Công tác xây dựng và quản lý văn bản tại UBND phường Tràng Tiền, Hoàn kiếm, Hà Nội

MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Đất nước Việt Nam với bề dày lịch sử bốn nghìn năm dựng nước giữ nước, có truyền thống anh hùng chiến đấu, lao động sáng tạo Việt Nam từ nước nghèo nàn, lạc hậu đến bước phát triển Trong công đổi đất nước đường hội nhập kinh tế giới, nước ta đạt thành tựu to lớn Trong q trình cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác quản lý hành nói chung cơng tác văn phịng nói riêng quan, tổ chức quan tâm Nếu thời kỳ bao cấp văn phòng coi máy giúp việc có tính chất bàn giấy vụ, thụ động ngày cơng tác văn phòng coi trọng Văn phòng máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng, giữ vai trò then chốt, ảnh hưởng lớn sâu rộng đến hiệu quả, chất lượng hoạt động quan Văn phòng nơi thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin kịp thời, nhanh chóng, xác cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan trơi chảy đạt hiệu cao Chính quan, đơn vị cần phải có đội ngũ văn phịng có chun mơn, nghiệp vụ kỹ đạt đến trình độ cao, có khả nắm bắt ứng dụng kịp thời với tiến khoa học công nghệ, đưa đất nước tiến kịp với nước tiên tiến giới Thực tế cho thấy hoạt động quan HCNN, công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: - Đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp…) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát cơng việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý - Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Xuất phát từ lẽ thấy cần thiết công tác quản lý văn hoạt động quan, tổ chức hành nhà nước Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hành nhà nước bước đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất đạo đức lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc nâng cao chất lượng phục vụ Để tổ chức thực vấn đề nêu có tham gia hỗ trợ lớn hệ thống văn bản, đặc biệt văn quản lý Do đó, làm tốt cơng tác quản lý văn tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước giai đoạn đẩy mạnh cơng cải cách hành Yêu cầu đặt quan đội ngũ cán công chức cần có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác quản lý văn bản, từ nhằm đề cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác thực vào nề nếp đảm bảo thực có chất lượng hiệu - Nhận thức tầm quan trọng công xây dựng quản lý văn quan hành nhà nước nói chung, với UBND phường Tràng Tiên nói riêng, để áp dụng kiến thức học vào thực tiễn, em lựa chọn nội dung “Công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền” làm đề tài nghiên cứu khoa học Trong trình kiến tập UBND phường Tràng Tiền từ ngày 29/5/2016 đến ngày 16/6/2016 thân em đúc rút nhiều kinh nghiệm công việc, thay đổi số thói quen, lề lối làm việc khơng cịn phù hợp Trong thời gian thực tập báo cáo kiến tập khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong góp ý, nhận xét nhà trường, khoa Quản lý nhà nước thầy cô giáo cán đơn vị thực tập để viết em hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng – Thống kê UBND phường Tràng Tiền (Từ ngày 29/5/2016 đến ngày 16/6/2016) Mục tiêu nghiên cứu Qua trình ngiên cứu đề tài, báo cáo viết với mục đích đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý thuyết xây dựng quản lý văn quan hành nhà nước - Nghiên cứu hoạt động xây dựng quản lý văn quan hành nhà nước - Tìm hiểu thực trạng xây dựng quản lý văn quan hành nhà nước; nhận diện vấn đề đặt cho công tác xây dựng quản lý văn quan hành nhà nước - Đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng quan hành nhà nước nói chung UBND phường Tràng Tiền nói riêng Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập, xử lý tài liệu - Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp - Phương pháp khảo sát thực tế văn phòng Bố cục báo cáo Ngoài mở đầu, kết luận, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo gồm ba chương sau: - Chương 1: Khái quát chung UBND phường Tràng Tiền – TP Hà Nội - Chương 2: Kết quan sát, đánh giá chất lượng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền - Chương 