CÁC CÔNG cụ PHỤC vụ QUẢN lý dự án (QUẢN lý dự án PHẦN mềm SLIDE)

Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) MS Project - Tool Các công cụ phục vụ quản lý dự án Giới thiệu Mục tiêu phần Giúp học viên hiểu biết về:  Nắm thủ tục  Hiểu ý nghĩa loại tài liệu chủ yếu  Các công việc thường ngày phận văn phịng quản lý dự án Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án Tổ dự án Các thủ tục dự án  PM cần phải xây dựng số thủ tục làm việc dự án  Mỗi thủ tục quy định/nội quy bắt buộc thành viên dự án phải tuân theo  Mỗi thủ tục viết rõ ràng, phát cho anh em, khơng nói lời Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án 3 Các thủ tục dự án Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án  Phải chọn phần mềm thích hợp  Phải học sử dụng phần mềm thành thạo  Nên sử dụng phần mềm cho: – tất máy tính dự án – tất cơng việc đáp ứng  Phần mềm trợ giúp, thay Các công cụ phục vụ quản lý dự án Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án  Dữ liệu phải thường xuyên cập nhật  Người cập nhật tốt Người xem nhiều tốt  Biết sử dụng thành thạo biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm  Trong thực tế nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng  Nên kết hợp thêm với phần mềm Word, EXCEL, Email Các công cụ phục vụ quản lý dự án Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý Vì phải áp đặt thủ tục  Tạo chuẩn mực để trao đổi, làm việc nhóm cách hiệu  Tập trung suy nghĩ, hành động thành viên tổ theo hướng  Tăng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không thời gian hỏi nhau)  Chỉ nên đặt thủ tục cho nội dung chính, quan trọng (PM định) Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Nên xây dựng thủ tục cho  Kiểm soát thay đổi  Sử dụng thiết bị  Dùng biểu mẫu  quy chế báo cáo  Trách nhiệm số người dự án  Họp hành  Mua sắm vật tư, thiết bị  Mỗi thủ tục phải trả lời câu hỏi: Ai, gì, nào, đâu, nào, Tại Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Luồng công việc (WorkFlow) Lập danh sách công việc biểu đồ mạng Xác định công việc cịn chưa bắt đầu hay chưa hồn tất tới ngày Có Cơng việc hồn thành 100%? Các công cụ phục vụ quản lý dự án Ghi hồn thành 100% Khơng Ghi ngày bắt đầu thực tế Xác định người tiếp xúc để biết trạng công việc Thu thập trạng công việc Ghi ngày hoàn thành thực tế Thủ tục quản lý cơng việc Ghi phần trăm hồn thành Tổ dự án Hồ sơ quản lý dự án  Hồ sơ quản lý dự án: bao gồm tất giấy tờ, tài liệu liên quan đến trình hoạt động dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án Hồ sơ quản lý dự án Hồ sơ quản trị hành  C¸c chÝnh sách Các thủ tục hành Các tiêu chuÈn Các công cụ phục vụ quản lý dự án 10 Tổ dự án Hồ sơ giúp kiểm soát dự ỏn Kết bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn  Tèi thiĨu ho¸ c¸c rđi ro dù ¸n  Kế hoạch đợc xây dựng phù hợp với mẫu Tiến trình đợc đo lờng, ghi chép báo cáo Các công cụ phục vụ quản lý dự án 16 Tổ dự án Quy trình báo cáo Kiểm sốt Theo dõi & xem xét liệu mục tiêu Rà xét kết bàn giao Báo cáo phân tích tiến trình Tỏi nh hng dự án cần thiết Lựa chọn phần mềm quản lý dự án Cỏc cụng c phc v quản lý dự án 17 Tổ dự án Các biểu mẫu tài liệu dự án  PM cần quy định số biểu mẫu cho số báo cáo, đề nghị, tờ trình, Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 18 Các biểu mẫu Vì cần biểu mẫu  Thống cách trình bày vấn đề  Dễ theo dõi, xử lý Các công cụ phục vụ quản lý dự án 19 Các biểu mẫu Ví dụ số biểu mẫu             Mô tả công việc Ước lượng thời gian công việc Bản ghi trạng công việc Kiểm soát thay đổi Bổ nhiệm nhân viên Dự kiến chi phí Vấn đề