Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền của công ty tnhh mai hùng cường

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐHĐN TẠI KON TUM TRẦN HOÀNG NAM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN CỦA CƠNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG Kon Tum, ngày 03 tháng 05 năm 2018 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐHĐN TẠI KON TUM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN CỦA CƠNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG GVHD : Th.S Nguyễn Thị Thanh Huyền SVTH : Trần Hoàng Nam LỚP : K814KI MSSV : 141418018 Kon Tum, ngày 03 tháng 05 năm 2018 Mục lục LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU .iv MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Vai trị kiểm sốt nội 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc điểm tiền 1.2.2 Mối quan hệ hoạt động thu - chi tiền nghiệp vụ khác .7 1.2.3 Đặc điểm sai phạm thường gặp tiền 1.3 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI THU – CHI 1.3.1 Kiểm soát nội thu tiền 1.3.2 Kiểm soát nội chi tiền 1.3.3 Kiểm soát nội số dư tiền 10 CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 11 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 11 2.1.1 Chức công ty 11 2.1.2 Loại hình kinh doanh loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà Công ty kinh doanh 11 2.1.3 Sơ đồ tổ chức hành cơng ty 12 2.1.4 Tình hình kinh doanh cơng ty TNHH Mai Hùng Cường giai đoạn 2015 - 2016 13 2.2 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA ĐƠN VỊ 14 2.2.1 Mơ tả hệ thống kiểm sốt nội đơn vị .14 2.2.2 Xác định sai sót tiềm tàng thủ tục kiểm soát chủ yếu 19 2.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI THU, CHI TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG .21 2.3.1 Thủ tục kiểm soát thu tiền .21 2.3.2 Thủ tục kiểm soát chi tiền .24 i CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GĨP PHẦN HỒN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG .30 3.1 NHẬN XÉT CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 30 3.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền 30 3.1.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền 31 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG .33 3.2.1 Tăng cường tính độc lập lực cho Ban kiểm soát 33 3.2.2 Thành lập phận kiểm toán nội 33 KẾT LUẬN .35 TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA GVHD ii LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trự tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập trường đén nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy/Cô, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Kinh Tế - Trường Phân hiệu đại học Đà Nẵng KonTum với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt học kỳ Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo thầy em nghĩ báo cáo em khó hồn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô Bước đầu vào thực tế em nhiều hạn chế bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Đà Nẵng, đặc biệt thầy cô Khoa Kinh Tế trường tạo điều kiện cho em để em hồn thành tốt báo cáo thực tập Và em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thanh Huyền nhiệt tình hướng dẫn em hồn thành tốt khóa thực tập Trong trình thực tập, q trình làm báo cáo thực tập khó tránh khỏi sai sót, mong thầy bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp từ Thầy, Cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm Em xin chân thành cảm ơn! ii Từ viết tắt 1, KT – TC 2, KSNB 3, TNHH 4, BCTC 5, DN 6, NN 7, HĐQT 8, KT – BD 9, MM – TB 10, QĐ 11, BTC 12, GTGT 13, UNT 14, UNC 15, ĐKKD 16, KT 17, PGĐ 18, HTKSNB 19, GĐ 20, KTCN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Nghĩa Kế tốn – Tài Kiểm soát nội Trách nhiệm hữu hạn Báo cáo tài Doanh nghiệp Nhà nước Hội đồng quản trị Kiểm tra – Bão dưỡng Máy móc – Thiết bị Quyết định Bộ tài Giá trị gia tăng Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chi Đăng ký kinh doanh Kỹ thuật Phó giám đốc Hệ thống kiểm sốt nội Giám đốc Kế tốn cơng nợ iii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU STT Sơ đồ mối quan hệ giưa hoạt đông thu-chi tiền với hoạt động khác Trang 12 Bảng 1: Đặc điểm sai phạm 13 Sơ đồ tổ chức hành cơng ty 19 Bảng 2: Tình hình tài sản – nguồn vốn giai đoạn 2015 – 2017 21 Bảng 3: Sự biến động doanh thu giai đoạn 2015 – 2017 22 Bảng câu hỏi 22 Bảng 4: Xác định rủi to tiềm tàng thủ tục kiểm soát chủ yếu 27 Mẫu phiếu thu 30 Mẫu Ủy nhiệm thu 32 Mẫu hóa đơn bán hàng 34 Mẫu Ủy nhiệm chi 35 Bảng 4: Ưu – nhược điểm kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền 39 Bảng 5: Ưu – nhược điểm kiểm soát nội nghiệp vụ chi tiền 40 iv MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Hiện nay, công ty phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh vực kinh doanh chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt công ty cịn cần phải xây dựng hệ thống kiểm sốt nội có hiệu Với vai trị quan trọng đảm bảo cho hoạt động tài kế tốn đơn vị rõ ràng, xác, hệ thống KSNB khơng giúp cho đơn vị kiểm sốt hoạt động kinh tế mà biện pháp ngăn chặn rủi ro kinh doanh nhằm thực hiệu mục tiêu đặt đơn vị Tiền loại tài sản trọng yếu đóng vai trị quan trọng tất hoạt động kinh doanh cơng ty Chính việc xây dựng kế hoạch để quản lý cách hiệu tiền giảm thiểu rủi ro khả toán tăng hiệu sử dụng đồng tiền công ty, đồng thời giúp ngăn ngừa hành vi gian lận tài Công ty TNHH Mai Hùng Cường công ty hoạt động lĩnh vực bán hàng, sản xuất, dịch vụ, kinh doanh vận tải, vận chuyển hàng hóa đường Chu trình thu, chi tiền Cơng ty diễn thường xuyên liên tục, hoạt động vận chuyển ngày mở rộng, doanh thu công ty ngày gia tăng Tại công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội chu trình thu, chi tiền tồn quỹ Tuy nhiên, việc kiểm sốt cịn nhiều bất cập hạn chế Xuất phát từ thực tế đó, chúng tơi thực nghiên cứu đề tài “Phân tích hoạt động Kiểm sốt nội hoạt động thu – chi tiền Công ty TNHH Mai Hùng Cường”, nhằm sâu hiểu rõ vấn đề 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: - Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ tất hoạt động cá nhân, phòng ban phận toàn doanh nghiệp - Là hướng dẫn, làm sở cho việc xây dựng tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành hoạt động tồn doanh nghiệp - Xây dưng cơng cụ để làm để tiến hành thủ tục KSNB , đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đắn công tác quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp - Duy trì, kiểm tra việc tn thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp - Ngăn chặn phát kịp thời, xử lý sai phạm gian lận - Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác, lập BCTC trung thực khách quan 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Các nhân tố thuộc hệ thống KSNB ảnh hưởng tính hiệu hoạt động thu – chi