Microsoft® Office Excel 2007 cung cấp cho người học những kiến thức như: Khám phá Microsoft Excel 2007; Làm việc với dữ liệu trong Excel; Các hàm số trong Excel; Biểu đồ; In ấn; Một số thủ thuật. Mời các bạn cùng tham khảo!
MICROSOFT® OFFICE Microsoft® Office Excel 2007 Phùng V n ơng Tr ng i h c Hà N i TÀI LI U THAM KH O Trang M CL C Ch ng 1. Khám phá Microsoft Excel 2007 7 1.1. Làm quen nhanh v i Excel 2007 7 1.1.1. Ribbon 7 1.1.2. Nhi u tùy ch n c n thi t khác 8 1.1.3. T o công c cho riêng b n 9 1.1.4. Chu n XML 9 1.1.5. Qu n lý d li u l n h n 9 1.1.6. Nh ng thu t ng c n nh 10 1.2. Thao tác v i Workbook 11 1.2.1. T o m i Workbook 11 1.2.2. M Workbook có s n đ a 11 1.2.3. L u Workbook 12 1.2.4. óng Workbook 14 1.2.5. S p x p Workbook 14 1.3. Thao tác v i Worksheet 15 1.3.1. Chèn thêm Worksheet m i vào Workbook 15 1.3.2. i tên Worksheet 16 1.3.3. Xóa Worksheet 16 1.3.4. S p x p th t worksheet 16 1.3.5. Sao chép Worksheet 17 1.3.6. Ch n màu cho Sheet Tab 17 1.3.7. n/ Hi n worksheet 18 1.4. Thao tác v i ô vùng 19 1.4.1. Nh n d ng ô vùng (cells, range) 19 Trang 1.4.2. Ch n vùng 19 1.4.3. Sao chép di chuy n vùng 20 1.4.4. Dán đ c bi t (Paste Special) 20 1.4.5. t tên vùng 21 1.4.6. Thêm thích cho 22 1.4.7. Chèn, xóa ơ, dịng c t 23 1.4.8. Thay đ i đ r ng c t chi u cao dòng 25 1.4.9. N i (Merge) b n i ô (Split) 27 1.4.10. Chuy n m t ô n i v l i nhi u ô 27 1.5. Di chuy n b ng tính s d ng phím t t 27 1.5.1. Thanh cu n d c, cu n ngang 27 1.5.2. Thanh Sheet tab 28 1.5.3. S d ng t h p phím t t đ di chuy n 28 1.6. S d ng ch đ hi n th trình thao tác 29 1.6.1. S d ng Zoom 29 1.6.2. Xem so sánh Worksheet nhi u c a s 30 1.6.3. Chia khung b ng tính làm nhi u ph n c đ nh vùng tiêu đ 30 1.6.4. S d ng Watch Window 31 ng 2. Làm vi c v i d li u Excel 33 Ch 2.1. Nh p li u, hi u ch nh 33 2.1.1. Nh p li u 33 2.1.2. Nh p ký t đ c bi t 34 2.1.3. Hi u ch nh n i dung 35 2.1.4. Nh p đè lên có s n n i dung 36 2.1.5. S d ng k thu t nh p li u 36 2.1.6. S d ng ch c n ng Automatic Completion 38 2.2. nh d ng 40 Trang 2.2.1. nh d ng chung 40 2.2.2. T đ ng đ nh d ng có u ki n 47 2.2.3. B ng đ nh d ng b ng (table) 48 2.2.4. S d ng m u đ nh d ng tài li u (Document Themes) 49 2.3. Tìm ki m thay th d li u 50 2.4. S p x p l c d li u 51 Ch ng 3. Các hàm s Excel 54 3.1. Gi i thi u công th c hàm 54 3.1.1. Gi i thi u công th c (Formula) 54 3.1.2. Gi i thi u hàm (Function) 55 3.1.3. Nh p công th c hàm 55 3.1.4. Tham chi u công th c 58 3.1.5. Các l i thông d ng (Formulas errors) 59 3.2. Các hàm Excel 60 Ch 3.2.1. Nhóm hàm logic 60 3.2.2. Nhóm hàm tốn h c 63 3.2.3. Nhóm hàm chu i 66 3.2.4. Nhóm hàm th ng kê 69 3.2.5. Nhóm hàm date & time 73 3.2.6. Hàm dị tìm d li u 77 ng 4. Bi u đ 82 4.1. Cách t o bi u đ Excel 2007 82 4.2. Làm th đ d li u worksheet xu t hi n bi u đ 83 4.3. Tìm hi u v Chart Tools 83 4.4. Thay đ i bi u đ 84 4.5. Thêm tiêu đ cho bi u đ 85 Trang Ch ng 5. In n 86 5.1. Các ch đ hi n th trang Excel 86 5.2. Thi t l p thông s cho trang in 86 5.3. Thi t l p thông s h p tho i Print 91 Ch ng 6. M t s th thu t 93 6.1. Gi u b ng tính Excel chuyên nghi p 93 6.2. Khóa b o v nh ng có ch a cơng th c 94 6.3. i u n Conditional Formating b ng checkbox 101 6.4. ánh d u nh ng ô ch a công th c b ng Conditional Formatting 107 6.5. S d ng ch c n ng thay th (Replace) đ g b ký t không mong mu n 108 6.6. Chuy n đ i s d ng v n b n sang s th c 109 6.7. T ng thêm s l n Undo cho Excel 111 6.8. Tách h tên m t c t b ng tính Excel 115 Trang L im đ u Tài li u đ c xây d ng d a tài li u c a Microsoft tham kh o m t s trang web Internet Tài li u nh m m c đích giúp ng i h