HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC E-INVOICE

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC E-INVOICE CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN Địa : 11, Đặng Thùy Trâm, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 04 37545222 Email : info@thaison.vn Website : www.einvoice.com.vn /www.thaison.vn Fax: 04 37545223 Hà Nội, tháng 9/2015 MỤC LỤC A HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC I GIỚI THIỆU II MÔ HÌNH XUẤT HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ CĨ MÃ XÁC THỰC III HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TRÊN TRANG LẬP HÓA ĐƠN IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC Các bước thiết lập cấu hình cho phần mềm 1.1 Thiết lập cấu hình kết nối 1.2 Thiết lập cấu hình thơng tin vận chuyển 10 1.3 Thiết lập cổng ký 11 Các bước tạo lập hóa đơn điện tử xác thực phần mềm E-INVOICE 15 2.1 Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn 15 2.2 Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn tới quan Thuế trực tiếp quản lý 19 2.3 Bước 3: Lập hóa đơn sử dụng 22 B HÓA ĐƠN TỰ IN 49 I GIỚI THIỆU 49 II SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 50 III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM E-INVOICE CHO HÓA ĐƠN TỰ IN 52 Đăng nhập phần mềm 52 Giới thiệu chức hỗ trợ in hoá đơn mẫu đặt in 75 Giới thiệu chức quản lý 76 Chức thiết lập báo cáo 78 Chức Kiểm tra hóa đơn hợp lệ 79 Chức Thống kê 80 Chức Danh mục 82 C THÔNG TIN LIÊN HỆ 85 A HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC I GIỚI THIỆU Phần mềm hố điện tử xác thực E-INVOICE Cơng ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xây dựng tuân thủ theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC Bộ Tài Chính Quyết định 1445/2015/QĐ-TCT Tổng cục Thuế việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực Việc sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ vận chuyển hóa đơn Hóa đơn lập máy tính, ký số sau gửi lên quan thuế để xác thực, quan thuế trả thơng tin hóa đơn điện tử có mã xác thực cho doanh nghiệp Sau hóa đơn quan thuế xác thực doanh nghiệp thực chuyển hóa đơn điện tử đến khách hàng phương tiện điện tử như: internet, email, SMS , doanh nghiệp in hóa đơn điện tử chuyển đổi gửi cho khách hàng Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn Tổng cục Thuế, thêm nữa, phần mềm cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hố đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu đơn vị lên hóa đơn Sử dụng phần mềm EInvoice, doanh nghiệp tạo mẫu hóa đơn phát hành hóa đơn doanh nghiệp, chấp nhận ngày mà không cần phải lên quan thuế Vào giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử xác thực, quan thuế phối hợp, hỗ trợ doanh nghiệp giải vướng mắc trình sử dụng Đồng thời doanh nghiệp sử dụng phần mềm Công ty Thái Sơn hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 thời điểm gặp khó khăn II MƠ HÌNH XUẤT HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ CĨ MÃ XÁC THỰC Hình 1: Mơ hình xuất hóa đơn Hình 2: Mơ hình vận chuyển hóa đơn III HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TRÊN TRANG LẬP HĨA ĐƠN Để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ điều kiện:  Đã cấp Mã số thuế hoạt động,  Có chứng thư số theo quy định pháp luật, chứng thư số phải có thơng tin mã số thuế DN cịn hiệu lực,  Hoạt động địa bàn có khả truy cập sử dụng mạng Internet Sau đáp ứng đầy đủ điều kiện cần có, doanh nghiệp cần thực theo bước sau để đăng ký tài khoản website lập hóa đơn Tổng cục Thuế: Bạn truy nhập vào địa website : https://laphoadon.gdt.gov.vn/ , hình đăng nhập , chọn Chưa có tài khoản? Trong