Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH viễn thông tin học d TEST đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN HỒNG ANH HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 834 03 01 Đà Nẵng – Năm 2021 Cơng trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 2: TS Phạm Thị Bích Vân Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 21 tháng 03 năm 2021 * Có thể tìm hiểu luận văn : - Trung tâm thơng tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng 1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Song hành phát triển kinh tế giới, Việt Nam có nhiều tiềm nguồn lực người phát triển hoạt động khơng nước mà cịn thu hút nhiều tổ chức, cá nhân nước ngồi đầu tư Cũng vươn lên khơng ngừng tạo thách thức cho Công ty hoạt động lĩnh vực mà đặc biệt tính cạnh tranh thị trường cao Do đó, để tồn đứng vững thị trường, công ty phải xây dựng chiến lược kinh doanh tốt, quản lý nguồn lực sử dụng nguồn lực hiệu đặc biệt hết phải phát triển hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu giúp đẩy lùi tối đa sai sót gian lận giúp công ty thực tốt nhiệm vụ bảo vệ tài sản phát triển kinh doanh Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng số Cơng ty hoạt động lĩnh vực Tin học Viễn thông khắp nước, đặc biệt Miền Trung Tây Nguyên Hoạt động Cơng ty thi cơng cho th hệ thống phủ sóng InBuilding, Outdoor tịa nhà cung cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật nguồn cáp phát sóng Internet truyền hình cho nhà Mạng Viễn thông Đây hoạt động kinh doanh đặc thù mang tính chất quan trọng cần có thời điểm tính thiết thực nhu cầu nhà mạng hệ thống cao Để có hệ thống phủ sóng InBuilding hay Outdoor cho tịa nhà hay hệ thống hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho đấu nối phát sóng Internet Truyền hình, cần phải trải qua nhiều công đoạn phức tạp từ lên ý tưởng, thiết kế, lập dự toán, mua vật tư thiết bị, thi công, chạy thử vào hoạt động thức Mỗi cơng đoạn có tầm quan trọng định Quy trình mua hàng tốn phương diện kế tốn tài Cơng ty khâu cần có quan tâm tập trung mức độ cao Kiểm sốt nội Cơng ty để đạt xác mặt kỹ thuật thiết bị, nguyên vật liệu đạt hiệu tài mua hàng cơng ty Tuy nhiên, thực tế Công ty D.TEST Đà Nẵng, kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn chưa cấp quản lý trọng quan tâm dẫn đến khứ có sai sót gian lận khơng đáng có gây thiệt hại đến lợi ích cơng ty nói chung cá nhân cơng ty nói riêng Trong năm gần đây, hoạt động Công ty ngày phát triển Đây hội thách thức lớn vấn đề quản lý D.TEST, đặc biệt vấn đề cụ thể cần quan tâm, trọng hoạt động liên quan chu trình mua hàng tốn Chính chu trình mua hàng tốn bao gồm nhiều khâu, khâu có liên quan đến hầu hết chu trình nghiệp vụ khác tính phức tạp vấn đề nảy sinh, u cầu Cơng ty phải khơng ngừng tìm kiếm cách thức nhằm quản lý hiệu giảm thiểu rủi ro xảy liên quan đến vấn đề nêu để đảm bảo mục tiêu chung chu trình mua hàng toán mua đúng, mua đủ mua kịp thời Mục tiêu nghiên cứu Bài luận văn nghiên cứu tìm hiểu hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng với mục tiêu hệ thống hóa sở lý luận hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn xác định vấn đề cịn tồn chu trình mua hàng tốn đưa biện pháp hiệu giúp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty, góp phần vào phát triển hoạt động Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập liệu gồm quan sát, vấn, sử dụng chứng từ hồ sơ thực tế Phương pháp