Từ cuốn sổ đăng bộ, chúng ta có thể lọc ra số liệu HS lớp đầu cấp (đầu vào), số liệu HS bỏ học giữa chừng của khóa học, số liệu HS chuyển đi, chuyển đến hàng năm, số liệu HS đã hoàn thàn[r]
(1)VIỆC THỰC HIỆN HỒ SƠ QUẢN LÝ HỌC SINH TẠI CÁC TRƯỜNG PHỔ THÔNG
Nguyễn Huỳnh Vân Hồ sơ sổ sách, số nói Nếu người thực và đủ, nói hộ cho người Người viết Lời người viết: Nội dung viết vấn đề khơng có Tuy nhiên ý định người viết nhằm trình bày ý kiến cá nhân việc thực số hồ sơ quản lý học sinh trường phổ thông Đọc hết bài, bạn đọc thấy chi tiết cần thiết nhiều điều thú vị.
Các ý kíến để bạn đọc tham khảo, khơng mang giá trị hướng dẫn những người có thẩm quyền ngành hướng dẫn việc thực hiện.
Xin cảm ơn bạn đọc.
* * *
Nhiệm vụ quản lý học sinh (HS) trường phổ thơng phân thành hai lĩnh vực: quản lý số lượng quản lý chất lượng. Tùy theo nội dung quản lý lĩnh vực, nhà trường phải thực loại hồ sơ phục vụ cho yêu cầu quản lý HS
Để quản lý chặt chẽ số lượng HS thuộc địa bàn trách nhiệm, nhà trường phải thực loại hồ sơ hồ sơ huy động HS vào trường, đặc biệt HS đầu cấp học; vận động HS bỏ học trở lại trường; hồ sơ HS bỏ học chừng; hồ sơ HS chuyển đi, chuyển đến, lên lớp, lưu ban, rèn luyện kỳ nghỉ hè Mỗi loại hồ sơ có kèm chứng từ theo quy định Bên cạnh cịn phải ghi nhận lưu trữ đầy đủ chi tiết trình học tập HS thời gian em học trường suốt khóa học vào hồ sơ liên quan
Về quản lý chất lượng, nhà trường phải thực nhiều loại hồ sơ liên quan đến hoạt động dạy-học hoạt động khác tổ chức trường theo yêu cầu nhiệm vụ năm học
Bài viết trình bày vấn đề liên quan đến việc thực số hồ sơ quản lý HS tạm gọi quản lý mặt số lượng. Ý kiến người viết ý kiến cá nhân để bạn đọc tham khảo
Có thể nêu loại hồ sơ sổ sách, chứng từ liên quan sau: - Sổ đăng
- Sổ phổ cập giáo dục
- Sổ theo dõi tình hình HS bỏ học (Điều lệ nhà trường không nêu trường thực theo yêu cầu ngành) Chứng từ HS bỏ học
(2)- Học bạ HS
- Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp) - Sổ theo dõi HS chuyển kèm chứng từ chuyển
- Sổ theo dõi HS chuyển đến kèm chứng từ chuyển đến - Sổ ghi đầu (trung học)
- Sổ cấp văn tốt nghiệp (trung học)
- Sổ cấp Giấy chứng nhận hồn thành chương trình lớp cấp Trung học phổ thông
Những chứng từ liên quan:
- Hồ sơ nhập học HS lớp (trường tiểu học) - Hồ sơ tuyển sinh vào lớp (trường trung học sở) - Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 (trường trung học phổ thơng)
- Hồ sơ xét hồn thành chương trình tiểu học (thực theo đối tượng quy định) - Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp trung học sở (trường trung học sở)
- Kết Tốt nghiệp trung học phổ thông (trường trung học phổ thông) - Các Biên họp xét hạnh kiểm HS (cuối năm học)
- Các Biên họp xét lên lớp, lưu ban, thi lại, rèn luyện kỳ nghỉ hè
- Danh sách HS lên lớp; danh sách HS lưu ban; danh sách HS thi lại; danh sách HS rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè có
- Kết thi lại (bài thi lại, bảng điểm…)
- Biên họp xếp loại lại sau HS rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè; sau có kết thi lại
- Danh sách HS thi lại lên lớp có bổ sung HS vào danh sách lớp năm học
- Danh sách HS sau thi lại phải lưu ban; HS phải lưu ban sau rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè có
- Danh sách HS bỏ học chừng năm học - Danh sách HS bỏ học hè
- Danh sách HS có nguy bỏ học (đang học)
- Hồ sơ vận động HS bỏ học trở lại trường (bỏ học lúc học bỏ học năm học trước)
- Hồ sơ HS xin chuyển - Hồ sơ HS chuyển đến
(3)Có hồ sơ, sổ sách, chứng từ thuộc lĩnh vực quản lý chất lượng phục vụ cho yêu cầu quản lý số lượng mà thấy qua phân tích (như sổ theo dõi kết kiểm tra, đánh giá HS; sổ gọi tên ghi điểm; sổ cấp văn v.v…)
Các tác giả có hướng dẫn cách ghi sổ Những nhân viên nhà trường phân công thực quản lý loại sổ cần xem kỹ hướng dẫn để thực
Để bạn đọc tham khảo thêm, tơi xin có ý kiến xung quanh việc thực vài loại hồ sơ, sổ sách, chứng từ nêu:
* Về SỔ ĐĂNG BỘ:
Hiệu trưởng phải phân công người phụ trách vào sổ quản lý sổ (bằng văn bản)
Sổ dùng để ghi tên HS VÀO LỚP ĐẦU CẤP (mới tuyển) hàng năm học; HS NƠI KHÁC CHUYỂN ĐẾN MỚI BĂT ĐẦU HỌC TẠI TRƯỜNG;
HS (của trường) ĐÃ BỎ HỌC TỪ NHỮNG KHÓA HỌC TRƯỚC, trở lại học
Cần lưu ý để vào sổ đối tượng, tránh nhầm lẫn
Đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối sổ; đóng dấu giáp lai trang Việc mở sổ phải thực từ lúc thành lập trường thực liên tục từ sau Chỉ giải thể trường trường ngưng hoạt động vĩnh viễn kết thúc sổ (đóng sổ)
Sổ phải ghi thứ tự QUYỂN SỐ …. từ tờ bìa Việc ghi số thứ tự sổ phải thực liên tục mở sổ
Vì tính đến nay, trường bạn thành lập 30 năm, giả sử hai năm học thực hết đến trường bạn viết đến số 15 Mười lăm quyển sổ đăng phải lưu giữ đầy đủ sổ phải quản lý không thời hạn (từ thời hiệu trưởng sang thời hiệu trưởng khác).
