Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ bộ tài chính

công tác văn thư luu trữ văn phòng bộ tài chính công tác văn thư luu trữ văn phòng bộ tài chính công tác văn thư luu trữ văn phòng bộ tài chính công tác văn thư luu trữ văn phòng bộ tài chính công tác văn thư luu trữ văn phòng bộ tài chính

MỞ ĐẦU - Lý chọn đề tài: Văn phòng Bộ đơn vị đặc biệt máy bộ, thiếu quan khó hoạt động tổ chức điều hành công việc cách bình thường Từ u cầu, nhiệm vụ cải cách hồn thiện tổ chức hoạt động quan máy hành Nhà nước, từ thực trạng tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài chính, Tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Cơ sở khoa học hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài để đáp ứng u cầu cải cách hành giai đoạn nay”, để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý Hành cơng - Tình hình vấn đề nghiên cứu: Qua tìm hiểu thực tế, đến thời điểm nay, đề tài nghiên cứu cụ thể “Nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Bộ Cơng nghiệp” có Thạc sĩ Nguyễn Trường Sơn, bảo vệ năm 2005 Hội đồng Bảo vệ luận văn Thạc sĩ Trường Học viện Hành chính; nghiên cứu tổng quát, toàn diện, hệ thống tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ TS Văn Tất Thu, Thứ trưởng Bộ Nội vụ nghiên cứu xuất thành sách “Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ” Nhà xuất Chính trị quốc gia - Sự thật xuất năm 2011, chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể “Cơ sở khoa học hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài để đáp ứng u cầu cải cách hành giai đoạn nay” - Mục đích, nhiệm vụ luận văn: Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu vấn đề lý luận, thực tiễn đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Tài đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhiệm vụ nghiên cứu: Với mục đích nghiên cứu trên, Tác giả đề nhiệm vụ tập trung nghiên cứu nội dung sau: - Hệ thống hoá sở lý luận để tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ nói chung; - Khảo sát thực trạng tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài để đánh giá thực trạng, nhận diện nguyên nhân thực trạng; - Đề xuất, đưa giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài để đáp ứng u cầu cải cách giai đoạn nay, phục vụ yêu cầu phát triển Bộ, ngành Tài - Đối tượng, phạm vi nghiên cứu luận văn: Đối tượng nghiên cứu: vấn đề lý luận thực tiễn hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài để đáp ứng u cầu cải cách hành chính; thực trạng cơng tác giải pháp hồn thiện cơng tác văn phịng Bộ Tài Phạm vi nghiên cứu giới hạn Bộ Tài chính, khoảng thời gian từ năm 2008 đến Ngồi ra, tham khảo VBQPPL, hướng dẫn cơng tác này, nguồn tài liệu khảo sát thực tiễn đơn vị trực thuộc Bộ, Văn phòng cấp Bộ - Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: phương pháp vật biện chứng vật lịch sử - Phương pháp nghiên cứu cụ thể: phân tích tài liệu; điều tra, vấn, quan sát để thu thập tài liệu sơ cấp; mơ hình hố, đối chiếu so sánh, tổng hợp - Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn: Ý nghĩa khoa học: Lần nghiên cứu toàn diện sở khoa học đề xuất giải pháp thực hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài đáp ứng yêu cầu cải cách hành giai đoạn góp phần nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành Văn phịng Bộ Tài Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn có ý nghĩa thực tiễn thiết thực, kết luận, kiến nghị, đề xuất rút từ việc nghiên cứu đề tài luận văn góp phần giúp Bộ Tài có thêm sở khoa học giải pháp để hồn thiện cơng tác Văn phịng Đồng thời, với kết đạt được, luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho người làm công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy lĩnh vực - Những đóng góp luận văn: Từ nghiên cứu thực tiễn tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Tài khoảng thời gian từ 2008 đến 2012, góc độ cải cách hành chính, tác giả nêu đánh giá thực trạng tổ chức máy, nội dung hoạt động kết thu Văn phịng Bộ Tài Dựa sở khoa học tổ chức máy; vai trò, yêu cầu nguồn nhân lực văn phòng lý luận chung tổ chức lao động khoa học văn phòng cấp đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, từ có hướng đề xuất giải pháp, kiến nghị hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài nhằm nâng cao hiệu hoạt động đáp ứng yêu cầu đất nước thời gian tới Đồng thời, từ vấn đề lý luận chung tổ chức máy hoạt động Văn phòng cấp hệ thống hành nhà nước ta; làm rõ chức đặc thù Văn phòng cấp Bộ Qua thực tiễn cơng tác văn phịng quan Bộ Tài chính, đề xuất số giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng cấp Bộ nói chung - Kết cấu luận văn: Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề tài kết cấu thành chương: Chương - Những vấn đề lý luận chung tổ chức máy hoạt động Văn phịng Bộ hệ thống hành nhà nước ta Chương - Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài Chương - Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phòng quan Bộ Tài để đáp ứng yêu cầu cải cách giai đoạn Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG BỘ TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TA 1.1 Khái niệm, vị trí, vai trị Văn phòng Bộ máy tổ chức Bộ Trước hết, tìm hiểu hệ thống máy hành nhà nước có quan quản lý nhà nước cấp bộ, mà Văn phòng Bộ quan tham mưu phục vụ đạo điều hành Bộ nhiệm vụ quản lý nhà nước giao Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1992 sửa đổi, bổ sung năm 2001 quy định Chính phủ quan chấp hành Quốc hội, quan hành nhà nước cao có chức thực thi quyền hành pháp Nhà nước theo qui định Hiến pháp nước ta thiết chế thống hai mặt trị hành chính: có nhiệm vụ thực thi quyền lực Quốc hội lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001 quy định Chính phủ gồm có Thủ tướng Chính phủ; Phó Thủ tướng; Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang số thành viên khác, đồng thời, qui định cấu tổ chức Chính phủ gồm quan ngang Bộ, quan ngang quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành lĩnh vực công tác phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước theo qui định pháp luật Bộ trưởng thành viên Chính phủ, chịu lãnh đạo Thủ tướng tham gia vào hoạt động chung Chính phủ, đồng thời cịn với tư cách người đứng đầu Bộ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước chuyên ngành kinh tế - kỹ thuật, nghiệp lĩnh vực phạm vi nước, bảo đảm quyền tự chủ hoạt động sản xuất, kinh doanh sở theo qui định pháp luật Các quan hành Nhà nước thực thi quyền hành pháp, khơng có quyền lập pháp tư pháp góp phần quan trọng vào quy trình lập pháp tư pháp Như vậy, tổ chức hoạt động hành có phạm vi rộng việc thực thi quyền hành pháp Cơ quan hành Nhà nước hoạt động điều chỉnh theo pháp luật công, đặc biệt pháp luật hành Từ phân tích ta hiểu, Văn phòng Bộ (Văn phòng Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ) Văn phịng quan hành nhà nước, đó, Văn phịng Bộ vừa có khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm Văn phịng nói chung vừa có tính chất riêng có Văn phịng quan hành Nhà nước Sau vấn đề liên quan đến vị trí, vai trị, tổ chức máy hoạt động Văn phịng Bộ 1.1.1 Khái niệm Văn phịng, cơng tác văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm Văn phòng Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan”[5;1797] Theo Cẩm nang Tổ chức Quản trị hành văn phịng, “Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị”[4;10] Theo Giáo trình quản lý hành văn phịng Học viện Hành Quốc gia, văn phịng hiểu máy điều hành tổng hợp quan đơn vị, văn phịng làm việc Nghị sĩ Giám đốc (Văn phòng Nghị sĩ, Văn phịng Giám đốc) Văn phịng cịn hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Tóm lại, khái niệm Văn phịng hiểu theo hai nghĩa sau: - Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho cá nhân, quan, tổ chức , đảm bảo cho cá nhân, quan, tổ chức hoạt động tập trung thống nhất, đạo, điều hành có hiệu lực, hiệu - Theo nghĩa thứ hai hẹp hơn, Văn phòng hiểu trụ sở làm việc cá nhân, quan, tổ chức; nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại nơi diễn hoạt động khác cá nhân, quan, tổ chức Hiểu theo nghĩa chung nhất, “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức” 1.1.1.2 Công tác Văn phịng Như vậy, cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan Các quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng văn phịng đơn vị hay phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan Thông tin đầu ra, đầu vào phải qua văn phòng Văn phòng nơi hình thành nên “bộ nhớ” lãnh đạo, đồng thời nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý, điều hành lãnh đạo, nhiều người quan niệm “văn phòng nhớ thủ trưởng, tai mắt đơn vị” Nếu văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành cơng việc quan thơng suốt, có chất lượng hiệu cao Ngồi ra, văn phịng cịn nơi giao tiếp, giải công việc quan với quan khác, nơi tiếp làm việc với dân, với khách ngồi nước Nhìn cách thức tổ chức văn phịng đánh giá phần cách thức tổ chức, làm việc quan Văn phịng cịn gương phản chiếu trình độ tổ chức lao động, trình độ văn hố hành quan Do đó, văn phịng phải tổ chức cách khoa học Làm tốt công tác văn phịng góp phần quan trọng vào thực tốt nhiệm vụ công tác quan, đơn vị [15;12-13] 1.1.2 Vị trí, vai trị Văn phịng Bộ tổ chức máy Bộ Với khái niệm văn phịng nêu trên, thấy rằng, quan hoạt động khơng có máy giúp việc cho quan, cho thủ trưởng quan Đồng thời, quan hoạt động khơng có địa điểm giao dịch sở vật chất khác đảm bảo cho hoạt động máy Do vậy, tồn văn phòng cấp hoạt động quản lý nhà nước tất yếu khách quan Qua quan điểm Văn phòng, quy định Nhà nước Văn phòng cấp Bộ, kết hợp với khảo sát thực tế nhận thấy: Văn phịng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (gọi chung Văn phòng Bộ) đơn vị thuộc cấu quan Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Chức chung Văn phịng giúp việc, phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành Lãnh đạo quan tập trung, thống nhất, bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động quan thường xuyên, liên tục, có hiệu Khác với vụ, Văn phịng Bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân, đơn vị dự tốn độc lập, có tài khoản dấu riêng Một số Bộ quy định cho vụ chức (Vụ Kế hoạch - Tài Bộ Tài chính; Vụ Kế hoạch - Tài Bộ Lao động, Thương binh Xã hội) có tài khoản để quan Bộ hoạt động theo quy định Nhà nước Tóm lại, Văn phịng có vị trí, vai trị quan trọng quan hành nhà nước nói chung, bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ nói riêng Cơng tác văn phịng - nguyên Phó Thủ tướng thường trực Nguyễn Sinh Hùng nói “Hệ thống hành chỗ có văn phịng Có thể tên gọi chưa thống nhất: nơi gọi Phịng Hành chính, nơi gọi Văn phịng Nhưng hệ thống hành từ Chủ tịch nước Chính phủ bốn cấp quyền tới xã, phường, chỗ có cơng tác văn phịng Như vậy, nói đồng chí góp phần to lớn vào việc giúp cho máy hành từ Chủ tịch nước, Thủ tướng quyền địa phương cấp Đội ngũ người làm cơng tác văn phịng có nhiều đóng góp to lớn vào việc triển khai nhiệm vụ kinh tế, trị, xã hội, quốc phịng, an ninh, đối ngoại nước Nói để thấy anh em làm công tác văn phòng "bưng, bê, kê, đặt", "quyền rơm, vạ đá, ăn gạ, nói leo", có vị trí cơng tác quan trọng Vai trị tham mưu, giúp việc, tổng hợp, thông tin, đôn đốc, kiểm tra, Văn phịng giúp cho Chính phủ hệ thống hành nói chung hồn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng Nhà nước giao cho”[1] Như vậy, Văn phịng Bộ có vai trị đặc biệt quan trọng việc xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác, tổ chức, triển khai kiểm tra thực định quản lý, tổ chức điều hành công việc hàng ngày quan Đồng thời, với chức tổng hợp, thơng tin Văn phịng có vai trị quan trọng việc cung cấp sở liệu thông tin đầy đủ, kịp thời xác cho việc ban hành tổ chức thực định quản lý lãnh đạo.