xử lý liệu gồm So sánh, Tổng hợp phân tích liệu Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận phụ lục Luận văn, Bố cục để tài trình bày sau: Chương Cơ sở lý luận Kiểm soát nội chu trình Mua hàng tốn Chương Thực trạng Kiểm sốt nội chu trình Mua hàng tốn Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng Chương Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn có đề tài “Tăng cường Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước” Nguyễn Thị Trà Giang (2013) Luận văn thực với mục đích nghiên cứu kiểm sốt nội nói chung doanh nghiệp làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ, đặc biệt chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước, đánh giá công tác vận dụng thực tiễn đồng thời đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát đơn vị Cũng Tương tự đề tài trên, đề tài “Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công y Điện lực Quảng Ngãi” Thạch Cảnh Thống (2019) tập trung nghiên cứu vào sở lý thuyết kiểm soát nội bộ, thực trạng vận dụng vào thực tế Công ty Điện lực Quảng Ngãi đề phương hướng hồn thiện Kiểm sốt nội cho Công ty Cả hai luận văn thạc sĩ nêu tập trung phân tích điểm cịn thiếu sót tăng cường kiểm sốt nội lĩnh vực Công ty đề cập Trong số nghiên cứu trước đây, thể rõ đặc điểm, yếu tố kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nêu biện pháp giúp tăng cường kiểm sốt tác giả chưa tìm thấy biện pháp hồn tồn phù hợp cho kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn để vận dụng vào thực tế công ty TNHH Viễn Thông Tin học D.TEST – Đà Nẵng Do đó, luận văn nghiên cứu rõ Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng để hướng đến kiểm soát nội hữu hiệu cho chu trình quan trọng công ty 6 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội Kiểm soát nội quy trình Ban quản trị, Ban Giám đốc cá nhân khác đơn vị thiết kế, thực trì để tạo đảm bảo hợp lý khả đạt mục tiêu đơn vị việc đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật quy định có liên quan” Chức quan trọng Kiểm sốt nội tổ chức, doanh nghiệp Đó là: - Góp phần tạo nên thành cơng hoạt động doanh nghiệp, giúp Lãnh đạo dễ dàng nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu để định đắn - Giúp bảo đảm việc thực quản lý thực quy định, sách, chế độ theo Pháp luật tính chất xã hội - Giúp Ban lãnh đạo dễ dàng phát có biện pháp rủi ro tiềm ẩn, rủi ro xảy đến rủi ro xảy doanh nghiệp - Giúp phát sai phạm mức cố ý hay vơ tình gây ảnh hưởng lớn nhỏ đến hoạt động doanh nghiệp 7 - Thực nhiệm vụ Bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo tài sản sử dụng mục đích - Góp phần giúp cho việc tn thủ tính pháp lý việc lập báo cáo tài kịp thời tuân thủ quy định Pháp luật 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội Mục tiêu kiểm soát nội nhắc đến khái niệm Kiểm soát nội theo COSO (2016) bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ 1.1.3 Các thành phần kiểm soát nội a Mơi trường Kiểm sốt: Là tập hợp chuẩn mực, quy trình, cấu trúc thiết lập sở cho vận hành kiểm soát nội tổ chức b Đánh giá rủi ro: Là tiến trình linh hoạt, lặp lặp lại nhận diện phân tích rủi ro việc đạt mực tiêu tổ chức c Hoạt động Kiểm soát Là tập hợp hành động thiết lập sách thủ tục cần thiết để giảm thiểu rủi ro gây ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu tổ chức mà BQL hình thành nên có hoạt động nhằm kiểm sốt việc tn thủ sách thủ tục tổ chức tất cấp độ d Thông tin truyền thông: Yếu tố thiếu loại