Công ty khóa Minh Khai

Công ty khóa Minh Khai

lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, mục đích cuối cùng của các doanhnghiệp sản xuất là lợi nhuận Để đạt mục đích này, mối quan tâm hàng đầu củacác doanh nghiệp là vừa bảo toàn, vừa đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh.Giá trị nguyên vật liệu là biểu hiện của vốn lu động, là một phần của vốn kinhdoanh trong doanh nghiệp Vì vậy sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả làmột biện pháp bảo toàn và đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tronggiá thành các sản phẩm Để tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải giảmđợc chi phí vật liệu một cách hợp lý Hiện nay, việc cạnh tranh là không thể tránhkhỏi, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bên cạnh việc bảo đảm chất l-ợng sản phẩm thì phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ chi phí vật liệu tronggiá thành sản phẩm một cách hợp lý để tăng sức cạnh tranh trên thị trờng.

Vật liệu là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho Do vậy việc tổ chứchạch toán kế toán vật liệu là một yêu cầu của quản lý Quản lý tốt công tác hạchtoán vật liệu sẽ giúp cho việc cung cấp vật liệu đợc kịp thời và đồng bộ cho nhucầu sản xuất, ngăn chặn việc lãng phí vật liệu, giảm bớt chi phí, nâng cao hiệuquả sử dụng vốn lu động đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của phần hành kế toán nguyên vật liệu nêntrong suốt thời gian thực tập ở công ty Khoá Minh Khai, em đã đi sâu nghiên cứuvề cách thức tổ chức kế toán hàng tồn kho, điểm mạnh cũng nh điểm yếu củaphần hành kế toán này.

Nội dung báo cáo thực tập bao gồm 3 chơng :

Chơng I: Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công tykhoá Minh Khai

Chơng II: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty Khoá Minh Khai Chơng III: Nhận xét và một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công táckế toán vật liệu ở công ty Khoá Minh Khai

chơng I

đặc điểm chung bộ máy quản lý và bộ máy kế toánở Công ty Khoá Minh Khai

1.1 Đặc điểm tình hình chung của Công ty Khoá Minh Khai

1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Khoá Minh Khai

Báo cáo thực tập

Công ty Khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán kinh tếđộc lập có t cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Cơ khíxây dựng - Bộ xây dựng

Khái quát một số nét chung nhất về Công ty:

- Trụ sở giao dịch của Công ty :125D-Minh Khai-Quận Hai Bà Trng - HàNội.

- MST : 0100106507 ĐT : 04 8632125 Fax : 046240714- Hình thức sở hữu vốn : vốn Nhà nớc

- Hình thức hoạt động : theo nghành kinh tế sản xuất - Nghành nghề kinh doanh :

 Sản xuất thiết bị máy móc cho nghành xây dựng, vật liệu xây dựng vàcông trình đô thị

 Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại, hàng tiểu ngũ kim. Sản xuất các loại khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng.

Có đợc những thành quả lao động và hoạt động vững chắc nh hiện nay,công ty đã phải trải qua một chặng đờng đầy khó khăn và thử thách.

Nhà máy Khoá Minh Khai đợc thành lập chính thức theo Quyết định số562/BKT Ngày 5/5/1972 của Bộ trởng Bộ kiến Trúc ( nay là Bộ xây dựng )và vớisự giúp đỡ của Ba Lan về nhà xởng, máy móc, thiết bị, qui trình công nghệ.

Cuối năm 1972, do máy bay mỹ bắn phá miền Bắc nên nhà máy phải tạmngừng hoạt động Sau một thời gian tu sửa, ngày 1/4/1973 nhà máy mới chính

thức đi vào hoạt động với nhỡng sản phẩm chính nh ke, khoá, bản lề, chốt …

Ban đầu, do sản xuất theo thiết kế của Ba Lan nên không phù hợp với thịhiếu tiêu dùng của ngời Việt Nam Vì vậy, bắt đầu từ năm 1975, nhà máy đã tiếnhành vừa sản xuất, vừa nghiên cứu, cải tiến, thay đổi mẫu mã, chủng lọai sảnphẩm cho phù hợp với thị hiếu tiêu dùng trong nớc Điều này đã giúp nhà máyđạt đợc thành công ban đầu và tạo đà phát triển

Năm 1989, thực hiện quyết định số 217/HĐBT của Hội đồng Bộ Trởng(nay là Chính phủ ) về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN vớicác xí nghiệp quốc doanh, nhà máy đã tổ chức lại cơ cấu tổ chức sản xuất, bộmáy quản lý gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao.

