Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội đồng thời tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa của đất nước cũng tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay, Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, doanh nghiệp cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Việt Nam đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Bởi công tác văn thư không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi và truyền đạt lại các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Vì vậy, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HỒNG Mã SV : 1405QTVC017 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Mã SV: 1405QTVC017 Lớp: ĐH_QTVP14C Khoa: Quản trị Văn phòng Trong thời gian từ ngày 18 tháng 12 năm 2017 đến ngày 11 tháng năm 2018 em có hội thực tập Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam để nâng cao kiến thức thực tế nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam” Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu dựa kiến thức lý luận học nhà trường số liệu cung cấp Tổ Hành Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam tham khảo tạp chí, internet Vì kết nghiên cứu hồn tồn trung thực, có sai sót em xin hồn tồn chịu trách nhiệm DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Mặt cắt ngang góc văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 30 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Chi phí sửa chữa, mua thiết bị Văn phòng 31 Bảng 2.2 Trang thiết bị dùng cho Văn thư 32 Bảng 2.3: Thống kê tổ chức nhân làm công tác văn thư đến năm 2017 33 Bảng 2.4: Mẫu sổ chuyển giao văn đến Tổng công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 38 Bảng 2.5: Thống kê số lượng văn đến Tổng cơng ty Truyền hình cáp Việt Nam năm 2016-2017 39 Bảng 2.6 Thống kê số lượng văn Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016-2017 44 Bảng 2.7: Trang thiết bị dùng cho Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình cáp Việt Nam 51 Bảng 2.8: Hoạt động đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 54 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Số lượng văn đến Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016-2017 39 Biểu đồ 2.2: Số lượng văn Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016- 2017 .45 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiêm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu .3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Bố cục khóa luận CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn thư 1.1.2 Khái niệm Tổ chức 12 1.1.3 Khái niệm quản lý 13 1.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý văn thư 15 1.2.1 Nội dung công tác tổ chức văn thư 15 1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 17 Tiểu kết Chương 22 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM 23 2.1 Khái qt chung Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Vệt Nam Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 23 2.1.1 Q trình phát triển Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng Cơng ty Truyền hình cáp Việt Nam .24 2.1.3 Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam .27 2.2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 28 2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam .28 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam .52 Tiểu kết chương 59 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM .60 3.1 Đánh giá công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 60 3.1.1 Đánh giá công tác tổ chức văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 60 3.2 Nguyên nhân kết đạt hạn chế tồn công tác tổ chức quản lý văn thư .63 3.2.1 Nguyên nhân kết đạt 63 3.2.2 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 64 3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam 64 3.3.