Biện pháp áp dụng 5S vào phòng kế toán của công ty TNHH AON

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, đường lối và những chính sách hội nhập đã làm cho nền kinh tế của nước ta ngày càng phát triển, làm thay đổi hình ảnh của Việt Nam trên trường quốc tế. Việc hội nhập kinh tế khiến cho thị trường ở Việt Nam ngày càng sôi động, đem đến cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội, nhưng bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với không ít thách thức bởi có “trăm người bán vạn người mua” trên thị trường, sức ép cạnh tranh một cách gay gắt khi có sự xuất hiện của các đối thủ khác. Ngày nay khái niệm chất lượng và quản lý chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp đều phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý. Tuy nhiên cho dù doanh nghiệp đầu tư loại máy móc thiết bị hay công nghệ nào, lựa chọn con đường kinh doanh nào đi nữa thì con người vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S xuất phát từ Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho doanh nghiệp tạo điều kiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Hầu hết các doanh nghiệp khi hoạt động chỉ chú ý đến kết quả cuối cùng mà quên đi các công tác quản lý xung quanh đó. Việc đảm bảo môi trường làm việc vẫn còn bị xem nhẹ. Đến các phòng làm việc của các doanh nghiệp ở Việt Nam, hình ảnh các đống giấy tờ, hồ sơ được để lộn xộn, bừa bãi đã không còn quá xa lạ. Môi trường làm việc thiếu đi sự sắp xếp khoa học sẽ khiến cho hiệu quả làm việc giảm đi rất nhiều. Vì vậy việc thực hiện và áp dụng chương trình nhằm cải thiện môi trường làm việc là điều mà các doanh nghiệp đều phải quan tâm. 5S được tạo ra và áp dụng ở rất nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới. Việc áp dụng 5S sẽ đem lại cho doanh nghiệp một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp hơn, làm cho hiệu quả thực hiện công việc sẽ được cải thiện rõ rệt, tiết kiệm được thời gian và công sức cho người lao động. 5S được coi là cơ sở để cải tiến chất lượng liên tục và nâng cao năng suất lao động. Vì những lợi ích mà 5S đem lại, cũng như nhận thấy được hiệu quả rõ rệt của 5S khi được áp dụng ở các doanh nghiệp, em đã nghiên cứu việc áp dụng 5S vào công ty TNHH AON. Do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên em đã chọn đề tài: “Biện pháp áp dụng 5S vào phòng kế toán của công ty TNHH AON”. Em hy vọng rằng sau thời gian nghiên cứu và học hỏi thêm em sẽ có thêm những kinh nghiệm và hiểu biết để mở rộng việc áp dụng chương trình ở các phòng ban khác và trong toàn bộ công ty. Kết cấu của chuyên đề bao gồm 3 chương: -Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH AON. -Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý chất lượng và sự cần thiết phải áp dung 5S vào phòng kế toán của công ty TNHH AON. -Chương 3: Biện pháp áp dụng 5S vào phòng kế toán của công ty TNHH AON và các đề xuất khi áp dụng. Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề, em đã được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo.GS.TS Nguyễn Thành Độ và thầy giáo Dương Công Doanh và mọi người trong công ty TNHH AON để hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn!

Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH AON 1.1 Giới thiệu công ty TNHH AON 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH AON Việt Nam 1.1.2 Thông tin liên hệ .3 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 1.3 Cơ cấu tổ chức .6 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ phận : 1.3.1.1 Tổng giám đốc 1.3.1.2 Bộ phận môi giới bảo hiểm gốc (Aon Risks Solution-ARS) 1.3.1.3 Bộ phân Môi giới tái bảo hiểm (Aon Benfield) 1.3.1.4 Bộ phận Môi giới bảo hiểm Dự án (Aon Specialty) 1.3.1.5 Bộ phận tài kế toán 1.4 Tình hình hoạt động cơng ty năm gần 1.4.1 Tình hình taì sản – nguồn vốn năm 2011 2010 công ty TNHH Aon Việt Nam 1.4.1.1 Phân tích số tiêu tài công ty TNHH Aon Việt Nam .10 1.4.1.2 Cơ cấu Tài sản nguồn vốn 11 1.4.1.3 Khả toán .13 1.4.1.4 Hiệu suất sử dụng tổng tài sản 15 1.4.1.5 Đánh giá khả sinh lời .16 1.5 Quản trị nhân lực 16 1.6 Kết kinh doanh công ty năm gần 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DUNG 5S VÀO PHỊNG KẾ TỐN CỦA CƠNG TY TNHH AON .21 2.1 Cơ cấu phịng kế tốn công ty .21 SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh 2.2 Các tiêu chí sử dụng để đánh giá chất lượng phịng kế tốn 22 2.3 Sự cần thiết phải áp dụng 5S vào phịng kế tốn công ty 23 2.3.1 Giới thiệu khái quát 5S điều kiện để áp dụng 5S 23 2.3.2 Ý nghĩa việc áp dụng 5S 24 2.3.3 Sự cần thiết việc áp dụng 5S phịng kế tốn cơng ty TNHH AON 27 2.3.4 Các điều kiện để áp dụng thành cơng 5S vào phịng kế tốn: 27 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động hiệu quả/chất lượng làm việc phịng kế tốn .28 2.4.1 Hiệu làm việc phịng kế tốn 28 2.4.2 Những mặt hạn chế chưa áp dụng phương pháp quản lý chất lượng nguyên nhân .31 CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP ÁP DỤNG 5S VÀO PHỊNG KẾ TỐN CỦA CƠNG TY TNHH AON .33 3.1 Phương hướng hoạt động công ty năm tới: .33 3.2 Biện pháp triển khai áp dụng 5S 34 3.2.1 Yêu cầu trước áp dụng 5S .34 3.2.2 Triển khai kế hoạch thực 5S 35 3.2.2.1 Xây dựng cơng bố chương trình 5S 35 3.2.2.2 Đào tạo 5S 36 3.2.2.3 Tổng vệ sinh văn phòng 37 3.2.2.4 Thực Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch hàng ngày 37 3.2.2.5 Đánh giá định kỳ 5S .43 3.2.3 Một số đề xuất triển khai áp dụng 5S 46 3.2.3.1 Đòi hỏi sự cam kết ban lãnh đạo 46 3.2.3.2 Đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình đầy đủ tất người .47 3.2.4 Phải gây ảnh hưởng giai đoạn đầu 48 KẾT LUẬN 49 SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 – Mối tương quan dịch vụ AON cung cấp, thị trường bảo hiểm khách hàng (Nguồn sinh viên tự thực hiện) Sơ đồ 1.2 – Mơ hình tổ chức cơng ty TNHH AON (nguồn từ báo cáo hàng năm công ty TNHH AON) Bảng 1.3 - Bảng cân đối kế toán Bảng 1.4 – Khả toán nợ ngắn hạn công ty TNHH AON năm 2010-2011 .13 Bảng 1.5 - Khả tốn nhanh cơng ty TNHH AON năm 2010-2011 14 Bảng 1.6 - Khả tốn tức thời cơng ty TNHH AON năm 2010-2011 14 Bảng 1.7 – Hiệu suất sử dụng tổng tài sản công ty TNHH AON năm 2010-2011 .15 Bảng 1.8 – Trị số ROA ROE đánh giá khả sinh lời công ty TNHH AON năm 2010-2011 16 Bảng 1.9 – Trình độ học vấn lao động công ty TNHH AON (nguồn từ báo cáo 17 Bảng 1.10- Báo cáo kết kinh doanh năm 2011 công ty TNHH AON năm 2011 18 Sơ đồ 2.1- Mơ hình hoạt động phịng kế tốn 21 Bảng 2.2 - Mô tả ý nghĩa chữ S .24 Sơ đồ 2.3 – Hoạt động 5S 24 Biểu đồ 2.4 – Mức độ hài lòng tốc độ xử lý phịng kế tốn 29 Biểu đồ 2.5 – Mức độ hài lịng độ xác xử lý cơng việc phịng kế tốn .30 Biểu đồ 2.6 – Mức độ hài lòng mơi trường làm việc phịng kế tốn 31 Bảng 3.1 – Chương trình đào tạo 5S cho công ty TNHH AON 36 Bảng 3.2: Bảng điểm đánh giá thực 5S 44 SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập Bảng 3.3: GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Cơng Doanh Bảng tiêu chí đánh giá thực 5S .45 SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị chất lượng – GS TS Nguyễn Đình Phan - TS Đặng Ngọc Sự - NXB Kinh tế Quốc dân, năm 2012 Báo cáo thường niên Công ty TNHH AON SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, đường lối sách hội nhập làm cho kinh tế nước ta ngày phát triển, làm thay đổi hình ảnh Việt Nam trường quốc tế Việc hội nhập kinh tế khiến cho thị trường Việt Nam ngày sôi động, đem đến cho doanh nghiệp nhiều hội, bên cạnh doanh nghiệp phải đối mặt với khơng thách thức có “trăm người bán vạn người mua” thị trường, sức ép cạnh tranh cách gay gắt có sự xuất đối thủ khác Ngày khái niệm chất lượng quản lý chất lượng khơng cịn xa lạ với doanh nghiệp Việt Nam Muốn nâng cao khả cạnh tranh thị trường, doanh nghiệp phải chọn cho hướng riêng kinh doanh cách quản lý Tuy nhiên cho dù doanh nghiệp đầu tư loại máy móc thiết bị hay cơng nghệ nào, lựa chọn đường kinh doanh người yếu tố định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ triết lý người trung tâm sự phát triển, mơ hình thực hành 5S xuất phát từ Nhật Bản tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo môi trường sẽ, tiện lợi giúp cho doanh nghiệp tạo điều kiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Hầu hết doanh nghiệp hoạt động ý đến kết cuối mà quên cơng tác quản lý xung quanh Việc đảm bảo mơi trường làm việc cịn bị xem nhẹ Đến phòng làm việc doanh nghiệp Việt Nam, hình ảnh đống giấy tờ, hồ sơ để lộn xộn, bừa bãi khơng cịn q xa lạ Môi trường làm việc thiếu sự xếp khoa học khiến cho hiệu làm việc giảm nhiều Vì việc thực áp dụng chương trình nhằm cải thiện mơi trường làm việc điều mà doanh nghiệp phải quan tâm 5S tạo áp dụng nhiều doanh nghiệp khắp giới Việc áp dụng 5S đem lại cho doanh nghiệp không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp hơn, làm cho hiệu thực công việc cải thiện rõ rệt, tiết kiệm thời gian công sức SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh cho người lao động 5S coi sở để cải tiến chất lượng liên tục nâng cao suất lao động Vì lợi ích mà 5S đem lại, nhận thấy hiệu rõ rệt 5S áp dụng doanh nghiệp, em nghiên cứu việc áp dụng 5S vào cơng ty TNHH AON Do trình độ kinh nghiệm hạn chế nên em chọn đề tài: “Biện pháp áp dụng 5S vào phịng kế tốn cơng ty TNHH AON” Em hy vọng sau thời gian nghiên cứu học hỏi thêm em có thêm kinh nghiệm hiểu biết để mở rộng việc áp dụng chương trình phịng ban khác tồn cơng ty Kết cấu chun đề bao gồm chương: - Chương 1: Giới thiệu công ty TNHH AON - Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý chất lượng sự cần thiết phải áp