Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TM - điện tử Hoàng Sơn

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TM - điện tử Hoàng Sơn

Lời nói đầu

Tiền lơng luôn là vấn đề đợc xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩa kinh tếvà xã hội to lớn của nó

Tiền lơng cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định đến sựthành công hay thất bại của từng doanh nghiệp Một chính sách tiền lơng hợplý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lơng là một phần không nhỏcủa chi phí sản xuất Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lơng hợp lý sẽtạo động lực tăng năng suất lao động

Đối với ngời lao động tiền lơng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởinó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản thânvà gia đình Do đó tiền lơng có thể là động lực thúc đẩy ngời lao động tăngnăng suất lao động nếu họ đợc trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhngcũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất chậmlại, không đạt hiệu quả nếu tiền lơng đợc trả thấp hơn sức lao động của ngờilao động bỏ ra.

ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lơng là sự cụ thể hơn của quá trìnhphân phối của cải vật chất do chính ngời lao động làm ra Vì vậy, việc xâydựng tháng lơng, bảng lơng, lựa chọn các hình thức trả lơng hợp lý để saocho tiền lơng vừa là khoản thu nhập để ngời lao động đảm bảo nhu cầu cảvật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lơng trở thành động lực thúcđẩy ngời lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với côngviệc thực sự là việc làm cần thiết.

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tửHoàng Sơn, em đã có cơ hội và điều kiện đợc tìm hiểu và nghiên cứu thựctrạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty Nó đãgiúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em những kiếnthức em đã đợc học tại trờng mà em cha có điều kiện để đợc áp dụng thựchành

Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, sự nhiệt tình của BanGiám đốc và các anh chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, trong thờigian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành đợc chuyên đề thực tập này

Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phầnchính sau đây:

Phần I : Đặc điểm chung của Công ty TNHH Thơng mại - điện tử

Hoàng Sơn

Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo

l-ơng tại Công ty TNHH Thl-ơng mại -điện tử Hoàng Sơn

Phần III: Nhận xét và đánh giá

- Từ năm 2000 đến năm 2002 : Kinh doanh các linh kiện điện tử các mặthàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng

- Từ năm 2000 đến nay: Kinh doanh ,sửa chữa ,lắp đặt các linh kiện điệntử , các mặt hàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêudùng.và làm đại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY,LG , SAMSUNG,PANASONIC…

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty:

Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh baogồm hai lĩnh vực cụ thể:

 Kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện - điệntử phục vụ sản xuất kinh doanh ,sinh hoạt : Cung cấp các linhkiện điện tử , các mặt hàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu củangời tiêu dùng … và làm đại lý phân phối chính thức cho cáchãng điện tử nh : SONY, LG , SAMSUNG, PANASONIC …

 Hoạt động kinh doanh dịch vụ sửa chữa , lắp đặt các loại đồđiện , điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng … …

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tạiCông ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn :

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn hoạt động theo luậtdoanh nghiệp Nhà nớc, chịu sự quản lý của sở kế hoạch và đầu t TP Hànội Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau :

Phòng Kế toán Tài vụ:

- Tham mu cho Ban Giám đốc đề xuất về các chính sách tài chính,ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quảhơn.

- Tham mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồnvốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty.

- Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của BộTài chính, Ngân hàng Trung ơng và của Thành phố về các chế độ kế toán tàichính và ngân hàng

Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hànhđúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nớc quy định, góp phần làmtròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc.

Phòng kinh doanh dịch vụ sửa chữa, lắp đặt các loại đồ điện- điện tử

- Chuyên sửa chữa thay thế các loại đồ điện điện tử phục vụ cho nhucầu của ngời tiêu dùng … … …

Phòng kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện-điện tử :

- Chịu trách nhiệm kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặthàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu của ngời tiêu dùng … và làm đạilý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY, LG ,SAMSUNG,PANASONIC…

Phòng ytế: Phòng bảo vệ:

4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Côngty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn:

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tửHoàng Sơn:

Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động,tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằmđảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chínhcủa Công ty.

Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ nh thammu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quảdoanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báocáo theo quy định của Trung ơng và thành phố, của các ngành về các hoạtđộng tài chính của Công ty.

Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kếtoán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệmvề một phần việc của mình, gồm:

- Một Kế toán trởng kiêm Trởng phòng

- Một kế toán tiền lơng kiêm TSCĐ, vật t, hàng hoá - Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng- Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ- Thủ quỹ

*Kế toán trởng (Trởng phòng):

- Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toánthống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân côngcông việc cụ thể cho từng phần hành kế toán.

- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán,các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng nh chế độ chứngtừ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế,chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng nh chế dộ trích lập vàsử dụng các quỹ của Công ty

- Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theoquy định của Trung ơng và Thành phố cũng nh của các ngành chứcnăng.

* Kế toán tiền lơng kiêm kế toán vật t, hàng hoá, tài sản cố định:

 - Về tiền lơng, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấpthông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền l-ơng và các khoản trích nộp BHYT, BHXH Cuối kỳ có nhiệm vụ làmbáo cáo thực hiện quỹ lơng và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lơng.- Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tàisản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trongtháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tàisản cố định.

- Về vật t, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có vàbiến động từng loại vật t, hàng hoá đồng thời chấp hành đầy đủquy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật t, hàng hoá Cuốitháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật t, hàng hoá.

* Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng:

Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toántiền ngân hàng , hớng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm traviệc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật t hàng hoá của Công ty Cuối kỳ lập báo cáothu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kêquỹ.

* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:

Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xétduyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty

* Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ:

Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kêkhai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của kháchhàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh.

* Thủ quỹ:

Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thuchi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên Hàng ngày phải kiểm kê số tiềnmặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách.

4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứngtừ tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn:

Một trong những đặc trng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tinphải có căn cứ chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dungnghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Phơng pháp chứng từ kế toán là mộtcông việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị.

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn đã sử dụng các loạichứng từ kế toán theo quy định hiện hành nh các loại phiếu nhập kho, phiếuxuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơnbán hàng Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việcghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu của công tácquản lý.

Các chứng từ kế toán đợc sử dụng tại Công ty TNHH Thơng mại điện tử Hoàng Sơn nh sau:

-a) Các chứng từ về tiền tệ gồm:

- Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợptài khoản 111- Tiền mặt.

- Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợptài khoản 111-Tiền mặt

- Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời điểmkiểm kê.

b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm:

- Biên bản kiểm kê tài sản cố định- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản bàn giao tài sản cố định - Hoá đơn VAT

- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

c) Các chứng từ về lao động tiền lơng gồm:

- Bảng thanh toán tiền lơng: là căn cứ để thanh toán tiền lơng và phụcấp cho ngời lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lơng và laođộng trong Công ty.

- Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc,nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lơng và đóng BHXH, BHYT theoquy định hiện hành của Nhà nớc cho cán bộ công nhân viên

d) Các chứng từ về bán hàng gồm:

- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT- Bảng kê bán hàng

* Quy trình kế toán trong Công ty đợc tổ chức theo các bớc sau:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứngtừ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không đểdùng làm chứng từ kế toán.

- Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dungthuộc phần công việc mình đợc giao nh số vật t, hàng hoá nhập, xuất, tồn, sốtiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT,BHXH trích nộp theo lơng tổng hợp số liệu và định khoản kế toán.

- Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ đợc luân chuyển về các bộ phậnđợc quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đóvào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêucầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác.

- Lu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý vàbảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoahọc, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng.

phần II

Thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

tại Công ty tnhh thơng mại – đIện tử hoàng sơn

1 Phơng pháp kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơngtại công ty TNHH thuơng mại - điện tử HoàngSơn

1.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán:

Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp chongời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng “thanh toántiền lơng” cho từng phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời.Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng sản phẩm, lơngthời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời laođộng còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

Y tế cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký,Giám đốc duyệt y, bảng thanh toán tiền lơng và Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểmY tế sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và Bảo hiểm xã hội cho ngời laođộng.

