Hoàn thiện quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc, và đưa ra chính sách lương thưởng nhằm tạo động lực cho nhân viên tại công ty SAP

GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 1  PHẦN I: THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC VÀ CHÍNH SÁCH LƢƠNG THƢỞNG TẠI CÔNG TY CƠ ĐIỆN SAP 5 1.1. Giới thiệu công ty TNHH Cơ Điện SAP . 5 1.1.1. Lịch sử hình thành . 5 1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh 5 1.1.3. Tình hình nhân sự: . 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty 8 1.2. Phòng Kinh Doanh Công Ty SAP . 9 1.2.1. Cơ cấu phòng kinh doanh 9 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ phòng kinh doanh 9 1.2.3. Các mối quan hệ của phòng kinh doanh 11 1.2.4. Các chỉ tiêu kết quả công việc phòng cần đạt đƣợc . 11 1.3. Tình hình đánh giá kết quả thực hiện công việc và chính sách lƣơng thƣởng hiện tại . 13 1.3.1. Bản mô tả công việc: . 13 1.3.2. Bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc hiện tại 13 1.3.3. Chính sách lƣơng thƣởng hiện tại của phòng kinh doanh . 13 1.3.4. Kết quả khảo sát đánh giá kết quả thực hiện công việc . 14 PHẦN 2: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ CHÍNH SÁCH LƢƠNG THƢỞNG TẠI CÔNG TY 18 2.1. Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc . 18 2.1.1. Bản mô tả công việc sau hoàn thiện 18 2.1.2. Các tiêu chí đánh giá 18 2.1.3. Phƣơng pháp đánh giá : . 29 2.1.4. Đối tƣợng đánh giá 30 2.1.5. Thời gian đánh giá: 31 2.1.6. Các yêu cầu của việc thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc 31 2.2. Hoàn thiện chính sách lƣơng thƣởng: 32 GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 2 BƢỚC 1: XÂY DỰNG THANG LƢƠNG THEO VỊ TRÍ CƠNG VIỆC (POSITION) 33 BƢỚC 2: XÁC ĐỊNH LƢƠNG THEO NĂNG LỰC (PERSON) 39 BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH MỨC THƯỞNG THEO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC (PERFORMANCE) 44 BƯỚC 4: BẢNG LƯƠNG HOÀN CHỈNH 53 PHẦN 3: ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH LƯƠNG MỚI 54 GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 3 PHN M U 1.1. Lý do ch tài Đánh giá nhân viên là rất nhạy cảm và chi tiết nên các công ty cần quan tâm để giúp cho nhân viên của mình hài lòng và phát triển ổn định. Khi đánh giá đúng về kết quả thực hiện công việc của một nhân viên thì việc đƣa ra phân công công việc cũng nhƣ hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy nǎng lực của mình một cách cao nhất. Ngƣời đƣợc đánh giá đúng sẽ hài lòng vì đƣợc công nhận. Họ sẽ làm việc hǎng say hơn, nǎng suất lao động tǎng cao, góp phần làm giảm chi phí. Bên cạnh đó, về phía công ty, một khi đã đánh giá đúng về kết quả thực hiện công việc thì sẽ giảm đƣợc rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc theo dõi đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở từng thời điểm. Vì vậy một quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc cần phải đƣợc xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và vǎn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. Nhờ nó mà ngƣời làm công tác quản lý tránh đƣợc các vấn đề nhƣ nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến nǎng suất thấp, chi phí cao, chất lƣợng sản phẩm kém. Nhiều doanh nghiệp đã chảy máu chất xám vì thiếu kinh nghiệm xây dựng và duy trì một quy trình đánh giá và phát triển nguồn nhân lực một cách chặt chẽ và khoa học. Nhiều doanh nghiệp đang lao đao vì cán bộ chủ chốt bất mãn nghỉ việc, nhân viên cấp dƣới