CÁC LƯU Ý KHI VẬN HÀNH GIẢI PHÁP ORDER QUA QRCODE TRÊN KÊNH O2O WEB

CÁC LƯU Ý KHI VẬN HÀNH GIẢI PHÁP ORDER QUA QRCODE TRÊN KÊNH O2O WEB iPOS.vn Joint Stock Company -1- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi MỤC LỤC I MỤC ĐÍCH II CÁC LƯU Ý TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH 3 Hệ thống POS cửa hàng 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.a 1.4.b 1.5 1.6 Tổ chức menu thực đơn chuẩn O2O Web Tổ chức danh sách bàn đặt tên theo quy chuẩn Chuẩn bị sẵn sàng tiếp nhận đơn hàng PDA/ POS Các lưu ý xử lý đơn hàng Confirm lại đơn hàng In Bill Xử lý nội dung hiển thị điểm bán hàng hết Báo cáo quản lý đơn hàng POS Hệ thống CMS Fabi 12 2.1 2.2 Làm nội dung ăn hiển thị kênh O2O 12 Làm nội dung thông tin bàn theo tiêu chuẩn sử dụng O2O 12 Hệ thống CRM 13 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5.a 3.5.b Chỉnh sửa nội dung ăn hiển thị kênh O2O 13 Setup ăn ẩn/ kênh O2O 13 Setup thời gian bán hàng kênh O2O 14 Xuất in QRCODE 14 Báo cáo cửa hàng O2O 16 Thống kê số lượt đánh giá 16 Thống kê lượt order 17 Chăm sóc khách hàng 18 Các lỗi thường gặp 19 5.1.a 5.1.b Một số lỗi người sử dụng gặp phải (End-User) 19 Một số lỗi cửa hàng 22 iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -2- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi I MỤC ĐÍCH Tài liệu nhằm mục đích giúp cho nhà hàng vận hành kênh bán hàng online nhà hàng Tham khảo trải nghiệm khách hàng qua video link https://www.youtube.com/watch?v=fMAfvIAyeXQ&t=12s Các chức giải pháp cung cấp  Tích hợp việc Order online trực tiếp nhà hàng qua việc quét QRCode  Nâng cao trải nghiệm khách order Offline order Online  Nâng cao chất lượng phục vụ, giảm thiểu trường hợp khách vào trước lại phục vụ sau nhà hàng tải nên nhân viên quên phục vụ khách II CÁC LƯU Ý TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH Hệ thống POS cửa hàng 1.1 Tổ chức menu thực đơn chuẩn O2O Web  Tổ chức menu bán hàng O2O Web đầy đủ, hình ảnh rõ ràng  Khi có thay đổi phải cập nhật kiểm tra lại O2O Web xem xác hay chưa  Đảm bảo cập nhật kịp thời danh sách hết POS Fabi để cập nhật kịp thời lên O2O Web tránh việc Order hết hàng gây trải nghiệm không tốt cho khách 1.2 1.3 Tổ chức danh sách bàn đặt tên theo quy chuẩn  Tên bàn chứa tối thiểu ký tự tối đa ký tự  Tên bàn không chứa dấu cách ký tự đặc biệt  Tên bàn lấy theo bảng chữ tiếng Anh (ký tự tiếng Việt không dấu)  Khuyến nghị đặt tên bàn chữ tiếng Việt không dấu viết liền Chuẩn bị sẵn sàng tiếp nhận đơn hàng PDA/ POS Việc kiểm tra, đảm bảo sẵn sàng tiếp nhận đơn hàng PDA/ POS bán hàng quan trọng, giúp cho việc xử lý đơn hàng nhanh chóng, khơng bị delay miss đơn Trước ca làm việc cần đảm bảo iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -3- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi  Đảm bảo kết nối internet máy POS bán hàng thiết bị PDA nhận đơn: lưu ý hệ thống Wifi Lan đảm bảo tính ổn định để việc kết nối từ PDA đến POS ổn định iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -4- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi  Có nhân viên phụ trách ý tiếp nhận xử lý có đơn, ý bật loa có để nhận thơng báo có đơn hàng Lưu ý: Nếu nhà hàng cài nhận đơn nhiều thiết bị cần phân chia nhân viên phụ trách theo khu vực bàn để tránh việc nhiều nhân viên xử lý đơn hàng  Fabi PDA cần cài đặt thiêt bị có hình > 5.5 inch để đảm bảo hiển thị đầy đủ thơng tin đơn hàng tính khác  PDA nhận đơn cần kích hoạt tùy chọn ‘Hiển thị thơng báo O2O’  Với mơ hình lớn sử dụng nhiều thiết bị phân chia thiết bị PDA nhận đơn xử lý đơn bàn khác nhau, cần setup danh sách bàn phép xử lý đơn theo PDA thông qua chức ‘Không nhận thông báo từ bàn không phục