Đang tải... (xem toàn văn)
Bài viết sử dụng phương pháp nghiên cứu lý thuyết để tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước về cách tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình. Trên nền tảng lý thuyết đó, tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế tại một số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung để đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo chu trình tại những công ty trên.
Chun mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) TIẾP CẬN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO CHU TRÌNH: GĨC NHÌN TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI MỘT SỐ CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC MIỀN TRUNG Trần Thị Phương Thảo Tóm tắt Tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình cách tiếp cận hướng đến đối tượng sử dụng thông tin kế tốn Cách tiếp cận có ý nghĩa to lớn tổ chức hệ thống thông tin kế tốn phù hợp với điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đặc biệt tổ chức có ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) Nhận thức chất hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình để tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hiệu quả, cung cấp thơng tin hữu ích cho hoạt động quản lý quan trọng Bài báo sử dụng phương pháp nghiên cứu lý thuyết để tổng hợp hệ thống hóa nghiên cứu ngồi nước cách tiếp cận hệ thống thông tin kế tốn theo chu trình Trên tảng lý thuyết đó, tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung để đánh giá thực trạng đưa giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình cơng ty Từ khóa: Hệ thống thơng tin kế tốn, Tiếp cận theo chu trình THE CYCLICAL APPROACH TO ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS: PRACTICAL VIEW OF BUSINESS ACTIVITIES IN SOME PETROLEUM COMPANIES IN THE CENTRAL REGION Abstract The cyclical approach to accounting information systems is an approach targeting those who use accounting information This new approach has great significance in the organization of accounting information systems in terms of applying information technology, especially when Enterprise Resource Planning (ERP) is applied It is very important to be aware of the true nature of the cyclical accounting information system in order to effectively organize the accounting information system and to provide useful information for management activities Theoretical research method is used to synthesize and systematize domestic and foreign studies on the cyclical approach to accounting information systems On that theoretical basis, the author uses the survey method at some petroleum companies in the Central region to assess the current situation and offer solutions to improve the cyclical accounting information systems for these companies Key words: Accounting information system, cyclical approach JEL classification: G; G3 hướng tiếp cận để đưa định hướng tổ Đặt vấn đề Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) chức HTTTKT phù hợp cho doanh nghiệp Các hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp lưu trữ cách tiếp cận HTTTKT gồm cách tiếp cận liệu nhằm cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích phục hướng đến đối tượng kế toán, cách tiếp cận theo vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp chu trình, cách tiếp cận theo hướng tổ chức cơng phân tích định Tổ chức HTTTKT hiệu tác kế toán máy kế toán, cách tiếp cận quả, phát huy đầy đủ vai trò hệ thống HTTTKT với tư cách hệ thống thông tin điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Trong năm gần đây, có nhiều nhằm tạo thơng tin kế tốn hữu ích nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình, cách mối quan tâm hàng đầu bất tiếp cận hướng đến đối tượng sử dụng kỳ doanh nghiệp thơng tin kế tốn sở xác định rõ loại HTTTKT hệ thống bao gồm nhiều yếu thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho phận tố cấu thành, yếu tố có tính độc lập tương đối chức chu trình kinh doanh để có mối liên hệ chặt chẽ với Vì vậy, tổ chức ghi nhận, theo dõi báo cáo phân tiếp cận tổng thể nghiên cứu HTTTKT cần