Kỹ năng mềm giúp cho con người vận dụng một cách mềm mại, linh hoạt và hiệu quả những kỹ năng cứng vào công việc. bài giảng về kỹ năng quản lý thời gian và thu thập xử lý thông tin, xử lý những tình huống gặp phải trong cuộc sống để giúp họ đi đến thành công, là chìa khoá cho sự thành công trong cuộc sống của mọi người.
Bài mở đầu NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG MỀM I Khái niệm Kỹ cứng Kỹ khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào thực tế (Từ điển Tiếng việt, trang 501, Sđd, Hoàng Phê chủ biên) Kỹ cứng khả vận dụng kiến thức học chuyên môn, nghề nghiệp vào cơng việc quan, xí nghiệp… Kỹ cứng đánh giá, định vị loại chứng chỉ, cấp, học hàm, học vị… Kỹ mềm Có nhiều quan niệm hay định nghĩa khác Kỹ mềm tùy theo lĩnh vực nghề nghiệp, góc nhìn chun mơn, ngữ cảnh… Tác giả Forland, Jeremy định nghĩa Kỹ mềm thuật ngữ thiên mặt xã hội: "Kỹ mềm thuật ngữ thiên mặt xã hội để kỹ có liên quan đến việc sử dụng ngơn ngữ giao tiếp, khả hịa nhập xã hội, thái độ hành vi ứng xử hiệu giao tiếp người với người Nói khác đi, kỹ liên quan đến việc người hòa mình, chung sống tương tác với cá nhân khác, nhóm, tập thể, tổ chức cộng đồng" Nhà nghiên cứu N.J Pattrick định nghĩa Kỹ mềm khả năng, cách thức thích ứng với mơi trường: "Kỹ mềm khả năng, cách thức tiếp cận phản ứng với môi trường xung quanh, khơng phụ thuộc trình độ chun mơn kiến thức Kỹ mềm yếu tố bẩm sinh tính cách kiến thức hiểu biết lí thuyết mà khả thích nghi với mơi trường người để tạo tương tác hiệu bình diện cá nhân công việc" Michal Pollick tiếp cận góc nhìn Kỹ mềm lực thuộc Trí tuệ cảm xúc: "Kỹ mềm đề cập đến người có biểu EQ (Emotion Intelligence Quotion), đặc điểm tính cách, khả giao tiếp, ngơn ngữ, thói quen cá nhân, thân thiện, lạc quan mối quan hệ với người khác công việc" Tác giả Giusoppe Giusti cho Kỹ mềm biểu cụ thể lực hành vi: "Kỹ mềm biểu cụ thể lực hành vi, đặc biệt kỹ cá nhân hay kỹ người Kỹ mềm thường gắn liền với thể tính cách cá nhân tương tác cụ thể, kỹ chuyên biệt "người" người" Nguyễn Thị Mỹ Lộc Đinh Thị Kim Thoa cho Kỹ "mềm" thuật ngữ dùng để kỹ thuộc trí tuệ cảm xúc, yếu tố ảnh hưởng đến xác lập mối quan hệ với người khác "Kỹ mềm thuật ngữ dùng để kỹ thuộc trí tuệ cảm xúc như: số nét tính cách (quản lí thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo đổi mới), tế nhị, kỹ ứng xử, thói quen, lạc quan, chân thành, kỹ làm việc theo nhóm Đây yếu tố ảnh hưởng đến xác lập mối quan hệ với người khác Những kỹ thứ thường không học nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, sờ nắm, kỹ đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính người Kỹ mềm định bạn ai, làm việc nào, thước đo hiệu cao cơng việc" Như vậy, nói có nhiều định nghĩa khác Kỹ mềm Dựa vào sở phân tích trên,có thể định nghĩa Kỹ mềm sau: "Kỹ mềm khả vận dụng cách linh hoạt, mềm mại, uyển chuyển kiến thức tiếp thu sống hàng ngày vào việc xử lý tình công việc lĩnh vực sống" II Tầm quan trọng kỹ mềm Đối với cá nhân Kỹ mềm giúp cho người vận dụng cách mềm mại, linh hoạt hiệu kỹ cứng vào công việc Kỹ mềm giúp cho người xử lý tình gặp phải sống để giúp họ đến thành cơng, chìa khố cho thành công sống người Đối với xã hội Kỹ mềm có vai trị quan trọng xã hội, vừa phương tiện, vừa cách thức động lực để phát triển xã hội III Phân