Bài giảng quản trị văn phòng

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG PT IT BÀI GI NG U N TR V N H NG : Th.S Hµ Néi - 2016 T Lời nói đầu LỜI NĨI ĐẦU Cho dù quan quản lý nhà nƣớc, doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân hay công ty đa quốc gia thiếu dƣợc phận văn phịng, phận đóng vai trị quan trọng hoạt động quan nhƣ doanh nghiệp Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin quan doanh nghiệp Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp Khơng phải nhà quản lý nào, thủ trƣởng đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức quản trị văn phịng, có lẽ hạn chế làm giảm hiệu công việc họ Đối với sinh viên khoa Quản trị kinh doanh sau tốt nghiệp công việc họ thƣờng gắn với cơng tác văn phịng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng cần thiết IT Để đáp ứng nhu cầu khoa Quản trị kinh doanh Học viện Cơng nghệ Bƣu Viễn thơng đƣa Quản trị văn phịng vào mơn học sinh viên đại học khoa Tài liệu gồm chƣơng: CHƢƠNG : Một số vấn đề chung quản trị văn phòng CHƢƠNG 2: Hoạt động quản trị văn phòng CHƢƠNG 3: Hoạch định tổ chức họp CHƢƠNG : Tổ chức công tác lễ tân PT CHƢƠNG 5: Soạn thảo văn CHƢƠNG 6: Công tác lƣu trữ Bài giảng đƣợc biên soạn theo phong cách đại có h trợ phƣơng pháp giảng dạy mới, sử dụng máy chiếu Projetoc, theo chƣơng trình Powerpoint đƣợc áp dụng phổ biến trƣờng Trong q trình biên soạn khơng thể tránh khỏi khiếm khuyết Tác giả mong xin cảm ơn đồng nghiệp bạn có đóng góp để tài liệu ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn H N i, t n 11 - 2016 i Mục lục MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU i MỤC LỤC ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU .vi CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÕNG .1 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phịng 1.2.2 Chức quản trị hành văn phịng .6 1.3 TỔ CHỨC VĂN PHÕNG IT 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.3.2 Bố trí văn phòng .9 1.3.3 Trang thiết bị văn phòng 14 1.3.4 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 16 1.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG 17 PT 1.4.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 19 1.4.3 Các bƣớc để tổ chức hành văn phịng có hiệu 20 1.4.4 Các nguyên tắc tổ chức nhà quản trị .21 1.4.5 Các mối quan hệ nhà quản trị hành .22 CHƢƠNG 2: HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 24 2.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN .24 2.1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 24 2.1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 24 2.2 QUẢN TRỊ THÔNG TIN .32 2.2.1 Giới thiệu tổng quát 32 2.2.2 Sử lý công văn đến .42 2.2.3 Sử lý công văn 45 2.2.4 Văn thƣ nội 45 2.2.5 Văn thƣ điện tử .46 CHƢƠNG 3: HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP 49 3.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP 49 3.1.1 Mục đích – ý nghĩa họp – hội họp 49 3.1.2 Khái niệm hội họp, hội nghị 50 ii Mục lục 3.1.3 Các phƣơng pháp tổ chức hội nghị .50 3.1.4 Cách thức tổ chức hội nghị 50 3.2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 56 3.2.1 Hoạch định tổ chức họp nội bình thƣờng khơng nghi thức 56 3.2.2 Hoạch định họp trang trọng theo nghi thức 57 3.2.3 Các hội nghị từ xa 63 CHƢƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 66 4.