c h th ng l i m t s nh ng ki n th c c b n v máy tính ph c v cho cơng vi c v n phịng hàng ngày nh : x lý công vi c c a c quan, h c t p nghiên c u Nh ng ki n th c tài li u khơng có m i mà ch đ biên t p s p x p theo kh i ki n th c mà theo tác gi c n thi t cho nh ng ng c i s d ng máy tính cơng vi c v n phòng Tài li u đ c biên so n đ chia s cho nh ng ng Excel ch không mang m c đích th i quan tâm đ n ki n th c v Microsoft ng m i Phùng V n ông Tr ng i h c Hà N i Trang Ch ng Khám phá Microsoft Excel 2007 1.1 Làm quen nhanh v i Excel 2007 1.1.1 Ribbon Ribbon công c m i c a Excel 2007 B công c Ribbon g m: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Nh ng th b n c n bây gi r t tr c quan, d nhìn, rõ ràng d dàng h n Ribbon th c s m t trung tâm h tr công vi c t v i V i Excel 2007, l nh đ c t p h p l i theo nhóm ch c n ng, c n có Ribbon - trung tâm ki m soát m i c a b n Sau ch c n ng c a Ribbon: Home: Ch a nút l nh đ c s d ng th ng xuyên trình làm vi c nh (c t, dán, chép, đ nh d ng tài li u, ki u m u có s n, chèn hay xóa dịng ho c c t,…) Insert: Có công c dùng đ chèn b ng bi u, s đ , đ th , ký hi u, … vào b ng tính Page Layout: N i có l nh s d ng vi c hi n th b ng tính thi t l p in n Formulas: ây n i cung c p công c cho công vi c chèn công th c, đ t tên vùng (range), theo dõi công th c, u n cách tính tốn c a Excel Data: Các nút l nh trao đ i v i d li u Excel, danh sách, … Review: Ribbon dành cho l nh ki m tra l i t , thêm thích, View: úng nh tên c a nó, n i thi t l p ch đ hi n th c a b ng tính (phóng to, thu nh , chia hình, …) Trang Add-Ins: Ng n có ti n ích b sung, hàm b sung, … Khi Excel m m t t p tin có s d ng chúng Ngồi cịn m t Ribbon có tên Developer: Excel 2007 m c đ nh n Ribbon này, dành cho l p trình viên B n có th vào: Office - Excel Options - Popular r i ch n Show Developer tab in the Ribbon đ m Developer Ba tab ch a nhóm l nh m t Ribbon Trong su t trình làm vi c v i b ng tính, b n có th s d ng shortcut menu, cho phép b n th c hi n l nh nhanh chóng h n Trong b ng tính, ch c n tr chu t vào nh p ph i, b n s có m t menu ch a l nh thông d ng đ b n l a ch n s d ng 1.1.2 Nhi u tùy ch n c n thi t khác B m vào hình m i tên d i c a m t nhóm đ có thêm l nh khác Nút hình m i tên (g i Dialog Box Launcher) góc phía d i bên ph i c a m t nhóm n i cung c p thêm cho b n nh ng l a ch n s n có c a nhóm, nh ng m c đ nh Excel 2007 khơng hi n Trang th Ribbon hi n th chúng, b n b m vào m i tên, lúc s có m t h p tho i ho c b ng ch a tác v xu t hi n Ví d , nhóm Font có t t c l nh đ c s d ng nhi u nh t đ th c hi n thay đ i: thay đ i font ch , thay đ i kích c , thay đ i ki u (làm cho font đ m, nghiêng, ho c g ch d i) Nh ng n u mu n có nhi u l a ch n h n n a, ch ng h n nh superscript, ch c n b m vào nút hình m i tên góc d i bên ph i c a Font, b n s nh n đ c h p tho i cung c p các superscript có tùy ch n khác liên quan đ n phông ch 1.1.3 T o công c cho riêng b n Nút l nh Office: n i ch a l nh đ c s d ng th ng xuyên nh t nh l nh nh t o t p tin m i, m t p tin, l u t p tin, xu t t p tin, in n… danh m c l u t m t p tin v a m tr c Nút l nh Office thay cho menu File c a phiên b n c Thanh l nh truy c p nhanh ch a l nh quan tr ngvà c b n nh t Ng b ng cách nh n vào bi u t ng i dùng có th tùy bi n công c đ m danh m c l nh b m ch n thêm l nh c n hi n th l nh 1.1.4 Chu n XML i u đáng l u ý khác: Excel 2007 dùng đ nh d ng t p tin m c đ nh XLSX d a chu n XML (eXtensible Markup Language) thay cho đ nh d ng chu n tr giúp cho tài li u an toàn h n, dung l c XLS Chu n ng tài li u nh h n tích h p sâu v i h th ng thông tin ngu n d li u bên Nh v