Hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng và thanh toán người bán tại công ty tnhh cùng mua

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH CÙNG MUA Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Quốc Nhất Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp Giảng viên hướng dẫn 15022631 Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Th.S Nguyễn Quốc Nhất 15028971 Trần Thị Tường Duy DHKT11C Th.S Nguyễn Quốc Nhất 15035141 Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Th.S Nguyễn Quốc Nhất TP.HCM, THÁNG 4/2019   BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Quốc Nhất Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp Giảng viên hướng dẫn 15022631 Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Th.S Nguyễn Quốc Nhất 15028971 Trần Thị Tường Duy DHKT11C Th.S Nguyễn Quốc Nhất 15035141 Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Th.S Nguyễn Quốc Nhất TP.HCM, THÁNG 4/2019   LỜI CAM ĐOAN Chúng xin cam đoan cơng trình nghiên cứu nhóm thực hướng dẫn giảng viên Các số liệu trích dẫn sử dụng khóa luận trung thực, có nguồn gốc rõ ràng đáng tin cậy   LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập trường đến nay, chúng em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến q Thầy Cơ Khoa Kế tốn – Kiểm tốn Trường ĐH Cơng nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em để hồn thành Khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, chúng em gửi đến thầy Th.S Nguyễn Quốc Nhất người tận tình hướng dẫn chúng em hồn thành tốt Khóa luận tốt nghiệp lời cảm ơn sâu sắc Chúng em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, phịng ban cơng ty TNHH Cùng Mua, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em tìm hiểu thực tiễn suốt trình làm việc quý công ty Chúng em xin gửi lời cám ơn đến anh chị phịng kế tốn Cơng ty TNHH Cùng Mua giúp đỡ, hướng dẫn cung cấp số liệu thực tế để chúng em hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Chúng em xin chân thành cám ơn !   NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn) ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………   MỤC LỤC BẢNG VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ 10 A.PHẦN MỞ ĐẦU 11 B.ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA 13 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA 13 1.1 Cơ sở lý luận quy trình kế tốn mua hàng tốn Cơng ty TNHH Cùng Mua 13 1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến mua hàng toán 13 1.1.1.1 Khái niệm kế toán mua hàng 13 1.1.1.2 Khái niệm kế toán toán 13 1.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng kế toán toán 14 1.1.2.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng 14 1.1.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán toán 14 1.1.4 Phương thức mua hàng 15 1.1.5 Phương thức toán 15 1.1.6 Vai trò, nhiệm vụ kế toán mua hàng kế toán tốn 15 1.1.6.1 Vai trị, nhiệm vụ kế toán mua hàng 15 1.1.6.2 Vai trò, nhiệm vụ kế toán toán 15 1.2 Nội dung kế toán mua hàng kế toán toán 16 1.2.1 Kế toán mua hàng 16 1.2.2 Kế toán toán 20 1.2.2.1 Kế toán tiền mặt 20 1.2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 24 1.2.3.3 Kế toán phải trả người bán 27 1.3 Chuẩn mực 02 - hàng tồn kho số chuẩn mực kế tốn có liên quan 32   1.3.1 Chuẩn mực 02 32 1.3.2 Các chuẩn mực khác có liên quan 32 1.4 Phương thức tính giá nhập kho hàng hóa 32 1.5 Tìm hiểu mơ hình đặt hàng kinh tế - EOQ (Economic Order Quantity) 33 1.5.1 Khái niệm mơ hình EOQ 33 1.5.2 Điều kiện để áp dụng mơ hình EOQ 