hình ra, chọn tiếp Doanh nghiệp Doanh nghiệp cắm chứng thư số vào máy chọn chứng thư số hợp lệ đơn vị để đăng ký tài khoản Sau thơng tin doanh nghiệp tự động nhập từ chứng thư số, doanh nghiệp cần nhập thơng tin cịn thiếu ấn Hồn tất Màn hình cửa sổ nhập mật cho chứng thư số, doanh nghiệp nhập mật ấn OK, hình sau: Doanh nghiệp vui lòng chờ chấp nhận Tổng cục Thuế cho phép doanh nghiệp tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực vòng ngày làm việc Tổng cục Thuế phê duyệt gửi thông tin cho doanh nghiệp thông qua email Nếu chấp nhận, doanh nghiệp nhận email thông báo tên đăng nhập mật để truy cập vào tài khoản doanh nghiệp website Tổng cục Thuế sau: Sau có tên đăng nhập mật khẩu, doanh nghiệp thực đăng nhập vào trang lập hóa đơn Tổng cục Thuế kiểm tra, cập nhật thơng tin doanh nghiệp Kèm theo đó, doanh nghiệp nhận thêm email thơng báo thông số kết nối đến hệ thống xác thực Tổng cục Thuế: Sau nhận email này, doanh nghiệp mở phần mềm E-Invoice cài đặt, vào menu Hóa đơn điện tử xác thực, chọn Thiết lập cấu hình, sau doanh nghiệp nhập thơng tin Tổng cục Thuế cung cấp vào phần Web service ấn nút Ghi Sau Ghi thành công doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn gửi lên Tổng cục Thuế để nhận mã xác thực IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC Các bước thiết lập cấu hình cho phần mềm 1.1 Thiết lập cấu hình kết nối Để thiết lập cấu hình kết nối cho phần mềm, bạn vào menu Hóa đơn điện tử xác thực, chọn Thiết lập kết nối, chọn mục Cấu hình kết nối, sau bạn nhập thông tin vào ô trống Thiết lập web service, bạn nhập thông tin nhận từ email Tổng cục Thuế bước hướng dẫn phía Thiết lập website phát hành hóa đơn quan thuế, bạn nhập đường dẫn https://laphoadon.gdt.gov.vn/van-portal/login, tên tài khoản đăng nhập mật bạn nhập theo thông tin Tổng cục Thuế trả cho doanh nghiệp email Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng dịch vụ cổng ký phân tán, bạn nhập đường dẫn đến cổng ký vào phần địa cổng ký phân tán Sau thiết lập xong, bạn ấn nút Ghi để lưu lại thiết lập 1.2 Thiết lập cấu hình thơng tin vận chuyển Để thiết lập cấu hình thơng tin vận chuyển, bạn vào menu Hóa đơn điện tử xác thực, chọn Thiết lập kết nối, chọn mục Cấu hình thơng tin vận chuyển, sau bạn nhập thơng tin email gửi hóa đơn cho khách hàng thơng tin dịch vụ SMS gửi thơng tin hóa đơn cho khách hàng qua tin nhắn vào ô trống ấn nút Ghi để lưu lại thiết lập xóa hóa đơn Khi bạn chọn nút In chương trình cấp số hóa đơn cho hóa đơn lúc bạn khơng thể sửa xóa thơng tin hóa đơn Nếu bạn muốn hủy hóa đơn thực theo nghiệp vụ hủy hóa đơn Để thực in hóa đơn GTGT giấy, bạn kích vào nút “In” : Lưu ý: Hóa đơn sau thực In giấy, bạn chỉnh sửa lại thông tin được, bạn cần phải kiểm tra kỹ trước thực in Trường hợp hóa đơn bị sai thông tin bị hỏng kẹt giấy máy in, bạn thực xử lý hóa đơn Để thực xử lý hóa đơn bạn kích vào nút “Xử lý”: Bạn nhập thông tin Ngày xử lý Lý xử lý, sau kích nút “Đồng ý” để xử lý hóa đơn Trường hợp hóa đơn có nhiều 10 dịng hàng, có hai cách xử lý sau: - Cách thứ nhất: Bạn tách thành nhiều hóa đơn - Cách thứ hai: Lập hóa đơn dạng bảng kê, bạn kích chọn “Lập hóa đơn kèm theo bảng kê” bạn phải nhập vào mục “Thông tin hàng chung” (VD hàng bạn nhiều loại máy tính bạn ghi “Máy tính loại”) Tiếp bạn kích vào nút “In” để thực In hóa đơn kích vào nút “In Bảng kê” để thực In bảng kê hàng hóa kèm theo Bạn tra cứu hóa đơn xuất cho khách hàng, để tra cứu bạn kích vào nút “Tìm kiếm”: Lưu ý: Lần in in hóa đơn thơng tin hóa đơn in khơng với khổ giấy máy in bạn, bạn phải cấu hình máy in theo khổ A4 , cách làm sau: Chọn máy in mà bạn muốn in cách vào “Start/Devices and Printers” hình đây: Sau nhấn phải chuột vào máy in ngầm định mà bạn chọn để in hóa đơn chọn mục “Printing preferences” Tiếp theo bạn chọn “Page Size” A4 “Output Size” A4 sau chọn OK Giới thiệu chức hỗ trợ in hoá đơn mẫu đặt in Chương trình Einvoice hỗ trợ in hố đơn tự in trực tiếp từ máy tính doanh nghiệp mà khơng cần sử dụng hoá đơn đặt in từ nhà in mua từ quan thuế, nhiên doanh nghiệp có hố đơn đặt in từ nhà in sử dụng chương trình để in mẫu hoá đơn đặt in mà không cần viết tay Để thực bạn làm sau: - Trước hết bạn scan mẫu hoá đơn đặt in định dạng hình ảnh jpg, gif, bmp - Bạn vào chức hệ thống chọn mục 10 Thiết kế mẫu hoá đơn đặt in để đưa hình ảnh mẫu hố đơn scan vào hệ thống Bạn kích chuột kéo thả trường liệu vào mục hoá đơn tương ứng để đảm bảo liệu in vào vị trí mục thơng tin hố đơn Tiếp bạn vào chức khởi tạo mẫu hoá đơn, bạn tạo mẫu hố đơn đặt in cách tích chọn ký hiệu “Phát hành” Tiếp đến bạn tạo thông báo phát hành mẫu hoá đơn này, lưu ý bạn khơng phải thơng báo với quan Thuế sử dụng hố đơn đặt in bạn thơng báo với quan Thuế Việc phát hành mang tính nội Để thực in hố đơn đặt in, bước lập, in hoá đơn sau nhập đầy đủ thơng tin hố đơn danh sách hàng, bạn chọn mẫu hoá đơn đặt in phát hành, tích chọn “Hố đơn đặt in” kích vào nút “In hoá đơn đặt in” để thực in hoá đơn tờ hoá đơn đặt in Giới thiệu chức quản lý Chức “Quản lý người sử dụng ”: Chương trình hỗ trợ người quản trị thiết lập tài khoản người sử dụng phân quyền sử dụng, có cấp độ quyền hạn người sử dụng: Cấp độ C0 (quyền quản trị toàn hệ thống), cấp độ C1 (quyền in hóa đơn), cấp độ C2 (Chỉ xem thông tin) Người quản trị tạo tài khoản mới, đổi mật khẩu, xóa tài khoản sử dụng tồn tại, phân lại quyền sử dụng - Chức “Kết nối liệu với phần mềm kế toán”: Chức hỗ trợ xuất liệu hóa đơn định dạng file Excel theo chuẩn để giao tiếp với hệ thống phần mềm kế toán Sử dụng liệu từ phần mềm hóa đơn tự in phục vụ cho cơng việc kế tốn doanh nghiệp - Chức “Sao lưu liệu”: Chức nhắc nhở thực lưu liệu đề phịng trường hợp máy tính doanh nghiệp bị cố dẫn tới liệu Khi liệu lưu phục hồi lại Chức thiết lập báo cáo Trong trình sử dụng chương trình từ khâu phát hành hóa đơn đến lập hóa đơn, bạn cần báo cáo theo yêu cầu quan thuế chương trình tự động thiết lập báo cáo cần thiết, cần báo cáo bạn vào mục sau menu “Quản lý sử dụng hóa đơn” chọn: - - Chức “Báo cáo kết hủy hóa đơn”: Chức cho phép tự động lấy danh sách hóa đơn hủy thực in danh sách phục vụ cho công tác quản lý hóa đơn đơn vị Chức “Báo cáo mất, cháy hỏng hóa đơn” Chức “Báo cáo hóa đơn chuyển đi” Chức “Báo cáo chi tiết hóa đơn đến thời điểm toán” Chức “Danh sách báo cáo hóa đơn hủy, mất, cháy, hỏng, chuyền đi, tốn ” Chức “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” Chức “Danh sách báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” Chức “Bảng kê chứng từ hàng hóa bán GTGT” Chức Kiểm tra hóa đơn hợp lệ Chức giúp đơn vị kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, chống làm giả hóa đơn, tra cứu mẫu hóa đơn, kiểm tra hóa đơn hết giá trị sử dụng bao gồm chức sau: - Chức “Xác thực hóa đơn”: Chức giúp đơn vị tự kiểm tra tính xác thực hóa đơn, chống làm giả hóa đơn, kiểm tra thơng tin nguồn gốc hóa đơn, thơng tin chính, sao, thơng tin máy tính, máy in hóa đơn, nhà cung cấp phần mềm in hóa đơn … - Chức “Kiểm tra hóa đơn hết giá trị sử dụng ”: Chức kết nối với cổng thông tin của Tổng Cục Thuế để thực tra cứu thông tin Có thể tra cứu theo nhiều tiêu chí như: Cơ quan Thuế thông báo, Loại thông báo, ngày thông báo … - Chức “Tra cứu mẫu hóa đơn”: Chức kết nối với cổng thông tin của Tổng Cục Thuế để thực tra cứu thông tin Chức