Đề cương nghiệp vụ quản lý hành chính văn phòng
Đề cương giảng Nghiệp vụ hành văn phòng Hµnh chÝnh vµ nghiƯp vơ hµnh chÝnh Chøc năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng c¸c quan, tổ chức, doanh nghiệp NghiƯp vơ hành văn phòng PGS.TS.Vũ Thị Phụng Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học Xà hội Nhân văn Hà Nội (04 - 5588315 / 0913048258) Chúng ta hÃy bát đầu từ câu hỏi Hành ? Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động Văn phòng/ Phòng Hành ? Vai trò vị trí phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ Phòng HC hoạt động có hiệu cao, người phụ trách nhân viên cần phải làm ? Phần Hành nghiệp vụ hành Có nhiều cách định nghĩa hành Hiểu đơn giản nhất, Hành việc Tổ chức, Quản lý Điều hành hoạt động : > Mét qc gia, mét nhµ níc ( HC Qc gia) > Mét c¬ quan, tỉ chøc, doanh nghiƯp (HC quan) > Một đơn vị , tập thể người lao động đâu có hoạt động người, cần đến Hành HC khoa học tổ chức kiểm soát hoạt động tập thể cá nhân HC hướng hoạt động cá nhân đến mục tiêu chung, thống nhằm đạt hiệu cao cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Nội dung nhiệm vụ cụ thể hoạt động hành Định nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo thống nhận thức hành động người lao động Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận Tổ chức triển khai thực : Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kÕt qđa cđa tõng c«ng viƯc, tõng nhiƯm vơ toàn chương trình, kế hoạch > áp dụng biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt ) Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến) Hành văn phòng (quản trị văn phòng) Quản trị : có nghĩa tương tự hành chính, nhng thêng dïng cho c¸c lÜnh vùc, c¸c bé phËn có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất Hành phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng Hiểu cụ thể : HCVP hay QTVP việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động phận Văn phòng bé phËn hµnh chÝnh HCVP hay QTVP võa lµ mét khoa học, vừa nghệ thuật Phần thứ hai Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng (Phòng HC) CQ, TC, DN Chức Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức Nguyên tắc hoạt động Chức văn phòng quan, tổ chức CN Tham mưu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lÃnh đạo biện pháp giải xử lý CN Giúp việc (cho máy lÃnh đạo quản lý) - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan - Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan ( CN Hậu cần) CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp CQ Nhiệm vụ văn phòng (1) > > > > Tổ chức thực công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin để tham mưu cho lÃnh đạo: Tổ chức triển khai thực công tác Văn thư - Lư u trữ (nguồn thông tin văn bản) Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng ( thông tin lời) Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứng dụng công nghệ thông tin( thông tin đại chúng) Tổ chức thực việc tổng hợp xử lý thông tin (theo vấn đề, lĩnh vực hoạt động) Nhiệm vụ văn phòng (1) > > > > Tham mưu cho lÃnh đạo phận quản lý: Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị toàn quan ( giao ban) Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lÃnh đạo biện pháp tổ chức, điều hành giải vấn đề Soạn thảo văn để trình lÃnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành Theo dõi, tham mưu đánh giá kết hoạt động xét thi đua, khen thưởng Nhiệm vụ văn phòng (2) Giúp lÃnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động quan đơn vị : > Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, quý, tháng, năm) > Đôn đốc đơn vị việc thực KH > Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội hoạt động giao lưu > Tổ chức chuyến công tác cho lÃnh đạo cán quan Công việc cán văn phòng sau chuyến công tác Báo cáo với LĐ công việc nhà (CV đà / chưa giải quyết) bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc tiếp khách LĐ Đề nghị Tr đoàn CT chuyển tài liệu hình thành chuyến CT để lập Hồ sơ Kiểm tra, hệ thống hoá đơn, chứng từ để toán kinh phí tạm ứng Biên tập, soạn thảo văn liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn) Nghiệp vụ soạn thảo, biên tập văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (1) Các loại văn CBVP thường soạn thảo : > Các loại Quyết định, Quy chế, Nội quy, Quy định > Công văn đề nghị, yêu cầu đôn đốc, nhắc nhở đơn vị, phận thực nhiệm vụ Thông báo nội dung họp, kế hoạch, lịch làm việc quan lịch lÃnh đạo Soạn thảo chương trình, kế hoạch, dự án Báo cáo ngắn, báo cáo sơ kết, tổng kết Thư từ giao dịch (trong nước ) Hợp đồng loại Nghiệp vụ soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2) Các yêu cầu việc ST BH văn Đúng thẩm quyền, công dụng Đúng thĨ thøc ( cđa VN vµ Qc tÕ ) Néi dung phải có tính khoa học, tính khả thi, không trái pháp luật hành Trình bày, diễn đạt văn phong hành ST BH văn theo quy trình Nghiệp vụ soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2) Các hồ sơ cần lập : - Cán văn thư : Lập tập công văn lưu - Cán chuyên môn: Lập hồ sơ công việc Phương pháp lập hồ sơ ( theo hướng dẫn) - Công văn lưu : tập hợp văn theo thời gian, tác giả, loại văn - Hồ sơ công việc : tập hợp tài liệu theo nhiệm vụ, công việc, vấn đề giao phụ trách Quản lý hồ sơ khai thác thông tin hồ sơ ( theo quy định hành) Nghiệp vụ lễ tân giao tiếp hành Nắm vững vận dụng quy định lễ tân (của VN quốc tế) Xác định hoàn cảnh hình thức giao tiếp Tuân thủ nguyên tắc GT Vận dụng kỹ GT hoàn cảnh cụ thể Nắm vững vận dụng quy định lễ tân Nghi lƠ nhµ níc vỊ tỉ chức mít tinh, kỷ niệm, đón nhận danh hiệu cao quý Quy định nhà nước treo Quốc kỳ, chào cờ, hát quốc ca Quy định tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, đón tiếp khách nước Hiểu biết số nghi thức giao tiếp thông thư ờng : Giới thiệu, đưa danh thiếp, bắt tay, dự tiệc Xác định hoàn cảnh hình thức giao tiếp Hoàn cảnh giao tiếp : * GT trùc tiÕp / gi¸n tiÕp (TiÕp xóc) * GT thức/ không thức (Mục đích) * GT mạnh/ yếu/ cân (Tâm thế) Hình thức giao tiếp : * Tiếp khách * GT qua điện thoại * GT qua hội họp * GT qua văn Các nguyên tắc giao tiếp Hài hoà lợi ích bên Tìm nhiều giải pháp (nhiều phương án) để giải vấn đề Coi trọng quy tắc đạo đức quy phạm pháp luật Coi trọng tầm quan trọng ảnh hưởng mối quan hệ Các nguyên tắc khác Kỹ giao tiếp Nghe & Nói * Điện thoại * Hội họp * Tiếp khách Đọc & Viết * Văn * Thư giao dịch, * Sách, báo Giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp qua điện thoại có ưu điểm hạn chế ? Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại ? Những lưu ý giao tiếp qua ĐT ? Giao tiếp qua điện thoại Xưng danh ( quan, cá nhân) Ngắn gọn Bảo mật thông tin Chú ý giọng nói (nhẹ nhàng, rõ ràng) thái độ ( ân cần, lịch sự) Lưu ý : không để máy chờ lâu, đặt máy nhẹ nhàng, ghi chép thông tin đầy đủ, xác Phần thứ tư Quan hệ thư ký với lÃnh đạo đồng nghiệp Quan hệ với lÃnh đạo Tôn träng Phơc tïng (cã thĨ bµy tá ý kiÕn) Bảo vệ uy tín lÃnh đạo Quan hệ với đồng nghiệp Hiểu biết lẫn Tương trợ, hợp tác Chân thành, trung thực Năng lực phẩm chất cần có cán văn phòng - - Năng lực chuyên môn Hiểu biết xà hội rộng Trình độ ngôn ngữ Năng lực quản lý sử dụng thời gian Khả tổ chức Khả thích ứng Sử dụng thành thạo trang thiÕt bÞ VP Yêu nghề biết tự trọng nghề nghiệp Kỷ luật, tự giác, triệt để công việc Cẩn thận, chu đáo Quảng giao, cởi mở, biết tự kiềm chế Biết giữ kín thông tin Năng động, linh hoạt Tương trợ, hợp tác Những hạn chế lợi nghề văn phòng (tham khảo) - - - Lương thấp, khó tăng thu nhập Công việc ngày thay đổi, không chủ động Nhận thức LĐ số cán CQ vị trí, vai trò VP chưa đúng, đánh giá thấp Nơi làm việc ổn định Điều kiện làm việc tư ơng đối tốt Nắm nhiều thông tin, quan hƯ réng RÌn lun t¸c phong nhanh nhĐn, cÈn thận, chu đáo, dễ hoà hợp ... việc ổn định Điều kiện làm việc tư ơng đối tốt Nắm nhiều thông tin, quan hƯ réng RÌn lun t¸c phong nhanh nhĐn, cÈn thËn, chu đáo, dễ hoà hợp ... thu thập tài liệu cần thiết có liên quan - Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết chi phí đoàn - Nhanh chóng tìm P/á để giải tình đột xuất Nếu không cùng: - Chuyển cho LĐ trưởng đoàn tất tài liệu... Néi dung ph¶i cã tÝnh khoa häc, tÝnh kh¶ thi, không trái pháp luật hành Trình bày, diễn đạt văn phong hành ST BH văn theo quy trình Nghiệp vụ soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2) Các hồ