vụ” iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -5- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi  Deactive với hết chưa kịp chế biến Khai báo để tránh việc khách hàng order vào hết sau lại phải hủy dẫn đến trải nghiệm khơng tốt cho khách hàng Các bước khai báo sau:  Mở Fabi POS đăng nhập tài khoản Owner IT  Chọn phần cài đặt Nhà hàng => Thực Đơn => Món ăn  Chọn hết tắt chế độ Active => Món ăn bị mờ danh dách Món ăn  Setup có hiệu lực sau phút để update lại menu trang O2O có hiệu lực Active trở lại iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -6- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi 1.4 Các lưu ý xử lý đơn hàng Khi khách hàng nhấn gọi phục vụ gọi O2O Web, đơn hàng đẩy xuống thiết bị PDA nhận đơn, sau xác nhận đơn hàng thành cơng đơn hàng đẩy vào hệ thống POS Toàn thao tác tiếp nhận xử lý đơn hàng tham khảo hướng dẫn sử dụng theo đường qua file ‘Huong-Dan-Nhan_Don_PDA_O2O_Web_Fabi’ Khi có thơng tin gọi phục vụ/ gọi xuất Popup cảnh báo thiết bị PDA nhận đơn Khách Gọi phục vụ thành cơng O2O Khách Gọi (Order) thành công O2O iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -7- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Trên thiết bị PDA nhận đơn: Hiển thị yêu cầu Gọi phục vụ/ Gói group theo bàn iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -8- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Nhân viên phục vụ xử lý bước theo hướng dẫn, nhiên cần lưu ý vấn đề sau 1.4.a Confirm lại đơn hàng Khi nhận yêu cầu Gọi phục vu/ Gọi nhân viên cần xác định vị trí đặt đơn có khách hay khơng, việc xác nhận để xác định đơn hàng/ thiết bị ảo (spam) gây ảnh hưởng đến trình phục vụ nhà hàng Sau xác định yêu cầu Gọi phục vu/ Gọi thực (có thể dựa vào vị trí bàn order có khách ngồi), nhân viên đến vị trí bàn order để tiến hành phục vụ khách hàng  Đảm bảo đơn yêu cầu Gọi phục vụ khách hàng tiếp nhận xử lý  Đảm bảo thơng tin đơn hàng xác trước nhấn nút ‘Phục vụ’ đơn hàng: tên món, số lượng, ghi chú, ăn kèm/ topping, … Lưu ý: Việc confirm lại với khách hàng yêu cầu bắt buộc khách hàng hồn tồn bỏ tồn cũ order có thêm lưu ý cho order 1.4.b In Bill  Đơn O2O đơn order điểm bán hàng toán sau nhà hàng nên đơn hàng khách nhận tồn sách giảm giá, chương trình khuyến mại mà nhà hàng setup trước  Thu ngân tốn đơn hàng chủ động edit lại thơng tin thơng tin hội viên, chiết khấu, phí dịch vụ, VAT, voucher … đơn hàng order POS bình thường 1.5 Xử lý nội dung hiển thị điểm bán hàng hết Khi điểm bán hàng hết món, nhân có quyền edit menu cần deactive hết để ẩn trang đặt đơn O2O thực active lại nhà hàng bán trở lại 1.6 Báo cáo quản lý đơn hàng POS Để view báo cáo thống kê bán hàng qua kênh O2O, nhà hàng theo dõi doanh thu tổng quan theo nguồn đơn hàng O2O Các bước xem báo cáo O2O iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company -9- Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Báo cáo theo dạng biểu đồ kênh O2O iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 10 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Báo cáo thống kê tổng hợp doanh thu từ đơn hàng kênh O2O iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 11 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Hệ thống CMS Fabi 2.1 Làm nội dung ăn hiển thị kênh O2O Nội dung ăn hiển thị kênh O2O phần setup làm tương tự cách làm nội dung kênh bán hàng online khác Merchant tham khảo làm theo hướng dẫn theo đường link https://fabilog.ipos.vn/#iv-th-c-d-n Khi cần setup ăn ẩn/ giao diện O2O, Merchant cần edit lại thông tin trang CRM (xem chi tiết bên dưới) 2.2 Làm nội dung thông tin bàn theo tiêu chuẩn sử dụng O2O Tên bàn Fabi cần đặt theo quy chuẩn để sử dụng O2O:  Tên bàn chứa từ đến ký tự bao gồm chữ số  Không sử dụng ký tự có dấu (bảng chữ dấu tiếng Việt)  Khơng chứa ký tự đặc biệt  Khơng có dấu cách (space) Merchant xem hướng dẫn cách khai báo bạn link https://fabilog.ipos.vn/#3-6-ban iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 12 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Hệ thống CRM 3.1 Chỉnh sửa nội dung ăn hiển thị kênh O2O Nội dung ăn hiển thị kênh O2O việc setup trang CMS Fabi, Merchant xử lý trang chủ CRM phần nội dung giống làm nội dung cho POS PC Merchant tham khảo làm theo hướng dẫn theo đường link bên https://huongdan.ipos.vn/docs/huong-dan-su-dung-ipos-crm/cai-dat-nha-hang-mon-an/nha-hang/ Ngoài thao tác setup trên, hệ thống O2O dựa liệu bán hàng Merchant để đưa gợi ý giúp cho việc order khách hàng trở nên dễ dàng, thuận tiện Gợi ý Món yêu thích/ Món đặt trưng/ Món O2O 3.2 Setup ăn ẩn/ kênh O2O Trong phần chỉnh sửa chi tiết thơng tin (Nhà hàng thực đơn => Nhà hàng => Chọn nhà hàng => Cài đặt => Thực đơn => Chọn món): chọn O2O, SO, PICKUP để hiển thị iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 13 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi kênh O2O ngược lại để ẩn Sau chỉnh sửa thông tin cần đợi phút để thông tin update lên kênh O2O 3.3 Setup thời gian bán hàng kênh O2O Giống kênh bán hàng khác, Merchant setup thời gian cho phép khách hàng đặt đơn theo bước sau: Trải nghiệm O2O =>Thời gian nhận đơn => Chọn Ngày/ Khung cho phép đặt đơn => Lưu lại để hoàn thành việc Setup 3.4 Xuất in QRCODE Để phục vụ cho việc khách hàng tự order, Merchant tiến hành tạo QRCODE ứng với tên bàn sau in đặt mã QR bàn tương ứng với mã QR QRCODE in cần phải rõ nét để khách hàng quét mã nhanh định nhất, Merchant tham khảo chất liệu in mã QRCODE cách click vào gợi ý ‘Tham khảo số mẫu triển khai QR_code’ Để tiến hành tạo mã QRCODE, Merchant thực theo bước sau: Trải nghiệm O2O => Chọn cửa hàng cần tạo => Điền tên bàn để tạo => Tạo QRCODE Order => Tải QR máy iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 14 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Lưu ý tạo QR: tên bàn tạo cần gõ xác giống tên bàn hệ thống POS  Tên bàn tối thiểu ký tự tối đa ký tự  Tên bàn có phân biệt chữ in hoa chữ thường nên tên bàn khai báo phải giống tên bàn hiển thị hệ thống POS bán hàng  Tên bàn không chứa dấu cách, không chứa ký tự đặc biệt chữ tiếng Việt không dấu iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 15 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi 3.5 Báo cáo cửa hàng O2O 3.5.a Thống kê số lượt đánh giá Với mục đích tiếp nhận ý kiến đánh giá khách hàng để ghi nhận phản ánh nâng cao chất lượng phục vụ, giao diện O2O có tính Đánh giá, tính sử dụng sau yêu cầu Gọi phục vụ/ Gọi khách hàng xác nhận xử lý Merchant yêu cầu nhân viên tư vấn khách hàng sử dụng tính để giúp nhà hàng cải thiện chất lượng phục vụ Các phản hồi Merchant thống kê mục danh sách đánh giá Báo cáo cửa hàng O2O Quản lý phản hồi Đánh giá O2O Báo cáo danh sách đánh giá CRM iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 16 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi 3.5.b Thống kê lượt order Với liệu thu thập từ thao tác người dùng liệu bán hàng, hệ thống CRM đưa cho Merchant số, biểu đồ liên quan đến việc yêu cầu Gọi nhân viên/ Gọi món, thời gian trung bình xử lý đơn hàng, … Có thể tùy chọn xem theo điểm bán hàng theo thời gian fix cố định 15 ngày tính từ ngày trở trước  Số người hoạt động: số lượng thiết bị order chưa xử lý PDA  Lượt gọi chờ: số lượng lượt gọi chưa xử lý PDA  Lượt gọi nhân viên chờ: số lượng lượt gọi nhân viên chưa xử lý PDA iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 17 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Với số liệu tương ứng biểu đồ, biểu đồ lấy chu kỳ liệu đo tuần so sánh giữa chu kỳ với chu kỳ trước Với số liệu tương ứng có số tăng hay giảm kỳ so với kỳ trước  Số người hoạt động: tổng số lượt thiết bị order O2O  Số lượt đặt đơn: tổng số lượt đặt đơn O2O  Số lượt gọi nhân viên: tổng số lượt gọi nhân viên O2O  Thời gian xử lý đơn: thời gian trung bình xử lý đơn hàng xử lý yêu cầu phục vụ Chăm sóc khách hàng Để cải thiện chất lượng phục vụ mang tới ưu đãi đến cho khách hàng, Merchant yêu cầu nhân viên hướng dẫn khách hàng dùng tính Đánh giá O2O để giúp nhà hàng tiếp nhận ý kiến đóng góp nâng cao chất lượng phục vụ Nhân viên phục vụ hướng dẫn khách hàng sử dụng tính Đăng ký thành viên, tính giúp khách hàng đăng ký thông tin khách hàng hệ thống mang ưu đãi đến cho khách hàng nhận Voucher đăng ký, Voucher sinh nhật, … chương trình khuyến mại khác iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 18 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Các lỗi thường gặp 5.1.a Một số lỗi người sử dụng gặp phải (End-User) Khách hàng không quét mã QR:  Mã QR bị mờ bị rách nên quét bị thiếu thông tin không show link kết nối đến trang Order Nhân viên phục vụ dùng thiết bị khách quét mã QR bàn khác xem có hay khơng để xác định có phải mã QR lỗi hay ko  Thiết bị khách hàng lỗi đọc QR: với só thiết bị cũ có hệ thống camera đọc nên khơng đọc mã QR Nhân viên phục vụ sử dụng thiết bị khác để quét thử mã QR nhằm xác định mã QR lỗi thiết bị khách hàng lỗi Lỗi nhà hàng chưa đến phục vụ: lý order phục vụ nhà hàng, setup thời gian bán hàng kênh O2O chưa xác -> Kiểm tra lại thông tin setup thời gian bán hàng kênh O2O iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 19 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi Tạo yêu cầu Gọi phục vụ/ Gọi khơng thành cơng có u cầu trước chưa hồn thành: Do trước khách hàng tạo yêu cầu Gọi phục vụ/ Gọi chưa nhân viên phục vụ xác nhận nên không tạo thêm yêu cầu Sau yêu cầu nhân viên xác nhận yêu cầu sau đặt, nhân viên phục vụ cần kiểm tra lại danh sách yêu cầu phục vụ có yêu cầu bàn chưa xác nhận hay ko xử lý yêu cầu iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 20 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi u cầu Gọi nhân viên/ Gọi khơng thành cơng bị khóa: Do trước user order nhân viên xác nhận user khơng quán dùng lựa chọn khách hàng ‘Không quán’ nên thiết bị user bị block 10’ Trường hợp nhân viên phục vụ cần giái thích cho khách hàng hiểu chế chống spam nên sử dụng tính để tránh lịng khách Nhân viên phục vụ hướng dẫn khách đợi 10’ để mở khóa dùng thiết bị khác để order iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 21 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi 5.1.b Một số lỗi cửa hàng Đơn hàng không PDA nhận đơn: nhân viên phục vụ nhận phản hồi từ phía khách hàng yêu cầu Gọi phục vụ/ Đặt thành cơng mà PDA khơng thấy có popup cảnh báo  Do PDA bị internet nên đơn hàng không đẩy xuống PDA  Do PDA chưa kích hoạt tùy chọn ‘Hiển thị thơng báo O2O’  Do thiết bị nhận đơn bị bỏ quyền phục vụ phần ‘Cài đặt nhận thông báo phục vụ’  Khi check trường hợp không cần liên hệ hotline iPOS.vn 19004766/ Nhánh để hỗ trợ Xử lý đơn báo lỗi ‘Bàn mở User #’  Do bàn đặt đơn mở thiết bị khác, cần check lại thiết bị mở bàn yêu cầu nhân viên xử lý đóng lại để nhân viên phục vụ khách  Do thiết bị PDA nhận đơn vào xử lý chung đơn hàng nên thiết bị vào xử lý sau nhận báo lỗi iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 22 - Lưu ý vận hành bán hàng Online qua kênh O2O Web - Fabi  Do bàn bị treo ‘Danh sách bàn mở’: nhân viên phục vụ báo lại với người sử dụng có tài khoản quyền xử lý lỗi tính ‘Danh sách bàn mở’ Các lỗi khác: Vui lịng liên hệ tới phận chăm sóc khách hàng iPOS.vn để tư vấn hỗ trợ xử lý: 19004766/ Nhánh iPOS.vn – iPOS.vn Joint Stock Company - 23 -