quyền truy cập khai thác liệu cách thiết, nhằm hiểu rõ mối liên yếu tố cấu nhanh chóng xác Theo đó, phối hợp thành, tổ chức phối hợp tốt hoạt động chức phòng ban, phận doanh nghiệp hệ thống Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục diễn nhịp nhàng, đồng theo chu trình tiêu nghiên cứu tiếp cận HTTTKT chuẩn, khác với tổ chức HTTTKT theo phần nhiều góc độ khác nhau, nhận diện tầm quan trọng hành, theo dõi cung cấp thông tin theo đối 84 Chuyên mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) tượng kế tốn Điều hồn tồn phù hợp tổ chức HTTTKT điều kiện ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Hơn nữa, HTTTKT điều kiện ứng dụng ERP đòi hỏi bước công việc phải thực theo qui trình đặt ra, liệu phận chức liệu kế toán phải đồng Khi đó, thơng tin kế tốn khơng thiết cập nhật hồn tồn phận kế tốn mà tích hợp từ phận liên quan khác Như vậy, ứng dụng ERP, nhiệm vụ kế toán kiểm tra, đối chiếu khai thác liệu cập nhật từ phận khác để tiếp tục xử lý nhập lại chứng từ gốc phận khác chuyển đến Vì vậy, tổ chức HTTTKT theo chu trình cần thiết để tăng cường trao đổi thông tin phần hành kế toán phần hành kế toán với phận chức khác doanh nghiệp; có ý nghĩa quan trọng việc ứng dụng ERP doanh nghiệp Một số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung – công ty mà tác giả khảo sát thực tế, đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu kinh doanh vận tải xăng dầu đường bộ, với 51% vốn góp cơng ty chịu chi phối chủ yếu Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Cơ cấu tổ chức công ty phức tạp gồm nhiều chi nhánh, hệ thống cửa hàng xăng dầu nằm phân tán nhiều địa bàn, thêm vào với biến động phức tạp giá xăng dầu u cầu trao đổi chia sẻ thơng tin kế tốn cơng ty với chi nhánh, cửa hàng phịng ban nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác cấp thiết Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty nhiều bất cập, vướng mắc Để đáp ứng u cầu cung cấp thơng tin kiểm sốt hiệu hoạt động, cần có phần mềm phù hợp có khả kết nối nghiệp vụ, phận doanh nghiệp vấn đề mà ban lãnh đạo công ty quan tâm Giải pháp ERP ưu tiên hàng đầu để giải toán trên, giúp doanh nghiệp phá vỡ tình trạng “nghẽn mạch” phận trình tương tác tiếp cận thơng tin Hơn Tập đồn xăng dầu Việt Nam áp dụng thành công hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, với điều kiện này, năm 2018 Tập đồn có lộ trình triển khai ERP cho cơng ty con, đơn vị trực thuộc Nằm xu này, việc ứng dụng hệ thống ERP định hướng không xa cơng ty có kế hoạch triển khai thời gian tới Nhưng trước tiên để vận hành hệ thống đại cơng ty cần có cải cách từ giai đoạn ban đầu cơng việc hồn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện , có nhiều tác giả nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình, điều xuất phát từ việc nhìn nhận trình hoạt động tổ chức có cơng việc lặp lặp lại cách thường xuyên, liên tục theo trình tự định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn nhiều phận, nhiều cá nhân tham gia thực Chẳng hạn, doanh nghiệp sản xuất, tổ chức hoạt động thành bốn chu trình chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình sản xuất tài (Romney Steinbart, 2012;Wikinson Cerullo, 1997) Nghiên cứu sở để tác giả hệ thống lý thuyết chu trình cách tổ chức HTTTKT theo chu trình Trong điều kiện hội nhập kinh tế nay, nhu cầu thông tin quy mô hoạt động doanh nghiệp không ngừng gia tăng Sự phát triển với áp lực cạnh tranh ngày gay gắt yêu cầu quản lý liên tục thay đổi đặt thách thức không nhỏ cho HTTTKT hành chưa kịp thích ứng doanh nghiệp Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế tốn riêng lẻ, độc lập với phần mềm quản lý phận chức đáp ứng yêu cầu thông tin phận kế tốn, cịn cung cấp thông tin cho phận khác thường thực thủ cơng, hiệu khơng cao Vì giải pháp ERP giúp đảm bảo hoạt động diễn nhịp nhàng, nâng cao hiệu khai thác sử dụng thông tin phận Nhưng ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung ERP nói riêng cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, tiếp cận HTTTKT theo chu trình cách tiếp cận phù hợp Điều phân tích rõ nghiên cứu “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở cao hiệu hệ thống thông tin kế tốn” tác giả Nguyễn Mạnh Tồn (2011) Nghiên cứu tổ chức hoạt động thành bốn chu trình chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình sản xuất chu trình tài Nghiên cứu sở để tác giả tổ chức chu trình định hướng hồn thiện HTTTKT đơn vị khảo sát Qua nghiên cứu trên, tác giả hệ thống hóa lý thuyết HTTTKT theo chu trình nhằm nâng cao hiểu biết chất cách tiếp cận Đồng thời loại hình doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh riêng, tác giả vận dụng vào thực tiễn hoạt động kinh doanh số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung để tìm hiểu thực 85 Chuyên mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) trạng HTTTKT, từ đề xuất giải pháp hồn thiện HTTTKT theo chu trình cơng ty Những nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế theo chu trình Mỗi doanh nghiệp khác ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh nhiên hoạt động chủ yếu doanh nghiệp tổ chức thành bốn chu trình gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài * Chu trình doanh thu Hai chức chu trình doanh thu bán hàng thu tiền Chu trình liên quan đến bốn phân hệ: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hóa đơn thu tiền Mục tiêu chủ yếu chu trình doanh thu phối hợp nhịp nhàng hiệu phận việc bán hàng, theo dõi tốn thu tiền khách hàng Trong chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết hệ thống thơng tin bán hàng thuộc phịng kinh doanh hệ thống thơng tin kế tốn thuộc phịng kế toán Để thực đồng giai đoạn chu trình doanh thu địi hỏi phải có phối hợp đồng phận bán hàng, giao hàng, thủ kho, kế toán hàng tồn kho, kế toán tốn kế tốn tổng hợp Nếu có gián đoạn không đồng dẫn đến sai sót việc ghi nhận, phản ánh doanh thu thu tiền gây thời gian thất thoát trình thống kê doanh thu, số tiền thu từ việc bán hàng công nợ khách hàng * Chu trình cung ứng Chức chu trình cung ứng mua hàng toán tiền cho nhà cung cấp Chu trình liên quan đến phân hệ : mua hàng, nhận hàng, theo dõi tốn chi tiền Mục tiêu chu trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng toán cho nhà cung cấp phát sinh nhu cầu nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch vụ Chức tài kế tốn chu trình mua hàng tốn tham gia quản lý kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết tổng hợp hàng tồn kho, theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp, cung cấp thông tin liên quan đến q trình mua hàng tốn Yêu cầu đặt hoạt động cung ứng phải cung ứng đầy đủ kịp thời tất vật tư, hàng hóa, dịch vụ để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp không bị gián đoạn, đồng thời không để tồn kho mức cần thiết gây ứ đọng vốn làm tăng khoản chi phí bảo quản * Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi trình biến đổi yếu tố đầu vào trở thành đầu doanh nghiệp 86 xem cầu nối chu trình cung ứng chu trình doanh thu Chức chu trình chuyển đổi hạch tốn chi phí sản xuất trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trong doanh nghiệp thương mại chu trình chuyển đổi tương đối đơn giản so với doanh nghiệp sản xuất Hệ thống kế tốn chi phí q trình tiêu thụ hàng hóa: chi phí giá vốn hàng bán, chi phí lương nhân viên, khấu hao tài sản cố định, kế toán toán, kế toán hàng tồn kho, thủ kho chi phí tiền khác…Để thực tốt chức địi hỏi phận có liên quan phận nhân sự, kế toán tài sản cố định, kế toán toán, kế toán hàng tồn kho phận khác có liên quan khác phải phối hợp chặt chẽ * Chu trình tài Chức chu trình tài huy động vốn sử dụng vốn có hiệu Vì vậy, hệ thống thơng tin kế tốn chu trình tài có nhiệm vụ ghi nhận tất hoạt động liên quan đến việc huy động vốn theo dõi, cung cấp thơng tin tình hình biến động loại tài sản, phục vụ công tác quản lý, bảo vệ sử dụng hiệu tài sản doanh nghiệp Các hoạt động chu trình tài bao gồm: huy động vốn, đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định hệ thống kế toán tổng hợp – lập báo cáo tài Để thực tốt chu trình tài chính, địi hỏi phải loại trừ bút tốn trùng cơng tác kế tốn, tính tốn cập nhật số dư tài khoản đồng thời kết chuyển liệu tài khoản tổng hợp Xử lý tốt vấn đề