Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng giáo dục và đào tạo thị xã bến cát, tỉnh bình dương

UBND TỈNH BÌNH DƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRƢƠNG HỒNG VŨ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG U N VĂN THẠC S CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ GIÁO DỤC MÃ SỐ: 60140114 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC GVC.TS VŨ AN HƢƠNG BÌNH DƢƠNG – NĂM 2019 ỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực, trích dẫn đầy đủ chƣa cơng bố cơng trình khác Tác giả luận văn Trƣơng Hoàng Vũ i ỜI CẢM ƠN Trong q trình học tập, nghiên cứu thực hồn thiện luận văn, tác giả nhận đƣợc hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình trƣờng Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dƣơng, Thầy/Cơ bạn bè Với tình cảm chân thành, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: - Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dƣơng, Thầy/Cơ phịng Đào tạo sau Đại học, Thầy/Cô Khoa Quản lý giáo dục tạo điều kiện giúp đỡ suốt q trình tác giả nghiên cứu hồn thành luận văn - Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến TS Vũ Lan Hƣơng – ngƣời hƣớng dẫn khoa học tận tình hƣớng dẫn suốt q trình nghiên cứu, thực hồn thiện luận văn - Lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Bến Cát, Ban giám hiệu, quý Thầy/Cô đồng nghiệp trƣờng mầm non, mẫu giáo, tiểu học trung học sở địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả khảo sát thu thập số liệu - Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình, anh/chị em đồng nghiệp tập thể lớp Cao học Quản lý giáo dục Khóa bên cạnh, động viên giúp đỡ tác giả suốt q trình học tập, nghiên cứu hồn thiện luận văn Bản thân có nhiều cố gắng q trình nghiên cứu hồn thiện luận văn song khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong quý Thầy/Cô, anh chị em đồng nghiệp dẫn góp ý để luận văn đƣợc hồn thiện hơn./ Trân trọng cảm ơn! Tác giả ii TÓM TẮT Trong hoạt động quản lý hành nhà nƣớc hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thƣ hành nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thƣ hành hoạt động quản lý đơn vị quan trọng Đối với quan, đơn vị văn phịng ln trợ thủ đắc lực, mặt quan, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Việc thực tốt cơng tác văn thƣ hành giúp Ban Giám Hiệu Nhà trƣờng quản lý điều hành có hiệu công việc nhà trƣờng Điều cho thấy cơng tác văn thƣ hành quan trọng; Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng, khởi nguồn đem đến thành công Nhà trƣờng Tổ chức tốt cơng tác văn thƣ hành tốt giúp hoạt động Nhà trƣờng nhƣ phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu đơn vị nhà trƣờng đạt hiệu cao Thị xã Bến Cát đƣợc thành lập Nghị số 136/NQ-CP, ngày 29/12/2013 phủ Thị xã Bến Cát đƣợc thành lập từ phần huyện Bến Cát cũ, thuộc tỉnh Bình Dƣơng Thị xã Bến Cát bao gồm phƣờng phƣờng Mỹ Phƣớc, phƣờng Thới Hòa, phƣờng Tân Định, phƣờng Hòa Lợi, phƣờng Chánh Phú Hòa xã xã An Điền, xã An Tây, xã Phú An Công tác văn thƣ hoạt động thiếu nhà trƣờng cơng việc văn phịng thực Làm tốt công tác văn thƣ sẽ: Giải công việc nhà trƣờng nhanh chóng, xác, đƣờng lối, sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc nhà