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN .66 4.1.3 Vai trò lễ tân 67 4.1.4 Nguyên tắc hoạt động lễ tân 67 4.2 HOẠT ĐỘNG ĐÓN TIẾP KHÁCH TẠI CƠ QUAN 69 4.2.1 Phân loại khách 69 4.2.2 Tổ chức đón khách quan, doanh nghiệp .70 4.2.3 Tổ chức tiếp khách .72 IT 4.2.4 Những tình thƣờng gặp tiếp xúc với khách 74 4.3 TỔ CHỨC SỰ KIỆN 74 4.3.1 Tổng quan hoạt động tổ chức kiện 74 4.3.2 Các loại hình kiện 77 PT 4.3.3 Một số ý nghĩa tác động kiện 78 4.3.3 Hình thành chủ đề lập chƣơng trình ngân sách kiện 79 4.3.4 Lập kế hoạch tổ chức kiện .85 4.3.5 Chuẩn bị tổ chức kiện 88 4.3.6 Quản trị hậu cần tổ chức kiện 91 4.3.7 Tổ chức điều hành hoạt động kiện 92 4.4 ĐÃI KHÁCH 94 4.4.1 Giải khát tiếp khách 94 4.4.2 Đặt tiệc 94 CHƢƠNG 5: SOẠN THẢO VĂN BẢN 109 5.1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN .109 5.1.1 Khái niệm văn 109 5.1.2 Phân loại văn 110 5.2 THỂ THỨC VĂN BẢN .115 5.2.1 Khái niệm 115 5.2.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề đánh số trang văn .115 5.2.3 Các yếu tố thể thức văn .116 5.2.4 Sơ đồ bố trí m u trình bày thành phần thể thức văn .122 5.2.5 Nội dung kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn 123 iii Mục lục 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 125 5.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn 125 5.3.3 Nội dung văn 126 5.3.4 Quy trình soạn thảo văn 129 5.4 SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƢỜNG 134 5.4.1 Soạn thảo định 134 5.4.2 Phƣơng pháo soạn thảo công văn .135 5.4.3 Phƣơng pháp soạn thảo báo cáo 136 5.4.4 Soạn thảo biên 138 5.4.5 Soạn thảo hợp đồng 138 CHƢƠNG 6: CÔNG TÁC LƢU TRỮ .141 6.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ 141 6.1.1 Khái niệm, vị trí tính chất công tác lƣu trữ 141 6.1.2 Chức công tác lƣu trữ 142 IT 6.1.3 Nội dung .142 6.1.4 Tính chất .142 6.1.5 Nguyên tắc lƣu trữ 143 6.2 TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ 143 PT 6.2.1 Công tác thu thập tài liệu lƣu trữ 143 6.2.2 Công tác bổ sung tài liệu lƣu trữ 143 6.3 CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ 144 6.3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lƣu trữ 144 6.3.2 Phân loại tài liệu lƣu trữ .145 6.3.3 Xác định giá trị tài liệu .146 6.3.4 Thống kê kiểm tra tài liệu 148 6.3.5 Điều chỉnh tài liệu lƣu trữ 150 6.3.6 Bảo quản tài liệu lƣu trữ 153 6.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 154 PHỤ LỤC 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO 176 iv Danh mục sơ đồ, , biểu DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU BẢNG Bảng 4.1: M u lịch hẹn 72 Bảng 4.2: Phiếu xin hẹn 73 Bảng 5.1: Phơng chữ, cỡ chữ chƣơng trình dùng để trình bày văn 121 Bảng 6.1: Sổ nhập tài liệu lƣu trữ 148 Bảng 6.2: Bảng thống kê hồ sơ 149 Bảng 6.3 Sổ thống kê phông 149 HÌNH PT IT Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu hệ thống Hình 1.2: Những yếu tố mơi trƣờng ảnh hƣởng đến hệ thống văn phòng Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức văn phịng Hình 1.4: Mơ hình xếp bàn ghế, phịng ban khơng khoa học 11 Hình 1.5: Sắp xếp bàn ghế, phịng ban theo thủ tục, luồng