chu trình tài doanh nghiệp phát huy hiệu tối đa Phương pháp nghiên cứu Bài viết sử dụng tổng hợp phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu bàn (desk study): Trên sở liệu nguồn (dữ liệu thu thập từ tài liệu có liên quan) liệu thứ cấp (dữ liệu xử lý qua cơng trình nghiên cứu, viết…), tác giả rút số vấn đề lý luận liên quan đến nội dung nghiên cứu viết - Phương pháp phân tích, đánh giá thực trạng: dựa kết khảo sát thực tế hình thức vấn chuyên sâu để đưa quan điểm, đánh giá đề xuất giải pháp thực thi Tác giả tiến hành khảo sát 01 công ty xăng dầu địa bàn Tỉnh Quảng Ngãi 02 công ty xăng dầu Thành phố Đà Nẵng Chuyên mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) Mục tiêu khảo sát Đối tượng khảo sát Phương pháp khảo sát Câu hỏi khảo sát Nội dung khảo sát tổ chức HTTTKT theo chu trình Tìm hiểu thực trạng tổ chức HTTTKT doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phận chức năng, cần thiết cung cấp thơng tin kế tốn xuất phát từ nhu cầu Các cấp quản lý phận: Phòng kinh doanh kỹ thuật, Phòng Tổ chức tổng hợp, Các cửa hàng xăng dầu, Xí nghiệp vận tải nhân viên Phịng Kế tốn – Tài Phương pháp vấn chuyên sâu, trực tiếp thực vào thời điểm thích hợp với người tham gia vấn Trong trình vấn tác giả thực ghi chép nội dung vấn tổng hợp kết vấn - Đối với chu trình hoạt động kinh doanh, với công việc phân cơng anh/chị mơ tả nhiệm vụ chu trình đó? Sự kết nối phận liên quan đến chu trình nào? - Đối với phận, cơng việc mình, Anh/chị cho biết nhu cầu thơng tin phận Anh/chị có nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn hay khơng? (cần thơng tin kế tốn mục đích sử dụng thơng tin đó) - Anh/chị có ý kiến hệ thống thơng tin kế tốn thực trạng cung cấp thơng tin kế tốn nay? Hoạt động kinh doanh số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung hoạt động kinh doanh xăng dầu, chu trình doanh thu chu trình cung ứng hai chu trình Thêm vào đó, từ kết khảo sát tác giả nhận thấy tổ chức thông tin theo chu trình doanh thu chu trình cung ứng doanh nghiệp cịn nhiều tồn Vì vậy, viết tập trung phân tích hạn chế đề xuất định hướng hồn thiện hai chu trình Kết khảo sát thảo luận 5.1 Đối với chu trình doanh thu * Đối với bán bn Khách hàng cơng ty đơn vị có nhu cầu mua xăng dầu với khối lượng lớn Cơng ty cung cấp hàng hóa thu tiền hợp đồng ký kết hai bên Việc giao hàng cho khách thực theo phương thức giao hàng thẳng, giá bán áp dụng cho khách hàng Theo phương thức công ty mua hàng công ty thành viên trực thuộc tập đồn như: Cơng ty xăng dầu khu vực V,Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế, Quảng Trị…sau tiến hành bán thẳng cho khách hàng mà không cần nhập qua kho công ty, chuyển thẳng đến địa điểm theo yêu cầu khách hàng Tất công việc từ nhận đơn đặt hàng đến hợp đồng kinh tế ký kết triển khai phòng kinh doanh đảm nhận Việc phê chuẩn điều kiện toán phụ thuộc vào thơng tin cơng nợ phịng kế tốn cung cấp Căn vào thông tin hợp đồng thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, chủng loại hàng hóa, Phịng kinh doanh thơng báo Xí nghiệp vận tải điều lái xe nhận giao hàng Lái xe đến nhận hàng kèm Hóa đơn GTGT (liên giao cho người mua, liên toán nội bộ) nhà cung cấp xuất, sau chuyển hàng đến địa điểm người mua yêu cầu, khách hàng xác nhận nhận hàng trực tiếp hóa đơn Lái xe chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) phịng kinh doanh nhập liệu vào máy, liên làm tính cước vận chuyển nội Phòng kinh doanh xuất hóa đơn cho khách hàng cập nhật vào phần mềm, định kỳ liệu hàng hóa xuất bán chuyển phịng kế tốn * Đối với bán lẻ Cơng ty có hai phương thức bán lẻ cho khách hàng trực tiếp cửa hàng xăng dầu : bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, thu tiền bán lẻ công nợ cho khách hàng mua nhiều lần, thu tiền lần theo giá bán hợp đồng ký kết Cửa hàng thực bán, xuất hóa đơn cho khách hàng, tổng hợp giao dịch gửi văn phịng cơng ty hạch tốn Đối với khách hàng mua lẻ khơng lấy hóa đơn cửa hàng đến cuối ngày dựa sổ giao ca viết hóa đơn cho lượng bán cịn lại sau trừ lượng bán xuất hóa đơn Cuối tháng, cửa hàng gửi báo cáo (Cân đối tiền, Báo cáo công nợ…) Công ty để kiểm