Ứng dụng công nghệ mã vạch trong hoạt động thông tin thư viện tại thư viện đại học hà nội

    BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HỐ HÀ NỘI NGUYỄN THANH THẢO ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ MÃ VẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS ĐOÀN PHAN TÂN HÀ NỘI – 2011           MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .5 CHƯƠNG 1: CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CỦA MÃ VẠCH 10 1.1 Công nghệ mã vạch 10 1.1.1 Khái quát công nghệ mã vạch 10 1.1.2 Một số loại mã vạch thông dụng 18 1.1.3 Các thiết bị in đọc mã vạch 25 1.2 Khả ứng dụng mã vạch 33 1.2.1 Ứng dụng mã vạch đời sống 33 1.2.2 Ứng dụng mã vạch hoạt động thư viện 37 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 41 2.1 Khái quát Thư viện Trường Đại học Hà Nội 41 2.2 Ứng dụng công nghệ mã vạch quản lý vốn tài liệu thư viện 45 2.2.1 Quản lý vốn tài liệu thư viện 45 2.2.2 Ứng dụng mã vạch quản lý tài liệu 46 2.2.3 Ứng dụng mã vạch kiểm kê vốn tài liệu 48 2.3 Ứng dụng cộng nghệ mã vạch quản lý bạn đọc 55 2.3.1 Công tác quản lý bạn đọc 55 2.3.2 Ứng dụng mã vạch quản lý bạn đọc 56 2.3.3 Ứng dụng mã vạch kiểm soát bạn đọc vào thư viện 65 2.4 Ứng dụng mã vạch lưu thông tài liệu 67 2.4.1 Lưu thông tài liệu thư viện 67 2.4.2 Ứng dụng mã vạch lưu thông tài liệu 70 2.4.3 Thống kê lập báo cáo lưu thông 79 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM MỞ RỘNG KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 83 3.1 Nhận xét 83           3.1.1 Các kết đạt 83 3.1.2 Nhược điểm 87 3.2 Một số kiến nghị đề xuất nhằm mở rộng khả ứng dụng mã vạch hoạt động thư viện Thư viện trường Đại học Hà Nội 90 3.2.1 Tăng cường đầu tư sở vật chất, kỹ thuật 90 3.2.2 Đào tạo người dùng tin 93 3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán 95 3.2.4.Yếu tố lãnh đạo, quản lý 97 KẾT LUẬN .100 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102           BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT ADC Auto Data Capture - Công nghệ thu nhập liệu tự động CNTT Công nghệ thông tin EAN European Article Numbering - Mã số vật phẩm châu Âu EAN-UCC Hội đồng mã sản phẩm thống Châu Âu GS1 Mã số mã vạch MICR Magnetic Ink Character Recognition Nhận dạng ký tự mực từ NDT Người dùng tin OCR Optical Character Recognition Nhận dạng ký tự quang học OPAC Online Public Access Catalogue Mục lục công cộng trực tuyến RFiD Radio-Frequency Identification Nhận dạng ký tự tần số radio UCC Universal Code Council - Hội đồng mã thống UPC Universal Poduce Code - Mã sản phẩm thống Tp Thành phố             DANH MỤC HÌNH MINH HOẠ Trang   Hình 1: Giao diện in mã vạch cho tài liệu 45 Hình 2: Giao diện mục kiểm kê kho phần mềm Libol 5.5 49 Hình 3: Danh mục ĐKCB xếp nhầm chỗ 50 Hình 4: Danh mục ĐKCB thiếu sau kiểm kê 52 Hình 5: Khuôn dạng thẻ sinh viên trường Đại học Hà Nội 55 Hình 6: Mẫu nhập liệu in thẻ tay 56 Hình 7: Mẫu nhập liệu cách gọi từ file có sẵn 57 Hình 8: Giao diện tạo barcode cho thẻ bạn đọc 58 Hình 9: Dữ liệu thẻ hồn chỉnh trước in 58 Hình 10: Giao diện cập nhật thơng tin bạn đọc 62 Hình 1: Thống kê số thẻ bạn đọc cấp theo năm 63 Hình 12: Giao diện phần mềm Quản lý An ninh 64 Hình 13: Giao diện thơng tin thẻ bạn đọc 71 Hình 14: Giao diện ghi mượn tài liệu 72 Hình15: Giao diện ghi trả tài liệu 72 Hình 16: Giao diện gia hạn tài liệu 74 Hình 17: Giao diện khố thẻ bạn đọc 75 Hình 18: Giao diện kiểm tra lịch sử mượn tài liệu bạn đọc 76 Hình 19: Giao diện thống kê mượn hạn 77 Hình 20: Giao diện kiểm tra tài liệu mượn theo ĐKCB 78 Hình 21: Danh sách thống kê sinh viên trả sách hạn số tiền phạt 79 Hình 22: Giao diện thống kê lượt mượn hàng năm 80         MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển vũ bão thực chất cách mạng khoa học cơng nghệ Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học tác động mạnh mẽ tới hoạt động quan thông tin thư viện: tác động tới cấu kho tài liệu, làm cho số lượng, chủng loại tài liệu tăng lên gấp bội Nhiệm vụ đơn vị thông tin - thư viện là: thu thập tài liệu, xử lý thông tin, sản xuất sản phẩm thông tin, tổ chức dịch vụ tìm phổ biến thơng tin Đặc điểm hoạt động đơn vị thông tin thư viện phải quản lý khối lượng tài liệu lớn chúng khai thác lặp lặp lại nhiều lần Các công việc thích hợp với khả ứng dụng