Ngày 5/5/1993, Bộ trởng Bộ Xây dựng đã ký quyết định số TCLD thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc với tên gọi Nhà máy Khoá Minh Khaitrực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng.

163/BXD-Để phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý trong nội bộ các nghành, ngày

Báo cáo thực tập

định số 15/CP ngày 4/3/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnvà cơ cấu tổ chức của Bộ xây dựng, quyết định đổi tên các đơn vị thuộc Tổngcông ty Cơ khí xây dựng (trớc đây là Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí ) trong đó

Nhà máy Khoá Minh Khai đổi tên thành Công ty Khoá Minh Khai.

Trong suốt những năm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty liên tụcphát triển cả về qui mô sản xuát lẫn dây chuyền công nghệ Về mặt kinh tế, côngty đã thực hiện hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tếđồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc Mặt khác, trongquá trình sản xuất, công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lợng sảnphẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu ngời tiêu dùng để tung ra thị trờng những sảnphẩm phù hợp hiện nay sản phẩm của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốttrên thị trờng.

Năm1994, Công ty đã có 4 sản phẩm đạt huy chơng vàng tại Hội chợ Quốc

tế hàng công nghiệp Việt Nam, đó là khoá MK10, khoá treo MK 10N, bản lề100 và Crêmôn 23A.

Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh trong 4 năm từ 1997 đến 2000.

(Đơn vị:1000 đồng)

1.Tổng nguyên giá TSCĐ 7.443.846 8.294.417 9.083.025 9.187.8302 Vốn kinh doanh 11.334.660 11.829.393 11.523.338 11.306.6673.Doanh thu tiêu thụ 14.313.095 15.574.343 14.044.882 16.038.752

6.Thu nhập bình quân

Nguồn :Báo cáo tài chính của công ty các năm 1997, 1998, 1999, 2000.

Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là tơng đối ổn định song tốcđộ phát triển còn chậm, cha đạt đợc mục tiêu nâng cao đời sống ngời lao độngmà công ty đã đặt ra

1.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty Khoá Minh Khai:

Công ty Khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khá rộng nên việc bố trísắp xếp các khu vực hợp lý và khoa học là tơng đối thuận lợi cho việc luânchuyển vật t, thành phẩm hay nửa thành phẩm, chi tiết sản phẩm giữa các tổ độisản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất nhanh gọn từ khâu đa vật liệu vào sảnxuất đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh

Chú thích: Quan hệ chỉ đạoQuan hệ sản xuất

Bốn phân xởng trong dây chuyền sản xuất có những chức năng, nhiệm vụcụ thể sau:

- Phân xởng cơ khí: là phân xởng đầu tiên trong quá trình sản xuất vớinhiệm vụ là tạo phôi ban đàu cho các phân xởng khác nh đập định hình ra cáckhuôn mẫu (phôi, ke, khoá ) hay đúc tay nắm nhôm, đồng thoi để tiện lõi khoá.Nếu sản phẩm đơn giản thì phân xởng có thể làm hoàn chỉnh nh bản lề, chốtcửa Ngoài ra đối với các đơn đặt hàng nh giàn giáo, cửa xếp hoa phân xởng cơkhí cũng nhận làm.

- Phân xuởng cơ điện: có trách nhiệm sửa chữa thờng xuyên, trung và đạitu máy móc thiết bị trong Công ty kể cả phần cơ và phần điện Phân xởng nàyđảm bảo cho các phân xởng khác làm việc liên tục, không bị gián đoạn vì máymóc thiết bị hay đờng điện bị sự cố Ngoài ra phân xởng còn chế tạo khuôn mẫunh đúc ke, bản lề, khoá

- Phân xởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp hoàn chỉnh toàn bộ các loại sảnphẩm trừ những chi tiết rời đã hoàn thành để tạo nên sản phẩm.

- Phân xởng bóng mạ: có nhiệm vụ mạ các sản phẩm ke, chốt, bản lề,quai khoá các loại, crêmôn Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình côngnghệ chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nên nó quyết định rất nhiều đến chất lợngsản phẩm Ngoài ra phân xởng cũng nhận gia công theo đơn đặt hàng.

Các phân xởng đợc bố trí liên hoàn, hợp lý đảm bảo nhanh gọn từ khâuđa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng tạo ra sản phẩm Nhìn chung bộ máyquản lý của Công ty là tơng đối gọn nhẹ, thể hiện một bớc hoàn thiện về cơ cấu

Giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật

Báo cáo thực tập

sản xuất kinh doanh của Công ty và chỉ đạo thông suốt từ cấp cao nhất đến từngcông nhân trực tiếp sản xuất.

Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

Loại hình sản xuất Công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuấtthuộc loại vùa Mặc dù sản phẩm của Công ty gồm nhiều loại có kết cấu phứctạp, có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật nhng nhìn chungcác sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phơngpháp công nghệ, cụ thể quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm của Công ty gồm 3giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công, giai đoạn lắp ráp hoànchỉnh.

- Giai đoạn chế tạo phôi là giai đoạn tạo ra các chi tiết , các bộ phậnsản phảm dới dạng thô ( phôi) nh phôi thân, phôi tay nắm, phôi cụm crêmôn Sau đó phôi đợc chủ yếu chuyển sang giai đoạn gia công cơ khí để chế biếnthành chi tiết hoặc bộ phận sản phẩm hoàn thành có thể bán ra ngoài dới dạngbán thành phẩm.

- Giai đoạn gia công là giai đoạn chủ yếu tạo ra các chi tiết, các bộphận có tính năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm.

- Giai đoạn lắp ráp sẽ lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm ở giai đoạn cuốicùng, đóng gói và nhập kho

Báo cáo thực tập

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

1.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Khoá Minh Khai:

Công ty khoá Minh khai hiện có 340 cán bộ công nhân viên, trong đó bộphận công nhân trực tiếp sản xuất là 270 ngời chiếm 79,4%, bộ phận quản lý là70 ngời chiếm 20,6%.

Căn cứ vào đặc điểm quá trình sản xuất, tính chất kỹ thuật, quy mô sản xuấtđồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò của quản lý đối với quá trình sảnxuất, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến, đảm bảo gọnnhẹ, hiệu quả Đứng đầu là giám đốc ngời điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệmtrớc mọi hoạt động của Công ty Cùng với giám đốc còn có một phó giám đốcphụ trách kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách kinh doanh Mỗi một phòngban có một chức năng cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ.

Giám đốc là ngời đúng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, là ngời có quyềncao nhất, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt độngsản xuất kinh doanh trớc Nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân viên trong Côngty Ngoài việc uỷ quyền cho 2 phó giám đốc thì giám đốc còn phải chỉ đạo trựctiếp tới các trởng phòng các phòng ban và phân xởng.

Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹthuật nh thiết kế, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật

Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giúp đỡ giám đốc trong công việckinh doanh trên thị trờng.

Cùng với hoạt động gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban,ngời trực tiếp quản lý công nhân sản xuất ở các phân xởng sản xuất là quản đốcphân xởng và các tổ trởng tổ đội sản xuất, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh của đơn vị mình.

Nguyên vật liệu

PX lắp ráp

Thành phẩm nhập kho

B¸o c¸o thùc tËp

Ph©n x ëng c¬

Ph©n x ëng c¬

Ph©n x ëng l¾p

Ph©n x ëng bãngm¹Phßng

Tµi vô Phßng tæ chøc L§ tiÒn l ¬ng

Phßng kü

thuËt thiÕt kÕ Phßng s¶n phÈm

Phßng

KCS MarketinPhßng g

Phßng kÕ

ho¹ch Phßng cung øng

Ban b¶o vÖTr¹m y

Phßng qu¶n lý s¶n xuÊt

Báo cáo thực tập

Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban đợc Ban giám đốc qui định nh sau:

- Phòng Tài vụ :có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin tài chính kế toán

giúp cho việc quản lý, giám sát đợc thực hiện một cách thờng xuyên liên tục vàcó hệ thống đối với mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.

- Phòng Tổ chức lao động tiền lơng :có nhiệm vụ tập hợp lao động và tiền

l-ơng của các bộ phận, theo dõi các chính sách về tiền ll-ơng, tiền thởng và bảo hiểmxã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.

- Phòng Kỹ thuật và thiết kế sản phẩm mới : có nhiệm vụ thiết kế khuôn

mẫu sản phẩm, cung cấp bản thiết kế, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vàosản xuất Ngoài ra, phòng còn kiêm cả việc sửa chữa máy móc thiết bị

- Phòng KCS : có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi nhập kho

hay đem ra thị trờng tiêu thụ.

- Phòng Hành chính: có nhiệm vụ thực hiện các công việc về hành chính

văn thvà lo đời sống (điện, nớc ) trong tập thể công ty.

- Phòng Marketing:có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tìm và phát hiện nhu

cầu đồng thời giới thiệu rộng rãi sản phẩm của công ty trên thị trờng nhằm cungcấp những thông tin cập nhật nhất cho các nhà quản lý, giúp cho việc quyết địnhcủa nhà quản lý chuẩn xác và tận dụng mọi thời cơ trên thị trờng.

- Phòng Kế hoạch cung tiêu:có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và

tiêu thụ trong từng tháng cũng nh cả năm về các mặt nh định mức tiêu haonguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Đồng thời phòng có trách nhiệm cungứng kịp thời vật t theo yêu cầu sản xuất cũng nh tiêu thụ nhanh chóng các sảnphẩm của Công ty.

-Trạm Y tế : chăm lo sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty,

cấp thuốc chữa bệnh và giải quyết việc nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên.

-Ban I( bảo vệ) :có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản công ty, theo dõi giờ giấc

làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời theo dõi cán bộđang ở tuổi thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.

- Phòng Quản lý sản xuất : có nhiệm vụ trực tiếp quản lý hoạt động của các

Phân xởng.

1.2.Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Khoá Minh Khai:

1.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai:

Công ty Khoá Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập nên tổ chứccông tác kế toán theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng Bộmáy kế toán đợc tổ chức tơng ứng với qui mô nhiệm vụ quản lý hoạt động công

Báo cáo thực tập

Phòng kế toán gồm 6 nhân viên đợc tổ chức theo kiểu tập trung Mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thực hiện ở phòng kế toán từ khâu ghi sổ kế toánchi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán.

Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập và thực hiện kế hoạch tài chính, tínhtoán ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật t,vốn bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời.

Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức nh sau:

- Kế toán trởng : là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhânviên kế toán, là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của côngty từ việc thu thập xử lý, và cung cấp thông tin kinh tế Ngoài ra, Kế toán trởngcòn giúp giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu qủa Kếtoán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc công ty vàsự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng cấp Tổng công ty.

- Kế toán vật t : chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập,xuất, tồn kho từng loại vật t bao gồm : vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụtùng, công cụ, dụng cụ Khối lợng công việc của kế toán vật t khá lớn do đặcđiểm sản xuất tại công ty đòi hỏi chủng loại vật t rất đa dạng.

- Kế toán tiền lơng :có nhiệm vụ tính lơng và các khoản trích theo lơng chocán bộ công nhân viên trong công ty Hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng lơng 2 kỳvà thanh toán lơng cuối kỳ cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra kế toán tiền lơngcòn có nhiệm vụ theo dõi bán thành phẩm, tình hình nhập, xuất tồn kho bánthành phẩm trong tháng.

- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm:có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loại sảnphẩm; tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm; tình hình tiêu thụ và thanh toáncông nợ với khách hàng Định kỳ lập báo cáo kế toán theo qui định của Bộ tài

Kế toán tr ởng

Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành,

kế toán thành phẩm và tiêu

thụ thành phẩmKế

toán vật t

Kế toán tiềnl ơng kiêm theo dõi kho bán thành phẩm

Kế toán thanh

toán, tiền mặt

Thủ quĩ kiêm kế toán

tài sản cố định

Báo cáo thực tập

- Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập và theo dõi cácphiếu thu, phiếu chi, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiềnphát sinh hàng ngày ở công ty; theo dõi tình hình thanh toán với Ngân hàng,thanh toán với Ngân sách; theo dõi các khoản phải thu, phải trả.

-Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quĩ: có nhiệm vụ thu, chi, và bảo quảntiền mặt đồng thời là ngời theo dõi tình hình tài sản cố định của công ty : tìnhhình tăng, giảm, trích khấu hao trong tháng

1.2.2.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Khoá Minh Khai:

Vào đầu năm 1996, Công ty Khoá Minh Khai bắt đầu chuyển từ hình thứcsổ Nhật ký chứng từ sang hình thức Nhật ký chung do yêu cầu của việc tin họchoá công tác kế toán Công ty sử dụng hệ thống sổ theo qui định của Bộ Tàichính :Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Tuynhiên, công tác hạch toán còn chịu ảnh hởng của hình thức sổ cũ : sử dụng Nhậtký chứng từ số 5 ở phần hành kế toán nguyên vật liệu.

Hệ thống chứng từ và tài khoản công ty sử dụng căn cứ theo mẫu của BộTài chính qui định.

Phơng pháp tính thuế GTGT là phơng pháp khấu trừ.

Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, có các qui định cụ thể nh sau: Phơng pháp kế toán hàng tồn kho : kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : hệ số giá

Công ty sử dụng phần mềm Ac-net trợ giúp công tác tài chính kế toán,ngoài ra kế toán còn thiết kế các bảng tính trên nền Excel để giảm bớt khối l ợngcông việc tính toán.