tra đối chiếu Do đặc trưng xăng dầu dễ bay hơi, trình vận chuyển xuất, nhập xăng bồn bể nên việc theo dõi hao hụt thực thường xuyên, vào cuối tháng Kế toán cửa hàng xăng dầu dựa vào báo cáo nhập xuất cuối tháng tỷ lệ hao hụt xăng dầu công ty qui định để xác định lượng hao hụt xăng dầu tháng Ngoài liệu chi tiết bán hàng cửa hàng xăng dầu tự theo dõi phần mềm ACESS, cuối tháng chuyển liệu lần phịng kế tốn kiểm tra, đối chiếu 87 Chun mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) * Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình doanh thu Thơng tin danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…không khai báo mức chung tồn cơng ty, mà khai báo riêng theo đơn vị dẫn đến khó khăn việc tổng hợp thơng tin chung Ví dụ việc xác định cơng nợ khách hàng có giao dịch với tất cửa hàng xăng dầu thuộc công ty phải tổng hợp thủ công, không quản lý hạn mức công nợ khách hàng Việc xét duyệt đơn hàng phịng kinh doanh thực hiện, muốn biết cơng nợ khách hàng thời điểm phịng kinh doanh phải đợi thơng tin phịng kế toán báo gây chậm trễ, ảnh hưởng đến việc đánh giá phản hồi thông tin lại cho khách hàng Q trình trao đổi thơng tin hàng hóa tiền cửa hàng xăng dầu công ty bị chậm trễ chưa đầy đủ Văn phòng theo dõi hàng hóa, tiền hàng sổ sách, muốn biết tiền hàng, hàng hóa thực tế cửa hàng phải kiểm kê Xăng dầu nhập, xuất phịng kinh doanh, cửa hàng xăng dầu theo dõi nhập liệu riêng, đến cuối tháng liệu chuyển phòng kế tốn Hiện nay, sách giá xăng dầu thay đổi theo giá giới, 15 ngày điều chỉnh tăng giảm, cần thay đổi ngày xuất bán hóa đơn thời điểm giá xăng dầu tăng giảm liên tục, gây thất thu cho công ty Thêm vào đó, cửa hàng xăng dầu vịi bơm chưa tích hợp với phần mềm, việc kiểm kê/giao nhận ca bán hàng cửa hàng thực thủ công Mặc khác, lúc nhập hàng từ lái xe, cửa hàng ký xác nhận lượng hàng trực tiếp hóa đơn GTGT nhà cung cấp, sau theo dõi thủ cơng vào sổ riêng, khơng có biên giao nhận làm lập phiếu nhập kho Tại cửa hàng xăng dầu, phát sinh hao hụt dự trữ, cơng ty có quy định định mức hao hụt cho loại hàng, nhiên hàng tháng cửa hàng tự tính thủ cơng báo cáo Vì vậy, văn phịng cơng ty, kế tốn thương mại phải tính tốn lần lượng hao hụt để ghi nhận giá vốn 5.2 Đối với chu trình cung ứng * Quy trình mua hàng hóa xăng dầu tốn Đầu năm, cơng ty ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp việc mua bán xăng dầu Căn vào khả kinh doanh cửa hàng xăng dầu có đơn hàng bán bn, phịng kinh doanh lập u cầu mua hàng gửi nhà cung cấp Lái xe tới kho tới kho lấy hàng (nhận Hóa đơn GTGT), chở hàng cửa hàng hặc giao thẳng cho khách hàng (xác nhận giao hàng) Phòng kinh doanh nhập liệu hàng mua vào, cân đối báo số tiền cần phải toán báo cho phịng kế tốn 88 * Quy trình mua vật tư, phụ tùng, săm lốp, bình điện tốn Khi phận có yêu cầu đề nghị mua vật tư, phụ tùng…Cán Phòng Kinh doanh kỹ thuạt lập tờ trình, trình lên lãnh đạo cơng ty xét duyệt Sau xét duyệt, nhân viên Phòng kinh doanh tiến hành khảo giá, ký hợp đồng đặt hàng Nếu trường hợp tạm ứng trước cho người bán, hợp đồng phiếu đề nghị tạm ứng chuyển phịng kế tốn để tốn Sau hàng về, nhân viên mua hàng nhận bàn giao cho phận đề xuất Sau chuyển tồn chứng từ lên phịng kế tốn Quy trình mua hàng thường áp dụng cho loại vật tư, phụ tùng giá trị nhỏ, không thường xuyên Đối với vật tư xăm lốp, bình điện, đầu năm, nhân viên Phịng kỹ thuật khảo giá, ký hợp đồng với nhà cung cấp Hàng tháng, dựa vào định mức, số km chạy thực tế, cán kỹ thuật tự cân đối tiến hành đặt xăm lốp, bình điện Việc theo dõi nhập xuất giao cho nhân viên chuyên trách theo dõi dựa định mức xe, hàng tháng, nhân viên tổng hợp chứng từ xuất xăm lốp loại xe, hóa đơn mua vào chuyển phịng kế tốn hạch tốn * Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình cung ứng Trong quy trình mua xăng dầu tốn, phịng kế tốn không theo dõi tức thời công nợ phải trả nhà cung cấp mà đợi liệu phịng kinh doanh cung cấp vào cuối tháng Vì vậy, dễ xảy trường hợp chuyển thừa tiền cho nhà cung cấp Việc mua vật tư, cấp vật tư chưa kiểm soát chặt chẽ, khoán hết việc mua vật tư cho cán chuyên trách phòng kinh doanh kỹ thuật, liệu