Bài giảng IC3 toàn tập unit 5 using microsoft office excel 2007 vie

Key Applications Module B Bài 5: Sử dụng Microsoft Office Excel 2007 28: Mở đầu 29: Thao tác thông tin 30: Làm việc với công thức 31: Định dạng worksheet 32: Sử dụng công cụ khác 33: Làm việc với biểu đồ 34: Chuẩn bị sẵn sàng để in © CCI Learning Solutions Inc Bài 28: Mở đầu • Hiểu công nhận thuật ngữ • Tạo workbook • Mở workbook • Lưu workbook • Đóng workbook • Nhập thông tin dạng số chữ • Di chuyển workbook © CCI Learning Solutions Inc Hiểu thuật ngữ • workbook - Một file excel chứa hay nhiều • worksheet worksheet - Là báo cáo riêng lẻ thẻ • workbook Ô tính - Giao dòng cột; Có thể chứa giá trị đơn lẻ công thức • Địa ô tính - Cột dòng giao nhau: cột thể dạng chữ dòng thể số • Ô tính thực - Là ô thể đường bao quanh đậm © CCI Learning Solutions Inc Hiểu thuật ngữ • Sử dụng worksheet bạn muốn thức báo cáo tài liệu theo dõi số liệu - Ví dụ: ngân sách, báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu báo cáo chi phí, báo cáo tài chính, phân tích hàng tồn kho, thời gian kỳ nghỉ nhân viên, điểm học viên • Tổ chức thông tin rõ ràng cho bạn khác sử dụng phân tích nội dung - Bao gồm nhãn mô tả báo cáo để người đọc hiểu liệu - Cấu trúc báo cáo cho thấy khối liệu riêng biệt • Sử dụng yếu tố thiết kế để nhấn mạnh khối liệu - Sử dụng để đảm bảo báo cáo dễ đọc © CCI Learning Solutions Inc Tạo workbook trống • Khi bạn khởi động excel, workbook hiển thị tự động đặt tên Bảng • Khi tạo workbook đồng thời Excel tạo số thứ tự lần lượt: Bảng 2, Bảng 3… - Khi thoát Excel mở lại sau workbook đánh số lại từ • Để tạo workbook mới: - Nhấn vào nút Office, chọn New chọn Blank workbook - Nhấn © CCI Learning Solutions Inc + Tạo workbook từ mẫu • Sử dụng mẫu workbook thiết kế sẵn để thiết lập nhìn quán loại báo cáo cụ thể • Để tạo workbook từ mẫu có sẵn, Nhấn vào Office chọn New © CCI Learning Solutions Inc Mở workbook • Để làm việc với workbook có, trước tiên phải mở workbook - Có thể mở hay nhiều workbook lúc • Để mở file - Nhấn Office, nhấn Open, chọn - Nhấn - Nhấn vào nút Office để hiển thị File nhấn open + tập tin sử dụng gần nhất, nhấp vào để chọn file - Trong công cụ quản lý tập tin, © CCI Learning Solutions Inc nhấp vào tập tin Chuyển đổi worksheet • Để chuyển đổi tài liệu nhanh dễ dàng - Trong thẻ View, Nhóm window, chọn Switch windows - Chọn tài liệu cần chuyển đổi tashbar - Nếu cửa sổ tài liệu chế độ Restore view, mở văn hiển thị bố cục tầng, thế, bấm vào tiêu đề văn để chuyển tới văn © CCI Learning Solutions Inc Đóng workbook • Nếu bạn không dùng đến workbook mở nữa, Lưu thay đổi đóng để bảo vệ khỏi nguy thay đổi tự động từ hệ thống © CCI Learning Solutions Inc Lưu workbook • Để sử dụng file lần nữa, cần phải lưu workbook - Nhấn Save as để lưu workbook mới, có workbook có sẵn với tên mới, chỗ lưu khác định dạng file - Sử dụng Save để lưu thay đổi file thực hiện, thay cho file tồn ổ • Để lưu thay đổi file có sữan - Nhấn vào Office chọn Save - Trên công cụ, chọn save - Nhấn © CCI Learning Solutions Inc + 10 Tìm hiểu biểu đồ Data Table Y-Axis Legend X-Axis © CCI Learning Solutions Inc 50 Tìm hiểu biểu đồ • Once chart created, should accurately reflect patterns or trends from selected data • Use Chart Tools ribbon to modify or customize chart © CCI Learning Solutions Inc 51 Selecting Chart Types Column Compares values over time or categories vertically Bar Compares values over time or categories horizontally Line Compares continuous trends Pie Compares series that make up whole XY (Scatter) Determines data patterns Area Compares continuous change in volume Doughnut Similar to pie chart, but for more than one set of data points © CCI Learning Solutions Inc 52 Chọn loại biểu đồ Radar Surface Hiển thị xu hướng theo cấu trúc ba chiều, cách liên tục Bubble So sánh ba giá trị giống biểu đồ phân