Tin học văn phòng Microsoft Office dành cho người tự học: Phần 1

Tin học văn phòng Microsoft Office dành cho người tự học: Phần 1 trình bày hướng dẫn sử dụng Microsoft Word, định dạng văn bản, khung - bảng - đồ thị, phương thức hiển thị - in, những rắc rối thường gặp khi soạn thảo văn bản,... Mời các bạn cùng tham khảo để nắm nội dung chi tiết.

STM PHẠM QUANG HIEN PHẠM PHƯƠNG HOA TIN HỌC VẦN PHÒNG Microsoft Office DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC □ Word □ €xcel □ Visio □ PowerPoint # NHÀ XUẤT BÁN THỜI ĐẠI TỦ SÁCH STK (SƯU TẨM - THÔNG TIN - KỸ THUẬT M 0I) PHẠM QUANG HIEN - PHẠM PHƯƠNG HOA TIN HỌC VAN PHONG MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯ0I Tự HỌC • MICROSOFT WORD • MICROSOFT POWERPOINT • MICROSOFT EXCEL • MICROSOFT VISIO NHÀ XUẤT BẢN THỜI ĐẠI TIN HỌC VÃN PHONG - MICROSOFT OFFICE OANH CHO NGUÔI TỤ HỌC GIÚI THIỆU MỘT QUYỂN SÁCH RẤT HỮU ÍCH VÀ CAN THIẾT KHÔNG THỂ THIẾU Được VỚI CÁC HỌC SINH, SINH VIÊN, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG, CÁC DOANH NHÂN, CÁC GIÁO VIÊN, KẾ TOÁN VIÊN VÀ HƠN THẾ NỬA TRONG VIỆC Tự HỌC VỚI CÁC HƯỞNG DẪN CỤ THẾ, DẦY ĐỦ VẢ RẤT THỤC TIỄN GIÚP BẠN HỌC VÀ THỰC HÀNH DẠT HIỆU QUẢ CAO THEO ĐÚNG VỚI PHƯƠNG CHÂM CÁC SÁCH THỰC HÀNH TIN HỌC VÁN PHÒNG DO NHÓM NGHIÊN cứu ỨNG DỤNG MULTIMEDIA TRONG GIẢNG DẠY CỦA TỦ SÁCH STK BIÊN SOẠN VỚI PHƯƠNG CHÂM: • XEM THAo TÁC BẰNG HÌNH ẢNH • HỌC NHANH CHĨNG DỄ DÀNG • ỨNG DỤNG NGA Y NHỮNG GÌ Đà HỌC TIN HỌC VẨN PHÒNG - MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC Glứl THIỆU Glứl THIỆU Trong lĩnh vực Tin học văn phòng, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio chương trình thuộc Microsoft Office dã dang dược ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực: Kinh tế, kế toán, thương mại, quàn lý, vẽ kỹ thuật nhiểu Với Microsoft Office, bạn có tay dáy đủ công cụ lệnh dể thực tiện ích diện tốn văn phòng Tại Việt Nam, Microsoft Office phổ biến Hầu máy tính lắp ráp dều cài dặt sẩn Microsoft Office phiên 2003, 2007, 2010 hay 2013 Tuy phổ cập có nhiều sách trình bày cách sử dụng Microsoft Office, dể có dược tài liệu tự học kiểu "Xem tới dâu thực hành tới dó” giúp người dọc tự tham khảo thực hành ứng dụng vào thuc tế khơng nhiều Trong lần biên soạn này, tủ sách STK giới thiệu dến bạn bốn chương trình Word, Excel, PowerPoint Visio Microsoft Office Với chương trinh lại Microsoft Access, Microsoft Project v.v trình bày chuyên dể Nội dung sách trình bày kiến thức khơng q sâu, nhằm phục vụ cho người bắt đáu làm quen với việc soạn thảo văn (Word), tạo bảng tính (Excel), trình chiếu (PowerPoint) vẽ kỹ thuật (Visio), dổng thời làm tài liệu tham khảo hướng dẫn sử dụng chương trình Microsoft Office cho giáo viên, học sinh trung tâm, trường học BỐ cục sách gốm