Soan thao van ban voi MSWord

Trang Trong phần này…… Microsoft Word Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản Bộ gõ tiếng Việt, cài đặt và sử dụng Nhập dữ liệu Lệnh phục vụ soạn thảo Theo dõi và chỉnh sửa văn bản Tách cửa sổ[r]

Trang Trong phần này…… Microsoft Word Điều chỉnh số cấu hình Bộ gõ tiếng Việt, cài đặt và sử dụng Nhập liệu Lệnh phục vụ soạn thảo Theo dõi và chỉnh sửa văn Tách cửa sổ văn Khôi phục nội dung đã xóa Tìm kiếm và thay Chèn số thứ tự và đánh dấu Sao chép định dạng Định dạng trang văn (thay đổi kích thước trang, header and footer) Tạo tiêu đề trang Đánh số trang Ngắt trang Chọn các Tab Bảng biểu Đồ họa văn (vẽ hình, gom nhóm, gỡ nhóm, nhóm lại hình ảnh, chèn ảnh) Học phần II: Soạn thảo văn bản với MS-Word Mục tiêu Hoàn thành học phần này, học viên có thể biết: - các thao tác MS Word - cách cài đặt và sử dụng các gõ tiếng Việt - cách định dạng văn - cách tạo biểu đồ, cột báo, chèn ảnh vào văn - làm việc với các tùy chọn in ấn và kiếm tra trước in Đánh giá - Bài tập thực hành các buổi học - Quan sát - Bản phản hồi phút sau mỗi buổi học Các hoạt động tập huấn - Trình bày - Hoạt động thực hành (hand-on practice) theo cá nhân, cặp, nhóm - Q-A: phản hồi cá nhân Phương tiện - Máy vi tính/học viên - Máy in - Máy projector - Hand-out các bài tập thực hành - Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey, và Vietkey - Các file hình ảnh sẵn có - Điều chỉnh một số cấu hình bản Vào Tools Options Vào Security (Chế độ bảo mật) để chọn mật mã (password) cho tài liệu cần bảo mật Vào Spelling & Grammar, đánh dấu vào các tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp Vào Track Changes, đánh dấu vào tùy chọn liên quan đến màu, cách theo dõi chỉnh sửa văn Vào Save, chọn thời gian máy tự động lưu văn bản, vào ô minutes Save Auto recovery into every… Vào Default Format chọn định dạng lưu trữ (doc., txt, v.v) Click OK để hoàn thành việc tùy chọn Bộ gõ tiếng Việt, cài đặt và sử dụng Bộ gõ Vietkey  Cài đặt Copy file: VKNT.EXE vào thư mục trên ổ cứng máy vi tính Nhắp chuột vào biểu tượng Vietkey  Cách sử dụng Cách gõ tiếng Việt - Cách 1: Khởi động Vietkey, cách nháy chuột vào biểu tượng, cửa sổ điều khiển Vietkey xuất - Nháy chuột vào nút Char Sets (Bảng mã) Chọn Unicode Pre-compound Nháy chuột vào Input Methods để chọn kiểu gõ tiếng Việt (Telex VNI) Cách gõ dấu Cách 2: Có thể click vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar, cửa số thực đơn xuất Nhắp chuột vào dòng chữ Unicode Cách gõ tiếng Anh Click vào biểu tượng V, biểu tượng lập tức chuyển sang E (English) Hoặc tổ hợp phím Alt-Z Bộ gõ Unikey  Cài đặt - Vào website http://www.box.net/public/exrf6di4s6, chạy phần unikey exe  Cách sử dụng - Click vào biểu tượng Unikey - Bảng điều khiển Unikey xuất - Cách gõ tiếng Việt Chọn bảng mã và kiểu gõ tương ứng Click vào Mặc định vào Đóng Cách gõ tiếng Anh - Click vào biểu tượng V Taskbar, biểu tượng lập tức chuyển sang E (English) Nhập liệu Một số quy định nhập văn bản - Muốn lùi vào đầu dòng nhấn phím Tabs không sử dụng phím Space Các dấu , ! ? : ; thì phải sát ký tự trước và cách ký tự sau khoảng trắng Các dấu mở ( , “ , ‘ thì phải cách ký tự trước liền ký tự sau, còn các dấu đóng ), “, ‘ thì phải liền ký tự trước cách ký tự sau Kết thúc đoạn văn thì nhấn Enter Một số phím dịch chuyển trỏ: Home: Dịch chuyển trỏ đầu dòng End: Dịch chuyển trỏ cuối dòng Page Up: Dịch chuyển trỏ lên đoạn văn trên Page Down: Dịch chuyển trỏ xuống đoạn văn Các phím mũi tên: Dịch chuyển trỏ lên trên, xuống dòng; sang trái , sang phải ký tự Lưu ý nhập văn bản Khi nhập thô văn bản, bàn phím phải để chế độ chữ thường, không chuyển sang chế độ Caps Lock - Gõ đủ xong từ gõ dấu - Để gõ tiếng Việt cùng với tiếng Anh, ký tự nào gây dấu hãy gõ thêm lần để bỏ dấu Lệnh phục vụ soạn thảo Đánh dấu chọn văn - Chọn từ: Nháy đúp chuột vào từ cần chọn - Chọn đoạn văn bản: - Cách 1: Kéo chuột từ điểm đầu đến điểm cuối đoạn văn - Cách 2: Nháy chuột để đặt trỏ text điểm đầu, giữ Shift và nháy chuột điểm cuối đoạn văn cần chọn - Cách 3: Sử dụng các phím Home, End và các phím mũi tên trên bàn phím Di chuyển trỏ chuột đến điểm đầu, giữ Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp - Chọn toàn văn dùng tổ hợp phím sau: Một tay nhấn phím Ctrl tay còn lại nhấn chữ A trên bàn phím Sửa nội dung văn Xoá ký tự văn - Xoá kí tự liền sau trỏ nhấn Delete - Xoá kí tự liền trước trỏ nhấn BackSpace Xoá từ đoạn văn - Chọn từ đoạn văn muốn xoá - Nhấn phím Delete Các lệnh soạn thảo - Cut (Ctrl X): Chuyển đoạn văn đã chọn vào nhớ đệm - Copy (Ctrl C): Chép đoạn văn đã chọn vào nhớ đệm - Paste (Ctrl V): Dán đoạn văn có nhớ đệm vào vị trí trỏ Di chuyển đoạn văn từ chỗ này sang chỗ khác - Đánh dấu đoạn văn - Chọn Menu Edit  Cut nhấn biểu tượng trên công cụ Đặt trỏ Text vị trí thích hợp văn - Chọn Menu Edit  Paste biểu tượng dán trên công cụ Sao chép đoạn văn từ vị trí này sang vị trí khác - Đánh dấu đoạn văn - Chọn Menu Edit  Copy biểu tượng trên công cụ Đặt trỏ vị trí thích hợp văn Chọn Menu Edit  Paste Theo dõi và chỉnh sửa văn bản Chức Track Change cho phép người sử dụng chỉnh sửa (thêm, bớt, xóa, thêm ghi chú góp ý) cho văn - Vào Tools, chọn Track changes - Một công cụ xuất hiện: Một số chức công cụ này: - Ô đầu tiên: Hiển thị trạng thái văn bản: Có các trạng thái sau: o Original: Văn gốc (không có đánh dấu chỉnh sửa) o Original showing markup: Văn gốc có đánh dấu chỉnh sửa o Final: Văn cuối cùng (không có đánh dấu chỉnh sửa) o Final showing markup: Văn cuối cùng (có đánh dầu chỉnh sửa) Chấp nhận chỉnh sửa Không chấp nhận việc chỉnh sửa Thêm góp ý Đánh dấu các từ chú ý Theo dõi chỉnh sửa Chấp nhận không chấp nhận tất các chỉnh sửa Ví dụ: Tách cửa sổ văn bản Vào Window, chọn Split để tách văn thành hai cửa sổ Người sử dụng có thể làm việc vào cửa sổ bên và xem nội dung vào cửa sổ bên trên ngược lại Để trở lại cửa sổ, vào Window chọn Remove Split - Khôi phục nội dung đã xóa Vào Edit, chọn Undo (trở nội dung ban đầu), Redo (khôi phục lại trạng thái trước sử dụng Redo) - Sử dụng hai nút trên công cụ chuẩn Tìm kiếm và thay Tìm kiếm - Vào Edit, chọn Find - Đánh từ cần Tìm vào ô Find what - Click Find Next Người sử dụng có thể tìm nhanh từ văn thời Thay thế: - Vào Edit, chọn Replace - Đánh từ cần thay vào ô Find what - Đánh từ vào ô Replace with - - Click vào Replace muốn thay số vị trí, Replace all muốn thay tất các vị trí văn có từ cần thay Chèn số thứ tự và đánh dấu Vào Format Bullets and Numbering Click vào Bullets, chọn ký hiệu đánh dấu phù hợp Click vào Numbering, chọn kiểu đánh số thứ tự phù hợp Vào Customize để điều chỉnh kiểu đánh số Click OK - Sao chép định dạng Đánh dấu văn gốc (tức là văn đã định dạng) Click vào biểu tượng (Format Painter) trên công cụ Con trỏ có hình biểu tượng chổi Rê trỏ tới phần văn cần định dạng Văn tự động định dạng theo văn gốc Bằng cách sử dụng người sử dụng không cần phải lập lại định dạng nhiều