Quản lý điểm trường THPT khối chuyên trường Đại học Vinh

Quản lý điểm trường THPT khối chuyên trường Đại học Vinh

LỜI NÓI ĐẦU

I Giới thiệu chung

Cùng với các thành tựu khoa học của nhân loại, ngành công nghệ thôngtin với hai lĩnh vực chính là tin học và viễn thông ngày càng phát triển mạnh mẽ

Ở các nước phát triển, các hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin đã đựơc xây dựng

và sử dụng rất hiệu quả Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin lànâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, trong các doanh nghiệp, trườnghọc Các ứng dụng này, đã giúp cho công việc quản lý, kinh doanh hiệu quảhơn, nó giảm bớt công sức, nhân lực, giúp việc tiếp cận và trao đổi thông tinnhanh chóng

Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh và trở thành công

cụ hữu ích trợ giúp cho con người trong nhiều lĩnh vực khác nhau của xã hội vàđặc biệt trong lĩnh vực quản lý Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin khôngngừng đòi hỏi cán bộ làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao trình độbắt kịp với những tiến bộ trên thế giới

Ở nước ta, máy tính đã được các cơ quan quản lý, các doanh nghiệp quanquan tâm trang bị trong những năm gần đây, song chủ yếu dùng soạn thảo vănbản và một số ứng dụng khác nhưng còn hạn chế, chủ yếu là các đơn vị có nhânlực, am hiểu về công nghệ Tuy nhiên với tốc độ phát triển và hội nhập kinh tếhiện nay, vấn đề sử dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trởthành nhu cầu bức thiết

Việc áp dụng các thành tựu tin học vào quản lý, nó tiết kiệm rất nhiều thờigian, công sức của con người Thay vì phải tự ghi chép, tính toán, xử lýcác thông tin một cách thủ công, nó có thể:

- Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm

- Lưu trữ thông tin với khối lượng lớn

- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau

- Thông tin đảm bảo chính xác, an toàn

Trong công tác quản lý của trường cũng vậy, với một số lượng lớn các học sinh,giáo viên và cán bộ của trường, công tác quản lý thi tuyển sinh THPT là khá vất

vả và tốn nhiều nhân lực do khối lượng lưu trữ và xử lý thông tin quá nhiều đốivới đội ngũ các cán bộ còn nhiều hạn chế, rất khó kiểm soát chặt chẽ Vấn đề đặt

ra là làm sao giải quyết bài toán với chi phí về thời gian, nhân lực thấp nhất

như-ng vẫn đảm bảo các yếu tố như tính an toàn dữ liệu, thuận tiện cho như-người sửdụng Thực tế cho thấy hiện nay một số trường cũng đã sử dụng công nghệthông tin trong việc quản lý trường học từ lâu, từ việc quản lý hồ sơ, quản lýđiểm, xử lý học tập, xếp lịch thi, xếp thời gian biểu, quản lý giáo viên và nhânviên song số đó là không nhiều và hầu như chỉ tồn tại tại các trường lớn Mặc

dù vậy, các hệ thống này thường gặp phải một số bất cập sau: hệ thống saunhiều năm sử dụng đã trở nên lạc hậu, ngôn ngữ không được tối ưu hóa, vẫn cóthể xuất hiện các lỗi trong quá trình sử dụng, chương trình cồng kềnh, khó sửađổi Từ nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin với công tácquản lý, với sự mong muốn học hỏi và đóng góp công sức nhỏ bé của mình vàocông tác quản lý

Được các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin trường Đại học Vinhtrang bị cho những kiến thức về tin học và được giúp đỡ tận tình của thầy giáo

Lê Văn Tấn trong bộ môn Hệ thống thông tin - Khoa công nghệ thông tin trong

thời gian làm bài tập lớn,nhóm bọn em đã cố gắng học tập, nghiên cứu và bướcđầu làm quen với cách thiết kế xây dựng phần mềm hỗ trợ một phần cho côngtác quản lý học tập của học sinh

Vì vậy, sau một thời gian tìm hiểu, khảo sát công tác tại trường THPT khối chuyên trường Đại học Vinh và được thầy Lê Văn Tấn lựa chọn đề tài

“Quản lý điểm trường THPT” Trong thời gian làm đề tài, bằng những kiến

thức đã học được nhà trường trang bị đã vận dụng triệt để kiến thức đó kết hợpvới những kinh nghiệp tích luỹ được từ thực tế công việc nơi mình đang côngtác để hoàn thành đề tài một cách tốt nhất Nhưng do kinh nghiệm trong lĩnh vựcthiết kế, lập trình và trình độ còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những

thiếu sót Với nguyện vọng không nhiều hơn là đặt ra một mô hình thử nghiệmtrong trường THPT nhằm khắc phục các yếu tố kể trên.

