Bài giảng IC3 toàn tập unit 4 using microsoft office word 2007 VN

Ứng dụng Phần B Chương 4: Sử dụng Microsoft Word 2007 Bài Chủ đề 16 Tạo văn 17 Thao tác khối văn 18 Định dạng văn 19 Cài đặt Tabs Indents 20 Kiểm tra văn 21 Định dạng văn 22 In văn 23 Làm việc với Headers Footers 24 Sử dụng công cụ định dạng chế © IIG Vietnam 25 Thao tác với Đồ họa 26 Thao tác với Bảng 27 Phổi hợp với người khác Bài 16: Tạo văn • nhập văn • chèn xóa văn • di chuyển văn • lưu văn lần thứ • lưu thay đổi vào văn lưu trước • lưu văn với tên khác • lưu văn với định dạng khác • đóng văn • mở nhiều văn • di chuyển văn © IIG Vietnam 2 Nhập Chỉnh sửa văn Vị trí trỏ nhập văn Thanh thẳng đứng nhấp nháy hình thể nơi Word chèn ký tự dán nội dung Nhập văn Word tự động chèn văn vào bên phải vị trí trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn có sang phải Xóa văn Để xóa ký tự bên phải, nhấn phím Để xóa ký tự bên trái, nhấn phím Insert / Overtype Nhấn phím để bật chế độ Overtype (chèn ghi đè); nhấn phím lần để bật chế độ Insert (chèn thường) Word Wrap Khi đủ số lượng từ dòng, từ tự động nhảy xuống hàng Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím Dòng trống © IIG Vietnam Để chèn dòng trống, nhấn phím để kết thúc đoạn đầu cuối đoạn Nhập Chỉnh sửa văn • Các khái niệm áp dụng cho tất chương trình xử lý văn • Khả tạo văn ngắn thư từ ghi nhớ (memos) đến văn dài phức tạp thảo (manuscripts), trang web, sách quảng cáo (brochures) • Cung cấp tài liệu chuyên nghiệp cách áp dụng nhiều yếu tố thiết kế, kết hợp thành phần vào phong cách mẫu quán • Gây lỗi thiết kế – © IIG Vietnam Nếu bạn thấy khó đọc người khác Hiển thị mã định dạng • Sử dụng biểu tượng – (Show/Hide ¶) để hiển thị ẩn ký tự không in Giúp xác định mục chèn văn ¶ Hiển thị bạn ấn phím Hiển thị bạn ấn phím Hiển thị bạn ấn phím Biểu thị cho dòng ngắt trang mềm Biểu thị cho dòng ngắt trang thủ công/ ngắt cứng © IIG Vietnam Sử dụng thước kẻ (Ruler) • Giúp xác định vị trí văn – • Mặc định, đơn vị lường thước kẻ inch – • Chiều dài thước kẻ phụ thuộc vào độ phóng to/ thu nhỏ hình Có thể thay đổi thẻ Display nhóm Advanced Word Options Sử dụng cách sau để thị ẩn thước kẻ: – Tại thẻ View, nhóm Show, chọn / bỏ chọn ô Ruler; – Nhấp chuột vào biểu tượng (View Ruler) nằm phía mũi tên đầu cuộn dọc bên phải cửa sổ văn © IIG Vietnam Di chuyển vị trí trỏ nhập văn Hướng di chuyển Nhấn phím Hướng di chuyển Ký tự tiếp Dòng Ký tự trước Dòng trước Nhấn phím Từ + Đoạn + Từ trước + Đoạn trước + Đầu dòng Trang hình Cuối dòng Trang hình trước Đầu văn © IIG Vietnam + Cuối văn + Sử dụng Thanh cuộn (Scroll Bar) • Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn lên xuống • Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn sang trái sang phải • • Có cách để di chuyển văn sử dụng cuộn: – Dùng chuột để kéo cuộn lên/ xuống, sang trái/ sang phải – Nhấp chuột vào mũi tên đầu hộp cuộn – Kéo hộp cuộn Nếu làm việc văn có nhiều trang có tiêu đề bạn di chuyển cuộn ngang lên/ xuống có Hộp thoại nhỏ (ScreenTip) hiển thị số trang tiêu đề © IIG Vietnam Lưu văn • • © IIG Vietnam Word mặc định lưu với định dạng docx nằm cuối tên tập tin – Có thể lưu tập tin với định dạng khác – Có thể lưu tài liệu vị trí máy Để lưu tài liệu, sử dụng biện pháp sau: – Nhấp chuột vào Office Button sau bấm Save Save As – Di chuột vào Save As để hiển thị menu với loại tập tin phổ biến để lựa chọn – Tại công cụ Quick Access, nhấp chuột vào biểu tượng – Nhấn tổ hợp phím (Save) + Lưu văn lưu trước • Khi muốn thay đổi văn lưu trước đó, có hai lựa chọn lưu