33 1.5.3 Công thức xác định mức đặt hàng hiệu 34 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA 35 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Cùng Mua 35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 35 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty 36 2.1.3 Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn cơng ty 38 2.1.4 Chính sách kế tốn áp dụng cơng ty 39 2.1.4.1 Hình thức kế toán áp dụng doanh nghiệp 39 2.1.4.2 Hệ thống báo cáo 40 2.1.4.3 Chế độ kế toán 41 2.1.4.4 Phương pháp khấu hao TSCĐ 41 2.1.4.5 Phương pháp kê khai hàng tồn kho 42 2.1.4.6 Chính sách kế toán khác 42 2.2 Thực trạng quy trình kế toán mua hàng kế toán toán công ty tnhh mua 43 2.2.1 Phương pháp mua hàng, toán, quản lý hàng tồn kho 43 2.2.1.1 Phương pháp mua hàng 43 2.2.1.2 Các phương thức toán 45 2.2.1.3 Phương pháp quản lý hàng tồn kho 46 2.2.2 Thực trạng quy trình kế toán mua hàng, toán, quản lý kho 47 2.2.2.1 Kế toán mua hàng 47   2.2.2.2 Kế toán toán tiền mặt 52 2.2.2.3 Kế toán toán tiền gửi ngân hàng 57 2.2.2.4 Kế toán phải trả người bán 61 2.2.3 Quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 66 2.3 Đánh giá thực trạng quy trình kế tốn mua hàng tốn người bán cơng ty TNHH mua 67 2.3.1 Thực trạng kế toán mua hàng 67 2.3.2 Thực trạng kế toán toán 68 2.3.3 Thực trạng quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 69 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRINH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA 71 3.1 Yêu cầu hoàn thiện 71 3.2 Hoàn thiện chứng từ, sổ sách kế tốn, hồn thiện quy trình kế tốn mua hàng, hồn thiện quy trình kế tốn tốn, hồn thiện quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 71 3.2.1 Hoàn thiện chứng từ, sổ sách kế toán 71 3.2.2 Hoàn thiện quy trình kế tốn mua hàng 72 3.2.3 Hồn thiện quy trình kế toán toán 73 3.2.4 Hồn thiện quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 74 C KẾT LUẬN 75   BẢNG VIẾT TẮT   Chữ tắt Giải thích TNHH Trách nhiệm hữu hạn NSNN Ngân sách Nhà nước TSCĐ Tài sản cố đinh BĐSĐT Bất động sản đầu tư XDCB Xây dựng GTGT Giá trị gia tăng TTĐB Tiêu thụ đặc biệt NK Nhập BVMT Bảo vệ mơi trường PKD Phịng kinh doanh TQ Thủ quỷ KTNH Kế toán ngân hàng KH Khách hàng NCC Nhà cung cấp TM Thương mại DV Dịch vụ PXK Phiếu xuất kho TK Tài khoản NH Ngân hàng VNĐ Việt Nam đồng PT Phiếu thu PC Phiếu chi BC Báo cáo GBN Giấy báo nợ UNC Ủy nhiệm chi ĐN Đề nghị   DANH MỤC SƠ ĐỒ   Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 37 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức phòng kế tốn cơng ty 38 Sơ đồ 3: Sơ đồ hình thức kế toán doanh nghiệp 40 Sơ đồ 4: Quy trình mua hàng Công ty 43 Sơ đồ 5: Quy trình tốn Cơng ty 45 Sơ đồ 6: Lưu đồ kế toán mua hàng 47 Sơ đồ 7: Lưu đồ kế toán chi tiền 52 Sơ đồ 8: Lưu đồ kế toán toán tiền gửi ngân hàng 57 Sơ đồ 9: Lưu đồ chứng từ kế toán phải trả người bán 61 Sơ đồ 10: Quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 66    Chương 62   (Nguồn: Thực tế cơng tác kế tốn Cơng ty) - Mơ tả lưu đồ kế toán phải trả người bán: Căn vào Phiếu nhập Kho Hóa đơn GTGT, Kế tốn nhập liệu vào phần mềm kế toán Kế toán theo dõi nợ phải trả sổ chi tiết TK 331 theo đối tượng Khi toán cho người bán, vào phiếu chi giấy báo nợ, Kế toán đối chiếu với sổ chi tiết TK 331 lập bảng đối chiếu công nợ - Chứng từ sử dụng: + Chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị toán; GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 63 + Chứng từ ghi sổ: Phiếu chi, ủy nhiểm chi - Tài khoản sử dụng: + 331 - Phải trả người bán; + 156 - Hàng hóa; + 1331 - Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa - Sổ sách sử dụng: + Sổ nhật ký chung; + Sổ tài khoản có liên quan; + Bảng đối chiếu công nợ - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Nghiệp vụ 1: Ngày 13/08/2018, Công ty mua hàng theo hóa đơn GTGT số 0008961 Công ty TNHH KATO SANGYO Việt Nam, mã số thuế 0312501435, địa 195 Điện Biên Phủ, phường 15, quận Bình Thạnh, TPHCM Chưa tốn cho người bán, thuế GTGT 10% Danh sách hàng hóa bao gồm: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Mì ly MODERN lẩu thái tơm Thùng 27 Kế tốn tiến hành định khoản: Nợ TK 156: 3.434.400 đồng Nợ TK 1331: 343.440 đồng Có TK 331: 3.777.840 đồng Chứng từ đính kèm: GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 64 - Hóa đơn GTGT số 0008961; (Phụ lục 31) - Phiếu nhập kho số 000199 (Phụ lục 32) Sổ sách đính kèm: - Sổ nhật ký chung; - Sổ tài khoản có liên quan - Bảng kê tốn số 006583 (Phụ lục 33) Nghiệp vụ 2: Ngày 30/07/2018, Công ty mua hàng theo hóa đơn GTGT số 0000413 Cơng ty TNHH Di Đại Hưng, mã số thuế 0303171660, địa 62C An Dương Vương, phường 16, quận TPHCM Chưa toán cho người bán, thuế GTGT 10% Danh sách hàng hóa bao gồm: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Xửng hấp cách thủy Viba Bộ Kế tốn tiến hình định khoản: Nợ TK156: 27.936 đồng Nợ TK1331: 2.794 đồng Có TK 331: 30.730 đồng Chứng từ đính kèm: - Hóa đơn GTGT số 0000413; (Phụ lục 34) - Phiếu nhập kho số 0700 (Phụ lục 35) Sổ sách đính kèm: - Sổ nhật ký chung; GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 65 - Sổ tài khoản có liên quan; - Bảng kê toán số 006073 (Phụ lục 36) Nghiệp vụ 3: Ngày 16/08/2018, Cơng ty mua hàng theo hóa đơn GTGT số 000679 Công ty TNHH Di Đại Hưng, mã số thuế 0303171660, địa 62C An Dương Vương, Phường 16, quạn 8, TPHCM Chưa toán người bán, thuế GTGT 10% Danh sách hàng hóa bao gồm: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Thùng gạo trung có nắp Cái Thùng gạo đại có nắp Cái Hộp phụ tùng ngăn Cái Hộp phụ tùng ngăn Cái Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 156: 406.236 đồng Nợ TK 1331: 40.624 đồng Có TK 331: 446.860 đồng Chứng từ đính kèm: - Hóa đơn GTGT số 0000679; (Phụ lục 37) - Phiếu nhập kho số 0800 (Phụ lục 36) Sổ sách đính kèm: - Sổ nhật ký chung; - Sổ tài khoản có liên quan; GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 66 - Bảng kê tốn số 006627 (Phụ lục 39) 2.2.3 Quy trình kiểm sốt hàng tồn kho Sơ đồ 10: Quy trình kiểm soát hàng tồn kho     (Nguồn: Thực tế cơng tác kế tốn Cơng ty) Mơ tả quy trình kiểm sốt hàng tồn kho: Nhập hàng: - Khi nhà cung cấp giao hàng, thủ kho tiến hành kiểm tra nhận hàng Tiếp theo thủ kho tiến hành lập Phiếu nhập kho gồm liên, liên lưu kho, liên gửi cho phận kế toán Sau đó, thủ kho tiến hành cập nhật số lượng hàng hóa lên sổ sách, đồng thời lập mã cho mặt hàng xếp vị trí lưu trữ hàng hóa kho GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 67 Xuất hàng: - Khi nhận yêu cầu xuất hàng từ phận có liên quan Thủ kho tiến hành kiểm tra lập phiếu xuất kho gồm liên, liên lưu kho, liên gửi cho phận kế tốn Sau thủ kho tiến hành ghi sổ sách lưu trữ Kiểm kê: - Thủ kho kiểm kê hàng hóa theo quy định Và có yêu cầu báo cáo tồn kho, thủ kho tiến hành kiểm kê điều chỉnh chênh lệch hàng hóa sau lập báo cáo tồn gửi cho phận có nhu cầu 2.3 Đánh giá thực trạng quy trình kế tốn mua hàng tốn người bán cơng ty TNHH mua 2.3.1 Thực trạng kế toán mua hàng Ưu điểm: - Kế toán theo dõi hàng tồn kho kĩ lưỡng