loại kỹ mềm Cách tiếp cận thứ nhất: Nhóm Kỹ tương tác với người (Cá nhân với cá nhân; cá nhân với tổ chức) Nhóm Kỹ hỗ trợ cho q trình làm việc cá nhân thời điểm, địa bàn vị trí cụ thể nhóm, tổ chức Cách tiếp cận thứ hai: Nhóm Kỹ quan hệ với người Nhóm Kỹ thuộc tự chủ cơng việc hành vi tích cực nghề nghiệp Cách tiếp cận thứ ba: Nhóm Kỹ hướng vào thân Nhóm Kỹ hướng vào người khác KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN I Khái niệm, vai trị thu thập xử lý thông tin Khái niệm thu thập xử lý thông tin 1.1 Khái niệmthu thậpthông tin - Thu thập thơng tin q trình tập hợp thơng tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định - Thu thập thông tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thông tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước 1.2 Khái niệm xử lý thông tin - Xử lý thơng tin hoạt động phân tích, phân loại thơng tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải công việc - Xử lý thông tin trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thơng tin theo mục đích, yêu cầu xác định Đây công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiễu thông tin - Xử lý thông tin việc xếp, phân tích liệu có theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể cách khoa học, xác, khách quan nhằm cung cấp sở để xem xét, giải vấn đề Vai trị thu thập xử lý thơng tin 2.1 Vai trị thu thập, xử lý thơng tin lập kế hoạch định Thu thập xử lý thơng giúp nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau: + Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định + Xác định hội thách thức tổ chức + Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu + Lựa chọn phương án để thực định quản lý 2.2 Vai trị thu thập xử lý thơng tin cơng tác tổ chức Trong q trình thực chức tổ chức, việc thu thập xử lý thơng tin có vai trị quan trọng phương diện sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới việc thiết kế mơ hình cấu tổ chức, phân công phân nhiệm giao quyền + Cung cấp liệu cần thiết nhân lực, vật lực tài lực + Xây dựng phương án để bố trí, xếp, sử dụng nhân lực phân bổ nguồn lực khác + Giải vấn đề liên quan tới công tác tổ chức 2.3 Vai trị thu thập xử lý thơng tin công tác lãnh đạo, quản lý Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu 2.4 Vai trị thu thập xử lý thơng tin công tác kiểm tra, giám sát Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu II Kỹ thu thập thông tin Xác định nhu cầu đảm bảo thông tin - Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ câu hỏi: Vấn đề giải cần có thơng tin nào? Thơng tin có cịn thiếu nội dung gì? Những thơng tin quan trọng để xử lý vấn đề? - Việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân cần xác định gắn với nhu cầu thông tin quan, tổ chức, phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ chung tổ chức Xác định kênh nguồn thông tin Nguồn thông tin thực tế phân loại theo cách tiếp cận khác tổng thể chia thành thông tin thứ cấp sơ cấp: - Thông tin thứ cấp nguồn thơng tin sẵn có từ chủ thể khác cung cấp - Thông tin sơ cấp thông tin mới, thu thập thông qua phương pháp, kỹ thuật định 2.1 Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp 2.1.1 Thông tin hồ sơ tài liệu, văn Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, văn có hiệu quả, q trình thu thập nguồn thơng