sau đây: – Lưu nội dung văn với tên tập tin cũ: văn lưu trước thay văn với nội dung thay đổi – Lưu nội dung văn với tên tập tin khác: giữ nguyên văn lưu trước tạo phiên văn trước • © IIG Vietnam Để lưu tài liệu với tên khác, dùng lệnh Save As thực đơn lệnh Office Button 10 Tách bảng • Đôi lúc cần phải tách bảng thành phần riêng biệt • Chọn ô dòng dòng bảng thứ hai, ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Merge, nhấp vào Split Table • © IIG Vietnam Bảng tách theo chiều ngang (theo hàng, cột giữ nguyên không đổi) 129 Chuyển đoạn văn sang bảng • Để chuyển đoạn văn sang dạng bảng, chọn đoạn văn sau dùng cách sau: – Trên tab Insert, nhóm Tables, nhấp vào Table, nhấp Convert Text to Table; – Trên tab Insert, nhóm Tables, nhấp vào Insert Table • Để chuyển từ bảng sang đoạn văn bản, nhấp vào vị trí bảng Sau ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Data, nhấp vào Convert to Text © IIG Vietnam 130 Sắp xếp thông tin bảng • Có thể xếp thông tin bảng theo thứ tự tăng dần giảm dần • Loại liệu định kiểu xếp bảng số lượng cột thông tin • Mở lệnh Sort cách chọn ô (hoặc bảng), dùng cách sau: – Ở ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Data, nhấp vào Sort – Trên tab Home, nhóm Paragraph, nhấp vào © IIG Vietnam (Sort) 131 Bài 27: Phổi hợp với người khác • chia sẻ thông tin với người khác • chèn xóa bình luận • theo dõi thay đổi văn • chấp nhận từ chối thay đổi văn • bảo mật văn © IIG Vietnam 132 Chia sẻ thông tin với người khác • Làm việc nhóm đòi hỏi phải kết hợp nhiều nguồn thông tin • Có thể hiển thị thay đổi ý kiến tài liệu với tab Review • Dùng hình thức đánh dấu rà soát để thể văn bổ sung, xóa, di chuyển chuyển đổi định dạng • Các thay đổi đánh dấu màu sắc khác theo người thực sửa đổi văn • in in có đánh dấu bình luận © IIG Vietnam 133 Thao tác với bình luận (Comments) • Có thể có hình dạng bóng bay, văn cửa sổ tác vụ Reviewing • Có thể ẩn bình luận hình • Có thể ghi âm bình luận lời nói chèn vào văn • Để chèn bình luận, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào New Comment • Để di chuyển đến bình luận trước hay văn bản, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào • © IIG Vietnam (Bình luận trước đó) (Bình luận sau đó) Để xóa bình luận, dùng cách sau: – Trên tab Review, nhóm Comments, nhấp vào – Trên tab Review, nhóm Changes, nhấp Reject and Move to Next – Nhấp chuột phải vào bình luận nhấp Delete Comment (Delete Comment) 134 Thao tác với bình luận • Để thấy tất bình luận sửa đổi hình riêng, nhãn Review, nhóm Tracking, nhấp vào – © IIG Vietnam , sau đó: Nhấp Reviewing Pane Vertical để mở cửa sổ bên trái hình; 135 Thao tác với bình luận • – Nhấp Reviewing Pane Horizontal để mở cửa sổ phía cuối hình – di chuyển tới tất bình luận đánh dấu khác văn In mục đánh dấu văn với văn thành danh mục riêng – © IIG Vietnam Nhấp Office Button, nhấp Print, Print what, chọn từ tùy chọn tương ứng 136 Theo dõi thay đổi • Khi muốn người khác rà soát lại văn mà kiểm soát thay đổi cuối cùng, chuyển văn cho họ có đặt chế dộ theo dõi thay đổi - Track Changes • • Có thể xem sửa đổi nhiều dạng Văn bạn có vài người rà soát phân biệt sửa đổi bình luận người khác thông qua mầu sắc đánh dấu khác sửa dổi người – • Chấp nhận từ chối nhóm gợi ý tốt Có thể bảo mật tài liệu bạn mật để người định sửa đổi tài liệu, hạn chế hình thức sửa đổi, đảm bảo không sửa đổi sau hoàn chỉnh văn © IIG Vietnam 137 Theo dõi thay đổi • • Để bật Track Changes, dùng cách sau đây: – Trên tab Review, nhóm Tracking, nhấp Track Changes – Nhấn