cuối tháng chuyển phịng kế tốn Do phận kế tốn khơng thể theo dõi kịp thời lượng săm lốp mua vào, xuất cấp cho lái xe có thực tế hay khơng gặp khó khăn việc quản lý chi phí phát sinh Dữ liệu phịng ban chồng chéo, khơng hiệu cơng việc phịng kế toán dồn cuối tháng Đánh giá chung: Các phần mềm ứng dụng văn phịng cơng ty cửa hàng xăng dầu triển khai từ lâu, lạc hậu Phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng phần mềm offline, cài đặt riêng cho đơn vị, cấu trúc liệu riêng, theo định kỳ cuối tháng chuyển liệu văn phịng cơng ty tổng hợp Vì vậy, sở liệu chưa đồng tồn cơng ty mà rời rạc theo đơn vị, văn phịng cơng ty khơng thể sử dụng thơng tin đơn vị trực thuộc cách nhanh chóng, xác Ngược lại, đơn vị cấp Chun mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) chưa truy cập liệu liên luồng quy trình từ hợp đồng, đặt hàng xuất hàng, quan đến văn phịng cơng ty hóa đơn…dữ liệu tích hợp với kế tốn cơng Qua khảo sát, tác giả cho HTTTKT theo nợ phải thu nhằm quản lý giá bán bn, đơn đặt chu trình số cơng ty xăng dầu khu vực hàng, khách hàng Miền Trung chưa hoàn chỉnh để sẵn sàng ứng * Quy trình kiểm sốt tín dụng dụng ERP Vì vậy, chuẩn hóa qui trình kinh doanh Đối với quy trình kiểm sốt tín dụng cơng việc trước hết để hoàn thiện HTTTKT quản lý bán hàng, trình thực đàm cơng ty phán ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng nghiệp vụ kết hợp với Phịng kế tốn xác định hạn Kiến nghị mức tín dụng cho khách hàng Sau ký hợp 6.1 Đối với chu trình doanh thu Tác giả đưa quy trình khai báo liệu đồng, phịng nghiệp vụ khai báo hạn mức tín dụng khách hàng quy trình kiểm sốt tín dụng nhằm vào hệ thống Khác với hệ thống nay, công ty quản lý tập trung thông tin sở để chuẩn theo dõi riêng, phịng nghiệp vụ đợi thơng tin từ hóa quy trình doanh thu bán bn xăng dầu phịng kế tốn báo để xét duyệt * Quy trình bán bn xăng dầu Tác giả kiến nghị quy trình khai báo Tác giả đưa quy trình khai báo liệu liệu khách hàng, thơng tin khách hàng nên khách hàng quy trình kiểm sốt tín dụng nhằm quản lý tập trung cách có u cầu quản lý tập trung thơng tin sở để chuẩn tạo khách hàng, tồn thơng tin đưa hóa quy trình doanh thu bán bn xăng dầu văn phịng cơng ty để khai báo Trường hợp có * Qui trình khai báo liệu khách hàng, hạn tồn hệ thống tiếp tục thực mức tín dụng nghiệp vụ bình thường Nếu khơng tồn tại, gửi Trong hoạt động bán buôn xăng dầu, tác giả thơng tin khách hàng, hạn mức tín dụng theo mẫu kiến nghị thay phịng kinh doanh xuất hóa đơn văn phịng cơng ty để tạo cập nhật GTGT chuyển cho phòng kế tốn thơng tin có thay đổi Việc đảm bảo tính kiểm tra, xuất cho khách hàng bán bn Trong xác thơng tin, tránh trùng lặp dễ dàng quy trình này, xác định rõ trách nhiệm quản lý phận, ghi nhận giao dịch xuất, bán hàng theo Bảng 1: Quy trình bán bn xăng dầu Mô tả chi tiết Tên công Bộ phận việc thực Đầu vào Thực Đầu Đầu năm, Phòng kinh doanh phối hợp với Phòng phòng có liên quan thực đàm phán, ký kết Ký kết hợp Kinh hợp đồng, tùy theo khách hàng phân loại Hợp đồng Hợp đồng đồng doanh kỹ hạn mức tín dụng.Trong hợp đồng đầy đủ ký kết thuật thơng tin loại hàng, điều khoản tốn, địa điểm giao hàng… Tạo mã Phòng Kiểm tra khách hàng có hệ thống hay Mẫu khai báo khách Kinh chưa, khơng tạo mẫu lấy thơng tin để Mã khách thông tin khách hàng/Khai doanh kỹ khai báo khách hàng mới, hạn mức tín dung hàng hàng báo liệu thuật áp dụng Phòng Khi khách hàng gửi yêu cầu giao hàng, tổ bán Nhận yêu cầu Kinh hàng tạo đơn đặt hàng tham chiếu từ hợp đồng giao hàng từ Đơn đặt hàng doanh kỹ ký Các thông tin đơn đặt hàng khách hàng thuật mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng… Hệ thống kiểm tra hạn mức tín dụng Phịng khách hàng dựa thơng tin hợp đồng, Kiểm tra tín Kinh liệu cơng nợ cập nhật từ phịng kế tốn Nếu dụng doanh kỹ tín dụng vượt q hạn mức hệ thống thuật thơng báo, gửi đến cấp thẩm quyền phê duyệt Cập nhật tờ Phòng Cấp thẩm quyền phê duyệt đơn đặt hàng, Đơn đặt trình phê Kinh thơng tin cập nhật bao gồm tờ trình, lý phê hàng duyệt đơn doanh kỹ duyệt… phê duyệt hàng thuật 89 Chuyên mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) Tên