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức 65 3.3.2 Nhóm giải pháp tổ chức máy 67 3.3.3 Nhóm giải pháp nghiệp vụ 69 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội đồng thời tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hóa đất nước tạo tiền đồ mới, đưa công đổi bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành cơng đổi đến nay, Việt Nam dành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý Nhà nước, trình độ cán công chức Trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, doanh nghiệp cần đẩy mạnh Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố, Việt Nam tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yêu cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lý mà cơng tác văn thư – lưu trữ đóng vai trị quan trọng Bởi cơng tác văn thư không phương tiện cần thiết để ghi truyền đạt lại định quản lý trình hoạt động quan, đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Vì vậy, cơng tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Để nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức đắn tầm quan trọng công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thơng tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phịng Cơng tác văn thư – lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu văn phòng, nằm hệ thống quản lý Nhà nước Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam đơn vị truyền hình trực thuộc Đài truyền hình Việt Nam, trình hoạt động hàng năm Tổng công ty ban hành khối lượng văn lớn để quản lý, điều hành hoạt động đơn vị thành viên, đồng thời tiếp nhận khối lượng lớn công văn, tài liệu quan Nhà nước đơn vị trực thuộc gửi tới Đây khối lượng tài liệu quan trọng cần tổ chức lưu trữ cách khoa học bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác sử dụng sau Hiện nay, hoạt động Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp, Văn phịng đơn vị chịu trách nhiệm việc tổ chức quản lý công tác văn thư quan đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Bên cạnh kết đạt công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam, cịn vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh bổ sung cách thức tổ chức quản lý nhân lực, trang thiết bị Nhận thức vấn đề q trình thực tập thực tế Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam, kết hợp với kiến thức lý luận, lý thuyết, lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác văn thư Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tơi đưa giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức quản lý công tác văn thư Nhiêm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tổng hợp lý luận hoạt động tổ chức quản lý văn thư - Tìm hiểu, thu thập, phân tích, đánh giá cơng tác tổ chức quản lý văn thư - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức quản lý văn thư hoạt động văn phòng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam Lịch sử nghiên cứu Cho đến thời điểm có nhiều sách báo tạp chí,… viết nội dung công tác văn thư Cụ thể: * Các giáo trình: - Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân: Giáo trình cung cấp kiến thức tổng hợp văn phòng, tổ chức văn phòng nghiệp vụ văn phịng có cơng tác văn thư Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu sở lý luận để tác giả sâu nghiên cứu nội dung có liên quan đến công tác văn thư - Trần Kiểm (2009), Những vấn đề khoa học quản lý giáo dục, NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội: Giáo trình cung cấp kiến thức tổng hợp quản lý, từ chúng tơi làm để sâu tìm hiểu nội dung quản lý văn thư Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn Đảng Nhà nước công tác ban hành văn công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải: Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu văn làm sở pháp lý, để đối chiếu so sánh đề xuất giải pháp dựa sở pháp luật - Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư, NXB Giao thơng vận tải - Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007: Giáo trình cung cấp mặt lý luận chung công tác văn thư vấn đề liên quan * Đề tài khóa luận: - Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư công ty cổ phần giấy An Hịa” - Trần Thị Thúy (2013) Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” - Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Lao động thương binh xã hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội Khóa luận cung cấp cho tác giả kiến thức liên quan đến hoạt động văn thư sở thực tế để so sánh hoạt động văn thư quan khác, từ đưa nhận định đánh giá đắn, khách quan Đồng thời sở để đưa hướng giải pháp khắc phục vấn đề tồn cho nghiên cứu sau Trong trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu đề tài, thấy chưa có đề tài nghiên cứu cơng tác văn thư Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam lý luận thực tiễn Thông qua đề tài “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam” góp phần nâng cao hiệu thực công tác văn thư văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam đóng góp cho nghiên cứu khoa học tác