Sáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả

Sáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quảSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả

I ĐẶT VẤN ĐỀ Trong thời đại cơng nghiệp hố - đại hoá ngày phát triển phù hợp với tiến trình đất nước khơng thể khơng nói đến phát triển vượt bậc nghành công nghệ thông tin (CNTT) Công nghệ thông tin thực trở thành kho tàng - nguồn tài nguyên quan trọng Chính cần phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố - đại hoá đất nước thời kỳ mở cửa hội nhập, hướng tới kinh tế tri thức đất nước Đặc biệt nước ta nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý chiếm phần lớn sản phẩm phần mềm tin học mang lại lợi ích to lớn góp phần nâng cao đời sống nhân dân, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao lĩnh vực sống người có lĩnh vực giáo dục Mục đích việc ứng dụng CNTT vào nhà trường sử dụng CNTT cơng cụ lao động "Trí tuệ" giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao chất lượng quản lý, trang bị cho thầy, cô giáo công cụ hữu ích cơng tác trồng người Đối với quan Phịng giáo dục đào tào nói chung với đơn vị trường học nói riêng thường xun phải đối mặt với nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, công nghệ thơng tin cịn chưa phát triển, việc thống kê số liệu cấp ngành hầu hết sử dụng văn viết tay nên gặp nhiều khó khăn cơng tác thống kê Đến nay, công nghệ thông tin trở thành cơng cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho người nhiều công việc công tác thống kê số liệu; nữa, người tạo nhiều phần mềm, cơng cụ, tiện ích để hỗ trợ công việc cụ thể, đặc biệt bảng tính Excell giải pháp tối ưu cho số thuận tiện cho việc thống kê số liệu Mặc dù Ms Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ phần mềm đòi hỏi phải biết cách khai thác mạnh cơng cụ mang tính chun nghiệp, kết hợp hàm cách uyển chuyển tinh tế làm phát huy hết tính độc đáo ưu việt MS Excel để giải nhiều công việc thực tiễn cách hiệu đặc biệt giảm bớt gánh nặng cho người làm công tác thống kế tổng hợp Với nguyên qua lần làm việc nhiều bảng tính Excel, tơi mạnh dạn sâu vào nghiên cứu đề tài "Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân cách “nhanh – xác – khoa học – an tồn – hiệu quả”" Với đề tài này, khả có hạn mình, thân tơi mong muốn hướng đến mục tiêu sau: Phát huy hết tính ưu việt MS Excel để: Giúp Ban giám hiệu thuận tiện việc tổng hợp xử lý số liệu bảng báo cáo thống kê Giúp Ban giám hiệu thống kê bảng báo cáo số liệu cách kịp thời, xác, khoa học, an tồn hiệu Giúp đồng chí giáo viên chủ nhiệm thuận tiện việc theo dõi chất lượng học sinh qua đợt kiểm tra định kỳ đặc biệt giúp đồng chí có sổ điểm cá nhân khoa học, với độ xác cao mà khơng tốn cơng sức nhiều thời gian Giúp đồng nghiệp có hiểu biết định tính ưu việt MS.Excel cách sử dụng phương tiện cơng nghệ thơng tin để hồn thành tốt cơng tác Giúp q thầy, bắt nhịp với cơng số hoá thời kỳ đại hoá ngày