tổ hợp phím + + Để chấp nhận sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi tab Review, nhóm Changes, nhấp Accept • Để chấp nhận tất sửa đổi văn bản, nhấp vào mũi tên Accept sau nhấp Accept All Changes Shown Accept All Changes in Document • Để từ chối sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi nhấp Reject • Để từ chối toàn sửa đổi văn bản, nhấp vào mũi tên Reject nhấp Reject All Changes Shown Reject All Changes in Document © IIG Vietnam 138 Theo dõi thay đổi • Để hiển thị tất mục đánh dấu văn bản, tab Review, nhóm Tracking, nhấp – Sử dụng cửa sổ tác vụ Reviewing thấy bóng bình luận gây rối mắt hình – Sửa đổi bình thường cửa sổ tác vụ Reviewing – Nhấp chuột vào mũi tên nút (Display for Review) để thay đổi dạng hiển thị văn đặt chế độ theo dõi – Để xóa mục cửa sổ tác vụ Reviewing, nhấp vào đầu mục nhấp Reject Reject Change/Delete Comment • © IIG Vietnam Hãy nhớ tắt tùy chọn Track Changes không cần đến 139 Bảo mật văn • • © IIG Vietnam Sử dụng Security Options để: – Tránh bị người dùng trái phép mở tài liệu – Kiểm soát việc chia sẻ tài liệu – Đảm bảo tính riêng tư – Tăng cường bảo mật macro để giảm khả bị virus công Sử dụng Protect Document để hạn chế: – Việc đặt định dạng – Hình thức soạn thảo – Người thực soạn thảo 140 Đặt mật cho văn • Có thể kết hợp sử dụng chữ cái, chữ số, ký tự trắng ký hiệu • Thay đổi mật chia sẻ người khác kết thúc làm việc với tài liệu • Ghi lại mật giữ nơi an toàn • Mã (Code) Khóa mã hóa (Encryption Key) – An toàn thêm mật – Xảy cấp độ hệ thống tập tin mức độ ứng dụng – Thông thường, chuyển đổi tài liệu vào mã giải mã có khóa mã hóa khóa – Số ký tự tối đa 39 – Để mã hóa văn bản, nhấn Office Button, vào Prepare, nhấp Encrypt Document © IIG Vietnam 141 Đặt mật cho văn • Mật ‘Chỉnh sửa’ (Modify) ‘Chỉ đọc’ (Read-Only) – Mật để mở có nghĩa phải nhập mật trước mở tập tin – Mật để chỉnh sửa mật phải nhập trước bạn sửa đổi văn – Mật để mở chỉnh sửa có nghĩa phải nhập mật hai lần để mở để sửa đổi văn – Mật cho phép ‘Chỉ đọc’ có nghĩa phải nhập mật trước mở văn bản, sửa đổi phải lưu lại tập tin tên khác – Độ dài tối đa mật kiểu 17 ký tự – Để mã hóa văn bản, nhấp Office Button, Save As, Tools, General Options – © IIG Vietnam Để gỡ bỏ đổi mật khẩu, mở văn đổi xóa bỏ mật lưu 142 Hạn chế truy nhập văn • Có thể hạn chế định dạng cụ thể chỉnh sửa văn • Để thực hiện, tab Review, nhóm Protect, nhấp vào Restrict Editing – Formatting restrictions – Hạn chế người khác thay đổi định dạng, sử dụng số kiểu định dạng cách nhấp vào Settings – Editing restrictions – Hạn chế người khác sửa đổi văn dừng mức sửa đổi có đánh dấu theo dõi, bình luận, điền vào biểu mẫu, đặt ngoại lệ người có quyền truy nhập văn – Start enforcement – © IIG Vietnam Chỉ kích hoạt sau lựa chọn kiểu hạn chế 143 [...]... vào Office Button, chọn Close – Nhấn tổ hợp phím + hoặc + Khi đóng văn bản cuối cùng trên màn hình, chỉ có nút Office hoạt động © IIG Vietnam 14 14 Mở một văn bản • • © IIG Vietnam Sử dụng một trong những cách sau để mở một văn bản: – Nhấp Office Button, chọn tập tin trong danh sách tài liệu gần đây – Nhấp Office Button, chọn Open – Nhấn tổ hợp phím + hay + Điều hướng trong hộp thoại Open để tìm các tập. .. Advanced Properties để thêm nhiều chi tiết hơn 12 Mở một văn bản mới • Khi bạn mở Word, một văn bản trống sẽ xuất hiện trên màn hình • Có thể tạo một văn bản không có định dạng hoặc chọn trọng các mẫu mà Word cung cấp • Để tạo mới một văn bản, dùng một trong các cách sau: © IIG Vietnam – Mở một văn bản trống mới, nhấp