Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện đại học y hà nội

Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong q trình nghiên cứu thực đề tài, thời gian có hạn cộng với trình độ chun mơn nghiệp vụ kinh nghiệm thực tế hạn chế, cố gắng song khóa luận chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp, bảo thầy cơ, cán thư viện bạn bè để khóa luận em hoàn chỉnh Qua đây, em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới tồn thể thầy, cô khoa Thông tin – Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội – Nhân văn dạy dỗ truyền đạt kiến thức cho em suốt trình học tập Em xin chân thành cảm ơn đến cán làm việc Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Y Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ em q trình viết khóa luận thực tập Trung tâm, đặc biệt hướng dẫn tận tình cô giáo - Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân, người trực tiếp hướng dẫn bảo em suốt q trình làm khóa luận Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2014 Sinh viên Nguyễn Thị Lý Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 1.CBTV 2.CD – ROM 3.CSDL 4.ĐH Y HN 5.MeSH 6.NCKH 7.NDT 8.ISBD 9.TT-TV Cán thư viện Compact Disk – Read – Only – Memory Cơ sở liệu Đại học Y Hà Nội Medical Subject Heading Nghiên cứu khoa học Người dùng tin International Standard Bibliographic Description Thông tin- Thư viện Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Bảng 1: Tài liệu truyền thống thư viện ĐH Y HN Bảng CSDL điện tử phần mềm ILIB 4.0 Bảng CSDL CD- ROM, băng ghi hình tồn văn luận án thư viện ĐH Y HN DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ STT Tên sơ đồ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức thư viện ĐH Y HN DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Hình ảnh 1: Thư viện trường Đại học Y Hà Nội Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1.Tính cấp thiết đề tài .6 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1.Mục đích nghiên cứu 2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu .8 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu .8 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp khoá luận 6.1 Đóng góp mặt lý luận .9 6.2.Về mặt thực tiễn .9 Bố cục khoá luận CHƯƠNG 10 THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ 10 BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 10 1.1 Khái quát thư viện Đại học Y Hà Nội 10 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển .10 1.1.2 Chức nhiệm vụ .12 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .13 1.1.4 Vốn tài liệu 15 1.2 Những vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Đại học Y Hà Nội 18 1.2.1 Những vấn đề tổ chức vốn tài liệu 18 Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp 1.2.2 Những vấn đề bảo quản kho tài liệu .19 1.3 Vai trò công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội 20 CHƯƠNG 22 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 22 2.1 Xử lý tài liệu 22 2.1.1.Xử lý hình thức 22 2.1.2.Xử lý nội dung 27 2.2 Phương pháp tổ chức kho tài liệu 34 2.2.1 Kho đóng 34 2.2.2 Kho mở 38 2.3 Các yếu tố huỷ hoại tài liệu .42 2.3.1 Tác động môi trường tự nhiên 42 2.3.2 Vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng, động vật 43 2.3.3 Thiên tai, hoả hoạn 44 2.3.4 Sự lão hoá tài liệu 45 2.3.5 Sự tác động người 46 2.4 Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu thư viện Đại học Y Hà Nội 46 2.4.1 Đảm bảo môi trường bảo quản 46 2.4.2.Chuyển tài liệu từ dạng giấy sang dạng vật mang tin khác 47 2.4.3 Áp dụng thành tựu công nghệ thông tin vào việc bảo quản tài liệu .48 2.4.4 Tổ chức phòng ngừa mối mọt, nấm mốc, trùng, chuột 48 2.4.5 Đóng bìa cứng, tu sửa lại tài liệu bị rách nát 49 Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp 2.4.6 Giáo dục ý thức bảo quản bạn đọc 50 CHƯƠNG 52 MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 52 NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN 52 VỐN TÀI LIỆU Ở THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 52 3.1 Nhận xét 52 3.1.1 Ưu điểm .52 3.1.2 Nhược điểm 53 3.2 Một số kiến nghị giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Đại học Y Hà Nội 54 3.2.1 Vấn đề tổ chức vốn tài liệu .55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin làm cho khối lượng thông tin- trí thức quốc gia, dân tộc nói riêng nhân loại nói chung tăng lên nhanh chóng Với khối lượng thơng tin khổng lồ nay, địi hỏi phải có biện pháp tổ chức bảo quản cách hợp lý, khoa học Bản chất quan thông- tin thư viện nghiệp thông tin thư viện tượng xã hội, hình thành nhu cầu trao đổi thông tin từ thực tiễn đời sống người Chính thế, quan thơng tin – thư viện ln khơng ngừng hồn thiện phát triển để thực tốt chức văn hố, giáo dục, thơng tin giải trí nhằm hồn thành Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp nhiệm vụ quan trọng cho công phát triển nghiệp văn hoá, giáo dục đào tạo, khoa học cơng nghệ, đảm bảo an ninh quốc phịng Thư viện ĐH Y Hà Nội (ĐH Y HN), với tư cách thiết chế văn hoá, thực chức thơng qua hoạt động nhằm thoả mãn nhu cầu độc giả Trong thành tích chung Thư viện ĐH Y HN có đóng góp vốn tài liệu Để có vốn tài liệu phong phú, bên cạnh việc thực sách tạo nguồn tốt, Thư viện trọng hoạt động đặc biệt cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài Tổ chức bảo quản vốn tài liệu có vai trị quan trọng hoạt động lưu trữ, thông tin – thư viện Tổ chức bảo quản đảm bảo quyền lực thơng tin, nâng cao uy tín chất lượng hoạt động thư viện, tiết kiệm ngân sách mà định tồn phát triển quan thông tin - thư viện Đối với tài liệu khác cần có cách tổ chức, bảo quản khác nhau, việc làm khơng dễ, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng quan thông tin thư viện Ý thức vấn đề này, Thư viện ĐH Y HN quan tâm đến việc tổ chức, xây dựng bảo quản vốn tài liệu thư viện, phục vụ đắc lực cho nghiệp phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội đất nước, mà cụ thể việc đào tạo đội ngũ y, bác sỹ Với ý nghĩa quan trọng vậy, mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội” để làm để tài khố luận tốt nghiệp 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1.Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu với mục đích tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện ĐH Y HN Qua đây, tác giả muốn đưa nhận xét, đánh giá công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN; đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác thời gian Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp tới nhằm góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức bảo quản Thư viện 2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục đích trên, khố luận có nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu đặc điểm Thư viện loại hình kho tài liệu - Phân tích, đánh giá hình thức xếp tổ chức bảo quản tài liệu - Đưa nhận xét, đánh giá đề xuất biện pháp cụ thể để hồn chỉnh cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Cho đến có nhiều cơng trình nghiên cứu Thư viện ĐH Y HN khía cạnh như: sản phẩm dịch vụ, tổ chức phát triển vốn tài liệu, công tác tổ chức hoạt động, tìm hiểu nhu cầu tin hay ứng dụng cơng nghệ thơng tin, tìm hiểu máy tra cứu tin… Về công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu có số đề tài đề cập đến với thời gian, cơng tác có thay đổi, tơi định chọn đề tài: “ Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội” để làm đề tài khố luận Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Khoá luận tập trung nghiên cứu tất nội dung liên quan đến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN - Phạm vi thời gian: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện năm gần Phương pháp nghiên cứu Bên cạnh việc vận dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa quan Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp điểm, đường lối, sách Đảng Nhà nước phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo Trong khóa luận tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp so sánh Phương pháp điều tra, vấn Phương pháp thống kê Phương pháp phân tích, tổng hợp đánh giá Đóng góp khố luận 6.1 Đóng góp mặt lý luận Khố luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung ý nghĩa giá trị khoa học công tác tổ chức bảo quản tài liệu Thư viện 6.2.Về mặt thực tiễn - Giới thiệu chung Thư viện với công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu - Tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện - Phân tích ưu, nhược điểm từ đưa kiến nghị giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện ĐH Y HN Bố cục khố luận Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận gồm chương: Chương 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội với vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Đại học Y Hà Nội Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện đại học Y Hà Nội Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1 Khái quát thư viện Đại học Y Hà Nội 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Ngày 8/11/1902 trường Đại học Y Hà Nội thành lập tồn quyền Pháp Đơng Dương Pơn-Đu-Me (PaulDoumer) với nhiệm vụ đào tạo thầy thuốc cho ba nước Đông Dương Do vậy, Thư viện trường ĐH Y HN thư viện đời sớm hệ thống thư viện trường Đại học nước Được hình thành từ năm 1903, trải qua 100 năm hoạt động, Thư viện trường ĐH Y HN bước xây dựng phát triển, phục vụ đắc lực cho nghiệp chung đào tạo đội ngũ cán y, bác sỹ giỏi cho đất nước Tiền thân Thư viện ĐH Y HN Thư viện Y Dược Khoa Việt Nam đặt 13 đường Lê Thánh Tông- Hà Nội Năm 1962 Thư viện Đại học Y Dược Khoa chia thànhThư viện ĐH Y HN thư viện Đại học Dược Khoa Năm 1969 Thư viện Đại học Y HN lại tách thành hai thư viện: Viện Thông tin- Thư viện Y Học Trung ương Thư viện ĐH Y HN Năm 1980 toàn sở vật chất trường ĐH Y HN 13 Lê Thánh Tông chuyển đường Tôn Thất Tùng nên thư viện ĐH Y HN chuyển Từ năm 1985 ký kết hợp tác song phương nhà trường với trường học Y dược Pháp viện nên thư viện cộng hoà Pháp hỗ trợ sách báo y dược số trang thiết bị tư liệu Năm 1987, Thư viện trường ĐH Y HN tổ chức hội thảo công tác thư viện với Australia thư viện thư viện bạn hỗ trợ số lượng lớn sách báo chuyên ngành y học Từ năm 1988, Thư viện tách thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu trường lúc thư viện có điều kiện thuận lợi để tổ Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp viện mà cịn tiết kiệm ngân sách, định đến tồn phát triển Thư viện Một thư viện có quy mơ lớn, vốn tài liệu phong phú đa dạng, tài liệu q nhiều cơng tác bảo quản phải khoa học, xác, quy trình quản lý phải nghiêm ngặt Việc bảo quản vốn tài liệu quan thông tin thư viện phân chia thành hai loại: bảo quản dự phòng bảo quản phục chế - Bảo quản dự phòng trọng đến việc ngăn chặn xuống cấp toàn tài liệu nói chung - Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp mặt hố tính vật lý tài liệu 1.3 Vai trị công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội Việc tổ chức kho tài liệu có ý nghĩa vơ quan trọng, định nhiều vấn đề quan trọng việc bảo quản sử dụng tối đa tài liệu thư viện, việc thoã mãn nhu cầu người đọc Trong trình tổ chức kho tài liệu, thư viện đồng thời phải giải hai nhiệm vụ trái ngược có mối quan hệ biện chứng với Đó việc sử dụng tích cực vốn tài liệu việc bảo quản chúng lâu dài Nếu tài liệu sử dụng thường xuyên, đáp ứng nhu cầu độc giả, vốn tài liệu nhanh bị hư hỏng, ngược lại tài liệu sử dụng bảo quản tốt Chính vậy, nhiệm vụ thư viện phải giải quyết, điều hồ hai mối mâu thuẫn đó, đảm bảo vừa phục vụ bạn đọc cách tối đa vừa bảo quản vốn tài liệu cách tốt Thư viện ĐH Y HN khơng nằm ngồi quy luật Để giải vấn đề có hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố phải kể đến công tác tổ chức vốn tài liệu Tổ chức kho sách cịn giải nhiệm vụ quan trọng bảo quản kho sách với tư cách tài sản chung xã hội, làm cho