tin cần ý đến bước sau: - Xác định thông tin cần thu thập để giải vấn đề; - Xem xét vấn đề hồ sơ, tài liệu, văn có thơng tin này? - Xác định hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ quản lý đâu? - Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn xác định thông tin cần thiết phục vụ q trình giải cơng việc 2.1.2 Thơng tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet phương tiện thơng tin đại chúng khác Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí phương tiện truyền thơng cần bảo đảm yêu cầu: -Bảo đảm tính xác có độ tin cậy cao - Bảo đảm tính khách quan - Bảo đảm tính pháp lý 2.1.3 Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp Xác định thông tin cần thu thập Xác định nguồn, kênh thông tin thứ cấp 2.2 Thu thập qua nguồn sơ cấp Thu thập thông tin tổng quan khứ 2.2.1 Quan sát chỗ Thu thập thông tin cập nhật cụ thể Thu thập thông tin chuyên sâu - Theo vị trí người quan sát Tập hợp đánh giá kết thu thập + Quan sát tham dự + Quan sát không tham dự - Theo cách thức quan sát + Quan sát công khai + Quan sát bí mật Các bước quan sát thu thập thơng tin - Bước thứ nhất: Phải xác định cách sơ khách thể quan sát, cần đặc trưng, tình điều kiện hoạt động đối tượng quan sát biến đổi chúng - Bước thứ hai: Phải xác định thời gian quan sát, địa điểm thời điểm để thực quan sát, thời gian cách thức tiếp cận với đối tượng - Bước thứ ba: Lựa chọn cách thức quan sát - Bước thứ tư: Tiến trình quan sát thu thập thơng tin - Bước thứ năm: Thực việc ghi chép thông tin từ quan sát - Bước thứ sáu: Tiến hành kiểm tra 2.2.2 Thu thập thông tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại trao đổi trực tiếp) Thông tin từ ý kiến đóng góp, từ họp, qua điện thoại trao đổi trực tiếp Đối với loại thông tin cần ý, thơng tin đóng góp thơng tin chiều, mang tính chủ quan nên cần tập hợp đối chiếu thông tin với nguồn thông tin khác Thông tin từ họp cần thu thập thơng tin thức hố văn làm sở cho việc khai thác sử dụng Thiết lập hình thức chế độ thu thập thông tin 3.1 Đọc ghi chép - Đọc thông tin thứ cấp cần tiến hành theo bước: + Tìm hiểu nhanh cấu trúc nội dung tài liệu thông qua đọc phần mở đầu, xem cấu trúc nội dung, tiêu đề, ngày, tháng năm xuất bản, ban hành để đánh giá mức độ cập nhật tài liệu + Tìm đọc vấn đề giải pháp + Tìm hiểu cách giải vấn đề, thu thập xử lý liệu để xem xéttính tin cậy thơng tin - Trong q trình đọc ghi chép lại thơng tin hữu ích, ghi lại số trang có thơng tin để cần tra cứu lại 3.2 Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu Việc chụp văn bản, tài liệu cần lựa chọn khoa học, xác định nội dung cần chụp để thuận lợi trình xử lý, tránh tải khối lượng tài liệu chụp 3.3 Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất Thống kê số liệu thực việc xác định tần suất, tỷ lệ, tìm mối tương quan số liệu, ý nghĩa số liệu Khi thống kê số liệu, cần phải xác định rõ câu trả lời cho câu hỏi cần thơng tin từ số liệu thu thập 3.5 Quan sát, so sánh đối chiếu thông tin Quan sát, so sánh đối chiếu thông tin cho phép xác định mức độ tin cậy thông tin, giúp kết hợp thông tin, bổ sung thông tin để nhận diện đầy đủ vấn đề Khi quan sát, so sánh đối chiếu thông tin cần phải giải đáp cụ thể vấn đề sau đây: Nguồn thông tin bắt nguồn từ đâu? Thơng tin có phản ánh đối tượng đối