Microsoft® Office Word 2007 - Phùng Văn Đông

Microsoft® Office Word 2007 cung cấp cho người học những kiến thức như: Tìm hiểu về Microsoft Word 2007; Soạn thảo và trình bày thông tin; Trình bày thông tin trong cột và bảng; Đồ họa, ký tự đặc biệt và công thức toán học. Mời các bạn cùng tham khảo!

MICROSOFT® OFFICE Microsoft® Office Word 2007 Phùng Văn Đơng Trƣờng Đại học Hà Nội 2011 TÀI LIỆU THAM KHẢO MỤC LỤC Chƣơng Tìm hiểu Microsoft Word 2007 1.1 Làm việc môi trƣờng Word 2007 1.1.1 Làm quen với giao diện Word 2007 1.1.2 Làm quen với Ribbon 10 1.1.3 Có Ribbon? 10 1.1.4 Nút hiển thị hộp thoại nhóm 11 1.1.5 Những Tab phụ 11 1.1.6 Toolbar mini 12 1.1.7 Thanh công cụ truy cập nhanh 13 1.1.8 Ẩn tạm thời Ribbon 13 1.1.9 Sử dụng bàn phím 14 1.2 Thao tác với tệp 15 1.2.1 Tạo 15 1.2.2 Lƣu tệp 16 1.2.3 Mở tệp 17 1.2.4 Đóng tệp 18 1.3 Các cách hiển thị tài liệu 18 1.4 Cách di chuyển tài liệu 19 1.5 Xem trƣớc in tài liệu 21 1.6 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 22 1.6.1 Phiên Office đƣợc thiết kế hƣớng ngƣời dùng 22 1.6.2 Các lệnh đƣợc tổ chức nhƣ nào? 22 1.6.3 Tab ngữ cảnh 23 1.6.4 Tùy chọn 24 1.6.5 Xem thay đổi trƣớc chọn 24 1.6.6 Thay đổi độ phân giải hình để thay đổi cách hiển thị Ribbon 25 1.6.7 Các loại phím tắt 26 1.6.8 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 27 1.7 Bài tập chƣơng 31 Chƣơng Soạn thảo trình bày thơng tin 43 2.1 Tạo tài liệu 43 2.1.1 Làm quen với cửa sổ soạn thảo 43 2.1.2 Bắt đầu nhập liệu 43 2.1.3 Những kí hiệu hỗ trợ 44 2.1.4 Những dấu gạch chân văn 45 2.1.5 Thay đổi canh lề trang văn 46 2.2 Chỉnh sửa văn tài liệu 47 2.2.1 Hiệu chỉnh tài liệu 47 2.2.2 Chèn nội dung vào văn 48 2.2.3 Chọn xóa nội dung 50 2.2.4 Di chuyển văn 50 2.2.5 Hủy bỏ thao tác vừa thực 51 2.2.6 Chèn văn lƣu thƣ viện vào tài liệu 54 2.2.7 Tìm kiếm thay 56 2.2.8 Sửa lỗi tả lỗi ngữ pháp 60 2.3 Định dạng văn 64 2.3.1 Định dạng chữ áp dụng kiểu trang trí 64 2.3.2 Tạo điểm nhấn 64 2.3.3 Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) 65 2.3.4 Danh sách dạng số ký hiệu 70 2.3.5 Danh sách đa cấp 75 2.3.6 Thay đổi khoảng cách dòng 77 2.3.7 Sử dụng kiểu định dạng cho toàn tài liệu (Style Set) 78 2.3.8 Trang trí hình cho tài liệu (Watermark Background) 79 2.3.9 Trang trí đƣờng viền tạo bóng (Border Shading) 81 2.3.10 2.4 Sử dụng Tab 84 Ghi theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu 86 2.4.1 Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 86 2.4.2 Track Changes Comments 90 2.5 Bài tập chƣơng 94 Chƣơng Trình bày thơng tin cột bảng 102 3.1 Cách trình bày thơng tin cột 102 3.2 Sử dụng Tab để tạo danh sách dạng bảng 105 3.3 Cách trình bày thơng tin bảng 108 3.4 Định dạng bảng 115 3.5 Tính tốn bảng 118 3.6 Sắp xếp liệu bảng 122 3.7 