Để làm được điều đó trước tiên không thể không nhắc đến công việc khảo sát thực tế-là nhiệm vụ quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của phần mềm

Nhóm khảo sát bao gồm các thành viên sau:

1 Tôn Đức Huy (Nhóm trưởng)

Nhóm thiết kế bao gồm các thành viên sau:

Nguyễn Đinh Nhân (chủ nhiệm khối chuyên Toán từ 1975 đến 1986), GS.TS Đào Tam (chủ nhiệm khối chuyên Toán từ 1986 đến 1993), thầy giáo Nguyễn Quang Vinh (chủ nhiệm khối THPT chuyên Toán –Tin từ 1993 đến 1998) và

TS Mai Văn Tư chủ nhiệm Khối từ 1998 đến nay

Quy mô đào tạo ngày càng mở rộng Từng bước mở thêm hệ chuyên gắn liềnvới việc nâng cao chất lượng đào tạo toàn diện Từ một lớp chuyên Toán, đếnnăm 1984 Hiệu trường ĐHSP Vinh quyết định mở hệ chuyên Toán –Lý (khóa18,19 và 20), năm1996 Khối đào tạo thêm hệ chuyên Tin và năm 2003 BộGD&ĐT cho phép Khối đào tạo hệ chuyên Lý và năm học 2008 – 2009 đơn vị

mở thêm lớp chuyên Hóa Khởi đầu chỉ mới một lớp chuyên Toán đặc biệt gồm

36 học sinh, hiện nay, hàng năm khối đào tạo gần 1.600 học sinh,hiện nay nhàtrường đang áp dụng quy chế 40 của BGD&DT trong việc quản lý điểm,cáchđây 2 năm nhà trường đã có sử dụng phần mềm quản lý điểm nhưng do sự hạnchế của phần mền đã không đáp ứng được nhu cầu tạm thời nhà trường vẫn đangphải theo phương pháp truyêng thống ,để nâng cao hiệu quả trong việc quản lýnhà trường đã và đang hi vọng sẽ có một phần mền có thể đáp ứng được nhu cầuthực tiễn đặt ra.Nhóm làm việc chúng tôi đã ngày đêm cố gắng tìm tòi học hỏi

cố gắng tạo nên một phần mền ứng dụng có thể đáp ứng được nhu cầu của nhàtrường

Nội dung chính cần thực hiện để phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin

A Xây dựng mô hình nghiệp vụ

1 Mô tả bài toán bằng lời

Trong nhà trường PTTH, mỗi học sinh bắt đầu nhập trường phải nộp một bộ hồ sơ thông tin cá nhân Nhân viên văn phòng sẽ kiểm tra hồ sơ

Thiếu thông tin, giấy tờ thì yêu cầu học sinh nộp bổ sung Nhân viên văn

phòng sẽ nhập thông tin về học sinh (sơ yếu lý lịch)

Sau khi nhà trường tiến hành xếp lớp cho hoc sinh thì tiến hành làm thẻ học sinh.

Mỗi học kỳ, một học sinh có các loại điểm: điểm miệng, điểm 15 phút,điểm một tiết, điểm thi học kỳ do giáo viên bộ môn cho Nhân viên văn

phòng sẽ xác định các thông tin về điểm (lớp, môn, loại diểm, tên học sinh) để nhập điểm vào hệ thống Hết học kỳ, giáo viên bộ môn sẽ tính điểm trung bình học kỳ từng môn Và họ xác định cách tính diểm từ quy định tính điểm của ban giám hiệu để tính trung bình cả học kỳ cho

các học sinh

Mỗi lóp có một giáo viên chủ nhiệm Giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm quản lý kỷ luật từng học sinh trong lớp Và cuối mỗi học kỳ giáo