dung 5S vào phịng kế tốn cơng ty TNHH AON - Chương 3: Biện pháp áp dụng 5S vào phịng kế tốn cơng ty TNHH AON - đề xuất áp dụng Trong trình thực tập viết chuyên đề, em sự giúp đỡ tận tình thầy giáo.GS.TS Nguyễn Thành Độ thầy giáo Dương Công Doanh người cơng ty TNHH AON để hồn thành chun đề Em xin chân thành cảm ơn! SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH AON 1.1 Giới thiệu cơng ty TNHH AON 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Công ty TNHH AON Việt Nam Aon Việt Nam - thành viên Tập đồn Aon (có trụ sở Mỹ) nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu giới lĩnh vực quản lý rủi ro, môi giới bảo hiểm tái bảo hiểm, hoạt động 120 nước với 500 văn phịng 36.000 nhân viên khắp tồn cầu với doanh thu mơi giới phí xấp xỉ 10 tỷ la năm Bước chân vào thị trường bảo hiểm Việt Nam từ năm 1993 với tư cách hãng tiên phong lĩnh vực môi giới tư vấn bảo hiểm, Aon có tầm nhìn sâu rộng hiểu biết sâu sắc rủi ro, hành lang pháp lý, thực tiễn thị trường văn hoá Việt Nam Qua 20 năm hoạt động, Aon đạt thành công lớn đánh giá công ty môi giới bảo hiểm lớn chuyên nghiệp thị trường Việt Nam Hiện công ty chiếm thị phần lớn lĩnh vực môi giới bảo hiểm với mức tăng trưởng trung bình hàng năm 25% Trong năm 2009, hoạt động bối cảnh kinh tế bị ảnh hưởng suy thối tồn cầu, song mơt năm thành công Aon Việt Nam Là nhà môi giới bảo hiểm chuyên nghiệp, Aon coi sứ mạng nhà cung cấp giải pháp quản lý rủi ro bảo hiểm trung gian giao dịch bảo hiểm đơn Công ty Aon Việt Nam cung cấp cho khách hàng giải pháp nhằm giúp họ quản lý rủi ro cách hữu hiệu Chính vậy, nhiều tổ chức doanh nghiệp lớn Việt Nam quốc tế coi Aon Việt Nam đối tác bảo hiểm đáng tin cậy 1.1.2 Thông tin liên hệ Chi nhánh Hà Nội: Công ty TNHH Aon Việt Nam, lơ 1201, tầng 12 tồ nhà HCO – 44B Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Số điện thoại: (84) 3826 0832 SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh Số Fax: (84) 3824 3983 Chi nhánh Hồ Chí Minh Cơng ty TNHH Aon Việt Nam, lơ 702, tầng tồ nhà Sailing – 111A Pasteur, Quận 1, Hồ Chí Minh Số điện thoại: (84) 3822 4884 Số Fax: (84) 3822 2700 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Dịch vụ Aon Việt Nam tin dùng nhiều doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác dầu khí, hàng khơng, hàng hải, điện lực, bưu viễn thơng, sản xuất cơng nghiệp, xây dựng, ngân hàng, tài chính, bất động sản, giáo dục, y tế, dược phẩm…Bên cạnh hoạt động truyền thống môi giới bảo hiểm gốc, Aon mở rộng thêm hoạt động kinh doanh Môi giới tái bảo hiểm Việt Nam (Aon Benfield) để cung cấp dịch vụ chỗ cho doanh nghiệp bảo hiểm nước khẳng định chỗ đứng thị trường bảo hiểm Aon đối tác môi giới tái bảo hiểm đáng tin cậy nhiều doanh nghiệp bảo hiểm lớn Việt Nam Bảo Việt, Pjico, Bảo hiểm Dầu khí…Việc gia tăng quy mơ Aon Việt Nam cịn thể qua việc tái tổ chức mảng dịch vụ dự án (Aon Specialty) dành cho dự án có quy mơ lớn tính chất rủi ro đặc biệt Hàng khơng, dầu khí, điện lực… Aon giới bảo hiểm thức cho nhiều dự án trọng yếu cơng ty có tầm cỡ quốc gia Việt Nam dự án lọc dầu Dung Quất, dự án cụm khí Điện đạm Cà Mau, nhà máy đạm Phú Mỹ, cơng ty Khí Petro Vietnam… Phạm vi dịch vụ tư vấn bảo hiểm Aon Việt Nam: - Phân tích đánh giá rủi ro - Thiết kế chương trình bảo hiểm - Cung cấp giải pháp bảo hiểm - Hỗ trợ khiếu nại bồi thường - Các dịch vụ sau bán hàng: Đào tạo, cung cấp thông tin thị trường SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh bảo hiểm…vv… Với tư cách công ty môi giới bảo hiểm thị trường bảo hiểm Việt Nam, Công ty Aon nhà tư vấn trung gian khách hàng thị trường Bảo hiểm Aon tiếp cận khách hàng, vào nhu cầu bảo hiểm, phân tích-đánh giá rủi ro, sở lựa chọn nhà Bảo hiểm thiết kế chương trình bảo hiểm phù hợp với nhu cầu khách hàng Trong trình thực hợp đồng tư vấn, Công ty hỗ trợ khách hàng công việc quản trị rủi ro, đào tạo chương trình liên quan đến Bảo hiểm Trong trường hợp có tổn thất xảy ra, cơng ty phối hợp với bên thứ (nhà giám định-khảo sát, luật sư…) hỗ trợ khách hàng thực thủ tục nhận bồi thường thiệt hại Aon Vietnam Thị trường Bảo Hiểm Khách hàng Các bên thứ (Công ty giám định, luật sư, khảo sát viên, tài chính…) Sơ đồ 1.1 – Mối tương quan dịch vụ AON cung cấp, thị trường bảo hiểm khách hàng (Nguồn sinh viên tự thực hiện) SV: Nguyễn Đức Đạt MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Cơng Doanh trì dịch vụ tốt với khách hàng có nhằm mở rộng giữ vững vị trí số thị trường tư vấn, môi giới bảo hiểm Như vậy, năm tới, công ty TNHH AON vạch mục tiêu định, số mục tiêu nâng cao hiệu làm việc phòng ban, nhân viên công ty Việc áp dụng phương pháp quản lý 5S vào phịng kế tốn cơng ty TNHH AON bước quan trọng cần thiết để đạt mục tiêu 3.2 Biện pháp triển khai áp dụng 5S 3.2.1 Yêu cầu trước áp dụng 5S Để