tin theo form mẫu 01 “Quyết định Về việc áp dụng hóa đơn điện tử” ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Bộ Tài Chính gửi đến Chi Cục quản lý (file đính kèm)  Chuẩn bị nội dung theo form mẫu 02 “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” gửi lên Chi cục quản lý (file đính kèm)  Nếu khách hàng sử dụng hóa đơn giấy phải làm cơng văn giải trình sử dụng hóa đơn điện tử  Để thuận tiện đỡ thời gian mẫu lập gửi lúc đến chi cục Thuế quản lý qua cổng thông tin điện tử in gửi  Tùy vào chi cục Thuế quản lý có cách phản hồi lại doanh nghiệp khác qua địa email gọi điện … với nội dung chấp nhận, từ chối có yêu cầu chỉnh sửa mẫu Doanh nghiệp chỉnh sửa chấp nhận từ quan Thuế quản lý Trang 2/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Bước 2:  Sau Thuế tiếp nhận Quyết định, khách hàng làm Thơng báo phát hành hóa đơn phần mềm HTKK 3.4.6 nộp trang Tổng cục Thuế: www.nhantokhai.gdt.gov.vn đính kèm với file hóa đơn mẫu (theo định dạng gửi tới Bên mua) Bước 3:  Khi tra cứu website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html thấy thông tin khách hàng tải lên, có ngày sử dụng tiến hành cài phần mềm Ngày sử dụng ngày cài đặt Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử MiTAXTM II Khởi tạo Database - Bạn gắn thiết bị chữ ký số (PKI token) vào máy tính đăng nhập Trang 3/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Bạn chạy file Mitax EInvoice bảng khởi tạo database, nhập đầy đủ thông tin vào bảng  Tên công ty: nhập tên công ty Trang 4/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn  Mã số thuế: Nhập mã số thuế  Mã bảo mật: phát sinh bấm xác thực mã số thuế  Chứng thư số: Chọn chứng thư số cơng ty danh sách phía  Tài khoản quản trị trang Upload Đây tài khoản trang web quản lý hóa đơn KH, tra cứu hóa đơn, lập hóa đơn o Email: nhập email khách hàng dùng để đăng ký tài khoản o Mật khẩu: KH tự đặt (hoặc nhấn quên mật để hệ thống gửi mật vào email) o Đăng nhập o Đăng ký: tạo tài khoản trang quản trị Kích hoạt phần mềm - Bảng kích hoạt phần mềm lên sử dụng hết hóa đơn - Bạn gửi thơng tin sau MITEK:  Mã số thuế doanh nghiệp  Số lượng hóa đơn muốn mua  Mã người dùng  MITEK gửi lại mã kích hoạt cho khách hàng Đăng nhập phần mềm - Đăng nhập vào phần mềm Trang 5/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn -  Tên đăng nhập: Mã số thuế doanh nghiệp  Mật khẩu: lần đầu đăng nhập không cần mật Để cập nhật thay đổi mật bạn vào menu Hệ thống  Thay đổi mật  Tên đăng nhâp: Mã số thuế doanh nghiệp  Mật khẩu: Bạn nhập mật  Xác nhận lại mật khẩu: Bạn nhập lại mật lần  Nhấn Đồng ý đóng cửa sổ đổi mật Cập nhật thơng tin khách hàng Trang 6/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Bạn vào menu Hệ Thống  Cài đặt  Bạn nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp (thơng tin thị tờ hóa đơn) - Bạn nhấn nút Lưu sau hồn tất để lưu thơng tin doanh nghiệp Thay đổi chứng thư số (khi cần thiết) - Thay đổi chứng thư số dùng trường hợp khách hàng gia hạn chứng thư số thay đổi chứng thư số - Bạn vào menu Hệ Thống  Cài đặt chứng thư số - Bạn chọn Chứng thư số nhấn đồng ý Thiết lập email gửi hóa đơn điện tử Trang 7/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Thiết lập địa email dùng để gửi HĐ cho khách hàng (Bên mua) - Bạn vào menu Hệ thống  Thiết lập email Trang 8/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Mặc định hệ thống KHÔNG gửi email tự động sau hóa đơn ký - Khách hàng muốn gửi mail tự động click vào dấu “Sử dụng email hệ thống” sau nhập thông tin email khách hàng - Nếu sử dụng mail công ty bạn (VD: mitax@mitek.vn)  SMTP Server: điền mail server công ty bạn “mail.mitek.vn”(trường hợp sử dụng mail cơng ty MITEK để gửi hóa đơn cho Khách Hàng) -  Port: 25 (tùy mail công ty bạn)  SSL: click chọn (tùy mail công ty bạn)  Username: mitax@mitek.vn  Password: ************************ Nếu sử dụng Gmail  SMTP Server: smtp.gmail.com  Port: 587  SSL: click chọn  Username: mitax@gmail.com  Password: ************************  Tinh chỉnh tài khoản Google gửi mail: B1: đăng nhập tài khoản Google trình duyệt Google Chrome bỏ qua bước https://accounts.google.com B2: https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1 Trang 9/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Email: email người mua hàng để nhận hóa đơn điện tử - Loại:  Nếu bạn để CK nghĩa Chiết Khấu hệ thống tự động trừ số tiền sản phẩm  Nếu bạn để NO hệ thống tự động khơng tính thuế sản phẩm - Nút Lưu: Lưu lại hóa đơn bạn chưa muốn xuất - Xem hóa đơn: Xem kiểm tra nội dung hóa đơn trước phát hành cho khách hàng - Ký, phát hành HĐ: Khi bạn click nút hóa đơn ký gửi email cho khách hàng: + Xuất thơng báo xác nhận “Bạn có KÝ PHÁT HÀNH hóa đơn khơng?” Chọn Yes Trang 15/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn + Xuất thông báo Yêu cầu nhập mã PIN  Nhập PIN token + Bấm Gửi Trang 16/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Hóa đơn khách hang nhận có chữ ký số Trang 17/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn 10 Import danh sách hóa đơn chưa xuất - Chức năng: Hỗ trợ kế tốn lập nhanh danh sách hóa đơn, tổng hợp hóa đơn cuối ngày xuất - Bước 1: Bạn điền danh sách hóa đơn theo file Excel mà MiTAX cung cấp cho bạn - Bước 2: Bạn click vào biểu tượng mà tơ đỏ hình phía Trang 18/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Bước 3: Bạn click vào nút Nhập file Excel, chon file excel mà bạn cần import  open Hệ thống load danh sách hóa đơn cần xuất từ file excel lên - Bước 4: Click Lưu vào DB, danh sach hóa đơn lưu vào phần mềm, danh sach chuyển vào danh sách hóa đơn chưa phát hành Sau bạn vào xem hóa đơn ký bình thường 11 Danh sách hóa đơn ký Export - Bạn vào menu Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành - Bạn thấy danh sách hóa đơn ký Trang 19/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Trong danh sách tìm kiếm lại hóa đơn ký dựa theo ngày ký, tên khách hàng, mã số thuế ……………… - Nút Tạo Hóa Đơn: Mở nhanh giao diện lập hóa đơn - Nút Xuất sang Excel: Xuất tồn danh sách hóa đơn xuất file Excel, xuất theo tìm kiếm mà lọc - Bạn xem lại chi tiết hóa đơn gửi lại hóa đơn xuất cách double click vào hóa đơn muốn xem click vào nút Xem hóa đơn (HTML)/ Gửi Email@ Trang 20/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Chuyển đổi:  Dùng để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình q trình lưu thông chuyển đổi (01) lần  Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải có chữ ký người đại diện theo phát luật người bán dấu người bán - Thay thế: Dùng để thay hóa đơn điện tử lập bị sai gửi cho người mua người mua chưa khai báo thuế - Điều chỉnh: Dùng để điều chỉnh hóa đơn điện tử lập bi sai gửi cho người mua, người mua khai báo thuế - Xóa/ Hủy: Dùng để hủy số hóa đơn chưa dùng đến doanh nghiệp có nhu cầu muốn thay đổi mẫu, ký hiệu hóa đơn 12 Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy - Bạn vào menu Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành - Bạn double click vào hóa đơn muốn chuyển đổi - Trong ví dụ chuyển đổi tờ hóa đơn số 0000001 - Bạn click vào nút Chuyển đổi, phần mềm hỏi bạn “Bạn có muốn chuyển đổi hóa đơn khơng”  Bạn chọn YES phần mềm chuyển đổi, bạn chọn NO khơng chuyển đổi - Sau chuyển đổi, để xem lại danh sách hóa đơn chuyển đổi bạn vào menu Hóa đơn  Danh sách hóa đơn chuyển đổi Trang 21/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Lưu ý: Hóa đơn điện tử chuyển đổi lần nhất, hóa đơn sau chuyển ký tên đóng mộc hóa đơn giấy Hóa đơn điện tử thực chuyển đổi có