Thông thờng tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và các khoảnkhác sẽ đợc chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận số còn lại saukhi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập Các khoản thanh toán lơng,thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngờicha đợc lĩnh lơng cùng với các chứng từ và các báo cáo thu, chi tiền mặtphải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ

Các mẫu chứng từ

1.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền long và các khoản trích theo long kế toán tại công tysử dụng các TK

TK 334: Phải trả công nhân viên

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhânviên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, tiền thởng, Bảo hiểmxã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.

D Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên

D Có: Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho côngnhân viên

TK 338: Phải trả và phải nộp khác.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cáccơ quan pháp luật , cho cấp trên về KPCĐ , BHXH , BHYT , các khoản khấutrừ vào lơng … … …

Bên Nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về KPCĐ

- Kết chuyển doanh thu cha thực hiện tơng ứng.

Bên Có:

- Các khoản phải nộp , phải trả hay thu hộ

- Trích KPCĐ, BHXH , BHYT theo tỷ lệ quy định - Số đã nộp lớn hơn đợc hoàn lại

D Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa , nộp thừa , vợt chi chua đợc thanh

Số D Có: phản ánh số kinh phí công đoàn cha nộp hoặc cha chi tiêuSố D Nợ: trong trờng hợp: Số KPCĐ vợt chi cha đợc cấp bù

 TK 3383: Bảo hiểm xã hội

D Có: phản ánh số BHXH còn lại cha nộp, cha chi tiêuD Nợ: BHXH vợt chi cha đợc cấp bù

 TK 3384: Bảo hiểm Y tế

Bªn Nî: Ph¶n ¸nh BHYT nép cho c¬ quan qu¶n lý quüBªn Cã: ph¶n ¸nh viÖc trÝch lËp quü BHYT

D Cã: Ph¶n ¸nh BHYT cßn cha nép

1.3 C¸c nghiÖp vô chñ yÕu :

- TÝnh ra tiÒn l¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trong kú:Nî TK 622, 627, 641, 642, 241

Cã TK 334- Ph¶n ¸nh tiÒn ¨n ca:

Nî TK 622, 627, 641, 642 Cã TK 334

- Ph¶n ¸nh tiÒn l¬ng thi ®ua ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trong kú:Nî TK 4311

Cã TK 141: KhÊu trõ tiÒn t¹m øng thõa

Cã TK 1388: KhÊu trõ tiÒn CN ph¹m lçi ph¶i båi thêng Cã TK 3338: ThuÕ Thu nhËp nép hé c«ng nh©n viªn

Cã TK 3383, 3384: Quü BHXH,BHYT c«ng nh©n viªn ph¶i nép- Ph¶n ¸nh tiÒn l¬ng, thëng, BHXH, BHYT, ¨n ca thùc tÕ Doanh nghiÖp…

ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn:Nî TK 334

Cã TK 111, 112

* §èi víi tiÒn l¬ng cña c«ng nh©n viªn ®i v¾ng cha lÜnh:Nî TK 334

Cã TK 338

* §èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt thêi vô:

- Doanh nghiÖp tiÕn hµnh trÝch tríc tiÒn l¬ng nghØ phÐp cña c«ng nh©n s¶nxuÊt.