3: Đề xuất, kiến nghị nâng cao chất lượng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền – TP Hà Nội CHƯƠNG I NHỮNG NÉT CHUNG VỀ UBND PHƯỜNG TRÀNG TIỀN = THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Khái quát chung UBND phường Tràng Tiền 1.1.1 Địa vị pháp lý Căn Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015, địa vị pháp lý UBND phường Tràng Tiền (UBND cấp xã) quy định khoản Điều sau: “Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp trên.” 1.1.2 Đặc điểm tình hình UBND phường Tràng Tiền Phường Tràng Tiền phường nội thành, nằm trung tâm thành phố Hà Nội với diện tích tự nhiên 0.38km2, dân số 6734 người (số liệu tính đến năm 2016 ), gồm địa bàn dân cư, 31 tổ dân phố, địa bàn Phường có 500 quan đơn vị, doanh nghiệp Người dân chủ yếu sống nghề kinh doanh, buôn bán, phần cán công nhân viên chức… Những năm gần đây, với phát triển đất nước, phường Tràng Tiền phát triển bề rộng chiều sâu Hàng năm phường hoàn thành hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tiêu Kinh tế liên tục phát triển, thu ngân sách nhà nước năm sau cao năm trước từ – 5% An ninh trị giữ vững ổn định Đời sống vật chất tinh thần người dân cải thiện, số hộ giàu tăng Các chế độ sách thực đầy đủ, nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao, du lịch quan tâm đầu tư phát triển 1.2 Hệ thống văn UBND phường Tràng Tiền 1.2.1 Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Tràng Tiền Chức năng: Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân phường nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân phường thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ quyền hạn UBND phường Tràng Tiền quy định rõ Điều 59 Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015 hiệu lực từ ngày 1/7/2016: Điều 59 Nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương phường Tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa bàn phường Quyết định vấn đề phường phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy quyền Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương kết thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương phường Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa bàn phường 1.2.2 Văn quy định nội quy, quy chế hoạt động UBND phường Tràng Tiền Quy chÕ lµm viƯc cđa UBND phêng Tràng Tiền (Ban hµnh kÌm theo định số 98/2011/QĐ - UBND ngày 01/11/2011 UBND phêng) 1.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND phường Tràng Tiền 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Tràng Tiền(kẻ bảng sau) Chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phụ trách Đơ thị Phụ trách VH-XH 1.3.2 Vị trí, chức nhiệm vụ người đứng đầu đơn vị UBND phường Tràng Tiền Uỷ ban nhân dân phường Tràng Tiền nhiệm kỳ 2011 – 2016 theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân năm 2003 Nghị định số 107/2004/NĐ – CP năm 2004 Chính phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch cấu thành viên UBND cấp Cơ cấu tổ chức UBND phường Tràng Tiền gồm ủy viên (1 Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên UBND) ban, ngành chuyên môn - Chủ tịch UBND phường: Là người đứng đầu điều hành công việc UBND phường, chịu trách nhiệm thực quyền, nhiệm vụ theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND Phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành tồn diện mặt cơng tác UBND phường, tổ chức thực văn quan nhà nước cấp nghị Đảng ủy – HĐND phường, khối nội chính, an ninh quốc phịng, cơng tác tài chính, kinh tế, đầu tư xây dựng bản, tra, giải đơn thư khiếu nại tố cáo, địa giới hành chính… - 01 Phó Chủ tịch phụ trách đô thị: chịu trách nhiệm lĩnh vực nhà đất - xây dựng – giao thông – quản lý dô thị, tài nguyên môi trường - 01 Phó Chủ tịch phụ trách văn hóa – xã hội vấn đề xã hội khác - Uỷ viên UBND: 01 uỷ viên phụ trách công an, 01 uỷ viên phụ trách quân - Các ban, ngành chuyên môn thuộc UBND phường quan tham mưu, giúp UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Chủ tịch UBND phường Theo Nghị định 121/2003/NĐ – CP ngày 21/10/2003 Chính phủ quy định số lượng cơng chức cấp