hoang mang. Nơi khác thì mất khách hàng do chất lƣợng dịch vụ giảm sút, sản phẩm bị lỗi nhiều làm tǎng chi phí. Đánh giá nhƣ thế nào để họ tâm phục khẩu phục? Làm sao đánh giá đúng mức độ hoàn thành công việc để chọn đƣợc đúng ngƣời tạo điều kiện hợp lý khuyến khích nhân tài làm việc trung thành? Đó là những công việc không đơn giản. Một quy chế lƣơng thƣởng và chế độ lao động hấp dẫn sẽ có ích gì nếu áp dụng vào sai đối tƣợng. Nhƣ vậy không khéo công ty lại phải tốn quá nhiều chi phí cho những ngƣời chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Và ngƣợc lại, công ty có thể không giữ đƣợc ngƣời thực tài vì áp dụng chế độ không thích hợp, làm cho ngƣời lao GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 4 động cảm thấy sự đãi ngộ chƣa xứng đáng với công sức bỏ ra. Do đó, xây dựng chính sách lƣơng thƣởng tạo động lực cho nhân viên là rất cần thiết. Với tình hình hiện tại của công ty SAP, nhóm nghiên cứu quyết định nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc, và đƣa ra chính sách lƣơng thƣởng nhằm tạo động lực cho nhân viên tại công ty SAP”. Thông qua cuộc khảo sát 1 bộ phận với nhân viên trong 01 bộ phận, quản lý bộ phận, cán bộ nhân sự của công ty về quy trình đánh giá và chính sách lƣơng thƣởng hiện tại của công ty nhằm tìm hiểu mức độ thỏa mãn; tính thực thi (toàn diện, tốt, xấu, ….). Trao đổi, tìm hiểu những mong muốn và những giải pháp đƣa ra nhằm cải tiến quy trình đánh giá và chính sách lƣơng thƣởng của công ty của những đối tƣợng đƣợc khảo sát. Xây dựng đƣợc quy trình đánh giá mới, chính sách lƣơng thƣởng mới để trình lên cấp quản lý và cán bộ quản lý nhân sự của công ty để xem xét tính khả thi và mức độ áp dụng của những ý kiến đƣa ra. Với mục tiêu cuối cùng là xây dựng đƣợc một quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc đi đôi với chính sách lƣơng thƣởng mới nhằm tạo động lực cho nhân viên tại công ty SAP, đề tài cũng mong muốn đóng góp tích cực về mặt lý thuyết. Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài nghiên cứu sẽ đƣợc phân bổ thành 5 chƣơng: - Chƣơng 1 trình bày lý thuyết cơ bản về quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc kết quả thực hiện công việc và chính sách lƣơng thƣởng. - Chƣơng 2 trình bày phƣơng pháp nghiên cứu và cách thức tiến hành, câu hỏi nghiên cứu - Chƣơng 3 trình bày kết quả phỏng vấn về mức độ thỏa mãn, nhận định ảnh hƣởng, tính thực thi, những mong muốn và giải pháp của đối tƣợng phỏng vấn. - Chƣơng 4 trình bày về phân tích, tổng hợp, so sánh đối chiếu để đƣa ra hệ thông đánh giá, chính sách lƣơng thƣởng mới - Chƣơng 5 trình bày đánh giá chung, tính khả thi, mức độ áp dụng, kiến nghị. GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 5   TY  1.1.  1.1.1.  Đƣợc thành lập từ cuối năm 2001, công ty TNHH Cơ điện A.P.S là công ty thƣơng mại kỹ thuật, chuyên tƣ vấn, cung cấp và bảo trì các thiết bị kỹ thuật cơ điện. Chúng tôi đƣợc ủy quyền phân phối tại cho máy phát điện KOHLER (USA) và máy nén khí INGERSOLL-RAND (USA) tại Việt Nam. Năm 2006, đánh dấu một bƣớc phát triển mới sau 5 năm thành lập, công ty phân phối một dòng sản phẩm mới cho thị trƣờng máy phát điện dân dụng cao cấp – máy phát điện chạy bằng gas. Máy phát điện chạy bằng gas cung cấp cho khách hàng một nguồn điện dự phòng “sạch”, nghĩa là ít ô nhiễm môi trƣờng hơn cũng nhƣ ít ô nhiễm tiếng ồn hơn và dễ dàng lắp đặt. Bên cạnh đó, một dòng máy phát điện công nghiệp có công suất trung bình, xuất xứ từ Pháp, cũng đƣợc phân phối tại Việt Nam. Công ty đã đạt đƣợc các chứng chỉ và giải thƣởng nhƣ: Generator Service Training Certificate - Kohler Power Systems Asia Pacific; Caesar Club Titanium Award 2004 - Ingersoll-Rand; Caesar Club Silver Award 2005 - Ingersoll-Rand Địa chỉ công ty: 26 Đƣờng Lũy Bán Bích, P. Tân Thới Hòa, Q. Tân Phú, HCMC Số điện thoại: (84.8) 961 3275 Fax: (84.8) 961 3276 1.1.2.  