Chuong 3 ky nang soan thao van ban word 2010

Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã CHƯƠNG III: XỬ LÝ VĂN BẢN Phần mềm Microsoft Office Word (trong tài liệu gọi tắt Word), công cụ soạn thảo văn phổ biến công ty phần mềm tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô (text), hiệu ứng phông chữ, màu sắc, với hình ảnh đồ họa (graphics) nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn thuận tiện Các phiên Word thường lưu tên tập tin với đuôi doc hay docx Word 2007 Hiện theo khuyến cáo Microsoft phần Office 2003 khơng cịn hỗ trợ khuyến nghị sử dụng Office 2007 trở sau Trong phần trình bày số chức Word 2010 Chương GIỚI THIỆU TÍNH NĂNG THƠNG DỤNG WORD 2010 1.1 Tính HOME: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, màu văn bản, màu chữ, …(hình dưới) 1.2 Tính INSERT: Chèn loại đối tượng vào đoạn văn bản: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, tạo header, footer, đánh số trang, chèn ký hiệu đặc biệt,….(hình dưới) Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thơng Giáo trình công nghệ thông tin cho công chức cấp xã 1.3 Tính PAGE LAYOUT: Chứa nút lệnh lề (left, right, after, befor) cho văn bản, thiết lập laout cho ảnh(Wrap Text), thiết lập màu cho trang (Page Color), định dạng kiểu giấy A4, A3…(Size),…(‘hình dưới) 1.4 Tính REFERENCES: chứa nút lệnh tạo cấp độ(leve) văn (Add Text, Update Text), tạo mục lục tự động (Table of Contens),…(hình dưới) Tương tự cho tính Mailings, Review, View Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thơng Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho công chức cấp xã Chương 2: THAO TÁC VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRÊN WORD 2010 2.1 Tạo văn Chọn Win + R bàn phím, sau gõ vào winword hình để truy cập nhanh vào Microsoft Word 2010 (lưu ý: máy tính phải cài đặt Microsoft Office Word 2010 sử dụng được) Tương tự Word 2007, phím tắt để tạo tài liệu Word 2010 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn (hình dưới) Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã 2.2 Mở văn tạo sẵn Phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open chọn đến đường dẫn lưu file để mở file có sẵn (hình dưới) 2.3 Lưu văn soạn thảo  Lưu tài liệu - Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save - Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu - Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12) Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã  Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước - Mặc định, tài liệu Word 2010 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC(phiên word 2003 trở xuống) mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2010 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) - Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 972003 Document (*.doc) Nhấn OK (hình dưới)  Giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phịng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save (hình dưới) Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thơng Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã 2.4 Thao tác với chuột bàn phím 2.4.1 Thao tác với chuột  Sao chép dạng văn Một công cụ định dạng hữu ích Word Format Painter (nút hình cọ cơng cụ Standard) Bạn dùng để chép dạng từ đoạn văn đến nhiều đoạn khác để thực chức này, dùng chuột tiện lợi Đầu tiên đánh khối văn có dạng cần chép, bấm lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào đoạn văn khác) bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn khác) Tiếp theo, để dán dạng vào đoạn văn cần đánh khối chúng xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức trước bạn bấm kép nút Format Painter)  Sao chép di chuyển dòng cột table Trong table, bạn muốn chép thêm hay di chuyển hay nhiều dịng cột dùng cách kéo thả chuột sau: chọn dòng cột cần chép di chuyển, kéo khối chọn (nếu chép trước nhấn giữ phím Ctrl) đặt vị trí mà bạn muốn  Dùng thước để xem khoảng cách văn trang Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã Thông thường bạn dùng thước để định vị dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt tab dừng Nhưng cịn cơng dụng khác không phần thú vị tiện lợi, xem xác (thể trực quan số) khoảng cách văn so với lề, cạnh trang tab Để biết khoảng cách phần nào, bạn bấm giữ chuột vị trí thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải thấy khoảng cách phần  Sao chép di chuyển văn Cũng tương tự