tượng có đặc điểm tương đồng không? Thông tin thu thập kỹ thuật nào? Mức độ đáng tin cậy cáckỹ thuật thu thập thông tin? Thông tin thu thập quy mô nào? Thời gian thu thập thông tin nào? Mức độ hoàn chỉnh, toàn diện thông tin nào? Yêu cầu thông tin thu thập - Thông tin phải phù hợp -Thơng tin phải xác -Thơng tin phải đầy đủ -Thông tin phải kịp thời -Thông tin phải có tính hệ thống tổng hợp - Thơng tin đơn giản, dễ hiểu -Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật III Kỹ xử lý thơng tin Kỹ xử lý thông tin tức thời Thứ nhất, nhanh chóng xác định thơng tin thu nhận để phân loại, xếp thông tin Thứ hai, kết hợp thông tin vừa thu nhận với thơng tin có từ nguồn khác để có sở giải vấn đề Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận để đưa phương án giải phù hợp, hiệu Thứ tư, bổ sung thông tin cần thiết thông qua việc tiếp tục đối thoại, trao đổi thông tin thu nhận thông tin biết chưa đủ sở để giải Thứ năm, đưa cách giải quyết, câu trả lời, định cho trường hợp,tình cần giải Kỹ xử lý thông tin theo quy trình - Tập hợp hệ thống hố thơng tin theo vấn đề, lĩnh vực + Tóm tắt thông tin phân loại thông tin theo nhóm thơng tin kinh tế, thơng tin trị- xã hội, thông tin khứ, tại, thông tin dự báo… + Tóm tắt thơng tin bản, thơng tin mới, thơng tin có điểmkhác biệt với thơng tin trước - Phân tích kiểm tra độ xác thơng tin, tính hợp lýcủa tài liệu, số liệu + Xác định độ tin cậy nguồn tin; + Lý giải mâu thuẫn thơng tin (nếu có) + Chọn thơng tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lýchính xác tài liệu, số liệu - Thơng tin q trình quản lý phải bảo đảm yêu cầu: + Thông tin phải + Thông tin phải đủ + Thông tin phải kịp thời + Thơng tin phải gắn với q trình, diễn biến việc + Thông tin phải dùng - Cung cấp, phổ biến thông tin - Bảo quản, lưu trữ thơng tin Thơng thường có hai hình thức lưu trữ thơng tin cần sử dụng: Lưu trữ văn vào cặp hồ sơ lưu trữ thơng tin; lưu trữ máy tính (đối với liệu có phần mềm số hố) Các ngun tắc xử lý thơng tin Thống hài hịa, bổ sung, hồn thiện ba loại thơng tin (thơng tin thuận ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc khảo sát thực tế; thu thập từ truyền thơng đại chúng mạng tồn cầu) Thận trọng tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngồi, thơng tin có sai biệt với thơng tin thức Loại bỏ yếu tố bình luận lẫn thông tin, dư luận xã hội chưakiểm chứng Q trình xử lý thơng tin phải nắm hạt nhân thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin xử lý thông tin 4.1 Xử lý thơng tin định tính 4.1.1 Đọc tư liệu thu thập Đọc kỹ tư liệu thu thập để xác định chủ đề bật, chủ đề bị bỏ sót chủ đề xuất Ghi nhận định, “ghi nhớ” vào tư liệu đọc Xem lại phươngpháp, kỹ thuật thu thập thơng tin người cộng tác 4.1.2 Mã hố kiện, lập dẫn kiện (indexing) Khi xử lý thông tin cần xếp kiện, đọc kiện, bước mã hoá, làm dẫn kiện theo đề mục, phạm trù định Mã hố thơng tin định tính q trình gán tên cho một đoạn văn có thơng tin giống hay có tương quan với nhau, để tập hợp lại hay so sánh với Có nhiều hình thức mã hố thơng tin khác nhau: mã hố mở, mã theo trục, mã chọn lọc Hiện nay, có phần mềm có chức xếp, phân loại kiện định tính - phần mềm Aquad, Hyperresearch, Nudist, Nvivo (Úc), Ethnograth, Qualpro, Meca 4.1.3 Trình bày kiện Trình bày kiện làm liệt kê tóm tắt