Bài tập chƣơng 125 Chƣơng Đồ họa, ký tự đặc biệt cơng thức tốn học 128 4.1 Chèn chỉnh sửa ảnh 128 4.2 Tạo chữ nghệ thuật 132 4.3 Vẽ sửa khung hình 136 4.4 Sơ đồ 139 4.5 Thay đổi vị trí xếp, hiển thị thành phần trang văn 143 4.6 Chèn ký tự đặc biệt cơng thức tốn học 144 4.7 Bài tập chƣơng 146 Chƣơng Sử dụng mẫu văn sẵn có Word 148 5.1 Sức mạnh mẫu (Template) 148 5.2 Sử dụng mẫu trang bìa Fax có sẵn 149 5.3 Sử dụng mẫu lịch làm việc sẵn có 149 5.4 Tìm biểu mẫu đƣợc cài đặt kèm với Word 150 5.5 Tìm biểu mẫu trang Microsoft Office trực tuyến 151 5.6 Khả đặc biệt biểu mẫu 151 5.7 Biểu mẫu tài liệu hai định dạng khác 152 Chƣơng Những thao tác hoàn tất tài liệu 153 6.1 Căn Header Footer 153 6.2 Header Footer cho phần tài liệu 156 6.3 Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents) 160 6.4 Điều chỉnh mục lục 163 6.5 Bài tập chƣơng 167 Chƣơng Sử dụng Mail Merge 168 7.1 Mail Merge 168 7.2 Chuẩn bị danh sách thông tin ngƣời nhận 170 7.3 Bài tập chƣơng 180 Tài liệu tham khảo 182 Lời mở đầu Tài liệu đƣợc xây dựng dựa tài liệu Microsoft tham khảo số tài liệu Internet Tài liệu nhằm mục đích giúp ngƣời học hệ thống lại số kiến thức máy tính phục vụ cho cơng việc văn phịng hàng ngày nhƣ: xử lý cơng việc quan, học tập nghiên cứu Những kiến thức tài liệu khơng có mà đƣợc biên tập xếp theo khối kiến thức mà theo tác giả cần thiết cho ngƣời sử dụng máy tính cơng việc văn phịng Tài liệu đƣợc biên soạn để chia sẻ cho ngƣời quan tâm đến kiến thức Microsoft Word không mang mục đích thƣơng mại Phùng Văn Đơng Trƣờng Đại học Hà Nội Chƣơng Tìm hiểu Microsoft Word 2007 1.1 Làm việc môi trƣờng Word 2007 1.1.1 Làm quen với giao diện Word 2007 Cũng nhƣ tất chƣơng trình Microsoft Office 2007, cách phổ biến để bắt đầu Word từ menu Start hiển thị ngƣời dùng nhấp chuột vào nút Start đầu bên trái tác vụ Microsoft Windows Taskbar Giao diện cửa sổ chƣơng trình thay đổi hoàn toàn so với phiên trƣớc Môi trƣờng Word đƣợc thiết kế chặt chẽ phản ánh cách ngƣời thƣờng làm việc với chƣơng trình Khi ngƣời dùng khởi động Word lần đầu, môi trƣờng bao gồm yếu tố sau:  Toàn lệnh liên quan đến từ quản lý Word tài liệu đƣợc tập hợp lại menu đƣợc hiển thị ngƣời dùng nhấp vào nút Microsoft Office Button Microsoft Office Button (Trong tài liệu gọi là: Office Button nút Microsoft Office), biểu tƣợng nhƣ hình sau:  Các lệnh đƣợc thể nút công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) bên phải Microsoft Office Button Mặc định, công cụ hiển thị nút Save, Undo, nút Lặp lại Tuy nhiên, ngƣời dùng tùy chỉnh công cụ Toolbar để đƣa vào lệnh mà họ thƣờng xuyên sử dụng  Thanh tiêu đề Title bar hiển thị tên tài liệu mở Ở phía cuối bên phải tiêu đề nút lệnh quen thuộc có chức tƣơng tự tất chƣơng trình Windows