sách Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp bảo quản tốt nhất, nâng cao tuổi thọ sách, phục chế sách, báo, tạp chí bị mát hư hỏng trước thời hạn Bảo quản vốn tài liệu trình tác động nhằm giữ gìn chống ảnh hưởng xấu đến tài liệu kéo dài tuổi thọ tài liệu Để bảo quản lâu dài vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN có nhiều hình thức, biện pháp hữu khắc phục phòng ngừa nguyên nhân gây hư hỏng, mát tài liệu Bảo quản lâu dài vốn tài liệu nhằm mục đích đáp ứng thoả mãn nhu cầu bạn đọc, giảm bớt số lần từ chối, phát huy giá trị vốn tài liệu, giảm bớt chi phí khơng cần thiết để mua tài liệu bị mất, hư hỏng Những ý nghĩa cho thấy tầm quan trọng công tác bảo quản vốn tài liệu Chính thế, đánh giá chất lượng công tác thư viện, bên cạnh hoạt động nghiệp vụ hoạt động chun mơn khác phải vào kết hoạt động cơng tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu thư viện Tóm lại, quan thơng tin - thư viện có nhiệm vụ thường xun sưu tầm - tổ chức, sử dụng bảo quản kho tài liệu nên mục đích chung việc tổ chức bảo quản tài liệu nhằm: o o o o o Tạo trật tự định kho Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu Nâng cao hiệu sử dụng vốn tài liệu Bảo quản lâu dài, tránh mát, hư hỏng Sử dụng lâu bền, tiết kiệm chi phí Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 2.1 Xử lý tài liệu Xử lý tài liệu hoạt động nghiệp vụ thiếu thư viện quan thơng tin Nó bao gồm hàng loạt thao tác nghiệp vụ từ tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, , mô tả tài liệu,phân loại, định từ khố, tóm tắt, giải tài liệu Địi hỏi cán phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao Từ kết xử lý tài liệu xếp cách đắn, khoa học hợp lý Ngày với phát triển mạnh mẽ KHCN, đặc biệt công nghệ thông tin làm gia tăng thông tin với khối lượng khổng lồ tượng “bùng nổ thơng tin” Hiện tượng tạo tin, nhiễu tin Vì vậy, để NDT có nguồn tin xác, đầy đủ, nhanh chóng việc khó khăn phức tạp, địi hỏi người làm cơng tác thư viện cần thực tốt công tác xử lý tài liệu quan Ý thức điều đó, Thư viện ĐH Y HN ln làm tố cơng tác xử lý tài liệu, có kế hoạch, định hướng để công tác tổ chức vốn tài liệu hoạt động có hiệu nhanh chóng hội nhập với thư viện nước giới Công tác xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức xử lý nội dung sách 2.1.1.Xử lý hình thức Xử lý hình thức hay cịn gọi mơ tả thư mục tài liệu q trình lựa chọn chi tiết đặc trưng tài liệu trình bày chúng theo quy tắc định nhằm giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu Kết việc xử lý sách xếp cách đắn giá, lựa chọn sách nhanh chóng xác theo u cầu độc giả Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp Ở Thư viện ĐH Y HN, công tác xử lý tài liệu hình thức bao gồm cơng đoạn: đăng ký tài liệu, đóng dấu, dán nhãn, ghi ký hiệu xếp giá •Đăng ký vốn tài liệu Đăng ký vốn tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng cơng tác thư viện nói chung q trình xử lý nói riêng Đăng ký vốn tài liệu góp phần bảo quản kho sách Mỗi xuất phẩm nhập hay xuất khỏi thư viện phải tiến hành công tác đăng ký để nắm toàn vốn tài liệu thư viện Những sổ đăng ký coi tài liệu pháp lý chứng minh tất xuất phẩm mua từ trước mua phải có mặt Qua thủ thư báo cáo tình hình tài sản thư viện tiến hành kiểm tra thường xuyên kho sách.Và tài liệu đăng ký sở để tốn tài cơng tác thư viện cách rõ ràng, xác Để tiến hành đăng ký tài liệu có hiệu quả, phải đảm bảo yêu cầu sau: - Đảm bảo tính xác đầy đủ tin tức vốn tài liệu thư viện - Hình thức đăng ký đơn giản - Phương pháp hình thức đăng ký phải thống - Việc đăng ký phải kịp thời, linh hoạt - Các tài liệu nhập xuất khỏi thư viện phải đăng ký Khi tiến hành đăng ký, cán thư viện thống đơn vị đăng ký Đối với Thư viện ĐH Y HN có quy định đơn vị đăng ký cho sách cuốn; báo, tạp chí số; đơn vị đăng ký tranh ảnh, đồ tờ… Tác dụng việc đăng ký tài liệu: - Đảm bảo tính đầy đủ xác tài liệu Thư viện, thông qua việc vào sổ, tài liệu Thư viện có đầy đủ chứng