tiền Công ty TNHH Mai Hùng Cường Phạm vi nghiên cứu: Chỉ tập trung nghiên cứu nhân tố thuộc hệ thống KSNB ảnh hưởng tính hiệu hoạt động thu – chi tiền công ty TNHH Mai Hùng Cường, không nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến mục tiêu khác tuân thủ, báo cáo tài 1.4 Phương pháp nghiên cứu: Bài báo cáo sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp: Kết hợp phương pháp khảo sát tham khảo tài liệu, phương pháp quan sát trình thực tập công ty TNHH Mai Hùng Cường Phương pháp khảo sát thực qua vấn trực tiếp thăm dò ý kiến cá nhân nội công ty Phương pháp quan sát thực trình thực tập, hướng dẫn xử lý giấy tờ, số liệu chứng từ khác công ty CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội a Định nghĩa: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội khách hàng giữ vai trị quan trọng quy trình kiểm toán việc thiết kế thực thủ tục kiểm tốn quy trình kiểm tốn BCTC phụ thược nhiều vào việc đánh giá tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội đơn vị kiểm toán Theo chuẩn mực kiểm toán số 300 định nghĩa, Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Trong định nghĩa trên, bốn nội dung trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng hiểu sau: - Kiểm sốt nội q trình Kiểm soát nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Q trình kiểm sốt phương tiện để giúp cho đơn vị đạt mục tiêu - Kiểm soát nội thiết kế vận hành người Cần hiểu kiểm soát nội khơng đơn sách, thủ tục, biểu mẫu,… mà phải bao gồm người tổ chức Hội đông quản trị, Ban giám đốc, nhân viên khác Chính người định mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng - Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý, đảm bảo tuyệt đối, mục tiêu thực Kiểm sốt nội ngăn chặn phát sai phạm đảm bảo chúng không xảy - Các mục tiêu kiểm soát nội bộ: + Đối với BCTC, kiểm soát nội phải đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực chế độ kế tốn hành + Đối với tính tn thủ, kiểm soát nội trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành pháp luật quy định + Đối với mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động, kiểm toán nội giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh đơn vị b Chức năng: - Điều khiển quản lý kinh doanh cách hiệu - Đảm bảo định chế độ quản lý thực thể thức ỦY NHIỆM THU Mẫu số C4-01/KB Số: 302 Ngày 20 tháng 03 năm 2018 Liên: Tên đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MAI HÙNG CƯỜNG Số tài khoản: 4300201002835 Tại ngân hàng: NÔNG NGHIỆP TỈNH KONTUM Tỉnh, TP: KonTum Đơn vị mua hàng: Số tài khoản: 4300111000001 Tại Kho bạc nhà nước, Ngân hàng: NÔNG NGHIỆP TỈNH KONTUM Tỉnh, TP: KonTum Hợp đồng số (hay đơn đặt hàng) Ngày 22 tháng 12 năm 2017 Số lượng loại chứng từ kèm theo: 05 hóa đơn vận chuyển Số tiền chuyển (bằng chữ): (Bảy mươi hai triệu năm trăm nghìn) Bằng số: 72.500.000 đồng Số ngày trả chậm: Số tiền chuyển (bằng chữ): Bằng số: Tổng số tiền chuyển (bằng chữ): (Bảy mươi hai triệu năm trăm nghìn) Bằng số: 72.500.000 ĐƠN VỊ BÁN (Ký tên đóng dấu) 2.3.2 Thủ tục kiểm soát chi tiền a Đối với chuyển khoản Đối với tốn thơng qua chuyển khoản: Chủ yếu nghiệp vụ toán với nhà cung cấp, tốn tiền th gia cơng, nộp thuế cho quan Nhà Nước * Nghiệp vụ toán với nhà cung cấp: Được thực sau trình mua hàng xảy nên để kiểm soát tốt việc toán cần có nhìn tổng qt q trình mua hàng Cơng tác mua hàng thực tế Phòng kinh doanh thực chịu trách nhiệm