Đó là: tạm thời ẩn cửa sổ Word cách nhấn vào nút Minimize, điều chỉnh kích thƣớc cửa sổ với nút Restore Down / Maximize, đóng tài liệu hành khỏi Word với nút Close  Ngay bên dƣới tiêu đề Ribbon, làm cho tất khả Word có sẵn vùng nhằm giúp ngƣời dùng sử dụng hiệu chƣơng trình (Xem chi tiết phần sau Ribbon)  Các lệnh liên quan đến việc xử lý nội dung tài liệu đƣợc hiển thị nhƣ nút Tab, tạo thành Ribbon Tab Home đƣợc đặt mặc định Kích vào tab khác, chẳng hạn nhƣ Insert, hiển thị nút lệnh tab  Trên tab, nút đƣợc tổ chức thành nhóm Tùy thuộc vào kích thƣớc cửa sổ chƣơng trình, số nhóm, kích thƣớc nút thƣờng xuyên sử dụng đƣợc bố trí rộng nút lại  Để hiển thị tất nút lệnh cịn lại nhóm (khi khơng tìm thấy nút lệnh cần nhóm đó) bấm vào biểu tƣợng góc dƣới bên phải nhóm  Một số nút lệnh đặc biệt khác nhƣ hình sau:  Nút lệnh Microsoft Office Word Help nằm phía ngồi bên phải Ribbon  Khi nhiều tài liệu đƣợc mở ra, tài liệu có cửa sổ riêng  Ở phía dƣới cửa sổ chƣơng trình, trạng thái Status Bar cung cấp cho ngƣời dùng thông tin tài liệu hành Ngƣời dùng tắt hiển thị mục thơng tin cách kích chuột phải vào trạng thái sau nhấp vào nhƣ hình sau: Kích vào mục để hiển thị Status bar  Ở cuối bên phải trạng thái công cụ View Toolbar, cho phép thay đổi cách hiển thị nội dung tài liệu (xem chi tiết mục 1.3) 1.1.2 Làm quen với Ribbon Lần mở Word 2007 lên ngƣời dùng ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn so với phiên trƣớc Phần thay đổi lớn Ribbon nằm cửa sổ chƣơng trình Thanh Ribbon thể sẵn lệnh thơng dụng nhờ ngƣời dùng khơng phải lục tung hàng đống menu để tìm thứ họ cần Tại lại có thay đổi này? Câu trả lời để giúp cho ngƣời dùng làm việc dễ dàng hiệu Thanh Ribbon đƣợc nghiên cứu thiết kế cho lệnh đƣợc đặt vị trí hợp lý 1.1.3 Có Ribbon? Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích ngƣời dùng biết phần đƣợc gọi cách sử dụng chúng Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động 10 Chƣơng Sử dụng Mail Merge 7.1 Mail Merge 1) Tìm hiểu sử dụng mail merge (trộn thƣ) Trong Mail Merge nào, ngƣời dùng làm việc với ba yếu tố khác nhau: Những tài liệu ban đầu Ngƣời nhận thông tin, chẳng hạn nhƣ tên địa ngƣời mà ngƣời dùng muốn kết hợp với tài liệu Các tài liệu hồn thành, bao gồm thơng tin tài liệu cộng thêm thông tin riêng ngƣời nhận 2) Tài liệu Là tài liệu có chứa nội dung thông tin giống cho tất ngƣời Tài liệu điểm bắt đầu, thƣ, phong bì, e-mail, chí phiếu giảm giá Nội dung giống hệt Ngƣời dùng cần đánh loại văn lần, không cần biết ngƣời dùng in nhƣ Danh sách ngƣời nhận bao gồm tên, địa thêm nhiều thông tin khác nhƣ tên công ty, chức vụ 3) Thông tin ngƣời nhận Trong Mail Merge, chứa thông tin ngƣời nhận khác nhau, thông tin đƣợc điền vào khu vực định sẳn (place