Thống kê Chức giúp đơn vị tự động thống kê hàng hóa bán xuất hóa đơn theo khoảng thời gian đưa cụ thể, tình trạng sử dụng hóa đơn, loại hóa đơn lập - Chức “Thống kê hàng hóa bán ra”: Chức giúp doanh nghiệp thống kê loại hàng hóa bán xuất hóa đơn nào, thống kê theo khoảng thời gian, theo tiêu chí hàng hóa Chức “Thống kê chi tiết hóa đơn”: Chức giúp doanh nghiệp thống kê tình hình sử dụng hóa đơn, thống kê theo tình trạng sử dụng, thống kê theo khoảng thời gian, thống kê theo khách hàng Chức “Quản lý kho hóa đơn”: Thống kê loại hóa đơn số lượng hóa đơn sử dụng, chưa sử dụng, hủy năm Chức Danh mục Chức giúp đơn vị doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý danh mục liệu chuẩn, giúp cho thao tác nhập liệu cho hóa đơn thực nhanh chóng hơn, xác Sau hướng dẫn sử dụng số loại danh mục thường dùng sau: - Danh mục hàng hóa thường dùng: Đối với loại hàng hóa mà bạn thường xuyên phải xuất hóa đơn bán ra, bạn nên nhập trước thơng tin loại hàng hóa vào Danh mục hàng hóa thường dùng Như khâu lập hóa đơn nhập thơng tin hàng hóa bạn cần chọn danh sách đổ xuống “Mã hàng hóa &DV”, chương trình tự động lấy thơng tin hàng hóa từ danh mục hàng hóa thường dùng Tiện ích giúp doanh nghiệp thao tác nhập liệu nhanh lập hóa đơn Để nhập danh mục hàng hóa thường dùng, bạn vào chức “Danh mục” chọn “Danh mục hàng hóa thường dùng” Bạn nhập trực tiếp vào ô liệu bảng liệu kích nút “Ghi” để ghi lại Để xóa dịng hàng, bạn kích chuột vào dịng hàng cần xóa kích vào nút “Xóa ” để thực Danh mục loại hàng: Danh mục loại hàng giúp bạn phân loại mặt hàng nhập danh mục hàng hóa thường dùng Nếu bạn khơng sử dụng danh mục này, tiêu chí Loại hàng danh mục hàng hóa thường dùng để trống - Danh mục đơn vị sử dụng hóa đơn: Sử dụng hình thức cơng ty mẹ, cơng ty con, cơng ty có nhiều chi nhánh sử dụng hóa đơn tập chung - Danh mục đối tác, khách hàng: Tiện ích giúp bạn nhập thông tin chi tiết người mua hàng khâu lập hóa đơn, bạn cần chọn từ danh mục đối tác mà bạn nhập sẵn vào trước đó, thơng tin khách hàng chọn tự động điền vào phần thông tin người mua hàng - Danh mục mẫu hóa đơn - Danh mục quan Thuế - Danh mục kho - Danh mục hình thức tốn Trên hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn tự in E-INVOICE theo quy trình bước thực dựa quy định thực thông tư 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thơng tư 13/2011/TT-BTC sửa đổi bổ sung thông tư 153/2010/TT-BTC C THƠNG TIN LIÊN HỆ Mọi thắc mắc đóng góp ý kiến chương trình, xin vui lịng liên hệ: THƠNG TIN LIÊN HỆ Cty TNHH Phát Triển Cơng Nghệ Thái Sơn Trụ sở Hà Nội: Số 11- Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy-Hà Nội Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223 Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.35470355 FAX: 08.35470356 Chi nhánh Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882 Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866 Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364 Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768 ... doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn gửi lên Tổng cục Thuế để nhận mã xác thực IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC Các bước thiết lập cấu hình cho phần mềm 1.1 Thiết... hành hóa đơn xác thực theo thơng báo phát hành mẫu hóa đơn gửi quan Thuế Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập in hóa đơn Doanh nghiệp áp dụng phần mềm hóa đơn xác thực E-INVOICE để lập in hóa đơn. .. sử dụng cổng ký phân tán ấn Ghi để lưu lại thiết lập 2 Các bước tạo lập hóa đơn điện tử xác thực phần mềm E-INVOICE - Quy trình nghiệp vụ thực hóa đơn điện tử xác thực: B1 Khởi tạo mẫu hóa đơn