áp dụng 5S cần phải có sự cam kết ban lãnh đạo Những người cần phải hiểu triết lý lợi ích việc áp dụng 5S Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo cần xem xét kỹ tình hình, hiểu rõ khó khăn thuận lợi áp dụng để đưa định kịp thời đắn Đồng thời cần có sự học hỏi kinh nghiệm doanh nghiệp trước để áp dụng hoạt động kinh doanh cơng ty Khi thực phịng kế tốn lãnh đạo cao Kế toán trưởng Kế toán trưởng cần phát động phong trào 5S đưa kế hoạch thực phong trào cách cụ thể tuỳ theo thực trạng phịng Việc xem xét kỹ thực trạng có tác dụng làm cho việc áp dụng thuận lợi, tận dụng tối đa không gian nơi làm việc cách hợp lý đạt hiệu cao Ngoài việc thành lập nhóm cơng tác 5S để xây dụng sách mục tiêu 5S cần thiết Công việc chuẩn bị tốt cần có kế hoạch thực cụ thể Trong kế hoạch phải phân công rõ ràng công việc cho người văn phịng Việc nhạy cảm ảnh hưởng đến tâm lý người nhận công việc Có cơng việc lau dọn đồ đạc phòng, xếp tài liệu tủ đựng tài liệu công việc thường xuyên phải làm mà lại không thuộc trách nhiệm cá nhân Cho nên phải phân công theo ngày cho người theo trình tự quay vịng, người lần đến hết lượt quay lại từ đầu Trong ngày bắt đầu thực 5S quan trọng Nó khởi đầu để chương trình 5S hoạt động hiệu quả, người trực tiếp thấy hiệu Từ có ý thức việc làm mơi trường làm việc SV: Nguyễn Đức Đạt 34 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh 3.2.2 Triển khai kế hoạch thực 5S 3.2.2.1 Xây dựng cơng bố chương trình 5S Sau có sự thống từ phía ban lãnh đạo kế hoạch thực 5S, ban lãnh đạo cần họp thơng báo tới tồn thể phịng kế tốn nội cơng ty văn Q trình thực cần phải phân công rõ ràng để hạn chế tối đa việc chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn người Sau thơng báo văn bản, phịng kế toán cần họp bàn để phát động phong trào thực 5S Tầm quan trọng lợi ích chương trình 5S cần thể rõ họp, cần phải làm cho người hiểu 5S biết ý nghĩa thiết thực việc thực chương trình Việc phát huy tính sáng tạo, tự giác người tham gia chương trình đem lại hiệu cao Ngoài ra, để thực tốt chương trình 5S, cần phải thành lập phận phụ trách phong trào Tổ phụ trách gồm người:  Trưởng phụ trách (Kế toán trưởng)  Phụ trách ảnh (Kế toán phải thu)  Thư ký (Kế tốn thuế) Tại phịng kế tốn cơng ty TNHH AON, phân cơng người thực phụ trách phong trào kế toán trưởng, kế toán phải thu kế toán thuế Để nâng cao tinh thần thực phong trào 5S, kế toán trưởng nên người đứng phụ trách đạo phong trào Ngồi kế tốn phải thu phụ trách phần ảnh, kế toán thuế thư ký, ghi lại hoạt động, sự thay đổi sau áp dụng 5S phịng kế tốn Trưởng phụ trách có nhiệm vụ đánh giá kết hoạt động 5S qua thực tế hình ảnh so sánh từ người phụ trách ảnh Do ảnh tư liệu đánh giá dễ dàng chuẩn xác sự thay đổi hiệu việc áp dụng 5S văn phòng nên tổ phụ trách cần người quản lý ảnh Việc so sánh hình ảnh trước sau áp dụng 5S minh chứng rõ ràng hiệu 5S, người nhận lỗi Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát nơi có vấn đề, sai sót chụp lại làm chứng lưu hồ sơ thực chương trình Việc dán hình ảnh thu làm chứng lên bảng tin SV: Nguyễn Đức Đạt 35 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Cơng Doanh để phịng nắm sai lầm chung sửa chữa nên cân nhắc 3.2.2.2 Đào tạo 5S Trong q trình triển khai chương trình 5S phịng kế toán, cần phải làm cho cán nhân viên phòng hiểu nắm rõ lý thuyết, triết lý, mục tiêu ý nghĩa 5S, đồng thời phải làm cho người hiểu trách nhiệm chương trình Sau đó, cần phải cung cấp cho người phương pháp thực hiệu Sau nhận thức 5S, người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Cơng ty TNHH AON thường có buổi ăn trưa tập thể vào cuối tuần để kèm theo tổ chức sự kiện giải trí học tập kỹ mềm, đào tạo cho nhân viên Tận dụng khoảng thời gian để đưa lý thuyết, đào tạo kỹ 5S hợp lý, nâng cao trình độ, hiểu biết 5S cho phịng kế tốn, bước đầu đem chương trình 5S giới thiệu với tất người công ty, tiền đề để áp dụng 5S cho toàn cơng ty sau Ngồi ra, cơng ty TNHH AON nên có kế hoạch việc tổ chức lớp học 5S Cụ thể sau: Bảng 3.1 – Chương trình đào tạo 5S cho cơng ty TNHH AON STT Chương trình Hình thức học Địa điểm Thời gian Số người Chi phí Tập thể Cán phụ trách Ngắn hạn Ngắn hạn Thuê chuyên gia lĩnh Cử học trung tâm vực 5S đào tạo chỗ Tại công ty Tổng cục Đo lường chất lượng Việt Nam 1-2 ngày Khoá học kéo dài buổi người (tồn phịng kế người nhóm phụ trách toán triệu 1.9 triệu (Nguồn: sinh viên tự tổng hợp) 3.2.2.3 Tổng vệ sinh văn phòng Để bắt dầu chương trình 5S, cần phải thực tổng vệ sinh tồn văn phịng làm việc phịng kế tốn Cơng việc khơng khó đem lại hiệu rõ SV: Nguyễn Đức Đạt 36 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh rệt sau thực Các khu vực lân cận thực kiểm tra chéo để đem lại hiệu cao Tổ phụ trách 5S đề xuất mua dụng cụ cần thiết chổi, tủ đồ, hộp đựng