nên chứng từ chứng minh phải Trưởng phịng kinh doanh Giám đốc duyệt số tiền chi trả lớn nên trước toán, kế toán cần kiểm tra lại chứng từ Ban đầu phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất hay đơn đặt hàng xem xét nhu cầu hàng hóa thực tế cần thiết 24 Giai đoạn từ lúc đàm phán để gửi đơn đặt hàng đơn đặt hàng nhà cung cấp chấp thuận, đàm phán tất điều kiện giao hàng, giá cả, phương thức toán, thời hạn tốn thơng thường thời hạn tốn sau đến tháng * Mẫu chứng từ hóa đơn bán hàng CỤC THUẾ KONTUM Mẫu số: 02GTTT3/001 Kí hiệu: 41AB/12P HÓA ĐƠN BÁN HÀNG ( Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 13 tháng năm 2018 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: MS: Điện thoại : MST: Họ tên người mua: Tên đơn vị :Công ty TNHH MAI HÙNG CƯỜNG Địa chỉ: 11A – Ngô Sỹ Liên – TP KonTum Mã số thuế: 6101002131 Hình thức tốn: Chuyển khoản Tài khoản: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Đầu chống nhiễu Cái 20 10.000 200.000 Mainboaid G31 Cái 01 1.270.000 1.270.000 Mực sạc máy in Hộp 01 100.000 100.000 RubanLQ 300 Cái 10 120.000 1.200.000 Mực in HP12A Hộp 12 780.000 9.360.000 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: 12.130.000 Số tiền viết chữ:( Mười hai triệu trăm ba mươi nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) 25 Đến thời hạn toán, kế toán ngân hàng tiền mặt sau kiểm tra chứng từ: Gồm Hoá đơn phiếu nhập kho để xem số hàng hóa mua nhập kho có với số ghi hoá đơn (về chủng loại, số lượng ) hay khơng? Kiểm tra chứng từ có đồng không nhằm tránh tượng nhân viên thu mua sử dụng chứng từ cũ hay kế toán ngân hàng tiền mặt gian lận toán hai lần cho lần mua Sau kiểm tra xong kế toán tiền mang chứng từ sang giám đốc ký duyệt lập uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi gồm có liên: + Một liên giao cho thẳng cho ngân hàng nhà cung cấp + Liên để tốn nội lưu kế tốn cơng nợ (đối với bán hàng) + Liên lại lưu kế toán ngân hàng, tiền mặt *Thực tế Uỷ nhiệm chi đơn vị sau: Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn số: …… Liên 2: Số bút toán:…… AGRIBANK Chi nhánh: …………… Loại tiền:……… ỦY NHIỆM CHI Ngày 18 Tháng 03 Năm 2018 Đơn vị trả tiền :Công ty TNHH MAI HÙNG CƯỜNG Số tài khoản: 4300201002835 điện thoại: Tại ngân hàng: Nông nghiệp phát triển nông thôn KonTum Đơn vị thụ hưởng: CMT/hộ chiếu: .Ngày cấp: Nơi cấp: Điện thoại: Số tài khoản: 4308201001610 Tại ngân hàng: Nông nghiệp phát triển nông thôn chi nhánh Pleiku - Gialai Số tiền số: 22.562.194.000 Số tiền chữ:( hai mươi hai triệu năm trăm sáu mươi hai nghìn, trăm chín mươi bốn đồng chẵn) Nội dung: Thanh tốn tiền mua hàng hóa Đơn vị trả tiền ngân hàng A ngân hàng B b Đối với tiền măt Đối với chi tiền mặt cơng ty có số nghiệp vụ như: Chi trả lương cho cán cơng nhân viên, Thanh tốn tạm ứng, mua hàng hóa, chi lặt vặt * Trường hợp tốn tiền lương 26 Thơng thường cơng ty phải vay ngân hàng để thực khoản chi trả Như bao gồm nghiệp vụ : + Vay ngân hàng + Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt + Thanh toán lương Đến kỳ hạn trả lương Phịng kế tốn-tài chuyển bảng tổng hợp tốn lương đến Trưởng phịng xét duyệt Bảng tổng hợp toán lương gồm chữ ký: Người lập biểu, Trưởng phịng tổ chức, Kế tốn trưởng, Giám đốc công ty Đây bảng tổng hợp lương chi tiết doanh nghiệp khối văn phòng cơng ty Các bảng lương chi tiết có đầy đủ chữ ký của: Người lập, Trưởng phận, Trưởng phịng kế tốn-tài Sau nhận bảng