QUẢN lý KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN dự án (QUẢN lý dự án PHẦN mềm SLIDE)

Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án Thu thập đánh giá trạng Họp Quản lý cấu hình Kiểm sốt thay đổi Quản lý chất lượng Quản lý rủi ro Lập lại kế hoạch Quản lý kiểm soát việc thực dự án 03/29/21 Các mục tiêu phần Sau kết thúc phần này, bạn hiểu:  Kiểm sốt ? thành công dự án phụ thuộc vào  Những việc thiết lập nhiệm vụ cần thực để triển khai kiểm soát hiệu Quản lý kiểm soát việc thực dự án 03/29/21 Thu thập đánh giá trạng  Thu thập trạng là: Dùng phương sách để xác định xem công việc (nói riêng) tồn dự án (nói chung) tiến triển Quản lý kiểm soát việc thực dự án 03/29/21 Các bước  Thu thập liệu trạng theo định kỳ (1 hai tuần) Công bố cho cán tổ dự án biết Ví dụ  Thu thập liệu trạng từ thành viên tổ dự án.Ví dụ  Tránh đưa đánh giá (vội vã) thu thập liệu (Cần phân tích kỹ lưỡng)  Làm tài liệu tổng hợp (tốt tổng hợp từ tài liệu, báo cáo điện tử) Quản lý kiểm soát việc thực dự án 03/29/21 Mục đích đánh giá  Làm rõ khác biệt Dự kiến Thực tế  Khác biệt xấu tốt  Khác biệt khơng thiết tốt hay xấu (tuỳ trường hợp cụ thể) – Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu kết thúc theo kế hoạch – Ngày bắt đầu kết thúc thực – Sai biệt ngân sách – Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế Quản lý kiểm sốt việc thực dự án 03/29/21 Ví dụ: Hiện trạng dự án Gửi tới: trëng nhãm Từ: Copy: tuÇn kết thúc: kế hoạch dự án: S hiu cụng vic Mô tả công việc phân công tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế Số thực tê Số cịn lại Tổng Số hiệu cơng việc Mơ tả công việc phân công tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế Số dự tính cho tuần Ghi chó Quản lý kiểm sốt việc thực dự án 03/29/21 Ví dụ: Phân cơng nhiệm vụ tên dự án: ngày: Tên/số nhiệm vụ: tên kết bàn giao: mô tả kết bàn giao: Ngi đợc giao nhiƯm vơ ký (To be signed off by lead team member upon completion) tên Ngi s dng ký ngày ghi chó (To be signed off by designated user representative) tên Qun lý cht lng ký ngày ghi (To be signed off by person(s) appointed for quality review) tªn ngµy Trưởng nhóm ký been satisfactorily ghi chó (To be signed off by the team leader only when deliverable has completed and quality is acceptable) tên ngày ghi Nu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ: Dành riêng cho văn phòng dự án Đã nhận sản phẩm? YES/NO Thời gian dành thêm= YES/NO Ghi : Công việc kết thúc? YES/NO Ghi chú: Quản lý kiểm soát việc thực dự án Ghi chú: 03/29/21 Ví dụ: Kết bàn giao - mốc thực hin Dự án: XXXXX ngày báo cáo: dd/mm/yy Mốc hoàn thành ngày kết thúc kiện# Baseline lịch xanh vàng ®á Quản lý kiểm soát việc thực dự án hiƯn tr¹ng ghi chó Xxxxx xxx N 03/29/21 BC thc trng - th xu hng nhiệm vụ, nỗ lùc, hay chi phÝkÕ ho¹ch so víi thùc tÕ 60 50 40 30 kÕ ho¹ch hiƯn t¹i thùc tÕ hiƯn 20 tỉng íc tÝnh ci cïng 10 10/4 24/4 8/5 22/5 5/6 19/6 3/7 17/7 31/7 14/8 28/8 11/9 tn kÕt thóc Quản lý kiểm sốt việc thực dự án 03/29/21 Kế hoạch với thực tế hoàn thành 35 120 30 100 25 80 20 Nhiệ m vụ 60 15 40 10 20 0 7/6 14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 nhiÖm vô thùc tÕ 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/94/1011/10 18/10 Thời gian nhiƯm vơ Tổng nhiệm theo kÕ ho¹ch vụ thực tế Quản lý kiểm sốt việc thực dự án Tổng nhiệm vụ kế hoạch 10 03/29/21 Khi chất lượng cơng việc/sản phẩm có nguy giảm  Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm  Thuê thêm tư vấn  Tập trung vào khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm  Kiểm tra chéo  Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện chỗ)  Thưỏng/phạt Quản lý kiểm soát việc thực dự án 76 03/29/21 Quản lý rủi ro Quản lý kiểm soát việc thực dự án 77 03/29/21 Thuyền trưởng lạc quan Quản lý kiểm soát việc thực dự án 78 03/29/21 .Thuyền trưởng lạc quan Quản lý kiểm soát việc thực dự án 79 03/29/21 Thuyền trưởng lạc quan Quản lý kiểm soát việc thực dự án 80 03/29/21 Quy trình quản lý rủi ro Xác Xác định định Xác định mức rủi ro ban đầu dựbớc án phân phân tích tích lập thành văn rủi ro cụ thể bớc quản quản lý lý tiến hành phân tích ảnh hởng rủi ro bớc giám giám sát sát xây dựng triển khai kế hoạch quản lý rủi ro bíc Quản lý kiểm sốt việc thực dự ỏn giám sát v cập nhật c tài liệu rủi 81 03/29/21 Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning)  Lập biểu phân tích rủi ro  Liệt kê giả thiết  Cần ủng hộ người chịu tác động rủi ro  Với "sự cố" xẩy mà không dự kiến được, cần ghi lại nhật ký Quản lý kiểm soát việc thực dự án 82 03/29/21 Ngăn ngừa (ví dụ)  Đưa đào tạo bổ sung cho lập trình viên (để giảm rủi ro tiềm năng)  Thuê hợp đồng với lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng) Quản lý kiểm soát việc thực dự án 83 03/29/21 Hướng dẫn hành động ngăn ngừa  Bảo đảm chi phí thấp chi phí nguy rủi ro  Bảo đảm chi phí thấp chi phí hành động bất ngờ  Điều đặc biệt quan trọng không xảy hành động bất ngờ Quản lý kiểm soát việc thực dự án 84 03/29/21 Quản lý rủi ro hiệu cần:  Phòng ngừa chữa trị  Đánh giá rủi ro theo thời kỳ suốt vòng đời dự án  Kết hợp chặt chẽ quy trình liên tục xác định rủi ro, phân tích, quản lý rà xét  Khơng q giới hạn kết thúc khơng xác!  Mức hợp lý quản lý rủi ro chuẩn không tốn nỗ lực vơ lý Quản lý kiểm sốt việc thực dự án 85 03/29/21 Cần ghi lại nhật ký Mô tả Độ quan trọng Người chịu trách nhiệm Ngày giải   [1] [2] [3] [4]   Quản lý kiểm soát việc thực dự án Mô tả, thuật lại cố Tầm quan trọng cố Tên người giải cố Thời gian vấn đề hay giải 86 03/29/21 Ví dụ: dự án “QL nhân sự" "Quản lý kế tốn"  Ví Dụ Quản lý kiểm soát việc thực dự án 87 03/29/21 Lưu ý  Dự án lớn rủi ro nhiều  Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm QLDA người PM  Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại rủi ro  Không thể loại trừ triệt để  Không phải tập trung để ngăn chặn đề phòng rủi ro tốt, phải trả giá đắt, rủi ro không xảy Quản lý kiểm soát việc thực dự án 88 03/29/21 Lập kế hoạch lại (Replanning) Khi phải làm lại kế hoạch  Khi lập kế hoạch lại phải cấu trúc lại phần hay toàn dự án => yêu cầu thời gian, kinh phí,  Quản lý kiểm soát việc thực dự án 89 03/29/21 Kết luận  Kế hoạch dự án không hữu dụng không theo dõi chúng  Thu thập đánh giá trạng hai cách khuyến khích dự án triển khai hướng  Lập kế hoạch dự phòng họp cách kiểm soát dự án  Kiểm soát thay đổi đưa trật tự vào điều hỗn loạn Quản lý kiểm soát việc thực dự án 90 03/29/21 ... Công việc bắt Công việc bắt đầu kế hoạch đầu thực tế Quản lý kiểm soát việc thực dự án Cơng việc hồn thành kế hoạch Cơng việc hồn thành thực tế 11 03/29/21 Quản lý kiểm sốt việc thực dự án 12... quản lý mốc hoàn thành suốt giai đoạn mốc phải hoàn thành giai đoạn tới Quản lý kiểm soát việc thực dự án 36 03/29/21 Quản lý cấu hình Quản lý kiểm sốt việc thực dự án 37 03/29/21 Quan niệm Quản. .. 03/29/21 qu¶n lý cÊu Kiểm sốt phiên 0.1 0.2 0.n 1.1 1.2 1.n Chấp thuận 1.0 Quản lý kiểm soát việc thực dự án 2.0 44 03/29/21 Kiểm soát thay đổi (Change Control) Quản lý kiểm soát việc thực dự án 45 03/29/21