[39] 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ 1.1.3.1 Chức Văn phòng Bộ Chức quan hành nhà nước nói chung, Văn phịng Bộ nói riêng phương diện, loại hoạt động quan nhà nước có thẩm quyền giao để thực chức năng, nhiệm vụ riêng, cụ thể nhằm thực chức chung máy hành nhà nước Từ quan niệm chung chức quan hành nhà nước quan niệm chức Văn phòng Bộ phương diện, loại hoạt động Bộ trưởng giao để thực định, quy định Bộ trưởng nhằm thực chức chung Bộ a Chức giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình cơng tác quan bao gồm: chương trình năm, quý, tháng xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo quan tổ chức thực thật tốt chương trình đó; thực kế hoạch lịch làm việc - Theo dõi, đơn đốc đơn vị thực kế hoạch; - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu, tổng hợp: - Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý - Biên tập đề án, báo cáo quan; theo dõi đôn đốc, tham gia ý kiến nội dung, thẩm tra thủ tục chuẩn bị đề án, báo cáo quan chuyên môn đợc phân công soạn thảo để trình lÃnh đạo quan định - Bảo đảm thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin cho lÃnh đạo đợc thờng xuyên, kịp thời, xác giúp lÃnh đạo thực chế độ thông tin báo cáo lên quan cấp theo quy định - Phối hợp với quan chức năng, phổ biến triển khai thực văn pháp luật quan cấp trên; tổ chức truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị lÃnh đạo quan cho ngành, cấp trực thuộc quan thông tin đại chúng - Biên tập quản lý hồ sơ, tài liệu phiên họp quan; nghiên cứu đề xuất đề nghị ngành, cấp để trình lÃnh đạo quan xem xét, giải - T chc, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ, hành chính, kiểm sốt thủ tục hành chính, tun truyền quan hệ công chúng quan theo quy định pháp luật - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, cơng chức, viên chức nội Văn phịng c Cụng tỏc qun tr - hu cn: - Bảo đảm điều kiện, phơng tiện làm việc cho lÃnh đạo cán bộ, công chức, viên chức quan làm việc thuận lợi có hiệu - Quản lý tài sản, ngân sách quan theo quy định Nhà nớc - Cỏc dch v hnh chớnh khác (lễ tân, y tế, nhà khách, …) Qua khảo sát thực tế, hầu hết Bộ, ngành có đầy đủ chức Nhưng Bộ Tài chính, chức gần khơng có: giữ lại chức khánh tiết, lễ tân quản lý phương tiện lại Bộ (hầu hết Vụ Kế hoạch - Tài chính), nhiệm vụ khơng có Bộ Tài 1.1.3.2 Nhiệm vụ chủ yếu Văn phòng Bộ Nhiệm vụ cụ thể Văn phòng Bộ triển khai thực mục tiêu, nội dung công việc theo chức Để thực tốt chức đó, Văn phịng Bộ cần phải thực nhiệm vụ chủ yếu sau: * Xây dựng, theo dõi, đơn đốc, kiểm tra việc thực chương trình, kế hoạch công tác bộ, quan Trên sở chức năng, nhiệm vụ bộ, ngành, nhiệm vụ công tác hàng năm nhiệm vụ đột xuất cấp giao, Văn phịng Bộ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, tháng năm quan, bộ; xếp lịch làm việc hàng tuần cho lãnh đạo Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đơn vị, tổ chức bộ, quan thực chương trình cơng tác theo kế hoạch đề Giải việc đột xuất, khó khăn trở ngại việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, thơng tin báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để có giải pháp khắc phục; tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác * Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng * Thực nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo bộ: Các chức thư ký máy hành quan Văn phòng Bộ đảm nhận Trong lãnh đạo, quản lý điều hành công việc hàng ngày, Bộ trưởng Thứ trưởng cần phải có người giúp việc trực tiếp giải cơng việc hành có liên quan đến văn công việc phục vụ khác không liên quan đến văn * Tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ: - Tổ chức công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóa tồn hoạt động quản lý quan tổ chức, công tác văn q trình thực chức quản lý Nói cách khác, công tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý, bao gồm toàn công việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, v.v Cụ thể, công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn, tài liệu, thảo văn (đối với công văn đi) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau, khâu làm không tốt ảnh hưởng đến khâu khác Trong tồn quy trình cơng tác văn thư có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đến cán nghiên cứu, cán văn thư, Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư người cần xác định rõ trách nhiệm để hồn thành tốt phần việc Các hình thức tổ chức công tác văn thư: + Văn thư tập trung + Văn thư phân tán + Văn thư hỗn hợp - Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị + Công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng lĩnh vực hoạt động Nhà nước bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ + Vai trị, vị trí tác dụng cơng tác lưu trữ phản ánh qua ý nghĩa tài liệu lưu trữ Đó tài liệu có giá trị “đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt công xây dựng bảo vệ đất nước Tài liệu lưu trữ ánh sáng khoa học đại sở hình thành nhớ dân tộc, thời đại Lưu trữ tài liệu nghiệp trị, nghiệp khoa học Bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quan, đơn vị nhiệm vụ quan trọng cơng tác văn phịng + Quản lý nhà nước công tác lưu trư, văn thư toàn hệ thống: đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ thực Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia số văn hướng dẫn Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ Bộ, ngành ban hành 10 có phẩm chất trình độ trị vào quan quản lý nhà nước cụ thể Phòng Báo chí - Tun truyền - Văn phịng Bộ Tài Thứ tư, đổi nâng cao chất lượng công tác Liên chi hội nhà báo ngành Tài để