công việc 11 Hình 1.6: Hành văn phịng tập trung theo địa bàn 18 Hình 1.7: Hành văn phịng tập trung theo chức 18 Hình 1.8: Phòng hành chánh quản trị doanh nghiệp nhỏ 19 Hình 1.9: Sơ đồ tổ chức phận hành chánh DN có qui mơ lớn 20 Hình 1.10: Tiến trình tổ chức năm bƣớc 20 Hình 2.1: Thời gian thƣờng đƣợc sử dụng nên đƣợc sử dụng nhƣ 25 Hình 2.2: Lịch thời biểu cơng tác cho giám đốc thƣ ký 26 Hình 2.3: M u việc cần phải làm hôm 26 Hình 2.4: M u ghi chép hẹn việc cần giải 27 Hình 2.5: M u thẻ hồ sơ nhật ký 28 Hình 2.6 Hệ thống thơng tin 42 Hình 2.7: M u đóng dấu ngày số công văn đến 44 Hình 2.8: M u sổ công văn đến 44 Hình 2.9: M u sổ chuyển giao công văn đến doanh nghiệp 44 Hình 2.10: M u sổ công văn 45 Hình 3.1: Sắp xếp ch ngồi theo cách “diễn giả - khán giả” 51 Hình 3.2: Sắp xếp ch ngồi theo địa vị 52 Hình 3.3: Sắp xếp ch ngồi tránh bất hòa địa vị 52 Hình 3.4: Sắp xếp ch ngồi theo loại bàn 53 Hình 3.5: Phân tán chống đối 54 Hình 3.6: Ch ngồi nói lên điều 55 SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sự vận động loại hình thơng tin 37 Sơ đồ 2.2: Hoạt động văn phịng cơng tác thơng tin 38 Sơ đồ 4.1 Sơ đồ hình thành ý tƣởng chủ đề kiện 82 Sơ đồ 5.1: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 122 vi Chƣơng 1: M t số vấn đề c un quản trị văn p òn CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÕNG 1.1.1 Khái niệm văn phịng 1.1.1.1 Khái niệm Để phục vụ cho cơng tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu nhƣ: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói đƣợc gọi văn phịng Văn phịng đƣợc hiểu theo nhiều giác độ khác nhƣ sau: IT -N ĩa r n : Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp -N ĩa ẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị -Ngồi văn phòng đƣợc hiểu phòng làm việc thủ trƣởng có tầm cỡ cao nhƣ: Nghị sỹ, kiến trúc sƣ trƣởng… PT Mặc dù văn phịng hiểu theo cách khác nhƣng có điểm chung là: +Văn phịng phải máy đƣợc tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan đơn vị có quy mơ lớn máy văn phịng gồm nhiều phận với số lƣợng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phịng gọn nhẹ mức độ tối thiểu + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động cơng tác văn phịng 1.1.1.2 Văn phịng hệ thống Phân tích tổ chức thành phần nhƣ hệ thống hoạt động hữu ích; phƣơng pháp trở nên ngày phổ biến năm gần đặc biệt cho phép xem xét thận trọng mối quan hệ tƣơng tác cơng việc văn phịng hai bên l n bên ngồi Theo quan điểm quản lý thơng tin hệ thống đƣợc xem nhƣ phƣơng tiện chuyển tải ý tƣởng phân tích Nó thái độ cách thức xem xét dự định vấn đề Một hệ thống đƣợc gọi công cụ tiến hành suy nghĩ Hình thức phân tích đƣợc phát triển cách đơn giản mà không cần phải đào sâu vào điểm phức tạp lý thuyết hệ thống đƣợc sử dụng mức độ giúp nghiên cứu quản trị quản lý văn phòng Chƣơng 1: M t số vấn đề c un quản trị văn p òn Bất kỳ tổ chức nào, lĩnh vực tƣ nhân hay nhà nƣớc kinh tế, bao gồm nhiều hệ thống hệ thống toàn thể Một hệ thống hệ thống thông tin bao trùm tất hệ thống khác để bảo đảm liên kết quan trọng chúng a Đặc điểm hệ thống Tuy hầu hết ngƣời quen thuộc hệ thống sinh học kỹ thuật nhƣng khó khăn nảy sinh họ cố gắng ý niệm hóa hệ thống trừu tƣợng Hình 