XÁC ĐỊNH dự án (QUẢN lý dự án PHẦN mềm SLIDE)

Bài Xác định dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án Làm tài liệu Phác thảo dự án Xác định vai trò trách nhiệm dự án Kết luận Xác định dự án Các mục tiêu Sau kết thúc phần bạn sẽ:  Hiểu cần thiết việc xác định mục đích cơng việc  Lập hồ sơ ban đầu dự án  Hiểu biết quan hệ bên liên quan dự án Xác định dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án  Mục đích (Goals) mô tả dự án đạt tới Mục đích nói chung khơng đo  Mục tiêu (Objectives) tập hợp (có thể đo được) mục đích Việc đạt tới mục tiêu nói lên việc đạt tới mục đích tổng thể dự án đến mức Xác định dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án Giá trị mục tiêu rõ ràng  Thiết lập mong đợi nhà tài trợ dự án  Đưa mục tiêu để hướng dẫn đội dự án  Cho phép xác nh thi im kt thỳc! Đội dự án Các mục tiªu Xác định dự án Các mục tiêu tho hip Phạm vi Chất lợng thay đổi mục tiêu ảnh h ởng đến mục tiêu khác Thời gian Xỏc nh d ỏn Tài Quan hệ mục đích mục tiêu  Mục tiêu tiết cụ thể mục đích  Phụ hoạ quán cho mục đích  Khi tất mục tiêu đạt được, có nghĩa mục đích đạt Xác định dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án Quan hệ mục đích mục tiêu Mục đích #1 Mục tiêu #1 Mục tiêu #2 Mục đích #2 Mục tiêu #3 Mối quan hệ mục đích mục tiêu Xác định dự án Ví dụ 1: Dự án xây cầu  Mục đích: – Xây dựng cầu đại qua sông Hồng phạm vi khoảng thời gian phạm vi ngân sách  Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này: – Cầu chở xe tơ có tải trọng tối đa 15 – Trọng lượng cầu cần nhẹ 20% so với cầu có chiều dài – Tuổi thọ cầu phải đảm bảo 50 năm – Đảm bảo cho xe ô tô chạy, xe máy người – Kinh phí cấp phát triệu la – Cầu xây xong trước ngày tháng năm xxxx – v.v Xác định dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án Ví dụ 2: Dự án xây dựng bệnh viện tỉnh  Mục đích dự án: – Xây dựng bệnh viện đa khoa đại, phục vụ việc chữa bệnh chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân tỉnh  Các mục tiêu dự án: – – – – Bệnh viện có khn viên 20 000 met vng Bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh Bệnh viện có Khoa: Tim/mạch, xương, Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc phục vụ nhân dân – Kinh phí dự kiến: triệu USD – Thời gian dự kiến: năm Xác định dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án Ví dụ 3: Đề án Tin học hố QLHC Nhà nước, 2001-2005  Mục đích dự án: – Xây dựng đưa vào hoạt động hệ thống thơng tin điện tử Đảng Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu điều hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quyền địa phương cấp Xác định dự án 10 Xác định mục đích mục tiêu dự án Ban Chỉ đạo Điều hành dự án  Kiểm điểm tình hình thực dự án  Đảm bảo dự án thực phạm vi xác định  Hướng dẫn vấn đề có liên quan tới quản lí rủi ro  Xem xét giải yêu cầu  Xem xét tư vấn yêu cầu thay đổi dự án  Đưa đạo cho tổ dự án Xác định dự án 29 Xác định vai trò trách nhiệm dự án Tổ dự án  Hỗ trợ cho PM để thực thành công dự án Bao gồm người vừa có kỹ (skill) lực (talent)  Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực dự án, công việc phải làm, sản phẩm chuyển giao, ước lượng  Hồn thành cơng việc xác định kế hoạch dự án  Báo cáo trạng cho người quản lí dự án  Xác định thay đổi xuất Xác định dự án 30 Xác định vai trò trách nhiệm dự án Quy trình tổ chức dự án thiÕt kÕ tỉ chức dự án Step Xác định vị trí dự ¸n tæ chøc Step Xác định dự án Xây dựng bảng mô tả công việc lập thành văn vai trò trách nhiệm dự án Step Step lựa chọn đội dự án Ste 31 Vi du Ban đạo điều hành dự án Chủ tịch = nhà tài trợ dự án quản lý đơn vị nghiệp vụ Quản lý dự án quản lý bảo đảm chất lợng nhóm trởng Xỏc nh d ỏn Quản lý văn phòng dự án nhóm trởng quản lý nhóm nhãm trëng nhãm trëng nhãm trëng nhãm trëng 32 Lưu ý tổ chức dự án  Hợp tác cản trở  Chất lượng  Thay đổi tổ chức  Quản lý rủi ro  Lập báo cáo kiểm soát dự án  Nhà thầu phụ Xác định dự án 33 Cơ cấu đội dự án mẫu nhóm trởng nhóm trởng hỗ trợ kỹ thuật yêu cầu hệ thống phụ quản trị liệu quản trị bảng Công cụ bảo dỡng/đào tạo hỗ trợ text coordination quản ly dự án nhóm văn phòng dự án nhóm trởng bảo lÃnh hệ thống phụ Các yêu cầu thiết kế Xây