bốn phần: PHẨN 1: HƯỚNG DẪN s DỤNG MICROSOFT WORD • Bài tập 1: Định dạng văn • Bài tập 2: Một số hiệu chỉnh • Bài tập 3: Khung - Bảng - Đổ thị • Bài tập 4: Tìm kiếm - Thay - Kiểm lỗi - Mail Merge • Bài tập 5: Phương thức Hiển thị - In • Bài tập 6: Các lỗi thường gặp soạn thảo văn PHẦN 2: HƯỚNG DAN s d ụ n g MICROSOFT POWERPOINT • Bài tập 7: Làm quen với PowerPoint • Bài tập 8: Hướng dẫn thiết kế giảng hóa học • Bài tập 9: ứng dụng thiết kế giảng PowerPoint PHẦN 3: HƯỚNG DAN s d ụ n g MICROSOFT EXCEL • Bài tập 10: Các thao tác Excel TIN HỌC VÃN PHÒNG - MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC GIĨI THIỆU • Bài tập 11: Hiệu chỉnh Excel • Bài tập 12: Đổ thị • Bài tập 13: Hàm phép tính • Bài tập 14: Bài tập tổng hợp • Bài tập 15: Sắp xếp liệu • Bài tập 16: In Excel • Bài tập 17: Mở rộng PHẨN 4: HƯỚNG DAN s d ụ n g MICROSOFT VISIO • Bài tập 18: Tổng quan vể Microsoft Vislo • Bài tập 19: Vẽ mạch diện điểu khiển dộng • Bài tập 20: Vẽ liên kết Carbon Hidro • Bài tập 21: Vẽ mặt nhà • Bài tập 22: Thiết kế sơ đố quy trình sản xuất Một số điểm cần lưu ý sử dụng sách: • Tài liệu biên soạn phiên Microsoft Office 2010, máy tính bạn dùng phiên Microsoft Office cũ 2007 hay 2013 thực hành tập sách mà không ảnh hưởng nhiều dến việc học giao diện làm việc phiên giống Tuy nhiên, dối với phiên Microsoft Office 2003 hay phiên cũ có khác biệt lớn mặt giao diện • Font chữ sử dụng file thực hành VNI • File thực hành sách tải vể www.nhasachstk.com hay theo dường dẫn sau: • File thực hành sách tập làm thêm tải vể trang web tủ sách www.nhasachstk.com hay www.stkbook.com theo dường dẫn sau: từ trang web http://www.mediafire.com/download/8ru78dd8d4evvvv/BT_THUC _HANH_TIN_HOC_VAN_PHONG-MICROSOFT_OFFICE-TH.rar http://www.mediafire.com/download/mlya07m6ww644k4/DU_LIEU _THUC_HANH_MICROSOFT_OFFICE-TH.rar Hy vọng bạn nhanh chóng khai thác có hiệu bốn chương trình cơng việc Rất mong nhận dược nhiều ý kiến đóng góp, ý kiến thầy có nhiểu kinh nghiệm giảng dạy tin học văn phòng dể sách dược hồn thiện lần tái sau Các tác glả TIN HỌC VAN PHONG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VANBẢN BÀI TẬP ĐỊNH DẠNG VÃN BẢN Bài tập hướng dẫn bạn cách dịnh dạng văn Microsoft Word 2010 Việc dịnh dạng văn dược bắt dầu từ font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ dến định dạng trang, cách tạo ký hiệu dấu dòng Đầu tiên, khởi dộng Microsoft Word 2010 cách: Chọn Start > Microsoft Office > Microsoft Word 2010 Giao diện làm việc Word xuất hình ❖ ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ Để tiến hành định dạng font chữ, trước tiên cần nhấp chọn biểu tượng nu từ khung Font tab Home dể mở hộp thoại Font (hay nhấn tổ hợp phỉm Ctrl + D) TIN HỌC VĂN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI Tự HỌC BÀI TẬP 1: BỊNH DẠNG VẤN BẢN Hộp thoại Font xuất với tab mặc định Font hình M M ll FtJrt WÄ , Font I Advanced Ị Font: WI-Häve Font color: ị Unctetne style: Automatic 23 ị (none) œfofï 23 I Âuhwỵâsỵ strikethrough o Srnail caps Double strikethrough o caps Ö hidden IT Superscript r * Subscript VNi-Helvd This is a TrueType font This font w9 be used on both printer end screen I Set As gefault Cancel OK f Text Effects Chú ý: Trưđc tlm hiểu cách định dạng, bạn nhập doạn văn dể dễ quan sát • Định dạng font chử kiếu chữ cở chữ Font Bạn chọn font chữ ô vuông Font, soạn thảo văn thường sử dụng font Times New Roman, Arlal, VNI-Times, VNI-Helve Ví dụ: Chọn font VNI-Tlmes hình: Đinh dạng font chữ, kiểu chũ vồ cổ chũ PONT VNI-HELVE Qont; Định dạng font ch ừ, kỉếu chữ cd J PONTVNMNMES BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÀN BÁN TIN HỌC VÃN PHONG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC • Font style Size -ont style: Bạn chọn kiểu chữ ô vuông Font style chọn cỡ chữ ô vuông Size hình bên: Normal Italic Bold Bold-Italic _d Normal: Tùy chọn chữ bình thường Italic: Tùy nghiêng chọn chữ in Định dạng font chứ, kiéu cở Định dạng font chđ, kiểu T cà Bold: Tùy chọn chữ tô đậm D |n h dạng font chữ, k iể u chữ vã cổ chữ Bold-Italic: Tùy chọn chữ vừa in nghiêng vừa dậm Định dọng font chữ, kiểu chừ vổ cở chừ • Font color: Chọn màu chữ • Underline style: Chọn kiểu dường gạch chân Trong ô Underline style, nhấp vào hình tam giác ngược xổ xuống nhiếu loại dường gạch VI dụ, chọn dường gạch mỏng hlnh bên: Jnderline style: ▼ị (none) h mrmjS, I Jk Đ inh dang font chứ, kiểu cờ chữ • Underline color: Chọn màu cùa dường gạch chân • Effect: Có lựa chọn sau: - Strikethrough: Tạo dường gạch ngang ■ Double strikethrough: Tạo hai dường gạch ngang Strikethrough Pö ub Q etr-lkothrouỗpb Superscript: Ch! s trụn, X2 Subscript: Ch! số x2 * Shadow: Tạo chữ có bóng Shadow ■ Outline: Tạo chữ có đường vlén bao quanh Outline • Emboss Emboss: Tạo dạng chữ nổl lốn ■ Engrave: Tạo dạng chữ ìn sâu xuống Engrave BAI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÂN BẢN TIN HỌC VAN PHONG - MICROSOFT WORD DANH CHO NGƯƠI Tự HỌC - All caps: Tạo chữ in hoa ALL GAPS - Small caps: Tạo chữ in hoa, ký tự có kích thước bình thường ký tự có kích thước nhò Small gaps - Hidden: Làm ẩn đoạn văn dược chọn Bạn dịnh dạng font chữ, kiểu chữ cỡ chữ cách thay dổi trực tiếp thuộc tính tab Home mà không cần phải mở hộp thoại Font Home Insert • • Chọn font chữ: Trên tab Home, nhấp vào tam giác hướng xuống ô Font chọn font từ danh sách xổ xuống Pag< Layout anasnm ■ịnetứt f-ûttts (3 ’ Cambria Calibri ^ w a rn e d IvMs T VNl-Times Chọn kiểu chữ: Trên tab Home có hiển thị sẵn ký tự định dạng •B i :: t .