Liên chi hội thực quan “mẹ” công tác quản lý, hướng nghiệp, đào tạo, bồi dưỡng, chăm lo đời sống tinh thần vật chất cho nhà báo Tổ chức tốt hoạt động quan báo chí thuộc Bộ phối hợp tổ chức gặp gỡ cán bộ, phóng viên, biên tập viên quan báo chí, xuất để học hỏi kinh nghiệm có phối hợp đồng bộ, hiệu đơn vị thực cơng tác báo chí, tun truyền Bộ Cần xây dựng chế rõ ràng, thống cho hoạt động Liên chi hội, Phòng Báo chí, Tuyên truyền hệ thống báo chí ngành tài gắn với nhu cầu hội nhập khu vực giới Nâng cao vai trò chi hội nhà báo sở quan quản lý báo chí Bộ Tài Có văn quy định rõ ràng tư cách pháp nhân, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cảu Phịng Báo chí, Tun truyền chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trang thông tin, trang báo, nhà xuất bản, Bộ chế phối hợp, quản lý điều phối quan, đơn vị báo chí Phịng Báo chí, tun truyền - Văn phịng Bộ Tài Tránh chồng chéo luồng thông tin, quản lý chức năng, nhiệm vụ Thứ năm, Phịng Báo chí, Tun truyền - Văn phòng Bộ, với vai trò quản lý nhà nước báo chí, tuyên truyền ngành tài cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát quan báo chí thuộc Bộ thực Luật Báo chí, Luật Xuất bản, Quy chế quản lý báo chí; Quy chế phối hợp tuyên truyền Bộ ban hành, theo dõi sát tình hình xuất ấn phẩm, kịp thời phát sai phạm có biện pháp uốn nắn chấn chỉnh.Tổ chức hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra, tra việc thực hiện, xử lý nghiêm minh công khai trước tượng sai trái, rà sốt, chấn chỉnh tình trạng quan báo chí xa rời tơn chỉ, mục đích khơng chấp hành nghiêm luật pháp quy định Bộ Tài chính; thực kiểm tra hoạt động đơn vị báo chí theo quy định hành Nhà báo phải thực 10 điều quy ước đạo đức báo chí phải chịu kỷ luật nghiêm khắc trước vi phạm Các cấp lãnh đạo Đảng Nhà nước, Lãnh đạo Bộ Tài cần quan tâm tới việc đạo, kiểm tra theo dõi, động viên uốn nắn kịp thời lệch lạc, sai phạm báo chí Thứ sáu, Bộ Tài cần đầu tư thích đáng cho hoạt động báo chí, tun truyền, Trang thơng tin điện tử Bộ Tài chính, trang tin quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại Bộ Có sách phù hợp, kịp thời lương, phụ cấp cho cán làm báo chí; nhuận bút, thuế, sách tài trợ, sách giá, phương thức quản lý 114 giấy để đảm bảo đời sống cho đội ngũ người làm báo Tổ chức lại hệ thống phát hành báo chí, tạo điều kiện thuận lợi cho báo chí phát triển số lượng chất lượng Hiện đại hóa phương tiện phát thanh, truyền hình, biên tập in ấn báo chí, phương tiện nghiệp vụ phóng viên Nâng cao chất lượng cơng tác bạn đọc để thực hoạt động báo chí có ý nghĩa thiết thực Cần có kế hoạch, khảo sát, nghiên cứu tình hình hoạt động hệ thống báo chí ngành tài chính, có hoạt động Phịng Báo chí, Tuyên truyền, tạo nguồn thu phù hợp, tăng cường sở vật chất, kỹ thuật nghiệp vụ [83] Thứ bảy, phát huy nội lực sẵn có Phịng Văn phòng Bộ, cụ thể: - Tranh thủ lãnh đạo Văn phòng Bộ - Tập thể phòng tiếp tục giữ vững tinh thần đoàn kết tương trợ, giúp đỡ người nêu cao tinh thần trách nhiệm công việc giao - Cổ vũ, động viên tạo điều kiện để cán cơng chức tích cực nghiên cứu, học tập, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, thực người chuyên sâu việc biết đầy đủ việc khác để cần thay cán làm việc cơng tác vắng nghỉ phép - Nghiên cứu, phân công lại nhiệm vụ cho phù hợp với trình độ, khả cán cơng chức phòng; mạnh dạn giao việc bồi dưỡng giúp đỡ cán phịng đủ lực hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Tăng cường bố trí tạo điều kiện cho cán cơng chức tham gia đợt công tác sở, để có đủ điều kiện cọ xát với thực tế, nâng cao trình độ nghiệp vụ tham gia lớp nghiệp vụ quản lý báo chí, lớp nghiệp vụ xây dựng kế hoạch triển khai công tác tổ chức hội nghị, họp báo… - Duy trì chế độ giao ban hàng tháng phịng để tổng kết, rút kinh nghiệp thực công việc - Có kế hoạch củng cố kiện tồn máy lãnh đạo phịng, từ nguồn cán cơng chức phịng nguồn từ đơn vị báo chí khác thuộc Bộ - Bổ sung thêm cơng chức có trình độ báo chí, tun truyền, lịch sử truyền thống cho phòng để đáp ứng yêu cầu ngày cao công tác thông tin tuyên truyền Bộ; công tác xây dựng kế hoạch quản lý, sưu tầm… tư liệu vật lịch sử truyền thống ngành Tài Trong bối cảnh tồn cầu hóa cơng cải cách hành chính, cơng tác báo chí, tuyên truyền ngày quan trọng, yêu cầu phải thể rõ vai trị xung kích cơng xây dựng phát triển kinh tế - xã hội bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ 115 nghĩa Nâng cao vai trị quản lý hồn thiện cơng tác báo chí, tuyên truyền việc làm cấp thiết nhằm xây dựng phát triển báo chí ngành tài 3.2.3 Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên Văn phịng Bộ Tài Tổ chức máy Văn phịng Bộ Tài cần hồn thiện theo hướng rà sốt rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ quan Đồng thời sở phân công tổ chức lại cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Văn phòng Xác định bảo đảm đủ biên chế, cấu biên chế cho vị trí cơng tác Xây dựng chức trách, nhiệm vụ cá nhân cho cán bộ, công chức, lao động hợp đồng, cho cán kỹ thuật nhân viên Văn phòng Tùy theo đặc điểm, yêu cầu, khối lượng công việc đơn vị tổ chức Văn phòng Bộ, bố trí biên chế, cán bộ, cơng chức, lao động hợp đồng cách hợp lý, bảo đảm yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Bộ Về kiện tồn xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng Bộ Từ chức năng, nhiệm vụ văn phòng, từ yêu cầu cải cách hành quan đặt nay, từ thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức văn phịng, việc kiện tồn, xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm việc Văn phòng Bộ vấn đề cần thiết cấp bách đặt Giải vấn đề cần phải đổi nhận thức nhận thức đầy đủ công tác văn phịng, nghiệp vụ cơng tác văn phịng nghiệp vụ tổng hợp, bao gồm nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ, nghiệp vụ công tác