Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ, tỉnh vĩnh long (LUẬN văn THẠC sĩ QUẢN lý CÔNG)

Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

………./……… ………/………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TOÀN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

………./……… ………/………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TOÀN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, đề tài luận văn: “Quản lý nhà nước đối với công tác

lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” là công trình nghiên

cứu khoa học của riêng tôi

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc,

xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy Không sao chép của bất kỳ công trình nào

Các kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn chưa được công bố trong bất

kỳ công trình nghiên cứu nào

Tác giả luận văn

NGUYỄN TOÀN THẮNG

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của:

- Quý Thầy, Cô của Học viện Hành chính Quốc gia

- Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long

- Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh

- Ban Giám hiệu Trường Chính trị Phạm Hùng

- Cùng toàn thể đồng nghiệp, bạn bè đã tạo điều kiện giúp tác giả hoàn thành khóa học và luận văn của mình

Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đến TS Nguyễn Thị Thủy - Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn Ngoài ra, tác giả cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn và xin hứa sẽ tiếp thu các ý kiến góp ý của quý Thầy, Cô trong Hội đồng chấm luận văn để tác giả hoàn thiện, nâng cao chất lượng của luận văn

Trân trọng cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Toàn Thắng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ……… 1

1 Tính cấp thiết của đề tài ……….1

2 Tình hình nghiên cứu ……… 3

3 Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài ……… 7

3.1 Mục tiêu ……… 7

3.2 Nhiệm vụ ……….7

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ……….7

4.1 Đối tượng nghiên cứu ……….7

4.2 Phạm vi nghiên cứu ……….7

5 Phương pháp nghiên cứu ……….8

5.1 Phương pháp luận ………8

5.2 Phương pháp cụ thể ……… 8

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn ………9

6.1 Ý nghĩa lý luận ………9

6.2 Ý nghĩa thực tiễn ……….9

7 Bố cục luận văn… ……… 9

Chương 1 ……….10

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ ………10

1.1 Cơ sở lý luận……… 10

1.1.1 Một số khái niệm …… ……… 10

1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ 11

1.1.3 Nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ 13

1.1.4 Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ 13

1.1.5 Sự cần thiết quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ …………21

1.2 Cơ sở pháp lý 23

1.3 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ 25

1.4 Các yếu tốt ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 30

1.5 Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ các địa phương 32

1.5.1 Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh 32

Tiểu kết chương 1 42

Chương 2 43

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 43

2.1 Sơ lược về sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ 43

2.1.1 Vài nét về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh Long 43

2.1.2 Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ 45

2.2 Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 49

2.2.1 Tham mưu ban hành các văn bản 49

2.2.2 Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức 55

2.2.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ 61

2.2.4 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 69

2.2.5 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm 71

2.3 Nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 73

2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân 73

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 75

Tiểu kết chương 2 81

Chương 3 82

PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 82

3.1 Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 82

3.1.1 Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 82

3.1.2 Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 83

3.2 Phương hướng tăng cường quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ từ năm 2018 -2025 ……… 86

3.3.1 Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công

tác văn thư, lưu trữ ……….………89

3.3.2 Tham mưu về kiện toàn tổ chức, nhân sự đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới ……….92

3.3.3 Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc đối với viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ ……… 94

3.3.4 Tiếp tục hoàn thiện các khâu nghiệp vụ ……… 96

3.3.5 Thực hiện tốt thanh tra, xử lý sau kiểm tra ……… 98

3.3 Kiến nghị 100

3.3.1 Đối với Chính phủ 100

3.3.2 Đối với Bộ Nội vụ 101

3.3.3 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 103

Tiểu kết chương 3 105

KẾT LUẬN……… 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, là di sản đặc biệt quý giá của mỗi dân tộc, mỗi đất nước Đó là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các kho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội Tài liệu lưu trữ là bức tranh tái hiện sự hình thành và phát triển của đất nước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước Ngày nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Công tác lưu trữ đảm nhiệm vai trò thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên, liên tục

ở các cấp, các ngành trên phạm vi cả nước Đến nay, các cơ quan lưu trữ đã thu thập và đưa vào bảo quản hàng trăm ngàn mét giá tài liệu, phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng của các tổ chức, cá nhân Trước sự phát triển không ngừng của nguồn lực thông tin trong giai đoạn hiện nay, công tác lưu trữ ngày càng đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước, xây dựng thể chế hành chính nhà nước, cung cấp những thông tin, số liệu cho nhà quản lý Trong nhiều nguồn thông tin khác khau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ luôn được xem là có tính chính xác và độ tin cậy