tán, đại diện bong bóng Stock Hiển thị giá trị theo cao – thấp Cylinder Tương tự biểu đồ hình cột dạng hình trụ Cone Tương tự biểu đồ hình cột dạng hình nón Pyramid Tương tự biểu đồ hình cột dạng hình tháp © CCI Learning Solutions Inc 53 Thay đổi giao diện biểu đồ Chart Titles Thêm tiêu đề Axis Titles Tiêu đề đặt theo trục dọc hay trục ngang Legend Thêm thích vào biểu đồ Data Labels Thêm nhãn liệu Data Table Hiển thị liệu bên biểu đồ Axes Thêm nhãn trục ngang trục dọc Gridlines Thêm đường viền © CCI Learning Solutions Inc 54 Bài 34: Sẵn sàng để in • Xem trước trang in • Thêm vào loại bỏ ngắt trang • Thay đổi tùy chọn in • Thay đổi đường biên định hướng in • Thêm header footer • Thêm tiêu đề lặp lại trang in • Tùy chỉnh lựa chọn khác trước in • In © CCI Learning Solutions Inc 55 Xem in • Để xem in, nhấn Office Button, chọn Print, chon Print Preview • Tổng số lượng trang in thể phần trạng thái • Xem trước biểu đồ in worksheet © CCI Learning Solutions Inc 56 Tạo ngắt trang • Excel xác định nơi ngắt trang • Để tạo hay loại bỏ ngắt trang, chọn ô tính, thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Breaks, nhấp Remove Page Break – – Để loại bỏ ngắt trang nhấp Reset All Page Breaks Excel bỏ qua ngắt trang sử dụng Fit để thẻ Page Page Setup • Sử dụng Page Break Preview để xem workbook với số trang đánh dấu hình - Có thể di chuyển ngắt trang đến chỗ bạn muốn - Để thực hiện, thẻ View, nhóm Workbook Views chọn Page Break Preview, nhấp vào Preview) © CCI Learning Solutions Inc 57 (Page Break Tùy chỉnh In • Để thay đổi cài đặt cách sử dụng tùy chọn khác cho thiết lập trang • Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup – Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, phóng to hội thoại – Trong thẻ Print Preview, nhóm Print chọn Page Setup © CCI Learning Solutions Inc 58 Page settings • Orientation – Portrait theo chiều dọc Landscape theo chiều ngang • Scaling – Phóng to thu nhỏ kích tùy chỉnh in cho phù hợp • Chọn kích thước giấy Print quality – • số trang cần in Paper size – • thước in, hay tự động Xác định mật độ ký tự in First page number – Chỉ định số trang bắt đầu cho bảng in © CCI Learning Solutions Inc 59 Thẻ Margin • Margins – Tạo khoảng lề từ cạnh bao – Header Tạo khoảng trống từ phần quanh khu vực in tiêu đề đến cạnh trên, Footer tạo khoảng trống từ footer đến cạnh • Center on page – • Tâm điểm worksheet theo chiều dọc hay chiều ngang trang, chọn Có thể thay đổi đường biên: – Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Margins – Trong thẻ Print Preview, nhóm Print, chọn Page Setup – Trong thẻ Print Preview, nhóm Preview, chọn Show Margins, kéo đường biên đến vị trí © CCI Learning Solutions Inc 60 Thẻ Header/Footer • Header in đầu trang • Footer in cuối trang • Thẻ Header/Footer hội thoại Page Setup • Có số tiêu chuẩn header footer, bạn tự chọn © CCI Learning Solutions Inc 61 Thẻ Header/Footer • Truy cập Custom Header hay Custom Footer để xem: • Bao gồm khu vực Bên trái, Ở giữa, Bên phải phần header & Footer • Sử dụng nút để chèn biến cần thiết header footer © CCI Learning Solutions Inc 62 Thẻ Sheet • Print area – • Print titles – • • Lựa chọn khu vực in worksheet Là phần lặp lại cột hay hàng trang in Print – Bao gồm in với báo cáo – Đường khung lưới sử dụng việc in ấn Print order – Thay đổi thứ tự trang in © CCI Learning Solutions Inc 63 In worksheet • Excel in worksheet thực workbook • Có thể chọn in tất worksheet workbook, Có thể chọn worksheet khu vực cụ thể worksheet © CCI Learning Solutions Inc 64 [...]