Trước viết sổ phải ghi KHÓA HỌC đầu trang
Ở trường tiểu học, một khóa học có năm học (từ năm lứa HS vào lớp năm sau cùng- lớp mà lứa HS hồn thành chương trình tiểu học trường)
Ở trường trung học sở, một khóa học có năm học (từ năm lứa HS vào lớp năm sau cùng- lớp mà lứa HS công nhận tốt nghiệp trung học sở trường)
Ở trường trung học phổ thơng, một khóa học có năm học (từ năm lứa HS vào lớp 10 năm sau cùng- lớp 12 mà lứa HS tốt nghiệp trung học phổ thơng trường)
Chẳng hạn khóa học rồi, ghi sau:
(4)chương trình tiểu học trường năm 2012 CHƯA hồn thành chương trình tiểu học rời trường năm 2012)
Trung học sở: ghi KHÓA HỌC 2008 – 2012 (số HS vào sổ học lớp từ năm học 2008-2009 năm học cuối khoá học 2011-2012 Các HS cơng nhận tốt nghiệp THCS trường năm 2012 CHƯA công nhận tốt nghiệp THCS rời trường năm 2012)
Trung học phổ thơng: ghi KHĨA HỌC 2009 – 2012 (số HS vào sổ học lớp 10 từ năm học 2009-2010 năm học cuối khố học 2011-2012 Các HS tốt nghiệp THPT trường năm 2012 CHƯA tốt nghiệp THPT rời trường năm 2012).
Nhà trường quản lý trình học tập HS suốt khóa học từ HS vào học năm hoàn tất cấp học trường (hoặc rời trường) Những HS nơi khác chuyển đến năm vào học không thiết lớp 1, lớp lớp 10 Các em chuyển đến học lớp cao hơn, vào sổ khóa học mà năm HS chuyển đến
Khơng nên lầm lẫn KHĨA HỌC NĂM HỌC để ghi sổ cho
+ Cột (1) ghi SỐ THỨ TỰ.
Trước vào sổ phải tập hợp đầy đủ danh sách HS lớp đầu cấp, xếp thứ tự tên theo A, B, C cho lớp (danh sách lớp 1, 6, 10 chứng từ minh chứng phải lưu đầy đủ hàng năm học)
Có thể có hai cách để đánh số thứ tự số đăng bộ HS vào sổ đăng (ví dụ trường tiểu học):
Cách 1: Viết danh sách lớp Ví dụ danh sách HS lớp 1A viết trước, sau viết tiếp danh sách lớp 1B… Viết đến lớp cuối cùng, sau đánh số thứ tự từ họ tên HS đến HS cuối toàn khối lớp
Cách 2: Trộn họ tên HS toàn khối xếp tên theo thứ tự A, B, C Sau viết vào sổ từ họ tên HS HS cuối toàn khối lớp đánh số thứ tự Cách viết không đảm bảo họ tên HS liền kề sổ HS lớp, bất tiện đếm thống kê HS lớp Số chữ số vào sổ đăng tùy nhà trường quy định thường sau số đăng bộ, người ta hay cho dấu gạch chéo (/) viết tiếp năm vào học HS
Ví dụ HS Nguyễn Văn A có số đăng 005/2012 hiểu em có số thứ tự (cũng số đăng bộ) 005, vào học lớp năm 2012.
Sau vào sổ đầy đủ số HS đầu cấp thức, phần vào sổ HS nơi khác chuyển đến cho số thứ tự (số đăng bộ) tiếp tục Cần đảm bảo thứ tự thời gian mà HS xin chuyển đến vào sổ: HS chuyển đến trước ghi trước; HS chuyển đến sau ghi sau
(5)Những HS bỏ học chừng, sau vận động trở lại học cùng khóa học mà HS học dở dang tìm tên họ HS mà trước vào sổ để cập nhật ngày trở lại học, lớp KHÔNG GHI TÊN THÊM NHỮNG HS NÀY VÀO SỔ khóa học có HS nhập sổ hai lần, có hai số đăng khơng (khi làm thống kê số liệu dư HS)
Cách viết phải lưu ý là trong khóa học, khơng có HS nào trùng số đăng với Mỗi HS cắp sách đến trường phải có số đăng bộ trong suốt thời gian học khóa học.
Việc thực trường trung học sở trường trung học phổ thông tương tự ví dụ tiểu học nói
Số đăng HS ghi vào học bạ hồ sơ khác có liên quan đến HS suốt khóa học mà nhà trường quản lý trình học tập HS Cịn cách viết cho số thứ tự không phổ biến mà trường học trước giải phóng hay thực cho số thứ tự kể từ khóa học trường thành lập đánh số liên tục cho khóa học tiếp theo, khơng trở lại số Với cách viết này, HS học khóa sau có số đăng lớn, có tới số nghìn chục nghìn
Vì gia đình, anh chị em học trường người học trước (đàn anh) có số đăng nhỏ người học sau (đàn em)
Số đăng cá nhân HS mang nhiều ý nghĩa Nhớ xưa tơi học tiểu học có số đăng 1035/58 nghĩa vào lớp Năm (bây gọi lớp 1) năm 1958 và có số thứ tự 1035 Khi vào học trung học, tơi có số đăng 5009/63 nghĩa vào lớp Đệ Thất (bây gọi lớp 6) năm 1963 có số thứ tự 5009.