viên chủ nhiệm sẽ nhận xét, đánh giá hạnh kiểm, xếp loại học lực cho

học sinh (thông qua bảng điểm các môn, điểm trung bình các môn học) Cuối mỗi học kỳ, giáo viên chủ nhiệm sẽ thông báo kết quả học tập cả học

kỳ cho học sinh

Trong nhà trường, ban giám hiệu có trách nhiệm cung cấp quy định

khen thưởng kỷ luật Cuối mỗi học kỳ ban giám hiệu nhận được báo cáo

về tình hình chung của từng lớp và đưa ra quyết định khen thưởng cho

từng tập thể lớp và cá nhân học sinh

Các hồ sơ:

Sơ yếu lý lịch

Họ và tên học sinh:

Ngày sinh:

Nơi sinh:

Chính sách:

Điện thoại (nếu có):

Ghi chú:

STT

Họ và tên

học sinh

Điểm

Điểm

TB Ghi chú

Miệng 15

phút

Tiết Học kỳ

Sổ điểm bộ môn

Họ và tên giáo viên:

Môn:

Lớp:

Thẻ học sinh

Thẻ học sinh

ảnh học sinh

Mã học sinh:

Họ và tên HS:

Lớp: Trường:

Ngày cấp thẻ:

Bảng điểm tổng kết cuối học kỳ của từng học sinh

Phiếu thông tin cá nhân

Họ tên học sinh: Số hiệu:

Ngày sinh:

Giới tính: Nam/Nữ:

Dân tộc: Tôn giáo:

Lớp:

Giáo viên chủ nhiệm:

Họ tên bố: Nghề nghiệp:

Họ tên mẹ: Nghề nghiệp:

Chính sách:

Điện thoại( nếu có):

Ghi chú:

Bảng điểm: Mã môn Tên môn GV dạy Điểm chi tiết Điểm học kỳ Điểm tổng kết Miệng 15ph 1 tiết Nhận xét và đánh giá: Nhận xét của giáo viên chủ nhiệm Đánh giá kết quả học tập:

Điểm trung bình các môn:

Học lực: Hạnh kiểm:

Lập biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

nhập trường

nộp hồ sơ

kiểm tra hồ sơ

nhập thông tin

làm thẻ học sinh

Cho điểm

Xác định thông tin điểm

Nhập điểm

Xác định cách tính điểm

Tính điểm

Đánh giá hạnh kiểm

Xếp loại học lực

Cung cấp quy định khen

thưởng kỷ luật

Nhà trường THPT học sinh

hồ sơ cá nhân thẻ học sinh các loại điểm môn học giáo viên Ban giám hiệu các quy định tính điểm các quy định khen thưởng báo cáo tình hình chung của lớp quyết định khen thưởng

tập thể lớp

= Tác nhân HSDL HSDL = HSDL Tác nhân Tác nhân HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL =

Qui định tính điểm, xếp loại, khen thưởng Phản hồi

Thẻ học sinh Kết quả học tập

Điểm

Báo cáo

Khen thưởng

o

Quản lý hồ sơ

và điểm học sinh

2 Xác định các chức năng và xây dựng biểu đồ phân rã chức năng

Cách nhóm các chức năng theo phương pháp dưới lên

sơ học sinh trong trường PTTH

Quản lý khen thưởng

Biểu đồ phân rã chức năng

Quản lý hồ sơ và điểm trong

1.2 Nhập hồ sơ

3.1 Nhập nhận xét và đánh giá hạnh kiểm, học lực

3.Quản lý khen thưởng

3.3 Quyết định khen thưởng tập thể, cá nhân

3.2 Báo cáo tình hình chung của lớp

1.3 Làm thẻ học

sinh

2.4 Tính điểm

2.3 Xác định cách tính điểm

- Liệt kê các hồ sơ dữ liệu

a Phiếu thông tin cá nhân

b Thẻ học sinh

c Bảng điểmd.Quy định tính điểm

I Quản lý hồ sơ:

1 Kiểm tra hồ sơ:

Khi nhập trường, mỗi học sinh phải nộp một bộ Hồ sơ cá nhân(HSCN) Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra và thu lại hồ sơnày Trước tiên Bộ phận văn thư tiến hành kiểm tra xem hồ sơ có đầy