để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu phục vụ - Thông qua việc đăng ký tài liệu kịp thời phản ánh tình hình hoạt động tồn Thư viện, làm sở để hoạch định kế hoạch công tác thư viện nói chung kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp - Việc đăng ký tài liệu nêu lên thống kê gọn xác làm sở để báo cáo, tổng kết công tác Thư viện Tài liệu sau nhập tiến hành hai hình thức đăng ký đăng ký tổng quát đăng ký cá biệt  Đăng ký tổng quát: đăng ký cho lô sách, đợt sách, theo hoá đơn chứng từ nhập vào Thư viện, giúp cho Thư viện nắm tình hình chung vốn tài liệu quan Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tổng quát cho tài liệu, bao gồm công việc: - Ghi ngày, tháng, năm lô sách nhập - Số thứ tự lô sách nhập - Nguồn cung cấp sách - Tổng số hoá đơn nhập - Số lượng loại sách - Phần ghi điều cần lưu ý lơ sách  Đăng ký cá biệt: đăng ký sách, ghi vào sổ tài sản thư viện để nắm vững tình hình lưu thơng sách Việc đăng ký cá biệt cịn có chức thơng tin Vì qua Thư viện nắm rõ tình trạng kho sách; phân phối kho sách theo loại hình ấn phẩm, theo ngơn ngữ, theo đối tượng; nắm rõ thư viện có sách thiếu sách Ở Thư viện ĐH Y HN sổ đăng ký cá biệt bao gồm cột: - Cột ghi ngày vào sổ: phải ghi ngày vào sổ - Cột số thứ tự: ghi số thứ tự sách vào sổ có ký hiệu riêng - Cột tác giả tên sách:họ đệm trước, tên tác giả sau, sau đến sách - Cột kiểm kê - Cột xuất bản: ghi năm xuất sách - Cột giá tiền: ghi giá tiền( có), cịn sách tặng ghi vào cột ghi - Cột số vào sổ tổng quát: ghi số thứ tự số đăng ký tổng quát - Cột môn loại: ghi tên môn loại tri thức sách - Cột ngày vào sổ Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp - Cột phụ chú: ghi thông tin bổ sung liên quan đến sách đó, người nhận sách ký Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tài liệu thực cách đặn, nghiêm túc, xác thống Các tài liệu nhập Thư viện tiến hành đăng ký tổng quát đăng ký cá biệt, phòng Biên mục đảm nhiệm Sổ ĐKCB tài liệu quan trọng Thư viện nên giữ gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận Số ĐKCB: số liên tục – không đảo số, nhảy số Việc đăng ký cá biệt có ưu nhược điểm sau: - Về ưu điểm: + Mỗi tài liệu Thư viện đăng ký rõ ràng + Mỗi tài liệu có số đăng ký riêng; + Nhìn vào sổ đăng ký trang đăng ký biết rõ tài liệu nhập vào kho - Nhược điểm sổ ĐKCB: + Số ĐKCB tăng nhanh, phận phòng Biên mục phải quản lý nhiều sổ + Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên thời gian Ví dụ tài liệu có 30 phải đăng ký 30 lần • Đóng dấu: Chỉ đóng dấu tài liệu nhập vào thư viện Ý nghĩa việc làm xác định chủ quyền tài liệu thuộc thư viện cố định chúng vào thư viện - Tài liệu sau đóng dấu trở thành tài sản thư viện - Tránh nhầm lẫn tài liệu thư viện - Giúp cán thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện Ở Thư viện ĐH Y HN, dấu có hình chữ nhật kèm theo để ghi số ĐKCB tài liệu, dấu đóng trang tên sách yếu tố xuất Ví dụ: Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp ĐLB1842 Đối với tài liệu q dấu đóng mặt sau trang tên sách Dấu thứ hai đóng trang 17 trang tên sách Nếu tài liệu có phụ rời phụ phải đóng dấu Nếu tài liệu khơng đủ 17 trang dấu thứ hai đóng trang trước trang cuối Đối với báo, tạp chí đóng dấu trang bìa trang góc bên trái báo, tạp chí • Dán nhãn Ở Thư viện ĐH Y HN việc in dán nhãn phòng Biên mục phụ trách Việc dán nhãn giúp cho việc xếp tài liệu kho tìm kiếm tài liệu dễ dàng Nhãn sách Thư viện viết mực không phai, rõ ràng Đối với sách mỏng, nhãn dán vào góc phải bìa sau cách gáy sách cạnh 1,5cm Nếu vị trí có thơng tin, dán nhãn góc bìa sau tài liệu cách gáy sách cạnh 1,5cm Đối với tài liệu dày có gáy sách từ 1,5cm trở lên nhãn dán gáy cách mép 1,5cm Đối với báo, tạp chí thư viện khơng thực dán nhãn mà đóng dấu • Ghi ký hiệu xếp giá Ở Thư viện ĐH Y HN việc định ký hiệu xếp giá phòng Biên mục đảm nhiệm.Ghi ký hiệu xếp giá việc xác định cho tài liệu có kí hiệu riêng xếp cách trật tự logic giá sách kho