Các số đăng nhớ đến nhớ lại nó, tự nhiên nhớ mái trường học, nhớ Thầy, Cơ, bạn bè hồi thuở cịn học trị nhớ những kỷ niệm lúc học.
+ Cột (9) ghi VÀO TRƯỜNG (năm học, lớp, lý do)
Cột sổ chừa dòng trống để ghi q trình học tập HS suốt khóa học Mỗi dòng phải ghi tên lớp, năm học mà HS có tham gia học tập Nếu HS tiểu học học đủ năm học, năm lên lớp phải ghi đủ dịng (từ lớp đến lớp 5); HS trung học sở học đủ năm học, năm lên lớp phải ghi đủ dịng (từ lớp đến lớp 9); HS trung học phổ thông học đủ năm học, năm lên lớp phải ghi đủ dịng (từ lớp 10 đến lớp 12)
Nếu năm sau lưu ban sang dịng năm học trước, dòng ghi cho năm học sau phải ghi tên lớp lưu ban học lại ghi lý LƯU BAN với điều kiện HS đó phải có mặt học năm sau ngồi lại lớp phải lưu ban.
(6)Những HS bỏ học chừng khóa học trở lại học cập nhật vào cột (9) ngày, tháng, năm trở lại học, tên lớp (ghi tiếp vào dòng kế lớp mà lúc trước HS bỏ học), lý do: trở lại học
+ Cột (10) ghi RA TRƯỜNG (năm học, lớp, lý do)
Khi cập nhật cột này, nên hiểu RA TRƯỜNG ngày HS RỜI KHỎI TRƯỜNG với lý không hiểu đơn “Tốt nghiệp trường” Vì lý đó, HS khơng tiếp tục học trường nữa, sau hiệu trưởng xác nhận (bằng chứng từ minh chứng) phải lập tức cập nhật ngày “ra trường” HS
kể từ ngày nhà trường khơng chịu trách nhiệm quản lý HS nữa.
Có thể nêu trường hợp sau đây:
- Đối với các HS bỏ học chừng lúc học, sau thực đủ quy trình vậnđộng HS trở lại học khơng thành cơng, sau có danh sách HS bỏ học được hiệu trưởng xác nhận, xem HS “ra trường” cập nhật vào cột này ngày, tháng, năm “ra trường”, ghi lý bỏ học
- Đối với trường hợp HS xin chuyển lúc học hè, chúng ta xem HS “ra trường” Sau có đầy đủ hồ sơ hiệu trưởng xác nhận ngày chuyển đi, cập nhật vào cột ngày, tháng, năm “ra trường”, ghi lý do chuyển kèm địa chuyển đi.
- Đối với HS lớp cuối cấp (lớp cuối khóa học) sau có kết xét duyệt hồn thành chương trình tiểu học (HS lớp 5), kết xét công nhận tốt nghiệp trung học sở (HS lớp 9), kết thi tốt nghiệp trung học phổ thông (HS lớp 12), cập nhật đầy đủ kết sau cho HS cột sau:
Những HS lớp 5: ghi HỒN THÀNH chương trình tiểu học CHƯA hồn thành chương trình tiểu học.
Những HS lớp 9: ghi TỐT NGHIÊP THCS CHƯA TỐT NGHIÊP THCS.
Những HS lớp 12: ghi TỐT NGHIỆP THPT hoặc CHƯA TỐT NGHIỆP THPT.
Khi cập nhật ngày “ra trường” sổ đăng bộ, nhớ phải cập nhật đồng thời vào loại sổ khác sổ theo dõi kết kiểm tra, đánh giá HS (tiểu học); sổ gọi tên ghi điểm (trung học); sổ chủ nhiệm; học bạ; sổ phổ cập giáo dục Khơng bỏ sót Trong sổ gọi tên ghi điểm lớp cuối cấp (trung học) trang ghi kết cuối năm, cột LÊN LỚP phải cập nhật kết HS TỐT NGHIỆP THCS (THPT) hay CHƯA Tốt nghiệp THCS (THPT)
Trong học bạ HS lớp cuối cấp, phần ghi kết học tập cuối năm cập nhật Những HS Chưa tốt nghiệp phải ghi CHƯA tốt nghiệp THCS (THPT), không ghi Ở LẠI LỚP
(7)Các loại chứng từ liên quan đến ngày “ra trường” HS phải đảm bảo tính pháp lý thủ tục hành chính, lưu giữ đầy đủ hàng năm học hồ sơ minh chứng cho việc ghi sổ đăng
+ Cột (11) ghi NĂNG LỰC ĐẶC BIỆT
Những HS có lực đặc biệt hiểu các HS giỏi đạt giải khen thưởng cập nhật vào năm học tương ứng mà HS đạt giải Chẳng hạn đạt giải Vở chữ đẹp; văn nghệ; mơn văn hóa; thể dục thể thao v.v… Cần ghi rõ đạt giải mấy, cấp
+ Cột (12) ghi ĐƯỢC CẤP BẰNG (Xếp loại TN; Số hiệu bằng; Ngày cấp)
Sau vào Sổ cấp văn tốt nghiệp (trung học sở trung học phổ thông), vào sổ để cập nhật cột “Xếp loại tốt nghiệp”; cột “Số hiệu bằng”; cột “Ngày cấp” cột 12 sổ đăng cho HS lớp 9, lớp 12
Những HS không tốt nghiệp để trống cột (10) ghi CHƯA TỐT NGHIỆP THCS (THPT)
Cuối trang sổ đăng phải kết toán số liệu theo yêu cầu kết toán theo trang, hiệu trưởng ký xác nhận
Mọi chỗ sửa chữa sổ đăng phải đồng ý xác nhận hiệu trưởng
Có thể ví SỔ ĐĂNG BỘ “SỔ HỘ KHẨU” trường - đại gia đình có đơng “con cháu” Nhưng “sổ hộ khẩu” đặc biệt có việc nhập tên HS mà khơng xóa bỏ tên HS Lý khơng xóa bỏ tên HS q trình học tập HS khóa học phải lưu nguyên trạng.