II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Cơ sở lí luận Căn vào Chỉ thị số 55/2008 CT - BGDĐT ngày 30/9/2008 Bộ trưởng Bộ giáo dục đào tạo tăng cường giảng dạy, đào tạo ứng dụng CNTT ngành giáo dục giai đoạn 2008 - 2012 Trong tình hình phát triển mạnh mẽ ngày nay, nghành tin học với hiệu thiết thực đời sống xã hội với phát triển công cụ phần cứng phần mềm Tin học xã hội công nhận lĩnh vực thiếu nghành nghề đặc biệt ngành giáo dục giai đoạn đổi giáo dục, đưa CNTT vào dạy học quản lý Thực tế cho thấy đơn vị trường học thường xuyên phải tổng hợp bảng báo cáo số liệu để nộp lên bảng tổng hợp nhà trường thiết lập để thuận tiện công tác quản lý, khơng có phương án tối ưu để hoàn thành bảng tổng hợp chắn rơi vào tình trạng chồng chéo bảng tổng hợp Bởi bảng tổng hợp số liệu phải thực tỷ mỹ, kỹ lượng khơng phép sai sót mà phải xác cho số xuất bảng tổng hợp, để hồn thành với tiêu chí “nhanh – xác – khoa học – an tồn – hiệu quả” chắn phải đưa phương án tối ưu phương án tận dụng sức mạnh công nghệ thông tin Mà giải pháp tối ưu cho số, cho bảng tính phần mềm MS.Excel Microsoff Office MS.Excel phần mềm xử lý bảng tính thơng dụng từ trước đến Nó sử dụng rộng rãi quan, trường học nhiều mục đích khác Với MS.Excel, tính tốn, lập bảng tổng hợp, phân tích số liệu, mà khơng cần dùng đến chương trình chuyên nghiệp Vấn đề cần phải vận dụng MS Excel để phát huy hết tính độc đáo ưu việt để giải cơng việc thực tiễn cách hiệu Thực trạng a Thuận lợi: - Phần lớn Ban giám hiệu, cán giáo viên trường học đến biết sử dụng máy vi tính quen với việc ứng dụng CNTT quản lý dạy học - Phần lớn trường học có giáo viên Tin học văn thư học Tin học nên thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT - Đội ngũ cán giáo viên trường hầu hết trẻ hóa nên việc tiếp nhận ứng dụng CNTT thuận lợi - Bản thân giáo viên tự học tự bồi dưỡng thêm kiến thức Tin học cho mình: qua tài liệu tham khảo, sách báo, qua bạn bè đồng nghiệp b Khó khăn: Mặc dù Ban giám hiệu, cán giáo viên trường học biết sử dụng máy tính phần lớn họ quen với việc đánh văn bản, làm báo cáo phần mềm MS.Word họ chưa tiếp cận nhiều với phần mềm MS.Excel ngoại trừ đồng chí làm kế tốn Khi làm việc với bảng tính Excel lần đầu, khơng quen nên số đồng chí thấy khó sử dụng khơng muốn tìm hiểu thêm lần dẫn đến ý thức tự học đồng chí chưa cao Mơ tả giải pháp Trước bước vào phần mô tả giải pháp, xin đưa số kinh nghiệm nhỏ mà đúc rút từ thực tiễn để phần giúp quý thầy, cô giáo tự tin làm việc với bảng tính Excel (1) Viết ký tự lên ký tự xuống Excel Bước 1: Vào menu Format/Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1), hộp thoại xuất hiện, trường hợp hộp thoại Format Cells chứa thẻ Font Bước 2: Ở phần Efects, đánh dấu chọn mục Sper Script muốn viết ký tự lên trên, đánh dấu chọn mục Subscript để viết ký tự xuống Cuối nhấp chọn OK (2) Lặp lại tiêu đề cột trang Thơng thường dịng bảng tính dịng chứa tiêu đề cột Để dòng tiêu đề xuất sau lần