1.1 minh họa thành phần đặc điểm hệ thống tổng qt Mơi trƣờng Đầu vào Quá trình chuyển đổi Đầu IT Phản hồi Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu hệ thống PT Những thành phần hệ thống mô tả Hình 1.1 đƣợc giải thích nhƣ sau: Đầu vào hệ thống nguồn ý tƣởng Quá trình chuyển đổi thay đổi đầu vào thành đẩu từ có thơng tin phản hồi cho phép kiểm soát hiệu hoạt động hệ thống Bốn thành phần hệ thống đƣợc bao bọc môi trƣờng hệ thống, nơi vừa cung cấp đầu vào vừa nhận đầu khỏi hệ thống Lý thuyết hệ thống phát sinh từ nghiên cứu khoa học khác, đặc biệt sinh học, việc nghiên cứu hệ thống quan mơi trƣờng đƣợc gọi sinh thái học Nhiều mối quan hệ song song đến quan sinh học trở nên rõ ràng Nó rút số ý niệm từ tự động đƣợc khởi động thông qua thông tin phản hồi theo thời gian thực nhƣ trƣờng hợp hệ thống điều hịa khơng khí sƣởi ấm tồn diện Tƣơng tự, hệ thống mở đóng: Hệ thống mở có mối liên kết lớn với môi trƣờng hệ thống đóng với biên giới giới hạn trao đổi với môi trƣờng b Những đặc trưng tổng quát hệ thống Các hệ thống có số đặc trƣng tổng quát đến xác định, mục tiêu, liên kết thông tin liên lạc thông tin phản hồi Một tính chất chủ yếu hệ thống động - Sự xác định - Các mục tiêu - Thông tin liên lạc - Phản hồi - Tính động c Hệ thống cơng việc văn phịng Cơng việc văn phịng phải đƣợc thực tổ chức đƣợc xem nhƣ Chƣơng 1: M t số vấn đề c un quản trị văn p òn hệ thống phụ tổ chức xem khía cạnh cá nhân cơng việc văn phịng nhƣ hệ thống phụ nhỏ hệ thống hành quản lý văn phịng Năm đặc điểm chủ yếu hệ thống đƣợc phát triển cho thấy thành phần cơng việc văn phòng dịch vụ với quan hệ chúng với Cùng lúc thiết lập hệ thống cơng việc văn phịng hồn chỉnh bối cảnh lĩnh vực chức chủ yếu hệ thống cơng việc văn phịng doanh nghiệp Những lĩnh vực tạo nên biên giới hệ thống cơng việc văn phịng Biên giới ngồi thành phần khác mơi trƣờng kinh doanh Phân tích hệ thống đƣợc đơn giản hóa hai mơi trƣờng mà chứa chức văn phịng đƣợc xem nhƣ biên giới công việc văn phòng tổ chức Từ biên giới này, đầu vào liệu nguồn lực đƣợc đƣa vào hệ thống IT Khi xem xét cách tổ chức, hoạch định, kiểm soát xem xét lại, phải ý đến thái độ cƣ xử ngƣời làm việc hệ thống văn phòng Đây nơi xuất phát động thúc đẩy Phải có hiểu biết sâu sắc hệ thống phụ kèm theo việc tạo ra, thu nhập xử lý liệu, bao gồm tính tốn tạo văn bản, nhƣ phân tích văn trƣớc xem xét hữu ích phƣơng pháp lƣu trữ, truy xuất hủy bỏ hồ sơ sau Thơng tin đƣợc yêu cầu cho mục đích hoạch định kiểm sốt nhƣ cho khía cạnh khác việc định ngắn dài hạn cho tình thơng thƣờng l n tức thời d Những yếu tố môi trường ảnh hưởng chúng đến hệ thống văn phòng PT TỰ NHIÊN SẢN XUẤT MARKETING XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU HOẠCH ĐỊNH THÚC TỔ CHỨC ĐẨY PHÁP LÝ KIỂM TRA XEM XÉT THU THẬP THÔNG TIN KINH TẾ ĐẦU VÀO DO MÔI TRƯỜNG TẠO RA ĐỌC, SẮP XẾP GỌI RA (TRUY XUẤT) LƯU TRỮ VIẾT, TÍNH TỐN, SO SÁNH TRUYỀN RA MƠI TRƯỜNG HỦY BỎ TÀI CHÍNH CHÍNH TRỊ NHÂN SỰ XÃ HỘI (N uồn: Quản trị n c ín văn p ịng- MIKE HARVEY) Hình 1.2: Những yếu tố mơi trƣờng ảnh hƣởng đến hệ thống văn phòng Chƣơng 1: M t số vấn đề c un quản trị văn p òn - Những ảnh hƣởng bên Các tổ chức có số phận chức chất chúng tùy theo tổ chức Những tổ chức ngành thuộc khu vực tƣ nhân thƣờng có cơng việc nhƣ mua hàng tiếp thị, ngành khu vực phục vụ lại cho hoạt động khác có tầm quan trọng lớn Trong khu vực nhà nƣớc, tổ chức quyền trung ƣơng địa phƣơng Các phận chức tổ chức có ảnh hƣởng chủ yếu đến thành phần công tác văn phịng cách thực cơng việc phận - Bộ phận sản xuất yêu cầu chức thƣ ký kèm theo hoạch định sản xuất kiểm tra chất lƣợng, chức đầu đƣợc liên kết với lĩnh vực tiếp thị thông qua chức nhƣ dự báo doanh số bán Trong vực nhà nƣớc, có yêu cầu quản trị đƣợc tạo việc cung ứng dịch vụ y tế xã hội, nhƣ cung ứng tiện nghi nhƣ điện, nƣớc, vận chuyển tất dịch có ảnh hƣởng riêng chất cơng việc văn phịng cấu đƣợc phát triển để thực cơng việc - Những ảnh hƣởng bên ngồi IT Khơng hệ thống quản trị doanh nghiệp hịn đảo Ví dụ doanh nghiệp thƣơng mại cố gắng áp đặt lên ngƣời khác cách thức mong muốn thực cơng việc văn quy trình thủ tục nhƣng khách hàng có phản ứng Điều gây nên xung đột hai hệ thống quản trị tổ chức khơng có phƣơng pháp tỏ chấp nhận đƣợc cho phía bên d n đến khách hàng nhà cung ứng PT Khi xã hội chuyển từ định hƣớng doanh nghiệp sang vị trí bị kiểm sốt điều kiển nhiều thi khơng thể tránh khỏi việc nhà nƣớc cố gắng áp đặt yêu cầu giấy tờ lên cộng đồng doanh nghiệp phải có quy định pháp lý việc hoàn tất biểu m u điều tra, khai thuế với hoạch định mà tổ chức có trách nhiệm phải hồn tất Nhiều ảnh hƣởng bên ngồi lên cơng việc văn phịng có nguồn gốc kinh tế xã hội đủ gây nên quan tâm tạo sức ép lên nhà sách 1.1.2 Chức văn phịng Xuất phát từ quan niệm văn phịng cơng tác văn phịng, thấy văn phịng có chức sau 1.1.2.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mƣu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Ngƣời quản lý phải quán xuyến đối tƣợng đơn vị kết nối đƣợc hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn địi hỏi ngƣời quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vƣợt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lƣợng trợ giúp nhà quản lý trƣớc hết công tác tham mƣu tổng hợp Tham mƣu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ƣu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mƣu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tƣơng chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, Phụ lục PHỤ LỤC P ụ lục 2.1 MẪU CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -ĐƠN ĐĂNG KÝ KINH DOANH DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN Kính gửi: Phịng đăng ký kinh doanh Tôi là: (ghi rõ họ tên chữ in hoa) Nam/Nữ Sinh ngày: ./ / Dân tộc: Quốc tịch: IT Chứng minh nhân dân (hoặc Hộ chiếu) số: Ngày cấp: ./ ./ Nơi cấp: Nơi đăng ký hộ thƣờng trú: Ch tại: PT Điện thọai: Fax: Đăng ký kinh doanh doanh nghiệp tƣ nh n làm chủ với nội dung sau: Tên doanh nghiệp: (ghi chữ in hoa) Tên giao dịch: Tên viết tắt: Địa trụ sở chính: Điện thoại: Fax: Email: Ngành, nghề kinh doanh: Vốn đầu tƣ ban đầu: 162 Phụ lục Tổng số: Trong đó: Tiền Việt nam: Ngọai tệ tự chuyển đổi: Vàng: Tài sản khác (ghi rõ lọai tài sản, số lƣợng giá trị lại m i lọai tài sản lập thành danh mục riêng kèm theo đơn): Tên, địa chi nhánh: Tên, địa văn phòng đại diện: IT Tôi xin cam kết thân không thuộc diện qui định Điều Luật Doanh nghiệp hòan tịan chịu trách nhiệm tính xác, trung thực nội dung đăng ký kinh doanh PT ngày tháng năm CHỦ DOANH NGHIỆP (ký ghi rõ họ tên) Kèm theo đơn: - - 163 Phụ lục P ụ lục 2.2 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (3) .