tốn lương có đầy đủ chữ ký từ phịng tổ chức kế tốn ngân hàng tiền mặt chuyển tồn chứng từ để kế toán trưởng giám đốc ký duyệt Đồng thời lập khế ước vay ngân hàng, khế ước vay có cam kết vay với mục đích để trả lương cơng ty phải thực chi trả theo mục đích Khi ngân hàng chấp nhận cho vay đóng dấu "Đã cho vay" vào Bảng toán lương tránh việc cá nhân sử dụng lại chứng từ để vay tiền, kế toán ngân hàng tiền mặt lập Giấy lĩnh tiền mặt với số tiền số phải trả cho công nhân viên kỳ để rút tiền nhập quỹ tiền mặt để trả lương nhận giấy báo (Nợ) ngân hàng số tiền rút + Quy trình rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: Các thủ tục thực phần trình bày mục thủ tục kiểm soát thu tiền mặt + Quy trình chi tiền tốn lương: Các thủ tục thực phần trình bày mục thủ tục kiểm sốt chi tiền mặt.Tuy nhiên cịn có thêm khâu: Trả lương cho công nhân Thủ quỹ tiến hành chi trả lương cho công nhân viên theo bảng tổng hợp toán lương duyệt (theo số tiền ghi phiếu Chi) Sau người phụ trách phận trực tiếp ký nhận số tiền tương ứng với số tiền cho phận phụ trách bảng lương tổng hợp Sau người phụ trách phận thực việc trả lương cho phân xưởng, tổ, nhân viên ký nhận vào bảng lương chi tiết Khi trả lương xong giao phiếu Chi bảng tốn lương có chữ ký người nhận cho phịng kế toán * Thanh toán tạm ứng Khi nhân viên cơng tác tập hợp hố đơn GTGT(nếu có) hoá đơn tàu xe, nơi trọ giấy toán tạm ứng để kế toán ngân tiền mặt kiểm tra chứng từ hợp lệ hoá đơn GTGT, kiểm tra lại số tiền hố đơn có phù hợp với số tiền giấy tốn tạm ứng Sau chuyển đến kế tốn trưởng (hoặc phó phịng kế tốn) ký duyệt sau kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ thông thường chứng từ ký Phó phịng kế tốn Căn vào giấy toán tạm ứng nhân viên tạm ứng thiếu kế toán tiền viết phiếu chi với lý chi trả tiền tạm ứng thiếu, dư viết phiếu thu với lý hoàn tạm ứng 27 * Các quy định tạm ứng: - Khi có nhu cầu tạm ứng, người yêu cầu chuẩn bị Phiếu đề nghị tạm ứng Tạm ứng công tác làm liên chuyển cho Trưởng phận ký kiểm tra - Sau người tạm ứng nộp phiếu cho kế toán để kiểm tra xác nhận số dư tạm ứng tính đến ngày tạm ứng Nếu ciệc tạm ứng không tuân thủ theo quy định công ty kế tốn trả lại người u cầu - Kế toán sau kiểm tra, đồng ý chuyển phiếu cho Kế toán trưởng xem xét ký kiểm sốt Những phiếu khơng duyệt chuyển lại cho kế toán kiểm tra trả lại cho người yêu cầu - Kế toán sau kiểm tra chuyển phiếu Kế toán trưởng ký kiểm soát cho Ban giám đốc xem xét ký duyệt Những phiếu không duyệt chuyển lại cho kế toán kiểm tra trả lại người yêu cầu - Sau Kế toán trưởng Ban giám đốc duyệt phiếu đề nghị tạm ứng chuyển lại cho kế toán để lập phiếu chi - Khi Phiếu chi Kế toán trưởng chấp nhận, Thủ quỹ chi tiền cho người yêu cầu người nhận tiền phải ký vào phiếu chi có đóng dấu - Phiếu chi phiếu đề nghị tạm ứng kế toán kiểm tra lại để đảm bảo đầy đủ chữ ký, lưu theo dõi hoàn ứng có - Các quy định hồn ứng: - Khi công tác chi tiêu xong, người yêu cầu tập hợp chứng từ lập Bảng kê toán tạm ứng đính kèm với chứng từ gốc Người yêu cầu nộp Bảng kê cho trưởng phận để phê duyệt, chuyển chứng từ toán cho kế toán - Khi nhận Bảng kê ký duyệt Kế toán kiểm tra việc ký duyệt, tính xác hợp lý chi phí, hóa đơn chứng từ số dư tạm ứng - Nếu xác, kế tốn trình chứng từ tốn tạm ứng cho Kế toán trưởng theo quy định cơng ty để xem xét ký kiểm sốt Các bảng kê không duyệt trả lại cho kế toán để kiểm tra trả lại người