điều liên quan đến chủ đề phân tích, phân biệt chủ đề chủ đề phụ xuất từ kiện Sau phân biệt, quay trở lại kiện tìm xem thơng tin hỗ trợ chủ đề chính, chủ đề phụ nêu ra, khía cạnh định lượng định tính 4.1.4 Cô đọng thông tin Cô đọng thông tin tinh lọc thông tin để thấy rõ khái niệm chủ yếu tương quan chúng Mục tiêu giai đoạn để có nhìn, nắm ý nghĩa tổng quát tư liệu phân biệt chủ đề trung tâm với chủ đề phụ, phân biệt chủ yếu không chủ yếu 4.1.5 Giải thích thơng tin Giải thích thơng tin tìm ý nghĩa chủ yếu thơng tin Mục tiêu giải thích khơng phải liệt kê chủ đề hấp dẫn với minh hoạ, mà cho thấy mơ hình phân tích thích hợp nói lên 4.1.6 Tổng hợp kết quả, cung cấp thông tin Rút thông tin cuối đối tượng, vật, việc Cung cấp thông tin thông tin phục vụ q trình quản lý 4.1.7 Lưu trữ thơng tin hồ sơ liệu máy tính 4.2 Xử lý thông tin định lượng Việc xử lý kiện định lượng bao gồm cơng việc chính: 1) Sắp xếp, mơ tả kiện 2) Tìm tương quan biến số 3) Giải thích khoảng cách kết đạt kết chờ đợi 4) Xác định thông tin cuối 5) Cung cấp thông tin 6) Bảo quản, lưu trữ thông tin Câu hỏi học tập Trình bày kỹ thu thập thông tin Khi xử lý thông tin cần lưu ý điều gì? KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN I Những vấn đề chung quản lý thời gian Khái niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, khơng bị lãng phí Các bước quản lý thời gianhiệu Bước 1: Ghi mục tiêu quan trọng thân Bắt đầu cách liệt kê tất mục tiêu, giá trị, ước mơ, tập trung, nhu cầu, mong muốn chiến lược cho hạnh phúc mà muốn có Sau đó, chọn 10 mục tiêu quan trọng xếp theo thứ tự từ quan trọng đến quan trọng hơn, bỏ mục tiêu cuối cùng, danh sách dài khiến khó nhớ hết Có thể thay mục tiêu chung kết với số cụ thể Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp biết rõ cần làm gì, lên kế hoạch cho thực tốt đồng thời vừa tiến hành, vừa kiểm sốt tiến độ cơng việc Bước 2: Mỗi ngày viết đến hành động hoàn thành Sau xác định mục tiêu SMART, lập kế hoạch chi tiết để thực hiện, nghĩa phải liệt kê công việc cụ thể phải làm ngày, tuần, tháng, năm Trong lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu để biết đường bao xa, chừng (đạt % kế hoạch) tiếp tục để đích Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích cơng việc hàng ngày để biết việc cần làm trước, việc làm sau, việc quan trọng việc gấp, cần làm Bước 3: Hãy chắn hành động hàng ngày tập trungcó liên quan có kết định hướng Khi viết kế hoạch hàng ngày, phải đáp ứng tất hay yêu cầu đây: Hành động hàng ngày nên tập trung Ít hành động hàng ngày có liên quan đến mục tiêu ban đầu đặt Đối với ngày tuần, tập trung vào mục từ mục tiêu quan trọng danh sách ban đầu Hành động hàng ngày nên có liên quan Chỉ viết công việc quan trọng cần thực Đừng làm xáo trộn danh sách cơng việc với việc khơng có liên quan Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xem hành động nên thực trước, hành động thực sau hành động quan trọng Một cách để ưu tiên đến hành động ngày đơn giản số thứ tự từ đến 7, hành động cần phải thực ngày, hai hành động Bên cạnh cần lên lịch cho việc cần làm hàng ngày, lập danh sách tất nhiệm vụ thời hạn hoàn thành chúng, xem xét việc quan trọng khơng, việc khẩn cấp đâu chuyện cần phải hoàn thành hơm nay… Sau đó, tùy vào tính chất tầm quan trọng nhiệm vụ, phân