trƣờng chặt chẽ hiệu quả; Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ hoạt động nhà trƣờng nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, xác, đồng thời iii giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nƣớc; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính; Góp phần tiết kiệm cơng sức, ngun vật liệu làm văn trang thiết bị sử dụng trình xây dựng ban hành văn bản; Qua khảo sát vấn sâu cho thấy đối tƣợng đƣợc vấn khảo sát đánh giá cao việc xây dựng kế hoạch quản lý VT hành phù hợp trƣờng Điều cho phép nhà trƣờng kiểm soát kế hoạch thực hiện, phƣơng pháp tiến độ thực hoạt động văn thƣ hành trƣờng cách tốt Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch quản lý VT hành cơng tác kiểm tra công tác văn thƣ cách thƣờng xuyên điều cần thiết để phát xử lý sai sót hiệu Thực biện pháp khen thƣởng kỷ luật công tác văn thƣ thúc đẩy tính tự giác, thúc đẩy cán bộ, nhân viên nhà trƣờng có liên quan đến hoạt động văn thƣ hành hồn thành tốt cơng tác văn thƣ, giúp nhà trƣờng quản lý tốt công tác văn thƣ hành Với thực trạng vật chất, cơng nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ thiếu, yếu số trƣờng nhƣ thiết phải hồn thiện có điều kiện nâng cao hiệu quản lý công tác văn thƣ hành đơn vị trƣờng học thời gian tới nhiên việc đảm bảo trang thiết bị sở vật chất cho công tác văn thƣ hành cịn cần phải có kết hợp nhiều ban ngành khơng riêng Phịng Giáo dục Đào tạo thực đƣợc nhiệm vụ Trên sở nghiên cứu lý luận công tác quản lý cơng tác văn thƣ hành thực trạng quản lý hoạt động văn thƣ hành trƣờng trực thuộc phòng Giáo dục Đào tạo địa bàn thị xã Bến Cát, tác giả đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý cơng tác văn thƣ hành chính, là: Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thƣ: HT cần tham gia khóa tập huấn, nghiên cứu văn luật VTHC; trang bị công cụ đại; tuyên truyền đến thành viên vị trí vai trị quan trọng cơng tác văn thƣ hành iv Biện pháp 2: Xây dựng kế hoạch quản lý văn thƣ hành phù hợp: Xây dựng chi tiết bảng kế hoạch công tác văn thƣ hành năm; xây dựng quy chế cơng tác văn thƣ hành tất trƣờng Biện pháp 3: Quản lý tuyển dụng bố trí nhân đảm bảo trình độ chun mơn đáp ứng u cầu nhiệm vụ cơng tác văn thƣ hành chínhNhà trƣờng hoạch định số lƣợng yêu cầu trình độ NVVT từ giai đoạn hoạch định nhân đề xuất phân bổ lên phòng GD&ĐT thị xã; tạo điều kiện để NVVT tham gia lớp học nghiệp vụ văn thƣ hành khóa học Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên ngành Biện pháp 4: Thƣờng xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thƣ hành chính: Tạo điều kiện để NVVT tham gia buổi tập huấn cơng tác văn thƣ Phịng nội vụ thị xã tổ chức; trang bị cho NVVT văn bản, tài liệu liên quan đến công tác văn thƣ hành chính, máy vi tính kết nối internet để NVVT tham khảo, học hỏi nghiệp vụ văn thƣ Biện pháp 5: Tăng cƣờng sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho công tác văn thƣ hành chính: sử dụng nguồn ngân sách từ cấp trên, nguồn lực xã hội hoá mua sắm sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thƣ hành nhà trƣờng Biện pháp 6: Thực biện pháp khen thƣởng kỷ luật cơng tác văn thƣ hành chính: Nhà trƣờng cần xây dựng quy chế văn thƣ hành cách chi tiết bao