yêu cầu - Kế tốn trình chứng từ tốn tạm ứng Kế toán trưởng ký kiểm soát cho Ban giám đốc phê duyệt theo quy định công ty Các Bảng kê không duyệt chuyển lại cho kế toán kiểm tra trả lại người yêu cầu - Kế toán kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, lập phiếu thu, phiếu chi, lấy chữ ký Kế toán trưởng chuyển cho Thủ quỹ để toán thừa hay thiếu cho người yêu cầu: + Kế toán chuẩn bị phiếu thu làm hai liên tương đương với số tiền tạm ứng lấy chữ ký phê duyệt Kế toán trưởng + Kế toán chuẩn bị phiếu chi làm liên với số tiền duyệt lấy chữ ký phê duyệt Kế toán trưởng - Thủ quỹ xem xét việc thừa hay thiếu so với tạm ứng chuẩn bị: + Người yêu cầu nhận tiền ký phiếu chi, phiếu thu Thủ quỹ đóng dấu chứng từ 28 + Người yêu cầu nộp tiền thừa ký phiếu chi, phiếu thu Thủ quỹ đóng dấu chứng từ + Thủ quỹ ký tên chuyển trả lại toàn phiếu thu, phiếu chi cho kế toán - Kế tốn kiểm tra lại tồn hồ sơ đầy đủ chữ ký theo quy định trước lưu 29 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GĨP PHẦN HỒN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 3.1 NHẬN XÉT CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 3.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền Bảng 3.1 Ưu – nhược điểm KSNB nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm soát thực hiện) Hạn chế Khoản thu tiền - Thực nguyên tắc bất - Người thực cân đối ghi sổ số tiền Công kiêm nhiệm Cụ thể: Cách ly kế toán ngân hàng tiền ty thực tế nhận người giữ tiền (Thủ mặt.Việc cân đối (tính có thật) quỹ) người ghi sổ (kế thực đơn toán ngân hàng tiền mặt) giản, qua loa cách - Đối chiếu phiếu thu với hoá đơn tương ứng - Nhân viên kế toán cân đối nhận chứng từ ngân hàng gửi đến điều chỉnh sổ sách có sai lệch với tài khoản ngân hàng Các khoản thu tiền - Tách biệt trách nhiệm - Việc đối chiếu ghi sổ theo số người ghi sổ người nhân viên không chặt chẽ thực tế nhận (tính quản lý tiền không thường xuyên, đầy đủ) - Sử dụng giấy báo nhận kế toán tổng hợp tiền (giấy lĩnh tiền mặt, giấy kiểm tra vào cuối kỳ báo Có) có xác nhận để làm - Khơng thực việc ghi sổ gửi báo cáo hàng tháng cho khách hàng Các khoản thu tiền Áp dụng hệ thống tài Việc chi tiết tài phân loại đắn khoản 111 theo ngân khoản đầy đủ hàng (như 1112, 1113) không cần thiết 30 Các khoản thu tiền Không tồn nhân phản ánh kịp thời viên độc lập thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ nhập quỹ tiền mặt mà việc kiểm tra thực vào cuối kỳ kế toán tổng hợp thực - Kiểm tra nội hình Kế tốn tổng hợp vừa thức cộng tổng khoản người lên sổ Cái đồng thời thu sổ Quỹ đối chiếu người đối chiếu với sổ với sổ Cái Quỹ - Tách biệt trách nhiệm việc ghi sổ chi tiết tiền mặt với ghi sổ chi tiết khoản phải thu 3.1.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền Bảng 3.2 Bảng Ưu – nhược điểm KSNB nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm soát thực hiện) Nhược điểm Các khoản chi tiền - Tách biệt trách nhiệm - Việc đối chiếu lẫn sử dụng mục đích giữa: nhân viên không hay số tiền ghi sổ + Kế tốn cơng nợ, kế tốn thực thường của: ngân hàng tiền mặt thủ xuyên + Hàng hoá dịch vụ thực tế nhận quỹ - Phịng tổ chức hành + Giữa nhân viên theo dõi vừa thực tuyển dụng, chấm cơng, tính lương theo dõi nhân đồng thời trả lương thực tính lập bảng + Khoản tiền phải trả cho số nhân viên thực có lương Như dẫn đến trường hợp tình trạng 31 - Các chứng từ toán khai khống số lượng nhân kiểm tra