Đang tải... (xem toàn văn)
Nghiên cứu đã hệ thống tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí qua ba bước: xác định học phí, thu học phí, báo cáo thu học phí, góp phần hoàn thiện một hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt, kịp thời, để nâng cao hiệu quả trong công tác thu học phí, đảm bảo và kiểm soát tốt nguồn thu, đáp ứng hiệu quả trong công tác quản lý tài chính cũng như công tác quản lý chung của lãnh đạo nhà trường.
310 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA CITA 2017 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC” Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí sở giáo dục đại học Phan Thị Thu Huyền Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng ptthuyen@cit.udn.vn Abstract Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động giảng dạy, học tập, quản lý trở thành xu hướng tất yếu sở giáo dục đại học, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục Để đạt hiệu công tác quản lý, đặc biệt cơng tác kế tốn, tài chính, sở giáo dục đại học cần phải tăng cường việc phối hợp liên kết hệ thống liệu phận chức năng, đặc biệt chu trình thu học phí nhằm quản lý kiểm sốt tốt nguồn thu nhà trường Khi đó, hệ thống thơng tin kế tốn khơng thể tổ chức cách độc lập, riêng lẻ mà cần phải tổ chức theo cách tiếp cận - tiếp cận chu trình Nghiên cứu hệ thống tổ chức thơng tin chu trình thu học phí qua ba bước: xác định học phí, thu học phí, báo cáo thu học phí, góp phần hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn xun suốt, kịp thời, để nâng cao hiệu công tác thu học phí, đảm bảo kiểm sốt tốt nguồn thu, đáp ứng hiệu công tác quản lý tài cơng tác quản lý chung lãnh đạo nhà trường Keywords: Hệ thống thơng tin, kế tốn, tiếp cận chu trình, trường đại học, hiệu quản lý Đặt vấn đề Hiện nay, tất sở giáo dục đại học nước hướng đến nhu cầu người học: sinh viên quyền đăng ký chọn mơn học, chọn thời khóa biểu cho phù hợp với học lực, điều kiện Hầu hết sở giáo dục đại học (CSGDĐH) nước vào hoạt động giảng dạy theo chương trình đào tạo tín Khi phương thức đào tạo thay đổi hệ thống thơng tin quản lý cần phải thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu cho công tác quản lý Tổ chức quản lý trường đào tạo theo học chế tín phức tạp nhiều so với đào tạo niên chế, toàn hệ thống quản lý trường phải vận hành theo nhu cầu riêng sinh viên Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) sở giáo dục đại học có chức cung cấp thông tin liên quan hoạt động chủ yếu để liên kết hệ thống thông tin khác, nên cần quan tâm đổi để đáp ứng yêu cầu hệ thống thông tin quản lý Hoạt động thu học phí lại phức tạp cần phải tính tốn số học phí mà sinh viên phải nộp dựa số tín sinh viên đăng ký Mức học phí sinh viên khác phụ thuộc vào số tín mà sinh viên đăng ký học học kỳ Như vậy, để thực việc thu học phí đạt hiệu cao địi hỏi phải có phối hợp chặt chẽ chia sẻ thông tin phận tham gia vào chu trình gồm phận Đào tạo, phận Cơng tác SV, phận kế tốn Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) công tác quản lý sở giáo dục đại học xu hướng tất yếu phải tổ chức mối quan hệ với phận chức khác nhằm tăng cường phối hợp, trao đổi liệu thông tin phận Kế toán với phận chức khác nhà trường Đào tạo, Khoa quản lý chuyên môn, phịng Cơng tác sinh viên, phịng Hành tổng hợp, Thư viện… Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức thông tin kế Phan Thị Thu Huyền 311 toán sở giáo dục đại học chủ yếu thực phần mềm riêng lẻ, nhiều bất cập, chưa hiệu chưa có trao đổi chia sẻ thông tin đơn vị với Vì để đảm bảo thực chức kế tốn cần có phối hợp phận kế tốn với phịng ban chức để trao đổi thông tin liệu cách dễ dàng Khi đó, việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán cho sở giáo dục đại học cần theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể để tránh sai sót, cơng việc chồng chéo khâu, phịng ban.