văn bản, nghiệp vụ công tác thông tin tổng hợp, hành chính, pháp lý, nghiệp vụ cơng tác báo chí, tun truyền tác nghiệp kỹ thuật hành như: Đánh máy vi tính, nhân văn bản, ghi âm, ghi tốc ký, nghiệp vụ lễ tân, giao tiếp… nói cách tổng qt, cơng tác văn phịng cơng tác có tính chất chun mơn, nghiệp vụ, khơng phải cơng việc hành chính, vụ Cần quan tâm đến trình độ chun mơn, khả tác nghiệp công việc đội ngũ cán làm cơng tác văn thư Phịng Hành - từ lãnh đạo phòng đến nhân viên phận văn thư Đối với phòng này, tuyển dụng cần tuyển cán đào tạo bàn chuyên ngành, Phịng cần có cán lãnh đạo cấp phịng có trình độ chun mơn sâu (đúng chuyên ngành văn thư, hành chính, quản trị văn phịng hay quản lý hành nhà nước), đồng thời có khả tin học tốt đáp ứng nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học vào công tác quản lý điều hành văn bản; khả giao tiếp tốt 116 Đối với Phòng Lưu trữ - Thư viện cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kịp thời 02 cán nguồn có đủ lực, trình độ đạo đức nghề nghiệp để kịp thời có đội ngũ cán Phịng kế cận đồng chí Trưởng phịng nghỉ hưu (Phịng chưa có Phó phịng, Trưởng phịng hết tháng 2/2013 nghỉ hưu), ổn định tổ chức Phòng Đối với cán bộ, cơng chức làm cơng tác báo chí, bên cạnh kỹ nghề nghiệp, cơng tâm, trực lớn, có kỹ mơ tả thật cách trung thực độc lập, cịn phải có kiến thức hiểu biết định, khơng nói hiểu biết cần thiết sâu sắc hành nhà nước, quản trị hành yêu cầu cải cách hành giai đoạn Cần sâu vào nội dung quan trọng có tính chất hệ thống thuộc nội dung CCHC là: cải cách thể chế, cải cách tổ chức máy, xây dựng đội ngũ cán công chức cải cách hành cơng Đơn vị báo chí thuộc hệ thống hành Nhà nước cần chủ động nhập với việc xây dựng kế hoạch tuyên truyền cụ thể, chi tiết, ý xây dựng chuyên trang, chuyên mục báo và chuyên mục, chuyên đề sóng phát thanh, truyền hình với thời lượng thích hợp Nội dung hình thức tun truyền phải linh hoạt sinh động, đơn giản mà dễ nhớ để người đọc, người xem không bị rơi vào cảm giác khô khan buồn tẻ Như cần tăng cường phối hợp mở lớp tập huấn trang bị kiến thức hành nhà nước nội dung CCHC cho cán làm cơng tác báo chí Báo chí phải tiếp tục phương tiện quan trọng nhằm đáp ứng cách hiệu nhu cầu hiểu biết tầng lớp nhân dân CCHC.[36] Với tư cách cơng cụ quan trọng cơng tác tư tưởng, trị Đảng - nhà báo người chiến sỹ cách mạng; với đa dạng loại hình báo chí lợi riêng có, báo chí phải đóng góp tích cực, có hiệu vào nghiệp giữ vững tăng cường ổn định trị - xã hội đất nước Với lĩnh, với tâm người làm báo chắn trình lên phát triển mình, báo chí phát huy tối đa thành tích đạt được, đổi tác phong làm việc phù hợp với thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa hội nhập, không ngừng rèn luyện nâng cao phẩm chất đạo đức cách mạng, tích cực trau dồi đạo đức báo chí, xứng đáng với truyền thống vẻ vang với báo chí cách mạng Việt Nam Nhanh chóng khắc phục khuyết điểm, yếu để bảo đảm báo chí kênh truyền thơng hiệu quả, phải tiếp tục hồn thiện, nâng cao chất lượng đội ngũ phóng viên, biên tập viên, cho nhà báo phải có lý tưởng, lĩnh trị vững vàng, có đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có trình độ chun mơn nghiệp vụ đủ tầm mà xã hội, sống, tính chất nghề nghiệp địi hỏi, có đủ lĩnh đấu tranh kiên vượt lên cám dỗ, tiêu 117 cực tầm thường để giữ vững vị trí tiên phong nghề nghiệp, ngày có nhiều viết sâu sắc, có giá trị cao, phấn đấu bảo đảm thơng tin “nhanh - kịp thời - xác sắc sảo” Nhằm định hướng dư luận, điều chỉnh hành vi xã hội, góp phần giúp Nhà nước quản lý, điều chỉnh hành vi xã hội, góp phần giúp Nhà nước quản lý, điều hành đất nước, báo chí phải có nhiều tin, đa dạng thể loại, lĩnh vực, sắc sảo nội dung, đảm bảo thông tin trao đổi nhịp nhàng quan hành nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp công dân cho ý kiến tâm huyết cơng dân khơng bị chìm vào im lặng; tích cực phát huy vai trị, vị trí cơng đấu tranh phịng chống tham nhũng, xứng đáng với niềm tin Đảng phát huy vai trị cờ chiến đấu mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Cần thực tốt chiến lược quy hoạch cán nguồn (mở) nhằm đáp ứng đủ, vị trí, chức danh quản lý báo chí Gắn liền cơng tác cán công tác đào tạo, bồi dưỡng trị, chun mơn nghiệp vụ cho cán quản lý nhà báo Hoàn thiện thực nghiêm chế độ, sách hoạt động báo chí nói chung hoạt động nhà báo nói riêng Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nhiều hình thức ngồi nước cho cán quản lý, phóng viên, biên tập viên, kỹ thuật viên Phịng Báo chí - Tun truyền Quy định chặt chẽ việc lựa chọn ban biên tập tổng biên tập trang Thông tin Bộ Tài Lựa chọn người vừa có trình độ trị nghiệp vụ; vừa có tư cách đạo đức khả quản lý tốt để tham gia quản lý điều hành Phịng Báo chí - Tun truyền Trong đào tạo, bồi dưỡng cán báo chí quản lý báo chí, cần lãnh đạo thống tập trung Đảng Nhà nước Tăng cường cán có lực, có phẩm chất trình độ trị, trình độ chun sâu nghiệp vụ báo chí đồng thời nắm vững kiến thức chuyên ngành tài chính, kinh tế Bộ vào Phịng Báo chí Tun truyền - Văn phịng Bộ Tài Đồng thời cần phải cung cấp đầy đủ phương tiện điều kiện làm việc cho họ… Tóm lại cần phải có chế độ sách thích hợp khuyến khích, động viên cán bộ, công chức, nhân viên Văn phịng Bộ Hồn thiện cơng tác cán Văn phịng Bộ Tài cần xem định hướng mang tính chiến lược Nhân hay người yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nâng cao chất lượng nhân vấn đề cấp bách, yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nước thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thực tiễn cho thấy chất lượng nguồn nhân lực cịn nhiều vấn đề cần bàn, tính 118 quan hành nghiệp nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn thường xuyên chưa khắc phục được, thiếu cán chuyên gia, chun nghiệp khơng người thiếu tâm huyết