giấy tờ … theo yêu cầu thành viên Việc thực tổng vệ sinh cần thông báo trước lên kế hoạch cụ thể cho ngày tổng vệ sinh Yêu cầu cần có sự thống tham gia tồn thành viên phòng Tổ phụ trách cần thực ghi lại hình ảnh trước sau thực để đối chiếu, so sánh kết ghi vào hồ sơ thực 5S 3.2.2.4 Thực Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch hàng ngày Seiri, Seiton, Seiso chữ S 5S, nghĩa sàng lọc, xếp, sẽ, công việc 5S Hàng ngày, tất người tham gia phong trào cần phải ý thức tự giác thực công việc Bởi phong trào cần tính tự giác người nên ngồi việc giữ gìn mơi trường làm việc người việc giữ cho mơi trường làm việc chung văn phòng ngăn nắp yêu cầu việc thực 5S Do đặc thù vị trí làm việc có điểm riêng biệt khác nhau, nên tuỳ vào vị trí cơng việc, người có cơng việc khác nhau:  Kế toán trưởng: Kế toán trưởng người quản lý phịng kế tốn, chịu trách nhiệm tổng hợp thông qua hoạt đọng, đạo hướng dẫn, kiểm tra cơng việc kế tốn viên Đối với cơng ty, kế tốn trưởng người có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo kết tài cơng ty Kế tốn trưởng cơng ty TNHH AON có phịng làm việc riêng với nhiều hồ sơ xếp phòng, nên để thực 5S, kế tốn trưởng cần làm cơng việc sau: - Sắp xếp phân loại hồ sơ cách cẩn thận Trong phịng ngồi tủ hồ sơ có sẵn cần có thêm khay cặp tài liệu để phân chia tài liệu khoa học hơn: bàn làm việc cần có thêm khay đựng chứng từ chưa qua xử lý, chứng từ xử lý chờ xếp Tủ đựng tài liệu cần có cặp đựng tài liệu kế toán, sổ tổng hợp kế toán, hợp đồng hay phải sử dụng… Các tài liệu, hồ sơ nên dán nhãn cụ thể rõ SV: Nguyễn Đức Đạt 37 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh ràng để tiện cho việc tìm lại sau - Tủ đựng tài liệu cần lau dọn thường xuyên để tránh bụi bẩn, nấm mốc làm hỏng tài liệu - Thùng đựng rác để đựng thứ không sử dụng, giấy tờ bỏ cần để vị trí tiện sử dụng - Bàn làm việc kế toán trưởng phải gọn gàng, Các chứng từ để bàn cần xếp khoa học Các chứng từ, hồ sơ làm việc hàng ngày nên để gọn gàng góc bàn Điện thoại máy tính nên để cạnh có vị trí hợp lý mặt bàn thường xuyên sử dụng kèm với giấy tờ khác - Các chứng từ quan trọng nên lưu cất giữ tủ riêng biệt  Kế tốn viên: Đối với kế tốn viên cơng ty TNHH AON, không gian làm việc không gian chung đa số nhân viên phịng kế tốn Hàng ngày, số lượng chứng từ, hồ sơ phải qua phịng kế tốn để chờ xử lý lớn hầu hết q trình xử lý thơng tin, trình làm việc tất nhân viên kế tốn cơng ty TNHH AON sử dụng đến máy vi tính máy in Với khơng gian làm việc chung, ý thức người khơng cao mơi trường làm việc lộn xộn, gây ảnh hưởng lẫn giảm suất lao động cách đáng kể Không gian làm việc chung phịng kế tốn cịn nơi mà khách hàng, nhân viên nội công ty tiếp xúc đến phịng kế tốn Được coi mặt cơng ty, phịng kế tốn cần ưu tiên để có khơng gian sẽ, khoa học Đối với kế toán viên, để triển khai áp dụng 5S cần phải làm cơng việc sau: - Bố trí góc làm việc người cách hợp lý, tránh ảnh hưởng đến không gian làm việc chung người Mỗi người có vị trí làm việc riêng, ngăn cách khơng ngăn cách ơ, người cần tơn trọng không gian làm việc thành viên khác phịng - Giữ gìn vệ sinh chung Mỗi làm việc nên bố trí thùng rác cá nhân vị trí hợp lý, giúp ích cho việc sàng lọc thứ khơng cần thiết, làm cho khơng gian làm việc thống đãng hơn, điều làm cho người tự ý thức trách nhiệm việc giữ gìn vệ sinh phòng - Tủ đựng tài liệu nơi sử dụng chung tất người Có tài liệu quan trọng hay sử dụng, có tài liệu dung đến Cần SV: Nguyễn Đức Đạt 38 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh phải phân loại đánh nhãn loại tài liệu, phân chia rõ ràng loại tài liệu tần suất sử dụng tài liệu Ngoài cần nâng cao ý thức sử dụng tài liệu thành viên phòng, tránh việc lấy nhiều tài liệu khơng cất vào vị trí cũ sử dụng xong, vừa làm ảnh hưởng đến việc tìm tài liệu nhân viên khác, nguy thất lạc tài liệu dễ xảy - Nên lưu tài liệu theo hình thức mềm cứng, lưu trữ kho hồ sơ công ty mềm cất máy chủ sử dụng chung cơng ty Hình thức cất giữ tài liệu áp dụng nhiều công ty, khắc phục nhược điểm cũ cách cất giữ tài liệu cứng dễ tìm, tiết kiệm khơng gian lưu trữ bảo quản Ở phịng kế tốn, máy tính máy in cơng cụ phục vụ cho cơng việc kế tốn viên Hiện phịng có máy in, nhu cầu sử dụng kế tốn viên nhiều Với lý cần đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho cơng việc, kế tốn viên đề nghị lên ban lãnh đạo để xin đầu tư thêm máy in vật dụng cần thiết khác Ngoài ra, việc xếp dán nhán vật dụng hay sử dụng bàn làm việc giấy, sổ ghi chép, bút… cần thiết Những vật dụng nên có khay để riêng thiết kế để nơi tiện lấy sử dụng 3.2.2.4.1 Triển khai Sàng lọc (Seiri) Để thực bước Sàng lọc – Seiri, phận cần đưa tiêu chí để xác định vật dụng, hồ sơ cần thiết, từ có phương án loại bỏ thứ không cần thiết Đây công việc tiến hành thực 5S Sàng