(4) .(5) ngày tháng năm V/v .(6) Kính gửi: - - - (7) Nơi n ận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ IT - Nhƣ CỦA NGƢỜI KÝ (8) - (Chữ ký, dấu) (9) (10) - Lƣu VT, A.XX NGUYỂN VĂN A _ PT _Số XX phố Tràng Tiền, quận Hòan kiếm, Hà nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX Email: Website: (11) _ _ Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị phận sọan thảo chủ trì sọan thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung cơng văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ ngƣời ký nhƣ Bộ trƣởng, Cục trƣởng, Giám đốc, viện trƣởng Trƣờng hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trƣớc tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ủy ban nhân dân, Ban thƣờng vụ, Hội đồng ; Nếu ngƣời ký công văn cấp phó ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trƣớc chức vụ ngƣời đứng đầu, bên dƣới ghi chức vụ ngƣời ký công văn (9) Chữ viết tắt tên đơn vị sọan thảo chủ trì sọan thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) (10) Ký hiệu ngƣời đánh máy, nhân số lƣợng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thọai, số Telex, số Fax; địa Email; Website (nếu cần) 164 Phụ lục P ụ lục 2.3 M u thông báo: (1) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TB ngày tháng năm THÔNG BÁO Về (2) Kính gửi: IT .(3) Nơi n ận: - Nhƣ PT - QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký, dấu) - Lƣu: (Đơn vị thảo văn văn thƣ) NGUYỂN VĂN A _ _ (1) Dùng cho quan, đơn vị để thông tin nội dung kết hoât động quan, đơn vị, truyền đạt kịp thời định cấp Sau thơng báo cần văn pháp quy (Quyết định, Chỉ thị) để cấp dƣới thực Khơng dùng hình thức thơng báo để thay văn pháp quy thuộc thẩm quyền quan (2) Tóm tắt nội dung thơng báo (về việc gì, họp, buổi làm việc ) (3) Nội dung thông báo phải ghi cụ thể thời gian, ngƣời chủ trì giải (kết luận), quan, cá nhân tham dự, có nhiệm vụ biết triển khai thực 165 Phụ lục P ụ lục 2.4 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BC ngày tháng năm BÁO CÁO Tổng kết công tác năm Và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác năn Mở đầu: Đặc điểm quan chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - - Nội dung: IT I TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM + Nêu kết làm đƣợc - - - PT - + Phân tích đánh giá ƣu khuyết điểm làm đƣợc - - - - + Những học kinh nghiệm - - - - II PHƢƠNG HƢỚNG, NHIỆM VỤ, CHỈ TIÊU PHẢI THỰC HIỆN TRONG NĂM + Những nhiệm vụ phải làm, tiêu - - - - 166 Phụ lục + Các biện pháp tổ chức thực - - - - + Các đề nghị lên cấp - - - - III KẾT LUẬN: Nêu kết công tác chủ yếu năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hòan thành kế họach cấp giao - Nhƣ - CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký, dấu) NGUYỂN VĂN A PT - Lƣu văn thƣ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ IT Nơi n ận: 167 Phụ lục P ụ lục 2.5 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TT ngày tháng năm TỜ TRÌNH Về (1) Kính gửi: (2) IT PT