hình doanh nghiệp Bởi lẽ, thơng tin yếu tố kết nối đối tượng khác tổ chức từ Hội đồng Quản trị, Nhà quản lý, cá nhân tổ chức đối tượng sử dụng thông tin tổ chức e Hoạt động Giám sát: Là hoạt động Nhà Quản lý lên kế hoạch để thực việc giám sát hoạt động Kiểm soát nội tổ chức thường xuyên hay định kỳ để đánh giá tính hữu hiệu hoạt động có giải pháp sửa đổi thay yếu tố khơng phù hợp 1.2 NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN 1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng tốn - Chu trình mua hàng tốn bao gồm: ĐNMH, xét duyệt nhu cầu mua hàng, Lựa chọn NCC, Đặt hàng, Nhận hàng Nhập kho, Theo dõi công nợ toán; Đánh giá sau mua hàng - Các chứng từ sổ sách liên quan chu trình: Phiếu ĐNMH, Báo giá NCC Quyết định phê duyệt NCC, Đơn đặt hàng phê duyệt, Phiếu giao nhận hàng Phiếu nhập kho Biên bàn giao hoàn thành dịch vụ, Các chứng từ kế toán như: Sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Sổ tổng hợp chi tiết công nợ NCC, … 1.2.2 Các rủi ro xảy chu trình mua hàng toán - Nhu cầu mua hàng xác định khơng xác số lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng; - Thời điểm xác lập nhu cầu ĐNMH khơng hợp lý, q sớm q muộn 9 - Hàng đặt mua đem đến không số lượng, chủng loại, chất lượng đơn đặt hàng hợp đồng ký kết - Hàng sau kiểm đếm khơng nhập kho kịp thời dẫn tới mát, hư hỏng, giảm chất lượng - Cơng nợ NCC ghi nhận khơng xác - Thực toán trùng lắp cho khoản cơng nợ tốn q khứ - Đánh giá trùng lắp, nhầm lẫn NCC với đánh giá NCC khơng đắn, xác 1.2.3 Mục tiêu thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn - Bảo đảm kế hoạch mua hàng lập đắn, phản ánh nhu cầu thực tế mua hàng đơn vị - Bảo đảm nghiệp vụ mua hàng phải có ĐNMH cho phép phê duyệt cấp - Lựa chọn NCC có giả cả, chất lượng điều kiện mua hàng tốt nhất, có lợi cho DN -Bảo đảm số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng mua vào theo đơn đặt hàng - Công nợ với NCC ghi nhận đắn xác - Bảo đảm việc tốn khoản cơng nợ thực xác, kịp thời đối tượng NCC, tránh gây nhầm lẫn, thời gian 10 - Bảo đảm đánh giá đắn, khách quan NCC sau giao dịch với NCC 1.2.4 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán - Lập dự toán mua hàng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Lựa chọn danh sách nhà cung cáp tiến hành đánh giá, so sánh để chọn NCC phù hợp; - BGĐ thực kiểm tra trước ký đóng dấu Hợp đồng thức y gửi phòng ban liên quan lưu theo dõi - Bố trí nhân độc lập khác nhóm kiểm tra để đối chiếu biên kiểm tra với đơn đặt hàng hợp đồng hay ĐNMH trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Kế tốn cơng nợ thực kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ mua hàng, đối chiếu ĐNMH, hợp đồng mua hàng đơn đặt hàng thực ghi nhận vào hệ thống kế tốn; - Thực đối chiếu cơng nợ với NCC thường xuyên định kỳ theo tháng, quý, năm tùy vào mục tiêu quản lý DN - Kế toán trưởng BGĐ ký duyệt thực kiểm tra lại nội dung thông tin số tiền toán, Tên số tài khoản người hưởng,… - Bộ phận kiểm sốt chất lượng xây dựng tiêu chí đánh giá NCC, trí phịng ban BGĐ 11 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.1.1 Thông tin chung Công ty Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng thành lập vào ngày 07 tháng 07 năm 2015, hình thức cơng ty TNHH theo luật doanh nghiệp, hoạt động phạm vi toàn quốc, cung cấp hệ thống viễn thơng cho hầu hết tịa nhà lớn từ 20 tầng trở lên có vị trí quan trọng lĩnh vực cung cấp hệ thống IBS OS nhà mạng lớn