động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình

Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ rất quan trọng đối với xã hội nói chung và công tác lưu trữ nói riêng Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng

có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp luật về lưu trữ; giúp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; giúp thống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ; giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật và đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ Nếu không có sự quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ thì tài liệu lưu trữ sẽ không được cơ quan, tổ chức, cá nhân chú trọng, bị mất mát, thất lạc, quản lý tùy tiện, chiếm làm của riêng mà không có chế tài xử lý, không đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất và không phát huy được giá trị vốn có của chúng

Trong những năm qua, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong

cả nước nói chung, tỉnh Vĩnh Long nói riêng đã được cơ quan chức năng quan tâm nhiều hơn Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được xây dựng theo

mô hình thống nhất và ổn định Đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng trưởng thành về số lượng và chất lượng Nhiều văn bản luật, dưới luật đã được ban hành, đặc biệt là Luật Lưu trữ (2011), có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2012, Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực đánh dấu mốc sự kiện quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam Tài liệu lưu trữ từng bước được thu thập đưa vào bảo quản theo nguyên tắc tập trung thống nhất Tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng với nhiều hình thức mang lại hiệu quả thiết thực, phát huy tác dụng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc

Tuy nhiên, việc quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói chung và ở tỉnh Vĩnh Long nói riêng cũng còn những mặt hạn chế như: tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn tình trạng tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ

hư hỏng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa được đáp ứng kịp thời;

cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu và chưa đồng bộ; trình độ công chức, viên chức làm lưu trữ còn hạn chế Từ đó đòi hỏi cần có sự quản lý chặt chẽ, sâu sát hơn của các cơ quan nhà nước đối với công tác này

Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước đối công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải pháp khắc phục, tác giả

chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư

- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn cao học, chuyên ngành Quản lý

công

2 Tình hình nghiên cứu

Liên quan đến đề tài, có một số công trình nghiên cứu đã được công bố như:

Các bài đăng trên tạp chí chuyên ngành:

- “Quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam - thực trạng và giải pháp” - bài viết

của tác giả Nguyễn Thị Thủy và tác giả Hoàng Văn Thụ, đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7 năm 2011 Bài viết đề cập đến thực trạng tổ chức quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam

- “Ngành lưu trữ Việt Nam qua 5 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” - bài viết

của tác giả Vũ Thị Minh Hương, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt

05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và đề ra nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới

- “Trao đổi về nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư, đăng trên tạp chí

Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2015 Bài viết bàn về nội dung cơ bản của nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất hoạt động lưu trữ

- “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển”- bài viết của tác giả Vũ Thị

Phụng, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2016 Bài viết bàn thêm những yêu cầu mới của hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ để góp phần làm rõ thêm sự cần thiết của sự hoàn thiện bộ máy quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ đổi mới và hội nhập quốc tế

- “Vận dụng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ Việt Nam”- bài viết của tác giả Nguyễn Quốc Dũng, đăng trên tạp chí Văn thư

- Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2017 Bài viết bàn về nội dung có tính chất lý luận về nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ ở Việt Nam ngay từ khi thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là sau khi

Hội đồng Bộ trưởng có quyết định chính thức thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

- “Quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh” - bài viết của tác giả Nguyễn Thị Ly

và tác giả Lê Thị Vị, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm

2017 Bài viết đề cập đến một số nội dung: hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp huyện; tình hình hoạt động quản lý khối tài liệu được hình thành trong hoạt động của một số cơ quan, ban ngành cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; đề xuất một số khuyến

nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh

- “Thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại một số bộ, ngành

và một số đề xuất” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư và tác giả Đặng Thị

Bích Luận, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 7 năm 2017 Bài viết này các tác giả tìm hiểu thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại một số bộ, ngành trong thời gian qua và đề xuất nhằm quản lý tài liệu

chuyên môn, nghiệp vụ hiệu quả hơn

Các luận văn cao học:

- Đoàn Hồng Nhã (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ các

cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp Huyện (từ thực tiễn quận 8 - thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản lý

hành chính công Luận văn đề cập đến thực trạng quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận 8, thành phố Hồ Chí Minh và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý

- Phạm Ngọc Hưng (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia (từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành

chính công Luận văn nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ các trung tâm lưu trữ quốc gia, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý nhà nước tại các trung tâm lưu trữ quốc gia nói chung và với Trung tâm lưu trữ quốc gia II nói riêng

- Nguyễn Thị Khánh Linh (2012), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa - Thực trạng và giải pháp,

luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính công Luận văn nghiên cứu, tổng kết và đưa ra các đánh giá về thực trạng hoạt động quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa, đề xuất

các giải pháp nhằm tăng cường và hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa

- Dương Ngọc Loan (2015), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở

Ủy ban nhân dân cấp xã - Từ thực tiễn huyện Củ Chi thành phố Hồ Chí Minh,

luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính công Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp

xã trên địa bàn huyện Củ Chi, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị

để hoàn thiện công tác quản lý và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp

xã trên địa bàn huyện Củ Chi

- Phạm Minh Chiến (2015), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về lưu trữ, luận văn cao học chuyên ngành Luật Luận văn nghiên cứu,

phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý nhà nước và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long

- Nguyễn Thị Thanh Trà (2016), Quản lý nhà nước đối với nguồn tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, luận văn cao học

chuyên ngành Quản lý công Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý và hoạt động lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

Các công trình đã được công bố trên cho thấy, mặc dù các tác giả tiếp cận ở nhiều gốc độ khác nhau nhưng hầu hết đều đề cập đến tầm quan trọng

và sự cần thiết của quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ Đây là nguồn tư liệu tham khảo quý báu đối với tác giả khi thực hiện đề tài này, và trong quá trình viết luận văn tác giả có kế thừa một số kết quả nghiên cứu đã được công

bố trên

Song, tuy nhiên cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh

Long, vì vậy đề tài này hoàn toàn không có sự trùng lặp với các công trình nghiên cứu khoa học đã được công bố

3 Mục đích, nhiệm vụ của đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu

- Làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá những ưu điểm, hạn chế

và nguyên nhân

- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhà

nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 3.2 Nhiệm vụ

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

- Đề xuất phương hướng, giải pháp, hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

- Phương pháp điều tra xã hội học: trực tiếp khảo sát, lập bảng hỏi đối với công chức, viên chức trong Chi cục và các độc giả đến khai thác tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thu thập thông tin, làm cơ sở đánh giá quản

lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Đã trực tiếp phỏng vấn 20 người (10 người trực tiếp làm công tác lưu trữ và 10 độc giả đến khai thác sử dụng)

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: thống kê số liệu đã thu thập, tổng hợp, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế làm cơ sở

đề xuất giải pháp khắc phục

- Phương pháp lưu trữ học: vận dụng các nguyên tắc, phương pháp luận của lưu trữ học để đánh giá những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long trong điều kiện cụ thể (so với quy định hiện hành của Nhà nước)

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cơ quan, các nhà quản

lý trong lĩnh vực lưu trữ

- Ngoài ra, luận văn còn là tài liệu tham khảo đối với sinh viên, học viên

cao học chuyên ngành quản lý công và những ai quan tâm đến lĩnh vực này

Chương 3: Phương hướng, giải pháp, kiến nghị hoàn thiện công tác quản

lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

Chương 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC

LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan hoạt động của các cơ quan,

tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc; bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh

tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn [41, tr.346]

Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ đã khẳng định là: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác [43, tr.1]

1.1.1.2 Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức [43, tr.1]

1.1.1.3 Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác [43, tr.2]

1.1.1.4 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý

và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ [39, tr.121]

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [38, tr.18]

Công tác lưu trữ là toàn bộ quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp

vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ [41, tr.108]

Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, hoạt động của xã hội bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân

1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ

Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật, các loại tài liệu lưu trữ được phân thành bốn loại: tài liệu văn tự thành văn (tài liệu hành chính); tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ; tài liệu nghe nhìn (phim điện ảnh, tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình); tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số [40, tr.10]

- Tài liệu văn tự thành văn:

Tài liệu văn tự thành văn xuất hiện từ khi có chữ viết, được ghi trên các vật mang tin và ghi tin khác nhau bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường Đây là loại tài liệu phổ biến và nhiều nhất trong các cơ quan quản lý nhà nước Tài liệu này hình thành chủ yếu trên giấy viết thông thường, bằng các phương pháp đánh máy,

in rônêô, máy tính, viết tay, được lập hồ sơ ở văn thư và nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định hiện hành [40, tr.10]

- Tài liệu khoa học kỹ thuật:

Tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật, chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các

cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải, … Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: đồ án thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; tài liệu thiết kế chế tạo máy; tài liệu về công nghệ; tài liệu về điều tra địa chất, địa hình; tài liệu khí tượng thủy văn; tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu sáng chế, tài liệu phát minh; tài liệu tiêu chuẩn; tài liệu quản lý khoa học kỹ thuật [40, tr.10]

- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình):

Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình phản ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội bằng hình ảnh và âm thanh Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình gồm có âm bản các bức ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn hóa, khoa học lịch sử và những ý nghĩa khác; những băng đĩa ghi âm ghi lại những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước; các nhà hoạt động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng; những lời ca, bản nhạc của các nghệ sĩ xuất sắc [40, tr.11-12]

- Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số:

Tài liệu điện tử hình thành chủ yếu từ hai nguồn:

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thiết lập các hồ sơ điện

tử (tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân);

Số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác [40, tr.13-14]

Từ bốn loại chính trên, tài liệu lưu trữ có thể được tiếp tục chia nhỏ ra các loại như: tài liệu ngôn ngữ học; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệu văn học nghệ thuật; tài liệu dân tộc học; tài liệu vật thật (khảo cổ); tài liệu truyền miệng; tài liệu điện tử, tài liệu đặc biệt quý hiếm… [40, tr.16]

1.1.3 Nội dung nghiệp vụ của công tác Lưu trữ

Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ (2011) quy định “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Như vậy, nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ gồm:

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ;

- Phân loại, chỉnh lý tài liệu tài liệu lưu trữ;

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thống kê tài liệu lưu trữ;

- Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.4 Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội [37, tr.7]

1.1.4.1 Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

Để quản lý thống nhất về công tác lưu trữ cần phải có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý Việc ban hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn phụ thuộc vào thẩm quyền của từng cơ quan Tuy nhiên, nguyên tắc chung là những văn bản luật không được trái với hiến pháp, văn bản dưới luật không được trái văn bản luật, văn bản cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản cơ quan cấp trên, văn bản ban hành sau không được trái với văn bản ban hành trước Và những văn bản này phải phù hợp với hệ thống pháp luật Việt Nam Tất cả tạo thành một hệ thống giúp cho việc quản

lý công tác lưu trữ được thống nhất, hiệu quả

Về thẩm quyền ban hành văn bản để quản lý công tác lun trữ gồm có:

- Ở Trung ương:

+ Quốc hội: ban hành Luật lưu trữ

+ Ủy ban thường vụ Quốc hội: ban hành Pháp lệnh

+ Chính phủ: ban hành Nghị định

+ Thủ tướng Chính phủ: ban hành Quyết định, Chỉ thị

+ Bộ Nội vụ: Ban hành Thông tư (ngoài ra còn có Thông tư liên lịch do các Bộ phối hợp ban hành)

+ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc (đối với hệ thống cơ quan nhà nước)

Ngoài ra, các bộ (ngành) như: Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước, Tổng cục Hải quan, Bảo hiểm Xã hội đều có các quy định về bảo quản, xác định giá trị tài liệu đối với ngành

- Ở địa phương:

+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: ban hành các quyết định quy phạm pháp luật và các văn bản khác làm cơ sở pháp lý để quản lý thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ (trước đây giao cho Văn phòng UBND tỉnh), ban hành các văn bản để hướng dẫn, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện

+ Sở Nội vụ: tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành và tình hình kinh tế - xã hội, đặc điểm công tác lưu trữ địa phương Mặt khác, Sở Nội

vụ có trách nhiệm ban hành các văn bản cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để các cơ quan cấp sở, các phòng Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành; giúp Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện tốt các quy định

+ Ủy ban nhân dân cấp huyện: Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác để quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ trong phạm vi huyện (quận, thành phố, thị xã), đảm bảo không trái với các quy định hiện hành của nhà nước và của cơ quan cấp trên

+ Phòng Nội vụ: tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành các văn bản quy phạm pháp luật đồng thời có nhiệm vụ ban hành các văn bản hướng dẫn việc thực hiện các văn bản do Ủy ban nhân dân huyện ban hành Trong phạm vi thẩm quyền, Phòng Nội vụ (trước đây giao cho Văn phòng UBND quận, thành phố, thị xã) có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện của các cơ quan

Ngoài ra, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện cần ban hành các quy chế, quy định để quản lý công tác lưu trữ thống nhất trong nội bộ cơ quan, đồng thời để hiện thực hóa các quy định của nhà

nước, của các cơ quan cấp trên.

1.1.4.2 Xây dựng bộ máy, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức

Về xây dựng bộ máy:

Để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cần phải thiết lập được một

hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

và các Lưu trữ lịch sử để bảo quản tài liệu lưu trữ được tổ chức thống nhất trong cả nước

năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhà nước ở địa phương [42, tr.254]

Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tại các địa phương là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Chi cục có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất với Sở Nội vụ về

tổ chức, sắp xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ở địa phương Đồng thời thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử

Trước đây chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào hướng dẫn cụ thể về

tổ chức lưu trữ cấp xã Năm 2011 khi Luật lưu trữ được ban hành (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012) trong đó quy định mỗi xã (phường) bố trí một công chức chuyên trách (thuộc bộ phận văn phòng) để quản lý tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã

Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:

Muốn quản lý tốt công tác lưu trữ trước hết phải có bộ máy thống nhất,

có đội ngũ công chức, viên chức đủ năng lực, phẩm chất để làm công tác lưu trữ

Việc bố trí sử dụng công chức, viên chức đúng chuyên môn, phù hợp với

ngành đào tạo, sở trường và vị trí công tác sẽ phát huy tối đa nhân tố con người trong các cơ quan, tổ chức

Trình độ của công chức, viên chức có tác động trực tiếp đến công tác tham mưu, thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể, tác động đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ Công chức, viên chức

có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ năng trong công tác sẽ có tham mưu, đề xuất, phương pháp quản lý, phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, dễ tra tìm Ngược lại trình độ công chức, viên chức có chuyên môn thấp, thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hạn chế sẽ ảnh hưởng không tốt đến công tác tham mưu, đề xuất, phương pháp quản lý, phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác trong thực hiện các khâu nghiệp vụ

Để đổi mới công tác lưu trữ đã đặt ra những yêu cầu to lớn và cấp thiết đối với việc xây dựng đội ngũ công chức, viên chức Việc xây dựng được đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ có bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy với nghề nghiệp ngoài đào tạo, cần phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, hiệu quả Đây là nhiệm vụ thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực công tác, chất lượng và hiệu quả làm việc của công chức, viên chức; hướng tới mục tiêu là tạo được sự thay đổi về chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn Thường xuyên bồi dưỡng sẽ trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công việc cho công chức, viên chức; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận

cơ bản, trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người công chức, viên chức

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các công chức, viên chức làm công

tác lưu trữ dựa vào các quy định hiện hành để thực thi nhiệm vụ Tuy nhiên, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, các quy định hiện hành bị lạc hậu, được thay thế bằng những văn bản mới Do đó, các công chức, viên chức lưu trữ cần được tập huấn thường xuyên về chuyên môn, nghiệp vụ Bên cạnh đó, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, các công chức, viên chức lưu trữ cần phải được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về chuyên môn, về ngoại ngữ, tin học để phục vụ cho nghề nghiệp Hơn nữa, trong quá trình làm việc, các công chức, viên chức lưu trữ thường xuyên tiếp xúc với độc giả nên cần được bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp để nâng cao hiệu quả công tác Ngoài ra, sự đóng góp của người làm lưu trữ rất âm thầm, lặng lẽ, chưa được xã hội tôn vinh xứng đáng nên một bộ phận không nhỏ công chức, viên chức lưu trữ có biểu hiện không yêu nghề, muốn chuyển nghề Do đó, ngoài việc bồi dưỡng các kỹ năng phải luôn luôn chú ý đến việc bồi dưỡng nâng cao đạo đức nghề nghiệp đối với họ

Chính vì vậy việc bố trí, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp của lãnh đạo ở các cơ quan, tổ chức

1.1.4.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ

Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ phải căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ, cần áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin để đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ

Như đã trình bày ở mục 1.1.3, công tác lưu trữ bao gồm 6 khâu nghiệp

vụ cơ bản Tuy nhiên, để nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích chính đáng của các tổ chức và công dân phải triển khai các nghiệp vụ này đến các cơ quan Nghĩa là các cơ quan trong quá trình hình thành tài liệu

phải thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ để nộp tài liệu vào lưu trữ theo quy định Trên cơ sở đó các lưu trữ lịch sử phải làm tốt các khâu nghiệp vụ lưu trữ (theo thẩm quyền của mỗi cơ quan) Có như vậy thì các quy định hiện hành của nhà nước mới được hiện thực hóa

Do đó, trong quá trình quản lý phải thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành về thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là yêu cầu cần thiết của các cơ quan, tổ chức và các trung tâm lưu trữ Mục đích cuối cùng là để đáp ứng tốt các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng như góp phần quản lý tốt tài sản quốc gia và là di sản của dân tộc để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng vào bảo vệ Tổ quốc

1.1.4.4 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin là hoạt động không thể thiếu trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ Nếu Nhà nước đã tạo được một hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ, có đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhưng nếu không có sự đầu tư kinh phí, trang thiết bị thì khó có thể đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa về công tác lưu trữ, không đáp ứng tốt thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Vì vậy, từ trước đến nay Nhà nước đã quan tâm đến cấp kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mau sắm trang thiết bị để phục vụ cho công tác lưu trữ