công việc Đặt hàng với nhà cung cấp Điều động vận tải Bộ phận thực Phòng Kinh doanh kỹ thuật Phịng kinh doanh, Xí nghiệp vận tải Giao nhận hàng Lái xe Xuất hóa đơn Phịng tài kế tốn Thu tiền Phịng tài kế tốn Bảng 2: Quy trình bán bn xăng dầu Mơ tả chi tiết Đầu vào Thực Căn đơn đặt hàng phê duyệt, Phòng kinh doanh đặt hàng với nhà cung cấp Xác nhận phương tiện Hóa đơn GTGT nhà cung cấp, Lệnh vận chuyển có ký xác nhận nhận hàng Phiếu thu/ Giấy báo có Phịng kinh doanh gửi thơng tin cho Xí nghiệp vận tải điều phối xe đến kho nhà cung cấp, nhận hàng, chuyển thẳng đến khách hàng Đầu Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp Lệnh vận chuyển Lái xe giao hàng cho khách hàng, sau ký xác nhận nhận hàng vào lệnh vận chuyển Lái xe nộp lệnh vận chuyển, hóa đơn GTGT văn phịng cơng ty Lệnh vận chuyển kèm xác nhận nhận hàng Hóa đơn khách hàng sở để kế tốn xuất hóa GTGT đơn Đối với khách hàng phải tốn trước giao hàng, cịn khách hàng truyền Phiếu thu/ thống tùy theo hạn mức tín dụng Giấy báo khách hàng Khi khách hàng tốn, kế có tốn cơng nợ chứng từ khai báo vào hệ thống, ghi nhận giảm công nợ Nguồn: Tác giả tổng hợp * Quy trình bán lẻ xăng dầu phịng cơng ty quản lý kịp thời lượng hàng, cơng Tác giả hồn thiện khâu nhập hàng, xuất nợ khách hàng cửa hàng Sau chuẩn hàng cửa hàng xăng dầu, sở để cửa hàng hóa khâu chi tiết, tác giả mơ tả quy trình bán xăng dầu có chứng từ nhập xuất, đồng thời văn lẻ thu tiền sau: Bảng 3: Quy trình bán lẻ xăng dầu Mô tả chi tiết Bộ phận Tên công việc thực Đầu vào Thực Đầu Nhận yêu cầu mua Cửa hàng xăng dầu yêu cầu mua hàng, Phòng kinh doanh Yêu cầu mua hàng từ cửa hàng thông tin chứng từ gồm mặt kỹ thuật hàng xăng dầu hàng, số lượng, ngày giao… Tổ bán hàng vào yêu cầu mua Phòng kinh doanh hàng, tạo đơn đặt hàng Các thông tin Tạo đơn đặt hàng Đơn đặt hàng kỹ thuật đơn đặt hàng bao gồm mặt hàng, số lượng, ngày giao… Phòng kinh doanh phối hợp phòng kế Phòng kinh doanh Đơn đặt Phê duyệt đơn toán để theo dõi lượng hàng tồn, định kỹ thuật/Phòng kế hàng hàng mức cửa hàng xăng dầu để toán xét duyệt xét duyệt đơn đặt hàng Căn đơn đặt hàng phê duyệt, Đơn đặt Đặt hàng với nhà Phòng Kinh doanh Phòng kinh doanh đặt hàng với nhà hàng gửi cung cấp kỹ thuật cung cấp nhà cung cấp Phịng kinh doanh gửi thơng tin cho Xí Phịng kinh Xác nhận phương nghiệp vận tải điều phối xe đến kho Lệnh vận Điều động vận tải doanh, Xí nghiệp tiện nhà cung cấp, nhận hàng, chuyển chuyển vận tải thẳng đến khách hàng 90 Chuyên mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) Bảng 4: Quy trình bán lẻ xăng dầu Tên cơng việc Giao nhận hàng Bán lẻ cửa hàng xăng dầu Ghi nhận công nợ cửa hàng xăng dầu Thu tiền cửa hàng xăng dầu nộp Bộ phận thực Mô tả chi tiết Đầu vào Đầu Thực Hóa đơn GTGT nhà cung cấp, Lệnh vận chuyển có ký xác nhận nhận hàng Lái xe giao hàng cho khách hàng, sau ký xác nhận nhận hàng vào Lái xe lệnh vận chuyển Lái xe nộp lệnh vận chuyển, hóa đơn GTGT văn phịng cơng ty Hàng ngày, xuất bán hàng cho khách hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng, Cửa hàng xăng cuối ngày tổng hợp xuất hóa đơn cho dầu lượng hàng bán lẻ cịn lại khơng lấy hóa đơn Lập báo cáo bán hàng nộp tiền công ty Căn vào hóa đơn GTGT, Báo cáo Hóa đơn GTGT, Phịng kế toán bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu Báo cáo bán hàng công nợ cửa hàng xăng dầu Căn số tiền cửa hàng xăng dầu nộp kế tốn ghi nhận vào hệ thống, Phịng tài kế Giấy báo có, giảm trừ cơng nợ hàng xăng dầu, tốn Phiếu thu sau chuyển báo có cửa hàng xăng dầu Hóa đơn GTGT, Báo cáo bán hàng Nguồn: Tác giả tổng hợp Trong quy trình mua vật tư, thiết bị tác giả hệ thống hóa bước rõ ràng cho phận, công việc Để kiểm tra xác nhận việc giao hàng tác giả kiến nghị công ty nên bổ sung Biên bàn giao phận kinh doanh (mua hàng) với phận có nhu cầu, chứng từ để kế toán kiểm tra quản lý chi phí hợp lý Sau chuẩn hóa, tác giả mơ tả quy trình mua xăng dầu, vật tư sau Bảng 5: Quy trình mua xăng dầu, vật tư thiết bị Mô tả chi tiết Bộ phận thực Đầu vào Thực Đầu Phiếu yêu Các phận có nhu cầu gửi u cầu đến phịng Bộ phận có nhu cầu mua kinh doanh kỹ thuật để trình