Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty tnhh thương mại trường lộc an

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM VŨ THỊ HIỀN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN Kon Tum, tháng năm 2015 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN GVHD: TH.S TRẦN THỊ THU TRÂM SVTH : VŨ THỊ HIỀN LỚP : K511KT MSSV : 111401013 Kon Tum, tháng năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu khóa luận trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Kon Tum, tháng 07 năm 2015 Sinh viên thực Vũ Thị Hiền MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iii DANH MỤC LƯU ĐỒ iv DANH MỤC SƠ ĐỒ v DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU DÙNG ĐỂ VẼ LƯU ĐỐ vi MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Phân lo ại hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Sự cần thiết hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 10 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 10 1.2.1 Khái quát chung chu trình mua hàng tốn 10 1.2.2 Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY TRƯỜNG LỘC AN 19 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN 19 2.1.1 Sơ lược công ty TNHH thương mại Trường Lộc An 19 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý 20 2.1.3 Tổ chức hoạch toán kế toán 21 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN 24 2.2.1 Đặc điểm hàng hóa nhà cung c ấp 24 2.2.2 Kiểm soát nọi chu trình mua hàng tốn 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 43 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 43 3.1.1 Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội 43 3.1.2 Đánh giá thủ tục kiểm sốt với chu trình 44 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 48 3.2.1 Hoàn thiện yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp 48 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng tốn 49 i KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Các chữ viết tắt STT TNHH NCC DNTN TM GTGT TK KSNB SXKD TSCĐ ĐĐH PNK Giải thích ký hiệu Số thứ tự Trách nhiệm hữu hạn Nhà cung cấp Doanh nghiệp tư nhân Thương mại Giá trị gia tăng Tài khoản Kiểm soát nội Sản xuất kinh doanh Tài sản cố định Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho iii DANH MỤC LƯU ĐỒ Số hiệu lưu đồ 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 Tên lưu đồ Kiểm soát trình đặt hàng Kiểm sốt q trình nhận hàng Kiểm soát việc ghi nhận toán Kiểm soát trình tốn Hồn thiện thủ tục nhận hàng iv Số trang 27 32 37 39 51 DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ 1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 Tên lưu đồ Số trang Mối quan hệ chu trình mua hàng tốn hệ thống Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Hình thức kế tốn máy Tổng qt chu trình mua hàng tốn 15 v 20 21 23 26 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU DÙNG ĐỂ VẼ LƯU ĐỒ Ý nghĩa Ký hiệu Các phòng ban, phận Xét duyệt Chứng từ Lưu trữ Đường di chuyển A Điểm nối Xử lý công việc thủ cơng Xử lý cơng việc máy tính vi MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, kiểm sốt nội đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty như: người, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Chu trình mua hàng tốn có vai trị quan trọng cơng ty nào,vì việc kiểm sốt chu trình việc cần thiết quan trọng Hơn nữa, công ty TNHH thương mại Trường Lộc An hoạt động kinh