Việt Nam Viettel, MobiFone, Vinaphone, Vietnamobile, … 2.1.2 Chức lĩnh vực hoạt động công ty Các dịch vụ cơng ty D.TEST bao gồm: Cho th hệ thống phủ sóng IBS tịa nhà, cao ốc cho nhà mạng Viễn Thơng; Hệ thống phủ sóng OS tòa nhà, cao ốc cho nhà mạng Viễn Thông; Cung ứng vật tư, thiết bị Tin học, Viễn thông cho Trung tâm mạng lưới, cơng trình Viễn thơng Nhà Mạng; Cải thiện chất lượng trạm sóng di động; Đo kiểm & tối ưu hóa hệ thống CNTT, mạng Viễn thơng Di động;Tư vấn, thiết kế, lắp đặt hệ thống phủ sóng cho chủ đầu tư tòa khách sạn, resort, khu làm việc có diện tích lớn 12 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty Cơ cấu tổ chức D.TEST phù hợp với cấu tổ chức công ty TNHH, cụ thể: tổ chức thành bốn (04) Bộ phận chính, Bộ phận tổ chức thành Phòng cụ thể đảm nhận nhiệm vụ trách nhiệm riêng biệt toàn hệ thống tổ chức chịu giám sát Hội đồng Thành viên quản lý Ban Giám đốc 2.1.4 Tổ chức công tác máy kế tốn Cơng ty Tổ chức cơng tác máy kế tốn cơng ty thực phân quyền, thành viên phận kế tốn có mối liên hệ trực tiếp phối hợp cơng việc 2.2 KHÁI QT KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY Tại D.TEST thực quy trình kiểm soát thường xuyên, định kỳ gắn kết với hoạt động chu trình; đồng thời kết hợp kiểm soát đột xuất nhằm kịp thời phát rủi ro, lỗ hổng phát sinh nhằm có biện pháp đối phó rủi ro hoạt động sản xuất kinh doanh chính, hoạt động tài người 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.3.1 Khái quát chu trình mua hàng tốn Cơng ty Vật tư hàng hóa mua vào từ NCC nước nhập Khối lượng hàng hóa vật tư mua vào lớn nhu cầu đầu D.TEST năm gần tăng cao Việc nhiều phận tham gia vào 13 chu trình mua hàng tốn thách thức lớn Ban Giám đốc phận, phịng ban có liên quan cơng tác theo dõi quản lý chu trình mua hàng toán từ khâu cung ứng đến khâu theo dõi thực chi trả cơng nợ Trong q trình thực chu trình, tồn chứng từ, hồ sơ kế toán thu thập, luân chuyển lưu trữ phục vụ công tác tất khâu 2.3.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty D.TEST trọng vào khâu kiểm sốt chu trình mua hàng tốn nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu tuân thủ quy định Nhà nước tất tiến trình cơng việc liên quan Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng toán bao gồm dạng mục tiêu Kiểm soát nội 2.3.2 Nhận diện rủi ro hoạt động Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty - Các nhu cầu mua hàng D.TEST không theo thực tế nhu cầu gây lãng phí nguồn lực đơn vị - Hàng hóa mua nước khơng đảm bảo chất lượng nhu cầu sản xuất - Hàng hóa đặt mua khơng giá thực tế, chọn sai NCC dẫn đến việc mua hàng với giá cao thực tế - Thông đồng phận nhằm cấu kết hợp thức hóa hồ sơ hay làm giả chứng từ, hợp đồng, hồ sơ liên quan để thực gian lận 14 - Hàng nhập kho không số lượng, chủng loại, chất lượng theo nhu cầu mua hàng, đơn đặt hàng hay hợp đồng ký kết - Kế tốn theo dõi cơng nợ sai đối tượng, sai số lượng, chủng loại, sai kho bãi chứa hàng hóa - Thực tốn khơng số tiền, sai đối tượng cơng nợ tốn cho NCC chưa phê duyệt từ cấp có thẩm quyền 2.3.3 Thủ tục kiểm soát hoạt động Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty - Đối với mặt hàng quen thuộc mua tồn kho: Phòng Kế hoạch nhận hồ sơ tiến hành soát xét nhu cầu, đối chiếu với báo cáo tồn kho Thủ kho lên danh sách mặt hàng cần mua vào ĐNMH trình BGĐ phê duyệt - Đối với mặt hàng mặt hàng cần thay đổi NCC theo kế hoạch đạo BGĐ: Phòng Kế hoạch thực lên phương án mua hàng, tìm