Tại Điều 4 Luật Lưu trữ (2011) quy định chính sách của Nhà nước về lưu trữ như: Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản

an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ Điều 39, Luật Lưu trữ (2011) quy định về

kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Đây là cơ sở pháp lý để các cấp, các ngành, các cơ quan áp dụng trong hoạt động lưu trữ

1.1.4.5 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm

Lãnh đạo mà không kiểm tra xem như không lãnh đạo Trong hoạt động quản lý, điều hành, công tác kiểm tra có vai trò rất quan trọng, làm tốt công tác kiểm tra sẽ uốn nắn những sai sót kịp thời, phòng ngừa những biểu hiện tiêu cực trong quan liêu giấy tờ, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý nói chung, quản lý công tác lưu trữ nói riêng Nếu buông lỏng công tác thanh tra, kiểm tra sẽ dẫn đến quan liêu, không nắm bắt, phát hiện kịp thời những sai sót, không ngăn ngừa được các hiện tượng tiêu cực, quan liêu, có thể dẫn đến sai phạm trong quản lý, quy trình kỹ thuật nghiệp vụ, thậm chí có thể xẩy ra tham nhũng, lãng phí

Công tác thanh tra, kiểm tra phải đi đôi với khen thưởng, kỷ luật Qua hoạt động thanh tra, kiểm tra sẽ đánh giá được mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao, phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế yếu kém, đồng thời có thể xem xét nhắc nhở, phê bình hay xem xét có hình thức kỷ luật những đơn vị, cá nhân chưa làm tốt công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ Nếu có những tập thể, cá nhân làm tốt sẽ biểu dương, khen thưởng, nhân rộng điển hình tiên tiến để tạo sức lan tỏa trong đơn vị, tạo động lực cho công chức, viên chức phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

1.1.5 Sự cần thiết quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

Để nghiên cứu chuyên sâu và làm rõ hơn khái niệm quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ, trước hết cần phải nghiên cứu làm rõ thuật ngữ

“Quản lý nhà nước”

Quản lý nhà nước là sự tác động có chủ đích của nhà nước vào các quan

hệ xã hội nhằm làm cho các quan hệ đó diễn ra theo chiều hướng tốt nhất cho

sự phát triển của đất nước và mỗi con người Nói cách khác, quản lý nhà nước là thực thi các loại quyền lực nhà nước nhằm tác động và điều chỉnh mọi quan hệ xã hội nhằm làm cho quốc gia phát triển ổn định và bền vững Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất hiện và tồn tại cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nhà nước Đó chính là hoạt động quản

lý gắn liền với hệ thống các cơ quan thực thi quyền lực nhà nước - bộ phận quan trọng của quyền lực chính trị trong xã hội, có tính chất cưỡng chế đơn phương đối với xã hội Quản lý nhà nước được hiểu là hoạt động của các cơ quan nhà nước thực thi quyền lực nhà nước [37, tr.7]

Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là thông qua pháp luật về lưu trữ, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để thực hiện quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để từ đó có sự thống nhất trong tổ chức thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, thống nhất về quản lý tài liệu, thống nhất các quy định về bảo quản

và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ phải căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước Trong những năm qua, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày càng được hoàn thiện, Luật Lưu trữ đã được ban hành cùng với văn bản dưới luật, những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền Từ đó, đã tạo sự chuyển biến rõ nét trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở nước ta Nếu không có hệ thống văn bản pháp lý quy định về công tác lưu trữ nêu trên thì các cơ quan, tổ chức sẽ hoạt động tùy tiện, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ không được quản lý theo

nguyên tắc tập trung, thống nhất, tài liệu lưu trữ sẽ không được phát huy sử dụng hiệu quả

Bên cạnh xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ cần phải có đội ngũ cán bộ để quản lý, thực thi nhiệm vụ Đội ngũ cán

bộ lưu trữ là nhân tốt quyết định sự phát triển công tác lưu trữ ở nước ta trong mọi thời kỳ lịch sử Nếu đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ có đủ trình độ, năng lực, phẩm chất tốt sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi giúp nhà nước quản lý tốt công tác này

Việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin cũng góp phần quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về lưu trữ Nếu không được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin sẽ khó có thể quản lý tốt được công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Muốn quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ được tốt cần phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ Nếu không thực hiện công tác kiểm tra sẽ dẫn đến hiệu quả của quản lý nhà nước không cao, nhất là tính

tự giác chấp hành của cơ quan, tổ chức cá nhân đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay chưa tốt

Như vậy, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là việc làm cần thiết đối với các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương

1.2 Cơ sở pháp lý

Trong những năm qua Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp lý quan trọng liên quan đến công tác lưu trữ, trong đó có những văn bản chính dưới đây:

Nghị định số 257-TTg ngày 02/7/1957 của Chính phủ ban hành Điều lệ

về công văn, giấy tờ ở các cơ quan Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất đầu tiên của nước ta về công tác văn thư và lưu trữ Nghị định này thể hiện

Nhà nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu và mối quan hệ giữa công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ [40, tr.33]

Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Việc ban hành Nghị định này là một bước tiến lớn trong công tác xây dựng thể chế lưu trữ ở nước

ta Nghị định đã giành một phần quan trọng quy định về những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ [42, tr.184]

Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước

thông qua ngày 11/12/1982 Điều 2, Pháp lệnh khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất; không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào chiếm làm của riêng Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước” [52, tr.1] Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ra đời có ý nghĩa

hết sức quan trọng đối với ngành lưu trữ nước ta [42, tr.227]

Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới Chỉ thị đã nêu rõ một số mặt tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ và đặt ra các yêu cầu, biện pháp cần thiết để khắc phục những tồn tại nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp, đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của xã hội, đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính quốc gia [40, tr.34]

Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 25/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán

bộ Chính phủ về hướng dẫn tổ chức cơ quan lưu trữ nhà nước các cấp

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội khóa X thông qua ngày 04/01/2001; Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số 03/2001/L-CTN ngày 15/04/2001, có hiệu lực từ ngày 01/7/2001; là văn bản pháp luật cao nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ trước khi Luật lưu trữ (2011) được

ban hành Pháp lệnh đã đặt ra các quy định về những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý quan trọng đối với sự nghiệp phát triển của ngành lưu trữ trong thập niên đầu thế kỷ XXI [40, tr.34]

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch nước ký lệnh số 10/2011/L-CTN công bố ngày 25/11/2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012; Luật gồm có 7 chương và 42 điều Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực đã đánh dấu sự kiện quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam [40, tr.35]

Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp

Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

Những văn bản trên là cơ sở pháp lý để các cơ quan thực hiện việc quản

lý tài liệu lưu trữ đảm bảo thống nhất trong phạm vi cả nước

1.3 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

- Tại Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định trách nhiệm quản lý về lưu

trữ: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [43, tr.16]

- Bộ Nội vụ:

Bộ Nội vụ có nhiệm vụ: Xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư, sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác văn thư, bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, văn bản điện tử và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác lưu trữ; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo

vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ thực hiện giải mật, công bố, giới thiệu

và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quản lý, phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước [18, tr.10-11]

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [12, tr.1]

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

Quy định tại Khoản 5 Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định: “Ủy ban

nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương” Như vậy, chính quyền địa

phương chịu trách nhiệm quản lý về công tác lưu trữ trên địa bàn trong sự thống nhất với trung ương [43, tr.16]

Theo Luật Lưu trữ (2011) và tại Khoản 3 Điều 23 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, nội dung quản lý công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ ở địa phương; căn cứ quy định của pháp luật, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương; tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu trữ

- Sở Nội vụ:

Sở Nội vụ có nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy

định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch

sử của tỉnh theo quy định [13, tr.8-10]

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ [13, tr.15]

Theo phân cấp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội và giúp Sở Nội vụ vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh [50] Cụ thể như sau:

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn và thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh quy định của pháp luật;

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan

đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc ủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh quy định của pháp luật;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Ngoài ra, Chi cục còn phải quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao; quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách đối công chức, viên chức được giao theo thẩm quyền

- Ủy ban nhân dân cấp huyện:

Thực hiện theo Luật Lưu trữ (2011) và tại Khoản 3 Điều 23 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, nội dung quản lý công tác

lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp huyện giống như nội dung quản lý công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Phòng Nội vụ:

Giúp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện là Phòng Nội vụ có nhiệm vụ: Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [13, tr.18]

- Ủy ban nhân dân cấp xã:

Tại Khoản 1 và 2 Điều 14 Luật lưu trữ (2011) quy định: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ” [43, tr.6]

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:

Đây là một trong những yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế của nền hành chính Trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ thì hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật tạo ra sự thống nhất trong điều hành cũng như triển khai công tác lưu trữ từ trên xuống dưới, từ Trung ương đến địa phương

Vì vậy, để quản lý tốt các hoạt động lưu trữ thì cần phải có một hệ thống văn bản đầy đủ và thống nhất Mặt khác, nếu hệ thống văn bản quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ chưa đầy đủ thiếu thống nhất thì sẽ dẫn đến việc khó áp dụng, chồng chéo, gây ra lúng túng khi thực hiện Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật, đòi hỏi các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ phải phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành.