holder) tài liệu 168 Thơng tin ngƣời nhận bao gồm: Địa bao thƣ, Tên câu chào thƣ, Tiền lƣơng nhân viên, v.v Thông tin ngƣời nhận phải đƣợc đặt nguồn liệu (data source), nguồn liệu khái niệm bao trùm Mail Merge Ví dụ danh sách liên lạc (contacts) Microsoft Oulook nguồn liệu Các nguồn liệu khác bảng (table) Word, bảng tính Excel, sở liệu Access, chí tài liệu văn Thơng tin ngƣời nhận thƣờng đƣợc liệt kê theo dòng cột nhƣ hình minh họa Nguồn liệu phải có cấu trúc rõ ràng để xác định thơng tin cho khu vực định sẳn (place holder) tài liệu 4) Bộ tài liệu hồn tất Tập hợp tài liệu hoàn thành thƣ có nội dung giống mà ngƣời dùng dự kiến đem in gửi thƣ điện tử Khi hồn tất việc trộn thƣ ngƣời dùng có:  Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà ngƣời dùng in (nhƣ thƣ, bì thƣ ) gửi qua mạng (nhƣ email)  Nội dung đƣợc giữ nguyên tất tài liệu, có thơng tin ngƣời dùng thay đổi tài liệu 169 7.2 Chuẩn bị danh sách thông tin ngƣời nhận 1) Thiết lập danh sách ngƣời nhận mail merge Các cột hàng danh sách ngƣời nhận khu vực định sẳn (place holder) tài liệu kết hợp để thực việc trộn thƣ Ngƣời dùng biết yếu tố trộn thƣ Bây ngƣời dùng tìm hiểu làm để thiết lập tài liệu ngƣời dùng kết nối với danh sách ngƣời nhận Mail merge gồm hai phần tài liệu danh sách ngƣời nhận Sau ngƣời dùng hiểu có hai thành phần chủ chốt làm có liên quan, ngƣời dùng cài đặt sử dụng thành cơng Mail Merges 2) Tìm hiểu thêm danh sách ngƣời nhận Các cột đại diện cho loại thông tin ngƣời nhận; hàng thơng tin hồn chỉnh cho ngƣời nhận Một danh sách ngƣời nhận đƣợc thực chƣơng trình nào, nhƣng thơng tin danh sách ngƣời nhận phải có cột hàng Ngƣời dùng tạo cách sử dụng nhiều chƣơng trình khác nhau, chẳng hạn nhƣ Excel, Access Outlook 170 Các cột danh sách đại diện cho nhóm hay loại thơng tin Mỗi cột đƣợc xác định cột tiêu đề Ví dụ, khách hàng danh sách ngƣời dùng có cột cho họ tên, địa Mỗi hàng danh sách đại diện cho thông tin đầy đủ ngƣời nhận Lƣu ý cần thiết phải ghi tên địa phải đầy đủ Từ tài liệu chính, ngƣời dùng kết nối vào danh sách thơng tin ngƣời nhận sau ngƣời dùng thêm cột vào vị trí tài liệu Khi Mail Merge hồn thành, có tài liệu hồn chỉnh cho ngƣời mà có chứa thơng tin từ mục hàng danh sách ngƣời nhận 3) Danh sách thông tin ngƣời nhận đến từ đâu Trong nhiều trƣờng hợp, danh sách ngƣời nhận mà ngƣời dùng muốn sử dụng tồn sẵn Ví dụ:  Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, nhiều  Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty ngƣời dùng cung cấp  Thông tin nhân viên ngƣời dùng Nếu danh sách tồn tại, ngƣời dùng cần kết nối với với tài liệu Mail Merge Nhƣng đừng lo ngƣời dùng chƣa có danh sách Mail merge có bƣớc cho ngƣời dùng tạo danh sách ngƣời nhận từ đầu Lƣu ý: Ngƣời dùng