[3] Tổ chức thơng tin chu trình thu học phí sở giáo dục đại học Đối với khoản thu sở giáo dục đại học Việt Nam, học phí nguồn thu lớn Quản lý nguồn thu từ học phí công việc phức tạp đặc biệt trường có số lượng sinh viên đơng, có nhiều hệ, nhiều bậc đào tạo Trong điều kiện nay, sở giáo dục đại học chuyển từ chương trình đào tạo theo niên chế sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, việc thu học phí lại phức tạp hơn, cần phải tính tốn số học phí mà sinh viên (SV) phải đóng Mức học phí sinh viên khác phụ thuộc vào số tín mà sinh viên đăng ký học học kỳ Yêu cầu việc quản lý nguồn thu sở giáo dục đại học cần phải thực nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu đối tượng thu quan có thẩm quyền quy định [4] Như vậy, chức chủ yếu chu trình thu học phí bao gồm: - Xác định học phí sinh viên phải nộp; - Thu học phí; - Báo cáo thu học phí 2.1 Tổ chức thông tin để xác định mức học phí SV phải nộp Mức học phí sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín sinh viên đăng ký đơn giá tín Ngồi ra, mức học phí phải nộp cịn xem xét sinh viên có thuộc đối tượng miễn giảm hay khơng Bên cạnh đó, số trường đại học, đơn giá tín khác học kì học kỳ phụ (hè), học lần đầu học lại, học cải thiện - Tổ chức thông tin để xác định khối lượng đăng ký học sinh viên: Mức học phí sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín sinh viên đăng ký Xác định số tín sinh viên đăng ký học khâu chu trình thu học phí thuộc trách nhiệm phận Đào tạo Trong đào tạo theo học chế niên chế, việc tổ chức đào tạo thực theo lớp sinh hoạt, số tín sinh viên đăng ký lớp Trong đó, đào tạo tín hướng đến đảm bảo quyền lợi sinh viên chủ động học theo điều kiện lực mình, sinh viên giỏi học vượt để tốt nghiệp sớm, theo học lúc hai chương trình Do đó, số tín sinh viên đăng ký khác sinh viên lớp sinh hoạt, sinh viên khóa Vì thế, việc xác định khối lượng đăng ký khơng đơn giản, tồn hệ thống tổ chức quản lý đào tạo phải vận hành theo yêu cầu riêng sinh viên Có thể nói rằng, trước sinh viên phải “chạy” theo kế hoạch nhà trường nhà trường phải “chạy” theo kế hoạch sinh viên [4] Bộ phận Đào tạo tổ chức cho SV đăng ký môn học, liệu sinh viên phải ghi nhận cách cụ thể xác tổng số tín SV đăng ký Thời gian đăng ký khối lượng học tập học kỳ năm học quy định thời gian tuần, bắt đầu trước 312 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA CITA 2017 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC” thời điểm kết thúc học kì năm học trước tuần Sau hết thời hạn đăng ký, phận Đào tạo phải tổng hợp số tín sinh viên đăng ký theo học kì, đồng thời tiết theo số tín học mới, học lại, học cải thiện Toàn liệu liên quan đến tổng số tín đăng ký sinh viên chuyển đến cho phận kế toán để làm xác định mức học phí - Đơn giá tín chỉ: Việc xác định mức thu học phí tín học kỳ phận kế tốn tính tốn vào Nghị định 86/2015/NĐ-CP Chính phủ sở giáo dục công lập thông báo mức thu trường ngồi cơng lập năm học cụ thể Đơn giá ổn định suốt năm học thay đổi vào năm tiếp theo, đơn giá cần phải cập nhật theo năm học Học phí đào tạo tính theo