doanh chủ yếu bán hàng cung cấp dịch nên việc mua hàng hóa nhập kho phát sinh nhiều Do đó, em thấy khâu mua hàng quan trọng định thành, bại trình kinh doanh cơng ty, địi hỏi cơng ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để cơng ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Từ nhận thức đó, với thời gian thực tập công ty TNHH thương mại Trường Lộc An, em nhận thấy vấn đề kiểm soát chu trình mua hàng tốn cơng ty cần thiết cần quan tâm, vậy, em chọn đề tài “KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN” Mục tiêu Nghiên cứu, tìm hiểu đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộchu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH thương mại Trường Lộc An Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau: - Tìm hiểu đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội cơng ty - Tìm yếu điểm từ hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu công ty TNHH thương mại Trường Lộc An Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận khoa học - Điều tra khảo sát - Phân tích đánh giá Bố cục đề tài Đề tài gồm ba phần chính: Chương 1: Cơ sở lý thuyết kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nói riêng Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Trường Lộc An doanh nghiệp chịu quản lí, giám sát giám đốc, giám đốc vắng hoạt động cơng ty giao, ủy quyền cho phó giám đốc kế tốn trưởng để ln có quản lý đầy đủ ban quản lí cấp cao doanh nghiệp b Nhược điểm  Mơi trường kiểm sốt - Trong giai đoạn mua hàng, công tác lập gửi yêu cầu mua hàng phòng ban phối hợp chưa thực chặt chẽ việc thực hiên giấy tờ chủ yếu mà khơng có hợp thực tế nghiệp vụ phát sinh đa số việc thực nhập hàng kiểm tra hàng phận phụ trách kho đảm nhiệm - Công việc kiểm tra đối chiếu hóa đơn chứng từ liên quan đến việc nhập kho hàng hóa chưa chặt chẽ phận kế toán phận kho, đa số dựa vào tin tưởng mà phận kế toán chấp nhận biên nhập kho hóa đơn mà phận kho giao lại mà không xuống kho kiểm tra lại  Thông tin truyền thơng - Các báo cáo tài lập vào cuối năm nên chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin thường xuyên ban lãnh đạo - Công ty xây dựng máy kế tốn hồn chỉnh thực tế làm kế tốn tài chưa quan tâm nhiều đến kế toán quản trị  Hoạt động kiểm soát Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: công ty trình thực mua hàng phịng kinh doanh vừa thực nhiệm vụ xem xét việc mua hàng nhập kho đồng thời chịu trách nhiệm liên hệ mua hàng hóa nên dễ dẫn đến sai phạm 3.1.2 Đánh giá thủ tục kiểm sốt với chu trình a Đối với nghiệp vụ mua hàng Mục Nhận xét tiêu Thủ tục kiểm sốt có kiểm Ưu điểm Sai sót xảy sốt Tính có - ĐĐH lập dựa yêu cầu - Đảm bảo - Có thể đặt sai mã hàng thật phận kho phịng kỹ đơn vị nhận làm tăng chi phí tốn thuật, đảm bảo với kế hoạch loại hàng thời gian đặt lại kinh doanh không gián đoạn đặt, - Có thể ước tính thời trình cung cấp dịch vụ số lượng gian hàng đến không - Việc yêu cầu mua hàng nhập chất lượng yêu hợp lý sớm trễ kho vào tình hình tồn kho cầu ảnh hưởng đến thực tế để tính số lượng cần - Có kiểm trình cung cấp dịch vụ mua, đồng thời ước tính thời gian tra đối chiếu - Quá trình nhận hàng hàng đến cho phù hợp để kịp cho cẩn thận kho có q trình kinh doanh chứng từ trước phận tham gia nhận 43 - Thủ kho nhận hàng thực đối chiếu số lượng thực nhận với đơn đặt hàng - Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp chứng từ đối