... đó – Mở rộng lựa chọn: Nhấn vào ô đầu tiên và kéo đến hết phạm vi cần thiết, hoặc nhấn vào ô đầu tiên, giữ Shift và nhấn vào ô cuối cùng – Toàn bộ hàng: Nhấn vào tiêu đề hàng khi xuất hiện  – Toàn bộ cột: Nhấn vào tiêu đề cột khi xuất hiện mũi tên hướng xuống – Toàn bộ worksheet: Chọn Select All – Các ô không liền kề nhau hoặc không liền cộ hay hàng: nhấn vào ô đó, cột hay dòng, Giữ phím Ctrl, Nhấn... lặp lại những lệnh gần nhất bằng cách nhấn © CCI Learning Solutions Inc 20 Sao chép và di chuyển dữ liệu • Cut: Để loại bỏ các ô khỏi phạm vi của Office Clipboard • Copy: Sao chép nội dung của ô tính vào Office Clipboard • Paste: Dán bất kỳ nội dung nào đó từ Office Clipboard một hay nhiều ô tính • Paste Special: Sửa tùy chọn khi dán • Cần phải chọn phạm vi trước khi thực hiện lệnh • – Vùng lựa chọn sẽ... Solutions Inc 16 Bài 29: Thao tác thông tin • Lựa chọn ô tính hay phạm vi của ô • Thay đổi nội dung ô tính • Sử dụng Undo và Redo • Sao chép và di chuyển dữ liệu • Thay đổi chiều dài cột và độ cao của dòng • Chèn và xóa các hàng và cột • Điền vào các ô tính tự động • Quản lý các worksheet © CCI Learning Solutions Inc 17 Lựa chọn ô tính • Phạm vi có thể là một, một vài ô tính hoặc toàn workbook • Có... tiên bạn lưu file, hộp thoại Save as sẽ luôn luôn xuất hiện - Có thể chọn tài liệu hoạc vị trí khác để lưu file - Có thể tạo một thư mục mới trong Excel - Để lưu những thay đổi cho file có sẵn trong quá trình lưu và lưu với tên mới, hay định dạng file mới, nhấn Office và chọn Save As - Để lưu file với định dạng khác, Chọn mũi tên xuống trong phần Save as Type để chọn định dạng © CCI Learning Solutions... trong Regional Settings trong Control Panel • Giá trị ngày tháng không nhất thiết phải đầy đủ ngày, tháng hay năm • Nếu Excel không hiển thị giá trị ngày, thì sẽ hiện thị dưới dạng chữ, và sẽ gây ảnh hưởng nếu trong worksheet có công thức chứa giá trị ngày này © CCI Learning Solutions Inc 15 Di chuyển trong worksheet Thanh cuộn: Nhấn vào mũi tên để di chuyển thanh cuộn theo hàng hay cột Nhấn vào hộp cuộn... directly or using “point-to” method Khi tính số tổng, có thể sử dụng (AutoSum) trong thẻ Home, nhóm Editing – Sử dụng mũi tên hiển thị trong phần chức năng có chức © CCI Learning Solutions Inc sẵn, hoặc sử dụng More Functions cho các năng khác 34 Sử dụng địa chỉ tuyệt đối & tương đối • Hầu hết các công thức nhập địa chỉ ô tính tương đối, có nghĩa là khi sao chép công thức sang một ô khác, Excel sẽ tự... vào dài hơn độ rộng tiêu chuẩn của cột, thì dữ liệu sẽ tràn sang các ô bên cạnh – Nếu các cột liền kề có chứa dữ liệu, thì dữ liệu sẽ chỉ thể hiện đến biên giới cột • Nếu giá trị vượt quá độ rộng cột, Excel sẽ thể hiện dưới định đạng đặc biệt • Để thay đổi độ rộng cột: - Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Column width - Di chuyển con trỏ đến viền bên phải của tiêu đề cột và thả đến độ rộng... Home, nhóm Cells, chọn Format, chọnử dụng AutoFit: – Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn AutoFit Row Height – Kích đúp cạnh dưới của tiêu đề hàng để điều chỉnh © CCI Learning Solutions Inc 25 Chèn thêm dòng, cột và ô tính • Có thể chèn hàng mới ở trên hàng hiện tại, cột mới bên trái của cột hiện tại, hoặc ô tính mới trong worksheet • Để chèn cột mới bên trái của cột hiện tại: • • – Trong... Worksheet) + Để xóa worksheet: chọn worksheet – Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấn vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet – Nhấn chuột phải vào sheet cần xóa, chọn Delete © CCI Learning Solutions Inc 30 Bài 30: Làm việc với công thức • Xác định công thức • Cấu trúc công thức • Một số công thức phổ biến • Hiểu công thức tuyệt đối và tương đối • Sử dụng công thức chính xác © CCI Learning Solutions Inc 31... , có thể thay đổi trong ô tính hoặc trên thanh công thức 32 Tạo những công thức đơn giản • Các phép tính tự nhiên * Nhân + Cộng / Chia Trừ - • Khi phát hiện lỗi hoặc không thống nhất trong công thức, Excel sẽ hiển thị gợi ý để sửa chữa nó • Báo hiển thị khi công thức khác nhau từ các công thức được sử dụng trong các ô tính – Sử dụng công thức để xác định xu hướng hoặc mẫu trong dữ liệu – Khi chia nhỏ