giúp thống kê số lượng nhanh dễ cung cấp thông tin cho nhà quản trị để có kế hoạch hoạt động tốt - Cơng ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch tốn hàng tồn kho, điều giúp cơng ty giảm khối lượng ghi chép - Kế toán dùng phần mềm để hạch toán theo dõi nghiệp vụ mua hàng, điều giúp rút ngắn thời gian làm việc, tính bảo mật cao hơn, lưu trữ, bảo quản thông tin dễ dàng - Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng kế toán xếp bảo quản cách hợp lý, dễ tìm kiếm cần sử dụng đến Nhược điểm: - Do hàng hóa Cơng ty đa dạng nên việc lưu trữ bị nhầm lẫn giữ mặt hàng có tính tương đồng với GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 68 - Hàng cịn tồn kho phận có nhu cầu khơng nắm rõ dẫn đến trường hợp có nhu cầu đặt mua mà không kiểm tra số lượng - Mua hàng với giá cao với giá thị trường, rủi ro xuất phát từ việc doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc mà không so sánh giá mặt hàng thị trường - Đặt hàng nhầm - Chất lượng hàng hóa không đảm bảo: Nhà cung cấp giao hàng mẫu tốt chất lượng cao doanh nghiệp định mua hàng lại giao hàng kiếm chất lượng 2.3.2 Thực trạng kế toán toán Ưu điểm: - Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, Công ty áp dụng hệ thống phần mềm kế tốn giúp thơng tin xử lý nhanh, kịp thời đầy đủ Cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý nhằm kiểm soát có biện pháp khắc phục khoản nợ phải trả Công ty - Kết cấu sổ phương pháp ghi chép đơn giản - Quy trình kế tốn tiền mặt chặt chẽ, theo quy định Cơng ty, xảy sai xót kiểm kê quỹ Phản ánh đầy đủ hoạt động quản lý toàn tài khoản liên quan đến tiền mặt tiền gửi ngân hàng theo quy định chế độ kế toán hành - Kế toán theo dõi khoản phải trả cách thường xuyên, giúp cho công tác trả nợ kịp thời nhanh chóng Nhược điểm: - Đơi kế tốn có sai sót việc theo dõi khoản phải trả, dẫn đến trễ hạng toán vi phạm hợp đồng GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 69 - Có khoản nợ vượt mức chi tiền mặt để nhanh chóng hồn thành cơng việc kế tốn chi mà khơng thơng qua chuyển khoản - Đối với việc đặt mã riêng biệt cho nhà cung cấp lập ủy nhiệm chi để toán tiền hàng kế toán dễ bị nhầm lẫn mã nhà cung cấp dẫn đến việc trả nợ sai cho nhà cung cấp - Trong trường hợp khẩn cấp việc lập phiếu chi đơi khơng diễn theo trình tự, chưa thông qua hết phận liên quan thiếu chữ ký phiếu chi 2.3.3 Thực trạng quy trình kiểm soát hàng tồn kho Ưu điểm: - Thực theo quy định cơng ty về: phịng cháy chữa cháy, lập chứng đầy đủ.  - Khu vực kho có nhân viên bảo vệ camera an ninh giám sát nên việc cắp hàng hố khơng xảy Những nhân viên vào kho cần xuất trình thẻ.  - Hàng hóa nhập kho mà chưa có nhu cầu sử dụng niêm phong cẩn thận.  Nhược điểm: - Thủ kho đảm nhiệm việc nhập xuất hàng, kiểm tra hàng hóa xét duyệt nên không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dễ xảy tình trạng gian lận trình làm việc.  - Công việc kho nhiều có thủ kho đảm nhiệm dẫn đến tải công việc, tiến độ công việc chậm trễ, công việc bị ứ động - Thủ kho không đối chiếu chứng từ có liên quan nhập/xuất hàng nên dễ xảy rủi ro sai sót làm việc GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 70 - Thủ kho không phát lỗi sai, nên hóa đơn chứng từ chuyển đến phòng ban khác gây ảnh hưởng q trình xử lý cơng việc, phát lỗi sai thủ kho phải nhiều thời gian để sửa chữa - Diện tích kho có giới hạn mà số lượng hàng hóa lại nhiều nên việc xếp hàng hóa chưa đảm bảo theo nhu cầu sử dụng Việc tìm kiếm hàng hóa có cầu trở nên khó khăn - Điều kiện bảo quản