TRƯỜNG đại học VINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI THỰC TẬP CƠ SỞ NĂM HỌC 2010-2011 MÃ ĐỀ: 011 Họ Và Tên: Nguyễn Hải Hoàn Lớp : 48 Đề BÀi: Trộn thư: Khái niệm thuật ngữ trộn thư Trộn thư theo cách enverlopes, labels, directories, and e-mail messages Trộn với ghi chọn BÀI LÀM I.Khái niệm thuật ngữ trộn thư: Một tính mạnh phần mềm soạn thảo văn Microsofr Word trộn tài liệu (Mail merge) Điều giúp ích nhiều cho nhân viên văn phịng việc in danh sách danh sách nhỏ Để hiểu rõ vấn đề tìm hiểu qua ví dụ trình bày Giả sử ta có giấy mời sau Ta cần gửi cho nhiều người Nếu goc thông thường tên người mời thời gian Vì ta nên dùng tính Mail Merge Tính trộn thư tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn máy tính Tính dùng chèn thông tin liệu khác vào tài liệu văn cố định cách kết hợp nguồn thơng tin làm Tính đặc biệt hữu ích bạn muốn chèn thơng tin Merge để trộn văn nhanh nhiều Đây cách trộn thư phố biến định nghĩa sau vài vĩ dụ cách trộn thư cụ thể ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH BCH LIÊN CHI ĐOÀN KHOA CNTT GIẤY MỜI Nhân dịp kỷ niệm ngày Quốc Tế Phụ Nữ 8-3.Liên Chi đoàn khoa CNTT tổ chức buổi liên hoan văn nghệ vào lúc 20h ngày 7-3 hội trường A Trường Đại Học Vinh BCH liên chi đồn kính mời Đ/C: …………… Lớp…………đến dự cổ vũ Sự xuất bạn định làm đêm văn nghệ thêm phần đong vui sinh động.Rất mong bạn đến dự T/M BCH Phan Đình Dân II.Cách trộn thư: Chúng ta có cách trộn thư như: Envelopes, Labels, Directories, email_messagé Ví dụ: Nguyễn Kỳ Thanh bí thư chi đồn 45k_CNTT Trưịng Đại Học Vinh, Anh phải soạn thảo giấy mời để gửi tới bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ Chi Đoàn tổ chức Danh sách khách mời liệt kê bảng Word Exel sau: STT 10 HovaTen Nguyễn Trung Thành Trần Quang Chính Nguyễn Thị Thùy Linh Lê Văn Lâm Đào Trung Tuấn Nguyễn Thành Tâm Trần Trung Hiếu Phan Lê Anh Nguyễn Thế Anh Trần Trọng Kim Lop 48ATin 49KTin 47BTin 48BTin 48KTin 49KTin 47BTin 48ATin 46KTin 47BTin Bạn lưu tập tin với tên Danhsach.doc cls Tiếp theo bạn soạn mẫu giấy mời ví dụ đây: ĐỒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH BCH LIÊN CHI ĐOÀN KHOA CNTT GIẤY MỜI Nhân dịp kỷ niệm ngày Quốc Tế Phụ Nữ 8-3 Chi đoàn 45K khoa CNTT tổ chức buổi liên hoan văn nghệ vào lúc 20h ngày 7-3 hội trường A Trường Đại Học Vinh BCH chi đồn kính mời Đ/C: ………………………… Lớp…………đến dự cổ vũ Sự diện bạn định làm cho đêm văn nghệ thêm phần long trọng vui sinh động.Rất mong bạn đến dự T/M BCH Phan Đình Dân Bạn lưu tập tin lại với tên :Giaymoi.doc Bây tiến hành trộn thư theo cách nêu a Trộn thư theo cách enverlopes, labels, directories, and e-mail messages: - Cách trộn Envelopers: Cách trộn bắt đầu với tài liệu trống,cho phép định dạng trang văn bản,cách thực sau: Bạn mở tài trang mới(trống) cách chọn File|New,sau chọn nút cơng cụ Main Document Setup|Envelopers hộp thoại xuất hình đây: Bạn thiết lập lựa chọn như:kích thước trang,font chữ…… Sau chọn nút công cụ:Open data source để mở liệu nguồn ,ví dụ tệp Danhsach chẳng hạn.Tiếp theo đặt trỏ vị trí cần chèn click chọn nút Insert Merger Field để đưa trường vào vị trí cần chèn hình đây: Sau chèn xong ghi,thực trộn thư cách