với nghề Hồn thiện cơng tác cán Văn phịng Bộ Tài phải thực đồng quan từ lãnh đạo tới nhân viên Bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên Nhân viên văn phòng nắm vững nghiệp vụ văn phòng có khả áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phịng, giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, đại hóa hoạt động cơng vụ 3.2.4 Các giải pháp đại hố cơng tác Văn phịng Bộ Tài 3.2.4.1 Ứng dụng cơng nghệ tin học, đại hoá trang thiết bị để giải cơng việc Văn phịng Bộ Tài Cơng nghệ thông tin với thành tựu công nghệ tin học, máy tính cơng nghệ tin học, máy tính công nghệ truyền thông làm cho hoạt động cơng tác Văn phịng Bộ Tài nói chung thay đổi ngày nhanh chóng, đại chất lượng Văn phòng đại văn phòng gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật tiên tiến công nghệ thông tin Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình cơng tác văn phịng trở thành yếu tố cần thiết đáp ứng đòi hỏi yêu cầu đặt Công nghệ thông tin cho phép xử lý thơng tin nhanh nhạy, xác hiệu công tác quản lý tác nghiệp cơng tác văn phịng Cần phải nhận rõ tính cấp bách tất yếu vấn đề đại hóa cơng tác văn phịng phục vụ đạo điều hành Lãnh đạo Bộ đảm bảo tốt hoạt động quan Bộ, Bộ để xác định phương hướng, chủ trương tiếp nhận kỹ thuật, công nghệ thông tin hoạt động văn phịng Bộ Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào xử lý công việc Văn phịng Bộ Tài thực hiện, song số ứng dụng thực cần tiếp tục cải tiến bổ sung: - Cần tiếp tục nâng cấp, cải tiến, triệt để sửa lỗi đưa vào hoạt động thức diện rộng tồn quan Bộ, thuộc Bộ hệ thống Kho bạc Nhà nước, Thuế, Hải quan, Dự trữ, phần mềm “Chương trình Quản lý văn điều hành” Bộ Hệ thống ứng dụng thử nghiệm Văn phòng Bộ, Vụ Hành nghiệp, Cục Quản lý Cơng sản, từ tháng 1/2008 đến nay, chương trình giúp cho hầu hết cán bộ, công chức Bộ tham gia giải văn thực đạo Lãnh đạo máy tính Mỗi ngày tháng có khoảng 8500 văn đến, gần 2000 văn cập nhật xử lý hệ thống Việc cải tiến phần mềm phải đáp ứng 119 theo hướng trợ giúp cho lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị theo dõi trình giải văn bản, kịp thời nhắc nhở chuyên viên tránh quên, bỏ sót giải chậm; thơng tin số lượng văn đến giải quyết, chưa giải quyết, hạn đơn vị lên hàng tháng trang thông tin chung Bộ thông báo nhắc nhở cho người bật máy tính định kỳ hai lần ngày Mặt khác, chương trình cịn cần phải chỉnh sửa cho phù hợp với số thay đổi quy trình cơng tác theo ISO cách thức, lề lối làm việc theo Quy chế làm việc Bộ Tài chính, phù hợp với số biện pháp chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật trách nhiệm hành cơng tác xây dựng quản lý văn hành chính; - Hệ thống tra cứu văn pháp luật, cần hình thành từ hệ thống quản lý văn Bộ phát hành văn sở liệu luật Quốc hội Hệ thống giúp ích nhiều cho chuyên viên Bộ trình tham khảo giải cơng việc với đường lối, sách Nhà nước quy định pháp luật Tuy nhiên Văn phịng Bộ với chức đầu mối thơng tin ban đầu, cần cung cấp thêm cho cán bộ, cơng chức quan Bộ 3.2.4.2 Hiện đại hố trang thiết bị văn phịng Đối với Bộ Tài xây dựng trụ sở cần lựa chọn phương án thiết kế, kiến trúc, trang thiết bị theo hướng quy, đại, theo mơ hình “cơng sở thơng minh” Việc xếp bố trí phịng, từ hội trường lớn, phòng họp lãnh đạo, kể phòng họp giao ban trực tuyến, phòng tiếp khách quốc tế, phòng làm việc Lãnh đạo Bộ, công chức, viên chức đơn vị thuộc, trực thuộc bộ, trung tâm thông tin, thư viện, lưu trữ, phòng văn thư, lễ tân, bảo vệ, phòng giám sát hệ thống camera, phải theo nguyên tắc tổ chức khoa học lao động công sở, tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao suất, chất lượng, hiệu làm việc cán bộ, công chức, viên chức nhân viên làm việc cơng sở Trang bị phương tiện, máy móc thiết bị kỹ thuật, công nghệ đại áp dụng phương pháp, phương thức quản lý, quản trị điều hành “mơ hình cơng sở thơng minh”, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu sử dụng công sở (trụ sở) quan Bộ Tài - quan hành cơng quyền - đáp ứng u cầu cải cách hành nhà nước Cùng với việc đại hóa công sở cần đào tạo, bồi dưỡng kỹ thuật, tác phong, kỹ năng, phương pháp làm việc cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên quan Bộ nói chung, Văn phịng Bộ nói riêng phù hợp với u cầu, địi hỏi làm việc mơi trường “cơng sở thông minh” Đồng thời, cần phải tăng cường cán bộ, nhân viên kỹ thuật cho phòng Kỹ thuật phòng Quản trị Văn phòng Bộ để đủ tầm giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý, quản tr công sở Bộ theo hướng quy, đại 120 3.3 Kiến nghị Theo Tác giả, để tổ chức hoạt động Văn phòng cấp Bộ nói chung, Văn phịng Bộ Tài nói riêng hoạt động có hiệu quả, vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành giai đoạn khơng riêng Bộ Tài làm mà cần có chung tay tham gia cấp ngành: quan quản lý nhà nước cơng tác văn phịng, nghiệp vụ hành văn phịng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục đào tạo, Do vậy, Tác giả có số kiến nghị cụ thể kiến nghị chung sau: 3.3.1 Kiến nghị cụ thể: - Kiện toàn tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài phù hơp với sở khoa học, sở lý luận với hệ thống văn quản lý nhà nước; - Quan tâm việc lãnh đạo, đạo công tác văn phòng; tạo điều kiện tốt cho Văn phòng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp - Cơng tác văn phịng cơng việc có tính chun nghiệp, u cầu làm việc với trách nhiệm ý thức phục vụ cao đến chưa có sách chung ưu đãi thu hút cán Đề nghị lãnh đạo Bộ cần vận dụng số sách hỗ trợ, động viên cán văn phòng, chuyên viên tổng hợp, chuyên viên văn thư lưu trữ; - Quan tâm tạo điều kiện xây dựng đào tạo phát triển đội ngũ cán trẻ làm công tác văn phịng; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun môn, ngoại ngữ, tin học cho cán làm công tác văn phịng, đặc biệt Phịng có nhiều cán