kinh doanh Lĩnh vực kinh doanh của công ty Công ty TNHH Cơ Điện SAP chuyên kinh doanh máy phát điện KOHLER và máy nén khí INGERSOLL - RAND và cung cấp các dịch vụ liên quan: • Tƣ vấn chọn máy, xây dựng phòng máy, móng máy, hệ thống thông gió, và xả khói, hạn chế tiếng ồn, giảm rung cho kết cấu công trình. • Cung cấp thiết bị. • Trực tiếp/ giám sát thi công lắp đặt thiết bị. GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 6 • Bảo trì và bảo dƣỡng máy sau khi bán. • Cho thuê máy phát điện. • Cung cấp phụ tùng và thực hiện tiểu tu, trung tu động cơ diesel Đối thủ cạnh tranh về các mặt hàng đang kinh doanh: a. Mặt hàng máy phát điện hiệu KOHLER - Các thƣơng hiệu cạnh tranh: máy phát điện hiệu CATERPILLAR (MỸ), CUMMINS (MỸ), FG- WILSON ( ANH), DENYO ( NHẬT), MITSUBISHI (NHẬT). - Các đối thủ cạnh tranh: công ty Hữu Toàn, Công ty Dĩ An, Công ty Tƣờng Việt, Công ty Phú Thái, Công ty Diethelm, Công ty Nacotec (Nam Sài Gòn) b. Mặt hàng máy nén khí hiệu INGERSOLL RAND: - Các thƣơng hiệu cạnh tranh: ATLASCOPCO, HITACHI, FUSHENG, KOBELCO, COMPARE - Các đối thủ cạnh tranh: công ty ATLASCOPCO, Công ty THĂNG UY, Nhà Máy Fusheng, công ty Tân Đại Phú Sĩ. Nhận xét về tình hình kinh doanh: - Có tính mùa vụ. Vào thời kỳ cao điểm, đơn hàng nhiều nên công ty đã thuê thêm nhân viên bán thời gian bên ngoài. - Đối thủ cạnh tranh nhiều. Ở mặt hàng máy phát điện: Công ty Hữu Toàn, Công ty Dĩ An, Công ty Tƣờng Việt, Công ty Phú Thái, Công ty Diethelm, Công ty Nacotec (Nam Sài Gòn)… và mặt hàng mấy nén khí: công ty ATLASCOPCO, Công ty THĂNG UY, Nhà Máy Fusheng, công ty Tân Đại Phú Sĩ… 1.1.3. T Công ty có hơn 40 nhân viên. Trong đó, đội ngũ kỹ sƣ phụ trách công tác tƣ vấn và kỹ thuật có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực máy phát điện, máy nén khí và không ngừng tự học hỏi. Ngoài ra, để nâng cao chất lƣợng dịch vụ hậu mãi, các nhân viên kỹ thuật còn đƣợc thƣờng xuyên đào tạo tại nƣớc ngoài. GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 7 Theo thuyết hai yếu tố của Herzberg1 thì phƣơng pháp giám sát (đánh giá) và hệ thống phân phối thu nhập (lƣơng thƣởng) thuộc nhóm yếu tố duy trì - nếu công ty thực hiện đúng thì sẽ kô có sự bất mãn, nếu sai thì có bất mãn xảy ra. Herxberg cho rằng cần đảm bảo các yếu tố duy trì để kô gây ra sự bất mãn, chán nản thờ ở đối với công việc và đảm bảo các yếu tố động viên trong quá trình làm việc. Ứng dụng vào thực tế công ty A.P.S, chúng ta có thể nhận thấy rằng hai yếu tố trong nhóm yếu tố duy trì này đã không đƣợc quan tâm và thực hiện đầy đủ, biểu hiện ở tỷ lệ nghỉ việc các năm 15% ( cao so với mức nhảy việc của nhân viên trẻ là 10- 13%). Đối với các nhân viên làm việc tại công ty, khi hai yếu tố này không có đƣợc sự quan tâm đúng mức thì sẽ tạo nên vòng luẩn quẩn2 trong công việc. Một nhân viên đối với công việc là khả thi (họ có thể hoàn thành đƣợc công việc) nhƣng lƣơng thƣởng ít (sự cam kết của công ty thấp ) thì sẽ kô tạo đƣợc sự hấp dẫn của công việc dẫn đến nhân viên kém nhiệt tình, không có động cơ thúc đẩy trong công việc. Vì thế, đây là hai yếu tố đƣợc quan tâm khi tìm hiểu về chính