y, tài li u đ c qu n lý, phân tích chia s d dàng, hi u qu h n bao gi h t 1.1.5 Qu n lý d li u l n h n B ng d i tóm t t kh n ng l u tr d li u m r ng Excel 2007 Gi i h n Excel 2003 Excel 2007 S c t m t worksheet 256 16,384 S hàng m t worksheet 65,536 1,048,576 S màu khác cho phép m t workbook 56 4.3 t S đ nh d ng u ki n áp d ng cho m t ô Ph thu c vào b nh máy tính Sơ c p đ s p x p c a m t vùng ho c b ng 64 Trang S m c hi n th m t danh sách AutoFilter 1,024 32,768 T ng s ký t hi n th m t ô 1,024 32,768 T ng s ký t cho m i ô Excel có th in 1,024 32,768 T ng s ki u ô khác m t workbook 4,000 65,536 dài t i đa c a m t công th c, ký t 1,024 8,192 64 30 255 Number of nested levels allowed in a formula S c p đ l ng cho phép m t công th c S tham s t i đa m t công th c S ký t có th đ c l u tr hi n th m t ô 255 32,768 v i m t đ nh d ng v n b n S c t cho phép m t PivotTable S tr ng hi n th 255 16,384 m t b ng danh sách 255 16,384 PivotTable 1.1.6 Nh ng thu t ng c n nh Workbook: ây m t t p tin đ làm vi c nh : tính toán, v đ th , …và l u tr d li u M t workbook có th ch a nhi u sheet, v y có th t ch c, l u tr nhi u lo i thơng tin có liên quan v i ch m t t p tin M i workbook ch a r t nhi u worksheet hay chart sheet, tùy thu c vào b nh máy tính Worksheet: Có đ c g i “sheet” hay “b ng tính”, n i l u tr làm vi c v i d li u M t worksheet có nhi u có ch a c t dịng Worksheet đ c l u workbook Trong Excel 2007, m t Worksheet ch a đ c 16,384 c t 1,048,576 dịng, thay 256 c t 65,536 dịng c a phiên b n c Chart sheet: Th c ch t m t sheet workbook, nh ng ch ch a m t đ th Vì v y, n u ch mu n xem t ng đ th riêng l chart sheet l a ch n t i u Sheet tabs: Tên c a sheet s th hi n th đ t góc trái d i c a c a s workbook B n có th di chuy n t sheet sang sheet khác b ng thao tác đ n gi n nh p chu t vào tên sheet c n đ n sheet tab Trang 10 Toolbox, Excel 2003 ch n view – Toolbar – Control Toolbox, v lên sheet Trong hình, tơi làm th Nh n vào nút design, click ch n control b n v a v , nh n thêm nút Property Trong c a s Property, s a dòng Caption thành View/ Hide, s a dòng Linked Cell thành $C$2 (c 2010 2003 nh nhau, c checkbox Toggle Button nh nhau) Trang 102 Bây gi b n click ch n checkbox ho c nh n nút Toggle, ô C2 s l n l t có giá tr TRUE FALSE Bây gi gi s vùng d li u c a b n g m fields, b n ch mu n fields hi n th ng xun, cịn field th c n m i hi n đ xem, không c n d u B n đánh d u ch n vùng ch a field 4, 2010 b n vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, ch n ti p “use a formula to determine which cells to format”, 2003 Fornat Conditional Formating - ch n ti p “Formula is” Trong ô k b n, b n gõ: = $C$2=FALSE Trang 103 Nh n vào nút Format, đ nh d ng font ch màu tr ng Nh n OK OK Nh n nút design l n n a đ thoát ta khõi ch đ design Mode Và nh n nút toggle ho c click ch n checkbox xem k t qu Trang 104 N u b n khơng thích đ nh d ng ô C2 ch tr ng luôn, đ kh i th y ch TRUE, FALSE hi n lên T t m đ nh d ng màu cho ô Dùng Conditional Formating nh m tô màu ô theo u ki n giúp ta d tìm đ giá tr đ c bi t cho tr kho ng cho tr c nh ng có c Excel 2010 có nhi u đ nh d ng khác cho giá tr s n m c Nh ng bi n pháp đ m t t b ng checkbox khơng có s n Trang 105 T ng t nh ph n trên, ta t o checkbox ho c Toggle Button link t i ô $C$2 Nh ng l n ta đ t name cho IsFill ch ng h n Ta c ng đ t name cho ô $A$2 BeginNum $B$2 EndNum, v i A2 gi i h n d i thí d 100, B2 gi i h n thí d 1.000 Trong vùng d li u B5:B16, ta mu n giá tr n m kho ng BeginNum EndNum s đ c tô màu V y dùng conditional Formating nh trên, ch n vùng C8:C18, l n công th c là: =AND($C8>=BeginNum,$C8