dịng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” 13 Lập hóa đơn Điều chỉnh - Nghiệp vụ lập hóa đơn Điều chỉnh hóa đơn điện tử xử lý hóa đơn giấy, tức bạn lập biên giấy việc điều chỉnh hóa đơn, có chữ ký người mua người bán, có đóng mộc, sau biên scan file lưu trữ máy tính - Bạn vào menu Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành - Bạn nhấp đơi chuột vào hóa đơn muốn lập hóa đơn Điều chỉnh Trang 22/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - File scan: Dùng để đính kèm lại biên xác nhận lý Điều chỉnh người bán người mua (bắt buộc) - Lý do: Bạn điền lý Điều chỉnh hóa đơn này, hệ thống lưu lại giúp bạn kiểm tra - Biên số: số biên xác nhận lập người bán người mua (bắt buộc) - Bạn click vào nút Điều chỉnh  Hệ thống tự động trả danh sách hóa đơn chưa phát hành - Hóa đơn  Danh sách hóa đơn chưa phát hành - Bạn nhấp đôi chuột vào tờ thông tin người mua, nội dung sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền - Bạn Điều chỉnh nội dung theo biên lập hai bên Sau bạn ký gửi lại hóa đơn cho khách hàng, vd: điều chỉnh cho hóa đơn số 000001 hóa đơn số 000006 Trang 23/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Hóa đơn ký phát hành có kèm theo số hóa đơn cũ - Bạn vào Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành, bạn thấy hóa đơn kèm theo số hóa đơn cũ - Bạn thấy tờ 0000006, tình trạng ADJUSTED bên cạnh có số hóa đơn cũ 0000001, có nghĩa hóa đơn 0000001 điều chỉnh hóa đơn điều chỉnh cho 0000006 14 Lập hóa đơn Thay Trang 24/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Nghiệp vụ lập hóa đơn Thay hóa đơn điện tử xử lý hóa đơn giấy, tức bạn lập biên giấy, có chữ ký người mua người bán, có đóng mộc, sau biên scan file lưu trữ máy tính - Bạn vào menu Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành Bạn nhấp đơi chuột vào hóa đơn muốn lập hóa đơn Thay - File scan: Dùng để đính kèm lại biên xác nhận lý Thay người bán người mua (bắt buộc) - Lý do: Bạn điền lý Thay hóa đơn này, hệ thống lưu lại giúp bạn kiểm tra - Biên số: số biên xác nhận lập người bán người mua (bắt buộc) - Bạn click vào nút Thay  Hệ thống tự động lập hóa đơn đưa vào danh sách hóa đơn chưa phát hành (Hóa đơn  Danh sách hóa đơn chưa phát hành) - Trong hình thay tờ hóa đơn số 000004 Bạn nhấp đơi chuột vào tờ thông tin người mua, nội dung sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền - Bạn Thay nội dung theo biên lập hai bên Sau bạn ký gửi lại hóa đơn cho khách hàng, vd: thay cho hóa đơn số 0000004 hóa đơn số 0000007 Trang 25/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Hóa đơn sau thay - Bạn vào Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành, bạn thấy hóa đơn kèm theo số hóa đơn cũ 15 Xóa /hủy hóa đơn Trang 26/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Nghiệp vụ lập hóa đơn Xóa /hủy hóa đơn hóa đơn điện tử xử lý hóa đơn giấy, tức bạn lập biên giấy, có chữ ký người mua người bán, có đóng mộc, sau biên scan file lưu trữ máy tính - Bạn vào menu Hóa đơn  Hóa đơn ký, phát hành - Bạn double click vào hóa đơn muốn Xóa/ Hủy hóa đơn - Dưới hủy tờ số 000002 - File scan: Dùng để đính kèm biên xác nhận lý Xóa/Hủy hóa đơn người bán người mua - Lý do: Bạn điền lý Xóa/Hủy hóa đơn hóa đơn này, hệ thống lưu lại giúp bạn kiểm tra - Biên số: số biên xác nhận lập người bán người mua - Bạn click vào nút Xóa/Hủy  Hệ thơng hỏi “Bạn có hủy hóa đơn này”  Bạn chon YES  Hóa đơn hủy chuyển vào Danh sách hóa đơn hủy/ xóa Trang 27/ 29 Cơng ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn - Nếu muốn xem lại hóa đơn hủy, bạn vào Menu  Danh sách hóa đơn hủy/ xóa  Bạn double click vào tờ hóa đơn mà bạn vừa hủy  Xem hóa đơn (HTML) Trang 28/ 29 Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn Hóa đơn hủy Trang 29/ 29