khơng chun ngành Phịng Báo chí Quan hệ cơng chúng, Phịng Hành chính, … Còn Phòng Lưu trữ - Thư viện, cần nhanh chóng kiện tồn tổ chức, bổ nhiệm tối thiểu 02 Phó trưởng phịng có kế hoạch đào tạo 02 cán cụ thể để kịp thời có đội ngũ cán Phịng kế cận đồng chí Trưởng phòng nghỉ hưu, ổn định tổ chức Phòng (hiện chưa có Phó Trưởng phịng nào), để kịp thời động viên anh chị em làm công tác lưu trữ (một nghề vốn âm thầm, độc hại, người biết đến này) - Từng bước xây dựng chuẩn hố chức danh Chánh Văn phịng, tránh tình trạng khơng có quy định cụ thể nên việc điều động, đề bạt chức danh Chánh Văn phòng cịn tuỳ tiện - Kiến nghị cơng tác văn thư, lưu trữ: + Tổ chức hội thảo, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ ngồi nước để cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ có điều kiện trao đổi, học hỏi kinh 121 nghiệm nghiệp vụ nhằm xây dựng Bảng thời hạn bảo quản văn hướng dẫn công tác ngành, quan đơn vị đạt hiệu cao; + Văn phịng Bộ Tài triển khai đưa Luật Lưu trữ vào sống, chờ Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành Nghị định Thông tư hướng dẫn việc thi hành Luật Lưu trữ nhiệm vụ đặt cho quan, tổ chức là: Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến Luật nhiều kênh thông tin khác để quan, tổ chức, cá nhân hiểu rõ thực Luật; Kịp thời triển khai thực đầy đủ quy định pháp luật công tác lưu trữ; Quan tâm đầu tư kinh phí thích hợp việc đại hoá sở vật chất kỹ thuật để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ; ứng dụng khoa học, cơng nghệ vào lưu trữ; bố trí người có trình độ, lực làm cơng tác lưu trữ; sử dụng nguồn kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ hiệu quả; Giải kịp thời chế độ sách khen thưởng cho tổ chức, cá nhân đạt thành tích tốt cơng tác lưu trữ; Trong phạm vi trách nhiệm cần thực tốt việc thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn, đặc biệt phải đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hướng tới việc đưa tài liệu lưu trữ phục vụ công chúng… Để đưa công tác lưu trữ ngày phát triển, thiết nghĩ cần quan tâm, đạo liệt Thủ trưởng quan, đơn vị tinh thần, ý thức trách nhiệm toàn thể cán bộ, cơng chức, viên chức việc giữ gìn bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 3.3.2 Kiến nghị chung: Qua nghiên cứu sở khoa học hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài chính, Tác giả luận văn xin có vài kiến nghị chung sau: Bộ Nội vụ phối hợp với Văn phịng Chính phủ Bộ, ngành hữu quan nghiên cứu sớm trình Chính phủ Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Tạo sở pháp lý để tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ thống tồn quốc 122 Bộ Nội vụ phối hợp với Văn phịng Chính phủ nghiên cứu ban hành quy chế mẫu lĩnh vực hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, nghiên cứu ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ, kỹ thuật cơng tác văn phịng Bộ Nội vụ phối hợp với Văn phịng Chính phủ tăng cường mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kỹ tác nghiệp hành văn phịng cho đội ngũ cán cơng chức, viên chức làm Văn phịng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Lao động Thương binh Xã hội nghiên cứu trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành sách đặc thù phụ cấp trách nhiệm cho đội ngũ cán công chức, viên chức làm cơng tác văn phịng Bộ Nội vụ phối hợp với Văn phịng Chính phủ nghiên cứu trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Đề án Hiện đại hóa cơng tác Văn phịng 123 KẾT LUẬN Cơng tác Văn phịng có vai trị quan trọng hoạt động quan nhà nước, có tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc quan Chính vậy, để nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng, việc hoàn thiện sở khoa học tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ yêu cầu cấp thiết Văn phịng Bộ Tài năm qua đạt thành tựu đáng kể: Văn phịng thực tốt cơng tác tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Bộ, thực có hiệu công tác tổng hợp, báo cáo hoạt động Bộ, quan Bộ, … Hệ thống quy chế, quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức đơn vị Văn phòng Bộ quy chế làm việc Văn phịng Bộ Tài chính, Bộ Tài kiện tồn, đầy đủ nhằm tạo đồng bộ, thống hoạt động tổ chức công tác Bên cạnh nững thành tựu đạt được, cơng tác Văn phịng cịn khơng hạn chế Sự hạn chế thể số phương diện khác nhau, hệ thống văn quy chế, quy định cần thay đổi phù hợp với thay đổi điều kiện làm việc, sở vật chất đại (ví dụ cần có quy chế phù hợp với ứng dụng Phần mềm Quản lý điều hành văn bản, Phần mềm quản lý Ngân sách nhà nước, ); cần kiện toàn tổ chức Văn phòng, đảm bảo hoạt động Văn phòng khoa học hơn, hiệu (như phận Báo chí Quan hệ cơng chúng, Kiểm sốt thủ tục hành chính, thiếu chức hậu cần Văn phòng ); đặc biệt cần quan tâm đến trình độ nguồn nhân lực làm cơng tác Văn phịng - người trung tâm, khơng có đội ngũ cán có chun mơn sâu, có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm, tận tuỵ mục tiêu chung Văn phịng, Bộ hoạt động Văn phịng khơng thể tốt Những u cầu cơng tác Văn phịng thời kỳ đẩy mạnh hội nhập kinh tế quốc tế, công tác cải cách hành chính, sở khoa học tổ chức hoạt động Văn phịng địi hỏi Bộ Tài cần có giải pháp đồng để hồn thiện tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Tài Để giải pháp triển khai hiệu quả, thiết nghĩ cần có quan tâm lãnh đạo Bộ, nhận thức đầy đủ, có trách nhiệm tổ chức hoạt động Văn phòng cán bộ, công chức; đầu tư xứng đáng cho công tác Vì vậy, cần đổi nâng cao tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài để giúp hoạt động quản lý Nhà nước Bộ Tài ngày quy, chun nghiệp Tồn nội dung trình bày sở khoa học để hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài Đó để đổi tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài theo hướng quy, đại, đáp ứng yêu cầu cải cách hành đặt