Van ban & Kỷ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN

Văn bản quản lý nhà n ớc: Là những QĐ quản lý và thông tin quản lý thành văn đ ợc văn bản hoá do các cơ quan NN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đ ợc

Lê Trọng Châu 1

i v¨n b¶n qu¶n lý nn

iii Kü thuËt so¹n th¶o

v¨n b¶n

ii v¨n b¶n qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ

N íc

iv so¹n th¶o v¨n b¶n cô thÓ

VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT

SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC

Lê Trọng Châu 2

I VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC

Lờ Trọng Chõu 3

1 Khỏi niệm:

a Văn bản là: ph ơng tiện ghi lại và truyền đạt thông

tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất

định.

b Văn bản quản lý nhà n ớc:

Là những QĐ quản lý và thông tin quản lý thành văn

(đ ợc văn bản hoá) do các cơ quan NN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đ ợc NN bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ QL nội bộ NN hoặc giữa các cơ quan NN với các tổ chức và công dân.

tự, thủ tục đ ợc quy định trong luật, trong đó

có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, đ ợc Nhà n ớc bảo đảm thực hiện để

điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Lê Trọng Châu 5

- C¸c lo¹i v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt:

+ HiÕn ph¸p, luËt NghÞ quyÕt cña QH

+ Ph¸p lÖnh; NghÞ quyÕt cña UBTVQH.

Lê Trọng Châu 6

+ Th«ng t cña Bé tr ëng, TTr CQ ngang Bé

+ Q§ cña Tæng KiÓm to¸n Nhµ n íc.

+ NQ liªn tÞch gi÷a UBTVQH hoÆc gi÷a CP víi c¬ quan TW cña tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi.

+ Th«ng t liªn tÞch gi÷a Ch¸nh ¸n TAND tèi cao víi ViÖn tr ëng VKSND tèi cao; gi÷a Bé tr ëng, Thñ tr ëng c¬ quan ngang Bé víi Ch¸nh ¸n TAND tèi cao, ViÖn tr ëng VKSND tèi cao; gi÷a c¸c Bé tr ëng, TTCQ ngang Bé.

+ V¨n b¶n quy ph¹m PL cña H§ND, UBND

Lờ Trọng Chõu 7

b Văn bản cá biệt:

- Khái niệm:

Văn bản cá biệt là văn bản do các cơ quan nhà n ớc, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan nhà n ớc ban hành, để giải quyết các vụ việc cụ thể, cho một đối t ợng, một nhóm đối t ợng cụ thể Là loại văn bản chứa

đựng những quy tắc xử sự riêng.

- Loại hình:

Quyết định, Chỉ thị, Cáo trạng, Bản án.v.v.

Lờ Trọng Chõu 8

c Văn bản hành chính thông th ờng: Là

những văn bản do các cơ quan nhà n ớc ban hành, không chứa các quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết những công việc cụ thể và để tác nghiệp hằng ngày của cơ quan NN.

Ví dụ:

Công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông báo v.v.

Lê Trọng Châu 9

II VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC

theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục do luật định, mang tính quyền lực đơn ph ơng, làm phát sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm

điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà n ớc.

- là ph ơng tiện kiểm tra, theo dõi hoạt

động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.

- Dựa vào tiêu chí tên loại:

Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông t , Thông t liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v.

Lờ Trọng Chõu 15

- Dựa vào thời gian ban hành:

Ngày tháng năm ban hành vb.

- Nội dung văn bản:

Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v.

- Dựa vào kỹ thuật chế tác:

Trên đá, lụa, Ngà voi, Giấy.v.v.

- Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản:

Văn bản quy phạm pháp luật d ới luật lập quy (VBQPHC); VB hành chính cá biệt; VB hành chính thông th ờng; VB chuyên môn,

kỹ thuật

xử sự chung, đ ợc áp dụng nhiều lần, do các cơ quan hành chính nhà n ớc, cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà n ớc ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục đ ợc pháp luật quy định.

Lê Trọng Châu 17

+ C¸c lo¹i h×nh v¨n b¶n quy ph¹m hµnh chÝnh:

* Q§ cña Tæng kiÓm to¸n NN;

* Q§, ChØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n

+ Loại hình:

Quyết định, chỉ thị (bổ nhiệm, khen th ởng, kỷ luật, điều động công chức; phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế-kỹ thuật;

h ớng dẫn công việc cụ thể v.v

Lờ Trọng Chõu 19

+ Chủ thể ban hành:

Thủ t ớng Chính phủ; Bộ tr ởng, Thủ tr ởng cơ quan ngang Bộ, Thủ tr ởng cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các cấp; Thủ tr ởng các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, huyen (Quyết định)

- Văn bản hành chính thông th ờng:

+ Đặc điểm:

* Là những loại hình văn bản mang tính chất thông tin quy phạm (Báo cho ai đó biết có những văn bản quy phạm )

* Cụ thể hoá và thực thi văn bản lập quy

Lờ Trọng Chõu 20

* Dùng để giải quyết những tác nghiệp cụ thể của các cơ quan quản lý (Báo cáo tình hình lên cấp trên; đôn đốc nhắc nhở.v.v.)

+ Các loại hình văn bản hành chính thông th ờng:

* Công văn: H ớng dẫn, phúc đáp, đôn đốc nhắc nhở, đề nghị.v.v.

* Báo cáo: Định kỳ, bất th ờng, chuyên đề, hội nghị.

* Biên bản: Hội nghị, vi phạm hành chính, tai nạn giao thông

+ Văn bản kỹ thuật:

Trong ngành Xây dựng, KHCN,các cơ quan khoa học kỹ thuật, nh đồ án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật.v.v.

Lờ Trọng Chõu 22

4 Thể thức văn bản quản lý HCNN.

a Khái niệm:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần và kết cấu các thành phần đó của văn bản, để tạo nên hình thức của vb,để đảm bảo sự chính xác

về giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đó.

b Các thành phần của văn bản QLHCNN:

1* Quốc hiệu:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Lê Trọng Châu 23

2* Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n:

- §èi víi c¸c c¬ quan hµnh chÝnh nh : ChÝnh phñ, UBND, Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan thuéc chÝnh phñ, th× viÕt ngay tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n:

Lờ Trọng Chõu 24

- Đối với các cơ quan có cơ quan chủ quản, thì viết tên cơ quan chủ quản phía trên, sau đó viết tên cơ quan ban hành văn bản phía d ới:

Vớ dụ: bộ giáo dục - đào tạo

vụ đại học và sau đại học

VÝ dô: C«ng v¨n Sè: 15/ UBND - VP.

Lờ Trọng Chõu 27

4* Địa danh, ngày tháng năm ban hành

văn bản:

Địa danh, ghi tên chính thức của địa ph ơng

mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở và phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy (,).

Thời gian, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, những ngày có số d ới 10 và những tháng

có số d ới 3 phải ghi thêm số "0" phía tr ớc.

Ví dụ: Hà tĩnh, ngày 02 tháng 01 năm 2007

Cẩm Xuyên, ngày 12 tháng 4 năm 2007

Lờ Trọng Chõu 28

5* Tên loại văn bản:

Ví dụ: nghị định ; quyết định; chỉ thị 6* Trích yếu nội dung văn bản:

- Đối với văn bản có tên loại:

Lờ Trọng Chõu 29

7* Nội dung của văn bản:

Nội dung của văn bản là phần chủ yếu

và quan trọng nhất của văn bản, trong

đó có các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy

định đ ợc đặt ra; các vấn đề, sự việc đ ợc trình bày.

Nội dung của văn bản đ ợc trình bày bằng văn xuôi hành chính hoặc văn điều khoản

06 th¸ng 5 n¨m 2005 cña Bé Néi vô

vµ V¨n phßng ChÝnh phñ.

ký cña mình

VÝ dô: tm chÝnh phñ tm chÝnh phñ

Lờ Trọng Chõu 32

- Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của

ng ời đứng đầu các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, thì đề ngay chức danh của ng ời đứng

đầu các cơ quan, tổ chức đó Ng ời đứng đầu các tổ chức đó có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình.

Ví dụ:

Thủ t ớng kt Thủ t ớng Phó thủ t ớng

Chủ tịch kt Chủ tịch

Phó chủ tịch

Lờ Trọng Chõu 33

- Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ tr ởng, đề chức danh của ng ời đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp ký các văn bản của cơ quan,

Lờ Trọng Chõu 34

Ng ời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho cán bộ quản lý cấp d ới một cấp, ký thay (thừa lệnh) một số văn bản không quan trọng của cơ quan, tổ chức (giấy giới thiệu, công văn giao dịch, phúc

Lờ Trọng Chõu 35

- Chữ ký và con dấu:

+ Chữ ký của ng ời có thẩm quyền phải rõ ràng, chính xác, ngay ngắn Không đ ợc ký bằng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai

+ Dấu của cơ quan, tổ chức phải đóng đúng quy định: Đóng trùm lên 1/4 phía đầu chữ ký; dấu phải rõ; không đ ợc đóng lệch, nghiêng, ng ợc dấu.

- Họ và tên ng ời ký văn bản:

Đ ợc trình bày phía d ới chữ ký, bằng chữ th ờng, cỡ 14, đứng, đậm.

Lê Trọng Châu 37

20 – 25 mm

30-35mm 15-20 mm

9 N¬i nhËn

§Þa chØ c¬ quan

Lê Trọng Châu 38

THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN

Phần cuối của văn bản cần sao

TM UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Lê Văn Chất

TÊN CƠ QUAN SAO TÊN BẢN SAO

Số bản sao Địa danh, ngày tháng năm

Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ BẢN SAO

Chữ ký, dấu

Họ và tên

Lờ Trọng Chõu 39

5 Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản qlhcNN.

a Hiệu lực của văn bản quản lý hcnn:

- Đối với văn bản quy phạm hành chính đ ợc quy

định cụ thể trong văn bản, trên cơ sở đảm bảo đủ thời gian để công chúng có điều kiện tiếp cận văn bản và đối t ợng thi hành có điều kiện chuẩn bị,

nh ng không đ ợc sớm hơn 45 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành Đối với văn bản QPPLHC quy định các biện pháp kẩn cấp thì có hiệu lực kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành, nh

ng phải đ ợc công bố trên công báo, ph ơng tiện thông tin đại chúng

Lờ Trọng Chõu 40

- Đối t ợng điều chỉnh của loại văn bản này là tất cả các tổ chức, công dân, hoặc quy định trong văn bản Kể cả ng ời n ớc ngoài trừ tr ờng hợp có quy định quốc tế.

- Đối với văn bản quy phạm hành chính của ubnd các cấp, đ ợc quy định trong luật Ban hành văn bản qppl của HĐND và UBND, năm 2004 và NĐ số

91, ngày 6/9/2006 của CP.

Lờ Trọng Chõu 41

- Văn bản quy phạm hành chính hết hiệu lực (Toàn bộ, hoặc một phần) khi:

Hết thời hạn trong văn bản; đ ợc sửa đổi, bỏ sung, thay thế bằng văn bản khác của cơ quan ban hành văn bản đó; bị huỷ bỏ, bãi

bỏ một phần hay toàn bộ bằng một văn bản của cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền

Văn bản h ớng dẫn thi hành của văn bản chính hết hiệu lực, cũng đồng thời hết hiệu lực, trừ tr ờng hợp đ ợc giữ lại một phần phù hợp văn bản mới

hiÖu lùc sau khi thi hµnh,

hoÆc bÞ b·i bá, hoÆc

Lờ Trọng Chõu 43

b Nguyên tắc áp dụng văn bản QLHCNN.

- Văn bản đ ợc áp dụng từ thời điểm có hiệu lực

- Nếu có nhiều văn bản quy định khác nhau về một vấn đề, thì áp dụng văn bản nào có hiệu lực pháp lý cao nhất

- Nếu có nhiều văn bản do một cơ quan ban hành

về một vấn đề có sự khác nhau thì sử dụng văn bản mới nhất

- Tr ờng hợp văn bản mới không quy định hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra tr ớc ngày văn bản mới có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới

Lờ Trọng Chõu 44

6 Giám sát, kiểm tra, xử lý VB qlhcnn sai trái.

- Giám sát, kiểm tra văn bản QLHC:

+ ubtvQh giám sát, kiểm tra văn bản của Chính

đến ngành, lĩnh vực của mình;

Đối với văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật do thủ tr ởng cơ quan ban hành kiểm tra.

kỹ thuật ch a đạt yêu cầu.

+ Hình thức xử lý:

Tạm đình chỉ; đình chỉ; bãi bỏ hoặc sửa đổi văn bản, bãi bỏ từ khi văn bản có hiệu lực và buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoặc bị bãi bỏ từ khi văn bản bãi bỏ có hiệu lực;bãi bỏ toàn bộ hoặc bị bãi bỏ một phần Văn bản sai thể thức phải ban hành lại cho đúng thể thức quy định

Lờ Trọng Chõu 46

+ Thẩm quyền xử lý văn bản quản lý hành chính sai trái:

* Cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền;

* Chính cơ quan ban hành văn bản sai trái;

* Toà án hành chính có quyền tuyên

bố một văn bản hoặc một nội dung nào

đó của văn bản quy phạm HC là sai trái

và bãi bỏ văn bản cá biệt sai trái.

Lờ Trọng Chõu 48

1 những yêu cầu về soạn thảo văn bản.

a Những yêu cầu chung:

- Nắm vững đ ờng lối chính trị của Đảng.

- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt

động của cơ quan ban hành văn bản.

- Phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, ph ơng thức giải quyết công việc đ a ra phải rõ ràng, phù hợp

- Văn bản phải đ ợc đ ợc trình bày đúng các yêu cầu về thể thức, văn phong hành chính.

Lê Trọng Châu 50

2 Quy tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n.

a Kh¸i niÖm quy trình soạn thảo, ban hành vb:

- Kết cấu nội dung văn bản :

Kết cấu nội dung văn bản là cách sắp xếp

và tổ chức các phần, các ý sao cho liên kết chặt chẽ với nhau để tạo nên một nội dung vững chắc

Lờ Trọng Chõu 53

Kết cấu nội dung văn bản gồm:

+ Thứ nhất là, kết cấu chủ đề:

Chủ đề xuyên suốt VB nh một sợi chỉ đỏ, các

ý, sự kiện là sợi chỉ màu khác.

+ Thứ hai là, kết cấu bố cục:

Là cách sắp xếp nội dung theo từng phần, từng ch ơng, từng điều, mục theo trình tự hợp

lý và thống nhất nh sau: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết thúc vấn đề, với sự lập luận chặt chẽ, lô - gic =>Tam đoạn luận.

về mặt lý tính

+ Luận chứng bằng lý lẽ là dùng lời văn để bình hoặc nhận định về các số liệu đã nêu trên, loại luận chứng này tác động về mặt tình cảm của ng ời đọc, nâng cao sức thuyết phục của VB.

+ Hai là diễn dịch:

Là đ a ra luận điểm sau đó tuần tự dùng luận

cứ để phát triển, giải thích rộng ra để chứng minh vấn đề làm rõ luận điểm trên.

+ Tr¸nh dïng tõ thiÕu nhÊt qu¸n.

Lờ Trọng Chõu 59

+ Từ ngữ trong văn bản chỉ dùng một nghĩa ( nghĩa đen), không dùng từ phát sinh đa nghĩa, nghĩa búng.

Ví dụ: Xe chạy đêm, không có đèn bị

phạt 100.000 đồng

+ Không dùng từ thiếu văn minh, lịch thiệp, từ lóng, từ địa ph ơng.

+ Hạn chế tối đa viết tắt các chữ.

VD: UBBVBMTE; LCKT; NNPTNT …

Lờ Trọng Chõu 60

hành chính:

+ Văn bản quản lý hành chính sử dụng câu trần thuật, câu mệnh lệnh.

+ Câu văn phải đúng ngữ pháp, sử dụng

bộ dấu câu phù hợp.

+ Câu văn phải ngắn gọn, u tiên cho câu một mệnh đề, nếu sử dụng câu nhiều mệnh đề cần phải tách câu một cách thích hợp.

Lờ Trọng Chõu 61

+ Diễn đạt ý t ởng trong câu văn phải cân đối, ngữ nghĩa phải phù hợp với t duy của ng ời Việt Nam.

+ Không đ ợc viết những câu mơ hồ,

để có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau.

+ Không đ ợc viết những câu có thể tạo ra hình ảnh không đẹp.

+ Không đ ợc viết hoa tuỳ tiện.

Lờ Trọng Chõu 62

- Yêu cầu về hành văn trong VB hành chính:

+ Hành văn trong văn bản hành chính là lối hành văn thông th ờng, mang tính trung tính.

+ Hành văn phải mạch lạc, thể hiện ở toàn bộ cấu trúc của văn bản, trong mỗi đoạn văn, câu văn của văn bản.

+ Hành văn phải trang trọng uy nghi, thể hiện

ở ngôn ngữ và cách x ng hô trong văn bản.

+ Để nhấn mạnh ý t ởng, hành văn trong vb có thể dùng câu bị động, câu điệp từ, điệp ngữ.

Lê Trọng Châu 63

IV so¹n th¶o mét sè

v¨n b¶n qlhcnn

th«ng dông.

Thø hai lµ, c¨n cø ph¸p lý cho néi dung cña v¨n b¶n.

Lờ Trọng Chõu 66

+ Nội dung chính của quyết định:

Điều 1 Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của quyết định

Điều 2 và các điều tiếp theo Quy định các hệ quả pháp lý nẩy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh chính của quyết định

Điều cuối cùng Quy định về hiệu lực văn bản; quy định về xử lý văn bản nếu có; quy định về

đối t ợng thi hành

- Phần kết của QĐ cá biệt: Thẩm quyền đề ký; chức vụ ng ời ký; chữ ký, con dấu, họ tên ng ời ký; nơi nhận