Luận văn thạc sĩ tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Dƣ Thị Vụ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Dƣ Thị Vụ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng PGS.TS Đào Đức Thuận Hà Nội, 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thực tế cá nhân tơi, thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Trong luận văn, thông tin tham khảo từ cơng trình nghiên cứu khác tác giả thích rõ nguồn Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa công bố hình thức Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng HỌC VIÊN Dư Thị Vụ năm 2020 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC .1 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài .4 Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề .9 Các nguồn tài liệu sử dụng 10 Phương pháp nghiên cứu 11 Đóng góp Đề tài 12 Bố cục đề tài 12 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13 1.1 Cơ sở lý luận 13 1.1.1 Các khái niệm liên quan 13 1.1.2 Ý nghĩa tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 18 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 19 1.1.4 Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 19 1.1.5 Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 20 1.2 Cơ sở pháp lý 20 1.2.1 Văn quy định, hướng dẫn hoạt động dịch vụ lưu trữ 20 1.2.2 Các loại hình dịch vụ lưu trữ 23 Nhận xét chung 23 - Về ưu điểm 24 - Về hạn chế 25 - Nguyên nhân 30 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 32 2.1 Cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ địa bàn 32 2.1.1 Vài nét chức năng, nhiệm vụ Sở Nội vụ 32 2.1.2 Tổ chức máy quản lý hoạt động dịch vụ dịch vụ 32 2.2 Tình hình tổ chức doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lƣu trữ .34 2.2.1 Tổ chức máy doanh nghiệp 34 2.2.2 Về trình độ chun mơn kinh nghiệm làm việc 36 2.2.3 Về lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ 37 2.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động dịch vụ hành nghề 38 2.2.5 Về chế độ sách đãi ngộ người lao động 39 2.3 Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ địa bàn thành phố Hà Nội 40 2.3.1 Cơ quan, đơn vị quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn 40 2.3.2 Ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ 44 2.3.3 Tổ chức cấp loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề lưu trữ 44 2.3.4 Kiểm tra, tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm hành lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ 47 2.3.5 Báo cáo tổng kết lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ 49 2.4 Kết hoạt động dịch vụ lƣu trữ doanh nghiệp 50 2.4.1 Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 2.4.2 Về dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ 50 2.4.3 Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ 51 2.4.4 Về dịch vụ tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 52 2.4.5 Về dịch vụ nghiên cứu khoa học, tư vấn chuyển giao công nghệ công tác văn thư, lưu trữ 52 Nhận xét chung 52 - Về ưu điểm 52 - Về hạn chế 53 - Nguyên nhân 54 Chƣơng 3: CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI .truyền, phổ biến pháp luật: + Tổ chức lớp tập huấn chuyên đề nhằm quán triệt văn quy phạm pháp luật lưu trữ, giới thiệu văn mới, văn quy phạm pháp luật có liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ, quản lý hoạt động lưu trữ theo chuyên đề; + Tổ chức buổi hội thảo, hội nghị để phổ biến, giới thiệu văn quy phạm pháp luật có liên quan lĩnh vực lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ; + Phổ biến, giáo dục pháp luật tuyên truyền kiến thức nghiệp vụ lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng ngành Lưu trữ như: Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ…; + Viết tin bài, giới thiệu nội dung văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ báo, tạp chí; 70 + Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thông qua hoạt động tra, kiểm tra xử lý vi phạm hành lĩnh vực lưu trữ Về đối tượng tuyên truyền, phổ biến: tùy loại hình thức tuyên truyền tổ chức sau: + Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan quản lý nhà nước lưu trữ; + Công chức, viên chức người lao động làm công tác lưu trữ quan, tổ chức; + Người đứng đầu người hành nghề lưu trữ doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ; + Các quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ 3.2.2 Tiếp tục kiểm tra, tra giải khiếu nại, tố cáo lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ Để hoạt động dịch vụ lưu trữ thực quy định pháp luật lĩnh vực lưu trữ quy định khác pháp luật có liên quan Cơng tác kiểm tra, tra biện pháp quan trọng để quan quản lý nhà nước lưu trữ quản lý tốt hoạt động dịch vụ Mục đích, ý nghĩa cơng tác tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ nhằm phát sơ hở chế quản lý, sách, pháp luật lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ để kiến nghị với quan nhà nước có thẩm quyền có biện pháp khắc phục; phát huy điểm tích cực, phịng ngừa kịp thời phát sai phạm doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ việc chấp hành quy định pháp luật chuyên môn, nghiệp vụ; giúp quan, tổ chức, cá nhân thực quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư hướng dẫn quản lý Chứng hành nghề hoạt động dịch vụ lưu trữ…; đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân Từ đó, xây dựng chế khen thưởng kỷ 71 luật cho phù hợp; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước hoạt động dịch vụ lưu trữ; bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân… Thông qua kiểm tra, quan quản lý nhà nước lưu