sang trang ta thực sau: Bước 1: Vào menu File/Pagesetup hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ Sheet Bước 2: Ở phần Print titles nhập địa cần in lặp lại trang vào hộp Rows To Repeat At Top (ví dụ: $1:S3 từ hàng đến hàng 3) Nhấp vào OK Lưu ý: Dòng tiêu đề cột kể từ trang thứ hai khơng hiển thị chế độ soạn thảo mà hiển thị chế độ Print Preview lúc in giấy (3) Cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột Khi nhập liệu vào bảng tính, đặc biệt bảng tính có liệu chiếm nhiều trang hình, bạn nên cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột hay hai, để ln nhìn thấy chúng Điều giúp bạn dễ dàng định vị ô cần nhập liệu + Để cố định tiêu đề dòng ta thực hiện: Chọn dịng nằm phía dịng tiêu đề cần cố định, sau vào menu Window chọn Freeze Panes + Để cố định tiêu đề cột ta thực hiện: Chọn ô cột nằm phía sau cột tiêu đề cần cố định, sau vào menu Window chọn Freeze Panes + Để cố định tiêu đề dòng tiêu đề cột ta thực hiện: Chọn nằm phía dịng tiêu đề đồng thời năm bên phải cột tiêu đề cần cố định, sau vào menu Window chọn Freeze Panes + Để gỡ bỏ cố định vào menu Window chọn Unfreeze Panes (4) Không đánh số thứ tự dịng trống Khi danh sách có sử dụng dịng trống bạn khơng muốn đánh số thứ tự dòng Ở kéo dấu Fill handle cách đánh số thứ tự tự động Để thực việc bạn phải sử dụng công thức tham chiếu sau: Chọn ô cột thứ tự (giả sử B2), gõ vào cơng thức: = If(B2 “”, COUNTA($B$2:B2), “”), nhấn phím Enter Sau kéo dấu Fill handle để copy công thức cho ô lại (5) Di chuyển, chép Sheet từ File sang File khác Bước 1: Mở File nguồn File đích Bước 2: Nhấp chuột phải vào Sheet muốn di chuyển chép, chọn Move Or Copy từ menu ra, hộp thoại xuất Bước 3: Ở hộp To book, nhấp mũi tên chọn File đích Nếu muốn chép Sheet đánh dấu vào dấu mục chọn Create a copy, muốn di chuyển bỏ dấu chọn mục Cuối nhấp vào OK (6) Đặt Password cho bảng tính Bước 1: Vào menu Tool/Protection/Protect Sheet, hộp thoại xuất Bước 2: Trong phần Allaw all users of this wordsheet to, đánh dấu chọn hai mục: Select locked cells Select Unlocked cells, với cách chọn người khác mở tài liệu bạn xem không quyền sửa đổi Bước 3: Nhập Password vào hộp Password to unprtect sheet nhấp vào OK Sau đó, nhập Password lại lần vào hộp Reenter password to protect hộp thoại Confirm password Cuối nhấp chọn OK Để gỡ Password lập vào Tool/Protection/Unprotect Sheet, hộp thoại xuất gõ lại mật đặt vào ô Password, nhấp chọn OK Sau đưa giải pháp cho số bảng tổng hợp thường xuyên gặp phải sau: a Xử lý bảng tổng hợp thống kê số liệu Đối với đơn vị trường học sau lần khảo sát chất lượng định kỳ nhà trường phải tổng hợp kết khảo sát chất lượng để gửi Phòng GD&ĐT sau hồn thành cơng tác chấm thi Với thời gian không nhiều mà nhà trường vừa phải chấm thi vừa phải tổng hợp, xử lý số liệu để nộp lên thật vất vả Để giúp Ban giám hiệu khơng cịn phải lo lắng tổng hợp xử lý kết qua lần khảo sát định kỳ, đưa số kinh nghiệm nhỏ sau: BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG CỦA KHỐI LỚP Với bảng thống kê này, ta cần nhập số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu sĩ số lớp học, số học sinh dự thi Cịn số điểm trung bình trở lên tỉ lệ % tự động cập nhật cách thiết lập hàm Excel Đáng lẽ số học sinh dự thi không cần phải nhập, mà cần dùng cơng thức tính tổng số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu Nhưng mục đích tơi nhập số học sinh dự thi để kiểm tra việc có xẩy trường hợp sót học sinh hay khơng cách tơi so sánh tổng số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu có tổng số học sinh dự thi hay không khơng sót học sinh ngược lại Chúng ta làm cho bảng tính tự động cập nhật số liệu tính tỉ lệ phần trăm cách: Ở ô E8 ta nhập vào công thức: =E8/C8 sau ấn phím Enter Đến ta thực phép chia bình thường E8 chia cho C8 mà thơi chưa tính tỉ số % theo yêu cầu Để giá trị ô ghi theo kiểu 0,0% tức có chữ số thập phân, ta thực sau: Vào Format/Cells /ở ô Category chọn Number/ở ô Decimal places chỉnh lại để có số (1 chữ số thập phân), quay lại Category chọn Custum dịng ô Type ghi sẵn số 0,0 ta gõ vào phía sau ký hiệu % OK Cuối ta copy công thức vừa tạo cho cột tính tỉ lệ % Ở B13 ta gõ vào cơng thức: = sum(B8:B12) sau ấn phím Enter Copy công thức vừa tạo vào ô số lượng hàng tổng (D13, F13, H13, J13, L13, N13, P13, R13, S13, V13) Ở ô X8 ta chọn khối X8:X13 định dạng chữ in đậm in nghiêng, chọn màu chữ màu đỏ, gõ vào công thức sau : =IF(OR((D10+F10+H10+J10)C10;(N10+P10+R10+T10)C10);"Er";"") ấn phím Enter để kết thúc Copy công thức vừa tạo vào khối ô X9:X12 Với công thức máy báo cho biết: Nếu tổng số số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu hai mơn Tốn, Tiếng việt mà khơng với giá trị ô tổng số học sinh dự thi máy báo lỗi cho biết với chữ "Er" màu đỏ (màu chữ ta chọn với màu được), hai máy khơng báo lỗi Với cảnh báo giúp cho xem lại dịng có số liệu nhập vào không Ở ô L8 gõ vào công thức: = D8 + F8 + H8 ấn phím Enter để kết thúc Copy ô vừa tạo vào khối L9:L12 khối V8:V12 Cuối ta có bảng thống kế số liệu xác khoa học sau: Đối với khối lớp 2, 3, 4, thiết lập tương tự Đối với bảng tổng hợp kết tồn trường khơng cần phải nhập số liệu vào mà tự động cập nhật số liệu từ Sheet khối 1, 2, 3, 4, mà ta cập nhật trước cách thực liên kết số liệu Sheet khối ,1, 2, 3, 4, vào Sheet toàn trường Nếu bảng tổng hợp kết khối lớp cập nhật cách xác tất số liệu cập nhật vào bảng tổng hợp kết tồn trường xác BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG TOÀN TRƯỜNG Để tổng hợp số liệu Sheet TOAN TRUONG GKI ta thực sau: Ta thấy địa ô số lượng điểm giỏi môn tiếng việt khối D8 giá trị ô số lượng điểm 10 môn Tiếng việt khối có địa D13 Sheet GK K1 Vậy để cập nhật số liệu ô D13 Sheet GK K1 sang ô D8 Sheet TOAN TRUONG GKI ta thực sau: Vào ô D8 gõ dấu (=) sau nháy chuột vào Sheet GK K1, nháy chuột vào D13 ấn phím Enter để kết thúc, lúc D8 có giá trị 102 Và D8 có cơng thức ='GKI