lần cho các đoạn văn khác Định dạng trang văn bản (thay đổi kích thước trang, header and footer) Thay đổi kích thước trang - Vào File  Page Set up - Chọn Portrait muốn định dạng trang chiều dọc, chọn Landscape muốn định dạng trang chiều ngang - Có thể thay đối khoảng cách từ văn đến đầu trang (top), cuối trang (bottom), lề phải trang (Right), lề trái trang (Left) cách thay đổi các thông số các ô tương ứng - Chọn cỡ giấy (A4, A3, vv) cách click vào ô Paper - Tạo tiêu đề trang Vào View  Header and Footer, công cụ Header và Footer ra, Gõ nội dung tiêu đề đầu tiêu đề cuối trang Click nút close trên công cụ Header và Footer để trở cửa sổ soạn thảo Đánh số trang Có hai cách đánh số trang văn Cách 1: Vào Insert  Page Number, xuất hộp thoại: - - Chọn vị trí đánh số trang (Position_: Top of page (đánh số trang vào đầu trang), Bottom of Page (đánh số trang vào cuối trang) Chọn gióng số (Alignment): Right (số gióng vào bên phải), Left (số gióng vào bên trái), Center (số gióng giữa) Bỏ dấu chọn Show number on the first page không muốn số trang xuất trang đầu tài liệu Click vào Format để tùy chọn kiểu số bắt đầu đánh số trang theo số tùy chọn người sử dụng - Lựa chọn các tùy chọn: Number format: chọn kiểu đánh số trang Include chapter number: đưa số chương là thành phần số trang Page numbering: o Continue from previous section: đánh số trang mục trước o Start at: đánh số lại, giá trị người sử dụng gõ vào Chọn OK để xác nhận tùy chọn, Cancel để hủy thao tác - Ngắt trang Vào Insert  Break  Page Break  OK Chế độ ngắt trang hữu ích chỉnh sửa, thêm bớt nội dung tài liệu, vì phần chỉnh sửa đoạn văn không ảnh hưởng đến việc dàn trang phần còn lại văn Chọn các Tab Trên thước màn hình Tab trái Tab Tab phải Táb số thập Hoặc vào Format, chọn Tab, chọn vị trí Tab Tab stop position, chọn kiểu gióng Tab Alignment, chọn ký tự dẫn Leader Click OK Bảng biểu Vào table, chọn Insert table: chọn số cột (column), số hàng (rows) tương ứng Có thể thay đổi độ rộng dòng và cột cách đưa trỏ vào đường biên dòng và cột, sau đó kéo độ giãn tùy ý Thêm cột Đặt điểm trỏ vào cột bên trái., chọn Table, Insert, Column to the right (chèn thêm cột vào bên phải cột chọn), Column to the Left (chèn thêm cột vào bên phải cột chọn) Thêm dòng Đặt điểm trỏ vào dòng trên muốn chèn vào, chọn Table, Insert, Row below (chọn dòng vào bên dưới), Row above (chọn dòng vào bên trên) Tách gộp ô Tách ô: Bôi đen ô muốn tách, vào Table, chọn Split cells, lựa chọn tùy chọn tách ô, click vào OK Gộp ô: Bôi đen ô muốn gộp, vào Table, chọn Merge cells Đồ họa văn bản Vẽ hình Nếu công cụ Drawing (thanh công cụ vẽ) chưa có trên màn hình, vào View, chọn Toolbars, click vào Drawing - Các bước vẽ hình: Click vào biểu tượng hình muốn vẽ Dùng chuột vẽ hình đó lên tài liệu Ngoài có thể dùng nhiều hình ảnh Autoshapes Gom nhóm, gỡ nhóm và nhóm lại hình vẽ Gom nhóm - Nhấn phím Shift chọn các hình vẽ cần nhóm - Nhấn phải chuột, chọn Grouping  Group Gỡ nhóm hình vẽ - Click vào nhóm hình vẽ - Nháy phải chuột, chọn Grouping, chọn Ungroup Nhóm lại - Click vào các hình vẽ cần nhóm lại thành khối các hình vẽ - Nháy phải chuột, chọn Grouping, chọn Regroup Chức gom nhóm này tiện dụng người sử dụng muốn copy nhiều hình ảnh sang tài liệu khác mà không làm muốn làm thay đổi vị trí liên kết các hình ảnh đó Chèn ảnh lên tài liệu Vào Insert  Picture, chọn các tùy chọn tương ứng: ảnh từ thư viện có sẵn ảnh từ file Chữ nghệ thuật Các sơ đồ tổ chức Biểu đồ