đủ thông tin giấy tờ và có hợp lệ hay không? Nếu hợp lệ thì thu lại hồ

sơ làm thủ tục ký xác nhận cho học sinh, ngược lại nếu thì đề nghị Họcsinh sửa lại, hoặc nộp bổ sung

2 Nhập hồ sơ:

Sau khi đã thu hồ sơ cá nhân của học sinh, bộ phận văn thư tiếnhành lưu lại những thông tin cá nhân của học sinh dựa trên hồ sơ đóvào CSDL

Quy trình thực hiện là: Nhập những thông tin quan tâm về học sinhnhư sơ yếu lý lịch, ngoài ra còn có các thông tin liên quan đến việc họcnhư lớp, cô giáo chủ nhiệm…vào những trường tương ứng trong Formnhập liệu

3 Làm thẻ học sinh:

Sau khi đã có được những thông tin về học sinh, cần tiến hành làmthẻ học sinh cho từng em Thẻ học sinh được làm ra để tiện cho việcquản lý học sinh của trường Thẻ gồm những thông tin trong mẫu thẻhọc sinh như: Họ tên, giới tính, ngày-tháng-năm sinh,…Ngoài nhữngthông tin đó ra mỗi em sẽ được có một mã học sinh duy nhất, khôngtrùng với ai Thẻ học sinh sẽ được phát cho từng học sinh vào đầunăm, và được sử dụng cho cả 3 năm học

II Quản lý điểm

1 Xác định thông tin về điểm

Mỗi học kỳ, học sinh có các loại điểm: miệng, 15 phút, 1 tiết, học

kỳ do giáo viên các bộ môn chấm Theo định kỳ giáo viên bộ môn sẽ cung cấp điểm bộ môn theo từng lớp cho bộ phận quản lý điểm

Sau khi được giáo viên bộ môn cung cấp điểm của các học sinh theo từng lớp Nhân viên quản lý điểm sẽ xác định những thông tin liên quan như: lớp, môn, loại điểm để chuẩn bị tiến hành nhập điểm Đây làbước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến điểm của học sinh trong trường Vì vậy, cần phải làm cẩn thận bước này

điểm riêng, thường cao hơn so với lớp chọn và lớp thường Việc xác định cách tính điểm theo loại lớp là rất cần thiết.

4 Tính điểm

Bộ giáo dục có quy định chung về cách tính điểm trung bình bộ môn cho mọi môn, mọi lớp Nhưng chỉ có cách tính điểm trung bình cảhọc kỳ của tất cả các môn thì thay đổi tùy thuộc vào loại lớp Mỗi loại lớp khác nhau thì có cách tính điểm riêng như đã nói ở trên

III Quản lý khen thưởng

1 Nhận xét và đánh giá học lực, hạnh kiểm

Theo tổ chức trong trường PTTH, mỗi lớp sẽ có một giáo viên có trách nhiệm quản lý học tập và kỷ luật của học sinh trong lớp Đó là giáo viên chủ nhiệm Giáo viên chủ nhiệm là người trực tiếp quản lý học sinh Vì vậy, cuối mỗi học kỳ, giáo viên chủ nhiệm sẽ nhận xét về học lực của mỗi học sinh trong lớp thông qua điểm trung bình bộ môn

và điểm trung bình học kỳ Đồng thời, giáo viên chủ nhiệm sẽ đánh giá

ý thức kỷ luật của học sinh trong lớp bằng cách đánh giá hạnh kiểm học sinh thuộc loại nào: tốt, khá, trung bình, yếu kém Nhận xét đánh giá của giáo viên chủ nhiệm sẽ được nhập vào trong hệ thống và nó sẽ

là cơ sở để báo cáo tình hình chung của lớp cho ban giám hiệu

2 Báo cáo tình hình chung của lớp

Từ nhận xét và đánh giá học lực, hạnh kiểm của giáo viên chủ nhiệm theo lớp, hệ thống sẽ tạo ra báo cáo tình hình chung của tập thể lớp sau một học kỳ Báo cáo gồm báo cáo về học tập như tỷ lệ phần trăm các loại học lực trong lớp: giỏi bao nhiêu phần trăm, khá, trung bình, yếu kém bao nhiêu phần trăm Ngoài báo cáo về học tập, còn báocáo về kỷ luật Tương tự như báo cáo về học tập, báo cáo về kỷ luật cũng thông kê tỷ lệ phần trăm các loại hạnh kiểm trong lớp Đồng thời,báo cáo những lớp, học sinh xuất sắc xin phê duyệt khen thưởng