chia khung thời gian để thực chúng cho hợp lý Đánh dấu chéo vào việc hoàn thành ngày Dù việc nhỏ làm trịn theo kế hoạch, khiến vui với cảm giác thành công 10 Bước 5: Suy nghĩ lại mục tiêu thân suất bắt đầu bị ảnh hưởng Nếu kết thúc công việc giống ngày qua ngày khác, chúng cảm thấy buồn chán, hành động trở nên vô nghĩa suất bị ảnh hưởng Nên suy nghĩ lại mục tiêu ban đầu Nếu khơng có cách để thay đổi mục tiêu, sau thay đổi cách nhìn chúng, nên có khoảng thời gian để suy nghĩ lại Hãy điều chỉnh thích ứng II Những tình gây lãng phí thời gian chiến lược đối phó Quỹ thời gian người Vấn đề khơng phải có thời gian để hồn thành cơng việc mà chỗ sử dụng hiệu phần trăm thời gian mà có Tuy nhiên, có tình gây lãng phí thời gian mà chưa nhận biết Khơng biết nói “Khơng”: Vấn đề mà phải đối diện làm để từ chối yêu cầu bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng Có thể khơng muốn làm người khác buồn lịng, khơng muốn chứng minh khơng làm việc hay khơng biết phải nói “khơng” Điện thoại lâu: Được coi công cụ hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian ngồi khơng biết sử dụng điện thoại lại kẻ thù thời gian Thực tế nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện phát sinh bị theo câu chuyện dài có xác định chuyện cần nói đối tác lại lái sang hướng khác làm kiểm soát Tiếp khách nhiều: Trong công việc, phải tiếp khách dành thời gian cho khách bình thường Tuy nhiên, việc tiếp khách thường xuyên, không đối tượng khiến cho rơi vào câu chuyện vơ bổ, khơng có mục đích Văn phịng bừa bộn: Nếu để chỗ làm bừa bộn không nhớ đồ vật, tài liệu vị trí có việc, lãng phí nhiều thời gian tìm Trì hỗn cơng việc: Khi khơng có hứng thú cơng việc chưa cần kíp, thường cho lúc khác làm được, không làm chẳng Tuy nhiên, có việc đột xuất, rõ ràng bị động Nếu có nhiều việc dời lại đến lúc bơi việc chưa chịu xử lý kịp thời Theo chủ nghĩa hồn hảo: Nhiều người ln lo lắng việc làm hồn thiện chưa, liệu có sai sót khơng, họ dành nhiều thời gian cho việc nhỏ, khơng q quan trọng Thậm chí, họ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm việc hoàn hảo Giao tiếp kém: Thời gian lãng phí thơng tin giao tiếp cịn Nếu kỹ giao tiếp khơng tốt khơng biết nói “khơng”, khơng biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khống chế thời gian nói chuyện với khách Giao tiếp dẫn đến việc thời gian để thẳng vào vấn đề bị phân tán thông tin khác 11 Như vậy, để quản lý thời gian có hiệu quả, cá nhân cần nhận thức tầm quan trọng thời gian, nhận diện yếu tố gây lãng phí thời gian đồng thời chủ động xây dựng kế hoạch quản lý thời gian Cho dù chọn sử dụng cơng cụ để quản lý thời gian cần phải trì hài hịa mục đích cuối đời với mục đích ngắn hạn, vai trị thứ tự ưu tiên cơng việc; cần giữ thăng sống; công việc bận rộn cần phải ý đến việc có ý nghĩa lâu dài sức khỏe, tinh thần quan hệ với người II Kỹ sử dụng thời gian hiệu Phân tích đánh giá loại công việc Liệt kê công việc cần phải làm Liệt kê danh sách công việc cần phải làm ngày, tuần tháng Việc giúp bạn dễ dàng quản lý quỷ thời gian quý giá Bạn biết cần phải làm vào nào, bạn khơng phải thời gian nhớ xem phải làm việc ngày hơm việc sau hồn thành xong cơng việc Sắp xếp cơng việc theo thứ tự ưu tiên Sau liệt kê công việc cần làm, bạn dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc quan trọng cần phải làm trước, công việc để lại sau Những cơng việc quan trọng bạn đánh dấu lại làm để đảm bảo cơng việc hồn thành thời gian, sau tiếp tục làm cơng việc cịn lại Việc xếp kiểu giúp bạn khơng phải vội vàng hay căng thẳng lỡ quên việc quan trọng mà đảm bảo công việc khác giải thời hạn Tổng kết lại công việc Trước kết thúc ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn làm chưa làm gì, bạn thời gian cho cơng việc có thật hiệu hay không Quỹ thời gian bạn dành cho cơng việc thật khoa học chưa, có chỗ chưa hợp lý tìm lý khắc phục để lần làm sau rút ngắn khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác Xác định nguyên tắc ưu tiên, dự phịng Bạn nên tạo cho lịch trình cụ thể, từ đó, xếp xem cơng việc quan trọng cần phải làm trước, công việc để lại sau Đối với cơng việc đòi hỏiDealines gấp rút, note lại ưu tiên hồn thành trước sau tiếp tục làm cơng việc cịn lại Ưu tiên thực công việc quan trọng thao tác quan trọng, giúp bạn khơng vội vàng hay căng thẳng lỡ quên việc quan trọng mà đảm bảo công việc giải thời hạn Lập kế hoạch kiểm soát thời gian 12 Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho bước thực hiện, thời gian kết thúc tổng thời gian để hoàn thành cơng việc Khi bạn có bảng kế hoạch chi tiết thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết cơng việc khơng bị lãng phí khoảng thời gian quý giá Tạo lập tính kỷ luật thói quen tập trung Để sử dụng thời gian cách khoa học bạn phải tập cho tính kỹ luật thói quen tiết kiệm thời gian Hãy đặt cho thân quy tắc riêng làm theo quy tắc Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí tập từ từ, bạn quen Khi thứ theo ý chắn bạn thấy bạn có nhiều thời gian cho sống cơng việc, kết thúc tình trạng ngày vội vàng lo chạy đua với thời gian thứ lại không ý Thói quen tập trung Tập trung cách tốt để bạn khơng lãng phí thời gian Khi làm cơng việc bạn tập trung tất sức lực trí tuệ cho cơng việc, điều khơng đem lại kết cơng việc cao mà cịn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Bởi tập trung bạn nhanh chóng hồn thành cơng việc có thời gian cho việc khác Cân thời gian công việc Để thời gian làm việc hiệu nhất, phải biết xác định mục tiêu Khơng nên “ơm” q nhiều việc lúc để không giải tiến độ gây ảnh hưởng đến tổ chức tinh thần làm việc Đồng thời phải biết xếp công việc khéo léo, biết tận dụng thời để làm việc hiệu Tuy nhiên mục tiêu lợi ích bạn phải gắn với mục tiêu tổ chức Tính kỷ luật thời gian với thân thứ quan trọng Vì vậy, thống mục tiêu có động lực làm việc họ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu Câu hỏi học tập Lập kế hoạch quản lý thời gian thân tuần 13 ... đáng tin cậy cáckỹ thu? ??t thu thập thông tin? Thông tin thu thập quy mô nào? Thời gian thu thập thông tin nào? Mức độ hoàn chỉnh, toàn diện thông tin nào? Yêu cầu thông tin thu thập - Thông tin. .. Xác định thông tin cuối 5) Cung cấp thông tin 6) Bảo quản, lưu trữ thông tin Câu hỏi học tập Trình bày kỹ thu thập thông tin Khi xử lý thông tin cần lưu ý điều gì? KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN I Những... Bảo đảm tính pháp lý 2.1.3 Kỹ thu? ??t thu thập thông tin thứ cấp Xác định thông tin cần thu thập Xác định nguồn, kênh thông tin thứ cấp 2.2 Thu thập qua nguồn sơ cấp Thu thập thông tin tổng quan khứ