K1'!D13 Để cập nhật số liệu cho ô C8, E8, F8, G8, H8, I8, J8, K8, L8, M8, N8, O8, P8, Q8, R8, S8, T8, U8, V8, W8 ta cần copy công thức ='GKI K1'!D13 vào Cịn tổng làm tương tự bảng tổng hợp khối Ta làm tương tự khối lớp 2, 3, 4, Nếu khối lớp ta chọn sheet GK K2, khối lớp ta chọn Sheet GK K3, khối lớp ta chọn Sheet GK K4, khối lớp ta chọn Sheet GK K5 Như vậy, công thức đơn giản mà có bảng kết chất lượng tồn trường cách nhanh chóng với độ xác cao mà khơng cần phải nhập lại kết khối vào bảng tổng hợp Với bảng tổng hợp chất lượng cuối kỳ ta cần copy bảng tổng hợp chất lượng kỳ Đến đây, đưa giải pháp copy Sheet bảng tính sau: Để copy Sheet ta nháy chuột vào Sheet cần copy, nháy chuột trái vào Sheet đồng thời nhấn giữ phím CTRL kéo thả chuột vào vị trí Với cách copy ta khơng phải định dạng lại bảng tính (không phải chỉnh sữa), cần nhập số liệu vào ô nhập được, ô thiết lập công thức tự động đưa kết Do đó, ta cần thiết lập cơng thức cho bảng tổng hợp được, bảng khác ta thực thao tác copy Để bảng tính an tồn hơn, thiết lập mật mã bảo vệ cho bảng tính đề phịng có người ngồi muốn chỉnh sửa số liệu làm tính khách quan, ta thiết lập đặt Password cho bảng tính Tôi tin rằng, với giải pháp mà đưa Ban giám hiệu trường khơng cịn lo lắng làm công tác thống kê tổng hợp Ngoài bảng tổng hợp chất lượng qua lần khảo sát định kỳ trường học phải thường xuyên tổng hợp số liệu khác từ đơn giản đến phức tạp Chẳng hạn như: sau tổ chức thi nhà trường phải thiết lập bảng tổng hợp thi đua khối lớp, em học sinh 10 với nhau, mà thi đua phải có xếp hạng Đối với bảng tổng hợp thi đua mà xếp thứ hạng dựa vào tiêu chí thực đơn giản, ví dụ như: Bảng tổng hợp kết học sinh giỏi qua lần thi, xếp thứ hạng học sinh dựa vào tổng điểm mơn Cịn bảng tổng hợp thi đua phức tạp xếp thứ hạng phải dựa vào tiêu chí, chẳng hạn: Bảng tổng hợp kết - chữ đẹp qua lần thi, xếp thứ phải dựa vào % loại A % loại B, bảng tổng hợp kết học sinh thi giải toán mạng tiếng anh mạng, xếp loại phải dựa vào điểm thi vào thời gian làm bài, Vậy để giúp thầy cô tổng hợp bảng thi đua phức tạp tơi đưa giải pháp sau: BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ VSCĐ HỌC KỲ I Để tính tỉ lệ % loại A, loại B ta thực lập cơng thức tính tương tự cách tính tỉ lệ % số lượng điểm giỏi, khá, trung bình, yếu bảng tổng hợp chất lượng mà thiết lập phần Tôi đưa giải pháp xếp thứ hạng lớp dựa vào % loại A % loại B Sỡ dĩ ta phải dựa vào % loại B lớp có kết % loại A lúc để xếp thứ hạng ta phải dựa vào kết % loại B lớp đó, lớp có tỉ lệ % loại B lớp xếp thứ hạng so với lớp có tỉ lệ % loại B cao 11 Ta xếp thứ sau: Chọn khối B5:G25, nháy chuột vào Data chọn Sort hình dưới: Hộp thoại Sort xuất hiện, vùng Sort by ta chọn Column E (cột tỉ lệ % loại A), nháy chuột vào Descending để xếp cột E theo thứ tự giảm dần Ở vùng Then by ta chọn Column G (cột tỉ lệ % loại B), nháy chuột vào Ascending để xếp cột G theo thứ tự tăng dần (như hình minh họa phía