3 Quyết định khen thưởng tập thể, cá nhân

Từ báo cáo chung của từng lớp, danh sách những cử viên có đầy đủđiều kiện khen thưởng, ban giám hiệu sẽ đưa ra quyết định khen

thưởng cuối cùng cho những tập thể và cá nhân xuất sắc Sau đó, bộ phận quản lý khen thưởng sẽ tạo quyết định khen thưởng như giấy khen…

B Phát triển những mô hình phân tích

7 Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 từ mô hình nghiệp vụ

8 Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức 1

Quản lý hồ sơ

Quản lý điểm

Quản lý khen thưởng

9 Lập mô hình E-R

 Liệt kê, chính xác hóa, chọn lọc thông tin

Tên giáo viên chủ nhiệm 

- Họ tên giáo viên → GIÁO VIÊN(họ tên giáo viên)

- Tên môn →MÔN(mã môn, tên môn)

 Xác định các mối quan hê và thuộc tính

- Quan hệ DẠYai?→ GIÁO VIÊNcho ai?→ HỌC SINHcái gì/ cho cái gì?→MÔN HỌC

ở đâu?→LỚPbằng cách nào?→điểmkhi nào?

bao nhiêu?

như thế nào ?

- Quan hệ CHỦ NHIỆM

ai ?→ GIÁO VIÊNcái gì ?→LỚP

- Quan hệ THUỘC HỌC SINH <THUỘC> LỚP

- Quan hệ HỌC

ai ?→HỌC SINHcái gì?→MÔN HỌCnhư thế nào? → Điểm

 Vẽ biểu đồ và chuẩn hóa

Nơi sinh Ngày sinh

Họ và tên học sinh

Điên thoại

Họ tên mẹ

Nghề nghiệp mẹ

Nghề nghiệp bố

10 Xác định những giao diện nhập liệu

a Biểu diễn các thực thể

b Biểu diễn các mối quan hệ

=>MÔN HỌC(Mã môn học, Tên môn học)Môn học

Lớp =>LỚP(Mã Lớp, Tên Lớp)

Học sinh

=>LỚP(M

ã Lớp, Tên Lớp)

=>HỌC SINH(Mã HS, Họ tên, Giới tính,Quê quán,Dân tộc, )

Giáo viên => GIÁO VIÊN(Mã GV, Họ tên GV)

DẠY(#Mã GV, #Mã Môn học)

Ngày sinh học sinh

Quê quán học sinh

Mã học sinh

Họ đệm HSTên học sinhNgày sinh HSQuê quán HS

Mã giáo viên

Tên giáo viênChức năngĐiện thoại

Mã môn họcHọc kỳ

Mã học sinh

Mã giáo viên

Mã lớpĐiểm KT miệngĐiểm KT 1 tiết

Mã học sinh

Họ đệm HSTên học sinhNgày sinh HSQuê quán HS

Mã giáo viên

Tên giáo viênChức năngĐiện thoại

Mã môn họcHọc kỳ

Mã học sinh

Mã giáo viên

Mã Môn họcHọc kỳ

Mã môn họcTên môn học

Hệ số

Mã lớp Tên lớpKhoá vào học

Mã học sinh

Họ đệm họcsinh

Tên học sinhNgày sinh HSQuê quán HS

Mã giáo viên

Tên giáo viênChức năng Điện thoại

Mã học sinh

Mã môn học Học kỳ

Mã lớp

miệng

Điểm KT học kỳ Mã học sinh

Điểm KT miệngĐiểm KT 1 tiếtĐiểm KT học kỳ

Điểm KT 15phút

miệngĐiểm KT 1 tiếtĐiểm TB mônhọc

Mã GVCN

MÔN HỌC

#Mã môn họcTên môn học

ĐIỂM

#Số hiệu HS

#Mã môn họcĐiểm miệng

…Điểm tổng kết