tín chỉ: Mức thu học phí tín chỉ, xác định vào tổng thu học phí tồn khóa học theo nhóm ngành, nghề đào tạo tổng số tín tồn khóa theo cơng thức đây: Học phí tín = Tổng học phí tồn khóa/Tổng số tín chỉ, tồn khóa Tổng học phí tồn khóa = mức thu học phí học sinh, sinh viên/1 tháng x 10 tháng x số năm học Ngồi ra, việc xác định mức học phí phải nộp sinh viên số trường tổ chức thêm học kỳ phụ, học kỳ hè Sinh viên có học phần bắt buộc bị điểm thấp phải đăng ký học lại học phần học kỳ đạt điểm theo yêu cầu phận Đào tạo Hoặc sinh viên quyền đăng ký học lại học đổi sang học phần khác (đối với học phần tự chọn) để cải thiện điểm trung bình chung tích lũy Đơn giá cho tín học kỳ phụ hay học kỳ hè số trường khác đơn giá học phí quy định học kỳ học kỳ - Miễn giảm học phí: Mức thu học phí sinh viên phụ thuộc vào danh sách miễn giảm học phí cho sinh viên theo định phận công tác sinh viên Những SV thuộc đối tượng miễn giảm học phí phải làm đơn hồ sơ xét miễn giảm học phí theo hướng dẫn Thơng thường, phận Cơng tác SV cịn có trách nhiệm theo dõi, quản lý cung cấp thông tin đối tượng SV miễn, giảm học phí, giải thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí hồn cảnh gia đình khó khăn Thơng tin sinh viên miễn giảm mức miễn giảm chuyển phận kế toán để làm xác định mức thu học phí - Xác định học phí: Việc xác định học phí mơ tả qua sơ đồ sau: Như vậy, để xác định mức học phí phải nộp sinh viên, phận Kế tốn - Tài cần có thơng tin khối lượng đăng ký học sinh viên, thông tin đơn giá tín chỉ, thơng tin miễn giảm mức miễn giảm học phí Nói khác, cơng tác xác định học phí liên quan đến nhiều phận khác Tuy nhiên, số trường công tác xác định khối lượng học tập sinh viên phận thực chức cách tương đối độc lập với phận khác công việc thực cách thủ cơng tự động hóa theo cơng việc phận chức Nếu thực thủ cơng khối lượng đăng ký tín sinh viên khơng cập nhật kịp thời xác, dẫn đến chậm trễ, sai lệch cơng tác xác định học phí thu học phí Do vậy, để hoạt động diễn nhanh chóng xác, địi hỏi phải có tham gia phối hợp đồng phận Phan Thị Thu Huyền 313 Đào tạo, phận Công tác sinh viên phận Kế toán Nếu trao đổi thơng tin phận cịn hạn chế cơng việc phận chồng chéo dẫn đến gây lãng phí nguồn nhân lực, làm giảm tính hiệu việc xác định mức học phí trường Với yêu cầu tổ chức đào tạo tín hướng đến nhu cầu đa dạng sinh viên việc tổ chức thu học phí phức tạp Chính thế, sở giáo dục đại học có xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin theo định hướng quản lý tổng thể để kết nối liệu phòng ban, liệu phải tích hợp đồng sử dụng chung phận để nâng cao hiệu công tác quản lý 2.2 Thu học phí Căn quy định đơn giá học phí, danh sách số tín sinh viên đăng ký học phần, mức miễn giảm học phí Bộ phận kế tốn tổng hợp, tính tốn số tiền học phí phải nộp SV cho học kỳ thông báo mức học phí phải nộp đến sinh viên với thời hạn phải nộp học phí Hiện nay, trường có cách thức thu học phí khác Một số trường thực thu học phí qua ngân hàng, số trường cịn thu học phí chủ yếu tiền mặt Nếu thu tiền mặt, thủ quỹ vào số thẻ sinh viên tiến hành thu tiền, xuất biên lai Biên lai lập làm liên, liên giao cho sinh viên, liên cịn lại kế tốn sử dụng để lên bảng kê tổng hợp học phí hạch tốn kế tốn cuối ngày Sau đó, kế tốn hạch tốn phần thu học phí vào tài khoản theo quy định Cịn thu học phí qua ngân hàng, phận kế tốn lập danh sách đóng tiền học phí gửi cho ngân hàng để thực việc thu hộ học phí Việc thu học phí với số lượng sinh viên đông SV