thay đổi liệu danh sách ngƣời nhận vào lúc cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients hợp cách mở tập tin nguồn liệu trực tiếp 4) Tìm hiểu Trƣờng (Field) Mail Merge 171 Merge fields đƣợc bao quanh dấu ngoặc kép (>) Sau ngƣời dùng kết nối với danh sách ngƣời nhận, ngƣời dùng định thơng tin mà ngƣời dùng muốn có thƣ hợp cách sử dụng trƣờng (fields) Một trƣờng tập hợp lệnh điều khiển Word tự động chèn thơng tin vào tài liệu Một khơng thức, coi trƣờng vị trí định sẵn (place holder) Trong việc tạo gửi thƣ hàng loạt, trƣờng mà ngƣời dùng sử dụng đƣợc gọi merge fields, chúng vị trí định sẵn cho thông tin đến trực tiếp từ danh sách ngƣời nhận Ví dụ, hình minh họa, merge fields đƣợc cập nhật thông tin đƣợc lƣu giữ cột Địa Tên danh sách ngƣời nhận 5) Tìm hiểu Merge field Merge fields thực đƣợc tạo fields khác Ví dụ, field Địa Block kết hợp tên, tên họ , địa đƣờng phố, thành phố, mã bƣu điện «Tiêu Đề» «Họ Tên» «Địa Chỉ Tên Đƣờng» «Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia» Ngƣời dùng kiểm sốt cách nhìn thể thông tin ngƣời nhận tài liệu hợp (merged) cách định dạng trƣờng (fields) 172 Ví dụ, ngƣời dùng muốn tên đƣợc in đậm màu đỏ Trong tài liệu chính, chọn trƣờng, bao quanh vạch hình chữ V ( «») Trên Tab Home, bấm vào lệnh nhóm Font nhóm Paragraph, click vào nút Dialog Box Launcher để thực tùy chọn định dạng mà ngƣời dùng muốn 6) Thực mail merge Một phong bì đƣợc ghi địa ngƣời nhận cách sử dụng Mail Merge Wizard Trong phần ngƣời dùng học cách khác để tạo Mail Merge Sau đó, ngƣời dùng có hội để thực hành thƣ hợp (mail merge) riêng ngƣời dùng cách sử dụng danh sách ngƣời nhận mà ngƣời dùng xem phần trƣớc 7) Mail Merge Wizard Để thực thƣ hợp nhất, chọn Start Mail Merge tab Mailings sau chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình ngƣời dùng thay đổi kích cỡ 173 Để thực merge mail cần phải qua bƣớc, ngƣời dùng làm theo hƣớng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next dƣới hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong Bƣớc 1, trình Wizard mở với câu hỏi ngƣời dùng muốn loại tài liệu để thực mail merge nhƣ Letters (thƣ), E-mail messages (email), Envelopes (bao thƣ), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thƣ mục) 8) Cách tạo tài liệu cho mail merge Hãy thử click vào tuỳ chọn Envelope (phong bì), Bƣớc Wizard để chọn kích thƣớc tuỳ chọn in ấn cho phong bì ngƣời dùng Bƣớc thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu Ngƣời dùng sử dụng tài liệu mở, thay đổi cách trình bày tài liệu chọn tài liệu khác Chọn Change document layout, sau click vào Envelope options ngƣời dùng muốn thay đổi kích thƣớc phong bì Chọn Start from existing document ngƣời dùng có phong bì lƣu trƣớc mà ngƣời dùng muốn sử