chiếu thông tin hóa đơn mua hàng, PNK,đơn đặt hàng, bảng giao hàng, …trước ghi sổ kế toán Sự phê - Khi gửi ĐĐH cho nhà cung cấp chuẩn thư điện tử có gửi kèm cho giám đốc biết để giám đốc theo dõi - Hợp đồng ký kết hai bên có chữ ký, dấu tên người đại diện đầy đủ - Giấy đề xuất mua đồ dùng văn phòng hay thiết bị có chấp thuận giám đốc Tính - Các PNK thủ kho lập đầy đủ đánh số thứ tự đính kèm với hóa đơn tương ứng, theo số thứ tự PNK hóa đơn mua hàng nhập liệu vào máy theo trình tự - Khi có phát sinh nghiệp vụ mua hàng tồn bộ chứng từ chuyển đến phịng kế toán để đối chiếu, kiểm tra ghi sổ Sự đánh - Tất khoản chi phí giá phép tính vào giá gốc hàng mua vào theo dõi đầy đủ, phịng kế tốn lập phiếu tính giá gốc hàng hóa thực tế - Kế tốn viên kiểm tra tính hợp pháp chứng từ làm sở để tính giá gốc hàng hóa mua vào trước nhập liệu vào máy tính - Các chi phí khơng tính vào giá gốc hàng hóa mua vào kế toán viên theo dõi 44 nhập liệu để phản ánh nghiệp vụ phát sinh hàng thủ kho dễ dẫn đến nhầm lẫn mặt hàng thực nhập có đặc điểm giống mà không với yêu cầu mặt hàng đơn đặt hàng - Ban quản lý kiểm tra phê chuẩn chứng từ đầy đủ theo quyền hạn - Sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng - Mốt số giấy đề ghị mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng với giá trị nhỏ chưa có chấp thuận giám đốc - Chứng từ xếp theo số thứ tự - Không bỏ sót nghiệp vụ - Biên giao hàng tờ rời, không đánh số thứ tự - Khi nhận hàng giấy tờ liên quan đến bảo hiểm cho hàng hóa chưa quan tâm theo dõi chặt chẽ - Đảm bảo giá trị hàng mua vào đo lường sở giá gốc - Các số liệu đối chiếu cẩn thận, hạn chế sai sót - Có thể tính tốn sai số liệu chi phí tính vào giá mua - Nhập số liệu sai Sự phân loại Đúng hạn Chuyển sổ tổng hợp riêng - Khi nhập liệu xong kế tốn viên in PNK có định khoản, đính kèm với hóa đơn… chứng nghiệp vụ ghi nhận - Kế toán viên kiểm tra lại định khoản PNK với hóa đơn chứng từ tương ứng - Khi xuất loại hàng mới, nhà cung cấp kế toán viên khai báo đầy đủ tạo mã - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi loại hàng hóa, nhà cung cấp - Chứng từ chuyển lên phòng kế toán để ghi nhận nghiệp vụ - Kế toán viên hàng kỳ lập bảng kê phiếu nhập đối chiếu với nghiệp vụ ghi nhận kỳ, đối chiếu số liệu chi tiết tổng hợp - Kế toán trưởng thực việc kiểm tra đối chiếu lại lần số liệu chi tiết số liệu tổng hợp Tất trình thực máy tính 45 - Sơ đồ tài khoản đầy đủ - Các nghiệp vụ mua hàng ghi tài khoản - Nhập liệu sai tài khoản - Kế toán trưởng giao quyền khai báo thông tin liên quan đến nhà cung cấp cho kế tốn viên, điều tạo mã nhà cung cấp khơng có thực Các nghiệp vụ mua vào ghi sổ lúc - PNK thủ tho chuyển lên kế toán viên nhập số liệu trước có chứng từ liên quan khác từ phòng kinh doanh phòng kỹ thuật chuyển sang để làm sở đối chiếu - Máy tính bị hư hay phần mềm ứng dụng bị lỗi Đảm bảo kết xuất đầy đủ báo cáo theo luật định b Đối với nghiệp vụ tốn Mục tiêu kiểm sốt Tính có thật Sự phê chuẩn Tính đầy đủ Sự đánh giá Nhận xét Thủ tục kiểm sốt có Ưu điểm Sai sót xảy - Lệnh chi/ ủy nhiệm chi tham chiếu với hóa đơn mua hàng tương ứng - Kế tốn trưởng khơng ký khống trước chứng từ chi - Các hóa đơn mua hàng tốn đóng dấu “đã tốn” - Giấy đề nghị tốn có xét duyệt trưởng phịng kế tốn Giám đốc - Ủy nhiệm chi/ lệnh chi có xét duyệt, kiểm tra kế toán trưởng - Đảm bảo toán nhà cung cấp, số tiền - Có số hóa đơn tốn mà chưa