sách thư viện với mục đích giúp cho việc tìm kiếm tài liệu cán hay độc giả thực cách rõ ràng Ký hiệu xếp giá ghi lên nhãn sách bên phải trang tên sách Ký hiệu cấu tạo theo dạng phân số, số ký hiệu phân Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp loại, số ký hiệu tên tác giả tên tài liệu mã hóa theo qui định ( số Cutter), số số ĐKCB tài liệu Ở Thư viện ĐH Y HN nhãn xếp sau: KHPL Chỉ số Cutter ĐKCB 2.1.2.Xử lý nội dung Xử lý tài liệu mặt nội dung cho phép ta nắm thông tin mặt tài liệu Xử lý nội dung bao gồm bước: Mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khố, tóm tắt giải • Mơ tả tài liệu Là sở để xác định đặc tính tài liệu nhiều phương diện, để nhận dạng cách xác khơng bị nhầm lẫn với tài liệu khác Từ thành lập đến năm 2010 thư viện trường ĐH Y HN sử dụng qui tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description) , phiếu mô tả gồm vùng mô tả Các mơ tả đảm bảo tính xác, thông thư viện nước giới Ví dụ tài liệu mơ tả theo ISBD: ĐVC 5974-5975 TRẦN ĐỨC PHẤN Điều tra bệnh đái tháo đường người Việt Nam /Trần Đức Phấn.- H.: Y học, 2002 Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, hệ thống mục lục truyền thống Thư viện không bổ sung thêm phiếu mơ tả tiến tới Thư viện bỏ dần hình thức tra cứu truyền thống Hầu hết phiếu mô tả thể tài liệu cũ nên số lượng NDT sử dụng Hiện NDT đến Thư viện chủ yếu họ tra cứu CSDL thư mục phần mềm Ilib 4.0 Từ năm 2010 đến nay, Thư viện chuyển đổi sang sử dụng chuẩn mô tả AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules, Second Edition) Với chuẩn mô tả AACR2 tài liệu xử lý máy theo khổ mẫu MARC 21 AACR2 có vùng liệu: - Vùng 1: Nhan đề thông tin trách nhiệm (nhan đề chính, nhan đề song song, thơng tin nhan đề, xác minh trách nhiệm, xác minh trách nhiệm) - Vùng 2: Vùng lần xuất (lần xuất trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản) - Vùng 3: Vùng đặc biệt (dành cho ấn phẩm nhiều kỳ, tệp máy tính, đồ, đồ biểu, tác phẩm âm nhạc) - Vùng 4: Vùng xuất (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) - Vùng 5: Vùng mô tả vật lý (quy mô tài liệu, chi tiết vật chất khác, kích thước, tài liệu kèm) - Vùng 6: Vùng tùng thư (tên tùng thư, thông tin trách nhiệm liên quan đến tùng thư…) - Vùng 7: Vùng ghi (các ghi nhan đề, trách nhiệm, xuất bản, vật chất… cung cấp thêm thông tin cho phần mô tả) - Vùng 8: Vùng số tiêu chuẩn (ISBN, ISSN, điều kiện có tài liệu) Việc Thư viện ĐH Y HN tiến hành áp dụng mơ tả tài liệu theo chuẩn AACR2 có số thuận lợi khó khăn sau: - Về thuận lợi: Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp + Việc mô tả tài liệu thực máy nên tiết kiệm thời gian công sức cán so với mô tả tài liệu phiếu + AACR2 quy tắc biên mục Anh – Mỹ, khơng có nhiều khác biệt so với ISBD nên không phức tạp mẻ cán biên mục - Về khó khăn: + Do Thư viện đưa vào sử dụng nên cán chưa thực thành thạo việc mô tả tài liệu máy + Trình độ cán Thư viện kỹ tin học, y học khả định từ khóa chưa cao Cách thể cán biên mục chưa có thống quy trình định từ khóa dẫn đến độ xác chưa cao, gây khó khăn cho bạn đọc tra cứu tài liệu • Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu khâu xử lý nội dung tài liệu dựa theo khung phân loại mà thư viện áp dụng Hiện thư viện có cán làm cơng tác phân loại, có cán tốt nghiệp chuyên ngành thông tin - thư viện cán chuyên ngành y Thư viện ĐH Y HN thư viện chuyên ngành y Vì vậy, việc lựa chọn khung phân loại có nhiều điểm khác so với thư viện khác Từ thành lập đến năm 1985 Thư viện Đại học Y Hà Nội sử dụng khung phân loại UDC Tuy nhiên, sau sử dụng thư viện nhận thấy có số hạn chế, không phù hợp gặp số khó khăn Chính vậy, từ năm 1985, thư viện kết hợp với số y, bác sỹ, chuyên gia y tế mà đứng đầu bác sỹ Đặng Vũ Viêm nghiên cứu xây dựng khung phân loại giành riêng cho thư viện với tên gọi “Bảng phân loại ngành” Khung phân loại xây dựng dựa khung phân loại thập tiến quốc tế UDC BBK, bao gồm 100 đề mục phản ánh chun ngành cụ thể