dụng mail merge, nhƣng hình ngƣời dùng mở mở tài liệu trống, chọn tùy chọn nơi để thay tài liệu trống cho phong bì Chọn Use the current document có nghĩa ngƣời dùng bắt đầu với tài liệu trống 9) Kết nối đến danh sách ngƣời nhận Bƣớc 3: Ngƣời dùng chọn danh sách ngƣời nhận có sẵn ngƣời dùng tạo danh sách Trong bƣớc này, ngƣời dùng kết nối với danh sách thông tin ngƣời nhận mà ngƣời dùng muốn trộn vào vào tài liệu ngƣời dùng Ngƣời dùng có ba lựa chọn: 174 Chọn Use an existing list ngƣời dùng có danh sách ngƣời nhận có chứa thơng tin ngƣời dùng muốn hợp nhất, chọn đƣờng dẫn cho file danh sách Chọn Select from Outlook contacts ngƣời dùng có danh sách liên lạc Outlook Sau chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file Chọn Type a new list ngƣời dùng chƣa có danh sách ngƣời nhận Danh sách đƣợc lƣu nhƣ sở liệu Access với kiểu file (.MDB) thƣ mục My Data Sources, nơi mà tài liệu ngƣời dùng nhƣ thƣ mục đƣợc lƣu vào Và ngƣời dùng tái sử dụng lại cho lần trộn thƣ sau Cách tốt ngƣời dùng nên lƣu file danh sách My Data Sources thƣ mục My Documents để thuận tiện cho mail merge Tuy nhiên, ngƣời dùng kết nối với danh sách thông tin ngƣời nhận từ vị trí máy tính ngƣời dùng từ máy chủ 10) Chọn danh sách ngƣời nhận email ngƣời dùng 175 Ngƣời dùng chọn, phân loại, lọc danh sách thông mà ngƣời dùng muốn tài liệu Sau kết nối với danh sách ngƣời nhận, chọn danh sách ngƣời ngƣời dùng muốn gửi thƣ Ngƣời dùng làm tất hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại tự động mở sau ngƣời dùng kết nối tạo danh sách Tất ngƣời nhận có dấu chọn gần bên tên họ, ngƣời dùng xóa dấu chọn cho ngƣời Lọc danh sách ngƣời nhận cách click Sort để chọn tên cột mà ngƣời dùng muốn xem lại xếp Click Filter để nhập tên trƣờng giá trị danh sách ngƣời nhận mà ngƣời dùng muốn Click Find duplicates… để chạy báo cáo xem có trùng lặp danh sách danh sách hay không Click Find recipient… để xem thơng tin ngƣời nhận Đối với Validate addresses… ngƣời dùng phải có chƣơng trình dị lỗi địa thực đƣợc chức 11) Sắp xếp tài liệu Có nhiều cách để ngƣời dùng thay đổi bảng mục lục Trong bƣớc xếp lại tài liệu có nghĩa đặt nội dung vào tài liệu, bao gồm:  Thơng tin cịn lại copy merge  Vị trí định sẵn - Placeholders (fields) cho thông tin ngƣời nhận đƣợc trộn Cách nhanh thêm địa click Address block Wizard Ban đầu thêm «AddressBlock» thƣ (envelope), bao gồm họ tên, địa chỉ, thành phố, tỉnh thành, mã bƣu điện 176 12) Xem lại mail merge Bƣớc thứ 5: Ngƣời dùng xem lại kết thực trƣớc hoàn tất việc trộn thƣ Trong bƣớc ngƣời dùng có quyền thay đổi cách thêm hay bớt trƣờng (field), hạn chế ngƣời nhận hay điều chỉnh lại thông tin Sau ngƣời dùng thêm tất nội dung field tài liệu, ngƣời dùng xem lại tài liệu đƣợc trộn