trước viên, số công lập phiếu chi Nghiệp vụ chi tiền mặt Các phiếu chi, uỷ nhiệm chi Tuy nhiên tất phê chuẩn ký duyệt nghiệp vụ ký đắn duyệt không đủ tất chữ ký khoản tạm ứng Các nghiệp vụ chi tiền ghi sổ - Phiếu chi chứng từ tốn đánh số trước - Khơng chuẩn bị bảng cân đối (bảng điều hoà số dư) với ngân hàng -Việc ghi sổ không - Tách biệt chức trách kiểm tra thường xuyên nhiệm ghi sổ (kế toán ngân hàng tiền mặt) trách nhiệm quản lý tiền (thủ quỹ) Các nghiệp vụ chi tiền Như nghiệp vụ thu tiền phân loại đắn Như nghiệp vụ thu tiền Các nghiệp vụ chi tiền -Phòng kế toán toán đánh giá đắn lương theo bảng lương phịng hành lập q trình tính tốn khơng kiểm tra lại Các nghiệp vụ chi tiền Không thường xuyên ghi sổ vào sổ kỳ phiếu chi chứng từ toán thực mà chứng từ thường dồn vào cuối kỳ 32 Các nghiệp vụ chi tiền phản ánh đắn vào sổ hạch toán chi tiết tương ứng chúng tổng hợp đắn sổ hạch toán tổng hợp Kiểm tra nội hình thức cộng tổng khoản chi tiền sổ Quỹ đối chiếu với sổ Cái 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG Về việc kiểm sốt chu trình tiền công ty thực tốt sai sót hay gian lận xảy việc đối chiếu không thực thường xuyên dẫn đến trường hợp: Ban đầu sai sót, gian lận xảy nghiệp vụ không phát hiện, điều chỉnh kịp thời dẫn đến hậu sai sót tiếp tục sai theo kiểu "dây chuyền" Nguy hiểm chứng từ đầy đủ chữ ký lưu chuyển bình thường điều kẻ hở cho gian lận xảy Vì vậy, u cầu cơng tác hồn thiện phải để xác định khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực cho tốt Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty: 3.2.1 Tăng cường tính độc lập lực cho Ban kiểm sốt Cơng ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn ban kiểm soát, coi trọng ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có tồn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt tài chính; họ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ để phát khoản chi phí bất hợp lý, chi vượt định mức, chứng từ giả mạo (nếu có) Trưởng ban kiểm sốt phải chun gia tài chính, có đạo đức, phấm chất tốt thiết phải không thuộc biên chế phịng tài kế tốn Kiểm sốt viên cần phải đào tạo kiến thức phương pháp làm việc kiểm soát viên thực thụ, cần có quy định cơng tác đào tạo kiểm soát viên bầu vào Ban kiểm sốt Việc đào tạo kết hợp với chun gia kiểm tốn ngồi nước, giảng viên trường đại học kinh tế Có vậy, Ban kiếm sốt có đủ khả hồn thành nhiệm vụ Bên cạnh cần có quy định cụ thể trách nhiệm ban kiểm soát Công ty trường hợp không phát hiện, ngăn chặn kịp thời hành vi sai trái phịng ban hay Phó giám đốc gây thiệt hại cho cơng ty 3.2.2 Thành lập phận kiểm tốn nội Cơng ty chưa có máy Kiểm tốn nội (KTNB), hoạt động kiểm tra kiểm soát hoạt động tài Cơng ty dựa vào cơng tác kiểm tra đơn vị kiểm tốn độc lập theo yêu cầu Công ty quan kiểm toán nhà nước Thành lập phận KTNB Công ty nên thành lập gồm đến người đứng đầu Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm đạo trực tiếp từ Giám Đốc 33 - Bộ phận KTNB thành lập cần chủ động rà soát để sửa đổi ban hành quy chế nội liên quan đến việc kiểm tra, kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền - Lập kế hoạch tổ chức kiểm tra việc xét Tổ chức định kỳ ba tháng lần kiểm tra việc phê chuẩn đơn đặt hàng; kiểm tra cho phép việc xét duyệt bán chịu; kiểm tra tính đắn kỳ việc ghi nhận doanh thu nợ phải thu khách hàng, đặc biệt tính có thật khoản tiền ghi số thực tế nhận Đồng thời, thực