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo thực tập

Chú thích: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳQuan hệ đối chiếu

2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai:

Hoạt động chính của công ty là sản xuất các mặt hàng khoá phục vụ chonhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên công ty phải sử dụng mọtkhối lợng chủng loại vật t rất lớn Công ty sử dụng vài trăm loại vật liệu khácnhau cho quá trình sản xuất nh thép các loại : thép góc, thép vuông, thép lá, thépInox ;nhôm, đồng, bi, các chi tiết mua ngoài cửa khoá, các loại hoá chất, dầu,xăng Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, bảo quản, và sử dụng hếtsức khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu phải có trình độ, tráchnhiệm cao trong công việc.

Vật liệu công ty sử dụng có loại rất khan hiếm, phải nhập ngoại nh thép lácủa Nga, hợp kim, bi Có loại vật liệu rất cồng kềnh nh gang, đồng Có loạikhó bảo quản, dễ hỏng nh hoá chất Những đặc điểm này của vật liệu đòi hỏicông ty phải có kho hàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản.

Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đó chi phí nguyên vậtliệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành Mỗi sự thay đổi nhỏ về chất lợng, giá muavào của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Mỗi loại sảnphẩm của công ty đợc cấu tạo từ nhiều loại vật liệu khác nhau nên phải xây dựngđịnh mức tiêu hao tránh gây lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất.

Những đặc điểm của vật liệu ở trên cho thấy những khó khăn mà công typhải đơng đầu trong việc thu mua, bảo quản, sử dụng và hạch toán chi tiết vậtliệu Do vậy, công ty phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả cáckhâu tạo điều kiện cho chu trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng.

2.1.2.Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu ở Công ty :

Nguyên vật liệu sử dụng đợc cung cấp từ hai nguồn chính là mua ngoài vàtự gia công chế biến.Trong đó, mua ngoài nh gang, thép của công ty kinh doanhthép và vật t Hà Nội, ống thép của công ty ống thép Đài Nam, thép lá Inox muacủa công ty Hoàng Vũ; tự gia công chế biến nh : thùng giấy, hộp giấy carton

Báo cáo thực tập

ý thức đầy đủ về tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong chu trình sảnxuất, công ty đã thiết kế một chu trình tổ chức quản lý nguyên vật liệu từ khâuthu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.

- ở khâu thu mua : Phòng cung tiêu sẽ đảm nhận việc tổ chức thu mua vậtliệu Cán bộ cung tiêu căn cứ kế hoạch sản xuất cả năm, hoặc cả tháng để xácđịnh số lợng cần thiết phải mua Cán bộ cung tiêu sẽ chịu trách nhiệm tìm nguồnmua với giá cả hợp lý, chi phí thu mua nhỏ để giảm bớt chi phí nguyên vật liệutrong giá thành sản phẩm Cán bộ cung tiêu cũng phải xác định phơng thứcchuyên chở đồng thời kiểm tra kỹ lỡng về mặt số lợng, chất lợng, giá cả.

- ở khâu bảo quản : do yêu cầu của vật liệu nên công ty đã xây dựng hệthống kho tàng hợp lý, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.

- ở khâu dự trữ : với lợng vốn có hạn, giá vật liệu lại luôn thay đổi nêncông ty thờng chỉ dự trữ nguyên vật liệu ở mức tối thiểu.Song trên thực tế vẫn cómột khối lợng vật t tồn đọng trong thời gian dài và lại có những vật liệu không đủcung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất.

- ở khâu sử dụng : để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và đảm bảo việc sửdụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả, phòng Kỹ thuật đã xây dựngđịnh mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Tuy nhiên, việc xuất nguyênvật liệu đôi lúc còn áng chừng cha sát với yêu cầu sản xuất, gây lãng phí nguyênvật liệu.

2.2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu :

2.2.1.Phân loại vật liệu :

Chu trình sản xuất với khối lợng lớn nguyên vật liệu đa dạng về chủngloại, qui cách, mẫu mã đòi hỏi việc phân loại hết sức khoa học.Công ty đã căn cứvào công dụng của từng nguyên vật liệu để tiến hành phân loại Nhờ có sự phânloại khoa học này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi chính xác tình hình biếnđộng của từng loại vật liệu từ đó có thể cung cấp một cách kịp thời cho cán bộlập kế hoạch thu mua và dự trữ

Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 5 nhóm chính tơng ứng vớiviệc chi tiết TK 152 nh sau:

- Nguyên vật liệu chính- TK1521: là đối tợng lao động chủ yếu của quátrình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm.