trữ nắm tình hình hoạt động, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc hành nghề lưu trữ doanh nghiệp; từ có hướng dẫn, nhắc nhờ quan tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm việc lựa chọn, giám sát doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ chặt chẽ hiệu hơn, có vướng mắc báo cáo Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp để giải kịp thời; mặt khác góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cá nhân tham gia vào hoạt động dịch vụ lưu trữ Để công tác tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ đạt hiệu quả, Sở Nội vụ cần xây dựng Quy chế kiểm tra chất lượng hoạt động dịch vụ lưu trữ Trên sở đó, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực tra, kiểm tra tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn quản lý Về hình thức tra, kiểm tra: thực theo kế hoạch, thường xuyên đột xuất Đối với trường hợp kiểm tra đột xuất áp dụng tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm Về nội dung kiểm tra: - Đối với tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ: + Giấy đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ; + Đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ; + Danh sách nhân lực thực hoạt động dịch vụ lưu trữ (kèm theo Chứng hành nghề); + Năng lực thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; + Chế độ báo cáo tình hình thực hoạt động dịch vụ lưu trữ hàng năm 72 - Đối với quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ: + Năng lực đơn vị cung cấp dịch vụ; + Kiểm tra, giám sát chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý; + Chế độ báo cáo tình hình sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng năm Một nội dung quan trọng kế hoạch tra, kiểm tra phải xác định cụ thể đối tượng nội dung cần tra, kiểm tra năm Vì vậy, để cơng tác tra, kiểm tra có hiệu quả, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cần có phối hợp chặt chẽ việc xây dựng thực kế hoạch kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ Sở Nội vụ cần phối hợp với quan có liên quan việc xây dựng triển khai thực kế hoạch tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ phạm vi quản lý 3.2.3 Tăng cường phối hợp quan có liên quan việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ Phối hợp quan có liên quan việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ nhằm giúp cho quan nắm bắt thông tin quy định ngành nghề kinh doanh có điều kiện; thơng tin đăng ký doanh nghiệp; tình trạng hoạt động doanh nghiệp; tình hình hoạt động dịch vụ doanh nghiệp; hành vi vi phạm doanh nghiệp… để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ hiệu Hiện nay, pháp luật doanh nghiệp, đầu tư quy định cụ thể trách nhiệm quan việc phối hợp, trao đổi, cung cấp coogn khai thông tin doanh nghiệp Vì vậy, để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ có hiệu quả, sở quy định pháp luật doanh nghiệp, đầu tư phối hợp quản lý doanh nghiệp sau đăng ký thành lập, quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương địa phương cần tăng cường phối hợp với quan có liên quan việc trao đổi, cung cấp công khai thông tin doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ, cụ thể sau: 73 Ở Trung ương: nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa công nhận ngành, nghề kinh doanh có điều kiện cơng bố Cổng thơng tin đăng ký doanh nghiệp Quốc gia Vì vậy, Bộ Nội vụ cần phải có văn đề nghị Bộ Kế hoạch Đầu tư xem xét, công nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện Ngồi ra, q trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần phải giúp Bộ Nội vụ xây dựng sở liệu đầu tư sở hạ tầng để thực việc công khai thông tin quản lý doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ phạm vi nước Ở địa phương: Sở Nội vụ cần tăng cường phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư, Cục Thuế Thanh tra nội dung sau: - Đối với Sở Kế hoạch Đầu tư: + Cung cấp, công khai thông tin đăng ký doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn quản lý, bao gồm: mã số doanh nghiệp; địa trụ sở chính; ngành nghề kinh doanh; thông tin người đại diện theo pháp luật; vốn điều lệ Công ty; danh sách thành viên, cổ đông sáng lập; người đại diện theo ủy quyền; thông tin đơn vị trực thuộc…; + Cung cấp, cơng khai thơng tin tình trạng hoạt động doanh nghiệp, bao gồm: làm thủ tục giải thể; giải thể; tạm ngừng kinh doanh; chấm dứt hoạt động… - Đối với Cụ Thuế: cung cấp thông tin kê khai thuế, nộp thuế kết thu, chi tài doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ; xử lý hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn quản lý có hành vi vi phạm pháp luật thuế theo quy định Luật Quản lý thuế the hướng dẫn Tổng Cục Thuế - Đối với Thanh tra: phối hợp xây dựng kế hoạch tra tổ chức thực kế hoạch tra doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn quản lý Bên cạnh đó, Sở Nội vụ cần cung cấp công khai thông tin cho quan cá nhân cấp, cấp lại, thu hồi Chứng hành 74 ... TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 32 2.1 Cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ địa bàn 32 2.1.1 Vài nét chức năng, nhiệm vụ Sở Nội vụ. .. 1.1.2 Ý nghĩa tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 18 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 19 1.1.4 Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ 19 1.1.5... hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn thành phố đạt hiệu cần thiết Từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả chọn Đề tài ? ?Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn thành phố Hà Nội? ?? để làm Luận văn cao