xã UBND phường Tràng Tiền gồm: + Chỉ huy trưởng quân + Văn phòng – Thống kê + Địa – Xây dựng + Tài - Kế tốn + Tư pháp - Hộ tịch Ngồi cịn có thêm số chức danh bán chuyên trách: Phó Chỉ huy trưởng quân sự, văn thư, thủ quỹ, cán phụ trách đài truyền 1.4 Đội ngũ nhân UBND phường Tràng Tiền 1.4.1 Số lượng nhân - Bộ máy UBND phường khóa VIII gồm: 05 Ủy viên (01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, ủy viên phụ trách công an, ủy viên phụ trách quân sự) công chức chuyên môn Theo phân công nhiệm vụ: + Chủ tịch UBND phường phụ trách chung phụ trách mảng Tư pháp, đất đai, xây dựng, Cơng an, Qn + Phó Chủ tịch: 01 đ/c phụ trách đô thị, đ/c phụ trách văn hóa xã hội + Cịn lại đ/c Ủy viên UBND: 01 đ/c phụ trách Công an phường, 01 đ/c phụ trách Quân - Đội ngũ cơng chức phường có 10 người, đó: + Văn hóa xã hội: 03 (01 cơng chức đảm nhận cơng tác văn hóa thơng tin, 01 cơng chức đảm nhận công tác lao động Thương binh xã hội) + Địa thị: 02 + Tư pháp Hộ tịch: 02 + Kế tốn: 02 + Văn phịng Thống kê: 03 + Chỉ huy trưởng Quân sự: 01 Các cán chun mơn bố trí xếp theo chức danh công chức tuyển dụng Như vậy, đ/c công chức thực chức năng, nhiệm vụ phù hợp với trình độ chun mơn đào tạo - Người hoạt động không chuyên trách phường: 08 Đ/c, gồm chức danh: + Phó Chủ nhiệm UBKT Đảng ủy + Trưởng Ban Tuyên giáo + Chủ tịch ủy ban MTTQ + Chủ tịch Hội LHPN + Chủ tịch Hội CCB + Bí thư Đồn TN + Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ + Chủ tịch Hội Người cao tuổi 1.4.2 Chất lượng nhân - Các đ/c lãnh đạo chủ chốt có trình độ chun mơn đại học, lý luận trị cao cấp trung cấp; có kinh nghiệm cơng tác quản lý, điều hành - Các đ/c độ tuổi 50 tham gia công tác địa phương nhiều năm, qua nhiều chức vụ - Đ/c Phó Bí thư Đảng ủy kiêm chức danh Chủ tịch HĐND phường thuận lợi đạo, điều hành hoạt động HĐND Đội ngũ công chức 10 Chương ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG TRÀNG TIỀN – TP HÀ NỘI Để đáp ứng với yêu cầu đổi văn phịng tiến tới cơng nghiệp hố, đại hố đất nước địi hỏi người tổ chức phải nỗ lực, không ngừng đổi mặt để không bị tụt hậu việc sử dụng trang thiết bị đại công việc hàng ngày nhằm khai thác có hiệu nguồn tài nguyên Thông tin đời sống phường hội, Đội ngũ cán văn phịng khơng nằm ngồi nhiệm vụ Cơng tác hành văn phịng địi hỏi người cán phải động, sáng tạo, trau dồi, học hỏi biết áp dụng kiến thức học vào thực tế công việc cho đạt hiệu cao Hồn thiện cơng tác thể chế u cầu đặt trước hết cán lãnh đạo UBND cán lãnh đạo Văn phòng – thống kê UBND phường Các quy định yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ, có nội dung nghiệp vụ quản lý văn cần thể chế hóa hướng dẫn cụ thể sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật hành, đảm bảo cho công tác thực cách thống đạt chất lượng, hiệu cao Hiện nay, UBND phường có số nội dung cần quy định hướng dẫn cụ thể bao gồm: - Quy định rõ việc kiểm soát chế chịu trách nhiệm cán bộ, công chức không tuân thủ không tuân thủ đúng, đầy đủ u cầu q trình giải cơng việc Điển trình chuyển giao phân phối văn nhân viên phòng văn thư Do nguyên 20 nhân khách quan chủ quan nên nhiều trường hợp văn không chuyển phát, phân phối theo yêu cầu quy định (về thời gian, địa chỉ, thủ tục…) song lại khơng có quy định cụ thể việc nhân viên văn thư phải có phương thức khắc phục nào, hình thức mức độ xử lý vi phạm tần suất, mức độ vi phạm ngày tăng…Điều nguyên nhân khiến cho nhân viên văn thư trì thói quen làm việc theo cảm tính khơng rút kinh nghiệm cho thân - UBND phường cần có quy định rõ thời hạn bảo quản tài liệu phương thức chỉnh lý tài liệu kho lưu trữ quận Hiện nay, chưa có quy định cụ thể thời hạn bảo quản cho loại tài liệu nên tài liệu bảo quản chung, khơng có để xác định giá trị tài liệu lưu trữ Nhiều tài liệu Công văn, Tờ trình… cần bảo quản thời gian ngắn chưa điều chỉnh lên kế hoạch tiêu hủy Vấn đề cần thực quy định thời hạn bảo quản xác định theo năm, tương ứng với tên loại giá trị tài liệu (ví dụ loại công văn đề nghị, yêu cầu quy định thời hạn bảo quản năm, ngược lại loại Báo cáo tổng kết công tác thực lĩnh vực