lọc áp dụng tất khâu, trình, xuyên suốt chiến dịch thực 5S Sau sàng lọc sơ bộ, cần phải tiến hành sàng lọc lần để phân loại xem vật dụng khơng cần sử dụng, vật dụng sử dụng: - Những vật dụng sử dụng thường xuyên xếp vị trí thuận tiện cho q trình sử dụng - Những vật dụng khơng sử dụng thường xuyên lưu trữ dán nhãn để quản lý tìm lại cần - Những vật dụng không cần thiết loại bỏ để tiết kiệm không gian làm SV: Nguyễn Đức Đạt 39 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh việc Khi sàng lọc cần phải xem xét kỹ lưỡng tất vật dụng có bàn làm việc, khay đựng đồ, ngăn kéo… Trong bước loại bỏ vật dụng khơng sử dụng, cần có phương án xử lý thích hợp Đối với vật dụng đắt tiền khơng sử dụng nên tái sử dụng phịng ban khác: tổ chức bán đấu giá trao đổi vật phẩm nội công ty Thực tế phịng kế tốn cơng ty TNHH AON có nhiều vật dụng khơng cịn sử dụng lưu trữ, ví dụ giấy nháp, giấy tờ khơng cịn giá trị cịn giữ lại với số lượng lớn để rải rác khắp bàn làm việc; nhiều vật dụng đục lỗ, kéo… khơng cịn sử dụng chưa loại bỏ mà để chung với vật dụng sử dụng bình thường Những điều tưởng chừng vơ hại thực tế q trình làm việc tốn nhiều thời gian vật dụng không xếp khoa học, thứ cần loại bỏ tồn bàn làm việc Điều ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc 3.2.2.4.2 Thực Sắp xếp (Seiton) Sắp xếp bước thứ 5S, có nhiệm vụ xếp lại vật dụng cần dung cách khoa học, ngăn nắp để tiện cho việc lưu trữ sử dụng sau Do kế tốn viên cơng ty TNHH sử dụng nhiều mặt chung không gian làm việc chung nên việc xếp đồ đạc cần có sự thống nhân viên, theo nguyên tắc: vật dụng hay sử dụng bố trí gần nơi làm việc, vật dụng thường xuyên người sử dụng chung bố trí khơng gian làm việc, nơi thống đãng, tiện cho việc lại sử dụng chung Các đồ vật nên xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn đánh số để dễ dàng nhận biết Nên sử dụng khay để đựng vật dụng có mức độ sử dụng khác nhau: - Bút, giấy nhớ, máy tính, dập ghim vật dụng thường sử dụng thường xuyên - Thước kẻ, tẩy, dao … sử dụng Điều cần lưu ý xếp cần thông báo cho tất người xung quanh hay sử dụng đồ đạc biết, không riêng người xếp biết Điều quan trọng đồ đạc, vật dụng sử dụng chung số nhân viên Những vật dụng sử dụng, lưu trữ cần có giấy nhớ để ghi SV: Nguyễn Đức Đạt 40 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh rõ ràng vị trí cất, vật dụng cất để tránh việc tìm kiếm sau Mục đích xếp (Seiton) làm cho nơi làm việc an toàn, hiệu cao tiến hành hoạt động hàng ngày, trình xếp, vật dụng không cần thiết loại bỏ, lặp lại bước – Sàng lọc 3.2.2.4.3 Thực Sạch (Seiso) Sau sàng lọc xếp bước cần phải làm dọn không gian làm việc Việc thực Sạch - Seiso nên thực qua cách đồng thời: tổng vệ sinh vào ngày cố định tháng, vệ sinh nơi làm việc hàng ngày Cần tạo ý thức thói quen dọn nơi làm việc, không gian làm việc đảm bảo Việc giữ cho không gian làm việc làm cho khơng gian thống đãng hơn, hạn chế vi khuẩn, nấm, mốc quan trọng tạo thói quen ý thức vệ sinh cho tất người 3.2.2.4.4 Thực Săn sóc (Seiketsu) Đây bước yêu cầu phải thực luân phiên liên tục hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch để làm cho nơi làm việc trở nên ngăn nắp Cần giữ vệ sinh nơi làm việc cách sử dụng phương pháp hiệu như: - Tiêu chuẩn hoá việc thực 5S tổ chức để trì kỷ luật - Tiến hành hoạt động đánh giá 5S thường kỳ vào cuối tuần, ghép chung vào hoạt động ăn trưa tập thể công ty - Tạo sự thi đua nhóm lơi người tham gia vào chương trình 5S Bằng cách tổ chức thi đua đánh giá, xếp loại, nhóm phụ trách nâng cao tinh thần thực 5S phòng kế tốn - Cố gắng trì sự ngăn nắp nơi làm việc cách thiết lập lịch làm việc vệ sinh chi tiết phân công rõ ràng Các khu vực nên phân công cụ thể người phụ trách vệ sinh Như tiết kiệm nhiều thời gian công sức việc vệ sinh cách tự phát, khơng có quy củ Để thực việc săn sóc cần phải phát triển hệ thống nội quy yêu cầu việc thực hoạt động sàng lọc, xếp, đồng thời tạo sở cho hoạt động thực trì Ban quản lý đưa nội quy yêu cầu giữ gìn vệ sinh chung theo tiêu chuẩn thực chiến dịch 5S SV: Nguyễn Đức Đạt 41 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh dán tin chung phịng kế tốn Nội dung bảng nội quy xoay quanh việc thực 5S trì 5S cách đặn:  Có lịch vệ sinh hàng tuần vào thứ tuần  Các giấy tờ phải xếp, dán nhãn trì hoạt động suốt trình làm việc  Bàn làm việc, không gian làm việc chung phải ngăn nắp, gọn gàng, khơng có rác hạn chế tối thiểu vật dụng, giấy tờ không cần thiết  Thực Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch đặn, không gián đoạn 3.2.2.4.5 Thực Sẵn sàng (Shitsuke) Sau thực chữ S đầu tiên, việc cuối cần phải thực Sẵn sàng (Shitsuke) Sẵn sàng nghĩa việc đưa ý thức thực 5S vào cá thể công ty, biến thành thói quen khơng thể thiếu cơng việc 5S đạt hiệu người thực hiểu hành động cách tự