Nợ TK 622 Có TK 335

- Khi CN thực tế nghỉ phép: phản ánh số tiền lơng nghỉ phép thực tế phảitrả cho công nhân viên trong kỳ:

Nợ TK 335 Có TK 334

- Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định:Nợ TK 622, 627,641, 642, 241: 19%

Nợ TK 334: 6% Có TK338: 25% 3382: 2% 3383: 20% 3384: 3%

- Phản ánh số BHXH phải trả công nhân viên trong kì:Nợ TK 3383

cho CNVC

Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định tính vào chi phí kinh doanh (19%)

Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý

Trích BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định trừ vào thu nhập CNVC (6%)

TK4311

TK3383TK 3383, 3384

TK111, 512

Tiền l ơng, tiền th ởng,BHXH và các khoản khác phải trả CNVCCác khoản khấu trừ vào thu

nhập của CNVC (tạm ứng, bồi th ờng vật chất, thuế thu nhập… )

Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT

Thanh toán l ơng, th ởng, BHXH và các khoản khác cho CNVC

NVBH, QL DN

Tiền th ởng

BHXH phải trả trực tiếp

TK 141, 138TK 334TK 641, 642

Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức:

1.4 Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng:Số hiệu

tk Tên TàI khoảnSố hiệutkTên TàI khoảnLoại 1: TàI sản lu độngLoại 3: Nợ phải trả

Tiền mặt

Tiền Việt namNgoại tệ

315Nợ dài hạn đến hạn trả331Phải trả cho ngời bán112

Tiền đang chuyển

Tiền Việt namNgoại tệ

Thuế GTGT phải nộpThuế GTGT đầu ra

Thuế GTGT hàng N khẩuThuế XNK

Thuế thu nhập DNCác thuế khác

Thuế GTGT đợc khấu trừ

Thuế GTGT đợc khấu trừ củahàng hoá, dịch vụ

Thuế GTGT đợc khtrừ củaTSCĐ

141Tạm ứng335Chi phí phải trả142

Phải trả phải nộp khác

TS thừa chờ xử lýKinh phí công đoànBHXH

Phải trả khác

Hàng hoá

Giá mua hàng hoá

Chi phí thu mua hàng hoá

159Dự phòng giảm giá hàngtồn kho

Loại 4: Vốn chủ sở hữu

Tài sản cố định hữu hình

Nhà cửa (Văn phòng, kho )Máy móc, thiết bị

Thiết bị, dụng cụ quản lý

412Chênh lệch đánh giá lạitài sản

413Chênh lệch tỷ giá

415Quỹ dự phòng tài chính421Lợi nhuận cha phân phối

Hao mòn TSCĐ

Hao mòn TSCĐ hữu hìnhHao mòn TSCĐ vô hình

521Chiết khấu bán hàng

515Thu nhập hoạt động tài

711Các khoản thu nhập bất

635Chi phí hoạt động tài chính 001Tài sản thuê ngoài

911Xác định kquả kinh doanh 009Nguồn vốn khấu hao cơbản

1.5 Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty:

Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, Công ty TNHH Thơngmại - điện tử Hoàng Sơn áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các

loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và cácsổ chi tiết tài khoản.

* Hệ thống sổ kế toán đợc áp dụng tại Công ty:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 133, TK 138, TK141, TK142,TK, TK157, TK159, TK211, TK331, TK333, TK334, TK 411, TK 412, TK413, TK511, TK 521

- Sổ cái: Mỗi tài khoản đợc sử dụng một số trang sổ riêng nh TK 111,TK 511, TK 641, TK 642

- Bảng tổng hợp chi tiết

* Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty đợc thểhiện qua sơ đồ sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kì

Báo cáo kế toán

1.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn sử dụng hệ thống báo cáo kếtoán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nớc và thực hiện tốt các báo cáovề các hoạt động tài chính của Công ty.

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thơng mại - điện tửHoàng Sơn gồm:

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm)- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm)- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm)- Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm)- Quyết toán thuế GTGT (theo năm)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

* Các báo cáo tài chính trên đợc gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán vàđợc gửi tới các cơ quan sau:

- Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thơng Mại)- Chi cục Tài chính Doanh nghiệp

- Cục Thống kê- Cục thuế

- Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ nh: Báo cáocác khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩucác sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt độngkinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty Các báo cáonày sẽ đợc gửi tới Ban Giám đốc Công ty.