chọn nút Merger to NewDocument|All|OK kết thu hình vẽ đây: -Cách trộn theo Labels: Giả sử bạn cần chuẩn bị bảng điểm cho học sinh mình.Nếu trường bạn chưa có phần mềm quản lý điểm.Ta trộn theo Labels theo cách sau: Mở tài liệu Chọn Tools\Envelopes and Labels Nhấn vào mục Labels khung hội thoại Envelopes and Labels Nhấn Options Trong khung hội thoại Labels Options, chọn kiểu nhãn từ danh sách 'Label products' 'Product number' nhấn OK Hình : Các mẫu nhãn Label Options Trở khung hội thoại Envelopes and Labels, khơng nhập vùng Address Nhớ phải đánh dấu chọn vào mục Full page of the same label option nhấn New Document Word mở tài liệu có bảng trình bày theo kiểu nhãn Nếu khơng thấy đường kẻ ô (gridline), chọn Table.Gridlines (Word 7) hay chọn Table.Show gridlines (Word 97) Để định dạng nhãn đơn giản, chọn tất ô bảng trước nhập nội dung cách nhấn vào ô rê trỏ chuột xuống ô cuối bảng, đừng dùng lệnh (Table.Select Table) Dùng hình tượng cơng cụ định dạng để chọn font, cỡ chữ cho nhãn Nhập nội dung nhãn vào ô, thêm định dạng khác hình họa vào cần Lưu ý khoảng cách nhãn xem ô bảng nên đừng nhập nội dung vào ô Khi nhập xong, in nhãn bình thường bạn in Nếu nghĩ bạn cần lại nhãn lưu file bình thường -Cách trộn theo Directories e-mail messages: _Trước hết cần mở tệp Giaymoi hình _Để lấy toolbar cho phần trộn thư bạn vào:Tool|Letters and maillings|Show MailMerge and _Toolbar hình đây: Thanh cơng cụ Mail Merge_Toolbar hình đây: Trong đó: : Main document Setup: Hiển thị họp thoại cho lựa chọn:email_messages,Envelops,Labels,Directiries :Open data source:Chức cho phép mở tài liệu nguồn có tệp:Danhsach.doc Insert merge Field:Cho phép chúng chèn trường tên liệu nguồn(vidu:HovaTen,Lop) Merger to Newdocument:Lựa chọn mục trộn thư mot tài liệu hiển thị kết sau trộn Check for error:Kiểm tra lỗi Go to Record:Nhảy đến ghi liệu nguồn trở ghi trước _Bước click chuột vị trí cần chèn va click chọn biểu tưọng Insert merger Field để chọn trường tên tương ứng cần chèn,như hình Để trộn thư bạn chọn công cụ Merger to NewDocument cơng cụ Merger _Toolbar xuất hộp thoại hình sau: Trong gồm có lựa chọn: 10  All:Chọn tùy chọn thực trộn tất ghi có liệu nguồn  Current record:Tùy chọn thực trộn với ghi hành  From……To….:Tùy chọn thực trộn thư theo ghi chọn từ(from) đến ghi(To) Giã sử ta lựa chọn nút chọn la All kết thu sau chọn sau: D.Trộn với ngoại lệ: Tính trộn thư (Mail Merger) Word cho phép in liệu dạng bảng lương sổ địa Excel trang liệu trình bàytrongWord 11 Lấy ví dụ, có bảng lương Excel muốn in thành phiếu lương Word Công việc tiến hành sau: - Phần 1: Lập bảng nhập liệu Excel, lưu lại đặt cho tên (Ví dụ BangLuong) đóng Excel Mẫu Bảng Lương (Nên dùng Unicode) - Phần Tạo mẫu nhúng liệu vào Word + Bước Tạo mẫu phiếu lương Word với đầy đủ thông tin cần in + Bước Chọn lệnh Mailings/Select Recipients/Use Existing List: lấy liệu từ nguồn có sẵn + Bước Mở nơi chứa bảng liệu, chọn tên bảng liệu (Bang Luong) chọn Open Sau máy yêu cầu chọn Sheet liệu cần lấy file Excel mà người dùng vừa chọn Mặc định máy chọn sheet + Bước Nhúng liệu vào mẫu: 12 -> Kích chuột vào vị trí cần liên kết liệu (Họ tên) chọn Mailings/Insert Merge