Nguyên vật liệu chính bao gồm trên 250 loại khác nhau : thép lá CT3 các loại 0,5

công nghệ kỹ thuật Bao gồm trên 200 loại nh : axit sunfuric, sơn tĩnh điện, đinh,

dung môi pha sơn, que hàn Inox

- Nhiên liệu -TK 1523(trên 15 loại) : là loại vật liệu có tác dụng cung cấp

nhiệt lợng trong quá trình sản xuất nh : xăng A83, dầu Mazut, khí oxy,cacbonic

- Phụ tùng thay thế -TK 1524(trên 150 loại): là những chi tiết phụ tùng

máy móc thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị nh : đá mài, đácắt, đây dai, dây cuaroa, vòng bi

- Bao bì -TK 1528 (trên 50 loại ):bao gồm các loại hòm gỗ, hộp carton MK

các loại, hộp giấy, hộp khoá nhựa

Việc phân loại vật liệu ở công ty là rất khoa học, phù hợp với đặc điểm, vaitrò tác dụng của mỗi loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Để theo dõi một cách chi tiết từng loại vật liệu, công ty đã lập Sổ danhđiểm vật liệu.

Sổ danh điểm vật liệu

a)Đánh giá vật liệu nhập kho:

Khi vật liệu nhập kho của công ty, tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà vậtliệu đó đợc đánh giá theo nhiều cách khác nhau:

*Mua ngoài :

Báo cáo thực tập

+ Nếu vật liệu đợc cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tế đợc tínhtheo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cha có thuế GTGT cộng chi phí thu muanh : chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản (nếu có)

+Nếu vật liệu mua ngoài không theo hợp đồng thì:

Giá mua thực tế = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển (nếu có) Trong trờng hợp bên cung ứng bao thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyểnđã đợc tính trong giá mua nguyên vật liệu Khi đó, giá mua thực tế vật liệu nhậpkho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT.

Nếu mua ở nguồn nhập ổn định thì giá ít biến động, còn nếu mua ở trên thịtrờng tự do thì giá có thể biến động nhiều nên công ty đã qui định khi mua ở trênthị trờng tự do giá mua phải thấp hơn hoặc bằng giá mua ở các nguồn nhập ổnđịnh.

* Vật liệu tự gia công, tự chế kế toán định giá nh sau :Giá thực tế vật liệu tự gia

công nhập kho Giá thực tế vật liệu xuấtcho gia công Các chi phí gia côngTrên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, việc nhập kho vật liệu đợc ghitheo giá thực tế, còn vật liệu nhập kho đợc theo dõi thờng xuyên trên hệ thống sổchi tiết theo giá hạch toán Giá hạch toán của vật liệu là giá đợc phòng Kế hoạchcung tiêu xây dựng và có xét duyệt của Giám đốc, cơ sở xây dựng giá hạch toáncủa từng thứ, loại vật liệu là dựa vào giá thực tế bình quân của vật liệu đó trongnăm hạch toán trớc đó.

Song trên thực tế một số vật liệu có giá thực tế biến động lớn so với giáhạch toán nên kế toán vật t đã tiến hành điều chỉnh tăng (giảm) giá hạch toán trênsổ danh điểm vật liệu để đảm bảo tính hợp lý.Cụ thể, nếu trong kỳ giá vật liệubiến động quá lớn (ví dụ thép CT tròn  8 nhập mua ngày 15/5/2001với giá trênhoá đơn GTGT là 10.000đ/kg trong khi giá hạch toán là 4.300đ/kg ), để giá trịghi sổ gần đúng, kế toán tiến hành thay đỏi giá hạch toán bằng cách lấy giá thựctế hiện thời làm giá hạch toán Điều kiện để điều chỉnh giá hạch toán la khi tồnkho vật t trên thẻ kho của vật t đó bằng không.

Nh vậy, công ty sử dụng giá hạch toán không thống nhất trong cả năm tàichính, trái với chế độ kế toán hiện hành Theo em kế toán vật liệu cần phối hợpvới phòng cung tiêu để tính toán xây dựng một hệ thống giá hạch toán thống nhấttrong cả năm tài chính cho tất cả các loại vật liệu

b)Đánh giá vật liệu xuất kho :

Báo cáo thực tập

Vật liệu xuất kho hàng ngày cũng đợc hạch toán chi tiết theo giá hạchtoán Nếu giá hạch toán nhập thay đổi thì giá hạch toán xuất cũng thay đổi đểđảm bảo giá hạch toán nhập và giá hạch toán xuất luôn bằng nhau (giá trên phiếunhập kho và phiếu xuất kho phải bằng nhau) Đến cuối tháng, sau khi đã phảnánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho (theo cả giá hạch toán và giá thực tế ), kếtoán tổng hợp giá trị của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ theo 2 loại giá :giá hạch toán và giá thực tế, rồi xây dựng hệ số giá vật liệu theo công thức :