đóng dấu dẫn đến toán lại lần - Thanh toán cho nhà cung cấp khơng có thực - Các cấp có thẩm quyền kiểm tra phê chuẩn chứng từ đầy đủ theo quyền hạn - Ủy nhiệm chi/ lệnh chi - Phản ánh đánh số thứ tự nghiệp vụ chi đầy đủ tiền phản ánh theo số thứ tự nghiệp vụ chi tiền - Cuối kỳ, đối chiếu khoản chi kỳ tiền gửi ngân hàng sổ chi tiết - Thanh ngân hàng với khoản chi toán đầy đủ sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng số tiền đơn đơn vị vị nợ nhà - Các ủy nhiệm chi/ lệnh chi có cung cấp dấu xác nhận chữ ký ngân hàng kế tốn trưởng đầy đủ - Tính tốn đắn khoản - Số tiền chiết khấu toán, chi trả toán sớm hay thời hạn đắn - So sánh đối chiếu số tiền số tiền đơn khoản chi với sổ phụ ngân vị nợ nhà 46 - Một số uỷ nhiệm chi/ lệch chi với số tiền nhỏ khơng có xét duyệt giám đốc - Một số ủy nhiệm chi/lệnh chi bỏ sót hay khơng có dấu xác nhận ngân hàng - Nhân viên thông đồng với người bán để hưởng khoản chiết khấu toán hàng - Ghi định khoản ủy nhiệm chi/ lệnh chi - Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản chứng từ - Theo dõi toán cho đối tượng nhà cung cấp - Mở tài khoản chi tiết theo dõi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngân hàng - Theo dõi hóa đơn đầy đủ, để tốn cho nhà cung cấp hạn cung cấp Sự phân - Sơ đồ tài - Nhập liệu sai tài khoản, loại khoản đầy sai giá trị đủ - Có thể tốn nhầm -Các khoản nhà cung cấp, nhầm số tiền chi tiền - Kế toán trưởng giao phản quyền khai báo cho kế tốn ánh viên, điều tạo tài khoản, mã nhà cung cấp số khơng có thực tiền Đúng - Khơng có - Khi ghi nhận nghiệp vụ hạn khoản trễ, dẫn đến việc nợ hạn chậm trễ toán cho với nhà nhà cung cấp cung cấp Chuyển - Kiểm tra đối chiếu số liệu - Đảm bảo - Máy tính bị hư hay phần sổ tài khoản chi tiết tài khoản kết xuất mềm ứng dụng bị lỗi tổng tổng hợp đầy đủ hợp - Các công việc thực báo cáo máy tính phần mềm theo luật định 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 3.2.1 Hồn thiện yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp a Mơi trường kiểm sốt Cần có kết hợp phịng kinh doanh, phịng kỹ thuật, phịng kế tốn, phận kho cơng tác lập kế hoạch mua hàng hóa Cụ thể: - Bộ phận kho phòng kỹ thuật xem xét nhu cầu hàng hóa cần mua nhập kho đề xuất lên phòng kinh doanh để làm kế hoạch mua hàng cụ thể Tại phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng hỗ trợ phòng kỹ thuật phận kho lên kế hoạch mua hàng nhập kho, từ lên kế hoạch mua hàng hóa liên hệ với nhà cung cấp - Ngồi cơng ty tổ chức thêm phận tổ kiểm soát trình mua hàng, cụ thể: Về nhân sự: Ban giám đốc lập lên tổ kiểm sốt q trình mua hàng Tổ kiểm soát làm việc độc lập với phịng ban q trình kiểm sốt việc mua hàng hóa nhập kho 47 Về nhiệm vụ tổ kiểm soát: chịu trách nhiệm giám sát công việc công tác lập kế hoạch mua hàng, việc mua hàng hóa, sử dụng hàng hóa trình cung cấp dịch vụ, kế tốn chi phí mua hàng,… hàng tháng phải lập báo cáo cho giám đốc b Thông tin truyền thông Đối với báo cáo tài chính, phịng kế tốn lập theo quý sáu tháng tùy yêu cầu cơng ty để cung cấp thơng tin kế tốn cho giám đốc theo quý giai đoạn để ban giám đốc định phù hợp với tình hình thực tế cơng ty cách kịp thời, chủ động Các báo cáo kế tốn cơng ty nên lập thêm báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cho việc định nhà quản lí c Hoạt động kiểm sốt Sau phòng kinh doanh lập bảng kế hoạch mua hàng cho giai đoạn kinh doanh cơng ty nên lập thêm phận mua hàng hóa độc lập với phịng kinh doanh để thực mua hàng hóa.Như khâu đề xuất mua hàng hóa phận mua hàng hóa thực độc lập phận mua hàng chịu trách nhiệm số lượng, chất lượng hàng hóa mua 3.2.