gồm hành vi khen thƣởng kỷ luật công tác văn thƣ Biện pháp 7: Thƣờng xun kiểm tra cơng tác văn thƣ hành chính, xử lý sai sót hiệu quả: trọng đến phƣơng pháp kiểm tra trực tiếp để có kết xác đa chiều Biện pháp 8: Hiện đại hóa thủ tục hành theo hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin cải cách thủ tục theo hƣớng đơn giản hóa hồ sơ giấy tờ Kết khảo nghiệm cho thấy biện pháp đƣợc đề xuất có tính cần thiết khả thi cao Do đó, trƣờng trực thuộc phịng Giáo dục Đào tạo địa bàn thị Bến Cát địa bàn khác nghiên cứu, vận dụng linh hoạt, sáng tạo biện pháp để nâng cao chất lƣợng, hiệu công tác quản lý công tác văn thƣ hành nhà trƣờng, nhằm nâng cao vị thế, phát v huy vai trị cơng tác văn thƣ hành nhà trƣờng, góp phần thực mục tiêu đổi bản, toàn diện giáo dục đào tạo vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung đầy đủ BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo CB-GV-NV Cán - giáo viên - nhân viên CBQL Cán quản lý CCN cụm công nghiệp CNTT Công nghệ thông tin CSVC Cơ sở vật chất GDĐT Giáo dục Đào tạo GV Giáo viên HT Hiệu trƣởng 10 KCN Khu công nghiệp 11 MG Mẫu giáo 12 MN mầm non 13 NVVT Nhân viên văn thƣ 14 PHT Phó hiệu trƣởng 15 QL Quản lý 16 QLGD Quản lý giáo dục 17 SGDĐT Sở giáo dục đào tạo 18 TH Tiểu học 19 THCS Trung học sở 20 TTVP Tổ trƣởng văn phòng 21 UBND Ủy ban nhân dân 22 VTHC Văn thƣ hành vii DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, BIỂU ĐỒ STT KÝ HIỆU TÊN BẢNG Sơ đồ 1.1 Dấu “đến” có mẫu văn đến 23 Sơ đồ 1.2 Mẫu sổ công văn đến 23 Sơ đồ 1.3 Phần đăng ký văn 24 Bảng 2.1 Quy mô trường lớp năm học 2018 – 2019 52 Sơ đồ 2.1 Bảng 2.2 Bảng 2.3 Bảng 2.4 Bảng 2.5 10 Bảng 2.6 Ý kiến cán quản lý, nhân viên văn thư yêu cầu công tác VTHC nhà trường 64 11 Biểu đồ 2.1 Ý kiến cán quản lý, nhân viên văn thư tầm quan trọng công tác VTHC nhà trường 67 12 Bảng 2.7 Ý kiến cán quản lý, nhân viên văn thư thực trạng công tác VTHC nhà trường 68 13 Biểu đồ 2.2 Tầm quan trọng quản lý công tác VTHC trường 76 14 Bảng 2.8 Ý kiến cán quản lý, nhân viên văn thư thực trạng quản lý công tác VTHC nhà trường 77 Cơ cấu tổ chức phòng Giáo dụcvà Đào tạo thị xã Bến Cát Thống kê số lượng mẫu khảo sát Sơ thống kê thông tin cá nhân đối tượng khảo sát Quy ước xử lý thông tin phiếu khảo sát Ý nghĩa cơng tác văn thư hành nhà trường viii Trang 54 60 60 62 63 15 Bảng 2.9 16 Bảng 3.1 17 Bảng 3.2 18 Biểu đồ 3.1 Ý kiến cán quản lý, nhân viên văn thư mức độ ảnh hưởng đến việc QL công tác VTHC nhà trường Ý kiến CBQL, NVVT tính cần thiết biện pháp quản lí văn thư hành Ý kiến CBQL, NVVT tính khả thi biện pháp quản lí văn thư hành Biểu đồ mối liên hệ cần thiết – khả thi ix 81 118 119 121 ... trực thuộc Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng đề xuất biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu công tác văn thƣ hành đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Bến. .. hiệu quản lý văn thƣ hành đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng 1.2 Một số khái niệm 1.2.1 Văn thư, hành chính, cơng tác văn thư, hành nhà trường. .. Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng 3.3 Đề xuất biện pháp quản lý hoạt động văn thƣ đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng Khách