Sau đó xây dựng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho :Trị giá thực tế vật

liệu xuất kho Giá hạch toán vật liệuxuất kho Hệ số giá vật liệu Ví dụ : Trên bảng kê số 3 tháng 04 năm 2001(xem bảng kê 3- biểu số 14)( Cách lập Bảng kê 3 sẽ đợc trình bày ở phần sau)

Số d đầu kỳ của vật liệu chính là: 1.408.778.359 (giá hạch toán)1.356.175.702 (giá thực tế )Số nhập kho trong tháng của vật liệu chính là: 531.980.960 (giá hạch toán)

Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế, công ty có thể theo dõichặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách thờng xuyên, kịp thời,đảm bảo giảm bớt khối lợng tính toán khi xác định trị giá thực tế vật liệu xuấtkho.

2.3.Tổ chức công tác kế toán vật liệu :

2.3.1.Thủ tục nhập kho vật liệu :

Hệ số giá vật liệu

Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳGiá hạch toán của vật

liệu tồn kho đầu kỳ liệu nhập kho trong kỳGiá hạch toán của vật =

Hệ số giá vật liệu

1.356.175.702 542.690.3921.408.778.359 531.980.960=

= 0.978

Báo cáo thực tập

Chế độ kế toán của công ty qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến côngty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty Thực tế ở công ty, khivật liệu đợc giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lợng, chất lợng, qui cách vậtliệu rồi viết phiếu kiểm tra KCS Trờng hợp giá trị vật t lớn hơn 5.000.000 Đ(theo giá mua ) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật t đa cho cánbộ cung tiêu Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhậpvật t căn cứ vào số lợng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS) Phiếu nhập vật t cóchữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng.

Biểu số 1

Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai Mẫu số 01/vật t

Địa chỉ : 125D Minh Khai Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKTNgày 11 tháng 11 năm 1995

Của Bộ Tài chính phiếu nhập kho Số : 564

Ngày 15 tháng 04 năm 2001 Nợ : 1521Họ tên ngời giao hàng: Công ty KD thép và vật t Hà Nội

Nhập tại kho : công ty

Có : 331S

Tên nhãn hiệu, quicách vật t (sản phẩm,

hàng hoá )

số Đơn vịtính Số lợng Đơngiá Thành tiềnTheo

Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký tên Trong đó:Liên 1: lu tại phòng Kế hoạch - cung tiêu

Liên 2 :Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểmnghiệm vật t hàng hóa (nếu có ) và các chứng từ có liên quan trong trờng hợpmua vật t thanh toán ngay.

Trờng hợp mua vật t thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT vàcác chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau đó khi thanh toán thì kế toánvật t chuyển cho kế toán thanh toán

Trên hoá đơn GTGT có chữ ký xác nhận của ngời mua hàng(cán bộ cungtiêu), kế toán trởng và thủ trởng đơn vị bán hàng.

Cuối tháng kế toán vật t nhận đợc phiếu nhập kho sẽ định khoản, điền đơn giá( giá hạch toán ) và tính cột thành tiền(thành tiền =thực nhập x đơn giá), dòngtổng cộng trên phiếu nhập kho

Họ tên ngời mua hàng: Lê Văn Minh Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai Địa chỉ : 125D Minh Khai - Hà Nội Hình thức thanh toán : Trả chậm

Mẫu số 01GTKT- 3LL N0 : 006034

MST: 0100106507T

T Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

Báo cáo thực tập

Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 137.082Tổng cộng tiền thanh toán: 1.507.907Số tiền (bằng chữ ): Một triệu năm trăm linh bảy nghìn chín trăm linh bảyđồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

2.3.2.Thủ tục xuất kho vật liệu :

Tại các phân xởng sản xuất các tổ trởng sản xuất xác định số vật liệu cầnthiết dùng cho sản xuất rồi viết vào sổ yêu cầu cung cấp vật t gửi lên phòng cungtiêu.Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cán bộ cung tiêu lập phiếu xuất thành 3liên, trong đó:

Liên 1: bộ phận cung tiêu giữ

Liên 2 :Thủ kho giữ để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t Liên 3: Giao cho ngời nhận vật t chuyển về bộ phận sử dụng

Ví dụ :Biểu số 3

Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai Mẫu số 02/VT

Địa chỉ : 125D Minh Khai Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKTNgày 11 tháng 11 năm 1995

của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Số : 700

Ngày 20 tháng 04 năm 2001 Nợ : 621Họ tên ngời nhận hàng : anh Thắng - Tổ rèn

Lý do xuất kho:sản xuất khoá MK 10Xuất tại kho : công ty

Báo cáo thực tập

Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho (liên 2)xuống cho thủ kho, sauđó tổ trởng hay công nhân của phân xởng đó xuống kho nhận vật t theo phiếuxuất.