Các kết luận, kiến nghị, đề xuất giải pháp đưa Luận văn đóng góp thiết thực vào việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Bộ Tài đáp ứng cải yêu cầu cách hành giai đoạn 124 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 - Lý chọn đề tài: .Error! Bookmark not defined - Tình hình vấn đề nghiên cứu: Error! Bookmark not defined - Mục đích, nhiệm vụ luận văn: Error! Bookmark not defined - Đối tượng, phạm vi nghiên cứu luận văn: Error! Bookmark not defined - Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu: Error! Bookmark not defined - Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn: Error! Bookmark not defined - Những đóng góp luận văn: Error! Bookmark not defined - Kết cấu luận văn: Chương 1- NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TA 1.1 Khái niệm, vị trí, vai trị Văn phịng Bộ máy tổ chức Bộ 1.1.1.Khái niệm Văn phòng, cơng tác văn phịng .5 1.1.2 Vị trí, vai trị Văn phịng Bộ tổ chức máy Bộ 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ 1.1.3.1 Chức Văn phòng Bộ .7 1.1.3.2 Nhiệm vụ chủ yếu Văn phòng Bộ 1.1.4 Mối quan hệ Văn phòng Bộ với đơn vị, tổ chức Bộ .11 1.2 Cơ sở khoa học tổ chức máy Văn phòng quan Bộ 13 1.2.1 Các yêu cầu tổ chức máy Văn phòng Bộ 14 1.2.2 Các quan điểm tổ chức máy hoạt động Văn phòng Bộ 14 1.2.3 Các nguyên tắc tổ chức máy Văn phòng Bộ .16 1.2.4 Mơ hình tổ chức máy Văn phòng Bộ 17 1.3 Nguồn nhân lực (đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên) làm việc Văn phòng Bộ 19 1.3.1 Vai trò đặc điểm yêu cầu chung nguồn nhân lực văn phòng Bộ 19 1.3.2 Yêu cầu Lãnh đạo Văn phòng .20 1.3.2.1 Đối với Chánh Văn phòng 20 1.3.2.2 Đối với Phó Chánh Văn phòng 21 125 1.3.3 Yêu cầu lãnh đạo đơn vị tổ chức thuộc Văn phòng Bộ (các phòng, đội, đoàn) .22 1.3.4 Yêu cầu công chức, viên chức thừa hành 22 1.3.5 Yêu cầu nhân viên kỹ thuật, lái xe, bảo vệ, phục vụ, lễ tân 23 1.4 Tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ .23 1.4.1 Những vấn đề phương pháp tổ chức quản lý cơng tác văn phịng 24 1.4.2 Quy chế hố hoạt động Văn phịng Bộ .26 1.4.3 Hiện đại hố cơng tác văn phịng 28 1.4.4 Hiện đại hoá quản trị công sở 29 1.4.4.1 Khái niệm quản trị, quản trị công sở đại hóa cơng sở: 29 1.4.4.2 Tổ chức bố trí nơi làm việc: 31 1.5 Kết luận chương 33 Chương - THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG BỘ TÀI CHÍNH .34 2.1 Thực trạng quy định pháp lý tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài 34 2.2 Thực trạng tổ chức máy Văn phịng Bộ Tài .38 2.2.1 Vị trí chức năng: 38 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .38 2.2.3 Tổ chức máy Văn phịng Bộ Tài 39 2.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên Văn phịng Bộ Tài 41 2.3.1 Về tổ chức nhân sự: 41 2.3.2 Hoạt động điều hành lãnh đạo Văn phịng Bộ 45 2.3.3 Cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn phịng 48 2.4 Thực trạng hoạt động Văn phòng Bộ Tài .49 2.4.1 Thực cơng tác tham mưu, tổng hợp, thư ký: 49 2.4.2 Thực công tác quản lý báo chí, tuyên truyền: 51 2.4.3 Thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân: 52 2.4.4 Đồn xe Bộ Tài 68 2.5 Thực trạng sở vật chất, trang thiết bị Văn phịng Bộ Tài .69 2.5.1 Cách thức bố trí mặt làm việc 69 2.5.2 Trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng .70 2.6 Đánh giá chung 72 126 2.6.1 Ưu điểm 72 2.6.2 Hạn chế, bất cập 75 2.6.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập 78 Chương - MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CƠ QUAN BỘ TÀI CHÍNH ĐỂ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 80 3.1 Yêu cầu cải cách hành việc hồn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Tài .80 3.2 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Tài 81 3.2.1 Các giải pháp hồn thiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Bộ Tài 81 3.2.1.1 Đổi nhận thức chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Bộ Tài 82 3.2.1.2 Cơ sở pháp lý để hoàn thiện tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ nói chung Văn phịng Bộ Tài 86 3.2.1.3 Cơ sở khoa học hồn thiện tổ chức máy Văn phịng Bộ Tài .90 3.2.1.4 Mơ hình tổ chức thống máy Văn phòng Bộ Tài .90 3.2.2.Các giải pháp đổi hồn thiện lĩnh vực hoạt động Văn phòng Bộ Tài 95 3.2.2.1 Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản, quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ 95 3.2.2.2 Cải tiến, hồn thiện việc xây dựng đơn đốc thực chương trình, kế hoạch cơng tác 98 3.2.2.3 Đổi hồn thiện cơng tác thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo điều hành Lãnh đạo Bộ hoạt động chung quan Bộ Tài 99 3.2.2.4 Hồn thiện cơng tác thư ký phục vụ lãnh đạo Bộ Tài 105 3.2.2.5 Đổi hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ quan 105 3.2.2.6 Cải tiến việc tổ chức hội nghị, họp giao ban .109 3.2.2.7 Hồn thiện cơng tác báo chí, tun truyền 112 3.2.3 Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên Văn phịng Bộ Tài 116 3.2.4 Các giải pháp đại hố cơng tác Văn phịng Bộ Tài 119 127 3.2.4.1 Ứng dụng công nghệ tin học, đại hoá trang thiết bị để giải cơng việc Văn phịng Bộ Tài 119 3.2.4.2 Hiện đại hoá trang thiết bị văn phòng .120 3.3 Kiến nghị 121 KẾT LUẬN 124 128 ... chức văn thư Tất cán làm công tác văn thư Bộ Tài hầu hết đào tạo lớp nghiệp vụ ngắn hạn (03 tháng) công tác văn thư Thực tế, 39/45 cán làm công tác văn thư Bộ đào tạo chuyên ngành kinh tế, tài. .. Nhà nước; thực nhiệm vụ thư? ??ng trực công tác cải cách hành Bộ Tài - Tổ chức thực hiên cơng tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ chức thực công tác hành chính, văn thư quan Bộ theo quy... điện tử Bộ Tài (Website Bộ Tài chính) - Quản lý Đồn xe Bộ Tài - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Tài giao 2.2.3 Tổ chức máy Văn phịng Bộ Tài Văn phịng Bộ có Chánh Văn phịng số Phó Chánh Văn phòng