- Tổ chức bộ máy ngành lưu trữ:

Nếu bộ máy được tổ chức đầy đủ từ trung ương đến địa phương và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ từng đơn vị rõ ràng, hoạt động sẽ hiệu quả và ngược lại sẽ hoạt động kém hiệu quả

- Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ:

Trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức có đủ năng lực, được đào tạo tốt về chuyên môn góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ

Mặt khác, nếu đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các

cơ quan, đơn vị yếu về chuyên môn, quen làm việc theo cách thủ công, truyền thống, chậm đổi mới tư duy để thích ứng với các điều kiện làm việc, dựa trên ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, nhất là công nghệ thông tin Thì sẽ không đáp ứng được với yêu cầu, nhiệm vụ hiện nay và trong thời gian tới

- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:

Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ giữ vai trò quan trọng trong quản

lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

Nếu các khâu nghiệp vụ được triển khai đồng bộ, việc lựa chọn những tài liệu có giá trị quan trọng để phục vụ nghiên cứu trước mắt và lâu dài sẽ thuận lợi

Nếu các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành nhưng việc triển khai chậm, hoặc không đồng bộ sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn, bảo quản, tra tìm tài liệu và không phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Hiện đại hóa ngành lưu trữ là xu hướng tất yếu để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của xã hội phát triển, do đó đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, kho bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên dụng để phục vụ cho công tác lưu trữ là một vấn đề mà các ngành, các cấp cần phải quan tâm Chú trọng việc đầu tư cho công tác lưu trữ được đúng mức góp phần đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính tại các cơ quan, đơn vị

1.5 Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ các địa phương

1.5.1 Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh

1.5.1.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

- Công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:

Sau khi Luật Lưu trữ (2011) có giá trị thi hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ thị số 06/2013/CT-UBND ngày 16/9/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre về nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; ban hành hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp

xã; Quyết định ban hành Danh mục số 01, số 02 (Quyết định số UBND ngày 02/4/2014 và Quyết định số 634/QĐ-UBND ngày 02/4/2014)

633/QĐ-các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; ra công văn nhắc nhở ban hành và sửa đổi, bổ sung quy chế văn thư, lưu trữ cho phù hợp với quy định mới

- Bố trí sử dụng công chức, viên chức:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre có 19 biên chế (09 biên chế hành chính, 10 biên chế sự nghiệp) và 01 hợp đồng theo Nghị định số 68/2012/NĐ-CP ngày 12/9/2012 của Chính phủ

Về bố trí, sử dụng: nhìn chung bố trí sử dụng phù hợp với ngành đào tạo, Chi cục có 55% công chức, viên chức đúng ngành lưu trữ, đối với ngành

kế toán, Chi cục cử đi học bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ 01 lãnh đạo Chi cục

đã tự học bồi dưỡng thêm về phương pháp sư phạm để tham gia báo cáo thực

tế và tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ Chi cục

đã xây dựng Đề án vị trí việc làm theo từng vị trí công tác Công chức, viên chức của Chi cục đều được quan tâm giải quyết các chế độ chính sách cơ bản

do Nhà nước quy định như: tiền lương, các chế độ bảo hiểm, phụ cấp độc hại Tuy nhiên do quy định, đối với công chức mới được hưởng 25% còn viên chức chỉ được hưởng phụ cấp độc hại 0,2 mặc dù trong cùng môi trường làm việc

- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:

Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử: Theo Danh mục số 01 và số 02 nguồn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử là: 190 cơ quan, tổ chức Chi cục thu thập chủ yếu từ nguồn tài liệu của Văn phòng Ủy ban nhân dân và Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và 4/9 huyện và 9 sở ban ngành Chi cục đã tiến hành chỉnh lý được 111 Phông tài liệu lưu trữ, 22 cơ quan, tổ chức, với số lượng 429,8 mét tài liệu Tổng số tài liệu Chi cục bảo quản tại Lưu trữ lịch sử là

596 mét, với số lượng là 33 Phông lớn, chủ yếu là tài liệu hành chính, thuộc các năm 1975-1989 Mỗi năm phục vụ trung bình khoảng 939 lượt người đến khai thác, sử dụng (có năm cao điểm lên đến hơn 1000 lượt), với 4.701 hồ sơ, tài liệu, chủ yếu phục vụ cho các đối tượng hưởng chính sách cho người có công

- Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến tre đã được tỉnh đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, với diện tích 735m2 Hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng được trang bị: 01 hệ thống báo đột nhập tự động, 01 hệ thống báo cháy