Từ sổ đăng bộ, lọc số liệu HS lớp đầu cấp (đầu vào), số liệu HS bỏ học chừng khóa học, số liệu HS chuyển đi, chuyển đến hàng năm, số liệu HS hoàn thành chương trình tiểu học, số liệu HS tốt nghiệp THCS (THPT) (đầu ra) để từ đánh giá HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO khóa học mà khơng cần truy tìm tài liệu khác
Nếu có nói học trường bạn lớp mấy, hồi năm nhờ sổ đăng bộ truy tìm lại xem có HS trường vào năm đó, khóa học đó hay khơng, có biết trình học tập anh ta, chẳng hạn học đến nơi đến chốn không, hồn thành cấp học chưa, có tốt nghiệp không, hay là bỏ học chừng v.v… Nếu truy khơng có tên sổ đăng lời nói là sai anh khơng HS trường tôi.
Như sổ đăng thực đầy đủ, xác trả lời cho biết tình trạng học tập người cụ thể trước người là HS trường.
* Về SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH HỌC SINH BỎ HỌC:
(8)Sổ để ghi tên HS bỏ học năm học hè năm học Không ghi tên HS xin chuyển đối tượng chuyển ghi vào Sổ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐI riêng
Mỗi năm học nhà trường phải ghi đầy đủ HS bỏ học năm học bỏ học hè; phân tích, thống kê đầy đủ số liệu HS bỏ học năm học, hè để làm báo cáo
Căn để vào sổ danh sách HS bỏ học chừng (trong năm học) lớp danh sách bỏ học hè toàn trường năm học hiệu trưởng ký xác nhận (hoặc ký duyệt)
Các hồ sơ vận động HS bỏ học trở lại trường, danh sách HS bỏ học lớp, danh sách HS bỏ học hè hồ sơ minh chứng cho việc vào sổ Nhà trường phải lưu đầy đủ hồ sơ cho năm học Các hồ sơ phải đảm bảo thủ tục hành có giá trị pháp lý
Nhà trường phải thực đầy đủ quy trình vận động HS bỏ học chừng trở lại trường Khơng cơng bố HS bỏ học chưa thông qua danh sách HS bỏ học với hiệu trưởng Chỉ có hiệu trưởng định (ký xác nhận ký duyệt) vào danh sách HS bỏ học lớp (trong năm học), danh sách HS bỏ học hè
- Quy trình vào sổ trường hợp HS bỏ học năm học:
Khi có HS bỏ học, nhà trường thực đủ bước vận động HS trở lại trường khơng thành cơng, HS bỏ học Đến thời điểm định (do nhà trường quy định), giáo viên chủ nhiệm lập danh sách HS bỏ học để báo cáo cho hiệu trưởng Trong danh sách phải xác định rõ HSđó bỏ học kể từ ngày, tháng, năm nào
Hiệu trưởng tập hợp danh sách HS bỏ học lớp để ký xác nhận (hoặc ký duyệt) chuyển cho nhân viên phụ trách quản lý SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH HS BỎ HỌC Nhân viên phải ghi tên HS bỏ học vào sổ ngay, không để chậm trễ đồng thời phải tập hợp lưu giữ đầy đủ hồ sơ vận động HS bỏ học danh sách HS bỏ học lớp hiệu trưởng chuyển giao để làm hồ sơ minh chứng cho việc vào sổ Khơng tự ý xố tên HS sổ sách; tự ý chuyển danh sách HS bỏ học cho nhân viên Nhân viên phụ trách ghi sổ không tự ý vào sổ khi chưa nhận danh sách HS bỏ học hiệu trưởng ký xác nhận ký duyệt.
Việc vào sổ thực thường xuyên năm học thời điểm định theo quy trình nói trên, khơng để dồn vào cuối học kỳ cuối năm học ghi
Mỗi vào sổ xong, nhân viên phụ trách báo cáo cho hiệu trưởng Lúc hiệu trưởng phải yêu cầu giáo viên cập nhật thời điểm HS bỏ học vào loại sổ khác như: Sổ theo dõi kết kiểm tra, đánh giá HS (tiểu học); Sổ gọi tên ghi điểm (trung học) (ở phần điểm danh HS); Sổ chủ nhiệm hồ sơ khác có liên quan đến HS bỏ học Còn văn phòng, nhân viên phụ trách sổ đăng bộ, sổ phổ cập giáo dục phải cập nhật thời điểm bỏ học HS vào sổ
(9)Việc cập nhật thời điểm HS bỏ học vào loại sổ có ý nghĩa quan trọng, nhà trường khơng nên chủ quan tại thời điểm đó, trường KHƠNG CÒN TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÁC HS ĐÃ BỎ HỌC
Nếu sau thời điểm HS bỏ học, có cố HS bỏ học (các em bị tai nạn giao thông, chết nước, vi phạm tệ nạn xã hội, tích v.v…trong hành chính) mà nhà trường chưa vào sổ theo dõi tình hình HS bỏ học, sổ đăng bộ, sổ phổ cập giáo dục; giáo viên chưa cập nhật thời điểm HS bỏ học vào sổ sách mà quản lý thì người ta truy cứu trách nhiệm nhà trường, trách nhiệm giáo viên chủ nhiệm sau kiểm tra hồ sơ quản lý HS trường (vì sổ sách, anh cịn quản lý HS đó chứ anh có nói bỏ học đâu!).
Nếu vào sổ, cập nhật đầy đủ, kịp thời vào loại sổ liên quan thì an tâm, sổ sách “nói hộ” cho chúng ta; khơng bắt lỗi trách nhiệm quản lý HS Trong trường hợp sổ sách “cứu” bàn thua trơng thấy! - Quy trình vào sổ trường hợp HS bỏ học hè:
Trước thời điểm báo cáo thức số liệu HS huy động năm học trên, nhà trường cần tổ chức đợt “điểm danh tồn trường” số HS có mặt học
Việc ghi sổ HS bỏ học hè của NĂM HỌC TRƯỚC
thựchiệnsau thời điểm nhà trường điểm danh tồn trường nói
Căn vào loại danh sách sau để điểm danh: Danh sách HS lớp đầu cấp (mới tuyển vào)
Danh sách HS lên lớp (thẳng) năm học trước HS xếp vào danh sách lớp (chính thức)
Danh sách HS rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè xét cho lên lớp (nếu có) (những HS đưa vào danh sách lớp mới)
Danh sách HS thi lại lên lớp (những HS xếp vào danh sách lớp mới)
Danh sách HS chuyển đến kể từ đầu hè tựu trường, có (rà sốt xem HS xếp vào lớp để điểm danh)
Danh sách HS lưu ban (ở lại hẳn) năm học trước (những HS xếp vào danh sách lớp cũ lại)
Danh sách HS rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè phải lưu ban (nếu có) (những HS xếp vào danh sách lớp cũ lại)
Danh sách HS thi lại phải lưu ban (những HS xếp vào danh sách lớp cũ lại)
(10)Sau điểm danh toàn trường, HS thuộc diện sau KHƠNG CĨ MẶT ĐI HỌC kể từ ngày tựu trường xếp HS vào đối tượng BỎ HỌC TRONG HÈ:
- HS năm học trước lên lớp;
- HS năm học trước lưu ban (ở lại hẳn);
- HS năm học trước phải rèn luyện kỳ nghỉ hè không lên lớp, nếu có;
- HS năm học trước lưu ban thi lại phải lại.
Nhà trường tổng hợp trường hợp để lập danh sách HS bỏ học hè (của năm học trước) cho toàn trường, hiệu trưởng ký xác nhận Xin nhấn mạnh phải có danh sách để làm hồ sơ minh chứng cho việc vào sổ Sau chuyển danh sách cho nhân viên phụ trách quản lý sổ theo dõi tình hình HS bỏ học để vào sổ
Song song đó, nhân viên phụ trách quản lý sổ đăng phải cập nhật vào cột “RA TRƯỜNG” sổ “Bỏ học hè năm….” dòng tên lớp năm học trước HS đó; nhân viên phụ trách quản lý sổ phổ cập giáo dục cập nhật vào sổ “Bỏ học hè năm….” dòng tên họ HS liên quan
Lưu ý: Những HS đăng ký vào học lớp xếp lớp không lớp; HS đăng ký xét tuyển, thi tuyển vào lớp 6, lớp 10 sau có kết xét tuyển, thi tuyển mà khơng lớp khơng xem bỏ học hè (vì HS khơng phải HS trường mình, mặt khác em có học ngày đâu mà gọi bỏ học) Đây trường hợp mà ta gọi đăng ký “ảo” Nếu nhà trường đưa tên HS vào danh sách HS bỏ học hè không đúng, viết vào sổ làm hư sổ báo cáo số liệu thống kê khơng xác
Chỉ sau “điểm danh toàn trường”, cập nhật đầy đủ số liệu huy động HS đến trường, HS bỏ học năm học, hè năm học trước; HS lưu ban năm học trước (thật có học ngồi lại lớp cũ); HS chuyển đi thật; HS chuyển đến vào học… nhà trường thực Báo cáo thức sau khai giảng
Như thời điểm để tính HS bỏ học năm học, bỏ học hè thời điểm ghi chép SỔ THEO DÕI HS BỎ HỌC sau:
Các HS bỏ học năm học: bắt đầu tính từ sau ngày nhà trường Báo cáo chính thức khai giảng năm học đến ngày 31/5 hàng năm Việc vào sổ thực thiện thường xuyên suốt năm học có danh sách HS bỏ học hiệu trưởng ký
(11)- Cách viết SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH HỌC SINH BỎ HỌC:
Trước hết ghi đầy đủ thơng tin tờ bìa sổ, sau đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối sổ; đóng dấu giáp lai trang
Vào sổ trường hợp HS bỏ học năm học:
Sau nhận danh sách HS bỏ học lớp đợt hiệu trưởng ký xác nhận (hoặc ký duyệt), xếp thứ tự danh sách theo lớp để ghi sổ Có thể viết theo thứ tự khối lớp nhỏ trước khối lớp lớn viết Chẳng hạn viết danh sách HS bỏ học khối trước, khối 7, khối 8, khối (trung học sở)
Các cột trích ngang ghi bình thường theo u cầu cột Chú ý cột sau: Cột (10) Lớp: ghi lớp HS học
Cột (11) Thời điểm bỏ học: ghi ngày, tháng, năm HS bỏ học vào danh sách lớp mà giáo viên chủ nhiệm ghi
Cột (12) Lý bỏ học: chỉ ghi số từ đến mà phần Ghi ở cuổi trang in sẵn.