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng tốn a Hồn thiện thủ tục kiểm sốt trình đặt hàng Các ĐĐH gửi nhà cung cấp có số lượng nhiều, đa số đơn hàng nhà cung cấp chấp thuận, số đơn hàng lại không chấp thuận, để quản lý tốt ĐĐH chúng cần đánh số thứ tự (hiện chưa có số thứ tự), quản lý theo số thứ tự Định kỳ theo tháng lập báo cáo ĐĐH để thuận tiện trình kiểm tra theo dõi Báo cáo ĐĐH lập theo mẫu sau: 48 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN 589- Phan Đình Phùng, Kon Tum, Kon Tum BÁO CÁO ĐƠN ĐẶT HÀNG Tháng….năm … Đơn đặt hàng Số Phòng KD Ngày Nhà cung cấp Tình trạng chấp nhận Ngày giao hàng Kon Tun, ngày … tháng … năm… Người lập 49 a Hồn thiện thủ tục kiểm sốt q trình nhận hàng Sơ đồ kế tốn nhận hàng hồn thiện sau: Lưu đồ 3.1 Hoàn thiện thủ tục nhận hàng  Quy trình kiểm sốt q trình nhận hàng (1) Nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa đến kho doanh nghiệp (2) Tại phận kho doanh nghiệp tiến hàng kiểm kê hàng hóa Khi tiến hàng kiểm kê hàng hóa thủ kho tiến hàng theo bước - Bước 1: Dựa vào đơn đặt hàng doanh nghiệp thủ kho tiến hàng đến số lượng hàng hóa - Bước 2: Sau kiểm tra số lượng hàng hóa nhập kho tiếp đến tiến hành kiểm tra mặt hàng có chủng loại số lượng theo đơn đặt hàng - Bước 3: Kiểm tra quy cách hàng hóa: xem có đảm bảo chất lượng đầy đủ giấp tờ chứng minh hàng hóa - Bước (Nếu có): Nếu số lượng hàng kiện hàng không đầy đủ chất lượng không đảm bảo quy định nhân viên kho quay phim, chụp hình, mơ tả lại đặc điểm kiện hàng gửi cho phòng kinh doanh để họ làm việc lại với nhà cung cấp thời gian sớm Sau thực đầy đủ bước thủ kho tiến hành nhận hàng nhập kho (3) Khi tiến hành nhập kho, tiếp đến thủ kho tiến hành lập biên giao hàng hóa báo cáo nhận hàng phận mua hàng lập 50 (4) Tiếp đến thủ kho lập phiếu nhập kho, lưu trữ bảo quản chứng từ Các chứng từ liên quan lập biên nhận hàng, phiếu nhập kho chuyển đến phịng kế tốn (5) Tồn trình nhận hàng lập biên nhận hành hóa, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hành tổ kiểm soát kiểm tra theo dõi chặt chẽ (6a)-(6b) Bộ phận kho sau lập biên giao hành hóa, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hành gửi lại cho phịng kế tốn để thực lập phiếu tính giá (7) Nhà cung cấp sau giao hàng xong gửi hóa đơn GTGT mua hàng lại cho phận kế toán doanh nghiệp (8a)-(8b) Phịng kế tốn sau nhận hóa đơn GTGT nhà cung cấp, hóa đơn GTGT nhà vận chuyển, bảo hiểm (nếu có) vào thơng tin phịng kế tốn lập phiếu tính giá gốc hàng hóa thực tế Cơng thức để tính giá trị vật tư nhập kho tính theo giá thực tế đích danh, sau: Giá gốc = Giá mua + Chi phí khác liên quan + Các khoản thuế khơng hồn lại – Các khoản giảm trừ có Sau mẫu báo cáo nhận hàng: 51 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN 589- Phan Đình Phùng, Kon Tum, Kon Tum BÁO CÁO NHẬN HÀNG Bảng nhập hàng Số Ngày Ngày … tháng … năm… Số Đơn Số hóa đơn đặt hàng Mã nhà cung cấp Kon Tum, ngày … tháng … năm… Người lập (ký tên, đóng dấu) c Hồn thiện thủ tục kiểm sốt q trình theo dõi tốn Định kỳ, nên kiểm tra số dư TK 331X để phát nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ Nếu có nghi ngờ số dư TK 331X nên gửi đơn xác nhận khoản tiền