hàng hóa chưa đảm bảo yếu tố khách quan thời tiết, khí hậu GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 71 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRINH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA 3.1 Yêu cầu hoàn thiện  Hoàn thiện chứng từ, sổ sách kế tốn, Hồn thiện quy trình kế tốn mua hàng, Hồn thiện quy trình kế tốn tốn, Hồn thiện quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 3.2 Hồn thiện chứng từ, sổ sách kế tốn, hồn thiện quy trình kế tốn mua hàng, hồn thiện quy trình kế tốn tốn, hồn thiện quy trình kiểm sốt hàng tồn kho 3.2.1 Hoàn thiện chứng từ, sổ sách kế toán -  Kế toán nên ghi nhận, in lưu trữ chứng từ kế toán lúc phát sinh nghiệp vụ tránh tình trạng ghi nhận sai tốn thời gian để kiểm tra chỉnh sữa - Nên phân loại chứng từ gốc chứng từ ghi sổ rõ ràng, theo dõi xếp chứng từ theo tháng nhằm bảo đảm tính nhanh chóng việc tìm kiếm chứng từ lúc cần sử dụng đến - Phải theo dõi chi tiết, cẩn thận sổ sách có liên quan đến q trình mua hàng công ty, thực điều chỉnh sai sót phát sinh q trình mua hàng xảy như: ghi sai số liệu, ghi sai ngày hạch tốn hay ghi nhằm loại hàng hóa mua vào - Các chứng từ, sổ sách cần xếp, lưu trữ cẩn thận Phải đưa vào kho để bảo quản người có liên quan xem xét lại chứng từ này, để đảm bảo tính bảo mật thơng tin GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 72 - Kế toán cần lập thống kê lưu trữ danh sách hợp đồng phát sinh ngày theo thứ tự, để có nhu sử dụng việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng thuận tiện 3.2.2 Hồn thiện quy trình kế tốn mua hàng - Để triển khai có hiệu hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh nhà quản lý cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Bao gồm việc phân tích, lựa chọn đến định Mua gì? Mua bao nhiêu? Mua ai? Giá điều kiện tốn nào? - Để q trình mua hàng thuận lợi nhà quản lý cần thực tốt trình mua hàng - Quá trình mua hàng bao gồm yếu tố sau: + Xác định nhu cầu mua hàng: Đây giai đoạn để trả lời cho câu hỏi Mua gì? Mua bao nhiêu? Nhu cầu mua hàng xác định trước hết vào nhu cầu bán doanh nghiệp Kiểm tra hàng hóa kho trước lập định mua hàng để tránh hàng tồn kho, gây ứ động vốn + Tìm lựa chọn Nhà cung cấp: Mục đích để trả lời cho câu hỏi Mua ai? Vấn đề đặt doanh nghiệp tìm đâu tìm nào? Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng nguyên tắc “ khơng nên có nhà cung cấp” Vì việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa quan trọng việc mua hàng hóa giá tốt chất lượng tốt + Thương lượng đặt hàng: Sau lựa chọn nhà cung doanh nghiệp tiến hành thương lượng ký kết hợp đồng + Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng Việc giao nhận hàng thược sở hợp đồng, nhiên cần đôn đốc, thúc dục nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 73 + Đánh giá kết mua hàng: Sau lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần đánh giá kết hiệu mua hàng Cơ sở việc đánh giá giúp xác định có nên tiếp tục hợp tác với nhà cung cấp lần sau Mẫu biểu chứng từ đính kèm: + Phiếu xác định nhu cầu (phụ lục 40) + Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp (phụ lục 41) + Phiếu yêu cầu báo giá (phụ lục 42) + Đơn đặt hàng (phụ lục 43) + Phiếu nhập kho (phụ lục 44) - Bộ phận đặt hàng phải kiểm tra thơng tin hàng hóa kỹ lưỡng trước gửi đơn đặt hàng đến NCC để tránh việc đặt sai loại hàng hóa cần mua 3.2.3 Hồn thiện quy trình kế tốn tốn - Cần đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời, phản ánh hoạt động tài diễn doanh nghiệp, không