Tơng tự phiếu nhập kho, cuối tháng khi kế toán nhận phiếu xuất kho sfx địnhkhoản, điền đơn giá (giá hạch toán ) và tính cột thành tiền(thành tiền =thực xuấtx đơn giá ), dòng tổng cộng

Nh vậy, việc xuất vật t theo yêu cầu của sản xuất mà không căn cứ theo địnhmức, là nguyên nhân gây lãng phí vật t mà cán bộ vật t không kiểm soát đợc

2.3.3.Kế toán chi tiết vật liệu :

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòngkế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từngloại vật t về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị.

Hiện nay vật liệu công ty sử dụng rất đa dạng phức tạp, nghiệp vụ nhập xuấtkho diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng

quan trọng Công ty Khoá Minh Khai sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán

chi tiết vật liệu

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ sau:- Phiếu nhập kho vật t : mẫu số 01/VT- Phiếu xuất kho vật t : mẫu số 02/VT

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ : mẫu số 03/VT - Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hóa : mẫu số 05/VT- Hoá đơn GTGT:mẫu số 01/GTGT

- Hoá đơn cớc vận chuyển : mẫu số 03-BHHệ thống sổ kế toán sử dụng là:

- Thẻ kho - Sổ số d

- Bảng kê nhập vật t theo nguồn nhập - Bảng kê xuất vật t theo đối tợng sử dụng

Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d là hợp lý vì phơng pháp này phù hợp vớiđặc điểm của công ty : chủng loại vật liệu đa dạng, số lợng các nghiệp vụ lớn,trình độ kế toán tơng đối cao.

*

ở kho : thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập vật liệu, xuất sửdụng và theo dõi tồn kho Hàng ngày, thủ kho tập hợp các phiếu nhập, phiếu xuấtvà đối chiếu với số thực nhập, thực xuất để ghi vào thẻ kho, đến cuối ngày thủkho tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu.

Báo cáo thực tập

Thẻ kho (biểu số 4 )đợc mở cho cả năm và cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ cómột hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từghi một dòng.

Biểu số 4

thẻ kho

Năm 2001- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t : thép CT3 tròn 8- Đơn vị tính: kg

- Mã số Chứng

nhận củakế toán

nhập, xuất vật liệu; phân loại phiếu nhập theo từng nguồn nhập để lập " Bảng kênhập vật t theo nguồn nhập" ; phân loại phiếu xuất kho theo từng đối tợng sửdụng để lập "Bảng kê xuất vật t cho đối tợng sử dụng" Kế toán đối chiếu

phiếu nhập, phiếu xuất với thẻ kho và kiểm tra xem thủ kho có tính đúng khối ợng vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không Nếu đúng, kế toán kýxác nhận vào thẻ kho, ghi giá trị vật t vào cột giá trị ở sổ số d.

l-Sổ số d (Biểu số 5)đợc mở cho cả năm và mở chi tiết cho từng loại vật liệu,

mỗi loại đợc dành riêng cho một số trang nhất định.

Bảng kê nhập vật t theo nguồn nhập (biểu số 6,7,8 ) có kết cấu gồm

nhiều cột, mỗi cột tơng ứng với một loại vật liệu nhập vào, mỗi loại vật liệu đợcchi tiết theo từng phiếu nhập và số tiền tơng ứng Các phiếu nhập đã đợc phânloại theo từng nguồn nhập làm căn cứ để kế toán chi tiết vào bảng.Mỗi nguồn

Báo cáo thực tập

nhập đợc theo dõi trên 1 hoặc nhiều trang sổ (chi tiết từ mua thanh toán chậm,mua thanh toán ngay và nhập từ tự gia công tự chế ).

Bảng kê xuất vật t theo đối tợng sử dụng (biểu số 9,10 ) có kết cấu gồm

nhiều cột, mỗi cột tơng ứng với một loại sản phẩm (khoá MK 10, khoá MK 105,khoá MK 10 N ) Chỉ tiêu dòng là chi tiết theo từng phiếu xuất và số tiền tơngứng Kế toán căn cứ các phiếu xuất đã phân loại để vào bảng kê Bảng kê này là

cơ sở để lập Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu và công cụ lao động nhỏ

(Biểu số 15).

b¶ng kª nhËp vËt t theo nguån nhËp Ghi cã TK 331