nảy sinh Đơn mua hàng Theo dõi sử dụng lao động (chấm cơng) Bản ghi chi phí sử dụng tài nguyên thực tế Đồ hình tài nguyên … Các công cụ phục vụ quản lý dự án 20 Các biểu mẫu Lưu ý  Nên soạn biểu mẫu máy tính (chia sẻ thơng báo rộng rãi)  Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng)  Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống  Chỉ yêu cầu viết đủ thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa  Biểu mẫu nên thiết kế cho dễ khai, thời gian để khai Các công cụ phục vụ quản lý dự án 21 Các biểu mẫu Báo cáo  Báo cáo: loại Biểu mẫu (Form), thiết kế để cấp báo cáo lên cấp  Form cho báo cáo thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ) Cố gắng cho báo cáo tạo máy tính  Ví dụ Các công cụ phục vụ quản lý dự án 22 Báo cáo Một số ví dụ báo cáo dùng dự án bao gồm  Biểu đồ mũi tên  Sơ đồ  Biểu đồ việc trước  Lịch biểu việc trước - sau  Lịch biểu dự án  Tóm tắt trạng thái dự án  Chi phí tài nguyên  Việc sử dụng tài nguyên đến ngày Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 23 Báo cáo Các biên  Là loại tài liệu thiếu  Là dạng ghi lại thống nhất, cam kết  Theo dõi quản lý họp kiện dự án  Ví dụ  Ví dụ Các công cụ phục vụ quản lý dự án 24 Các bien Lưu ý  Biên cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài  Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- trang)  Cấu trúc logic, hợp lý  Nên tập trung vào điểm thỏa thuận, thống Các công cụ phục vụ quản lý dự án 25 Các bien Thư viện dự án (Trợ lý PM quản lý)  Các ấn riêng quan  Sách  Báo chí, tin tức  Hồ sơ, tài liệu dự án  Các thủ tục dự án  Tài liệu kĩ thuật  Ví dụ Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 26 Thư viện dự án Văn phòng dự án (Project Office)  Trung tâm huy kiểm soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lí dự án xuất văn phòng dự án  Nơi cung cấp tài nguyên dự án  Nơi tổ chức họp quan trọng  Nơi làm việc thức Ban quản lý dự án PM Các công cụ phục vụ quản lý dự án 27 Văn phòng dự án Nhiệm vụ văn phòng dự án sơ đồ tổ chức lập bảng biểu hớng dẫn lập kế hoạch phân tích xu hớng theo dõi lịch trình lập báo cáo thực trạng đa giải pháp đa kết không cần thẩm định trì kế hoạch sử dụng nguồn giám sát thời gian ngân sach dự án lập báo cáo theo thời gian kiểm soát thay đổi dịch thuật lập th viện văn tài liệu Cỏc cụng c phục vụ quản lý dự án 28 Tổ dự án Lưu ý    Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn Lập Văn phòng dự án sớm tốt Văn phịng dự án cần có – Phần mềm quản lí dự án tự động – Tài liệu dự án – Hồ sơ quản lý dự án – Thư viện dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án 29 Văn phòng dự án Kết luận  Từ quan liêu liên quan đến Văn phịng Tuy nhiên khơng có tài liệu khó nói tới thành cơng dự án  Tài liệu bao gồm: Các ghi nhớ, mô tả Thủ tục dự án, Luồng công việc, Tài liệu dự án, Hồ sơ dự án  Bạn cần vị trí chung để cất giữ tài liệu gọi Thư viện Các công cụ phục vụ quản lý dự án 30 Tổ dự án ... Văn phòng dự án sớm tốt Văn phòng dự án cần có – Phần mềm quản lí dự án tự động – Tài liệu dự án – Hồ sơ quản lý dự án – Thư viện dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án 29 Văn phòng dự án Kết luận... chọn phần mềm quản lý dự án Cỏc cụng c phc vụ quản lý dự án 17 Tổ dự án Các biểu mẫu tài liệu dự án  PM cần quy định số biểu mẫu cho số báo cáo, đề nghị, tờ trình, Các cơng cụ phục vụ quản lý dự. .. tục quản lý cơng việc Ghi phần trăm hoàn thành Tổ dự án Hồ sơ quản lý dự án  Hồ sơ quản lý dự án: bao gồm tất giấy tờ, tài liệu liên quan đến trình hoạt động dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự