CHƯƠNG II KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QLHCNN

CHƯƠNG II KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QLHCNN 2.1 Yêu cầu chung soạn thảo văn VB QLNN định thông tin quản lý thành văn ban hàn quan quản lý NN theo thẩm quyền trình tự thủ tục định nên soạn thảo VB ban hành phải đảm bảo (về nội dung, hình thức, thể thức; đảm bảo văn phong, tính chất, chuẩn mực loại VB) CỤ THỂ: - Phù hợp đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Trình bày ngắn gọn, rõ ràng xác; sử dụng ngôn ngữ viết, diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ phổ thông, không dùng từ địa phương từ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn phải giải thích; - Không viết tắt cum từ không thông dụng Từ, cụm từ sử dụng nhiều lần viết tắt chữ viết tắt lần từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ cụm từ - Viết hoa phải theo quy tắc tả tiếng Việt - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành, tên quan tổ chức ban hành Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận hiểu mục đích, hiểu quan hệ văn điều chỉnh, cần xử lý sở cách thức, phương pháp nguyên tắc xử đắn 2.2 Yêu cầu nội dung (nội dung phải phản ánh tính tính) Tùy loại VB mà lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp Đảm bảo phản ánh tính sau: 2.2.1 Tính mục đích Thể mục tiêu giới hạn văn nghĩa trả lời câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải mối quan hệ nào? Giải đến đâu? Nó thể phản ánh đường lối chủ trương sách Đảng NN, cấp lãnh đạo, quản lý Nó cụ thể hóa văn cấp vào công tác quản lý quan cách sáng tạo kịp thời Mục đích VB phản ánh tâm tư nguyện vọng, lợi ích đáng người quan 2.2.2 Tính khoa học tính khả thi Tính khoa học: Các thông tin đầy đủ cụ thể rõ ràng, xác kịp thời, thông tin, kiện không cũ; Xắp xếp theo trình tự thích hợp, logic, ý không trùng lặp, thừa, tản mạn, vụn vặt để dễ thực hiện; Bố cục chặt chẽ quán chủ đề Các phần, ý liên hệ với theo chủ đề Tính khả thi: Xuất phát từ thực tế, phù hợp khách quan; phù hợp trình độ, lực mặt đối tượng tiếp nhận thực văn bản; Mọi quy đinh văn gắn quyền với nghĩa vụ đôi với điều kiện cụ thể để thực nghĩa vụ Văn phải có khả thực 2.2.3 Tính hợp pháp - tính quy phạm Tính hợp pháp: Văn ban hành dựa sở xác thực, nội dung điều chỉnh thẩm quyền theo luật định; nội dung phù hợp với quy định pháp luật hành; cấp Tính quy phạm: Nội dung thể hình thức mệnh lệnh, yêu cầu phải , cấm hướng dẫn hành vi, xử đối tượng tiếp nhận; Nội dung (quy định) đối tượng tiếp nhận phải thực nào, không thực bị xử lý (chế tài).Chỉ văn quy phạm pháp luật thể rõ tính quy phạm, văn hành thể tính hợp pháp Văn HC rõ tính này, thông tin thực (không có chế tài) 2.2.4 Tính đại chúng Nội dung văn phải phù hợp với đối tượng tiếp nhận Đối với văn nhiều đối tượng tiếp nhận Yêu cầu thể thức, kỹ thuật trình bày văn 2.3.1 Khái niệm a) Khái niêm thể thức Là tập hợp thành phần (yếu tố) cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung cho số loại văn trường hợp cụ thể, số loại văn định theo quy định pháp luật (tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn Thông tư 01 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn đầy đủ thể thức gồm: Đầy đủ thành phần (yếu tố) thể thức; Thiết lập bố trí văn cách khoa học, pháp luật Theo thông tư liên tịch 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ (đối với văn QFPL), Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định (tại Thông tư này) bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; c) Phông chữ trình bày văn Phông chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 2.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày (Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Gồm yếu tố (thành phần) a) Quốc hiệu - Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” - Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn b) Tên quan, tổ chức ban hành văn - Thể thức 10 Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế công ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn + Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN + Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC - Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trình bày cách dòng đơn c) Số, ký hiệu văn 11 - Thể thức + Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm + Ký hiệu văn * Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/CT-TTg Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số …/BCHĐND + Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (nếu có), ví dụ: Công văn Chính phủ Vụ Hành Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Công văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ trình bày sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC 12 Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu - Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế Văn phòng soạn thảo) ĐỐI VỚI VĂN BẢN QFPL, ( số /2011/NĐ-CP SAU SỐ LÀ NĂM BAN HÀNH (Phần trình bày thêm chương 3) d) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Thể thức + Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: + Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Công Thương, Công ty Điện lực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, 13 Văn Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, + Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: * Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, * Đối với tỉnh tên tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, Trường hợp địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh, * Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Văn Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, * Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, * Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Công an, Bộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Công an, Bộ Quốc phòng + Ngày, tháng, năm ban hành văn 14 Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 - Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu đ) Tên loại trích yếu nội dung văn (5a, 5b) - Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn - Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung công văn trình bày ô số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 15 e) Nội dung văn - Thể thức Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu nêu; cách thể bố cục tùy loại văn - Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: + Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; + Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; + Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; + Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề - Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: + Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; 16 + Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; + Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; + Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: + Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Thể thức: Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI + Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT CHỦ TỊCH KT BỘ TRƯỞNG PHÓ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 17 mạnh mẽ, truyền cảm, dùng từ VB pháp luật).;Viết văn, phục vụ giao tiếp, ca ngợi , miêu tả ( nghệ thuật ví von, nhân cách hoá ) phong cách nghệ thuật; Nhưng công tác soạn thảo văn VBQLHCNN sử dụng ngôn ngữ, hành văn thể phong cách hành công vụ Mỗi phong cách có văn phong riêng Văn phong thể văn QLHC NN sử dụng từ ngữ cách hành văn phù hợp theo loại hình văn pháp luật (VB định quản lý), Vb hành thông thường (văn quản lý thông tin) 2.4.2 Văn phong HC-CV (có thể hiểu đặc trưng ngôn ngữ phong cách HC-CV) Đặc điểm: a) Tính xác, rõ ràng Chính xác cách dùng từ; đặt câu cần đôi với tính minh bạch kết cấu văn để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa nội dung VB HC công vụ cho phép cách hiểu, không hiểu lầm Câu phải ngắn gọn không rườm rà; dùng từ đa nghĩa, cách diến đạt không rõ ràng dẫn đến hiểu sai lệch, gây tranh cãi , xuyên tạc, bóp méo Sai tả gây hiểu sai vấn đề b) Tính phổ thông, đại chúng VB đảm người nơi hiểu, tiếp nhận yêu cầu văn , thông qua dùng từ chuẩn, thông dụng từ giải thích ý nghĩa c) Tính khách quan, phi cá tính Ngôn ngữ phong cách HC-CV phải mang tính khách quan, không chứa đựng cảm xúc đánh giá chủ quan cá nhân, quan tổ chức Tính khách quan, nghiêm túc coi dấu hiệu đặc biệt VB Trong phong cách KH tính khách quan làm cho hệ thống lập luận có giá trị chân thực to lớn Còn VB định quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính xác thực khẳng định tính chất mệnh lệnh, thị cần tuân thủ, thực d) Tính trang trọng lịch Dùng từ VB thể lịch sự, tôn trọng phù hợp hoàn cảnh; Lịch tạo trang trọng, nghiêm túc (Kính đề nghị đề nghị) đ) Tính khuân mẫu Tính khuôn mẫu tính quy định chung để áp dụng cho loại VB HC-CVụ áp dụng khuân mẫu định có tác dụng đến chuẩn mực VB (cả nội dung hình thức) Một VB HC-CV phải soạn thảo theo hình thức mẫu quy định Các từ dùng phù hợp với loại VB 2.4.3 Sử dụng câu từ, thuật ngữ VBQLHCNN 23 Văn sử dụng phông tiếng Vịêt (Vntime, Times New Roman) khoảng cách đoạn, dòng xuống dòng tuân theo quy định Được sử dụng từ ngữ, câu văn phù hợp Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật a) Sử dụng câu: Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt xác ý muốn, người đọc tiếp thu nhanh chóng thể tính thể chế, hiệu lực VB Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn thành phần Không sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà Không sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán không sử dụng dấu “…”, v.v Cách dùng câu tuỳ loại văn để có câu với nội dung thể hiệu lực ý nghĩa sai khiến với từ cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ, bãi bỏ, không phép Cũng sử dụng câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà người hiểu ngữ pháp không đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, khoa để thực Đoàn TN để phối hợp Dùng câu chủ động câu khẳng định VB cấp gửi cấp để nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, kiện dứt khoát rõ ràng mềm dẻo (Bộ trí với đánh gia….Trường nhận thấy khoa buông lỏng việc kiểm tra ) Dùng câu phủ định trường hợp nhấn mạnh yêu cầu khôn gthể bỏ qua trình giải công việc (Trường nhắc để đơn vị không chậm việc….) Dùng câu bị động trường hợp muốn tạo tình chung, khách quan (Kỷ cương không tôn trọng, chế độ không thực đầy đủ Chú ý thành phần câu xếp vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu tăng mục đích sử dụng, thường phàn trọng tâm đặt trước (Khi phép nước không nghiêm, lòng tin dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống cấp) Có thể tách phận câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin cần thiết b) Sử dụng từ, thuật ngữ văn - Sử dụng từ ngữ: + Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tượng như: hình như, có lẽ; không dùng: có thể, Không dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ lạc hậu, từ chưa thống khái niệm (gán cho ý nghĩa từ đó), từ nước phải Vịêt hoá Các thuật ngữ (khoa học, đặc thù chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng 24 + Cụm từ dùng nhiều lần viết tắt trước viết tắt phải viết đầy đủ trước Nếu viết tắt không gây hiểu lầm +Văn có tính khuôn mẫu nên dùng từ mang tính khuôn mẫu vào, Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân đề nghị + Dùng từ xưng hô VB phải lịch sự, khách quan Cấp gửi văn cấp phải ghi đầy đủ tên quan (Trường ĐHCNGTVT) gửi cấp nêu “Trường” không cần nêu tên; ngang cấp viết Trường Trân trọng lịch dùng từ quý Bộ, quý quan - Sử dụng từ khoá: Trong VB thường dùng câu cụm từ cố định gọi “khoá” để nêu bật ý nghĩa thi, yêu cầu hay + Để mở đầu văn bản: Căn vào ;Theo đề nghị ;Theo tinh thần công văn.;Phúc đáp công văn… + Để liên kết phần VB Dưới là; Vấn đề trên;Dựa vào định trên; Ngoài nội dung trên; Tuy nhiên; đó… + Để trình bày quan điểm xin ý kiến: Chúng cho ; Chúng nhận thấy ; theo ý kiến quan ; Chúng mong nhận ý kiến… Xin trân trọng đề nghị + Để yêu cầu thực hiện: Nhận Vb yêu cầu ; Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm… + Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý quan lời chào…; Quyết định có hiệu lực… 2.4.4 Yêu cầu thực hành văn Văn văn phải đầy đủ bố cục, viết để người tiếp nhận trân trọng, dễ hiểu việc lựa chon từ ngữ, câu văn phù hợp trình bày phần Các văn bày đảm bảo yêu cầu: a) Rõ ràng tường minh, sáng sủa Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu Viết vào