thời hạn quy định từ 10-15 năm…) Trên sở thời hạn bảo quản tài liệu quy định việc chỉnh lý tài liệu cần đựơc thực định kỳ năm lần Hiện tại, UBND phường cần dự trù kinh phí để ký hợp đồng với quan, tổ chức có nghiệp vụ cơng tác lưu trữ để tổ chức chỉnh lý tồn tài liệu có kho sử dụng nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản tài liệu Ngồi ra, văn quy định, hướng dẫn cơng tác quản lý văn cần cập nhật, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với quy định pháp luật (ví dụ UBND cần cập nhật, nắm vững triển khai Nghị định 09/2010/NĐ-CP Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư) Về tổ chức máy nhân 21 Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm, chế phối hợp hoạt động UBND phường nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Điều xuất phát từ việc công tác quản lý văn không thuộc nhiệm vụ, trách nhiệm cá nhân, đơn vị; quản lý văn q trình liên quan đến cá nhân, phòng, ban, đơn vị UBND phường, phận văn phịng – văn thư, lưu trữ đảm nhận trách nhiệm Khi tiêu chuẩn xây dựng áp dụng từ xuống tạo điều kiện cho việc giải công việc thực liên hồn, thơng suốt; đồng thời có vi phạm xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm cá nhân, bên có liên quan Ví dụ: Hiện nay, theo quy định UBND phường văn đến sau phịng, ban, đơn vị hồn thành việc giải văn phải lập hồ sơ nộp vào lưu trữ phường Tuy nhiên, thực tế phịng, ban đơn vị khơng thực hiện, thực khơng tốt nhiệm vụ này, tình trạng bó gói văn bản, tài liệu phòng để phục vụ tra cứu cần thiết phổ biến Tình trạng hồn tồn khắc phục UBND phường thiết lập thực quy định cụ thể trách nhiệm, hình thức xử lý nghiêm minh trường hợp vi phạm không đáp ứng so với yêu cầu, tùy thuộc vào mức độ vi phạm mà hình thức xử lý khiển trách, hạ bậc thi đua phòng, ban, đơn vị vi phạm Đội ngũ cán bộ, cơng chức UBND phường Tràng Tiền, có cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ, người chịu trách nhiệm cơng tác quản lý văn người đào tạo qua trường lớp chuyên ngành, tuyển chọn kỹ lưỡng phần lớn người có thâm niên cơng tác Tuy nhiên, với hạn chế nêu phần số vấn đề đặt UBND phường Tràng Tiền sau: - Tổ chức biên chế thêm 01 đến 02 nhân viên có chuyên ngành đào tạo lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tình trạng nhân viên phòng văn thư phải kiêm nhiệm lúc hai chức văn thư lưu trữ Trong đó, thực tế nhân viên có chứng nghiệp vụ lưu trữ 22 nên công việc thực dừng lại việc đảm bảo vệ sinh, an toàn cho tài liệu phần tra cứu đơn giản chưa có khả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chuyên môn - Để đảm bảo chất lượng, hiệu cơng việc vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức cần tiến hành theo định kỳ, thực nghiêm túc đảm bảo yếu tố chất lượng UBND phường cần trì việc tổ chức định kỳ lớp tập huấn cho cán công chức lần/ năm lần tập huấn đột xuất có quy định cấp trên; cần lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cụ thể xác định rõ trọng tâm đào tạo (có thể cơng nghệ thơng tin; kỹ kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản…), xác định đối tượng cần đào tạo,… để tránh tình trạng lớp học tổ chức đông, thời gian ngắn nên nội dung kiến thức truyền tải tiếp thu theo yêu cầu UBND phường tổ chức lớp trụ sở UB thuê giáo viên trực tiếp giảng dạy liên hệ, liên kết tiến hành việc đào tào, tập huấn nghiệp vụ sở đào tạo chuyên ngành như: ĐH Khoa học – xã hội nhân văn, HV Hành chính, ĐH Nội vụ… Vấn đề tạo động lực làm việc cho cán bộ, công chức trở thành nội dung quan trọng sách sử dụng cán không riêng quan, tổ chức Do đó, UBND phường Tràng Tiền cần có quan tâm đầu tư mức đến vấn đề Việc tạo động lực cho cán bộ, công chức liên quan đến hai yếu tố vật chất – tinh thần phương thức để thực đa dạng: xây dựng văn hóa cơng sở văn minh, đại, tạo môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả; thực nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng, kỷ luật quan, đơn vị; có phần thưởng vật chất để động viên, phát huy tính tích cực cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, bật quan…Ví dụ, với việc cán thường xuyên