dựng kiểm tra Unit/modular nhóm trởng kế toán hệ thống phụ Các yêu cầu thiết kế Xây dựng kiểm tra Unit/modular Các yêu cầu thiết kế Xây dựng kiểm tra Unit/modular Tất nhóm liên kết ngời kinh doanh vµ kü thuËt Xác định dự án nhóm trởng hỗ trợ việc triển khai kiểm tra tích hỵp/hƯ thèng giao diƯn kÕt hỵp kiĨm tra tÝnh thõa nhận lập kế hoạch chuyển đổi mô hình văn phòng đào tạo 34 C cu t chc d ỏn Cơ cấu người vô quan trọng thành công dự án – giám đốc dự án điều hành nhóm quản lý – mối quan hệ cần phải thiết lập  Vai trị kiểm sốt dự án phải ln có nhiệm vụ kiểm sốt quản trị – khơng cần thiết cán làm việc full time – thực giám đốc dự án Xác định dự án 35 Ví dụ mơ tả cơng việc   Vị trí: kiến trúc kỹ thuật (nhóm trưởng) báo cáo cho: quản đốc dự án –  Trách nhiệm – – – – –  quản lý nhóm có từ 4-6 cán dự án; xem xét công cụ sử dụng ứng dụng front-end back-end; Xác định kiến trúc mong muốn đưa vào xem xét phạm vi giới hạn dự án; xem xét phần mềm để xác định tính khả dụng kiến trúc; và, đưa hướng dẫn tính khả thi kỹ thuật yêu cầu cụ thể Kỹ yêu cầu – – – –  người kiến trúc kỹ thuật chịu trách nhiệm việc xác định, lập kế hoạch, thực kiểm sốt kỹ thuật dự án có kiến thức làm việc sở liệu, bao gồm Oracle; có kiến thức làm việc mơi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai, phần mếm kết nối sở liệu, thông tin liên lạc; có kinh nghiệm rộng triển khai hệ thống sử dụng cơng nghệ nêu trên; và, Có kinh nghiệm quản lý phối hợp đội dự án Các phẩm chất khác – – tối thiểu năm kinh nghiệm CNTT, đặc biệt phát triển kỹ thuật có đại học Xác định dự án 36 Ma trận trách nhiệm Công việc Tên Công việc X Công việ c Y Công việ cZ Ng Văn A A A A Lê thị B P I R Cao văn C I P Không Vũ văn D C R Không Phạm văn E Trần thị F Xác định dự án C R C  Các kiểu trách nhiệm khác công việc  A (Approving): Xét duyệt  P (Performing): Thực  R (Reviewing): Thẩm định  C (Contributing): Tham gia đóng góp  I (Informing): Báo cho biết P 37 Tổ chức dự án cần có  Nhà tài trợ có trách nhiệm cao  Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành  Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền,  Trao đổi hợp lý cán kỹ thuật cán chức  Hồn thành cơng việc với nguồn lực  Thơng tin liên lạc hiệu  Đơn giản hoá nội dung báo cáo Xác định dự án 38 Xây dựng Tổ dự án cần tránh             Hiểu lầm nội dung dự án Trách nhiệm không rõ ràng Quyền hạn không rõ ràng Phân việc không đều, không rõ ràng Không xác định người liên quan đến dự án Mục tiêu chung không rõ Thông tin không thông suốt Thành viên thiếu tin tưởng không cam kết thực kế hoạch khơng có tinh thần đồng đội thực không quan tâm tới chất lượng công việc thiếu định hướng Xác định dự án 39 Xác định vai trò trách nhiệm dự án Nếu sau khai trương dự án, khơng khí lại lắng xuống  Triệu tập họp ngắn với tổ viên  Động viên, khích lệ tổ viên  Giải tư tưởng lo ngại, thiếu tin tưởng, không hiểu rõ chương trình cơng việc  Hỏi thành viên xem có vấn đề khơng  Nhắc thành viên đề phòng phát rủi ro ảnh hưởng đến dự án Xác định dự án 40 Xác định vai trò trách nhiệm dự án Ban điều hành nhà tài trợ phải phê chuẩn Phạm vi dự án Phơng pháp luận đợc sử dụng Thành phần đội dự án  Ưíc tÝnh kü lìng vỊ thêi gian vµ chi phí Quy trình việc quản lý dự ¸n Xác định dự án 41 Ví dụ Sổ tay dự án CNTT  Ví dụ Xác định dự án 42 Kết luận  Định hướng điều sống cịn cho hồn thành cơng việc Cách tốt bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu  Quản lý dự án cần thức hố chúng văn gọi SOW  Cũng cần công bố dự án công bố tài liệu rộng rãi cho người liên quan dự án Xác định dự án 43 ... tiêu dự án? 21 Xỏc định dự án Xác định vai trò trách nhim d ỏn Thành công phụ thuộc vào yếu tè Xác định dựng án êi 22 Tổ chức dự án  Người tài trợ dự án  Khách hàng  Người quản lí dự án ... vi – Xác định ranh giới dự án – Sản phẩm kết dự án – Những đưa vào dự án bị đưa ngồi khn khổ dự án  Những người liên quan – Là cá nhân tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án Xác định dự án 16... đạo  Ban Điều hành dự án  Tổ dự án Terms of Reference (TOR) Xác định dự án 23 Xác định vai trò trách nhiệm dự án Nhúm Qun Lý d ỏn Nhà tài trợ Ban đạo điều hành Quản lý dự án Nhóm trởng phụ