Nơi n ận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ - Nhƣ CỦA NGƢỜI KÝ - (Chữ ký, dấu) - Lƣu NGUYỂN VĂN A _ Ghi chú: (1) Tóm tắt nội dung tờ trình (2) Tên quan nhận tờ trình 168 Phụ lục P ụ lục 2.6 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB ngày tháng năm BIÊN BẢN HỌP V/v 1- Thời gian họp: Khai mạc ngày tháng năm Địa điểm: Nội dung họp (hội nghị): IT 2- Thành phần tham dự: + Đại biểu mời dự: + Đại biểu cấp (nếu có): + Tổng số thành viên họp: Có mặt: ngƣời PT Vắng: Lý do: 3- Chủ tọa (hoặc đòan chủ tịch): 4- Thƣ ký (hoặc đòan thƣ ký): 5- Báo cáo họp (nếu có nhiều báo cáo ghi theo thứ tự) + Họ tên ngƣời báo cáo: + Chức vụ ngƣời báo cáo: Nội dung báo cáo (ghi theo trình tự báo cáo) 6- Phần thảo luận: + Ghi ý kiến ngƣời phát biểu + Ý kiến chủ tọa họp 7- Thông qua dự thảo nghị quyết, biểu (nếu có) 169 Phụ lục 8- Đại biểu phát biểu (nếu có) 9- Kết thúc họp - Thông qua biên - Chủ tọa tuyên bố kết thúc họp CHỦ TỌA THƢ KÝ (hoặc T/M ĐÕAN THƢ KÝ) (Ghi rõ họ tên) PT IT (Ghi rõ họ tên) (hoặc T/M ĐÕAN CHỦ TỊCH) 170 Phụ lục P ụ lục 2.7 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC - Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: ./HĐ HỢP ĐỒNG - Căn - Căn - Căn - Căn IT Hôm ngày tháng năm Chúng gồm: BÊN A: (bên chủ trì họp đồng) Tên doanh nghiệp: - Địa chỉ: PT - Điện thọai: - Fax: - Email: - Tài khỏan số: - Tại Ngân hàng: - Đại diện là: Ông/Bà - Chức vụ: - Giấy ủy quyền số: , ký ngày tháng năm .(trƣờng hợp đƣợc ủy quyền) BÊN B: (bên đối tác) - Tên doanh nghiệp: - Địa chỉ: - Điện thoại: - Fax: - Email: - Tài khoản số: - Tại Ngân hàng: 171 Phụ lục - Đại diện là: Ông/Bà - Chức vụ: - Giấy ủy quyền số: , ký ngày tháng năm .(trƣờng hợp đƣợc ủy quyền) Hai bên thống thỏa thuận nội dung hợp đồng nhƣ sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch Điều 2: Điều 3: Điều 4: Điều 5: IT Điều : Điều : Hiệu lực hợp đồng Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm PT Hai bên tổ chức hợp lập biên lý hợp đồng sau hết hiệu lực không 10 ngày Hợp đồng đƣợc lập thành bản, có giá trị nhƣ nhau, m i bên giữ ĐẠI DIỆN BÊN A Chức vụ (Ký tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B Chức vụ (Ký tên, đóng dấu) 172 Phụ lục P ụ lục 2.8 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (2) - - (3) (4) Số: ./QĐ n y t n .năm QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn (7) Xét đề nghị IT QUYẾT ĐỊNH Điều 1: .(8) Điều 2: Điều : PT / Nơi n ận QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ - .; CỦA NGƢỜI KÝ (9) - .; (Chữ ký, dấu) - Lƣu VT, (10) A.XX (11) NGUYỄN VĂN A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định (+) Đối với định (cá biệt), không ghi năm ban hành số ký hiệu văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung định (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thụôc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ ngƣời đứng đầu (ví dụ: Bộ trƣởng Bộ , Cục trƣởng Cục , Giám đốc , Viện trƣởng Viện , Chủ tịch ); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức (ví dụ: Ban thƣờng vụ , Hội đồng , Ủy ban nhân dân ) 173 Phụ lục (7) Nêu trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung văn (9) Quyền hạn, chức vụ ngƣời ký nhƣ Bộ trƣởng, Cục