Ví dụ HS bỏ học nhà nghèo, hồn cảnh gia đình khó khăn ghi số “2”. HS bỏ học do học kém, chán học thì ghi số “4”
HS bỏ học bệnh lập gia đình ghi số “8” (lý khác)
Người ta nhìn số xem phần Ghi cuối trang biết HS đó bỏ học lý
Cột (13) (14) Huy động lớp (Lớp – Năm học): Huy động lớp cần hiểu huy động HS bỏ học năm học mà ta vào sổ trở lại học
Khi vận động HS bỏ học trở lại trường học tiếp (ngay năm học), có Giấy cho vào lớp hiệu trưởng thì cập nhật lớp trở lại học ngày, tháng, năm trở lại học vào cột
Ví dụ HS lớp 4B bỏ học ngày 10/10/2012, nhà trường vận động em trở lại học vào ngày 05/11/2012, hiệu trưởng cấp Giấy vào lớp cũ 4B cập nhật vào cột (13) là Lớp 4B cột (14) 05/11/2012.
Nhà trường phải cấp Giấy vào lớp HS trở lại học (giấy trường tạo mẫu), nhân viên phụ trách ghi sổ theo dõi tình hình HS bỏ học phải lưu Giấy vào lớp cá nhân HS hồ sơ minh chứng sau
Không tự động “dẫn” HS tự nhiên vào lớp cũ chưa có Giấy vào lớp hiệu trưởng
Đến ngày 31/5 hàng năm, kết sổ ghi số liệu HS bỏ học năm học bao nhiêu; tỉ lệ HS bỏ học Phân tích số liệu theo nguyên nhân bỏ học
Người ghi sổ ký tên hiệu trưởng ký duyêt sổ
(12)Tiếp theo cuối trang ghi kết toán HS bỏ học năm học, sang trang để ghi HS bỏ học hè năm học Ở cột (12) ghi lý cho tất trường hợp BỎ HỌC TRONG HÈ Thời điểm vào sổ nói
Cuối trang kết toán số HS bỏ học hè, tỉ lệ HS bỏ học hè Người ghi sổ ký tên hiệu trưởng ký duyêt sổ
Về thống kê báo cáo số liệu HS năm học, có hai hệ thống số liệu để báo cáo: Một hệ thống số liệu tính đến ngày 31/5 năm học hệ thống số liệu tính đến ngày Báo cáo thứckhai giảng năm học sau.
Một ví dụ cho năm học 2011-2012 (các số liệu giả sử):
HS huy động sau ngày tựu trường: 990 (gồm HS đầu cấp; HS cũ lên lớp đã lớp; HS lưu ban lớp; HS bỏ học vận động lại được).
Tính đến thời điểm trước thực Báo cáo thức khai giảng năm học 2011-2012 (sau “điểm danh tồn trường”) tổng số HS có mặt: 1003 (có 10 HS vào thêm từ ngày tựu trường đến có HS xin chuyển đến vào học).
Tống số HS đầu năm: 1003
Giả sử tiêu huy động HS mà ngành giao: 1100 HS Tính đến ngày 31/5/2012 (cuối năm học):
Tổng số HS có mặt: 953
Số HS giảm năm học: 50 Trong đó: Bỏ học năm học (đã vào sổ): 20 HS HS xin chuyển đi: 5
HS rời khỏi địa phương có chứng từ hợp pháp: 25 Số HS lưu ban (ở lại hản): 10
Số HS thi lại: 15
Số HS rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè: 0 Sang năm học 2012-2013:
Trước Báo cáo thức khai giảng, sau “điểm danh toàn trường”:
Trong 10 HS lưu ban (ở lại hẳn) năm học trước có 3 HS vào học lại Vậy 7 HS không học lại xem bỏ học hè 2011-2012.
Trong 15 HS thi lại có HS lên lớp vào học, 12 HS phải lưu ban nhưng chỉ có 5 HS vào học lại Vậy HS không học lại xem bỏ học hè 2011-2012.
Như số HS lưu ban thức năm học 2011-2012 đến thời điểm 8 HS (khác với số liệu 10 HS lưu ban thời điểm 31/5/2012 nói trên)
(13)- Hệ thống số liệu tính đến ngày 31/5/2012 sau:
Tỉ lệ huy động HS năm học 2011-2012: 1000/1100 (90,91%)
(Không kể HS nơi khác chuyển đến HS khơng thuộc diện nhà trường phải huy động)
HS đầu năm học: 1003 HS cuối năm học: 953
Tổng số HS giảm : 50/1003 (4,98%)
Số HS bỏ học năm học: 20/1003 (1,99%)
Số HS lưu ban: 10/953 (1,05%) (tính số HS có mặt cuối năm học)
Và hệ thống số liệu Báo cáo thức khai giảng năm học 2012-2013 chúng ta bổ sung tỉ lệ HS bỏ học hè năm học 2011-2012 30/1003 (2,99%) điều chỉnh tỉ lệ HS lưu ban thức năm học 2011-2012 8/953 (0,84%).
Về số liệu HS chuyển đi, chuyển đến hè 2011-2012 thực bình thường theo mẫu báo cáo yêu cầu
Như tơi ví sổ đăng “sổ hộ khẩu” trường sổ THEO DÕI TÌNH HÌNH HỌC SINH BỎ HỌC sổ ghi tên con, cháu đại gia đình – nhà trường – “bỏ nhà đi” Bỏ nhà có đứa trở về, có đứa khơng trở về, “cuộc chiến” tìm trẻ bỏ nhà để gọi trở nhà đây chính vận động HS bỏ học trở lại trường.
Chúng ta vui mừng nhìn vào sổ đăng thấy có nhiều HS đăng ký vào học nhưng xót xa nhìn vào “Sổ ghi tên con, cháu bỏ nhà đi” thấy danh sách dài hàng trang giấy!