để thông tin bị dồn ứ, không cung cấp kịp thời cho nhà quản lý có yêu cầu - Doanh nghiệp nên hạn chế toán tiền mặt để tránh gian lận, mát ảnh hưởng đến quỹ tiền mặt doanh nghiệp Nên tích cực tốn cho nhà cung cấp TGNH để an tâm vấn đề gian lận tốn - Cần quản lý cơng nợ phải trả theo ba cách sau: + Quản lý công nợ theo nhà cung cấp: sổ chi tiết công nợ, bảng đối chiếu công nợ bảng xác nhận công nợ + Quản lý cơng nợ chi tiết theo hóa đơn theo hạn toán: bảng báo cáo tuổi nợ hóa đơn theo tuần tháng Bảng kê hóa đơn đến hạn tốn Bảng kê hóa đơn cịn nợ nhà cung cấp GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Chương 74 + Quản lý công nợ theo hợp đồng mua: cần có cơng cụ theo dõi quản lý thu chi cách hiệu quả, xây dựng nhân có khả khéo léo việc đàm phán cơng nợ với khách hàng - Việc tốn tiền cho nhà cung cấp cần diễn theo trình tự xét duyệt, để xảy sai sót dễ truy cứu người chịu trách nhiệm 3.2.4 Hoàn thiện quy trình kiểm sốt hàng tồn kho - Khi xuất nhập hàng phải kiểm tra chứng từ yêu cầu nhập xuất hàng theo trình tự quy định - Định kỳ theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn đối chiếu với sổ sách - Lập sơ đồ kho cập nhật sơ đồ kho có phát sinh hàng hóa - Mỗi tháng doanh nghiệp nên kiểm kê lượng hàng hóa tồn kho lần để phát gian lận, sai sót quản lý kho mà cịn xác định lượng hàng hóa tiêu thụ kỳ - Cơng ty cần xếp lập tổ kiểm duyệt hỗ trợ thủ kho trình giao nhận hàng hóa, kiểm tra chứng từ xuất/nhập kho - Vận dụng mơ hình EOQ để xác định số lượng hàng tồn kho cần dự trữ, giúp tính chi phí thấp lần đặt hàng chi phí thấp dự trữ hàng tồn kho Mơ hình EOQ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí trình mua hàng bảo quản hàng tồn GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Kết luận 75 C KẾT LUẬN   Hoàn thiện tốt quy trình kế tốn mua hàng tốn người bán Công ty TNHH Cùng Mua việc quan trọng thực cần thiết giai đoạn Nếu quy trình kế tốn mua hàng hồn thiện tốt giúp doanh nghiệp giảm chi phí đạt lợi nhuận mong muốn, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm sốt tốt hàng hóa q trình nhập kho xuất hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt đến tay người tiêu dùng Bên cạnh việc hồn thiện tốt quy trình tốn giúp Cơng ty kiểm sốt nguồn tài chính, đảm bảo khả tốn khoản nợ Công ty, việc luân chuyển tiền diễn thuận lợi nhanh chóng Vì vậy, q trình thực tập Cơng ty, chúng em nhận thấy hai quy trình cịn vài thiếu sót chưa phù hợp với thực tế Công ty Qua chúng em đưa nhận xét số ý kiến đóng góp để hồn thiện tốt quy trình Cơng ty Do kiến thức cịn hạn hẹp, kinh nghiệm chưa có nhiều thời gian tiếp cận doanh nghiệp không nhiều với dẫn nhiệt tình thầy Th.S Nguyễn Quốc Nhất anh chị Phịng Kế tốn Cơng ty TNHH Cùng Mua giúp chúng em hoàn tốt nghiên cứu Chúng em xin chân thành cảm ơn! GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B Kết luận GVHD: Th.S Nguyễn Quốc Nhất 76 SVTT: Phạm Nguyễn Kim Cương DHKT11C Trần Thị Tường Duy DHKT11C Nguyễn Thị Huỳnh Như DHKT11B ... HỒN THIỆN QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA 13 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA. .. HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ THANH TỐN NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY TNHH CÙNG MUA   1.1 Cơ sở lý luận quy trình kế tốn mua. .. luận quy trình kế tốn mua hàng tốn Cơng ty TNHH Cùng Mua Chương 2: Thực trạng quy trình kế tốn mua hàng tốn Cơng ty TNHH Cùng Mua Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thành quy trình kế tốn mua hàng