phải nộp tiền vào tài khoản trường gửi tiền vào tài khoản sinh viên ngân hàng đứng thu hộ chuyển vào tài khoản trường Sau đó, kế tốn tiến hành hạch tốn vào nguồn thu nhà trường Theo xu hướng nay, sở giáo dục đai học thực thu qua ngân hàng để thuận lợi cho sinh viên, tiết kiệm nguồn nhân lực tránh rủi ro thất thoát tiền, tiền giả Vấn đề đặt phải kết nối thông tin sở giáo dục đại học ngân hàng, tổ chức liệu để thu học phí qua ngân hàng 314 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA CITA 2017 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC” Bên cạnh đó, số sở giáo dục đại học thường tổ chức liên kết đào tạo địa phương Việc thu học phí lớp liên kết thơng thường thực đơn vị liên kết đào tạo sau chuyển trường theo hợp đồng ký kết toán theo năm học với phận kế toán Trong trường hợp này, cần phải có phối hợp đối chiếu liệu phận Đào tạo, phận Kế toán Đơn vị liên kết để tránh trường hợp thơng tin thiếu xác, gây thất học phí cơng việc chồng chéo lẫn làm lãng phí nguồn lực 2.3 Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí Định kỳ, kế tốn tổng hợp số liệu lập báo cáo, cung cấp thơng tin tình hình thu học phí Các thơng tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu số thu kỳ, chi tiết cho hệ đào tạo: hệ qui, liên thơng, trung cấp, hệ vừa làm vừa học, đồng thời loại cần tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại học cải thiện Các thông tin báo cáo để kiểm soát, đối chiếu phận phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài Nhà nước trường thời kỳ, sở để hạch toán tổng hợp tài khoản có liên quan Kết luận Trong nghiên cứu này, tác giả sâu tổ chức thơng tin chu trình thu học phí, chu trình quan trọng sở giáo dục đại học Việc tổ chức thông tin kế tốn chu trình bao gồm ba nội dung: Xác định mức học phí, thu học phí, báo cáo kết thu học phí Tổ chức thơng tin theo cách tiếp cận tạo phối hợp hiệu phận chức việc thực nhiệm vụ thu học phí sở giáo dục đại học Tài liệu tham khảo Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Tiếp cận theo chu trình - Hướng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện cơng, Tạp chí Khoa học & Cơng nghệ, số 50, 2012 Nguyễn Mạnh Toàn, Tiếp cận theo chu trình - sở để nâng cao hiệu hệ thống thơng tin kế tốn, Tạp chí kế toán Kiểm toán, số 92, 2011 Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, “Tiếp cận tổng thể đa chiều hệ thống thơng tin kế tốn”, Tạp chí Kinh tế phát triển, Số 192, 80-88 Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, “Tổ chức hệ thống thơng thơng tin kế tốn trường Đại học theo hướng tiếp cận chu trình”, Tạp chí Khoa học Công nghệ, 9, 123 - 129, 2011 Nguyễn Mạnh Tồn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Tài chính, 2011 Nguyễn Thị Đơng, Giáo trình Kế tốn cơng đơn vị hành nghiệp, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội, 2005 ... phí, chu trình quan trọng sở giáo dục đại học Việc tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bao gồm ba nội dung: Xác định mức học phí, thu học phí, báo cáo kết thu học phí Tổ chức thơng tin theo cách tiếp... sót, cơng việc chồng chéo khâu, phòng ban.[3] Tổ chức thơng tin chu trình thu học phí sở giáo dục đại học Đối với khoản thu sở giáo dục đại học Việt Nam, học phí nguồn thu lớn Quản lý nguồn thu. .. thu học phí bao gồm: - Xác định học phí sinh viên phải nộp; - Thu học phí; - Báo cáo thu học phí 2.1 Tổ chức thơng tin để xác định mức học phí SV phải nộp Mức học phí sinh viên phải nộp phụ thu? ??c