giả nghiên cứu lý luận để làm đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam từ tháng 01 năm 2016 đến hết năm 2017 Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian nghiên cứu: Tháng 01 năm 2016- tháng 12 năm 2017 - Không gian: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam Giả thuyết nghiên cứu Dựa mục tiêu nghiên cứu, chúng tơi tìm hiểu nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư Tổng Cơng ty Truyền hình cáp Việt Nam Thơng qua việc khảo sát, tác giả tìm tồn tại, hạn chế việc tổ chức quản lý công tác văn thư tổng cơng ty Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm khắc quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước,… để tồn thể Cán cơng chức quan nắm bắt cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Rà soát lại hệ thống văn quy định cơng tác văn thư cịn có hiệu lực quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến văn Ngồi văn Tổng Cơng ty quán triệt, yêu cầu đơn vị thực Quy chế Văn thư áp dụng thống đơn vị trực thuộc, cần phổ biến thêm số văn liên quan đến danh mục bí mật quan, văn ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nộp lưu vào Lưu trữ quan Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam… - Đối với Cán bộ, công nhân viên: Hoạt động nâng cao nhận thức cho Cán bộ, công nhân viên chức công tác văn thư như: Đổi nhận thức cho cán bộ, viên chức hình thức xuống sở phổ biến trao đổi, mở lớp tập huấn nghiệp vụ, đưa tin lên trang web ngành, phơ tơ tài liệu Qua giúp Cán bô hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư Cán Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Một yêu cầu cơng tác văn thư phải bảo đảm bí mật văn Do đó, ngồi việc nắm vững danh mục tuyệt mật, tối mật quan để xử lý quy trình, văn thư quan cịn phải cẩn thận phát ngơn Ngồi cán văn thư phải tự đánh giá hoạt động cơng tác phụ trách, n tâm cơng tác, xem cơng tác đảm nhiệm sợi đỏ 66 xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu thông tin, văn làm việc quan, tổ chức Muốn thơng tin có chất lượng, đạt yêu cầu, văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ công tác văn thư, Văn thư quan tồn thể cán bộ, cơng chức nổ lực phấn đấu để hồn thành nhiệm vụ 3.3.2 Nhóm giải pháp tổ chức máy Hiện nay, máy quản lý Nhà nước ta nhiều bất cập như: Bộ máy cồng kềnh, thủ tục hành giải tốn nhiều thời gian, gây khó khăn cho cơng dân Vì máy Nhà nước có nhiều ảnh hưởng có tính định quan, tổ chức Điều ảnh hưởng nhiều đến công tác tổ chức máy Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam Để hồn thiện máy làm việc Cơng tác văn thư Văn phịng, Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam cần kiện tồn lại máy, có phân cơng cơng việc hợp lý để giảm bớt biên chế khối lượng công việc giao cho nhân viên hợp lý, tránh trường hợp người phải làm nhiều công việc Tiếp tục hoàn thiện quy chế xây dựng ban hành, phổ biến đến đơn vị, quan thực tốt quy chế văn thư chế tài xử lý Đồng thời phổ biến tới toàn thể cán làm việc quan thực tốt công tác tổ chức Bên cạnh đó, tổ chức bố trí nơi làm việc tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hồn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học Chính vậy, việc bố trí, xếp trí nơi làm việc nhân tố định tới chất lượng, hiệu công việc Bàn làm việc nên xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải cơng việc cách nhanh gọn, xác 67 Thực tế Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam trình bày phần thực trạng, việc xếp, bố trí vị trí ngồi theo tính chất văn phịng mở, đồng thời việc phân cơng công việc phù hợp với cá nhân chưa quan tâm thực Việc thực công việc đơn mang tính chất “việc tới tay người làm” nên hiệu công việc tốc độ thực công việc cao điểm chưa phát huy cao khả thực Ban lãnh đạo khối văn phịng nên có ý kiến đạo tới Ban Giám đốc việc đề xuất thêm vị trí nhân viên làm cơng tác văn thư nhằm cắt cử, bố trí nhân viên theo nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn …theo vị trí ngồi phịng làm việc cố định, ví dụ như: Nhân viên tiếp nhận văn nên bố trí ngồi đầu bàn, cửa vào sau đến nhân viên kiểm tra vào sổ văn đi, nhân viên photo lưu văn thư, đến nhân viên chuyển giao văn bản,… Nhân viên văn thư cần ý: + Chỉ để bàn làm việc giấy tờ liên quan cần thiết + Những hồ sơ, tài liệu sau giải xong cần chuyển + Tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà cần xếp vào tủ, kệ, giá + Đối với giấy tờ chưa giải quyết, cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn Thực yêu cầu tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng hứng khởi, tư sáng tạo nhân viên văn thư Để nâng cao suất, chất lượng công việc tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) bố trí đặt bàn uống nước nhân viên văn thư lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái Con người làm việc tốt mang lại hiệu cao tư làm việc gượng ép, khơng thoải mái cách bố trí cơng việc thiếu khoa học Do để cơng việc thực cách hiệu quả, nhanh chóng nhất, cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi bố trí tổ chức cơng việc cách khoa học cần thiết 68 Hiện tại, khối lượng cơng việc, số lượng văn hình thành ngày nhiều Tuy nhiên, văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam có hai nhân viên văn thư, kiêm lưu trữ Vì để đảm bảo cho công tác thực cách tốt có hiệu cần bố trí thêm nhân có trình độ Cao đẳng văn thư trở lên tuyển dụng theo quy định nhà nước Xây dựng quy chế tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ hợp lý Khi có quy chế làm việc, quy trách nhiệm cho cá nhân, việc ký văn bản, xử lý văn Cơ quan Bộ phận văn thư Cơng ty có 02 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ, họ người trải qua nhiều năm công tác nên thân họ đúc rút khơng kinh nghiệm q báu Tuy nhiện, trước có cán tham dự khóa đào tạo bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ ngắn hạn nên mặt trình độ chuyên mơn họ cịn có phần hạn chế Trên thực tế thấy rằng, công tác văn thư thực cách nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật hay khơng, phần lớn phụ thuộc vào lực trình độ Cán , cơng nhân viên văn thư Theo tác giả, để nâng cao chất lượng hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam, trước tiên cần phải bố trí, xếp nhân theo hướng bổ sung thêm cán trẻ tuổi có lực, trình độ chun mơn, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng đại máy vi tính, máy photo đặc biệt có trình độ ngoại ngữ tốt Sự kết hợp hài hòa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với người có kiến thức chun mơn vững vàng chắn đưa công tác Văn thư – Lưu trữ Cơng ty hoạt động có suất, chất lượng hiệu cao 3.3.3 Nhóm giải pháp nghiệp vụ Muốn cơng tác văn thư đạt chất lượng, vai trị quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo Văn phòng cần tổng hợp, nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Thủ trưởng vận dụng quan 69 Trong năm 2017, Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam phối hợp với quan, trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn thư tập huấn công tác Văn thư Tuy đạt kết định cán văn thư đơn vị trực thuộc chưa đáp ứng trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư nên việc áp dụng vào thực tiễn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết mong muốn Do đó, qua đánh giá thực trạng, mặt cịn hạn chế, Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam tiếp tục phối hợp với sở đào tạo nghiệp vụ văn thư tổ chức tập huấn, chủ yếu đề cập sâu vào công việc làm chưa tốt, cịn vướng mắc, khó khăn Tập huấn thực hàng năm công tác đạt yêu cầu Đồng thời, Tổng Công ty cần quan tâm công tác này, thường xuyên tổ chức tập huấn cho quan, đơn vị trực thuộc để có thống thực hoạt động quan • Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn bản: Lãnh đạo cần xây dựng ban hành văn mang tính chuẩn hóa theo tình hình thực tế Văn phịng Tổng Cơng ty để hướng dẫn nghiệp vụ Việc xây dựng văn phải dựa vào văn quy định quan nhà nước quản lý văn thư tình hình hoạt động, lực trình độ cán Xây dựng quy trình nghiệp vụ văn thư cách khoa học chuẩn hóa để cán dễ dàng thực thang đo để đánh giá hiệu thực cơng việc Văn phịng Tổng Cơng ty nên tìm tịi học hỏi thêm mơ hình xây dựng quy trình quan khác đặc biệt doanh nghiệp tư nhân áp dụng Cán văn thư quan cần kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn thức, kỹ thật trình bày văn Muốn thực tốt nhiệm vụ, văn thư quan việc phải nắm vững thể thức kỹ thuạt trình bày văn Tổng Công ty hướng dấn áp dụng thống ngành cịn phải có lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Lãnh đạo văn phòng để xử lý vướng mắc, khó khăn 70 • Đổi cơng tác quản lý văn Văn phịng Tổng Cơng ty truyền hình Cáp Việt nam: Các phịng, ban chuyên môn tự chịu trách nhiệm nội dun, hình thức văn phận soạn thảo trình Lãnh đạo ký trực tiếp Như trình bày phần thực trạng, phịng văn thư quan cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo việc sử dụng máy tính vào cơng tác