trọng tâm vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn văn hợp lý, hình thức diễn đạt sáng mạch lạc thể quan hệ chủ thể ban hành đối tượng tiếp nhận Thực cách trình bày so le, sử dụng kỹ thuật viện dẫn Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch nghĩa câu trước, ý lặp lại Dùng câu đơn giản, không nên dùng câu phức tạp b) Ngắn gọn Không diễn giải vấn đề dài dòng gây khó hiểu dài dòng từ ngữ diễn tả, miêu ta Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin logíc với vấn đề khác Lựa 25 chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục đích văn không dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống Câu dài dễ làm hiểu sai nội dung ngữ pháp khó cho người tiếp nhận Nhưng ngắn gọn nghĩa vắn tắt, diễn đạt không dễ đưa đến khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc c) Xác đáng Đảm bảo tính xác đáng thông tin đưa Các từ phải xác, thông tin tránh đọc bị nghi ngờ Cần đọc kỹ tránh sai dùng từ dùng từ chưa phù hợp giao tiếp mắc lỗi tả; phải tôn trọng vấn đề ngữ pháp d) Hoàn chỉnh Đảm bảo hoàn chỉnh thông tin đưa rõ ràng thực nguyên tắc W (What, Where, When, Who; vấn đề gì?, đâu?, bao giờ?, ai?) Thể rõ câu bao hàm ý câu có nhiều ý có liên quan với hay không Có liên kết câu để tạo luồng tư uyển chuyển mạch lạc Cần phân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày Áp dụng trình bày so le với nội dung ý thể ký hiệu riêng đ) Lịch sự, nhã nhặn Văn phong cao, cầu kỳ, lời lẽ trịnh trọng, thái thập hay câu cộc lốc, giọng văn cục cằn, thô lỗ làm người đọc khó chịu, thiện cảm Vậy chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt vào vị trí người tiếp nhận VB Thái độ lịch thông qua giọng văn hoà đồng vào nội dung muốn trình bày làm tăng hiệu văn Tóm lại: ngôn ngữ văn soạn thảo không dài dòng; không bình luận; không miêu tả giải thích; không lặp lại; không dẫn chứng lịch sử; không chúc tụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt Sử dụng từ không đa nghĩa, phong cách, ngữ pháp, rõ ràng thống khái niệm 2.5 Bố cục văn 2.5.1 Bố cục văn a) Phần mở đầu; Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (chủ thể ban hành); Số ký hiệu văn ô 3; Địa danh, ngày tháng năm ô 4; tên loại văn trích yếu (5a) Kính gửi công văn; Căn ban hành b) Phần triển khai: (Ô 6) - Thể nội dung điều chỉnh Đây phần trọng tâm văn Ta phải viết theo cách hành văn định Chọn cách viết theo văn điều khoản, văn xuôi pháp luật hay văn nghị luận Sử dụng từ ngữ, câu văn phong phù hợp loại văn để nêu mục đích văn 26 - Hiệu lực văn bản: Thể điểm đầu, cuối văn thời gian văn có hiệu lực - Xử lý văn cũ: Nêu rõ cụ thể văn quy định bị bãi bỏ Cần thiết có văn kèm theo danh mục bị bãi bỏ (không nên dùng VB trái với quy định bãi bỏ”) - Các đối tượng tiếp nhận có liên quan; Nêu đối tượng chịu trách nhiệm việc triển khai thực phối hợp thực c) Phần kết - Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký - Nơi nhận: Ghi gửi nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để báo cáo….; Lưu phận, tên người đánh máy, số lượng nhân - Ghi yếu tố dẫn phạm vi phổ biển (như: xem xong trả lại, không phổ biến…) - Đóng dấu mức độ khẩn, mật có - Địa chi tiết cần thiết; - Dấu quan 2.5.2 Bố cục nội dung (phần triển khai) Bao gồm phần, mở đầu; nội dung; kết luận Tùy loại văn có bố cục nội dung khác Trong phần nội dung trình bày theo văn điều khoản, văn xuôi nghị luận, văn nghị luận theo chương, mục 2.6 Quy trình soạn thảo ban hành văn QLHCNN 2.6.1 Khái niệm Để soạn thảo văn phải có bước, hình thức tiến hành theo trình tự cụ thể định để văn có tính khoa học để dạt hiệu tốt Đòi hỏi người soạn thảo có trình độ định chuyên môn soạn thảo VB có chất lượng đảm bảo mục đích yêu cầu đề VB phải đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày 2.6.2 Quy trình chung Đối với VB QLHCNN có bước sau Giai đoạn chuẩn bị: giai đoạn quan trọng để định hướng để tiến hành soạn thảo - Xác định mục đích, yêu cầu việc ban hành; Giới hạn phạm vi áp dụng văn bản; Đối tượng tiếp nhận thực văn - Chọn tên loại văn Dựa vào sở đề cập để chọn loạ văn Quyết định, Tờ trình, hay công văn… 27 - Thu thập tài liệu, xử lý thông tin Trên sở nội dung cần phải thu thập tài liệu gì, tới mức độ (tuỳ theo tên loại VB) phù hợp đảm bảo tính xác đại phổ thông đại chúng, khoa học khả thi pháp luật Nhiều phải trao đổi thống thông tin thu thập - Lựa chọn cách trình bày, văn phong phù hợp Giai đoạn xây dựng đề cương Là ghi vấn đề bản, cốt yếu để dựa vào triển khai viết thành văn hoàn chỉnh Đề cương chi tiết, cụ thể, tỷ mỷ thể thành văn thuận lợi Đề cương vào yếu tố: Phạm vi điều chỉnh VB (nội dung), thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành Giai đoạn có bước - Xây dựng dàn bài: theo bố cục văn có Phần mở đầu, phần triển khai phần kết luận Phần triển khai thể nội dung VB cần nói vấn đề (các phần) - Soạn đề cương: Trên sở dàn viết đề cương sơ bộ, chi tiết (chủ yếu nội dung VB) Đề cương chi tiết gần VB chư có câu từ liên kết phần Giai đoạn viết thành văn (dự thảo) Là giai đoạn chắp nối đề cương thành văn hoàn chỉnh thông qua vịêc diễn đạt ngôn ngữ Cần viết đảm bảo tính logic thống Người viết phải theo bố cục, sử dụng văn phong phù hợp, cách sử dụng từ văn phạm đúng, tránh mắc lỗi tả Sau in ấn phải kiểm tra lại tổng thể văn hình thức nội dung đánh máy sau trình duyệt, ký Đối với văn cần lấy ý kiến đóng góp tổ chức, cá nhân phải thực thủ tục trước gửi (Dự thảo, xin ý kiến ) Sau có ý kiến đóng góp, người soạn thảo phận soạn thảo tổng hợp bổ sung sau in ấn, kiểm tra để trình duỵệt, ký Các VB loại VB pháp luật, VB quy định mang tính đại chúng, vấn đề chung nhất, rộng rãi Giai đoạn xét duyệt ký văn Duyệt ký VB phải người có trách nhiệm đủ thẩm quyền Phải kiểm tra chặt chẽ Vb trước ký Có sai sót chỉnh sửa, người soạn thảo, phận soạn thảo chỉnh sửa hoàn chỉnh ký Nhân phát hành văn - Sau ký duyệt người có thẩm quyền, văn lấy số theo quy định văn thư nhân Số lượng tuỳ thuộc vào số lượng đối tượng tiếp nhận lưu - Các văn đóng dấu gửi, lưu theo quy định Tuỳ thuộc loại văn mà phải thực bước nêu bỏ bước không cần thiết cho phù hợp (Đề cương cho BC tổng kết, Bc vấn đề nhỏ không cần) Tuỳ loại có quy trình cá biệt 28 Chọn cách trình bày phần nội dung: Văn điều khoản: Gồm; Phần: (số thứ tự La mã I, II ) Để điều phạm vi rộng; Có tiêu đề Chương (số La mã I, II ) Để điều chỉnh phận phần Có tiêu đề Mục (La mã I, II ) Điều chỉnh nhóm quan hệ chương Có tiêu đề Điều (Chữ Ả rập 1,2 ) Điều chỉnh quan hệ (không tiêu đề) Khoản 1.1 (Chữ ả rập) Chia nhỏ điều (không tiêu đề) Điểm a), b) ý nhỏ khoản Văn nghị luận trình bày theo thành phần: Phần: (số thứ tự La mã I, II ) Có tiêu đề Chương (số La mã I, II ) phận phần Có tiêu đề Mục (La mã I,II ) Các mục chương Có tiêu đề (tiểu mục) 1, Không có tiêu đề, (chỉ nêu nội dung vấn đề) a) nhỏ dần ( -) , ( +) , ( * ) Hoặc Phần, Chương, Mục có tiêu đề (tiểu mục) , Không tiêu đề nhỏ dần 1.1 đến 1.1.1 ; 1.1.2 1.2 đến 1.2.1 ; 1.2.2 Tùy thuộc mức độ rộng văn để sử dụng đề mục I Quy định Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; 29 Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm II Quy định Thể thức bao gồm: a) Hình thức “SAO Y BẢN CHÍNH” “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” b) Tên quan, tổ chức văn c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm d) Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn Điều 9, 12, 13 14 Thông tư Kỹ thuật trình bày a) Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4) Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Thông tư (Phụ lục III) Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn b) Kỹ thuật trình bày - Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày ô số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức Phụ lục III Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức minh họa Phụ lục IV; mẫu trình bày quy định Phụ lục V kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV Phụ lục I 30 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Stt Tên loại văn hành Chữ viết tắt Nghị (cá biệt) NQ Quyết định (cá biệt) QĐ Chỉ thị (cá biệt) CT Quy chế QC Quy định QyĐ Thông cáo TC Thông báo TB Hướng dẫn HD Chương trình CTr 10 Kế hoạch KH 11 Phương án PA 12 Đề án ĐA 13 Dự án DA 14 Báo cáo BC 15 Biên BB 16 Tờ trình TTr 17 Hợp đồng HĐ 18 Công văn 19 Công điện CĐ 20 Bản ghi nhớ GN 21 Bản cam kết CK 22 Bản thỏa thuận TTh 23 Giấy chứng nhận CN 24 Giấy ủy quyền UQ 25 Giấy mời GM 26 Giấy giới thiệu GT 27 Giấy nghỉ phép NP 28 Giấy đường ĐĐ 29 Giấy biên nhận hồ sơ BN 30 Phiếu gửi PG 31 Phiếu chuyển PC 32 Thư công Bản văn Bản y SY Bản trích TS Bản lục SL 31 32 33 Phụ lục IV MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) _ Ví dụ minh họa Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ (1) (2) Quốc hiệu (3) (4) (5) - Dòng In hoa 12-13 Đứng, đậm - Dòng - Dòng kẻ bên Tên quan, tổ chức - Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp - Tên quan, tổ chức - Dòng kẻ bên In thường 13-14 Đứng, đậm Số, ký hiệu văn In thường 13 Đứng Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn In thường 13-14 Nghiêng In hoa In thường 14 14 Đứng, đậm Đứng, đậm Stt a b Thành phần thể thức chi tiết trình bày Tên loại trích yếu nội dung Đối với văn có tên loại - Tên loại văn - Trích yếu nội dung - Dòng kẻ bên Đối với công văn In hoa 12-13 Đứng In hoa 12-13 Đứng, đậm Phông chữ Times New Roman (6) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Cỡ chữ (7) 12 13 BỘ TÀI CHÍNH 12 CỤC QUẢN LÝ GIÁ _ Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-VX Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2009 12 CHỈ THỊ Về công tác phòng, chống lụt bão _ 14 14 13 13 a b Trích yếu nội dung Nội dung văn Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, chương - Tiêu đề phần, chương - Từ “mục” số thứ tự - Tiêu đề mục - Điều - Khoản - Điểm - Tiết - Tiểu tiết Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần” số thứ tự - Tiêu đề phần - Số thứ tự tiêu đề mục - Khoản: Trường hợp có tiêu đề Trường hợp tiêu đề - Điểm - Tiết - Tiểu tiết Chức vụ, họ tên người ký - Quyền hạn người ký In thường In thường 12-13 13-14 Đứng Đứng In thường 14 Đứng, đậm In hoa In thường In hoa In thường In thường In thường In thường In thường 13-14 14 12-13 13-14 13-14 13-14 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng Đứng Đứng Đứng In thường In hoa 14 Đứng, đậm 13-14 Đứng, đậm In hoa In thường In thường In thường In hoa V/v nâng bậc lương năm 2009 Trong công tác đạo… Phần I Chương I 13 14 14 QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG Mục GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH Điều Bản văn Các hình thức… a) Đối với … + 14 14 13 14 14 14 14 14 Phần I TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14 14 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14 13-14 Đứng, đậm Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày 13-14 Đứng kể… 13-14 Đứng a) Đối với … Đứng Đứng + 14 13-14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN 14 KT BỘ TRƯỞNG 14 14 14 14 a - Chức vụ người ký - Họ tên người ký Nơi nhận Từ “kính gửi” tên quan, tổ chức, cá nhân - Gửi nơi In hoa In thường In thường 13-14 Đứng, đậm 13-14 Đứng, đậm 14 - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, 10 11 12 13 14 14 14 14 Kính gửi: Bộ Công Thương Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tư; - Bộ Tài 14 14 Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân - Từ “nơi nhận” THỨ TRƯỞNG Trần Văn B Đứng - Gửi nhiều nơi b DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A Dấu mức độ khẩn Chỉ dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng Địa quan, tổ chức; địa E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Phụ lục văn - Từ “phụ lục” số thứ tự In thường In thường In hoa In thường In hoa In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) - Các Bộ, quan - Như trên; ngang Bộ, …; 11 Đứng - …… ; - …… ; - Lưu: VT, NVĐP - Lưu: VT, TCCB HỎA THƯỢNG KHẨN 13-14 Đứng, đậm TỐC KHẨN XEM XONG LƯU HÀNH NỘI 13-14 Đứng, đậm BỘ TRẢ LẠI DỰ THẢO 10 13-14 Đứng, đậm DỰ THẢO 11 12 11 13 13 13 Đứng PL.(300) 11 11 14 In thường 11-12 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 10 phụ lục - Tiêu đề phụ lục 15 Số trang 16 Hình thức In hoa In thường 13-14 Đứng, đậm 13-14 Đứng In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 2, 7, 13 SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14 14 14 Ghi chú: Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng cỡ chữ 13, dòng cỡ chữ 14; Quốc hiệu, dòng cỡ chữ 12, dòng cỡ chữ 13; địa danh ngày, tháng 11