dưới) Cuối nháy chuột vào nút OK để hồn tất cơng việc xếp 12 Để xếp thứ tự vào ô thứ tự ta cần thực đánh số thứ tự tự động (cách đánh số thứ tự tự động tơi trình bày rõ phần kinh nghiệm nhỏ phía trên) Lưu ý, có trường hợp giá trị ô % loại A % loại B ta phải xếp lớp vào hạng Sau hồn tất cơng đoạn ta có bảng tổng hợp sau: Như vậy, cần vài thao tác nháy chuột đơn giản mà xếp thứ hạng bảng tổng hợp Đối với bảng tổng hợp kết thi giải toán mạng giải tiếng anh mạng bước để thực xếp thứ hạng học sinh giống bước xếp trình bày 13 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ THI GIẢI TIẾNG ANH TRÊN MẠNG b Sau lần khảo sát chất lượng định kỳ xong đồng chí giáo viên chủ nhiệm phải hồn thành mẫu sau nộp nhà trường văn viết tay Nếu mẫu báo cáo mà đồng chí giáo viên chủ nhiệm thực nhập thủ cơng tay nhiều thời gian độ xác khơng tuyệt đối ngồi việc nhập điểm em học sinh vào đồng chí cịn phải tính số lượng điểm giỏi, điểm khá, điểm trung bình, điểm yếu, tính tỉ lệ %, tính điểm trung bình chung Để khắc phục khó khăn tơi xin trình bày giải pháp sau: Chúng ta thực bảng bảng tính Excel, bảng thực Excel đồng chí giáo viên chủ nhiệm việc nhập điểm học sinh vào được, cịn tính số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu, tính tỉ lệ %, tính điểm trung bình chung thiết lập hàm tự động cập nhật 14 BẢNG THEO DÕI KẾT QUẢ CÁC ĐỢT KIỂM TRA ĐỊNH KỲ - Để tính số lượng điểm giỏi ta thực sau: Gõ công thức sau vào ô C44: =COUNTIF(C6:C41;">=9") ấn Enter để kết thúc Copy công thức vào ô F44, G44, I44, K44, M44, O44, Q44, S44, U44 để tính số điểm giỏi cho Với công thức hiểu sau: máy đếm số điểm lớn khối C6 đến C41 - Để tính số điểm ta thực sau: Gõ công thức sau vào ô C45: =(COUNTIF(C6:C41;">=7"))-(COUNTIF(C6:C41;">=9")) ấn Enter để kết thúc Copy công thức vào ô F45, G45, I45, K45, M45, O45, Q45, S45, U45 15 để tính số điểm cho Với cơng thức hiểu sau: máy lấy có giá trị lớn ngoại trừ có giá trị lớn khơng lấy - Để tính số lượng điểm trung bình ta thực sau: Gõ công thức sau vào ô C46: =(COUNTIF(C6:C41;">=5"))-(COUNTIF(C6:C41;">=7")) ấn Enter để kết thúc Copy công thức vào ô F46, G46, I46, K46, M46, O46, Q46, S46, U46 để tính số điểm trung bình cho Với cơng thức hiểu sau: máy lấy có giá trị lớn ngoại trừ có giá trị lớn khơng lấy - Để tính số lượng điểm yếu ta thực sau: Gõ công thức sau vào ô C47: =COUNTIF(C6:C40;"=5") ấn Enter để kết thúc Copy công thức vào ô F48, G48, I48, K48, M48, O48, Q48, S48, U48 để tính số điểm trung bình trở lên cho Với công thức hiểu sau: máy lấy có giá trị lớn - Để tính điểm trung bình chung ta thực sau: Gõ công thức sau vào ô C49: =SUM(C6:D41)/39 Enter để kết thúc Copy công thức vào ô F49, G49, I49, K49, M49, O49, Q49, S49, U49 để tính số điểm trung bình chung cho Với cơng thức hiểu sau: máy cộng số điểm ô C6:C41 chia cho số lượng học sinh, cụ thể chia cho 39 - Để tính tỉ lệ % ta thực tương tự phân trình bày mục a Sau hồn tất cơng thức ta có bảng kết sau: 16 Cuối