% , jVNI-Héive Tùy chọn chữ in dậm U ” Tùy chọn chữ in nghiêng Font LrJ: Tùy chọn chữ gạch Chọn cỡ chữ: Trên tab Home, nhấp chọn mũi tên hướng xuống ô Font Size chọn cỡ chữ từ danh sách xổ xuống, bạn nhập trực tiếp cỡ chữ vào ô số insert , Cut jv'NI-Hetve { T : Ĩ: Copy f Format Painter board Refer Page Layout B / u ÜL AS ESI jnTỊ 11 Ngoài ra, khung Styles tab Home chứa kiểu chữ dã dược định dạng sẵn, bạn cần di chuyển trỏ chuột đến đoạn văn cẩn dịnh dạng nhấp chọn kiểu dịnh dạng khung, đoạn văn thay dổi ivi-ö'iwi ịẬ' AaBbCcD ïỵ Caption Í Normal A aB bC c A aB bO il Mo Sp-acL Heading i'7 Styles Trong khung có nhiểu kiểu định dạng, dể xem dược nhiều hơn, bạn nhấp vào biểu tượng tam giác bên phải khung, kiểu dinh dạng bị ẩn xuất DÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÁN BÁN TIN HỌC VÃN PHÓNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÒI Tự HỌC ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN Để canh lề, bạn dưa trỏ chuột đển đoạn văn cần dịnh dạng Trong tab Home, nhấp chọn biểu tượng ơn khung Paragraph hình •sĩr Hộp thoại Paragraph xuất hiện, cho phép hiệu chỉnh thuộc tính vể khoảng cách dòng canh lề cho văn Paragraph ¡ndents ÒT.Ổ õpadcg I Li~e and Page Breaks Ị General Ảkgr.otert Qutlinelevel: |3ocyText Trong hộp thoại gốm có tab sau: • Indentation Indents and Spacing • Line and Breaks Page ỊĨ^ T T g Bsht: jo en 6* Boecalt —j 131 (none; m spacing - Before: ¡3pt §3 ÜQespedng: After: (3 pt T^j PÍT n ¿t: r IB Don't add sp*£e between paragraphs of the sarr-e styte Preview Trong hộp thoại Paragraph, nhấp chọn tab Indents and Spacing, tab có thuộc tỉnh hiệu chỉnh sau: PT*.«VI F^.M Fit'«.:« +F:»«l ' M i ỹ r i ' ô TW I v t v i ■>/ > r - i* < X 'ỉ m * * i v V r v < Tí/', i t r i s F i v i m > T i A J r í » r »A l» * ) 'í Tiw J iT f* • i i i l m * * * v í m » Ti a J i t m '« V t » i i » tX « :M F rJ W t r < * >< !**ằ *ằ ** > < ằằằ.*.ô Fm * i > e w » | FJAI’.dtr y*«.:-r»j> ■ B T a' í Ẹl| J ĩ ’ Ä ! ■ * Cut Efe] ¿spy (S PuátefOjJt;««»; S ĩ il O - O - O ' ữ a Edit Points Nhập nội dung giảng vào khung vừa vẽ (Chú ý: sử dụng kiểu chữ với slide dầu tiên) Để tắt dường line bao quanh khung dã vẽ, nhấn chuột phải vào khung, chọn lệnh Format Shape Lệnh cho phép thiết lập toàn thông tin dối tượng dã chọn r r L biến th n h ề m nhon Gai n Hb 04 & ợ>'s p ằ * tô p ik jƯ K ĩầ hối nước BIẾN DẠNG Ọ w §£] ĩ:S« ÍZ g7i.it P e in t; % ijy p îi'l Ss'v'-.à) Lá biến thành gai nhọn Gai nhọn làm gim s' thoỏt hdi nc A 5r.t rằ ỗfnuil Shvtpỗ & Ss.