sách nhân sự của công ty A.P.S. Về đánh giá thì hiện tại công ty chỉ thử nghiệm mặc dù nhân viên khá hài lòng nhƣng bảng mô tả công việc thì chỉ có chứ không phát huy đƣợc hiệu quả. Lƣơng khoán, hàng năm tăng theo tăng của chỉ số giá tiêu dùng và phụ cấp xăng xe, điện thoại. Nhân viên cảm thấy nản lòng cho rằng mức lƣơng không phù hợp với năng lực và công việc. Trong quá trình nghiên cứu, để tìm hiểu rõ hơn vấn đề, chúng tôi đã thực hiện phỏng vấn tay đôi với thành viên các cấp trong công ty nhằm xác định chính xác đâu là vấn đề của công ty cần khắc phục hiện nay. (Nội dung phỏng vấn tham khảo phụ lục 06) 1 TS. Phan Thị Minh Châu – Giáo trình Quản trị học – Nhà xuất bản Phƣơng Đông – Năm 2009 - Thuyết hai yếu tố – trang 204. 2 PGS.TS. Trần Kim Dung – Tài liệu môn Quản trị nguồn nhân lực – Năm 2010. Kém nhiệt tình Năng suất kém Thu nhập thấp GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 8 1.1.4. y  T CHC CÔNG TY SAP (Cập nhật tháng 10/2010) GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN KD MNK B PHN LT KD PH TÙNG PHÒNG DCH V B PHN K THUT KD PH TÙNG KD  PHÒNG XNK PHÒNG MNK P.HÀNH CHÍNH P.MÁY PHÁT ĐIỆN GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - Lp QTKD - K19 Trang 9 1.2. Phòng Kinh Doanh Công Ty SAP 1.2.1.  1.2.2.  C TRƢỞNG PHÒNG KINH DOANH NV KINH DOANH NV KINH DOANH NV KINH DOANH Kinh doanh Tiếp nhận đơn hàng Giải quyết khách hàng Xử lí đơn hàng Gom và gởi hàng Ghi nhận đơn hàng Kiểm tra đơn hàng Kiểm tra khách hàng Nhận thông tin khách hàng Thỏa thuận mua hàng Đối chiếu đơn-kho Gom hàng theo phiếu Thỏa thuận bán hàng Thỏa thuận nhận Kí kết hợp đồng Lập phiếu giao hàng Tổ chức giao hàng GVHD: PGS. TS. Trn Kim Dung Nhóm 10 - L- K19 Trang 10 a. Ch - Tìm kiếm nguồn khách hàng mới có nhu cầu cho Công ty. - Phát triển thị trƣờng nội địa dựa theo chiến lƣợc Công ty. - Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm máy phát điện, máy nén khí của Công ty từ các đơn hàng nhận đƣợc. - Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. - Tham mƣu, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc, hỗ trợ cho các bộ phận khác về kinh doanh, tiếp thị, thị trƣờng, lập kế hoạch, tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu. b. Nhim v: - Tiếp khách hàng, phân tích thị trƣờng, tìm thị trƣờng, khách hàng cho Công ty, đảm bảo nguồn hàng ổn định cho Công ty. Lên kế hoạch, theo dõi mẫu sản phẩm mới để chào hàng. - Phân tích đơn hàng, lập định mức sản phẩm trên cơ sở đó chiết tính giá thành sản phẩm giá bán (FOB, CIF) …trình Tổng Giám đốc duyệt. - Nhận các đơn đặt hàng, lên hợp đồng kinh tế nội và ngoại trình Tổng Giám đốc ký. - Làm thủ tục, thực hiện việc xuất nhập khẩu cho toàn bộ các đơn hàng đã ký. - Lập kế hoạch và mục tiêu kinh doanh theo tháng, quí, năm. - Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật từ các nhà cung ứng, tài liệu kế hoạch, các yêu cầu về thông tin của thiết bị từ khách hàng. Chuyển giao tài liệu kỹ thuật, tài liệu hƣớng dẫn cho bộ phận chăm sóc khách hàng. - Đánh giá nhà cung ứng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000, SA 8000. Lập nhu cầu thiết bị cần mua và đặt hàng theo qui định Thủ tục mua hàng và Thủ tục xem xét hợp đồng, theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng hạn đáp ứng nhu cầu theo lịch giao hàng cho khách hàng. - Nhận và giải quyết những thông tin bán hàng có liên quan. - Làm packing list, lịch xuất hàng, chuyển giao cho đơn vị vận chuyển, khách hàng, bộ phận liên quan thực hiện.