máy tính điện tử Do đó, vai trị tin học đơn vị thông tin - thư viện ngày trở nên vô quan trọng phát triển với tốc độ nhanh chóng Có thể khẳng định việc ứng dụng Tin học công tác thư viện phù hợp với xu thời đại, theo định hướng Đảng Nhà nước, đồng thời, đáp ứng nguyện vọng đông đảo bạn đọc Tuy nhiên, tốc độ xử lý liệu máy vi tính thời gian qua nâng lên hàng ngàn, chí hàng triệu lần, cịn tốc độ nhập liệu vào máy tính khơng tăng lên tăng lên không đáng kể Đồng thời, việc nhập liệu qua bàn phím chậm mà cịn hay gặp phải sai sót Để khắc phục khó khăn việc nhập liệu tay, người ta nghiên cứu đưa công nghệ “Cơng nghệ thu nhập liệu tự động” (Auto Data Capture, viết tắt ADC) nhằm tự động hố cơng việc nhập liệu vào máy tính, chỗ có sử dụng lặp lại liệu Trong loại công nghệ ADC, công nghệ mã vạch ứng dụng rộng rãi nhất, chiếm nửa thị phần, loại ADC khác chiếm nửa thị           phần cịn lại Việc áp dụng mã vạch cơng tác thông tin – thư viện làm giảm đáng kể áp lực thời gian sổ sách, từ công tác mượn trả thủ công đến công tác thống kê thư viện thực nhanh chóng Thư viện trường đại học nói riêng, quan thơng tin – thư viện nói chung theo xu hướng tất yếu ứng dụng thành tựu ngành công nghệ thông tin vào khâu công tác nghiệp vụ thư viện thư viện Việc ứng dụng thành công phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol, Ilib, SmyLib, VILAS, VTLS, đặc biệt khả tích hợp công nghệ mã vạch phần mềm đem lại nhiều tiện lợi cho hoạt động thư viện Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ đến mang tính chất thụ động, máy móc, nên việc chưa phát huy hết tính bật công nghệ Từ lý trên, chọn vấn đề: “Ứng dụng công nghệ mã vạch hoạt động thông tin - thư viện Thư viện Trường Đại học Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sỹ khoa học thư viện với mong muốn đưa nhìn khái qt cơng nghệ mã vạch khả ứng dụng công nghệ hoạt động thông tin – thư viện trường đại học TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Hiện nay, vấn đề nghiên cứu ứng dụng công nghệ mã vạch triển khai nhiều lĩnh vực, đặc biệt sản xuất kinh doanh Việt Nam thành lập phòng Mã số mã vạch (GS1) thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam, nghiên cứu việc ứng dụng mã vạch lĩnh vực, quản lý việc cấp mã sản phẩm cho doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước Hội đồng mã sản phẩm thống Châu Âu (EAN-UCC) - tổ chức quốc tế mã vạch sản phẩm Tuy nhiên, vấn đề ứng dụng công nghệ mã vạch hoạt động trung tâm thông tin – thư viện, đến chưa có nhiều cơng trình nghiên cứu chuyên sâu Đề cập đến vấn kể số viết: “Áp dụng mã vạch kỹ thuật nhận dạng quang học khác công tác thư viện” Thạc           sỹ Vũ Văn Sơn (Trung tâm Thơng tin Tư liệu KHCN Quốc gia) tạp chí Thơng tin tư liệu số 2, 1996; “Vai trị mã vạch hoạt động thư viện nay” Thạc sỹ Nguyễn Quang Hồng Phúc (Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh) đăng Tạp chí Thư viện Việt Nam số 1(9), 2007 Trong đó, tác giả phân tích đặc điểm mã vạch tác dụng mã vạch, đặc biệt công tác thư viện Bên cạnh có đề tài nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề như: Đề án “Nghiên cứu sử dụng mã vạch kiểm sốt lưu thơng sách” Phòng đọc sách thuộc Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương - Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học cơng nghệ Quốc gia chủ trì, chủ nhiệm đề tài Nguyễn Kim Chung Đề án khảo sát việc ứng dụng công nghệ mã vạch vào hoạt động Phòng đọc thuộc Thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương, cụ thể trình quản trị bạn đọc cho mượn nhà mà cho mượn máy, từ đưa kiến nghị cho việc ứng dụng cơng nghệ tồn hoạt động Thư viện Đã có số luận văn thạc sỹ nghiên cứu ứng dụng công nghệ hoạt động thư viện: “Xây dựng số phần mềm phục vụ quản lý phân tích liệu tác nghiệp thư viện sở ứng dụng mã vạch tạo Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế quốc dân” tác giả Trần Quang Yên Trên sở khảo sát ứng dụng công nghệ mã vạch Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân để xây dựng số phần mềm phục vụ quản lý thư viện đưa số giải pháp cụ thể cho việc ứng dụng cơng nghệ tự động hóa nghiệp vụ thư viện hệ thống thư viện trường đại học Nhìn chung, đề tài đề cập đến vấn đề ứng dụng công nghệ mã vạch vào hoạt động thư viện cách cụ thể, nhiên, chưa bao quát hết tất mặt hoạt động thư viện ứng dụng công nghệ mã vạch để giúp cho hoạt động quản lý, khai thác đạt hiệu cao Tuy nhiên, chưa có cơng trình khoa học nghiên cứu cách trực tiếp, bao quát có hệ thống vấn đề: Ứng dụng cơng nghệ mã vạch hoạt động thông tin - thư viện Thư viện Trường Đại học Hà Nội           ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu đề tài việc ứng dụng công nghệ mã vạch khâu công tác hoạt động thư viện trường Đại học Phạm vi tập trung nghiên cứu, khảo sát việc ứng dụng công nghệ số phần mềm áp dụng Thư viện Trường Đại học Hà Nội MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Mục tiêu nghiên cứu luận văn là: khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ mã vạch vào khâu hoạt động Thư viện trường đại học Hà Nội, từ đưa số đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện nâng cao khả ứng dụng công nghệ mã vạch vào hoạt động thông tin - thư viện trường đại học nói chung Để đạt mục tiêu trên, luận văn tập trung giải số nhiệm vụ cụ thể: Nghiên cứu vấn đề lý luận phương pháp luận mã vạch khả ứng dụng hoạt động thư viện Khảo sát ứng dụng mã vạch phần mềm tích hợp quản trị thư viện khâu hoạt động thư viện: Quản lý vốn tài liệu; Quản lý bạn đọc; Quản lý lưu thông tài liệu thư viện Đề xuất số giải pháp mở rộng khả ứng dụng mã vạch tự động hoá công tác nghiệp vụ thư viện Thư viện Trường đại học Hà Nội PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp luận: Quán triệt phương pháp luận vật biện chứng có nghĩa thực nguyên tắc: khách quan toàn diện, phát triển cụ thể q trình nghiên cứu, vật tượng khơng tách rời mà mối quan hệ tương tác lẫn Phương pháp cụ thể: Đề tài kết hợp áp dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phân tích - tổng hợp tài liệu; Khảo sát đánh giá thực trạng ứng dụng mã vạch vào khâu hoạt động cụ thể; Thống kê Tổng hợp CẤU TRÚC LUẬN VĂN Ngoài mở đầu, Kết luận Tài liệu tham khảo, luận văn gồm chương: Chương Công nghệ mã vạch khả ứng dụng mã vạch Chương Thực trạng ứng dụng công nghệ mã vạch Thư viện Trường Đại học Hà Nội Chương Một số nhận xét kiến nghị nhằm mở rộng khả ứng dụng công nghệ mã vạch hoạt động thư viện         10   CHƯƠNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CỦA MÃ VẠCH 1.1 Công nghệ mã vạch 1.1.1 Khái quát công nghệ mã vạch Ngày nay, việc tự động hoá sản xuất quản lý trở thành xu hàng đầu không riêng quốc gia, lĩnh vực mà chung toàn giới Việc sử dụng công nghệ thu nhập liệu tự động (ADC) nói chung cơng nghệ mã vạch nói riêng mang lại nhiều lợi ích rõ rệt thương mại quản lý Một lợi ích rõ rệt việc kiểm kê, tính tiền, quản lý xuất-nhập hàng hố, tiến hành nhanh chóng, xác So với công nghệ ADC khác, mã vạch sử dụng rộng rãi có nhiều ưu tính kinh tế hiệu sử dụng cao Kể từ ngày đời (1949) đến nay, mã vạch trải qua trình phát triển nửa kỷ sử dụng rộng rãi nhiều nước giới Năm 1974, tổ chức quốc tế mã vạch đời, Hội mã số vật phẩm quốc tế với thành viên 12 nước châu Âu Họ nghiên cứu mã sản phẩm thống Mỹ (UPC- Universal Produce Code) thiết lập hệ thống mã số vật phẩm châu Âu, sau trở thành hệ thống quốc tế, gọi hệ thống EAN (European Article Numbering system) Công nghệ mã vạch sử dụng lần đầu vào đầu năm 60 kỷ 20 Từ sau năm 1970 đặc biệt năm gần đây, sử dụng rộng hầu hết ngành quản lý, sản xuất, kinh doanh Mã vạch sử dụng cơng nghệ nhận dạng sản phẩm, hàng hố thương mại, vận chuyển hàng khơng, bưu điện Nó cịn áp dụng sản xuất tự động công nghiệp chế tạo tơ, máy bay Ngồi ra, sử dụng rộng rãi loại vé phiếu, thẻ nhân để kiểm soát tự động người tham gia hội nghị, vào nhà máy kết hợp với chấm công, lưu trữ tự động ngày công nhân viên Ở nước ta, việc nghiên cứu sử dụng mã vạch tiến hành từ năm 90 kỷ 20 Năm 1995, Việt Nam EAN quốc tế cấp mã số vật phẩm         90   nhận trả tài liệu ghi lại mã số thẻ mã tài liệu vào sổ trực để chờ khắc phục cố xong ghi trả vào CSDL Điều thường gây nên bất tiện cho bạn đọc, đặc biệt bạn đọc cần mượn tà liệu để làm tập, thuyết trình Đơi sau cố khắc phục, cán mượn trả ghi trả vào ngày hôm sau lại quên không để mặc định thời gian trả ngày hôm trước nên có tài liệu bị báo trả hạn, khơng để ý kỹ bạn đọc bị nộp tiền phạt oan, đồng thời tạo nhiều liệu rác mục “Danh sách bạn đọc trả hạn” CSDL Đây yếu tố làm giảm hiệu hoạt động Thư viện, yếu tố mang tính khách quan