trƣởng, Giám đốc, Viện trƣởng ; trƣờng hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trƣớc tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban thƣờng vụ, TM Hội đồng ); trƣờng hợp cấp phó đƣợc giao ký thay ngƣời đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trƣớc chức vụ ngƣời đứng đầu, bên dƣới ghi chức vụ ngƣời ký văn (10) Chữ viết tắt tên đơn vị sọan thảo chủ trì sọan thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) PT IT (11) Ký hiệu ngƣời đánh máy, nhân số lƣợng phát hành (nếu cần) 174 Phụ lục PHỤ LỤC BIỂU HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SỐT GHI CHÉP CƠNG VIỆC PHÕNG (BAN): KẾ TỐN CƠNG VIỆC: Giao khai A đến D CÔNG VIỆC THEO THỜI BIỂU – XANH DƢƠNG CHẬM HƠN THỜI BIỂU – ĐỎ TRÌNH BÀY: CHUẨN XANH p- Công việc kế hoạch a- Công việc thực tế CHỨNG NHẬN BỞI p a a p a p a p a p a p Gấp lại đặt khai vào phong bì a p Kiểm tra khai p a Copy khai a a p p Kiểm tra văn phòng phẩm Nh ân Công việc Giải yêu cầu tuần trước 22/2/7 tuần Thứ hai s c Thứ ba s c PT Thứ tư s c Thứ năm s c IT Thứ sáu s c Thứ bảy s c Ngày 19-2 175 Tài liệu tham khảo TÀI LIỆU THAM KHẢO A CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 1.Hiến pháp Nƣớc Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Năm 1992 Hà Nội: Sự thật, 1992 2.Luật ban hành văn quy phạm pháp luật (đã đƣợc sửa đổi, bổ sung năm 2002) 3.Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia 2001 Hà Nội: Sự thật, 2001 4.Nghị định số: 58/2001/NC-CP quản lý sử dụng dấu 5.Nghị định số: 110/2004/NC-CP ngày 8/4/2004 Thủ Tƣớng Chính phủ cơng tác văn thƣ 6.Nghị Định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Thủ Tƣớng phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia 7.Quyết định số: 218/2002/QĐ-BTC Bộ Tài việc ban hành chế độ lƣu trữ tài liệu kế tốn IT 8.Thơng tƣ liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hƣớng d n thể thức kỹ thuật trình bày văn B GIÁO TRÌNH BÀI GIẢNG PT 1.Nguyễn Quốc Bảo chủ biên, Soạn thảo văn công tác văn thƣ lƣu trữ, Nhà xuất Chính trị quốc gia, 2004 2.Nguyễn Thành Độ chủ biên, Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất Lao độngXã hội, 2005 3.Nguyễn Vũ Hà chủ biên, Bài giảng Tổ chức kiện, trƣờng Cao đẳng du lịch Hà Nội, 2009 4.ThS Phạm Mỹ Hạnh, Bài giảng Quản trị văn phịng, Học viện cơng nghệ bƣu viễn thơng, 2007 5.PGS.TS Đồng Thị Thanh Phƣơng chủ biên, Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất Thống kê, 2007 6.Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chánh văn phòng, Nhà xuất Thống kê TP.HCM, 2005 7.Lê Minh Toàn, Hƣớng d n soạn thảo văn lĩnh vực thông tin truyền thông, Nhà xuất trị Quốc gia, 2012 8.MIKE HARVEY, Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê, 2004 176 ... 1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin 1.2.2 Chức quản. .. văn phòng theo xu hƣớng đại? 23 Chƣơng 2: Hoạt đ n quản trị văn p òn CHƢƠNG 2: HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 2.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN 2.1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 2.1.1.1 Lý phải quản. .. VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÕNG .1 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 QUẢN TRỊ