phải bố trí thời gian để làm thêm cán chuyên trách phòng văn thư chẳng hạn UBND phường nên bố trí nguồn tài để phụ cấp ngồi cho họ, mức phụ cấp 300-400.000 đồng/ tháng Đó vừa để 23 bù đắp hao phí sức lực, vừa tạo động lực nhằm khích lệ tinh thần làm việc họ Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cơng cụ trợ giúp góp phần hỗ trợ đắc lực trình giải cơng việc UBND phường nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Nhận thức rõ sâu sắc vấn đề nên quận thành lập UBND phường Tràng Tiền có quan tâm đầu tư tốt cho việc xây dựng sở vật chất, mua sắm trang bị trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác Cụ thể trụ sở làm việc UBND phường xây dựng khang trang, nằm trục giao thơng nên thuận tiện cho giao dịch, giải cơng việc; vấn đề tin học hóa họat động văn phòng triền khai sớm với tính thơng tin đại giúp cho cơng việc giải văn nhanh, hiệu hơn… Tuy nhiên, vấn đề cịn hạn chế tính đồng chất lượng trang thiết bị chưa đảm bảo đáp ứng yêu cầu, ví dụ tình trạng nghẽn mạng nội xảy thường xun, cơng tác bảo quản, bảo trì trang thiết bị khơng thực nghiêm túc…Vì vấn đề đặt UBND phường Tràng Tiền cần đầu tư nguồn lực, đặc biệt tài để thiết kế, bố trí lại phịng làm việc cách khoa học, khắc phục tình trạng phịng văn thư hẹp; ưu tiên việc mua sắm ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cơng tác quản lý văn bản, hồn thiện việc kết nối mạng nội tới phòng, ban, đơn vị UBND phường Từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm công tác quản lý văn Xây dựng tiêu chuẩn: yếu tố quan trọng có tính định đến phát triển quan, đơn vị chất lượng sản phẩm, dịch vụ tạo cung cấp Do đó, vấn đề đặt UBND Tràng Tiền cần có quy định rõ ràng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch 24 vụ quan, có sản phẩm hoạt động quản lý văn bản; đồng thời cần có biện pháp kiểm sốt chặt chẽ để khơng có sản phẩm, dịch vụ khơng đạt tiêu chuẩn Việc kiểm soát chặt chẽ khâu cuối cần thiết chất lượng công tác quản lý văn không định khâu cuối mà hình thành suốt trình thực Yêu cầu đặt phải có tiêu chuẩn cho q trình thực thi cơng việc (quy trình, chế phối hợp, quy chế kiểm tra, giám sát…), tiêu chuẩn trình độ, kỹ nhân viên văn thư phòng ban khác để đảm bảo chất lượng công tác quản lý văn … u cầu cần phải chuẩn hóa cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; đồng thời đơn vị UBND phường phải ln ln có ý thức đánh đánh giá nhiệm vụ mình, tổng kết làm được, cịn tồn đọng định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác phục vụ Trong đổi mới, vấn đề cần cân nhắc kỹ lưỡng đổi khâu trước bước nâng cao Hiện nay, UBND phường triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hoạt động văn phòng Đây khởi động cần thiết để tối ưu hóa nâng cao chất lượng phục vụ văn phịng, đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chuyên môn quan; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ mang lại phong cách làm việc khoa học, hiệu Tuy nhiên, để đạt thành cơng thực cần thiết phải xây dựng lộ trình phù hợp cho việc áp dụng: lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống tổ chức hành, đẩy mạnh công tác đánh giá nội bộ… đồng thời cần có đầu tư, chuẩn bị nguồn lực cần thiết để triền khai phục vụ tốt cho công tác Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực công tác quản lý văn Tại UBND phường Tràng Tiền việc tra kiểm tra văn thực Văn phịng UBND quận phó chủ tịch Văn hóa – xã hội Tuy nhiên, tính thường xun chất lượng công tác chưa đạt 25 ... CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND TRÀNG TIỀN BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN PHÁT HÀNH TẠI UBND PHƯỜNG TRÀNG TIỀN THEO TỪNG LOẠI VĂN BẢN TÊN LOẠI VĂN BẢN Công văn Chỉ thị... lượng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý thuyết xây dựng quản lý văn quan hành nhà nước - Nghiên cứu hoạt động xây dựng quản lý văn quan hành... giá chất lượng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền - Chương 3: Đề xuất, kiến nghị nâng cao chất lượng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Tràng Tiền – TP Hà Nội CHƯƠNG I