Nhà trường - đại gia đình đặc biệt chăm lo giáo dục nhân cách (hạnh kiểm); dạy cho HS nắm vững kiến thức cấp học (văn hóa) tổ chức hoạt động khác theo mục tiêu cấp học – thành viên đại gia đình phải tìm cách để HS “ở” với để giáo dục, dạy dỗ nên người suốt khóa học Vì lý do mà HS khơng chịu “ở” với đại gia đình này? Câu hỏi khiến phải thường xun tìm lời giải đáp Tơi chưa muốn nói đến trường bán trú ngồi sự chăm lo việc giáo dục hạnh kiểm, giáo dục văn hóa phải chăm lo “ĂN” cái “NGỦ” cho HS
* Về SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐI:
Hiệu trưởng phải phân công người phụ trách vào sổ quản lý sổ (bằng văn bản)
Sổ dùng để ghi trường hợp HS trường xin chuyển nơi khác lý
(14)Nói có nhiều trường hợp xin chuyển với lý không rõ ràng, khơng cụ thể nên nhà trường khó xếp HS vào đối tượng để vào sổ dễ nhầm lẫn đối tượng Chẳng hạn phụ huynh xin cho chuyển “Cho học nghề” Chúng ta vội vã vào sổ với lý “Đi học nghề” không Học nghề phải hiểu học nghề ở một trường lớp có địa chỉ, có chương trình đào tạo đàng hồng Cịn nhà để học làm thợ bạc; để học vá xe, sửa xe; học việc làm thợ hồ v.v… khơng gọi ĐI HỌC NGHỀ Trong trường hợp phụ huynh không chứng minh việc chuyển để học nghề theo nghĩa tơi nói xem trường hợp xin HS nghỉ, nhà lao động giúp gia đình, rõ bỏ học Chúng ta cố gắng thuyết phục đừng để HS nghỉ học chẳng đặng đừng yêu cầu phụ huynh làm đơn lại XIN NGHỈ HỌC với lý “Về nhà để lao động phụ giúp gia đình”
Trường hợp phải ghi vào sổ theo dõi tình hình HS bỏ học với lý bỏ học số 3
(Nhà nghèo, phải lao động sớm) KHÔNG vào sổ theo dõi HS chuyển Trình tự vào sổ phải đảm bảo thứ tự thời gian HS xin chuyển viết theo NĂM HỌC Hễ có trường hợp xin chuyển đi, đầy đủ hồ sơ vào sổ ngay.
Trước hết đánh số trang đóng giáp lai sổ
Danh sách HS xin chuyển năm học viết trước đến hè viết tiếp danh sách HS xin chuyển hè năm học
Kết sổ HS chuyển năm học trước vào thời điểm trước báo cáo thức khai giảng năm học sau Tổng kết số HS chuyển năm học, số HS chuyển hè Người lập danh sách hiệu trưởng ký sổ
Mỗi lần vào sổ phải lưu chứng từ xin chuyển (những trường hợp xin chuyển học trường khác phải lưu lại cùi lưu Giấy giới thiệu) có hiệu trưởng xác nhận để làm hồ sơ minh chứng cho việc vào sổ
Hiệu trưởng yêu cầu nhân viên, giáo viên liên quan cập nhật sổ đăng (cột “RA TRƯỜNG”), sổ phổ cập giáo dục sổ sách liên quan lớp HS chuyển sau nhân viên vào sổ theo dõi HS chuyển trường hợp
* Về SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN:
Hiệu trưởng phải phân công người phụ trách vào sổ quản lý sổ (bằng văn bản)
Sổ dùng để ghi trường hợp HS nơi khác xin chuyển đến trường để học
Có hai khớp thời gian để vào sổ để tính số liệu HS chuyển đến cho năm học: Khớp thời gian xin chuyển đến hè năm học trước để chờ xin vào học ở nămhọc sau (nộp hồ sơ từ 01/6 đển trước ngày tựu trường năm học sau)
(15)để cho HS học hết năm học, không giải cho chuyển đến chừng trừ trường hợp đặc biệt
Vì trình tự viết sổ khác với sổ theo dõi HS chuyển Trước hết đánh số trang đóng giáp lai sổ
Khi mở trang để viết danh sách HS chuyển đến năm học ……… cách viết sau:
Danh sách HS xin chuyển đến hè năm học trước viết trước (theo thứ tự thời gian đơn xin, từ 01/6 đến trước ngày tựu trường ngành quy định) Vào sổ sau nhận hồ sơ với đầy đủ thủ tục HS chờ xếp lớp vào học tựu trường
Sau kết thúc việc vào sổ trường hợp xin chuyển đến hè, viết danh sách HS xin chuyển đến “lai rai” năm học sau thời điểm tựu trường trở sau (theo thứ tự thời gian) Vào sổ sau nhận hồ sơ với đầy đủ thủ tục xếp lớp, có Giấy vào lớp
Khi tựu trường, HS xin chuyển đến hè xếp vào danh sách lớp phải cập nhật tên lớp HS vào sổ loại sổ khác.