giác Để làm điều này, người phụ trách chương trình cần phải gương mẫu đầu hoạt động thực 5S Mọi nhân viên cần tuân thủ quy định chung tự giác thực chúng, coi nơi làm việc nhà chung Thể tinh thần, trách nhiệm nhân phòng kế toán việc thực phong trào 5S Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian sự nỗ lực người tập thể Để đem chương trình 5S lại gần với người phịng kế tốn nói chung tồn cơng ty nói riêng, cơng ty cần tổ chức buổi họp nhằm thảo luận 5S, đưa giải pháp sáng tạo, hợp lý phù hợp với công ty Việc làm khơng tìm giải pháp thực 5S hiệu hơn, mà quan trọng giúp cho tất người hiểu 5S, nắm rõ tầm quan trọng 5S đem chương trình 5S trở thành thói quen thường lệ người công ty, tự giác thực cơng việc thường lệ 3.2.2.5 Đánh giá định kỳ 5S Sau thực bước 5S, việc góp phần quan trọng vào việc trì cải tiến hoạt động 5S đánh giá thực 5S Việc đánh giá cần diễn định kỳ để phù hợp với tính chất hoạt động liên tục 5S Mục SV: Nguyễn Đức Đạt 42 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh đích việc đánh giá là: - Xem xét hiệu hoạt động 5S - Tìm mặt tích cực việc thực 5S - Động viên cá nhân thực tốt công việc mình, sau thực bước cải tiến hoạt động 5S - Phát hạn chế việc thực 5S để có thay đổi thích hợp Việc đánh giá công việc tổ phụ trách người tổ phụ trách thành lập ban đầu chuyên gia đánh giá, họ đào tạo kỹ đánh giá dựa yêu cầu 5S Các yêu cầu chuyên gia đánh giá là: - Hiểu ý nghĩa 5S - Nắm rõ nội dung cách thức tiến hành 5S - Nắm rõ quy định thực 5S công ty TNHH AON - Xác định tiêu chí đánh giá khu vực Tổ phụ trách phải lên kế hoạch đánh giá định kỳ, chuẩn bị tài liệu cần thiết cho việc đánh giá (các tiêu, tiêu chí, tư liệu ảnh dung để so sánh…) Hình ảnh thu suốt trình thực 5S đóng vai trị quan trọng việc kiểm tra hoạt động 5S công ty Đây chứng khách quan đưa kết luận, kiên nghị sở để đối chiếu, so sánh việc thực 5S sau Một số tiêu chí đặt để đánh giá 5S sau:  Nhà quản lý có tạo điều kiện cho việc thực 5S hay không?  Mọi người có tự ý thức việc thực 5S hay khơng?  Nơi làm việc có an tồn, gọn gàng trước không?  Máy vi tính, máy in thiết bị khác có ln tình trạng sẵn sàng làm việc khơng?  Các thiết bị, vật dụng có để nơi dễ lấy, dễ sử dụng không/  Mọi người có tự giác thực 5S khơng? Đánh giá định kỳ công việc quan trọng để người có tiêu chí để phấn đấu q trình thực 5S Để thực đánh giá định kỳ, tổ phụ trách cần thực kế hoạch đánh giá Phương pháp đánh giá đề xuất cho công ty TNHH AON bảng đánh giá, với điểm cho tiêu chí sau: Bảng 3.2: Bảng điểm đánh giá thực 5S Điểm Mô tả Chưa áp dụng 5S Đã áp dụng 5S hiệu chưa rõ rệt SV: Nguyễn Đức Đạt 43 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh Đã áp dụng 5S có kết Áp dụng tốt 5S, đáp ứng quy định đặt Áp dụng tốt 5S, ý thức thực 5S cao sẵn sàng (Nguồn: sinh viên tự tổng hợp) SV: Nguyễn Đức Đạt 44 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh Bảng 3.3: Bảng tiêu chí đánh giá thực 5S Hạng ST Điểm Các hạng mục cần phải đánh giá mục T Sàn nhà có gọn gàng? Có rác giấy tờ thừa sàn? Một tuần vệ sinh không gian chung lần? Các tài liệu có dán nhãn cụ thể? Các file tài liệu có dễ lấy, dễ thấy? Tủ có dọn dẹp thường xuyên? Mọi người có ý thức xếp dọn dẹp Sàn nhà tủ? Tủ hồ sơ Bàn làm việc không 10 bàn làm việc? Bàn làm việc ngăn nắp? Bàn làm việc lau chùi thường 11 xuyên? Đồ vật xếp gọn gàng? gian làm việc Có vật dụng không cần thiết chung (Nguồn: sinh viên tự tổng hợp) Sau thực giám sát, kiểm tra, tổ cơng tác ban lãnh đạo nên có biện pháp thúc đẩy tính sáng tạo, tự giác áp dụng 5S Động thúc đẩy người tham gia thực 5S tốt hình thức khen thưởng công nhận sự nỗ lực nhân viên Khen thưởng công nhận thân không tạo chất lượng tồn diện thiếu có tác động ngược lại làm dần niềm tin nhân viên giá trị thực chất lượng sự đóng góp họ vào cải tiến chất lượng Vì việc bắt đầu áp dụng chương trình 5S xây dựng chế độ SV: Nguyễn Đức Đạt 45 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh khen thưởng, thúc đẩy việc áp dụng 5S phịng kế tốn Để khuyến khích nâng cao ý thức thực hành 5S, ban lãnh đạo nên thường xuyên theo dõi có tuyên dương khen thưởng hợp lý Qua kỳ đánh giá cần tổng kết kết làm cịn tồn để đưa kế hoạch giai đoạn tới Kế hoạch đặt sau phải có tiêu cao trước để người không ngừng phấn đấu để thực tốt 5S Việc khuyến khích, động viên dựa kết đánh giá hàng tuần tổng kết vào cuối tháng Đồng thời phát động thi đua nhóm cá nhân để nâng cao hiệu chương trình Để khuyến khích người tham gia nhiệt tình vào thực phong trào cần phải tổ chức buổi tổng kết để công bố kết qua đạt được, trao giải thưởng cho nhóm cá nhân có đóng góp tích cực Phần thưởng có ý nghĩa lớn để khuyến khích tinh thần tham gia người Trong thực tế có lúc sai sót, khơng nên tìm chỗ yếu để phê bình, chê trách mà nên động viên khen thưởng trước sau cải tiến phê bình cho có hiệu Trong buổi tổng kết nghe ý kiến đóng góp người để có phương hướng cải tiến cho phong trào thực tốt phù hợp 3.2.3 Một số đề xuất triển khai áp dụng 5S 3.2.3.1 Đòi hỏi cam kết ban lãnh đạo Yêu cầu chương trình 5S sự tự giác thực cá nhân sự thống tập thể Để làm điều này, sự tham gia ban lãnh đạo công ty TNHH AON khơng thể thiếu Muốn người có tinh thần cao tham gia thực phong trào trách nhiệm ban lãnh đạo lớn Ban lãnh đạo phải coi trọng chương trình thực 5S phần kế hoạch thực hệ thống quản lý chất lượng Tất người cần phải nắm rõ hiểu sự cần thiết, ý nghĩa nội dung chương trình Tiếng nói ban lãnh đạo ln có giá trị lớn tồn thể nhân viên, ban lãnh đạo cần phải gương mẫu đâu việc thực chương trình 5S Đây vừa người thực hiện, vừa người đầu, làm gương cho hoạt động phòng Ban lãnh đạo cần phải nhanh nhạy việc quan sát trình thực SV: Nguyễn Đức Đạt 46 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh phong trào Việc quan sát đánh giá kết cách nghiêm túc chương trình định đến kết thi đua, khen thưởng cách cơng bằng, xác phần tạo động lực cho người thực 5S 3.2.3.2 Đòi hỏi tham gia nhiệt tình đầy đủ tất người Bất kỳ phong trào tập thể cần sự thống đoàn kết người việc thực phong trào Đối với chương trình cần sự tự giác cá nhân 5S địi hỏi sự thống cao từ tất người Việc triển khai áp dụng 5S phịng kế tốn tiền đề để đem 5S áp dụng rộng rãi cho tồn cơng ty TNHH AON Muốn làm điều việc áp dụng 5S phịng kế tốn phải thành cơng gặt hái kết định, điều yêu cầu sự thống thực nghiêm túc từ tất người Để làm điều này, cần làm cho người hiểu mục tiêu chương trình 5S:  Xây dựng ý thức Kaizen (khơng ngừng cải tiến) người  Xây dựng tinh thần đoàn kết nâng cao ý thức trách nhiệm người môi trường làm việc  Xây dựng sở để áp dụng phương pháp quản lý chất lượng khác Bên cạnh 5S, triết lý Kaizen phần phong trào Kaizen triết lý Nhật Bản, có ý nghĩa ln ln nâng cao cải tiến yếu tố, công việc Việc kêu gọi tất người ý thức việc tự cải tiến nâng cao thân giúp ích nhiều cho hiệu suất cơng việc Để kêu gọi ý thức thực sự thống cao từ người, ban lãnh đạo cơng ty cần có biện pháp như: - Có sự kiện tổ chức vào nghỉ trưa, kết hợp nghỉ trưa, ăn trưa hoạt động xung quanh 5S giới thiệu biện pháp thực - Phát động phong trào mạnh mẽ văn nội bộ, tranh, áp phích bảng tin chung 3.2.4 Phải gây ảnh hưởng giai đoạn đầu Một nguyên tắc quản lý chất lượng “Làm từ lần đầu”, cần áp dụng triệt để nguyên tắc phong trào thực 5S Khi làm tốt bước đầu tiên, phong trào tạo ấn tượng tốt nội phịng kế tốn tồn thể cơng ty Điều giúp cho tồn nhân viên tham gia cách tích cực thấy hiệu rõ rệt từ 5S SV: Nguyễn Đức Đạt 47 MSSV: CQ510926 Chuyên đề thực tập GVHD: GS TS Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh KẾT LUẬN Việt Nam đường đổi hội nhập kinh tế Xu kinh tế hội nhập dành cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu Sự cạnh tranh kinh tế thị trường tạo cho doanh nghiệp nhiều khó khăn thách thức để tồn phát triển Một doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường phải tự đứng lên lực thân Bằng cách áp dụng phương pháp quản trị cách hợp lý, cơng ty TNHH AON tận dụng triệt để nguồn lực có để đem lại kết hoạt động cao hơn, lợi quan trọng so với đối thủ khác 5S phương pháp đơn giản, dễ áp dụng hiệu cao áp dụng cách Bằng cách giữ cho môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, gọn gàng, tồn thể phịng kế tốn có khơng khí làm việc hiệu hơn, thân thiện Mục đích 5S khơng dừng lại mà cịn thay đổi thói quen làm việc người, ý thức trách nhiệm người nâng cao hơn, kết công việc cải thiện đáng kể Bằng cách áp dụng 5S phịng kế tốn bước khởi đầu, sau áp dụng cho tồn cơng ty sử dụng làm tiền đề để áp dụng phương pháp quản lý khác, công ty TNHH AON dễ dàng đạt mục tiêu đặt năm tới phương pháp quản lý chất lượng hiệu vốn chưa áp dụng công ty Em xin cảm ơn công ty TNHH AON tạo điều kiện giúp đỡ em q trình thực tập hồn thành chuyên đề tốt nghiệp này! Em xin cảm ơn GS.TS.Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh hướng dẫn em suốt trình làm chuyên đề tốt nghiệp! SV: Nguyễn Đức Đạt 48 MSSV: CQ510926 ... thiệu công ty TNHH AON - Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý chất lượng sự cần thiết phải áp dung 5S vào phòng kế tốn cơng ty TNHH AON - Chương 3: Biện pháp áp dụng 5S vào phịng kế tốn cơng ty. .. Nguyễn Thành Độ Thầy Dương Công Doanh CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP ÁP DỤNG 5S VÀO PHỊNG KẾ TỐN CỦA CÔNG TY TNHH AON 3.1 Phương hướng hoạt động công ty năm tới: Công ty TNHH AON phát triển với tốc độ ổn... thiết việc áp dụng 5S phịng kế tốn công ty TNHH AON Giống nhiều doanh nghiệp khác, công ty TNHH AON đối mặt với khó khăn chưa áp dụng phương pháp 5S Cụ thể hơn, phịng kế tốn cơng ty, hiệu làm