cao 3.2 Một số kiến nghị đề xuất nhằm mở rộng khả ứng dụng mã vạch hoạt động thư viện Thư viện trường Đại học Hà Nội 3.2.1 Tăng cường đầu tư sở vật chất, kỹ thuật Đa số trang thiết bị Thư viện trang bị từ năm 2003, nhận Dự án Đào tạo Đại học Cho đến nay, nhiều trang thiết bị trở nên cũ, hỏng, cần phải sửa chữa, thay thế: Nâng cấp hệ thống máy tính Thư viện: Thư viện Đại học Hà Nội có 04 máy chủ gần 300 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ hoạt động học tập sinh viên Đa phần máy tính mua sử dụng từ năm 2003, đến gần 10 năm với tần suất hoạt động tương đối lớn chưa có đợt nâng cấp hay thay nên hầu hết cũ hỏng hóc nhiều Trong trình hoạt động Thư viện, cán phụ trách tin học phải cố gắng việc tự sửa chữa, xử lý cố hệ thống máy móc cũ gây Hơn nữa, điều kiện nay, Thư viện cố gắng để xây dựng sưu tập tài liệu số hoá mua đưa vào sử dụng CSDL điện tử ngồi nước vấn đề nâng cấp hệ thống máy trạm bổ sung thêm máy chủ địi hỏi thiết, cần phải có quan tâm, thực nhanh chóng Cập nhật hồn thiện phần mềm tích hợp cơng nghệ mã vạch mà Thư viện sử dụng         91   + Cập nhật thêm tính Libol cho phù hợp với yêu cầu thực tế: phiên Libol 5.5 Thư viện sử dụng có nhiều hạn chế, cần phải sửa chữa, nâng cấp, ví dụ như: việc quản lý tài liệu điện tử, hay cho phép sinh viên sau mượn sách tự gia hạn sách nhà thay phải mang sách đến Thư viện để gia hạn…là chưa thực Cho nên, việc nâng cấp phần mềm Libol để cập nhật tính mới, phù hợp với Thư viện đại vấn đề cần thiết + Tích hợp chức giám sát an ninh vào Libol: Phần mềm Libol không lưu file âm dài cần thông báo trường hợp bạn đọc bị khoá thẻ hay thẻ chưa có liệu…; cịn phần mềm an ninh lưu file âm dài lại thiếu tính tích hợp với camera để chụp hình sinh viên quét thẻ cửa vào để kiểm soát Việc sử dụng song song hai phần mềm có nhiều ưu điểm song khơng thể convert liệu từ Libol sang phần mềm an ninh ngược lại nên việc nhập liệu đầu vào cho bạn đọc thời gian phải nhập riêng rẽ vào hai phần mềm Do vậy, yêu cầu đặt cần phải tích hợp hai phần mềm vào một, có phương án convert liệu sang cho để giảm bớt thời gian nhập liệu cho cán phụ trách Bổ sung, thay thiết bị in đọc mã vạch:Cũng giống hệ thống máy tính, máy in đầu đọc mã vạch Thư viện Đại học Hà Nội mua đưa vào sử dụng từ năm 2003; đến nay, thiết bị đa phần cũ, hỏng lỗi thời Trong số 06 đầu đọc mã vạch mà Thư viện có, cịn 03 hoạt động tương đối ổn định Số lượng máy quét mã vạch đủ cho phần mượn trả kiểm soát an ninh vào Thư viện, phận xử lý nghiệp vụ thiếu, cần nhập mã số tài liệu, cán nghiệp vụ phải nhập mã tay, thời gian Hơn nữa, máy quét mã vạch Thư viện sử dụng loại cầm tay, quét mã tia lazer tuyến tính, nên khả đọc mã có nhiều hạn chế; đặc biệt sinh viên lần đầu vào Thư viện cần qt thẻ quầy kiểm sốt an ninh việc tự bấm quét mã vạch thẻ không dễ dàng Nên, Thư         92   viện cần thay máy quét cầm tay lazer máy quét gắn cố định đọc mã chùm tia lazer để nhận dạng mã theo chiều cách dễ dàng, tạo thuận lợi cho sinh viên quét thẻ vào Thư viện Máy in mã vạch thường xuyên bị lỗi trình in mã vạch cho tài liệu, cán phòng nghiệp vụ phải in mã vạch cho tài liệu máy in lazer giấy in thông thường, bất tiện việc xử lý dán mã vạch lên tài liệu gây khó khăn cho cán mượn trả máy scanner không nhận diện mã Máy in mã vạch cần thay loại hơn, chất lượng in tốt Trang bị thêm số phương tiện vận chuyển tài liệu Thư viện: xe đẩy sách, giá để sách, thang máy vận chuyển sách Do quy mô Thư viện mở rộng lên, số lượng tài liệu bổ sung hàng năm nhiều từ năm 2003 đến nay, số lượng giá sách giữ ngun, khơng có bổ sung thay thế, nữa, đa phần giá mua giá gỗ nên số giá bị yếu, lung lay cần có thay thế, bổ sung thêm Ngồi ra, trước đây, Thư viện bố trí 02 cán cho phòng tư liệu phụ trách mượn trả xếp tài liệu lên giá nên không bổ sung xe đẩy sách dùng Thư viện Nhưng nay, Thư viện thực việc tổ chức “Thư viện cửa”, cịn 04 cán phụ trách tồn việc mượn trả xếp tài liệu lên giá khối lượng công việc dành cho cán lớn, đặc biệt Thư viện có lượng lớn sách ngoại văn với khổ sách lớn sách nặng Do đó, cần bổ sung thêm xe đẩy sách dùng Thư viện để hỗ trợ việc vận chuyển sách phòng tư liệu vào giá Hơn thế, tòa nhà Thư viện có tầng, bố trí tư liệu máy tính rải rác khắp tầng lại khơng có thang máy để vận chuyển, có đợt bổ sung sách lớn