trông nhƣ Trong bƣớc ngƣời dùng có số chọn lựa:  Nếu thứ trơng khơng ổn click Previous để trở lại bƣớc thứ để ngƣời dùng thêm, xóa, sửa lại thông tin cho  Nếu thứ ổn, click lần vào nút đầu cửa sổ Wizard để duyệt trang tiếp nhƣ hình bên  Nếu ngƣời dùng muốn xem tài liệu đƣợc trộn ngƣời nhận cụ thể click Find a recipient Khi ngƣời dùng xem qua tài liệu, ngƣời dùng bỏ ngƣời nhận danh sách cách click Exclude this recipient  Nếu ngƣời dùng nhận danh sách có số ngƣời nhận mà ngƣời dùng khơng muốn có click Edit recipient list, hộp thoại Mail Merge Recipients mở để ngƣời dùng bỏ chọn nhiều ngƣời nhận danh sách 13) Bƣớc thứ 6: Hoàn tất việc merge Khi hài lòng với tài liệu merge sau xem lại ngƣời dùng sẵn sàng in, click Print để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thông tin số trang cần in, sau nhấn OK 177 Trong bƣớc thứ ngƣời dùng hội để thay đổi: Nếu ngƣời dùng muốn xem lại kết điều chỉnh bao thƣ (envelopes) cụ thể đó, click Edit individual envelopes, tạo trộn riêng bao gồm tất bao thƣ tài liệu Word Sauk hi xem lại sửa chữa bao thƣ với tài liệu này, ngƣời dùng in ấn chúng Hoặc ngƣời dùng lƣu trữ tài liệu in ấn sau Nếu ngƣời dùng muốn lại thay đổi ngƣời dùng thực với bao thƣ cụ thể đó, chắn lƣu trữ tài liệu File đƣợc lƣu độc lập với tài liệu 14) Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon Các lệnh Tab Mailings sẵn sàng ngƣời dùng thực bƣớc trình wizard Ribbon cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bƣớc trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, ngƣời dùng truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn nhƣ tự động kiểm tra tìm lỗi trƣớc ngƣời dùng hồn tất việc hịa trộn Ngồi cịn có yếu tố nâng cao, chẳng hạn nhƣ sử dụng trƣờng để thể thao tác tính tốn tài liệu 178 Những lệnh ngƣời dùng dùng Tab Mailings bốn nhóm sau: Start Mail Merge: Đây điểm nơi ngƣời dùng chọn loại tài liệu sau chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách ngƣời nhận Write & Insert Fields: Đây nơi ngƣời dùng chèn Merge Field sử dụng Rules để thể thao tác tính tốn cho tài liệu Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu hịa trộn, ngƣời dùng sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài liệu cá nhân ngƣời dùng vào tài liệu toàn diện, hay in chúng gửi thƣ điện tử 179 7.3 Bài tập chƣơng Bài 1: Dùng chức trộn văn để in giấy báo nhập học cho sinh viên a) Soạn danh sách sinh viên trúng tuyển nhƣ sau lƣu vào file có tên “DSTrungTuyen” Hoten GT NS SBD KV Toan Ly Trần Ngọc Anh Nữ 30/09/92 A26 2NT 8.00 6.75 Phạm Ngọc Bích Nữ 28/10/92 A152 7.00 NguyễnLinh Chi Nữ 06/04/91 A181 Nguyễn Chiến Nam 12/08/92 A205 Nguyễn Chính Nam 27/09/91 Nguyễn Chung Nữ Nguyễn Chƣởng Hoa Tong Nganh 8.50 24 404 - Tài 6.75 4.50 19 401 - Kế