Nguyên tắc sau vào sổ trường hợp xin chuyển đến phải cập nhật lúc hồ sơ hành chính, hồ sơ lớp mà HS vào học Đối với sổ đăng
viết thêm vào danh sách sổ HS tuyển vào khóa học, cho số thứ tự (cũng số đăng bộ); lưu ý ghi tên lớp HS vào học, lớp xem lớp học HS khóa học mà ta vừa vào sổ
Kết sổ vào thời điểm 31/5 Phân tích số liệu HS chuyển đến hè năm học trước chuyển đến năm học Người lâp danh sách hiệu trưởng ký sổ
* Về SỔ CẤP VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP (TRUNG HỌC):
Hiệu trưởng phải phân công người phụ trách vào sổ quản lý sổ (bằng văn bản)
Đánh số trang đóng giáp lai trang sổ
Sau nhận văn từ Sở GD-ĐT, phòng GD-ĐT vào Sổ cấp văn tốt nghiệp xong, nhà trường phải cập nhật cột (12) “ĐƯỢC CẤP BẰNG” Sổ đăng cho tất HS lớp cuối cấp khố thi nói
Sau lần cấp văn phải kết sổ Số liệu văn tồn ghi sổ phải luôn khớp với số lưu giữ
Do cá nhân HS đến nhận có nhiều lần nhận phải chừa chỗ trống cuối sổ cho hợp lý để người cấp văn kết sổ phát văn
(16)Sổ cấp văn tốt nghiệp văn tốt nghiệp tồn phải lưu giữ nơi quy định
* Sau tơi có ý kiến việc thực DANH SÁCH HỌC SINH CÓ NGUY CƠ BỎ HỌC như sau:
Nguy cơ tình gây biến cố lớn tai hại; tình thế tình hình xu thế; biến cố việc quan trọng xảy bất thường (Từ điển Tiếng Việt)
Nguy bỏ học HS có nghĩa tình hình (xấu, khơng thuận lợi) xảy HS khơng thay đổi tình hình để làm “mất tình hình” xu xảy HS bỏ học (biến cố) Xem xét tình hình xảy tức xác định nguyên nhân nguy làm cho HS bỏ học
Hồ sơ NGUY CƠ BỎ HỌC (gọi vắn tắt) quy định Điều lệ nhà trường Tuy nhiên trước áp lực tỉ lệ HS bỏ học cao, chậm khắc phục thời gian qua, Tỉnh ngành yêu cầu trường có biện pháp phịng ngừa, đừng để HS bỏ học nhằm làm nhẹ bớt “công sức” vận động HS bỏ học trở lại trường phòng ngừa có hiệu nhăm mục tiêu phấn đấu đảm bảo số lượng HS đến trường
Yêu cầu trường thực nhiều năm học qua nhiệm vụ đặt cho giáo viên chủ nhiệm phát HS có nguy bỏ học, lập danh sách, xác định nguyên nhân nguy để nhà trường xử lý
Phải xác định đối tượng học có nguy bỏ học để lập danh sách xác
Theo tơi nghĩ, trường xác định nguyên nhân HS có nguy bỏ học biết, không đợi phải giáo viên chủ nhiệm xác định Chẳng hạn nhân viên biết “tình hình” bạo lực gia đình HS xảy hơm qua hơm báo cho giáo viên chủ nhiệm biết, khơng chờ đợi giáo viên chủ nhiệm biết “chậm hơn” trễ, em bỏ học
Việc lập danh sách HS có nguy bỏ học phải có thời gian định nhà trường quy định: giáo viên chủ nhiệm lập, báo cáo lên hiệu trưởng… sau phân tích nguyên nhân, xác định địa HS báo cáo quyền nhằm “ra qn tìm biện pháp hỗ trợ để HS “hết nguy cơ” Những trường hợp học yếu, chán học giới thiệu trở lại cho giáo viên mơn (ở tiểu học lại giáo viên chủ nhiệm) Rất thời gian “tình hình” nguy diễn hàng ngày, có nhanh, xử lý không kịp
Vì danh sách HS có nguy bỏ học đặt bàn giáo viên, bàn hiệu trưởng phải xử lý nóng có may can thiệp kịp thời tình hình xấu tác động đến HS, giúp HS an tâm học Hôm HS có nguy bỏ học, ngày mai em hết nguy lại xuất em khác có nguy cơ! Danh sach phải danh sách “động” không danh sách “chết”
(17)- Hoàn cảnh gia đình người học;
- Nhận thức, tâm lý, ý chí thân người học; - Môi trường nơi học tập
- Môi trường xã hội
Nhận thức, tâm lý ý chí người học yếu tố định; tùy thuộc vào độ tuổi “mức” trưởng thành người học Đối với HS tiểu học, nhận thức, tâm lý, ý chí học tập HS cịn nhiều hạn chế, em bị yếu tố gia đình chi phối nhiều đến việc học; Tôi chứng kiến phụ huynh vào trường tiểu học ngang nhiên “lôi” nhà (lúc em chơi) bảo “Tao biểu mày nhà chăn vịt học” (sự thật 100%) Rõ ràng cho dù em có ý chí học tập lực tác động gia đình q lớn, đánh bật ý chí học tập HS không can thiệp mạnh để làm “tình hình” bất lợi hồn cảnh gia đình gây nhằm giữ chân HS
HS lớn (trung học) dần suy nghĩ chắn hơn, yếu tố thuộc thân (mạnh HS nhỏ) đinh nhiều đến việc học tập tâm lý phức tạp, yếu tố môi trường xã hội lại có tác động lớn (cho nên trường trung học phải có tổ chức tư vấn)
Một HS ham chơi, lười học (bị yếu tố môi trường xã hội tác động) để học yếu dẫn đến chán học khác với HS chậm phát triển, chậm hiểu chăm học tập (có vấn đề sức khoẻ- yếu tố thân người học) nên bị đuối, không theo kịp bạn học tập; HS không hiểu phương pháp giảng dạy giáo viên Yếu tố môi trường nơi học tập (học đường) phải nhà trường nên nghiên cứu thường xuyên, đặc biệt hiệu dạy học giáo viên, hiệu hoạt động trường… để chủ động can thiệp kịp thời
Giải tình hình HS có nguy bỏ học trường hợp tốn có đề khác Chúng ta cố gắng nghiên cứu nhiều yếu tố để có giải hợp lý hay Giải toán loại phải “tốc hành” ngăn chận kịp thời “biến cố” bỏ học HS có nguy bỏ học
* * *
Chứng từ, hồ sơ sổ sách hành nói chung, hồ sơ sổ sách quản lý HS nói riêng cần thực đầy đủ, xác theo yêu cầu quy định Làm tốt công tác hồ sơ yêu cầu đặt cho công tác quản lý Trong đơn vị có hệ thống số liệu, tránh tình trạng “mạnh cho số”, số người không khớp với số người Đó hạn chế cần khắc phục quản lý hành
Để kết thúc viết tơi muốn nói rằng:
“Hãy từ bỏ thói dối trá việc thực hồ sơ sổ sách thống kê, báo cáo Sự trung thực mang lại niềm hạnh phúc cho công việc”