Field chọn tên trường tương ứng với chỗ cần liên kết (Họ tên) -> Thao tác hết trường + Bước Kiểm tra kết cách bấm chuột vào nút Preview Results + Bước Kết thúc -> Chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Print Documents Lúc người dùng lựa chọn in tất ghi in số ghi theo số thứ tự khai báo -> Nếu không in mà xuất thành phiếu lương để lưu lại chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Edit Individual Documents III.Trộn với ghi chon: Cách làm giống với cách trộn directories, and e-mail messages Chúng ta thực theo bước nêu phần trước Bước 1: Tạo tài liệu chính Dùng tài liệu để tạo nhãn mới, mở tài liệu có mà bạn sử dụng trước để kết hợp nhãn Mở tài liệu Word, bắt đầu kết hợp thư Để bắt đầu kết hợp thư, làm theo bước sau, cho phù hợp với phiên Word mà bạn sử dụng: o Microsoft Word 2002 Trên menu Công cu, bấm Các Chức Thư tín, bấm Thuật sĩ Trộn Thư 13 Microsoft o Office Word 2003 Trên menu Công cu, bấm Các Chức Thư tín, rơì bấm Trộn Thư Microsoft Office Word 2007 hoặc phiên Word o Trên tab Thư tín, bấm Bắt đầu Trộn Thư, bấm Thuật sỹ Kết hợp Thư Từng bước Dưới phần Chọn loại tài liệu, bấm Nhãn, bấm Tiếp theo: Tài liệu Bắt đầu Bước trình Trộn Thư xuất liệu Dưới phần Chọn tài liệu bắt đầu, bấm Thay đổi bố cuc tài Bắt đầu với tài liệu có sẵn Với tuỳ chọn Thay đổi bớ cuc tài liệu, bạn dùng khuôn mẫu kết hợp thư để thiết lập tuỳ chọn cho nhãn bạn Khi bạn bấm chọn Nhãn, hộp thoại Tuy chọn Nhãn xuất Chọn loại máy in (ma trận điểm hay laze), loại sản phẩm nhãn (như Avery), số sản phẩm Nếu bạn sử dụng nhãn tuỳ chỉnh, bấm Chi tiết, gõ kích cỡ nhãn Bấm OK Với tuỳ chọn Bắt đầu với tài liệu có sẵn, bạn mở tài liệu kết hợp thư có sẵn dùng làm tài liệu Bấm Tiếp tuc: Chọn Người nhận Bước 2: Chọn nguồn liệu Nguồn liệu chứa thơng tin thay đổi nhãn Bạn mở nguồn liệu có sẵn tạo Word, bạn tạo 14 nguồn liệu điền thông tin người nhận Chú y Ngồi ra, bạn dùng nguồn liệu tạo chương trình khác, Microsoft Excel hay Microsoft Access, bạn dùng sổ địa cá nhân tạo Microsoft Exchange Server hay Microsoft Schedule+, bạn dùng tệp văn ASCII hay tệp định giới khác chọn Dưới tiêu đề Chọn Người nhận ngăn tác vụ Trộn Thư, tuỳ chọn nguồn liệu thích hợp Các tuỳ chọn dùng danh sách có sẵn, chọn từ liên hệ Outlook, gõ danh sách Sử dụng phương pháp thích hợp cho loại nguồn liệu mà bạn muốn dùng Phương pháp 1: Mở nguồn liệu có sẵn Để mở nguồn liệu có sẵn, làm theo bước sau: a bấm Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Dùng danh sách có sẵn, Duyệt tìmdưới tiêu đề Dùng danh sách có sẵn Hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu xuất b chọn Trong danh sách tệp hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, nguồn liệu mà bạn muốn dùng, bấm Mở Nếu nguồn liệu mà bạn muốn khơng có danh sách tệp, bấm vào ổ đĩa cặp thích hợp, chọn tuỳ chọn thích hợp ô Danh sách kiểu tệp 15 Word hiển thị hộp thoại Người nhận Thư Trộn để bạn chỉnh sửa thêm liệu bạn Khi bạn chỉnh sửa xong, bấm OK Thư bạn hiển thị c Bấm Tiếp tuc: Viết thư để tạo tài liệu d Chuyển sang Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu phần sau viết Phương pháp 2: Dùng liên hệ Outlook a Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Chọn từ liên hệ Outlook, bấm Chọn Cặp Liên hệ tiêu đề Chọn từ Cặp Liên hệ Outlook Hộp thoại Chọn Danh sách Cặp Liên hệ xuất hiện, với cặp Liên hệ sẵn có Chọn cặp, bấm OK Tên xuất hộp thoại Người nhận Thư Trộn Bấm OK b Bấm Tiếp tuc: Sắp xếp nhãn của bạn c Chuyển sang Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu phần sau viết Phương pháp 3: Tạo nguồn liệu a Bấm Tiếp tuc: Chọn Người nhận, bấm Gõ danh sách tiêu đề Chọn Người nhận b Bấm Tạo để hiển thị hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới Hộp thoại chứa danh sách tên trường thường sử dụng thư mẫu, nhãn thư, phong bì Để tuỳ chỉnh trường hộp thoại này, bấm Tuy chỉnh Bạn đổi 16 tên trường xố trường mà bạn không cần Để thêm tên trường, bấm Thêm, gõ tên trường, bấm OK Khi bạn tuỳ chỉnh xong, bấm OK Khi gõ xong liệu, bấm Đóng để đóng hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới Hộp thoại Lưu Danh sách Địa chỉ xuất c Đặt tên tệp, bấm Lưu Word hiển thị hộp thoại Người nhận Thư Trộn để bạn chỉnh sửa thêm liệu bạn Khi bạn chỉnh sửa xong, bấm OK d Trong Thuật sĩ Trộn Thư, bấm Tiếp theo: Sắp xếp nhãn của e Chuyển sang Bước 3: Phần chỉnh sửa tài liệu bạn Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu chính Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, kiểm tra xem bước Sắp xếp nhãn của bạn có hiển thị khơng Trong bước này, bạn xếp nhãn bạn Word hiển thị mục bạn dùng để xếp nhãn, Khối địa chỉ, Dòng chào hỏi, Bưu phí điện tử Sử dụng tuỳ chọn Muc khác để thêm trường riêng Bấm vào vị trí nhãn mà bạn muốn chèn trường kết hợp mà Word in thông tin vào từ nguồn liệu Đảm bảo bạn gõ dấu cách hay ký tự phân cách mà bạn muốn hai trường kết hợp sau trường kết hợp Khi thiết lập nhãn xong, bấm Cập nhật tất nhãn để nhân tất nhãn Bấm Tiếp tuc: Xem trước nhãn để xem trước liệu kết hợp bạn 17 Bước 4: Thực kết hợp Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, kiểm tra xem bước Hồn thành kết hợp có hiển thị khơng Trong bước này, bạn kết hợp tới máy in lên hình Để kết hợp trực tiếp tới máy in, bấm In Hộp thoại Kết hợp tới máy in xuất hiện, nhờ bạn chọn ghi để kết hợp Bấm OK Hộp thoại In xuất hiện, nhờ bạn chọn máy in in nhãn Để kết hợp lên hình, bấm Chỉnh sửa từng nhãn Hộp thoại Kết hợp tới tài liệu xuất hiện, nhờ bạn chọn ghi để kết hợp Bấm OK để kết hợp nhãn Bạn xem nhãn trước in Sau tài liệu kết hợp xuất hình, bạn lưu thành tài liệu riêng, bạn in tài liệu kết hợp cách bấm In menu Tệp , bạn thực hai thao tác 18 ... ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH BCH LIÊN CHI ĐOÀN KHOA CNTT GIẤY MỜI Nhân dịp kỷ niệm ngày Quốc Tế Phụ Nữ 8-3.Liên Chi đoàn khoa CNTT tổ chức buổi liên hoan văn nghệ vào lúc 20h ngày 7-3 hội trường A Trường. .. ĐỒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH BCH LIÊN CHI ĐOÀN KHOA CNTT GIẤY MỜI Nhân dịp kỷ niệm ngày Quốc Tế Phụ Nữ 8-3 Chi đoàn 45K khoa CNTT tổ chức buổi liên hoan văn nghệ vào lúc 20h ngày 7-3 hội trường A Trường. .. tên trường thường sử dụng thư mẫu, nhãn thư, phong bì Để tuỳ chỉnh trường hộp thoại này, bấm Tuy chỉnh Bạn đổi 16 tên trường xoá trường mà bạn không cần Để thêm tên trường, bấm Thêm, gõ tên trường,