hay bổ sung, chuyển sửa chữa máy tính – vào Thư viện, cán Thư viện phải mang vác vất vả Cho nên, vấn đề thiết kế, bổ sung thang máy chuyên dụng để vận chuyển tài liệu, máy móc lên tầng Thư viện cần quan tâm         93   Tổ chức lại phòng làm việc diện tích sử dụng kho cho hợp lý hơn: Như nêu, việc tổ chức hoạt động “Thư viện cửa”, khối lượng công việc tổ Dịch vụ lớn, đặc biệt cán phụ trách việc hồi sách lên giá sau bạn đọc trả tài liệu Thư viện Theo bố trí trước đây, kho sách có khối lượng sách lớn với nhiều sách to, nặng tần suất mượn trả nhiều Kho tư liệu Ngoại văn lại bố trí tầng Vì vậy, chuyển sang hoạt động theo phương thức mới, cán phụ trách việc xếp sách lên giá phải vất vả việc mang sách từ quầy mượn trả tầng lên phòng tư liệu tầng Trong điều kiện nay, Thư viện chưa thể thiết kế bố trí thang máy chuyên dụng để vận chuyển tài liệu lên có giải pháp đưa chuyển đổi kho tư liệu: chuyển kho sách Ngoại văn xuống tầng kho sách chuyên ngành lên tầng 2, diện tích hai phịng số lượng tài liệu tần suất mượn trả kho tài liệu Ngoại văn lớn gấp nhiều lần kho tài liệu Chuyên ngành Việc chuyển đổi kho tài liệu tốn nhiều công sức việc thực với cộng tác, trợ giúp từ phía sinh viên trường Đồng thời với việc chuyển đổi kho sách vậy, Thư viện tiến hành kiểm tra cụ thể giá cũ, hỏng để có kế hoạch gia cố, thay thế; tiến hành dồn – dãn ngăn giá cho hợp lý để có thêm không gian cho sách nhập bổ sung Thư viện 3.2.2 Đào tạo người dùng tin NDT yếu tố cấu thành mục tiêu hướng tới tất quan TT-TV Để đạt mục tiêu đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng kịp thời nhu cầu tin NDT Ngoài việc phải xây dựng phát triển nguồn lực thông tin đầy đủ, phong phú đa dạng, tổ chức máy tra cứu thơng tin khoa học cần phải trọng đến việc đào tạo hướng dẫn NDT NDT người trực tiếp sử dụng sản phẩm dịch vụ thư viện Vấn đề hướng dẫn, đào tạo NDT gắn liền với việc phát triển dịch vụ thông tin, phải trở thành việc làm thường xuyên, thiếu quan thông tin – thư viện           94 Thư viện thường xuyên mở lớp Tập huấn dành cho sinh viên/bạn đọc Các lớp tập huấn mở miễn phí cho sinh viên, học viên hệ Nhà trường thường mở tập trung vào đầu năm học mới, sau đó, tháng có buổi tập huấn dành cho trường hợp tập huấn lẻ, không theo lớp Nội dung Tập huấn trang bị cho bạn đọc hiểu biết cách thức tổ chức, phương thức hoạt động, nguồn lực thơng tin có số nội quy, quy định Thư viện; sản phẩm dịch vụ thông tin mà Thư viện cung cấp cho bạn đọc, giới thiệu hướng dẫn sử dụng máy tra (modul OPAC) cứu công cụ tra cứu khác để tìm kiếm thơng tin Thư viện Hình thức buổi tập huấn nửa thời gian đầu dành để giới thiệu Thư viện, máy tra cứu lý thuyết tìm tin bản; nửa thời gian lại thực hành tìm tin máy trực tiếp dựa vào kết tìm tin để đến kho tài liệu tìm tài liệu theo yêu cầu Cuối buổi tập huấn có thời gian làm test khoảng 20 phút với 30 câu hỏi ôn tập lại điều trình bày suốt buổi tập huấn Mục đích test nhanh để bạn đọc nắm tốt thông tin bản, cần thiết trước trở thành bạn đọc thức Thư viện Ngoài tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng Thư viện, Thư viện tổ chức lớp học kỹ dành cho bạn đọc: hướng dẫn sử dụng máy tính tin học văn phịng cho sinh viên năm thứ nhất; lớp học Kỹ thông tin, hướng dẫn bạn đọc kỹ tra cứu, khai thác, đánh giá thông tin mạng Internet, nguồn tin Web, CSDL trực tuyến, thông tin thư viện nước quốc tế…; lớp hướng dẫn sử dụng Endnote để trích dẫn tài liệu tham khảo tài liệu nghiên cứu khoa học Các lớp tập huấn, hướng dẫn kỹ phát huy hiệu việc giúp đỡ bạn đọc Thư viện tìm kiếm thơng tin sử dụng nguồn lực thơng tin Thư viện cách có hiệu trợ giúp họ trình học tập, nghiên cứu khoa học trường Tuy nhiên, lớp học số yếu điểm cần khắc phục để đạt hiệu Đó dù phân nhóm thực việc soạn tổ chức lớp học thành viên nhóm nhiều chưa phối hợp tốt         95   với nhau, tập huấn có nội dung đề mục chi tiết chưa thống nhất, việc cho bạn đọc làm thực hành chưa thật sát, có cịn bỏ qua, khơng cho bạn đọc thực hành mà nghe hướng dẫn làm test luôn, dẫn đến hiệu chưa cao như mong muốn Các lớp hướng dẫn kỹ Thư viện đánh giá cao chưa nhiều bạn đọc biết đến nên mở hồn tồn miễn phí chí cịn trợ giúp cài đặt hướng dẫn sử dụng phần mềm Endnote số lượng bạn đọc đăng kí tham gia lớp kỹ chưa nhiều Do vậy, Thư viện cần có sách