vào sổ văn áp dụng thực Tuy nhiên, công tác vào số văn cứng chưa quan tâm, việc quản lý văn sổ cần có quy định rõ ràng việc sử dụng, đơng thời cần có loại sổ khác để quản lý sử dụng cần thiết Bên cạnh đó, việc quản lý văn máy tính cần lập file, có phần mềm khác để quản lý văn bản, việc giúp cho cơng tác tìm kiếm văn nhanh chóng, khơng gặp khó khăn Hạn chế việc văn để tránh sai sót tói những nơi cần gửi văn Chỉ văn có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, phịng, ban có trách nhiệm để giải Việc y văn gửi mang tính chất để biết nên hạn chế, thơng báo qua họp đưa lên mạng,… • Nâng cao cơng tác lập hồ sơ,nộp hồ sơ lưu trữ hồ sơ: Lãnh đạo quan cần nghiên cứu, sửa đổi lấy ý kiến việc xây dựng danh mục hồ sơ theo quy định Nhà nước Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Lãnh đạo phịng, ban có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu phịng vào Lưu trữ quan Trên sở lãnh đạo phịng cần phân cơng trách nhiệm cho cá nhân phịng lập hồ sơ việc mà phòng giao chủ trì thực sau tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cá nhân sau công việc giải xong quản lý hồ sơ phịng chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan, tổ chức lựa chọn nộp 71 lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ trường theo thời hạn quy định Các Cán phòng đảm nhiệm theo mảng công việc riêng xác định hồ sơ cần lập để phục vụ cho cơng việc Ví dụ: Hồ sơ công tác thi đua khen thưởng, công tác cán hay công tác nghiên cứu khoa học bao gồm văn liên quan lập thành hồ sơ bao gồm tài liệu liên quan theo mảng Điều có ích thuận tiện cho người đảm nhiệm trực tiếp cơng việc lãnh đạo giao phó • Đẩy mạnh việc kiểm tra đánh giá thực tổ chức quản lý công tác văn thư: Để đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt, Lãnh đạo quan cần triển khai, gửi kịp thời văn cấp trên, đồng thời tham mưu ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn Thường xuyên phân công cán phụ trách đơn vị xuống sở, kiểm tra việc thực văn hướng dẫn, quy định công tác văn thư 72 KẾT LUẬN Trong bối cảnh nước ta tiến hành cải cách hành chính, cơng tác văn thư,lưu trữ đóng vai trị vơ quan trọng vào hoạt động quản lý hành nhà nước Các hoạt động quan tổ chức sản sinh khối lượng lớn văn bản, cần tổ chức quản lý văn cách khoa học, hiệu để tránh sai sót, khơng thống q trình cung cấp thơng tin quản lý cho lãnh đạo, đề tài “Nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam” đáp ứng phần yêu cầu nói Như qua trình thực tập Văn phịng Tổng Cơng ty, chúng tơi tìm hiểu khảo sát đánh giá công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam nhằm làm rõ thêm kiến thức lý luận đánh giá hoạt động tổ chức quản lý văn thư thực tế Trong trình làm việc, tác giả nhận giúp đỡ từ Lãnh đạo Văn phịng, cơ, chị phận văn thư phận khác Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam Do thời gian kiến thức cịn hạn chế đề tài cịn nhiều thiếu sót, tác giả cố gắng tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện đề tài để giúp nâng cao hiệu tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp thời gian tới Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường ĐH Nội Vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, giảng viên Khoa Quản trị Văn phịng nói chung ThS Đặng Văn Phong tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm để tác giả hồn thành khóa thực tập đề tài khóa luận Tác giả xin chân thành cảm ơn chú, anh chị Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam đặc biệt phận Hành tiếp nhận nhiệt tình hướng dẫn nghiệp vụ thời gian qua Tác giả xin chân thành cảm ơn! 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn Nhà nước quy định công tác văn thư [1]- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015), Công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đến, văn lập hồ sơ môi trường mạng [2]- Quốc Hội (2015), Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 [3]- Quốc Hội (2015), Luật Lưu trữ năm 2015 [4]- Chính Phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư [5]- Chính Phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng 02 năm 2010 Chính phủ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐCP Chính phủ ngày 31 tháng 10 năm 2004 Cơng tác văn thư [6]- Chính Phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu [7]- Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [8]- Bộ Nội Vụ (2013), Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức [9]- Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan [10]- Bộ Nội Vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư 74 Các giáo trình [11]- Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học quản lý, NXB Trường Đại học giáo dục, Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội [12]- Thuyết quản lý hành Henry Fayol [13]- Paul Hersey KenBlanc Heard, giáo trình“Quản lý nguồn nhân lực” [14]- Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB Khoa Học Kỹ Thuật -2001 [15]- Những vấn đề cốt yếu quản lý NXB Khoa học - Kỹ thuật, 1993 [16]- Tâm lý học dân tộc, NXB Khoa học xã hội 2013 [17]- Trần Kiểm (2009), Những vấn đề khoa học quản lý giáo dục, NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội [18]- Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội 2001 [19]- Nhóm lớp QLKT4-K19 ĐH Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội, Khái niệm nội dung quản lý [20]- Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp quản lý công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội [21]- Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Hồng Đức [22]- Thuyết quản lý theo khoa học Frederick Winslow Taylor [23]- Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương, Giáo trình hành vi tổ chức, NXB Kinh tế Quốc dân, Các Đề tài nghiên cứu [23]- Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp “ Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động Thương binh xã hội” [24]- Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “ Tổ chức công tác văn thư HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh” [25]- Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư tạ công ty cổ phần giấy An Hịa” [26]- Trần Thị Thúy (2013) Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng biện pháp hoàn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” 75 PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM TỔNG GIÁM ĐỐC HỒNG NGỌC HUẤN P.TƠNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN VĂN NINH P.TÔNG GIÁM ĐỐC BÙI HUY NĂM KHỐI KINH QUẢN LÝ ( VĂN PHÒNG) VĂN PHÒNG TỔNG VĂN PHỊNG ĐẢNG CƠNG TY VÀ ĐỒN THỂ BAN PHÁP CHẾ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TT QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ, TÀI CHÍNH KHỐI KỸ THUẬT TT KT SẢN XUẤT TT CƠNG NGHỆ CHƯƠNG TRÌNH THƠNG TIN TT KT TRUYỀN DẪN PS PHÒNG PHẦN MỀM TT KT HẠ TẦNG TT NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG & PTCN CHI NHÁNH TRUNG TÂM DV NỘI DUNG SỐ TRUNG TÂM BẢO HÀNH PHÒNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ TT VIỄN THÔNG & KSCL HẠN TẦNG P.TÔNG GIÁM ĐỐC TẠ SƠN ĐÔNG P.TÔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN TUẤT ANH KHỐI KINH DOANH, DỊCH VỤ TT TRUYỀN BAN CL VÀ PT THÔNG VÀ KINH DOANH MARKETING KINH DOANH BẢN QUYỀN TRUNG TÂM DV KHÁCH HÀNG PHÒNG ĐIỀU HÀNH BÁN HÀNG TOÀN QUỐC TRUNG TÂM QUẢN LÝ THUÊ BAO TRUNG TÂM VTVCAB HOATEL BÁN HÀNG TỒN QUỐC CƠNG TY CON VTVCAB VITA VTVCAB CMC VTVCABLIVE CÔNG TY LIÊN KẾT SMART MEDIA TNHH MSTN VTV HUYN DAI VTV CAP NAM ĐỊNH KHỐI NỘI DUNG TRUNG TÂM SX NỘI DUNG THỂ THAO HÀ NỘI MIỀN BẮC CHI NHÁNH MIỀN TRUNG MIỀN NAM HỢP TÁC LIÊN DOANH PHỤ LỤC 2: Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM CHÁNH VĂN PHỊNG NGUYỄN QUỐC ANH PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG NGUYỄN TUẤN ANH BỘ PHẬN TỔNG HỢP BỘ PHẬN TÀI CHÍNH BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN TRỊ PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM PHỤ LỤC 4: MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM Một góc làm việc Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam Quầy lễ tân tầng Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam Quầy lễ tân tầng trước Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam Lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ soan thảo văn Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam ... NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM .60 3.1 Đánh giá công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Tổng Cơng ty. .. CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM 23 2.1 Khái quát chung Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Vệt Nam Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam. .. cứu công tác văn thư Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam lý luận thực tiễn Thông qua đề tài ? ?Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Tổng Cơng ty Truyền hình Cáp Việt Nam? ?? góp phần nâng