Soạn thảo văn bản với MS Word

Phần II : Soạn thảo văn bản với MS WORD I. Khởi động chơng trình WORD * Có các cách sau: - Vào Start\ Programs\ Microsoft Word - Nháy kép vào biểu tợng Microsoft Word.lnk trên màn hình II. Màn hình soạn thảo Word III. Đóng, mở, lu văn bản 1. Mở và soạn thảo một tài liệu mới - Vào FILE\NEW - ấn CTRL + N - Nháy vào biểu tợng 2. Mở một tài liệu đã có sãn - Vào FILE\OPEN - ấn CTRL\O - Nháy vào biểu tợng 3. Ghi lại một tài liệu - Vào FILE\SAVE - ấn CTRL +S - Chọn biểu tợng 4. Tạo một th mục mới để sao lu văn bản - Nháy chuột vào biểu tợng NEW FOLDER - Nhập tên th mục vào hộp NAME và chọn OK 5. Luân chuyển giữa các cửa sổ của các tài kiệu khác nhau - Vào WINDOW trên thanh thực đơn 6. Đóng các cửa sổ WORD - Vào FILE\CLOSE - ấn CTRL+F4 - ấn vào dấu X thứ 2 bên góc phải màn hình 7. Thoát khỏi WINWORD - Vào FILE\EXIT - - ấn vào dấu X thứ nhất bên góc phải màn hình - Chọn vào YES để ghi lại trớc khi thoát khỏi WINDOW - Chọn vào NO là không ghi lại và thoát khỏi 5 10 15 20 25 30 35 40 Định dạng văn bản (tiếp) 10. Chuyển dữ liệu từ bảng sang văn bản và ng ợc lại * Chuyển dữ liệu từ bảng sang văn bản - Chọn bảng muốn chuyển - Chọn Table\ Convert\ Table to Text - Chọn một lựa chọn thích hợp: + Paragraph marks: Dữ liệu của bảng sẽ chuyển thành một đoạn văn + Tabs: Dữ liệu của bảng sẽ đợc tách bởi các Tabs + Comas: Dữ liệu trong ô sẽ đợc tách bởi dấu , + Other: Dữ liệu trong ô tách bởi dấu đợc quy định trong ô VD: Nguyễn Thị Hồng Hạnh Phạm Văn Dao Hà Song Hào * Chuyển đổi dữ liệu từ văn bản thành bảng - Chọn văn bản muốn chuyển đổi - Chọn Table\ Convert\ Text to Table - Chọn một lựa chọn thích hợp + Paragraph: Mỗi đoạn văn là một hàng trong văn bản + Tabs: Khi đánh văn bản sử dụng Tab thì khoảng cách giữa các tab là một cột trong bảng + Commas: Chi đánh văn bản sử dụng dấu phẩy , thì khoảng cách giữa các dấu phẩy là một cột trong bảng + Other: Nhập ký tự phân cách bất kỳ cho cột trong bảng 11. Định dạng văn bản dạng cột - Vào Format\ Columm Để chuyển đổi nhập dữ liệu giữa các cột ta nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER 12. Tạo nền cho văn bản - Vào Format\ Backgroud 13. Chuyển đổi chữ hoa, chữ th ờng - Bôi đen đoạn văn bản 45 50 55 60 65 - Vào Format\ Change Case + Sentence case: Chữ đầu dòng, sau dấu chấm tự động viết hoa + Lowercase: Tất cả trở thành chữ thờng + UPPERCASE: Tất cả thành chữ in + Title Case: Chữ đầu tiên của từ thành chữ in + tOGGLE cASE: Chữa đầu tiên của từ thành chữ thờng 14. Định dạng chữ đầu tiên cho đoạn văn - Bôi đen dữ liệu định dạng - Chọn Format\ Drop Cap + None: Chế độ bình thờng + Dropper: Chữ cái đầu tiên to năm trong lề + In Margin: Chữ cái đầu tiên to năm ngoài lề + Font: Chọn kiể phông chữ + Lines to Drop: Chọn độ lớn của ký tự đầu đoạn + Distance from text: Khoảng cách từ chữ cái đầu đoạn đến phần còn lại của đoạn 15. Định dạng bằng Format Paint * Cho phép định dạng các ký tự có cùng một kiểu định dạng - Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng - Chọn biểu tợng Format Paint - Quét vào đoạn văn bản muốn áp dụng định dạng - Khi kết thúc nháy chuột trái vào biểu tợng này để trở vế chế độ bình thờng 16. Sử dụng phím Tab để định dạng * Trong MS Word có 4 kiểu định dạng Tabs Trên thanh thớc kẻ - Nháy chuột vào để thay đổi Tab: Tab trái Tab trung tâm Tab phải . Tab thập phân 70 75 80 85 90 95 * Sử dụng Tab để tạo các dòng kẻ . . . . + Vào Fomat\Tabs - Gõ độ dài của Tab vào ô Tab Stop Position - Chọn kiểu Tab trong ô Leader - Kích chuột trái vào Set\ Ok 17. Tìm kiếm và thay thế * Tìm kiếm - Vào Edit\Find - Muốn tìm tiếp ấn chuột trái vào hộp Find Next * Thay thế - Vào Edit\Replace + Gõ cụm từ cần sửa vào ô Find What + Gõ cụm từ thay thế vào ô Replace With + Nhấn Replace : Tìm và hỏi xem có thay thế không + Nhấn Replace All: Thay thế tất cả các cụm từ tìm thấy + Nhấn File Next: Bỏ qua không thay thế 18. Căn chỉnh lề văn bản - Vào File\ Page Setup ý nghĩa các lựa chọn trong hộp thoại Page Setup nh sau: Margin Paper * Top Lề trên * Bottom Lề dới * Left Lề trái * Paper size: Chọn khổ giấy (Thờng chọn khổ giấy A4) * Orientation: Thay đổi chế đội in 100 105 110 115 120 125 130 * Right Lề phải * Header Tiêu đề đầu * Footer Tiêu đề cuối đứng hay in ngang 5: Tạo bảng biểu 1. Tạo bảng: có 2 cách Cách 1: Sử dụng trên thanh công cụ + Đa con trỏ đến vị trí kẻ bảng. + Nhấn chuột vào biểu tợng Insert Table trên thanh công cụ, ta giữ chuột và rê xuống chọn số dòng, số cột thả chuột để tạo bảng. Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Cách 2: Để tạo một dữ liệu theo kiểu bảng tính Table \ Insert \ Table hộp thoại hiện ra: Các chức năng trong hộp thoại: Number of Columns: Số cột của bảng. Number of Row: Sốdòng của bảng. Auto: Đặt chế độ bình thờng, nếu muốn thay đổi thì ấn vào 2 mũi tên hoặc đánh trực tiếp số vào để lựa chọn chỉ số thích hợp sau đó chọn OK. 2. Thao tác với bảng: - Chuyển đổi qua lại giữa các ô: Dùng phím Tab hoặc 4 phím điều khiển con trỏ. - Con trỏ sẽ tự nhảy xuống dòng khi đánh quá chữ quy định trong 1 ô . - Các thao tác di chuyển con trỏ: Tab: Chuyển con trỏ đến ô kế tiếp. Shift + Tab: Lùi lại ô đằng sau. Alt + Home: Đến ô đầu tiên của dòng hiện tại. Alt + End: Đến ô cuối cùng của dòng hiện tại. Alt + Page Up: Lên ô đầu tiên của cột. Alt + Page Down: Xuống ô cuối cùng của cột. - Muốn bôi đen cả bảng tính ta dùng tổ hợp phím Ctrl + A (hoặc rê chuột từ đầu bảng tính cho đến cuối) - Muốn bôi đen một đoạn ta dùng Shift cùng với các mũi tên. - 135 140 145 