ô i ouTsa* n Format Shape Hp thoại Format Shape xuất hiện, nhấp chọn tab Line Color sau dó chọn lệnh No Line dể xóa dường line bên khung Fill Line Color Une Coter Ol ho line Une Style shadow ■Solid Une Gradient line Refie-: non Giowf and Soft longes 129 TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT POWERPOINT DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC BÀI TẬP 7: LÀM QUEN vứ l POWERPOINT Tiếp theo, thực chọn màu trắng cho khung chữ Nhấp chọn tab Fill Trong khung bên phài, chọn tùy chọn Solid fill, chọn hộp màu Fill Color > màu trắng (White, Backgroud 1) Ta S inrChr UneSợ!ô H H H F ill C' tj* f* # ¿d fil 5t«d«ntđí S'.«»:.'; ; ; Pica.*« !X texture SỈ ReSetíỉor Patternf* Gki'v Uf é S o ft Edsằ* Sice fcadtỗiound fi# F*Calor 3-D Formst : Rotation i PictureCorrecticni ị BIẾN DẠNG Lá biến thành gai Trartspa TỉiemữCũỉarc g ■ SäM m M m m h m .ivV b-J'.xO 'i!ỉ l i l i l í l l : fiftïffü'Lr.ffe'Vi : Cfvf:• ị 5:2S Ị Position nhọn Gai nhọn làm giảm nước : II sían-đdrd€ok>PS mmm mmmmm m ife ợõFeCsfaô, cú cu trỳc sp xp trỡnh by nội dung slide, bạn trình bày hình ảnh tưdng dồng với nội dung giảng vào cột bên phải Thực chèn hình ảnh vào phần khung bên phải cách: Home Nhấp chọn menu Insert, chọn lệnh Picture nhóm Images Design Screenshot Photo T Album *■ Images Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, nhấp chọn hình 14 thư mục hình ảnh Lần lượt chèn hình ảnh từ hình 14 trỏ trước vào cột M ; « f W \ ỵK-ríỉe » ỵ R P M s > H3JHÄNH fỉavvfọts • » » » » » > t_ J f * ù, S ỉ í đ '' A b c1 .1 mmmi ếtẵiiiỈẳ i K l|* |§ ïl m iS m pp i Ị !\ ! Ta có kết hình Nhập nội dung tiêu dể slide “KẾT LUẬN” nhập số hình ảnh minh họa hình sau: - liivivÄIÄxrxjvd:;:;:;:;: • : :3 I Ig i l Ý NGHĨA CỦA Sự BIẾN DẠNG: L c ủ a m ộ t s ố lo i c â y đ ã b iế n đ ổ i đ ể th íc h h ợ p v i c c c h ứ c n ă n g k h c n h a u tro n g n h ữ n g h o n c ả n h khác Tưdng tự, nhấp chọn tiêu dể slide rối thay dổi kiểu tiêu dề khác dây, thực đổi tiêu dể cho slide hlnh trang bên 133 BÀI TẬP 7: LÀM QUEN uửl POWERPOINT TIN HỌC VAN PHÒNG - MỈCROSOFT POWEBPOINT DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC Sau hoàn thành giảng, thực lưu file tập lại cách: Nhấp chọn menu File > Save Hộp thoại Save As xuất hiện, nhập tên giảng “SINH HOC LOP 6” vào ô File name, chọn đường dẫn lưu nhấn nút S a v e lưu lại b i 134 ... HÌNH ẢNH • HỌC NHANH CHĨNG DỄ DÀNG • ỨNG DỤNG NGA Y NHỮNG GÌ Đà HỌC TIN HỌC VẨN PHÒNG - MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC Glứl THIỆU Glứl THIỆU Trong lĩnh vực Tin học văn phòng, Microsoft. .. ụ n g MICROSOFT EXCEL • Bài tập 10 : Các thao tác Excel TIN HỌC VÃN PHÒNG - MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC GIĨI THIỆU • Bài tập 11 : Hiệu chỉnh Excel • Bài tập 12 : Đổ thị • Bài tập 13 : Hàm... mặc định cho toàn văn bản, 11 TIN HỌC VẤN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI ĩự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẤN BẦN Trong mục Alignment chọn kiểu vị trí cho tab - Tùy chọn Left: Đoạn văn tab canh