nghiêm túc việc báo cáo công tác kiểm tra, kiểm soát cho Ban Giám Đốc theo định kỳ tháng báo cáo đột xuất theo yêu cầu Công ty - Quản lý, bố trí, phân cơng cơng việc cho kiểm toán viên thực biện pháp đào tào huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo khơng ngừng nâng cao trình độ lực cơng tác kiểm toán viên Đề xuất với Giám Đốc việc đề bạt, bố nhiệm khen thưởng, kỷ luật kế toán viên Đề nghị trưng lập kế toán viên đơn vị thành viên chuyên viên phận khác đơn vị để thực kiểm toán cần - Kiến nghị thay đổi sách, quy trình nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý điều hành Công ty Khi phát hành vi vi phạm trái với sách, chế độ pháp luật, quy định cơng ty phải báo với cấp có thẩm quyền để đưa giải pháp giải kịp thời nhằm hạn chế tổn thất xảy cách thấp 34 KẾT LUẬN Với đa dạng hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày cao nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp, đặc biệt với trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trường vốn mơi trường kinh doanh Việt Nam, nhà đầu tư dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp Chính vậy, hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhu cầu thiết, công cụ tối ưu để xác định an toàn nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu điều hành ban điều hành doanh nghiệp kịp thời nắm bắt hiệu hoạt động doanh nghiệp Các chức năng, nhiệm vụ, vai trò, tầm quan trọng, cách thức xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu nhắc đến nhiều tài liệu, giáo trình Để xây dựng hệ thống KSNB phù hợp cho doanh nghiệp, trước hết cần xác định rõ đặc điểm trọng yếu lĩnh vực kinh doanh, hình thức quản trị, cấu hệ thống phòng ban điều hành, mối quan hệ tác nghiệp phòng ban doanh nghiệp cụ thể Với quy luật phát triển kinh tế thị trường, để tồn phát triển địi hỏi doanh nghiệp nói chung Cơng ty TNHH Mai Hùng Cường nói riêng phải tự đổi Cơng ty TNHH Mai Hùng Cường qua trình thành lập vào hoạt động sản xuất kinh doanh trở thành doanh nghiệp trưởng thành nhiều mặt: Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày đa dạng, khơng bó hẹp hai hoạt động sản xuất nước xây lắp mà cơng ty q trình thành lập ban quản lý dự án, chất lượng nước ngày nâng cao để bước đáp ứng nhu cầu thị trường Công ty tự khẳng định vị trí, vai trị ngày nâng cao uy tín cơng ty thị trường Những thành có cơng ty ln trọng đến công tác quản lý, đặc biệt xây dụng hệ thống KSNB có hiệu Cùng với chuyển đổi chất lượng hoạt động công ty, công tác quản lý, kiểm sốt khơng ngừng hồn thiện, đáp ứng tương đối đầy đủ yêu cầu quản lý cơng ty 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình môn học KSNB Tài liệu, giấy tờ, chứng từ liên quan đến công ty TNHH Mai Hùng Cường Tham khảo website: tailieu.vn Hệ thống kế toán Việt Nam Thông tu 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp Thơng tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng trích khấu hao tài sản cố định Bộ trưởng Bộ Tài ban hành 36 Nhận xét GVHD ... soát nội thu tiền 1.3.2 Kiểm soát nội chi tiền 1.3.3 Kiểm soát nội số dư tiền 10 CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG... THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG .30 3.1 NHẬN XÉT CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG... khác công ty CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MAI HÙNG CƯỜNG 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội a