Hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại bộ thông tin và truyền thông

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN TIẾN THÀNH HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng năm 2021 BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN TIẾN THÀNH HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành : Lƣu trữ học Mã số : 8320303 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội, tháng năm 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu đề tài trung thực chưa công bố đề tài, cơng trình nghiên cứu khác Những tư liệu tham khảo từ tài liệu cơng trình nghiên cứu thích rõ ràng Tác giả luận văn Nguyễn Tiến Thành LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến nhà khoa học, tiến sĩ, giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo, công chức, viên chức công tác Bộ Thông tin Truyền thông nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn bảo tận tình trình thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Lệ Nhung, người trực tiếp hướng dẫn tơi hồn thành đề tài luận văn Xin trân trọng cảm ơn gia đình bạn bè động viên giúp đỡ để tơi vượt qua khó khăn sống để hoàn thành luận văn Tác giả luận văn Nguyễn Tiến Thành MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Mục đích nghiên cứu đề tài 11 Nhiệm vụ nghiên cứu 11 Đối tượng nghiên cứu 12 Phạm vi nghiên cứu 12 Phương pháp nghiên cứu 12 Đóng góp luận văn 13 Bố cục luận văn 13 II PHẦN NỘI DUNG 14 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 14 1.1 Cơ sở lý luận tài liệu lưu trữ điện tử 14 1.1.1 Khái niệm tài liệu điện tử 14 1.1.2 Đặc điểm tài liệu điện tử 15 1.1.3 Định dạng tài liệu điện tử 18 1.2 Cơ sở lý luận quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 20 1.2.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 20 1.2.2 Khái niệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 22 1.2.3 Nội dung biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 22 1.2.4 Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 25 1.3 Pháp luật Việt Nam quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 26 TIỂU KẾT CHƢƠNG I 29 CHƢƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 30 2.1 Khái quát Bộ Thông tin Truyền thông 30 2.2 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành hoạt động Bộ Thông tin Truyền thông 31 2.3 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Thông tin Truyền thông 33 2.3.1 Thực trạng quản lý hệ thống công nghệ thông tin 33 2.3.2 Thực trạng quản lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ điện tử 36 2.4 Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan Bộ Thông tin Truyền thông 42 2.5 Đánh giá công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Thông tin Truyền thông 43 2.5.1 Ưu điểm 43 2.5.2 Hạn chế 44 TIỂU KẾT CHƢƠNG II 46 CHƢƠNG III GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 47 3.1 Nhóm giải pháp chung 47 3.1.1 Tăng cường nhận thức vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 47 3.1.2 Hoàn thiện sở pháp lý hệ thống văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ công tác quản lý tài liệu điện tử 48 3.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ 49 3.1.4 Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 50 3.1.5 Tăng cường ngân sách, kinh phí việc quản lý TLLTĐT 52 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 52 3.2.1 Hồn thiện quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 52 3.2.2 Xây dựng, hoàn thiện kho lưu trữ số, hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ 55 3.2.3 Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn đa dạng hình thức thi đua khen thưởng 57 III KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 V PHỤ LỤC 67 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT : Công nghệ thông tin CMCN : Cách mạng công nghiệp VTLT : Văn thư - Lưu trữ TTTT : Thông tin Truyền thông TLLT : Tài liệu lưu trữ TLLTĐT : Tài liệu lưu trữ điện tử I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cách 75 năm Trong Thông đạt số 01-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia”, tài liệu lưu trữ (TLLT) nguồn tài nguyên dân tộc, nguồn thông tin có giá trị đặc biệt cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc Chính tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Với phát triển vượt bậc khoa học, công nghệ thông tin thời đại cơng nghệ 4.0 q trình hoạt động quan, tổ chức hình thành thêm loại hình tài liệu khác với loại tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử Sự đời tài liệu điện tử giúp cho hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm Bộ Thơng tin Truyền thông (Bộ TTTT) quan đầu công tác chuyển đổi số, sử dụng tài liệu điện tử với mục tiêu quản lý tập trung, thống khai thác có hiệu tài liệu điện tử nhằm phục vụ lợi ích hoạt động quan, tổ chức Bộ TTTT sử dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử với tài liệu điện tử có giá trị lựa chọn đưa vào lưu trữ điện tử Nhưng thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử Bộ TTTT nhiều khó khăn, hạn chế Chính vậy, sở nghiên cứu lý luận công tác lưu trữ; quy định pháp luật tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử; quan sát thực tế sau thời gian nghiên cứu học tập, định chọn vấn đề: “Hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Thông tin Truyền thông” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ mình, nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (TLLTĐT) đưa giải pháp quản lý tài liệu điện tử để công tác thực nề 10 nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Bộ Thông tin Truyền thông đơn vị trực thuộc toàn thể cán bộ, nhân viên giải cơng việc thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an toàn sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Thông tin Truyền thông Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong năm qua, vấn đề quản lý TLLTĐT hướng nghiên cứu nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Các nghiên cứu thức cơng bố có liên quan đến quản lý TLLTĐT Việt Nam khơng có nhiều TLLTĐT vấn đề khó, phức tạp quan, tổ chức Liên quan đến vấn đề này, có số viết như: đề tài nghiên cứu khoa học cấp “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008 Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng – Thực trạng giải pháp” Trần Ngọc Sơn công tác Văn phòng Trung ương Đảng năm 2011 “Một số giải pháp công nghệ để thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam nay” PGS TS Vũ Duy Lợi Đề tài luận văn thạc sĩ ” Pháp luật Việt Nam tài liệu điện tử lưu trữ tài liệu điện tử - thực trạng số vấn đề đặt ra” tác giả Trần Đức Mạnh năm 2016 Đề tài nghiên cứu khoa học cấp “Cơ sở khoa học xã hội hóa hoạt động lưu trữ” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước TS Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm đăng ký năm 2019, nghiệm thu năm 2020 Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Cơ sở khoa học sửa đổi, bổ sung Luật lưu trữ” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ThS Vũ Thị Thanh Thủy làm chủ nhiệm Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu đề xuất số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan” ThS Trần Danh Đại, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước làm Chủ nhiệm… ... lưu trữ điện tử Chương 2: Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Thông tin Truyền thông Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu điện tử Thông tin Truyền thông 14... lý tài liệu lưu trữ điện tử 22 1.2.3 Nội dung biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 22 1.2.4 Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 25 1.3 Pháp luật Việt Nam quản lý tài liệu lưu. .. 30 2.2 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành hoạt động Bộ Thông tin Truyền thông 31 2.3 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Thông tin Truyền thông