Office Button, nhấp Blank document, sau đó nhấp Create – Bấm tổ hợp phím + 13 Đóng... các chương trình được sử dụng phổ biến nhất – © IIG Vietnam Một lựa chọn cho Word Template (*.dotx) 11 Sử dụng Document Properties • Tổng hợp các điểm chính trong văn bản để trợ giúp tìm kiếm tập tin • Thiết lập để xuất hiện mỗi khi bạn lưu, hoặc thêm bằng tay • Để nhập thông tin vào mục Document Properties, nhấp chuột vào Office Button, chọn Prepare, và chọn Properties – © IIG Vietnam Nhấp Document... hoặc thư mục: – Nhấp vào tên tập tin đó – Chỉ chuột vào tập tin cần mở, nhấp Open – Nếu văn bản lưu ở một vị trí khác, chỉ đường dẫn đến vị trí đó và dùng một trong những cách trên 15 Di chuyển giữa các văn bản • Có thể chuyển đổi giữa nhiều tài liệu thao các cách sau: – Trên thẻ View, trong nhóm Window, nhấp Switch Windows – Nhấn vào mục tài liệu trên thanh tác vụ – Nếu Word trong chế độ xem dạng Restore... tiêu đề của tài liệu © IIG Vietnam 16 Bài 17: Thao tác trên khối văn bản • chọn các khối văn bản cụ thể • sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar) • thay đổi chế độ xem văn bản • điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ • chỉnh sửa văn bản • sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat • sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste • sử dụng Office Clipboard © IIG Vietnam 17 Chọn khối văn bản • Để Word xác định được vị trí phần văn bản... Hiển thị văn bản theo toàn bộ chiều rộng của màn hình, chỉ nhìn thấy thanh thước ngang © IIG Vietnam 22 Điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ • Điều chỉnh màn hình hiển thị văn bản bằng cách sử dụng chức năng Zoom, thẻ View, Zoom level, hoặc Zoom slider trên thanh trạng thái 1 2 1 Zoom Level 2 Zoom Slider 3 Zoom Out 4 Zoom In • Có thể thiết lập tỷ lệ phần trăm phóng to từ 10% đến 500%, hoặc toàn bộ chiều rộng... bên trái của dòng văn bản – Đối với đoạn, nhấp đúp chuột vào ở bên trái của đoạn – Để chọn toàn bộ văn bản, nhấp chuột ba lần liên tiếp vào bất cứ nơi nào trong thanh lựa chọn, hoặc nhấn nhấp vào bất cứ nơi nào trên thanh lựa chọn © IIG Vietnam 21 và Thay đổi chế độ xem văn bản Print Layout Hiển thị nội dung tập tin như khi bạn in Full Screen Reading Điều chỉnh nội dung văn bản với kích thước của màn... sau: – – – • Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp chọn Paste Nhấn tổ hợp phím + Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Paste 27 Sử dụng Office Clipboard • • • Có thể lưu trữ và lấy 24 đối tượng Hiển thị nội dung trong Clipboard với biểu tượng đại diện cho chương trình gốc của từng đối tượng Để hiển thị của sổ thao tác Clipboard, tại thẻ Home, nhóm Clipboard... trong mỗi dòng, ngoại trừ dòng cuối cùng của mỗi đoạn • Định dạng đoạn ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn • Văn bản có thể được canh chỉnh khi bạn gõ văn bản hiện hành • Để thay đổi sự canh chỉnh của văn bản hiện hành, đặt vị trí con trỏ chuột ở bất cứ nơi nào trong đoạn và chọn loại canh chỉnh phù hợp để sử dụng © IIG Vietnam 34 Canh chỉnh đoạn văn bản • Để thực hiện tùy chọn canh chỉnh, thực hiện một trong... – Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, chọn nút canh chỉnh bạn muốn – Nhấn một trong các tổ hợp 1 2 phím tắt sau đây: Canh trái Canh giữa + Canh phải + Canh đều hai bên © IIG Vietnam + 3 4 + 35 1 Canh trái 2 Canh phải 3 Canh giữa 4 Canh đều hai bên Ssử dụng công cụ Format Painter • Áp dụng các tùy chọn định dạng tương tự từ một đoạn văn bản khác trong tài liệu mà không áp dụng mỗi lựa chọn định dạng riêng