kiếm NCC phù hợp, xin báo giá tập hợp thành Bảng tổng hợp để trình BGĐ định lựa chọn NCC - Thủ kho đối chiếu số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại hàng hóa thực tế nhập với hợp đồng đơn đặt hàng gửi đến NCC nhận hàng, đảm bảo nghiệp vụ mua hàng có thật 15 - Chứng từ mua hàng lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, nguyên phụ liệu nhập kho thừa thiếu xử lý kịp thời - Thanh toán thực sau xét duyệt cấp có thẩm quyền 2.4 ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.4.1 Ưu điểm KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty a Hệ thống kế tốn Cơng ty - Hệ thống Kế tốn rõ ràng, phân cơng cơng việc có kiểm sốt Phó phịng Kế tốn Kế tốn trưởng - Quy trình lập ln chuyển chứng từ kế toán ghi sổ kế tốn lập loại báo cáo Cơng ty tương đối chặt chẽ tuân theo quy định hành - Thường xuyên kiểm tra đối chiếu sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết, hàng tháng, quý cuối năm b Môi trường kiểm soát - Nhà Quản lý D.TEST người có lực chun mơn cao, ln coi trọng việc phải bảo đảm tốt việc thực mục tiêu đề cho kỳ hoạt động 16 - Toàn hoạt động D.TEST kiểm sốt quy định cụ thể tiêu chí, quy định thực kiểm soát Văn từ phía Ban Kiểm sốt đơn vị c Hệ thống Thông tin & Truyền thông Công ty - Tại D.TEST thiết lập hệ thống chuẩn mực, quy định ban hành đến toàn nhân viên Trong khâu mua hàng tốn, phịng ban liên quan xác định nhiệm vụ chức d Hoạt động kiểm sốt - Có phân cơng phân nhiệm rõ ràng phận - Các thủ tục Kiểm soát thiết kế rõ ràng khoa học, phòng ban thực hiệu 2.4.2 Một số tồn KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty a Hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty - Kế toán vật tư theo dõi hàng tồn kho theo mã vật tư thiết kế theo tên hàng hóa dựa mã tên hàng hóa, vật tư, dịch vụ theo hợp đồng chứng từ mua hàng hóa, chưa thực phù hợp b Về quy trình thủ tục kiểm sốt - Cơng ty chưa trọng công tác lập kế hoạch toán số tiền, thời hạn toán cho đơn hàng NCC 17 - Công ty chưa thực theo dõi hàng hóa vật tư đường 2.4.3 Nguyên nhân tồn - Các phịng ban chưa có phối hợp cơng việc hiệu quả, hầu hết nhu cầu mua hàng, yêu cầu đặt hàng, … không công bố rộng rãi - Khối lượng hàng hóa, dịch vụ lớn, NCC cung cấp nhiều mặt hàng, giá biến động thường xuyên - BGĐ có lên phương án nhận diện rủi ro xảy chu trình mua hàng tốn mức độ khơng thường xun - Hoạt động đánh giá rủi ro dừng mức đánh giá cá nhân BGĐ mà không tổng hợp hay ghi chép lại để đưa phương án xử lý - Việc chọn lựa NCC chưa xem xét đến tính độc lập phận thực việc lựa chọn - Công cụ theo dõi nhập xuât tồn kho chưa gắn kết chưa đối chiếu thường xuyên, thực đối chiếu thông qua chứng từ phát sinh 18 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN - Về Cơ cấu tổ chức: đảm bảo phân cấp, phân quyền công việc Công ty, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm công tác Công ty Các cơng việc phải có kết nối, phối hợp kiểm sốt chéo lẫn q trình từ khâu mua hàng đến khâu toán đánh giá NCC sau giao dịch - Thúc đẩy chịu trách nhiệm: Tạo mơi trường làm việc với hình thức chịu trách nhiệm cá nhân kết hợp trách nhiệm tập thể thường xuyên đề cao ý thức nhân viên công việc liên quan, đặc biệt trách nhiệm phận - Thường xuyên luân chuyển cán làm việc vị trí khác - Về Tuyển dụng nhân đầu vào: xây dựng tiêu chí tuyển dụng nhân sự, hạn chế việc tuyển dụng theo cảm tính, theo mối quan hệ cá nhân 3.2 HỒN THIỆN CƠNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN 19 - Thành lập Ban Kiểm soát Pháp chế, thực việc kiểm soát, tổ chức đánh giá khảo sát chất lượng nhân viên năm thực báo cáo xếp loại nhân viên vào cuối năm để làm khen thưởng kỷ luật - Công ty thực thiết kế xây dựng quy trình nhận diện đánh giá rủi ro, trọng vào nghi ngờ rủi ro xảy hoạt động phát sinh tiến hàng mua hàng, nhập hàng, theo dõi công nợ, toán,… - Xây dựng hệ thống thủ tục nhằm đánh giá rủi ro theo hướng phân tích rủi ro phương án ưu tiên giải rủi ro trước - BGĐ thực giao việc cho phận độc lập tiến hành thẩm định giá mua hàng hóa trước ký hợp đồng với NCC 3.3 HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN - Đảm bảo chu trình mua hàng tốn có tham gia nhiều phận tách bạch nhiệm vụ phận hoạt động - Mọi hoạt động độc lập phải thông qua định phê duyệt BGĐ - Xây dựng tiêu chí Mua hàng thang điểm đánh giá để lựa chọn NCC phù hợp 20 - Thực kiểm soát thơng qua vết tích chữ ký, dấu tích, đóng dấu đỏ, … - Theo dõi liên kết thông tin hàng hóa mua đường, định vị hàng hóa để có phương án phù hợp cho nghiệp vụ bán hàng - Đảm bảo nhập kho hàng hóa sau kiểm đếm đạt chất lượng, chủng loại - Toàn chứng từ liên quan Mua hàng phải tập hợp đầy đủ gửi Phịng ban có liên quan để thực theo dõi, hạch toán, lưu trữ - Đầu tư thiết kế mua sản phẩm phần mềm có thị trường theo dõi vật tư hàng hóa có liên kết với phần mềm Kế tốn nhằm tạo đối chiếu kiểm soát tự động thường xuyên, giảm bớt khối lượng công việc - Các phận phối hợp hình thành mã vật tư hàng hóa dịch vụ thống nhất, khoa học cho tồn hoạt động cơng ty - Các phận có liên quan phối hợp để theo dõi thực ứng trước toán hạn - Thực đánh giá NCC sau đợt giao dịch nhằm thống kê thông tin và giúp cho đặt hàng sau hoàn thiện hiệu 21 KẾT LUẬN Chu trình mua hàng tốn giai đoạn quan trọng nắm giữ định phần lớn đến thành cơng q trình ln chuyển hệ thống hoạt động cuat cơng ty Hàng hóa, dịch vụ đầu vào đạt chất lượng cao mang đến lợi ích định cho hoạt động kinh doanh, làm tăng lợi nhuận giữ gìn vững uy tín đơn vị, từ giúp cơng ty phát triển ngày lớn mạnh Chính thế, muốn cơng ty tồn phát triển không ngừng, trước hết phải có phương pháp quản lý chất lượng thơng qua xây dựng kiểm soát nội hữu hiệu cho hệ thống hoạt động kinh doanh công ty nói chung chu trình mua hàng tốn nói riêng Luận văn dựa hệ thống lý thuyết nghiên cứu Kiểm soát nội để sâu nghiên cứu đề biện pháp hoàn thiện kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Viễn Thông Tin học D.TEST Đà Nẵng mà cụ thể chu trình mua hàng tốn thơng qua giải vấn đề sau: Hệ thống hóa sở lý luận kiểm soát nội kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp; Đi sâu phản ánh thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Từ đó, rút kết luận cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn – chu trình tất yếu góp phần vào thành cơng chu trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty  ... TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG TIN HỌC D. TEST ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THƠNG TIN HỌC D. TEST ĐÀ NẴNG 2.1.1 Thơng tin chung Công ty. .. cơng ty TNHH Viễn Thông Tin học D. TEST – Đà Nẵng Do đó, luận văn nghiên cứu rõ Công ty TNHH Viễn thông Tin học D. TEST Đà Nẵng để hướng đến kiểm soát nội hữu hiệu cho chu trình quan trọng cơng ty. .. 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D. TEST ĐÀ NẴNG 2.3.1 Khái qt chu trình mua hàng tốn Cơng ty Vật tư hàng hóa mua vào từ NCC nước