1.7 Phơng pháp tính tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công tyTNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

1.7.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng1.7.1.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lơng

Việc thực hiện hình thức trả lơng thích hợp cho ngời lao động, kết hợpchặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ngờilao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích ngời lao động chấphành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng họchỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng nh kỹ năng công việc.

Bên cạnh chế độ tiền lơng, tiền thởng, cán bộ, công nhân viên trongCông ty còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảohiểm Y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hànhcủa nhà nớc.

Theo hình thức tính lơng trên, hàng tháng kế toán tiền lơng của Công tysẽ tiến hành tính lơng phải trả cho ngời lao động, đồng thời tính các khoản

trích theo lơng nh Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế Bảng thanh toán tiền lơng

sẽ đợc kế toán tiền lơng (ngời lập bảng lơng) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyểncho Kế toán trởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt.Công ty sẽ tiến hành trả lơng cho nhân viên làm hai kỳ:

- Kỳ I: Tạm ứng lơng (Vào các ngày 15 hàng tháng)

- Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lơng và các khoảntrích theo lơng trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho ngờilao động.

Bảng Tạm ứng lơng Kỳ I và Bảng thanh toán lơng Kỳ II sẽ đợc lu tạiPhòng kế toán Mỗi lần lĩnh lơng, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột“Ký nhận” Nếu có ngời nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên.

Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thựctế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làmcăn cứ thanh toán cho ngời lao động các khoản phụ cấp, tiền thởng, các chếđộ BHXH nh ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lơng… Công ty có sử dụngBảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nớc.

Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng chocác nhân viên trong phòng mình Hàng ngày, ngời đợc phân công công việcchấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấmcông cho từng ngời, ghi vào ngày tơng ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo kýhiệu quy định trong chứng từ nh sau:

Kế toán tiền lơng sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng ngời vàtính ra số ngày công theo từng loại tơng ứng của từng cán bộ công nhân viêntrong Công ty

1.7.1.2 Một số quy tắc hạch toán các khoản trích theo lơng

Chứng từ kế toán BHXH trả thay lơng Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉhởng BHXH và bảng thanh toán BHXH

1.7.1.2 1 Phiếu nghỉ hởng BHXH:

- Trong thời gian lao động, ngời lao động bị ốm đợc Cơ quan Y tế chophép nghỉ, ngời đợc nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ cho ngờiphụ trách chấm công Số ngày nghỉ thực tế của ngời lao động căn cứ theobảng chấm công hàng tháng.

- Cuối tháng phiếu nghỉ hởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toáncủa đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH Tuỳ thuộcvào số ngời phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lơng trong tháng củatừng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từngphòng, ban, bộ phận hay toàn công ty Cơ sở để lập bảng thanh toánBHXH là phiếu nghỉ hởng BHXH Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng

trờng hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thaisản Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trảthay lơng.

- Mẫu Phiếu nghỉ hởng BHXH

Phiếu nghỉ hởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) đợc sử dụng tại

Công ty theo mẫu sau: (Mặt trớc)

Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV

Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lơng chính Đó là trả lơngtheo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lơng tháng.

Việc xác định tiền lơng phải trả cho ngời lao động căn cứ vào bảngchấm công trong tháng , hệ số mức lơng (cấp bậc) , phụ cấp trách nhiệm(nếu có)

LSP : hệ số thởng NT : ngày công thực

NC : ngày công theo quy định ( 26 ngày )

Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếuCông ty đạt đợc mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ,

công nhân viên trong Công ty sẽ đợc hởng thêm một hệ số lơng của Công ty,có thể là 1,5 hoặc 2tuỳ theo mức lợi nhuận đạt đợc

Thời gian để tính lơng, tính thởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khácphải trả cho ngời lao động là theo tháng