chiến dịch quảng bá tốt để ngày có nhiều bạn đọc biết đăng kí tham gia lớp kỹ 3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán Đội ngũ cán bốn yếu tố cấu thành thư viện, yếu tố quan trọng định chất lượng hoạt động thư viện Việc ứng dụng CNTT nói chung cơng nghệ mã vạch nói riêng vào hoạt động thư viện đòi hỏi người cán thư viện nói chung ngồi việc khơng ngừng học tập nâng cao trình độ chun mơn, cịn phải cập nhật, phát triển hoàn thiện lực như: Có kiến thức tin học, ngoại ngữ Có khả đánh giá phần mềm trang thiết bị, sử dụng thành thạo máy tính để khai thác thông tin Đặc biệt, cần phải biết xây dựng bảo trì, quản lý khai thác nguồn tin điện tử Xây dựng, sử dụng, kiểm tra áp dụng tiêu chuẩn mô tả thư mục, format, sử dụng mục lục tự động hoá, cung cấp tài liệu điện tử qua mạng lưới, phổ biến kiến thức kỹ cho đồng nghiệp bạn đọc vấn đề tin học hoá hoạt động thư viện Vì thế, việc đào tạo, tập huấn cán thư viện có vị trí quan trọng việc ứng dụng CNTT vào công tác thông tin – thư viện xây dựng thư viện điện tử Vì, máy tính thiết bị viễn thông giúp cho công việc giải nhanh hơn, tinh vi khơng thể thay người Để có hiệu         96   sử dụng phần mềm quản lý, tra cứu ứng dụng khác cần có đội ngũ cán sử dụng thành thạo, làm chủ công nghệ tiên tiến Bởi vậy, thư viện cần coi trọng công tác đào tạo, tập huấn cán thư viện trình độ tin học nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Chỉ tiếp thu, quản lý sử dụng hệ thống cách có hiệu Bên cạnh đó, song song với việc đào tạo cán thư viện có, Thư viện cần tuyển thêm số cán để bổ sung cho công tác xây dựng CSDL quản lý phận máy tính số hố tài liệu Thư viện cần đội ngũ cán có lực để lý vận hành hiệu Cán cần có kiến thức CNTT, chuyên ngành thư viện trình độ ngoại ngữ cao, xứng đáng người sản xuất tạo lập nội dung thông tin cung cấp dịch vụ thông tin Yêu cầu đặt cán Thư viện đại cần: Nắm phát triển hoạt động thông tin – thư viện thời đại CNTT đại Nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ thư viện như: tham gia buổi hội thảo, lớp tập huấn ngắn – dài hạn chuyên ngành thư viện, đào tạo đại học sau đại học… Sử dụng thành thạo máy tính với phần mềm văn phòng phần mềm chuyên dụng phục vụ chun mơn nghiệp vụ Nâng cao trình độ ngoại ngữ như: sử dụng tiếng Anh để đọc tài liệu chuyên ngành thông tin thư viện; bồi dưỡng thứ tiếng khác trường đào tạo để xử lý sách ngoại văn nhập thư viện Bồi dưỡng đào tạo cán nội dung quan trọng công tác cán quan, tổ chức Trong hệ thống thông tin tự động hố, cán thư viện đóng vai trị trung tâm, người môi giới trung gian, người cung cấp thông tin cầu nối NDT với nguồn tin thư viện Đặc biệt, điều kiện ứng dụng CNTT mạnh mẽ nay, vai trị lại phát huy Ngoài ra, thời đại nay, cán thông tin – thư viện đại không cần có kiến thức chun mơn, nghiệp vụ vững vàng, khơng cần         97   thành thạo tin học, ngoại ngữ mà cần bồi dưỡng kỹ kỹ mềm phục vụ cho công việc điều cần thiết Các kỹ mềm có cách tự học hỏi tham gia lớp dạy kỹ Một số kỹ mềm cần thiết mà người cán thông tin – thư viện đại nên có là: Kỹ học tự học (learning to learn); Kỹ lắng nghe (Listening skills); Kỹ thuyết trình (Oral communication skills); Kỹ giải vấn đề (Problem solving skills); Kỹ tư sáng tạo (Creative thinking skills); Kỹ đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills); Kỹ phát triển cá nhân nghiệp (Personal and career development skills); Kỹ giao tiếp ứng xử tạo lập quan hệ (Interpersonal skills); Kỹ làm việc đồng đội (Teamwork); Kỹ tổ chức cơng việc hiệu (Organizational effectiveness) • Đối với cán lãnh đạo, quản lý: Nâng cao lực quản lý, điều hành thư viện đại Nắm phát triển hoạt động thông tin - thư viện thời kì CNTT Nắm khả ứng dụng CNTT hoạt động thông tin - thư viện 3.2.4.Yếu tố lãnh đạo, quản lý Trong công tác quản lý, yếu tố lãnh đạo vô quan trọng, nhân tố định đến tồn phát triển quan, tổ chức Một thư viện muốn phát triển được, muốn trở thành thư viện tin học hố đại yếu tố lãnh đạo, quản lý yếu tố đặc biệt quan trọng, có tính chất định phát triển thư viện Đặc biệt, thư viện trường đại học Thư viện trường Đại học Hà Nội việc trở thành Thư viện đại học lớn đại phần lớn nhờ quan tâm chủ trương đắn Ban lãnh đạo nhà trường Ban lãnh đạo thư viện Từ thành lập đến nay, ban lãnh đạo Trường quan tâm tới xây dựng