150 155 160 3. Hiệu chỉnh bảng: -Thêm dòng: Đặt con trỏ tại vị trí dòng cần thêm Table \ Insert\ Rows -Xoá dòng: Chọn hàng cần xoá (Bôi đen), sau đó chọn Table \ Delete \ Rows -Thêm \ xoá cột: Bôi đen cột cần thêm \ xoá Table \ Insert (Delete) Columns. + Columns to the Left: Chèn một cột vào phía bên trái. + Columns to the Right: Chèn một cột vào phía bên phải. + Rows Above: Chèn 1 dòng phía trên. + Rows Below: Chèn một dòng phía dới. - Xoá dữ liệu trong bảng: Bôi đen vùng dữ liệu cần xoá, nhấn phím Delete. 4. Nhập và tách ô trong bảng: * Nhập các ô thành 1 ô + Đánh dấu các ô cần nhập + Thực hiện Table \ Merge cell: Vùng bôi đen các ô sẽ trở thành một ô * Tách 1 ô thành các ô + Đánh dấu ô cần tách + Thực hiện Table\ Split Cells: Chia ô hiện tại ra làm nhiều phần. 5. Thay đổi h ớng văn bản - Chọn ô cần chỉnh hớng - Chọn Format\ Text Direction - Chọn hớng văn bản trong vùng Orientation VD: Hớng văn bản Hớng văn bản H ớ n g v ă n b ả n 6. Căn chỉnh bảng biểu - Giống nh căn chỉnh văn bản 7. Thay đổi kiểu đ ờng viền cho bảng - Chọn các ô hoặc toàn bảng cần thay đổi - Chọn Format\ Border and Shading - Chọn thẻ Border - Chọn đờng viền cho bảng trong mục Setting 8. Chọn mầu nền cho ô 165 170 175 180 185 190 - Trong hộp thoại Border and Shading - Chọn màu trong hộp Fill trong thẻ Shading 9. Sắp xếp dữ liệu trong bảng -- Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp - Vào Table\ Sort + Sort by: Chọn cột cần sắp thứ nhất + Then by: Điều kiện phụ sắp xếp thứ 2, 3 + Type: Kiểu dữ liệu sắp xếp + Ascending: Sắp xếp tăng dần + Descending: Sắp xếp giảm dần + Chọn OK 10. Tính toán trong bảng * Quy tắc tính: = Tên hàm(đối số) * Cách tính: - Nhập dữ liệu vào ô - Vào Table\ Formuler - Chọn hàm cần tính * Các hàm thờng dùng + Hàm tính tổng: SUM + Hàm tính trung bình: AVERAGE + Tính tích các số: PRODUCT + Tính giá trị lớn nhất, nhỏ nhất: MAX, MIN 6: Sử dụng công cụ vẽ và tạo chữ nghệ thuật 1. Sử dụng công cụ vẽ * Cách hiển thị thanh công cụ vẽ 195 200 205 210 215 220 225 - Vào View\ ToolBars \ Drawing * Sử dụng AutoShapes - Đa con trỏ vào bảng AutoShaps để lựa chọn - Muốn cho chữ vào trong hình ta nhấn chuột phải vào hình đó chọn Add Text 2. Tạo chữ nghệ thuật - Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn - Chọn Insert\ Picture\ Word Art - Chọn kiểu thích hợp, chọn OK - Xóa chữ Your text here - Chọn phông chữ VNtime trong hộp Font gõ chữ cần tạo nghệ thuật \ OK VD: 230 235 240 245 250 255 . Phần II : Soạn thảo văn bản với MS WORD I. Khởi động chơng trình WORD * Có các cách sau: - Vào Start Programs Microsoft Word - Nháy kép vào. 30 35 40 Định dạng văn bản (tiếp) 10. Chuyển dữ liệu từ bảng sang văn bản và ng ợc lại * Chuyển dữ liệu từ bảng sang văn bản - Chọn bảng muốn chuyển -