Ví dụ: Anh Trịnh Văn Sơn, Giám đốc Công ty có hệ số lơng là 4,76;

phụ cấp trách nhiệm là 2 , số ngày công thực tế của anh là 27 công Ngoài ra,do hoạt động kinh doanh năm 2005 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vợt mứcchỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty đ ợc hởngthêm một hệ số lơng của Công ty là 0,6 Vậy mức lơng tháng 12/2005 củaanh Sơn sẽ là:

(4,76+2+0,6) x 350.000 x 27 : 26 = (đồng/tháng)

Ngoài chế độ tiền lơng, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền ởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằmkhuyến khích ngời lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển củaCông ty.

th-1.7.3 Cách tính và trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ1.7.3.1 Cách tính

Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nớc nh trong trờnghợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế.Thời gian nghỉ hởng BHXH sẽ đợc căn cứ nh sau:

* Nếu làm việc trong điều kiện bình thờng mà có thời gian đóngBHXH:

 Dới 15 năm sẽ đợc nghỉ 30 ngày/năm.

 Từ 15 năm đến 30 năm đợc nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm đợc nghỉ 50 ngày/năm.

* Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt đợc Bộ Y tế ban hành thìthời gian nghỉ hởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thờigian đóng BHXH.

* Tỷ lệ hởng BHXH trong trờng hợp này đợc hởng 75% lơng cơ bản.*Với công thức tính lơng BHXH trả thay lơng nh sau:

Mức lơng

BHXH trả thay=

Mức lơng cơ bảnx

Số ngàynghỉ hởngx

Tỷ lệ hởngBHXH

lơng26 ngàyBHXH

Ví dụ : Trong tháng 12/2005, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc

Phòng kinh doanh sửa chữa của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ.Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 12 ngày, anh nghỉ ốm15 ngày Mức lơng cơ bản của anh là 2,98 Theo chế độ hiện hành thì anh đ-ợc hởng mức lơng BHXH trả thay lơng đợc tính nh sau:

Số tiền lơng BHXH

trả thay lơng =

2,98 x 29000026 ngày

x 15 x 75% = 373.933Vậy anh Tùng sẽ đợc hởng mức lơng BHXH trả thay lơng tháng 12 là373.933 đồng.

1.7.3.2 Cách trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ

1.7.3.2.1 Quỹ BHXH:

- Dùng để thanh toán cho công nhân viên khi họ bị mất khả năng lao động.-Đợc trích lập theo tỉ lệ 20% so với quỹ tiền lơng trong đó: 15% là ng-ời sử dụng lao động phải nộp và đợc tính vào chi phí kinh doanh, 5% ngờilao động phải nộp trừ vào lơng.

2 Thực tế công tác kế toán tiền lơng tại Công ty TNHH Thơngmại - điện tử Hoàng Sơn

2.1 Các chứng từ có liên quan đến việc tính lơng

- Bảng thanh toán tạm ứng của Công ty tháng 12 năm 2005 :- Phiếu chi số 20 quyển 04

- Bảng chấm công của Công ty tháng 12 năm 2005- Bảng tính lơng của Công ty tháng 12/2005

- Phiếu chi số 32 quyển 04

Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty, Công ty đã tạm ứng lơng kỳ I cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty Tuỳ thuộc vào mức lơng cơ bản của từng ngời mà họ có thể ứng l-ơng theo nhu cầu của mình nhng không đợc vợt quá mức lơng cơ bản của Cụ thể trong tháng 12/2005 có bảng thanh toán tạm ứng lơng Kỳ I nh sau:

Vũ Thanh Hằng Kinh doanh 200000Nguyễn Quỳnh Chi Kinh doanh 200000

Vũ Lâm Tùng Hành chính 300000Bùi Hữu Hoan Hành chính 300000

Ngời lập biểu Kế toán TrởngThủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Địa chỉ:609 Trơng ĐịnhTelefax:

Ngày15tháng12 năm 2005 NợTK 334CóTK1111

của Bộ Tài chính

Họ tên ngời nhận tiền: Hồ Ngọc HàĐịa chỉ: Phòng Kế toán

Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lơng kỳ I tháng12/2005

Số tiền: 4.700.000 (Viết bằng chữ) Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn

Bảng tính luơng tháng 12 năm 2005

SttHọ và tên Chứcvụ côngSốHệ

lơng LơngCBHệ

thởng Tổng cộng

Các khoản giảm trừCònđợclĩnhBHXHBHYTTạm ứng

1Nguyễn Thanh HoàGĐ274.7635000020.62.675.077133.75426.751400.000 21145722Đỗ ThắngPGĐ274.163500001.50.62.275.269113.76322.753300.000 18387533Nguyễn Duy MạnhNV272.023500000.6952.26947.6139.523300.000 5951334Trần Văn MinhNV272.363500000.61.075.84653.79210.758200.000 8112955Nguyễn Thị HoaNV272.343500000.61.068.57753.42910.686200.000 8044626Vũ Thuý HàKTT27335000010.61.671.92383.59616.719200.000 13716087Lại Anh ThNV2733500000.61.308.46265.42313.085200.000 10299548Lê Văn HảiNV272.023500000.6952.26947.6139.523200.000 6951339Vũ Thanh HằngNV271.963500000.6930.46246.5239.305200.000 67463410 Nguyễn Quỳnh ChiNV272.83500000.61.235.76961.78812.358200.000 96162311 Hồ Sỹ LợiNV271.763500000.6857.76942.8888.578400.000 40630312 Vũ Lâm TùngTP122.9835000010.6739.84636.9927.398300.000 39545513 Bùi Hữu HoanPP272.363500000.50.61.257.57762.87912.576300.000 88212214 Vũ kim ThoaNV272.983500000.61.301.19265.06013.012300.000 92312115 Ngô Sỹ LiênNV272.163500000.61.003.15450.15810.032200.000 74296516 Đào Thu HằngNV271.763500000.6857.76942.8888.578200.000 60630317 Đinh Thanh HuyềnNV271.963500000.6930.46246.5239.305200.000 67463418 Hồ Ngọc HàNV272.363500000.61.075.84653.79210.758200.000 81129519 Trần Quang HuyNV271.763500000.6857.76942.8888.578200.000 606303

Cộng23,027,3081,151,365230,2734,700,000 16,945,669

Trong bảng tính lơng của Công ty tháng 12/2005có số tiền cho :+ Tổng số lơng phải trả : 23.027.308

- Bộ phận kinh doanh (TK 641) : 8.788.500 - Bộ phận quản lý (TK 642) : 14.238.808

+ Tổng số lơng còn lại sau khi trừ đi các khoản giảm trừ phải trả : 16.945.669 - Bộ phận kinh doanh (TK 641) : 6.161.190

- Bộ phận quản lý (TK 642) : 10.784.479

Ngày 31/12, Công ty thanh toán nốt số tiền lơng còn lại cho cán bộcông nhân viên sau khi đã trừ đi 5% BHXH, 1%BHYT Kế toán tiền lơng lậpphiếu chi thanh toán tiền lơng Kỳ II tháng 12/2005cho Công ty:

§¬n vÞ: C«ng ty TNHH ¬ng m¹i - ®iÖn tö Hoµng

§Þa chØ:609 Tr¬ng §ÞnhTelefax:

PhiÕu chi

Ngµy 31th¸ng12 n¨m 2005

QuyÓn sè: 04Sè: 32

NîTK 334CãTK1111

MÉu sè: 02-TT

Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KTNgµy 1th¸ng 11n¨m1995

cña Bé Tµi chÝnh

Hä tªn ngêi nhËn tiÒn: Hå Ngäc Hµ§Þa chØ: Phßng KÕ to¸n

Lý do chi: Thanh to¸n l¬ng kú II th¸ng12/2005 Sè tiÒn: 16.945.669

(ViÕt b»ng ch÷) Mêi s¸u triÖu chÝn tr¨m bèn m¬i n¨m ngh×n s¸u tr¾m s¸u