phát triển Thư viện Giai đoạn tin học hoá nay, với thực Dự án mức giáo dục đại học, Ban lãnh đạo trường với lãnh đạo thư viện có         98   chủ trương, sách việc đưa Thư viện trở thành thư viện trường đại học lớn Hà Nội nói riêng miền Bắc nói chung Tuy nhiên, phân tích, sau gần 10 năm thực Dự án, nhiều trang thiết bị Thư viện đến lúc cần phải sửa chữa, nâng cấp thay mới; với phát triển không ngừng thư viện nói riêng khoa học cơng nghệ nói chung, việc nâng cấp phần mềm sử dụng Thư viện cần quan tâm đầu tư thích đáng Hơn nữa, vấn đề nguồn nhân lực cần ý để bổ sung thêm cán trẻ, có lực để thay cán già hưu; đào tạo, tập huấn thêm kiến thức chuyên môn công nghệ đại cho cán trẻ có Thư viện để nâng cao lực làm việc họ để hoạt động Thư viện ngày nâng cao, vai trò Thư viện việc dạy học Nhà trường ngày phát huy Muốn thực điều đó, điều cần thiết Ban lãnh đạo nhà trường cần có quan tâm, nhìn nhận cách đắn vai trị vị trí Thư viện công tác giáo dục đào tạo chung tồn trường để có chế, sách cụ thể, tạo thuận lợi cho Thư viện hoạt động hiệu Ban lãnh đạo nhà trường cần có sư đạo mặt chiến lược, vạch phương hướng phát triển, tăng cường kinh phí cho Thư viện việc bổ sung bổ sung tài liệu, đặc biệt nguồn tài liệu điện tử, bổ sung, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị cho Thư viện Ngoài ra, Nhà trường cần có chế, sách cụ thể việc quản lý tập trung nguồn tài liệu có văn phòng phòng, khoa, ban trường Cho đến nay, Thư viện trợ giúp số khoa xử lý tài liệu có văn phịng khoa (dán mã vạch, phân loại, biên mục, nhập liệu…) để khoa quản lý việc mượn tài liệu cán giảng viên Tuy nhiên, việc xử lý hợp tác tự phát Thư viện phòng, khoa chưa thành quy định bắt buộc toàn phòng, khoa, ban trường Những tài liệu khơng cần tập trung kho tư liệu Thư viện cần có quản lý thống         99   nguồn tài liệu chung, kinh phí bổ sung trường phục vụ việc dạy học tồn trường Nếu có chế cụ thể Thư viện đến văn phòng phòng, khoa, ban để xử lý khơng Ban lãnh đạo nhà trường nắm xác, cụ thể nguồn tài liệu mà khả bạn đọc tiếp cận nguồn tài liệu tăng lên quản lý tập trung thể CSDL cuả Thư viện Phía Ban lãnh đạo Thư viện cần xây dựng phương hướng, kế hoạch phát triển phù hợp với tình hình Thư viện xu hướng phát triển tất yếu tương lai; có nhìn nhận, bố trí, xếp hợp lý nguồn nhân lực tổ công tác; quan tâm tới việc phối hợp hoạt động với thư viện trường đại học nước nói chung địa bàn Hà Nội nói riêng         100   KẾT LUẬN   Hoạt động thư viện giai đoạn đòi hỏi thư viện thuộc loại hình khác phải nỗ lực khơng ngừng nhiều mặt, đó, việc tìm hiểu áp dụng thành tựu CNTT đại điều thiếu Là thành CNTT đại, mã vạch trở thành công cụ quan trọng, góp phần khơng nhỏ việc tổ chức lao động cách khoa học, nâng cao hiệu suất chất lượng sản phẩm dịch vụ nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực, có thư viện Việc sử dụng mã vạch mang thông tin sử dụng ngày rộng rãi nhiều lĩnh vực đời sống đại, mang đến cho ta thơng tin xác thời gian ngắn Bên cạnh đó, cịn phương pháp tốn kém, trang thiết bị kèm theo đơn giản đem lại ứng dụng hiệu Phương pháp ghi thông tin mã vạch có nhiều loại khác nhau, từ dạng đọc mắt thường đến loại đọc máy dù dạng cung cấp cho biết thơng tin sản phẩm mang cách xác Q trình triển khai áp dụng cơng nghệ mã vạch vào hoạt động quản lý Thư viện trường Đại học Hà Nội gặp nhiều khó khăn đạt nhiều thành tựu đáng kể, giúp cho việc quản lý Thư viện thực cách nhanh chóng xác mà cịn giúp giảm thời gian, cơng sức cán Thư viện tăng hiệu suất phục vụ bạn đọc cách đáng kể Quá trình mở hướng quản lý có hiệu lĩnh vực quản lý thông tin – thư viện nói chung, biểu nỗ lực, cố gắng Thư viện việc ứng dụng thành công nghệ thông tin vào hoạt động Thành cơng Thư viện trường Đại học Hà Nội mở hướng quản lý cho quan thông tin – thư viện tham khảo để hoạt động thông tin – thư viện ngày phát triển, đem lại hiệu xã hội ngày cao Kết nên mở rộng nhiều quan thông tin – thư viện thuộc loại hình nước           101 Nghiên cứu, khảo sát ứng dụng công nghệ mã vạch vào hoạt động Thư viện đề tài có tính thực tiễn cao song đề tài cịn khó khăn, đặc biệt mặt lý luận Vì vậy, với điều kiện trình độ có hạn, tác giả luận văn mong nhận ý kiến nhận xét góp ý Thầy, Cơ giáo bạn đồng nghiệp để hoàn thiện tiếp tục phát triển tiếp đề tài nghiên