muốn đưa giải pháp giúp đồng chí giáo viên chủ nhiệm hồn thành tốt sổ điểm cá nhân cách kịp thời Các đồng chí giáo viên chủ nhiệm việc phải hoàn thành điểm vào sổ điểm lớn đồng chí cịn phải hoàn thành điểm vào sổ điểm cá nhân để theo dõi tình trạng học sinh học tháng môn học: Toán, Tiếng việt, khoa học, Lịch sử + Đại lý Trong sổ điểm cá nhân này, đồng chí giáo viên chủ nhiệm phải: - Vào điểm kiểm tra thường xun - Tính điểm trung bình cho điểm - Nhập điểm kiểm tra vào 17 - Tính điểm trung bình chung điểm kiểm tra điểm trung bình - Xếp thứ Với nhiều cơng đoạn đồng chí giáo viên thực văn viết tay tốn cơng sức, nhiều thời gian, độ xác khơng cao công đoạn xếp thứ Nếu sổ điểm cá nhân thực máy đồng chí giáo viên cần nhập điểm học sinh vào Cách tính điểm trung bình: Tại H4 gõ công thức: =(D4+E4+F4+G4)/4 ấn Enter để kết thúc Copy công thức vào khối ô H5:H40 khối ô O4:O40 Cách xếp thứ thực giống tơi trình bày phần Để bảo đảm an tồn cho sổ điểm ta thiết lập Password cho bảng tính 18 III KẾT LUẬN: Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: Qua trình nghiên cứu thực nghiệm nhận thấy việc ứng dụng MS.Excel vào xử lý số liệu bảng tổng hợp thống kê, hỗ trợ cho thân tơi nói riêng, Ban giám hiệu đồng chí giáo viên trường nói chung nhiều cơng tác thống kê tổng hợp số liệu, là: - Giảm thiểu tối đa thời gian hồn thành cơng việc, giảm nhẹ công sức làm việc mà đảm bảo độ xác tuyệt đối, đặc biệt đảm bảo tính an tồn cho bảng tổng hợp - Giúp người làm công tác quản lý nhẹ nhàng hơn, thuận tiện việc tập trung làm báo cáo biểu mẫu thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp - Giúp quý thầy, cô giáo giảm bớt cường độ lao động, căng thẳng công tác chủ nhiệm - Điều quan trọng lưu giữ kết qua nhiều năm học Với đề tài phù hợp với tất lĩnh vực cơng việc có liên quan đến tính toán, xếp hạng, tổng hợp thống kê số liệu Bài học kinh nghiệm: Để ứng dụng tốt MS.Excel vào phục vụ mục đích cần phải: - Có đam mê nghiên cứu, tìm tịi học hỏi, ln có ý thức tự học tự bồi dưỡng thêm kiến thức tin học - Có kiến thức tin học Word Excel - Có sáng tạo trình làm việc Kiến nghị, đề xuất: Tạo điều kiện cho giáo viên tập huấn chương trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác giảng dạy Trên số kinh nghiệm nhỏ thân, mong đóng góp ý kiến ban giám hiệu, chuyên viên Phòng giáo dục bạn đồng nghiệp để đề tài có tính khả thi hơn! 19 ... vào nghiên cứu đề tài "Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân cách “nhanh – xác – khoa học – an toàn – hiệu quả? ??" Với đề tài này,... việt MS Excel để: Giúp Ban giám hiệu thuận tiện việc tổng hợp xử lý số liệu bảng báo cáo thống kê Giúp Ban giám hiệu thống kê bảng báo cáo số liệu cách kịp thời, xác, khoa học, an tồn hiệu Giúp... Sheet toàn trường Nếu bảng tổng hợp kết khối lớp cập nhật cách xác tất số liệu cập nhật vào bảng tổng hợp kết tồn trường xác BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG TOÀN TRƯỜNG Để tổng hợp số