tốn 6.00 7.75 6.50 21.5 104 - Khoa học máy tính 2NT 7.00 7.00 5.25 20 404 - Tài A213 2NT 6.50 7.00 7.00 21 400 - Quản trị Kinh doanh 04/11/91 A216 6.00 4.50 6.50 18 404 - Tài Nam 22/07/92 A222 2NT 7.50 7.75 6.50 22 404 - Tài Đồn Cao Cƣờng Nam 01/01/93 A243 7.50 5.50 5.75 19.5 104 - Khoa học máy tính Đào Văn Dịnh Nam 06/04/92 A258 6.75 3.75 3.75 15.5 401 - Kế toán Đỗ Thuỳ Dƣơng Nữ 15/03/92 A330 2NT 6.00 7.25 6.25 20.5 400 - Quản trị Kinh doanh Hoàng Thị Giang Nữ 11/05/91 A389 7.25 8.75 9.00 25 104 - Khoa học máy tính Lê Hồng Hảo Nữ 08/05/88 A473 2NT 6.00 7.50 7.00 21.5 104 - Khoa học máy tính 180 b) Soạn mẫu nhƣ sau thực trộn Giấy báo nhập học tự động cho học sinh BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC XUẤT SẮC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2011 GIẤY BÁO NHẬP HỌC TRƢỜNG ĐẠI HỌC XUẤT SẮC THÔNG BÁO Họ tên: Sinh ngày: Khu vực: Ngành: Kết quả: Tổng cộng: điểm Toán: Lý: Số báo danh: điểm Hóa: điểm điểm Đạt điểm trúng tuyển vào Trƣờng Mời anh/chị đến làm thủ tục nhập học theo lịch sau đây: Khi đến Trƣờng, anh/chị cần mang theo 01 túi hồ sơ nhập học gồm: Giấy báo nhập học Thẻ dự thi đại học Hồ sơ trúng tuyển theo mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời Bản công chứng học bạ THPT Tất sinh viên phải đóng học phí a Học phí năm 1.500.000 đ b Tiền khám sức khoẻ nhập học: 40.000 đ/thí sinh c Phí phát hành thẻ sinh viên: 25.000 đ/ thí sinh Ghi chú: Các giấy tờ mục 4, 5, Nhà trường kiểm tra thu cơng chứng HIỆU TRƢỞNG Đã ký 181 Tài liệu tham khảo Bùi Thế Tâm, 2011, Giáo trình tin học sở, NXB Thời đại Bùi Thế Tâm, 2010, Giáo trình tin học đại cƣơng, NXB Thời đại Bùi Thế Tâm, 2010, Giáo trình tin học văn phịng, NXB Thời đại Bùi Thế Tâm, 2009, Giáo trình tin học văn phòng lý thuyết, tập lời giải, NXB Thời đại Nguyễn Kim Tuấn, 2010, Tin học sở, NXB Phƣơng Đông Microsoft Việt Nam, 2007, Hƣớng dẫn sử dụng Microsoft Word 2007 Trƣơng Công Tn, 2010, Tin học văn phịng, NXB Văn hóa Thơng tin Trí Việt - Hà Thành, 2010, Sổ tay phím tắt phím nóng phần mềm tin học văn phịng, NXB Văn hóa Thơng tin Cox, J & Preppernau, Joan (2007), Microsoft® Office Word 2007 Step by Step, Microsoft Press 182 ... hiểu Microsoft Word 2007 1.1 Làm việc môi trƣờng Word 2007 1.1.1 Làm quen với giao diện Word 2007 Cũng nhƣ tất chƣơng trình Microsoft Office 2007, cách phổ biến để bắt đầu Word từ menu Start hiển...MỤC LỤC Chƣơng Tìm hiểu Microsoft Word 2007 1.1 Làm việc môi trƣờng Word 2007 1.1.1 Làm quen với giao diện Word 2007 1.1.2 Làm quen với Ribbon ... thay đổi trỏ chuột để chỉnh sửa văn 21 1.6 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 1.6.1 Phiên Office đƣợc thiết kế hƣớng ngƣời dùng Có nhiều thay đổi tƣơng tự Office 2007 Đó lệnh cơng cụ đƣợc đƣa