cứu mình, nhằm góp phần làm cho hoạt động Thư viện trường Đại học Hà Nội ngày tốt hơn, đưa Thư viện thực trở thành “giảng đường thứ hai” học viên, sinh viên toàn trường         102   TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Phạm Kim Chung (1998), Nghiên cứu sử dụng mã vạch kiểm sốt lưu thơng sách: Báo cáo tổng kết đề án, Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học công nghệ Quốc Gia, Hà Nội Phạm Kim Chung (1999), “Nghiên cứu sử dụng mã vạch công tác thư viện Trung tâm Thông tin tư liệu KHCN Quốc gia”, Thông tin tư liệu, (3), tr 11-15 Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân (2004), Hướng dẫn sử dụng phần mềm Libol 5.5, Hà nội Vũ Văn Diện (2006), “Hoạt động mã số mã vạch nhìn lại hướng tới”, Hoạt động khoa học, (2), tr.37-38 Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý thư viện trung tâm thông tin, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Minh Hiệp (Chủ biên) (2001), Tổng quan khoa học thông tin thư viện, Nxb Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh Lê Khắc Khảm (2004), “Những điều cần biết mã số mã vạch”, Hoạt động khoa học, (8) Hồng Lưu (1998), “Tìm hiểu mã số, mã vạch hàng hố”, Thơng tin khoa học công nghệ môi trường, (1), tr.40-41 “Mã vạch ứng dụng” (2001), PC world Vietnam, (2), tr.14-19 10 Phương Mai (2008), “Mã vạch điều cần ý”, Tự động hoá ngày nay, (4), tr.39-40 11 Nguyễn Quang Hồng Phúc (2007), “Vai trò mã vạch hoạt động thư viện nay”, Thư viện Việt Nam, (1(9)), tr.24-29 12 Vũ Văn Sơn (1996), “Áp dụng mã vạch kỹ thuật nhận dạng quang học khác công tác thư viện”, Thông tin Tư liệu, (2), tr.5-10         103   13 Đoàn Phan Tân (2001), Thơng tin học Giáo trình dành cho sinh viên ngành Thông tin – thư viện quản trị thông tin, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 14 Nguyễn Thị Lan Thanh (2009), Đề cương giảng môn học Quản lý thư viện đại, Hà Nội 15 Lưu Kim Thanh (2007), Hoạt động mã số mã vạch Việt Nam, Hoạt động khoa học, (12), tr.32-33 16 Lê Dỗn Thảo (2001), Cơng nghệ mã vạch ứng dụng, Khoa học tổ quốc, (4), tr 20-22 17 Trường Đại học Hà Nội (2009), Trường Đại học Hà Nội 50 năm xây dựng phát triển 1959 – 2009, Hà Nội 18 Trường Đại học Ngoại ngữ (2004), 45 năm Đại học Ngoại ngữ xây dựng phát triển (1959-2004), Hà Nội 19 Trần Văn Tư, Trần Mạnh Tuấn (1994), Từ điển thuật ngữ dành cho người dùng máy vi tính, Nxb Thống kê, Hà Nội 20 Từ điển Lạc Việt - Phần Computer (2002) 21 Từ điển bách khoa toàn thư Anh- Encyclopaedia Britanica (2010) 22 Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề Thư viện, Nxb Văn hố Thơng tin, Hà Nội 23 Trần Quang Yên (1998), Xây dựng số phần mềm phục vụ quản lý phân tích liệu tác nghiệp thư viện sở ứng dụng mã vạch Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế quốc dân, Luận văn Thạc sỹ Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội 24 Website Trung tâm Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam 25 Website phổ biến công nghệ mã vạch         104   Tiếng Anh 26 Barcodes keep track of books (1985), Computer communications, (3), (Vol.8), p.334 27 Barcode systems and equipment (1985), Computer communications, (3), (Vol.8), p.150-151 28 Islam, M.S., Shuva, N.Z (2010), Barcode technology and its use and applications: A study of selected libraries of bangladesh, The international Information and Library Review, (42), p 27-33 29 Tạp chí điện tử ngành cơng nghiệp mã vạch < http://www.barcode.com > 30 Website cung cấp thông tin lịch sử mã vạch, loại mã vạch 31 Youssef, S.M., Salem, R.M (2007), Automated barcode recognition for smart identification and inspection automation, Expert system with application, (33), p.968-977           ... phận thư viện thư viện với         41   CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1 Khái quát Thư viện Trường Đại học Hà Nội Tiền thân Đại học Hà Nội trường... Chương Công nghệ mã vạch khả ứng dụng mã vạch Chương Thực trạng ứng dụng công nghệ mã vạch Thư viện Trường Đại học Hà Nội Chương Một số nhận xét kiến nghị nhằm mở rộng khả ứng dụng công nghệ mã vạch. .. trạng ứng dụng công nghệ mã vạch vào khâu hoạt động Thư viện trường đại học Hà Nội, từ đưa số đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện nâng cao khả ứng dụng công nghệ mã vạch vào hoạt động thông tin - thư viện