với nhà cung cấp để xác nhận khoản nợ hay chưa Đối với hợp đồng với nhà vận chuyển, bảo hiểm… khoảng thời gian cụ thể liên quan đến nhiều hợp đồng vận chuyển hay bảo hiểm khác thường toán lần sau khoảng thời gian định Để theo dõi q trình tốn thuận lợi hơn, dễ dàng công tác đối chiếu kiểm tra kế tốn viên hàng tháng nên lập phiếu theo dõi toán liên quan đến nhà cung cấp để tránh rủi ro bỏ quên sót hóa đơn đến hạn tốn Phiếu theo dõi tốn sau: 52 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN 589- Phan Đình Phùng, Kon Tum, Kon Tum PHIẾU THEO DÕI THANH TOÁN Tháng … năm … Nhà cung cấp: ………………… Mã NCC: ………………… Hóa đơn Số Ngày Số tiền ĐĐH Chiết khấu Phải trả Số Ngày Đã toán Tổng cộng Kon Tum, ngày … tháng … năm… Người lập (ký tên, đóng dấu) 53 KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nói riêng, em thấy vấn đề kiểm sốt cần quan tâm cấp lãnh đạo cơng ty để có hệ thống kiểm sốt hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thơng suốt có hiệu Việc nghiên cứu lý luận thực tiễn cơng tác “Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH thương mại Trường Lộc An” để hoàn thiện cơng tác quản lý cơng tác kế tốn cho phù hợp với môi trường làm việc công ty chế độ kế toán hành, cho đạt hiệu cao Trong thời gian thực tập công ty TNHH thương mại Trường Lộc An, hướng dẫn cô Th.S Trần Thị Thu Trâm, với giúp đỡ anh chị phịng kế tốn, phịng kinh doanh, phịng kỹ thuật ban giám đốc giúp em có điều kiện tìm hiểu cơng tác hạch tốn kế tốn vấn đề khác liên quan tới đề tài Cùng với kiến thức học trình tìm hiểu, quan sát thực tế giúp em hoàn thiện đề tài Tuy vậy, đề tài tránh khỏi sai sót hạn chế định Em mong nhận góp ý thầy anh chị phịng kế tốn công ty Em xin chân thành cảm ơn! 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Hữu Cường, Ngô Hà Tấn (2010), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB giáo dục Việt Nam [2] Ngô Thị Duệ, Nguyễn Quang Quynh (2009), Kiểm tốn tài chính, NXB đại học kinh tế quốc dân [3] Chuẩn mực kiểm toán số 400 – Ban hành theo định số 143/2001/ QĐBTC [4] Điều lệ công ty TNHH thương mại Trường Lộc An hồ sơ chứng từ kế tốn cơng ty (năm 2014) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Nội dung nhận xét: …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Ngày …… tháng………năm…… GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUYÊN ĐỀ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ( dành cho Đơn vị - Cơ sở nơi sinh viên thực tập ) Họ tên học sinh: ………………………………………………………… Lớp…………… Ngành… …… … Khóa……………Hệ……………… Đơn vị thực tập…………………………………………………………… Thời gian thực tâp đơn vị: - Từ ngày………./… …./…… - Đến ngày /…… /…… Tên chuyên đề…………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Nhận xét đánh giá kết thực tập tốt nghiệp đơn vị sở chuyên đề khóa luận tốt nghiệp sinh viên Nội dung nhận xét: …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Ngày …… tháng………năm…… THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ ... TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TRƯỜNG LỘC AN 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN 2.1.1 Sơ lược công ty TNHH Thương mại Trường Lộc An. .. kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn TNHH cơng ty Trường Lộc An CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM... quát chung chu trình mua hàng tốn 10 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TRƯỜNG LỘC AN