Đó kết hợp giữ chữ latinh số Ả Rập từ đến để xếp theo phân loại chuyên khoa sâu ngành, ví dụ D1: Da liễu; M1: Mắt- thị giác Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ 1: Kết kiểm tra di truyền tế bào sử dụng làm dược liệu điều trị tổn thương hệ miễn dịch Trong ví dụ cán thư viện phân loại phân tích yếu tố mà tài liệu đề cập đến, sau xếp vào M3 Miễn dịch học D6 dược Ví dụ 2: Bước đầu nghiên cứu phẫu thuật đục thể thuỷ tinh bao kết hợp đặt thể thuỷ tinh nhân tạo hậu phòng người lớn tuổi Việt Nam Trong ví dụ tài liệu xếp vào M1(Mắt- thị giác) L2(Lão khoa) Về ưu điểm khung phân loại này: -Khung phân loại phù hợp với tài liệu chuyên ngành, vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN áp dụng cho việc phân loại tài liệu kho ngoại văn -Khung phân loại Thư viện ĐH Y HN biên soạn nhằm mục đích phân loại xác chuyên ngành y học, dễ dàng cho sinh viên, bác sỹ, chuyên gia nghiên cứu y học trình tìm kiếm tài liệu -Một ứng dụng quan trọng khung phân loại để tổ chức, xếp kho mở Thư viện, cụ thể phòng đọc ngoại văn, giúp bạn đọc tự lựa chọn tài liệu Nếu khơng tìm thấy sách cần, bạn đọc có sách tương tự vấn đề gợi ý cho bạn đọc thay Tuy nhiên khung phân loại có nhược điểm: -Vì khung phân loại biên soạn nhằm mục đích biên soạn riêng cho thư viện mình, nên khó khăn cho việc hợp tác liên thư viện hoà mạng với thư viện giới -Vì khung phân loại chuyên ngành nên khó khăn cho cán q trình phân loại khơng có kiến thức chuyên môn Từ năm 2010 Thư viện ĐH Y HN chuyển sang thử nghiệm bảng phân loại NLM (National Library of Medicine) thư viện Y–Dược học Hoa Kỳ Bảng phân loại NLM bao gồm lĩnh vực y học ngành khoa học liên quan, sử dụng hai chữ Q W, gồm mục QS–QZ W–WZ (lấy theo nhánh W phần cuối nhánh Q Bảng phân loại LC) Trật tự ký hiệu tương tự bảng phân loại LC: Gồm chữ chữ số Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ: WE - Hệ xương; WF – Hệ hô hấp Bảng phân loại NLM gồm có bảng tra (khung phân loại), bảng tra chủ đề bảng G (bảng ký hiệu địa lý) - Cấu trúc khung phân loại: Gồm có + Các ngành khoa học bản: QS Giải phẫu người QT Sinh lý học QU Hóa sinh QV Dược lý học QW Vi sinh học miễn dịch học QX Ký sinh trùng học QY Bệnh học lâm sàng QZ Bệnh học + Y học chủ đề có liên quan: W Nghề y WA Sức khỏe cộng đồng WB Thực hành y học WC Các bệnh truyền nhiễm …… WZ Lịch sử y học Tiêu đề mục đặt ngắn gọn (Ví dụ: WE–Hệ xương khớp; WG–Hệ tim mạch) hiểu rộng hệ sinh lý, ngành chuyên ngành có liên quan Ưu tiên phần chia theo quan nội tạng Trong phần đầu mục, sau ký hiệu chữ nhóm số thường từ 1-39/49 đại diện cho dạng xuất tài liệu - Bảng tra chủ đề: Trong bảng phân loại NLM trước tiên bao gồm thuật ngữ có MeSH (Medical Subject Heading), có nội dung Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp liên quan tới ký hiệu phân loại bảng phân loại NLM, xếp theo trật tự chữ Nó bao gồm thuật ngữ cũ thuật ngữ xuất lần đầu phiên MeSH Tương ứng với thuật ngữ số phân loại phản ánh xác sát với thuật ngữ nội dung cần thể thay cho MeSH - Bảng G (bảng tra địa lý): Được áp dụng cho tất số phân loại có thích “ bảng G ” khung phân loại NLM Các ký hiệu bảng tra địa lý thể tên vùng địa lý Đối với tất ký hiệu phân loại có phần dẫn “ bảng G ” bên cạnh cán biên mục phải xác định nhiều vùng địa lý đề cập tới tài liệu Nếu tài liệu có nhiều vùng địa lý khơng nhấn mạnh tới vùng cụ thể ta xác định ký hiệu địa lý cho vùng nhắc tới Đối với ký hiệu phân loại có phần dẫn “ khơng có bảng G ” xác định cho tài liệu viết chủ đề khơng nhấn mạnh tới vùng địa lý Ví dụ: WG 11 Lịch sử (bảng G) ký hiệu phân loại lịch sử bệnh tim mạch khu vực địa lý cụ thể WG 11.1 ký hiệu phân loại cho tài liệu lịch sử bệnh tim nói chung (khơng thuộc bảng G) Sau xác định xác vị trí tài liệu khung phân loại, cán xếp chúng vào kho Khung phân loại Thư viện áp dụng cho việc phân loại tài liệu phòng đọc hạn chế phần nhược điểm khung phân loại Thư viện biên soạn Tải FULL (62 