table hay đối tượng khác tài liệu, bạn dùng cách kéo thả việc chép di chuyển văn Ở khơng cần phải nói thêm phương pháp (vì hầu hết biết cách làm này), lưu ý điều để dùng cách tuỳ chọn Drag-anddrop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải đánh dấu  Phóng to thu nhỏ tài liệu Khi cần phóng to thu nhỏ tài liệu, thơng thường bạn chọn từ nút Zoom Standard, bất tiện phải qua hai ba thao tác Nếu chuột bạn có nút nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, cách nhấn giữ phím Ctrl đẩy nút chuột lên (phóng to) xuống (thu nhỏ)  Mở nhanh hộp thoại Tabs Page Setup Khi cần chỉnh sửa chi tiết dấu tab dừng đoạn văn bản, bạn phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay thay đổi thiết lập trang giấy bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup Thay mở hộp thoại từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn nhanh chóng mở chúng cách bấm kép chỗ thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, hàng số để mở hộp thoại Tabs hàng số để mở hộp Page Setup)  Đánh khối toàn tài liệu Trước cung cấp dạng cho tồn văn bản, điều mà bạn làm đánh khối tồn chúng bạn dùng cách bấm menu EditSelect All nhấn Ctrl+A Nhưng bạn thử cách xem, cần đưa chuột Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã lề trái văn (mũi tên trỏ chuột nghiêng phải) bấm nhanh lần chọn tồn tài liệu 2.4.2 Thao tác với bàn phím  Các phím di chuyển trỏ - Phím ↑: Di chuyển trỏ lên dịng - Phím ↓: Di chuyển trỏ xuống dịng - Phím →: Di chuyển trỏ sang phải ký tự - Phím ←: Di chuyển trỏ sang trái ký tự  Các phím xố ký tự - Phím Delete: Xố ký tự ví trí trỏ (bên phải trỏ) - Phím Backspace: Xố ký tự liền trái vị trí trỏ - Phím Insert: Để chuyển đổi chế độ chèn (Insert) thay (Overwrite) ký tự  Các phím điều khiển: - Phím Home: Chuyển vị trí trỏ đầu dịng văn chứa trỏ - Phím End: Chuyển vị trí trỏ cuối dịng văn chứa trỏ - Phím Page Up: Chuyển vị trí trỏ lên trang hình - Phím Page Down: Chuyển vị trí trỏ xuống trang hình - Muốn đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home - Muốn cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End 2.5 Chọn khối thao tác khối  Chọn khối - Cách 1: nhắp mouse từ điểm đầu đến điểm cuối văn cần chọn - Cách 2: Nhắp mouse để đặt trỏ text điểm đầu, giữ Shift nhắp mouse điểm cuối đoạn văn cần chọn - Cách 3: Dùng phím Home, End phím mũi tên bàn phím để di chuyển trỏ text đến điểm đầu Giữ phím Shift gõ phím mũi tên thích hợp để di chuyển trỏ text đến điểm cuối đoạn văn cần chọn  Sao chép, di chuyển Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Ctrl + X Copy Ctrl + C Chuuyển đoạn văn chọn vào nhớ Clipboard Chép đoạn văn chọn vào nhớ Clipboard Dán đoạn văn có Paste Ctrl + V Clipboard vào vị trí trỏ text - Đánh dấu chọn đoạn văn - Vào menu Edit chọn Copy Cut - Đặr trỏ vị trí kết chọn Paste  Xóa khối - Chọn đoạn văn cần xóa Nhấn phím Delete bàn phím - Đánh dấu đoạn văn cần xóa Bấm chuột phải chọn Delete để xóa 2.6 Định dạng văn  In đậm - Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa trỏ chuột vào vùng chọn xuất cơng cụ Mini (hình dưới) - Nhấn nút Bold (B) Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+B Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần bạn muốn bỏ in đậm  In nghiêng Thực tương tự in đậm, thay nhấn nút Bold bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I)  Gạch đoạn text Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Giáo trình cơng nghệ thơng tin cho cơng chức cấp xã Nhấn Ctrl+U để gạch đoạn text chọn Nhấn Ctrl+U lần để bỏ gạch Ngoài cịn có nhiều kiểu gạch khác:  Gạch từ, trừ khoảng trắng - Chọn đoạn text bạn muốn gạch - Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên góc bên phải - Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only Nhấn OK  Gạch đôi từ - Thực bước 1, tương tự Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dịng đơi Nhấn OK  Đường gạch trang trí Thực bước 1, tương tự - Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu thích - Để đổi màu đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color chọn màu thích Nhấn OK  Đổi màu chữ - Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển trỏ chuột vào vùng chọn để xuất công cụ Mini - Nhấn nút Font Color chọn màu thích  Đổi kích cỡ chữ - Chọn đoạn text, di chuyển trỏ chuột vào để xuất công cụ Mini - Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>) Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+