duyệt cầu hàng Xét duyệt tờ trình u cầu hàng hóa, vật tư Tờ Ban lãnh trình đạo,Phịng kinh Tờ trình doanh duyệt Phịng kinh Phòng kinh doanh kỹ thuật tham khảo giá, chất doanh kỹ thuật lượng phù hợp trình ý kiến ban lãnh đạo Ký kết hợp đồng mua vật tư kèm với điều Hợp Phòng kinh kiện giá cả, toán đồng doanh kỹ thuật ký kết 6.2 Đối với chu trình cung ứng Trong quy trình mua hàng hóa xăng dầu, tác giả kiến nghị cơng ty nên có phân chia bước cơng việc rõ ràng, trách nhiệm phận tham gia Khi ứng dụng ERP, thông tin chia sẻ phận dễ dàng hơn, phịng kế tốn theo dõi giá trị hàng hóa mua vào từ phịng kinh doanh để cân đối toán cho nhà cung cấp Tên công việc Yêu cầu mua hàng Xét duyệt yêu cầu mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp Ký kết hợp đồng 91 Chuyên mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) Tên công việc Tạo mã nhà cung cấp Bảng 6: Quy trình mua xăng dầu, vật tư thiết bị Mô tả chi tiết Bộ phận thực Đầu vào Thực Kiểm tra mã nhà cung cấp tồn chưa, khai Phòng kinh báo chưa có thơng tin doanh kỹ thuật Đặt hàng Phịng kinh doanh kỹ thuật Đơn đặt hàng Nhận hàng Phòng kinh doanh kỹ thuật/Các phận liên quan Biên giao hàng Phịng kế tốn Hóa đơn, biên giao nhận, Phiếu nhập kho Thanh toán Đầu Mã nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng gồm thông tin vật tư, số lượng, chủng loại, thời gian giao… Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra hàng, xác nhận hàng hóa Sau lập phiếu giao vật tư chuyển vật tư cho phận có nhu cầu Tồn chứng từ gồm tờ trình, hợp đồng, Hóa đơn, Biên bàn giao, Phiếu giao nhận chuyển Phịng kế tốn Căn vào chứng từ kế tốn theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, kế tốn tốn tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp Toàn chứng từ chuyển cho kế toán tổng hợp ghi nhận chi phí Phịng kinh doanh vào liệu điều phối việc cung ứng vật tư thiết bị đảm bảo định mức quy định Nguồn: Tác giả tổng hợp Qua khảo sát tác giả đánh giá thực trạng cải tiến chu trình doanh thu chu trình cung ứng, HTTTKT theo chu trình số cơng ty xăng giúp cơng ty hồn thiện HTTTKT, tạo điều dầu khu vực Miền Trung hạn chế, bất kiện cho việc triển khai hệ thống ERP sau cập tồn Những giải pháp tác giả đề xuất nhằm thuận lợi đạt hiệu cao TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Alzoubi (2011) The effectiveness of the accouting information systems under the ERP Research Journal of Finance and Accouting [2] Công ty Cổ phần Tin Học Viễn Thông Petrolimex (2013) Hệ thống quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS [3] Nguyễn Mạnh Toàn (2011) Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở cao hiệu hệ thống thơng tin kế tốn Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn, số 05/2011 [4] Nguyễn Mạnh Tồn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà Xuất Tài [5] Romney M.B, Steinbart P.J (2012) Accounting Information Systems, 12th edition, Prentice Hall [6] Trần Thị Thanh Thúy (2011) Tình hình ứng dụng ERP tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Việt Nam Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh [7] Wikinson J.W., Cerullo M.J (1997) Accounting Information Systems, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc Thông tin tác giả: Trần Thị Phương Thảo - - Đơn vị cơng tác: Trường Đại học Tài Chính Kế tốn - Địa email: tranthiphuongthao@tckt.edu.vn 92 Ngày nhận bài: 09/12/2020 Ngày nhận sửa: 20/12/2020 Ngày duyệt đăng: 30/12/2020 ... thơng tin kế tốn nay? Hoạt động kinh doanh số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung hoạt động kinh doanh xăng dầu, chu trình doanh thu chu trình cung ứng hai chu trình Thêm vào đó, từ kết khảo sát... tiễn hoạt động kinh doanh số công ty xăng dầu khu vực Miền Trung để tìm hiểu thực 85 Chun mục: Tài – Ngân hàng - TẠP CHÍ KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH SỐ 15 (2020) trạng HTTTKT, từ đề xuất giải... hồn thiện HTTTKT theo chu trình công ty Những nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế theo chu trình Mỗi doanh nghiệp khác ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh nhiên hoạt động chủ yếu doanh nghiệp tổ