trang): https://bit.ly/34gIq2t Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net Với khung phân loại này, trình phân loại cán thư viện gặp nhiều khó khăn kiến thức ngành y với giúp đỡ cán chuyên ngành việc phân loại trở nên dễ dàng thuận lợi hơn, đáp ứng yêu cầu bạn đọc cách nhanh chóng, xác • Định từ khố Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp Cơng tác định từ khoá Thư viện ĐH Y HN phản ánh nội dung chủ yếu vốn tài liệu mang lại hiệu cao cho độc giả Tuy nhiên, Thư viện chưa có từ khố chuẩn đảm bảo tính qn cho q trình định từ khoá, chủ yếu ý kiến người xử lý tài liệu, nặng cảm tính Do vậy, tài liệu mà có tượng cán lại có cách định từ khố khác hay hai thời điểm khác định từ khố khác Ví dụ: Cuốn sách “ Tình hình bệnh đái tháo đường người cao tuổi Thanh Hố” Có cán thư viện định từ khoá cho tài liệu sau: → đái tháo đường người cao tuổi Cán khác lại định từ khoá cho tài liệu : → đái tháo đường người già Hay ví dụ lỗi không thống từ “i” “y”, mà điển hình từ “bác sỹ”- “bác sĩ” Việc định từ khố cho tài liệu nước ngồi chưa thực xác đáp ứng nhu cầu người dùng tin, việc định từ khoá mang tính chung chung, hạn chế ngoại ngữ với kiến thức chuyên môn ngành y cán Thư viện Tải FULL (62 trang): https://bit.ly/34gIq2t Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net • Tóm tắt giải Đây trình xử lý ngữ nghĩa viết tóm tắt nội dung tài liệu nhằm mục đích thơng tin cho người sử dụng nội dung tài liệu tóm tắt Đây khâu quan trọng giúp người dùng tin rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu thơng qua tóm tắt ngắn gọn, súc tích, phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu Tuy nhiên, để nắm bắt nội dung tài liệu để tóm tắt xác cần có cán chun mơn tóm tắt, họ phải có kiến thức y học Hiện Thư viện áp dụng hình thức tóm tắt cho việc xử lý luận án, luận văn trích báo- tạp chí Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp 2.2 Phương pháp tổ chức kho tài liệu Hiện nhu cầu thông tin bạn đọc ngày lớn khả khai thác thông tin họ tốt NDT khơng có khả tìm kiếm, khai thác thơng tin mà cịn có khả tạo nhiều thông tin Việc tổ chức kho tài liệu cách để thư viện tiến gần đến với bạn đọc bạn đọc tiếp cận gần với thư viện Ngồi hình thức tổ chức tài liệu theo kho đóng ngày hình thức tổ chức kho mở áp dụng phổ biến với ưu điểm riêng biệt Phương pháp tổ chức kho sách phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, phù hợp với trình độ nghiệp vụ thư viện phải có sở khoa học vững chắc.Thư viện ĐH Y HN tổ chức kho sách theo hình thức sau: 2.2.1 Kho đóng Theo hình thức tổ chức này, tài liệu tổ chức thành dạng độc lập, tách biệt với người đọc Bạn đọc muốn tìm tài liệu thiết phải thông qua máy tra cứu cán thư viện Ở Thư viện ĐH Y HN kho đóng bao gồm: kho giáo trình kho phịng đọc • Sắp xếp tài liệu kho đóng Tài liệu kho xếp dựa hình thức tài liệu, theo nguyên tắc: loại hình tài liệu- ngơn ngữ- khổ tài liệu- số đăng ký biệt-thời gian - Sắp xếp theo loại hình tài liệu: Các loại hình tài liệu sách, báo, tạp chí, vẽ, tài liệu nghe nhìn phân chia thành khu vực giá riêng biệt Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý phục vụ tài liệu cho người đọc, dễ dàng việc bảo quản tài liệu - Sắp xếp theo ngơn ngữ tài liệu: loại hình tài liệu lại xếp theo nhóm ngơn ngữ: Việt, Anh, Pháp… ký hiệu xếp giá bắt buộc phải ghi ký hiệu ngơn ngữ Ví dụ: V- Sách tiếng Việt A- Sách tiếng Anh P- Sách tiếng Pháp 4117522 Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV ... tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện đại học Y Hà Nội Nguyễn Thị Lý K55 TT-TV Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1 Khái quát thư. .. bảo quản kho tài liệu .19 1.3 Vai trị cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội 20 CHƯƠNG 22 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ... tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Y Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN - Phạm vi thời gian: Công tác tổ chức